Kaupunkisuunnittelun viestintä vuonna 2012. Kaupunkisuunnittelu

Kaupunkisuunnittelun viestintä vuonna 2012 Kaupunkisuunnittelu

Julkaisija Vantaan kaupunki Kaupunkisuunnittelu Teksti Ritva-Leena Kujala/Halinntoyksikkö Kannen kuva Kaupunkisuunnittelu Ulkoasu Ritva-Leena Kujala Taitto Ritva-Leena Kujala Paino Vantaan kaupugin paino 4/2012 2

Viestintä ei ole velvollisuus vaan mahdollisuus! Kaupunkisuunnittelun viestintä: Kaupunkisuunnittelun viestinnän lähtökohtana ovat avoimuus- ja julkisuusperiaate. Viestinnän tulee olla oikea-aikaista, luotettavaa ja tasapuolista. Viestinnän tavoitteena on aktiivinen ja vuorovaikutteinen tiedotus. Viestintä tukee kaupungin päämääriä ja visiota. Hallintolaki 9 Hyvä kielenkäytön vaatimus Viranomaisten on käytettävä asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä. 3

4

Sisältö Kaupunkisuunnittelu ja viestintä 6 Vantaan kaupungin viestintästrategia 6 Maankäytön ja ympäristön toimialan viestintä 6 Kaavoituksen tehtävä 7 Kaupunkisuunnittelun strategiset tavoitteet vuosille 2010-2013 7 Kannustuslisän käyttö kaupunkisuunnittelussa vuonna 2011 8 Kaupunkisuunnittelun viestinnän tavoitteet, tehtävät ja periaatteet 9 Mitä on kaupunkisuunnittelun viestintä ja miksi tehdään ohje? 10 Kaupunkisuunnittelu sisäinen viestintä tehdään asioista yhteisiä 11 Viestintäkanavat 11 Arkiviestintä 12 Sähköposti 12 Keskustelut 12 Kirjallinen materiaali 12 Kokoukset ja neuvottelut 13 Intra 13 Muutosviestintä 14 Ulkoinen viestintä miltä näytämme ja kuulostamme 15 Kaupunkilaisille tiedotetaan 15 Puhelut 16 Asiakirjat, selostukset ja selvitykset 16 Asukastilaisuudet, alustukset, luennot, esitelmät ja puheet 16 Kaavatyöt 17 Internet 18 Sosiaalinen media 20 Markkinointiviestintä 21 Luottamushenkilöt 22 Media 23 Kriisiviestintä 24 Kansainvälinen viestintä 25 Kaupunkisuunnittelun tulosyksiköt ja henkilökunta 1.10.2011 26 Lähteet 27 5

1 Kaupunkisuunnittelu ja viestintä Vantaan kaupungin viestintästrategia Vantaan kaupungin perustehtävässä viestintä on vahvasti läsnä. Kaupunki on yhteisö, jossa päätöksenteko perustuu asioiden avoimeen valmisteluun ja palvelut tuotetaan vuorovaikutuksessa asiakkaiden ja kuntalaisten kanssa. Vuorovaikutuksen merkitys korostuu jatkuvassa muutoksessa. Avoimuudella ja hyvillä palveluilla ansaitsemme olemassaolollemme oikeutuksen kuntalaisten tuen toiminnallemme. (Vantaan kaupungin viestintästrategia vuosille 2008-2010) Vantaan kaupungin visuaalinen ilme Vantaan kaupungilla on visuaalinen ilme, jota on noudatettava kaikissa kaupungin esityksissä ja julkaisuissa. Maankäytön ja ympäristön toimialan viestintä Maankäytön ja ympäristön toimialan viestinnän tehtäviin kuuluu sekä ulkoinen että sisäinen tiedotus, markkinointi sekä esite- ja julkaisutuotanto. Viestintä hoitaa suhteita julkiseen sanaan ja muihin sidosryhmiin. Viestinnän vastuulla ovat myös toimialan internet-sivut. Kuntalain mukaan kunnan on tiedotettava asukkailleen vireillä olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista sekä niiden vaikutuksista. Asukkaille on myös tiedotettava, millä tavoin asukkaat voivat esittää kysymyksiään ja mielipiteitään asioiden valmistelijoille ja päättäjille. Kuntalaki korostaa aktiivista tiedottamista suunnitelmista, päätöksistä ja niiden vaikutuksista. Lähtökohtana on vuorovaikutuksen ja kuntalaisten osallistumismahdollisuuksien lisääminen. (Maankäytön ja ympäristön toimialan viestintä) 6

Kaavoituksen tehtävä Kaavoitus on alueidenkäytön suunnittelua, jota tekevät maakuntien liitot ja kunnat. Kaavoissa varataan alueita eri tarkoituksiin, kuten asumiseen, palveluihin, liikenteeseen ja virkistykseen. Niissä annetaan myös määräyksiä muun muassa rakentamisen määrästä ja laadusta, luonnon ja kulttuuriympäristön suojelusta sekä ympäristöhaittojen ehkäisystä. Maankäyttö- ja rakennuslain mukaan kaavoituksella on luotava edellytykset hyvälle elinympäristölle sekä edistettävä ekologisesti, taloudellisesti, sosiaalisesti ja kulttuurisesti kestävää kehitystä. Laissa on myös määräyksiä kaavoitukseen liittyvästä tiedottamisesta, osallistumisesta, vaikutusten arvioinnista ja selvityksistä sekä suunnittelun laadusta. Kaupunkisuunnittelun strategiset tavoitteet vuosille 2010-2013 Vaikuttavuus ja palvelutarjonta * Onnistutaan asuntotuotannossa * Luodaan edellytykset toimitiloille * Eheytetään kaupunkirakennetta * Kehitetään keskustoja * Parannetaan kaupunkiympäristöä Rakenteet ja prosessit * Hyödynnetään ja kehitetään kumppanuuksia * Kehitetään vuorovaikutustapoja * Tehdään kansainvälistä yhteistyötä Uudistuminen ja henkilöstön työhyvinvointi * Koulutetaan henkilökuntaa * Kehitetään työn organisointia Taloudelliset resurssit ja mahdollisuudet * Käytetään infrastruktuuria optimaalisesti * Tehostetaan yhteistyöllä resurssien käyttöä 7

Kannustuslisän käyttö kaupunkisuunnittelussa vuonna 2011 Kaupunkisuunnittelun johtoryhmä hyväksyi 2.12.2010 periaatteet ja tavoitetasot kaupunkisuunnittelun kannustuslisäjärjestelmästä vuodelle 2011. Kannustuslisäjärjestelmässä on kiinnitetty erityistä huomiota viestintään. Vuorovaikutus ja viestintä Hallintoyksikkö * laatii kaupunkisuunnittelun viestintästrategian Tietopalveluyksikkö * kehittää uuden seurantaraportin mallin pohjaksi vuosikatsauksille Asemakaavayksiköt * laativat kukin vähintään yhden artikkelin yksikön työstä kaupungin julkaisuihin * jokaisessa vuoden aikana aloitetussa asemakaavassa on havainnollistuksena 3D mallinnos Yleiskaavayksikkö * laatii vähintään yhden artikkelin yksikön työstä kaupungin julkaisuihin * kehittää Vantaan maankäyttömuutosten seurantakartaston 8

Kaupunkisuunnittelun viestinnän tavoitteita, tehtäviä ja periaatteita: - hyödyntää viestintää niin, että strategiset tavoitteet toteutuvat - antaa oikeaa tietoa - kohdella viestinnän eri osapuolia tasa-arvoisesti - vahvistaa kuntalaisten/osallisten luottamusta - vahvistaa ja kehittää kaupunkisuunnittelun asemaa - tuoda kaavoitus ja kaupunkisuunnittelu tutuiksi, ja näin luoda edellytykset vuorovaikutukselle - edistää kaikin tavoin osallistumis- ja vuorovaikutusmahdollisuuksia - muistaa vastaanottajan edut, oikeudet ja tarpeet - turvata erilaisilla viestintämuodoilla, että kaikilla osallisilla on mahdollisuus osallistua kaavoitukseen ja kaupunkisuunnitteluun: valmisteluun ja seurantaan - tarjota palvelevaa neuvontaa - tiedottaa kaavojen vireille tulosta, nähtävilläolosta ja päätöskäsittelystä - huolehtia virallisista kuulutuksista - hyödyntää viestintää osana johtamista - lisätä avoinmuutta työyhteisön sisällä - tiedon avulla auttaa arvostamaan toisen työtä - viestinnän tulee olla selkeää, asiallista ja ymmärrettävää kieltä - viestinnän tulee olla oikea-aikaista - tiedon tulee olla helposti saatavilla ja riittävää - palaute käsitellään, hyödynnetään ja siihen vastataan 9

Mitä on kaupunkisuunnittelun viestintä ja miksi tehdään ohje? Kaupunkisuunnittelun viestintä vuonna 2012 -ohjeen tarkoitus on selkeyttää ja parantaa kaupunkisuunnittelun tiedottamista ja viestintää 1). Viestintä koskee kaikkia työntekijöitä, koska kaupunkisuunnittelussa viestintää tekevät kaikki työntekijät omasta työtehtävästään käsin. Kaupunkisuunnittelun viestintä pohjutuu Vantaan kaupungin ja maankäytön ja ympäristön toimialan viestintästrategiaan sekä kaupunkisuunnittelun strategiaan. Lisäksi huomioidaan kaupunkisuunnittelun viestinnän lähtökohdat, tavoitteet, tehtävät ja periaatteet. Kaupunkisuunnittelun viestintä vuonna 2012 -ohje tehdään tulevalle vuodelle. Se on syytä tarkistaa vuosittain tai tarpeen mukaan. Kaupunkisuunnittelun viestintä vuonna 2012 -ohje sisältää tavoitteet, käytettävät keinot ja toteuttajat. Omaa budjettia viestinnällä ei ole kaupunkisuunnittelussa. 10 1) Tiedottaa= antaa tietoa jstak, saattaa tiedoksi, ilmoittaa, selvittää, informoida, raportoida Viestintä= tiedottaminen, tiedonvälitys, kommunikaatio (Kielitoimiston sanakirja)

Kaupunkisuunnittelun sisäinen viestintä tehdään asioista yhteisiä Sisäinen viestintä on tiedonkulkua kaupunkisuunnittelun työntekijöiden välillä. Päävastuu on kaupunkisuunnittelujohtajalla, aluearkkitehdeillä, tietopalvelupäälliköllä ja yleiskaavapäälliköllä. Myös jokainen työntekijä on vastuussa sisäisestä viestinnästä oman tehtävän vaatimalla tavalla. Sisäistä viestintää tarvitaan, jotta kaupunkisuunnittelun tavoitteet toteutuvat, jotta työyhteisö toimii ja työpaikalle saadaan luotua yhteenkuuluvuuden ilmapiiri. * Kehitetään kannustavaa viestintää, joka auttaa jaksamaan ja viihtymään työssä. * Tiedotetaan työhön ja työympäristöön liittyvät perustiedot niin, että ne ovat kaikken käyttettävissä. * Tieto kulkee kaikilta kaikille oikea-aikaisesti. * Luodaan vuorovaikutustilanteita, jotka mahdollistavat keskustelun, päätöksenteon, ongelmien ratkomisen, kannustamisen sekä ihmissuhteiden luomisen ja hoitamisen. Viestintäkanavat Jokainen työntekijä miettii useita kertoja päivässä, mitä viestintäkanavaa käyttää: soittaisiko puhelimella vai lähettäisikö sähköpostia työkaverille, menisikö henkilön luokse työhuoneeseen, kutsutaisiinko henkilöt kokoukseen vai vietäisiinkö asia intraan. Viestintäkanavaa mietittäessä, voi miettiä muun muassa seuraavia kysymyksiä: * Miten saavutetaan parhaiten ryhmä tai henkilö? * Mikä on nopein tapa viestiä vai onko sillä merkitystä? * Pitääkö syntyä jokin dokumentti, johon voidaan palata? * Pitääkö noudattaa protokollaa? * Mikä on paras tapa saada viesti perille: keskustelun, kokouksen vai sähköpostin avulla? 11

Arkiviestintä Jokainen työntekijä tiedottaa ja viestittää omia asioitaan useita kertoja päivän aikana. Tätä arkiviestintää ovat muun muassa keskustelut, tiedonvaihto ja vuorovaikutustilanteet oman osaston työntekijöiden kesken sekä muiden toimialojen ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Arkiviestintä on käyntikortti ulospäin. Jokainen kaupunkisuunnittelun työntekijä on vastuussa arkiviestinnästä omalta osaltaan ja vaikuttamassa mielikuvaan meistä. Sähköposti Sähköposteihin vastataan hyvällä yleiskielellä. Tarvittaessa ne jatkolähetetään aiheen asiantuntijalle. * Sähköpostit luetaan ja niihin vastataan mahdollisimman nopesti. * Allekirjoitustiedosto on oltava aina. Jos palvelee ruotsin- ja/tai englanninkielllä, myös kieliversiot. * Automaattinen vastauslähetys kytkettävä päälle, jossa ilmoitettava, milloin palaa työpaikalle pitkien poissaolojen yhteydessä (lomat). * Noudatetaan kaupungin viestinnän sähköpostiohjeita. Keskustelut Suulliset ja henkilökohtaiset viestintätilanteet, kuten kahdenkeskiset keskustelut ja pienryhmäpalaverit sekä käytävä -ja kahvipöytäkeskustelut ovat usein parempia keinoja viestiä kuin puhelinkeskustelut tai sähköposti. * Kaupunkisuunnittelussa suositaan keskusteluja silloin, kun asia on työntekijälle uusi, vaikea, monimutkainen tai henkilökohtainen. Kirjallinen materiaali Kaupunkisuunnittelussa tuotetaan paljon erilaista kirjallista materiaalia, kuten esityslistoja, muistioita, esitteitä, selostuksia, raportteja ja selvityksiä. * Käytetään kirjallista materiaalia silloin, kun asia on yleinen ja yksiselitteinen. * Tehdään edelleen perinteisiä paperijulkaisuja, mutta tulostamista pyritään vähentämään ja painosmääriä pienentämään. * Julkaisut pyritään jakelemaan ja lukemaan sähköisessä muodossa. (Vantaan kaupungin ekotukitoiminta, Säästä paperia, intra.vantaa.fi) 12

Kokoukset ja neuvottelut Kokoukset ja neuvottelut muodostavat keskeisen osan kaupunkisuunnittelun viestintää. Ne ovat onnistuneina hyviä vuorovaikutustilanteita kahden tai usean osapuolen välillä. * Kokoukset ja neuvottelut valmistellaan huolellisesti, ja ne kutsutaan koolle tarvittaessa. * Kutsut ja esityslistat lähetetään ajoissa. * Kokoukseen ja neuvotteluihin tullaan ajoissa. * Kokoukselle ja neuvottelulle laaditaan aikataulu ja siitä pidetään kiinni. * Puhelimet ja tietokoneet ovat auki vain tarvittaessa. * Tähdätään selkeisiin päätöksiin. * Päätökset pannaan täytäntöön ja seurataan: sovitaan vastuuhenkilöt, aikataulu ja seurantatapa. * Tehdään muistiot, sovitaan jakelusta ja tiedottamisesta. Intra Vantaan kaupungin intra on ollut käytössä vuodesta 2003 lähtien. Vuonna 2012 on tarkoitus ottaa käyttöön uusi sähköinen työpöytä, joka korvaa intran. Kaupunkisuunnittelu käyttään uudistukseen asti intraa muun muassa muistioiden, ohjeiden sekä kaupungin sisäisten projektien tietojen tallentamiseen. Vastuu intrasta ja sähköisen työpöydän toteutumisesta on viestintäsuunnittelijalla. * Kaupunkisuunnittelu pitää intra-sivustoa ajantasalla uudistukseen asti. * Intra -sivustot tehdään uuteen järjestemään sopivaksi. * Siirrytään vuoden 2012 aikana sähköisen työpöydän käyttöön. 13

Muutosviestintä Organisaation muutostilanteessa on tärkeää, että henkilöstö saa tarpeeksi tietoa tilanteen eri vaiheista. Viestintä voi olennaisesti vähentää henkilöstön kokemaa epävarmuutta muutostilanteessa. Viestinnän avulla voidaan ohjata vastarinta positiiviseksi voimavaraksi ja rohkaista ihmisiä näkemään muutos uutena mahdollisuutena. Vastuu muutoksen läpiviennistä kuuluu kaupunkisuunnittelussa johdolle, mutta jokainen työntekijä voi omalta osaltaan vaikuttaa muutoksen onnistumiseen. * Muutoksen tarpeellisuus tulee perustella. * Kaikille, joita muutos koskettaa, tulee antaa mahdollisuus osallistua keskusteluun, ja heidän tulee saada riittävästi tietoa. * Muutosvastarintaa pyritään vähentämään kertomalla kaikki, mitä tiedetään. * Käännetään negatiiviset ennakkoasenteet positiiviseksi voimaksi. (pelko uuden oppimiseen, epäluulo johtoa ja esimiehiä kohtaan, epävarmuuden tunne...) * Uusi työtekijä perehdytetään työhön ja työyhteisöön. 14

Ulkoinen viestintä -miltä näytämme ja kuulostamme Ulkoisen viestinnän kohderyhminä kaupunkisuunnittelussa ovat kaupungin työntekijät, osalliset, kuntalaiset, päättäjät, yhteistyökumppanit ja media. Kaupunkilaisille tiedotetaan Vantaan kaupunki oli mukana tutkimuksessa, jossa selvitettiin asukkaiden kokemuksia ja odotuksia kaupungin viestinnän ja vuorovaikutusmahdollisuuksien osalta. Tutkimus tehtiin syys-lokakuussa 2010. Valmisteilla olevista asioista, palveluista ja niiden saatavuudesta, isoista hankkeista, päätösten vaikutuksista ja kaupungin taloudesta kaupunkilaiset toivoisivat tiedotettavan nykyistä enemmän. Tietoa kaupungin asioista vantaalaiset haluaisivat löytää mieluiten kaupungin asukas- ja tiedotuslehdistä, sanomalehdistä ja kaupungin internet-sivuilta. (Vantaan kaupungin tutkimustulos, viestintäjohtaja Antti Kuusela) * Kaupunkisuunnittelu hyödyntää tutkimusta. * Tiedotetaan näkyvästi kaupunkisuunnittelussa valmisteilla olevien kaavojen ja muiden hankkeiden alkamisesta. * Päätöksistä tiedotetaan ymmärrettävällä yleiskielellä. * Kaavoista ja muista isoista hankkeista kirjoitetaan juttu vähintään internettiin. * Kaupunkisuunnittelusta kirjoitetaan juttuja Vantaa suunnittelee ja rakentaa -lehteen sekä asukaslehteen Vantaa ON. * Mediaan ollaan aktiivisesti yhteydessä. * Kaupunkisuunnittelu nostaa profiliaan uudistetussa internetissä. 15

Puhelut Puheluihin vastataan yleiskielellä ja ne ohjataan tarvittaessa aiheen asiantuntijalle tai otetaan vastaan soittopyyntö. Lista henkilöistä, jotka ovat ilmoittaneet palvelevansa ruotsin- ja/tai englannin kielellä löytyy intranetistä kaupunkisuunnittelun sivuilta. Vantaa on kaksikielinen kunta. * Kaikkiin puheluihin ja soittopyyntöihin vastataan. * Puhelut ohjataan oikealle henkilölle. Asukastilaisuudet, alustukset, esitelmät, luennot ja puheet Kaupunkisuunnittelussa järjestetään ja osallistutaan paljon erillaisiin tilaisuuksiin, kuten asukastilaisuudet, alustukset, esitelmät, luennot ja puheet. * Kutsutaan luottamushenkilöt paikalle. * Mietitään, onko tarvetta kutsua paikallislehtien ja muun median edustajat paikalle. Asiakirjat, selostukset ja selvitykset Kaupunkisuunnittelussa tuotetaan valtava määrä kaavoihin liittyviä asiakirjoja, kuten osallistumis- ja arviointisuunnitelma; kaavaselostus, -kartta ja määräykset; taustaselvitykset. Ne toimitetaan asianmukaisesti lautakunnan, kaupunginhallituksen ja kaupunginvaltuuston kokouksien esityslistojen ja pöytäkirjojen liitteeksi. Lisäkäsi ne ovat kaikille luettavissa internetissä ja Kunta Toimisto Webissä. Asiakirjoja voi myös ostaa asiakaspalvelusta. Näin tieto on avoimesti kaikkien saatavilla. * Visuaalista ilmettä tullaan käyttämään julkaisuissa. * Valmistaudutaan aina esiintymisiin. * Selvitetään, mitä erityistä kuulijakunnassa on. * Asetaan sisällöllinen tavoite ja viedään se koko esityksessä läpi. * Käytetään tukena selkeitä dia- tai kalvoesiyksiä. 16

Kaavatyöt Lakisääteinen tiedottaminen on kaupunkisuunnitelussa hioutunut vuosien varrella sujuvaksi ja luotettavaksi. Kaavatyön alkamisesta postitetaan osallisille kirje, ja Vantaan Sanomiin tehdään ilmoitus. Lisäksi kaavaan voi tutustua internetissä, maankäytön asiakaspalvelussa ja oman alueen yhteispalvelupisteissä. Nähtävillä olevat kaavat ja kaavan voimaantulo kuulutetaan Vantaan kapungin ilmoitustauluilla, Vantaan Sanomissa ja Hufvudstadsbladetissa. Kaavat ovat nähtävillä myös maankäytön asiakaspalvelussa, oman alueen yhteispalvelussa ja kaupunkisuunnittelun internet-sivuilla. Osallistumis- ja arviointisuunnitelmassa eli kaavatyön käynnistyessä kerrotaan, miten kaavasta tiedotetaan. Yksittäistä kaavatyötä voi kutsua omaksi hankkeeksi tai projektiksi. Kaavatyöhön osallistuu aina suuri joukko kaupungin eri toimijoita, maanomistajia, konsulttitoimistoja, arkkitehtitoimistoja ja niin edelleen. Suunnitteluohjelmassa, joka kootaan kaksi kertaa vuodessa, kerrotaan kaavan arvioitu eteneminen päätöskäsittelyssä. Yleensä kaavoista ei tehdä tarkempaa projekti- eikä viestintäsuunnitelmaa. * Osallistumis- ja arviointisuunnitelmaa tehtäessä on mietittävä riittävä tiedottaminen ja neuvoteltava viestintäsuunnittelijan kanssa viestinnän keinot: onko tarpeen esimerkiksi perustaa keskustelu internetiin tai karttapohjaiseen palautejärjestel - mään. * Merkittävissä kaavatöissä tai laadittaessa selvityksiä on mietittävä, tarvitaanko tarkempi projektisuunnitelma ja sen pohjalta viestintäsuunnitelma. * Kaikki kaavatyöhön osallistuneet tulee mainita julkaisussa. 17

Internet Uusi www.vantaa.fi -sivusto julkaistiin 15. elokuuta 2011. Kaupunkisuunnittelu sai kaupungin etusivulle navigointilinkin Kaavoitus ja maankäyttö. Näin kaupunkisuunnittelun näkyvyys ja löydettävyys paranivat. Tämä edellyttää myös aktiivisempaa sivuston ylläpitoa ja sisällöntuotantoa. Aluearkkitehtien ja suunnittelijoiden tulee kirjoittaa lyhyitä ja ytimekkäitä tiedotteita kuntalaisia ja lehdistöä varten. Sivustoilla on kaikki kaavatyöt asiakirjoineen, jotka noudattavat asemakaava-ja yleiskaavayksiköiden jakoa. Uutena asiana esitellään vanhoja ja tulevia asuinalueita: mitä hankkeita esimerkiksi Tikkurilan/Jokiniemen/Viertolan alueella kaavoitetaan tai missä vaiheessa Leinelässä rakentaminen on. Kaavoitus ja maankäyttö -sivustolla on parannettu kaavatöiden seurantaa Osallistu ja vaikuta infoboxilla. Tästä osiosta kuntalaiset ja luottamuskenkilöt löytävät kaavatyöt siinä vaiheessa, kun on vaikuttamisen aika. Linkityksen avulla pääsee kaavatyön sivulle ja tutustumaan asiakirjoihin. Kaavoitus ja maankäyttö -sivustolle viedään kaupunkisuunnitelun ja kaupungin muiden toimialojen tuottamaa aineistoa sekä konsulteilta tilattua aineistoa. Internetissä on nykyisin mahdollisuus perustaa keskustelufoorumeja ja osallistua sosiaaliseen mediaan. Vastuu kaupunkisuunnittelun internet-sivuista on viestintäsuunnittelijalla. Aluearkkitehdit, yleiskaavapäälikkö ja suunnittelijat vastaavat omien kaavatöidensä teksteistä. * Huolehditaan, että internet-sivut toimivat uudessa julkaisuympäristössä. * Internet pidetään ajantasalla ja huolehditaan, että tieto on varmasti oikeaa. * Aluearkkitehdit ja suunnittelijat kirjoittavat ajankohtaisia tiedotteita kaavatöistään ja muista erityisaiheista. * Perustetaan keskustelufoorumeja merkittäville kaavatöille tai kaupunkisuunnitteluun liittyville aiheille. 18

Karttapohjainen palautejärjestelmä Karttapohjainen palautejärjestelmä on osallistumiskanava, johon tulee Vantaan kaupungin eri toimialojen julkaisemat karttapohjaiset kyselyt ajankohtaisista aiheista ja alueista. Kartalle voi merkitä mielipiteet, vastata kysymyksiin, keskustella ja kommentoida. Palautejärjestelmän kehittämis- ja testausvastuu on kaupunkisuunnittelulla. Järjestelmä otetaan alkuvaiheessa vain kaupunkisuunnittelun käyttöön. Karttapohjaisen palautejärjestelmän Kriteerit ja odotukset toiminnan kannalta on selvitetty vuoden 2011 aikana. Kilpailutus on käynnissä. Vastuu kaupunkisuunnittelun karttapohjaisesta palautejärjestelmästä on tietopalvelu- ja yleiskaavayksiköllä ja käyttöönottovaiheessa viestintäsuunnittelijalla. Palvelukartta Palvelukartta on avoin tiedotuskanava Vantaan kaupungin ja pääkaupunkiseudun toimipisteistä ja palveluista. Vastuu kaupunkisuunnittelussa palvelukartasta on tietopalveluyksiköllä. * Seudullista palvelukarttaa kehitetään Vantaan osalta. * Karttapohjainen palautejärjestelmä -hanke etenee niin, että se voidaan ottaa käyttöön vuonna 2012 yhdeksi osallistumis- ja vaikutuskanavaksi. 19

Sosiaalinen media Sosiaalinen media eli some on verkossa tapahtuvaa vuorovaikutteista sisältöjen jakamista ja tuottamista käyttäjien kesken. Sosiaalisen median kenttään kuuluvat muun muassa keskustelufoorumit, blogit, mikroblogit, verkkoyhteisöt, verkkopeliyhteisöt, wikit ja median jakamispalvelut. * Selvitetään, osallistuuko kaupunkisuunnittelu sosiaaliseen mediaan. * Selvitetään, mitä kaupunkisuunnittelu haluaa sosiaalisessa mediassa sanoa ja ketä viesteillä halutaan tavoittaa ja miksi. Vantaan kaupunki sosiaalisessa mediassa Vantaan Facebook-sivujen kautta voi seurata ja kommentoida kaupungin ajankohtaisia asioita, uutisia ja tapahtumia. Vantaan Facebook-sivujen ylläpidosta vastaa kaupungin viestintä. Myös kaupungin eri yksiköt voivat käyttää sosiaalisen median palveluja. Vastuu siitä on silloin yksiköllä. Kaupunkisuunnittelu ei ole vielä mukana sosiaalisssa mediassa, mutta vuoden 2012 aikana selvitetään, onko tarvetta liittyä. Vastuu kaupunkisuunnittelussa on viestintäsuunnittelijalla ja tietopalveluyksiköllä. 20

Markkinointiviestintä Esitteet Esitteessä tekstin ohella ulkoasu ja havannoillisuus ovat tärkeitä. Esitteitä on hyvä tehdä silloin, kun kaavatyö on merkittävä. Esimerkiksi asukastilaisuuksia varten voi tehdä myös pienimuotoisempia esitteitä jaettavaksi läsnäolijoille. Kaikki esitteet julkaistaan sellaisenaan internetissa ja esitteen pohjalta päivitetään alue-esittelyjen sivuja. Vastuu markkinointivietinnästä on viestintäsuunnittelijalla, aluearkkitehdeillä ja suunnittelijoilla. * Esitteitä tehdään aktiivisesti. Näyttelyt Kaupunkisuunnittelulla on ollut useita näyttelyitä, joissa on esitelty historiaa, kaavoitusta ja ajankohtaisia hankkeita. Kaupunkisuunnittelu osallistui Vantaan kaupunkijuhlaan keväällä 2011 näyttelyllä ja viikon mittaisilla avoimien ovien päivillä Asematien Maailman designpääkaupunki 2012 -tilojen Designikkunassa. Kaupunkisuunnittelu on myös ollut mukana seudun yhteisissä näyttelyissä. Vastuu näyttelyn toteuttamisessa on ja aiheen asiantuntijoilla ja viestintäsuunnittelijalla. * Merkittävistä, kuntalaisia laajasti kiinnostavasta kaavasta tehdään näyttely. * Käytetään kaavojen näyttelytilana esimerkiksi asiakaspalvelun ikkunoita. * Designikkunaa Asematiellä hyödynnetään kaupunkisuunnittelun esittelyyn myös vuonna 2012. * Osallistutaan Maailman designpääkaupunki 2012 -vuoteen yhdessä kaupungin muiden toimialojen kanssa. * Osallistutaan seutuyhteistyöhön liittyviin näyttelyihin. 21

Messut Kaupunkisuunnittelu on ollut mukana suunnittelemassa ja toteuttamassa messuja, joissa on esitelty Vantaan kaupunkia. Kaupunkisuunnittelu on osallistunut ja edustanut kaupunkia, muun muassa Messukeskuksessa pidettävissä Asuntomarkkinat-messuilla. Kaupunkisuunnittelu oli mukana muun muassa Münchenissä, Saksassa EXPO REAL 2011, Munich -messuilla kaupunkia esittelevän diaesityksen avulla. Vastuu messuihin osallistumisesta on aiheen asiantuntijoilla ja viestintäsuunnittelijalla. * Edustetaan Vantaan kaupunkia kotimaisilla ja kansainvälisillä messuilla. Luottamushenkilöt Luottamushenkilöt pidetään aina ajan tasalla suunnitelmista. Kaupunginvaltuuston infotilaisuuksiin osallistutaan tarvittaessa. Internetin www.vantaa.fi/kaavoitus_ja_maankaytto oikean kulman infoboxin Osallistu ja vaikuta kautta pääsee helposti tutustumaan alkaviin kaavatöihin ja niihin liittyviin osallistumis- ja arviointisuunnitelmiin. Samoin päätöskäsittelyvaiheessa ja nähtävillä olevat kaavat löytyvät sieltä. Kaavatöiden alla on selostus, kaavakartta- ja kaavamääräykset sekä tehdyt lisäselvitykset. Osallistu ja vaikuta palvelee kuntalaisten lisäksi myös luottamushenkilöitä. Kaupunkisuunnittelulautakunnan jäsenille ja varajäsenille on tehty syksystä 2011 lähtien lista alkavista kaavatöistä ja linkki suoraan osallistumis- ja arviointisuunnitelmaan. Vastuu luottamushenkilöille tiedottamisesta on hallinto- ja tietopalveluyksiköllä. * Internet-sivut pidetään ajantasalla. * Perustetaan verkkokeskusteluja merkittävistä kaupunkisuunnitteluun liittyvistä asioista ja tiedotetaan niistä luottamushenkilöille. * Varmistetaan, että tieto asukastilaisuuksista menee myös luottamushenkilöille. 22

Media Suomessa on sananvapauslaki, mutta jokainen on myös vastussa sanomisestaan. Kun mediaan ollaan yhteydessä kaupunkisuunnittelun edustajana, on esiinnyttävä ja vastattava kysymyksiin asiantuntijana ja kerrottava vain se, minkä tietää todeksi. Televisio ja radio Television ja radion välityksellä saadaan kerralla välitettyä tietoa suurelle yleisölle. Vastuuhenkilö on kaupunkisuunnittelujohtaja tai kaupunkisuunnittelujohtajan kanssa sovittu asiantuntija. * Annetaan asiantuntijahaastatteluja kaupunkisuunnitteluun ja kaavoitukseen liittyvissä asioissa. Lehdistötiedote ja tiedotustilaisuus Kaupunkisuunnittelu tekee lehdistötiedotteita tarvittaessa. Tiedotteen laatii kaupunkisuunnittelujohtaja, aluearkkitehti, tietopalvelupäälikkö tai yleiskaavapäälikkö yhteistyössä toimialan tai kaupungin viestinnän kanssa. Lehdistötiedotteet lähetetään kaupungin viestinnän jakelulistalla sähköpostitse. Tarvittaessa ne lähetetään myös alan asiantuntija- ja ammattilehdille. Lehdistötiedotteet julkaistaan myös internet-sivuilla. Tiedotustilaisuus järjestetään, jos asia vaatii suullista esittelyä sekä mahdollisuutta kysymyksiin ja keskusteluun. * Tehdään aktiivisesti kaupunkisuunnitteluun liittyviä tiedotteita ja järjestetään tiedotustilaisuuksia, mutta harkiten. Yhteydenpito lehdistöön Kaupunkisuunnittelu voi tarjota juttua lehdistölle merkittävistä hankkeista. Juttu kirjotetaan internettiin, ja lehdistöön ollaan yhteydessä joko sähköpostilla tai puhelimella. Lehdistöon ottaa yhteyttä kaupunkisuunnittelujohtaja, aluearkkitehdit, tietopalvelupäälikkö yleiskaavapäälikkö tai suunnittelijat. * Tehdään aktiivisemsesti kaupunkisuunnitteluun liittyviä juttuja internettiin. * Pidetään yhteyttä lehdistöön * Jokaiseen lehdistön yhteydenottoon vastataan viipymättä. 23

Kriisiviestintä Kriisiviestinnällä tarkoitetaan tiedottamista tilanteissa, joissa jokin ennakoimaton, yhtäkkinen tapahtuma synnyttää ympäristössä voimakkaan informaatiotarpeen tai organisaatiossa tiedottamistarpeen. Tilanne edellyttää nopeaa reagointia. Viestinnän tehtävä on antaa totuudenmukainen ja uskottava selitys tapahtumille. Hyvällä, täsmällisellä tiedottamisella puretaan jännitteitä, joita kriisi synnyttää ja palautetaan uskoa organisaatioon. Vantaan kaupungilla on kriisiviestintäohjeet, josta löytyy tietoa muun muassa kriisi- ja poikkeusolojen viestintävastuusta. Ensisijainen vastuu on toimialalla. (Kriisiviestintäohjeet) Kaupunkisuunnittelun näkökulmasta kriisitilanteita voisivat olla toimintaan tai työyhteisöihin liittyvät todelliset tapahtumat tai huhut, jotka voivat aiheuttaa tehostetun viestinnän tarvetta, jotta vältetään mahdollisesti syntymässä oleva mediakriisi. Tällaisia voivat olla työtapaturmat, väärinkäytökset, vakavat henkilöstön sisäiset ristiriidat, asiakkaiden tai työntekijän kokema vääryys. Kun onnettomuus tai muu kriisi havaitaan, suoritetaan tilanteen edellyttämät toimenpiteet (esim. hätäilmoitus, tilasta poistuminen, ensiapu). Tilanteen havainneen henkilön velvollisuus on ilmoittaa omalle esimiehelleen poikkeuksellisesta tilanteesta mahdollisimman pian. Esimiehen vastuulla on arvioida pikaisesti ongelman/ kriisin laajuus, vakavuus ja vaikutukset sekä ilmoittaa tilanteesta omalle esimiehelleen tai muulle johdolle sekä viestinnästä vastaavalle. Esimies huolehtii tarpeen mukaan tiedottamisesta kaupunginjohtajalle ja johtoryhmälle. (Kriisiviestintäohjeet) * Sitoudutaan noudattamaan kaupungin kriisiviestintä ohjeita. * Kriisitilanteessa vastuu on kaupunkisuunnittelujohtajalla ja häntä sijaistavilla henkilöillä: tarkistetaan toimintamalli. * Kaupunkisuunnittelujohtajan johdolla tarkistetaan, kuinka toimitaan odottamattomassa tilanteessa, esimerkiksi sairaskohtaus, kuolema tai tulipalo. * Kaupunkisuunnittelujohtajan johdolla tarkistetaan, kuinka toimitaan odottamattomassa ulkoisessa hyökkäyksessä, esimerkiksi väärien tietojen levittäminen työyhteisöstä tai pahansuopa lehtikirjoittelu. * Tiedotusvastuu selvitetään. * Tiedotetaan toimintaohjeet tiedotteella henkilöstölle ja tarvittaessa medialle. * Tiedotteessa mainittava, milloin seuraavaksi tiedotetaan. 24

Kansainvälinen viestintä Kaupunkisuunnittelun viestintä suunnataan kuntalaisille, eikä viestintää ole tarvetta suunnata erityisesti kansainvälisille tahoille. Kaupunkisuunnittelu edustaa Vantaata kansainvälisissä kaupunkiverkoissa sekä osallistuu EU-projekteihin. Tarkoituksena on muun muassa kaupunkimarkkinointi. Kaupunkisuunnittelu osallistuu seuraavien kansainvälisten yhteistyöverkostojen toimintaan: ARC (Airport Regions Conference) eli Eurooppalaisten lentokenttäkaupunkien konferenssi ja ENTP (European New Towns Platform) eli Eurooppalaisten uusien kaupunkien yhteistyö. Vuosikokousten pöytäkirjat viedään internettiin. Kaupunkisuunnittelu on mukana myös Vantaan kaupungin Namibia-yhteistyössä. Vastuu kansainvälisestä viestinnästä kaupunkisuunnittelujohtajalla. * Tiedotusta parannetaan etenkin kaupunkisuunnitelun henkilökunnalle. * Kaupunkisuunnittelu edistää kaupunkimarkkinointia tekemällä esitteitä eri kielillä. 25

Kaupunkisuunnittelun KAUPUNKISUUNNITTELUN tulosyksiköt TULOSYKSIKÖT ja henkilökunta10.1.2012 JA HENKILÖKUNTA 10.1.2012 Jukka Kullberg Yleiskaavayksikkö Länsi-Vantaan ak-yksikkö Keski Vantaan ak-yksikkö Itä-Vantaan ak-yksikkö Projektiyksikkö Matti Pallasvuo Timo Kallaluoto Elli Maalismaa Ani Pentinmikko Vesa Karisalo Markku Immonen Anne Mäkynen Päivi Rapo Joni Heikkola Asta Tirkkonen Johanna Rajala Brita Thynell (oa) Merja Häsänen Seppo Niva Carina Ölander Lassi Tolkki Noora Koskivaara Eeva Sauramo Jukka Köykkä (ma) Laura Muukka Sanna Andersson (Teuvo Kuparinen) Helene Vierimaa Mikko Järvi Anna-Liisa Vanhala Jyrki Nieminen Keimo Halonen Leena Kaunismäki Eeva Juusela (vv) Kimmo Kangas Kaija Topra Sari Vesanen Merja Hokkanen Satu Still (sij) Sari Simonen Marko Hoffren Jukka Kullberg Kehittämistehtävät Toimisto Viestintä Ritva Valo-Wossilus Tuija Halme, Sari Tuominen, Elise Savolainen, Toini Suomi Ritva-Leena Kujala Hallintoyksikkö Tietopalveluyksikkö Ari Jaakola Arkistot, ajantasaasemakaava Perusrekisterit Asiakaspalvelu Raila Lindgren, Merja Kuparinen, Raija Lehtola, Tuula Muhonen, Juhani Nieminen, Raija Vihakara Anna-Karin Kyrönviita, Tarja Itätalo, Mirja Röman (oa) Pirjo Björkqvist, Tiina 26 Kelomäki