1 (5) 31.8.2009 TARJOUSPYYNTÖ ATERIA- JA LÄHETTIKULJETUSTEN HOITAMISESTA 1. Kilpailukohde 2. Hankintamenettely Janakkalan kunta järjestää tarjouskilpailun liitteessä 1 tarkemmin esiteltyjen kuljetuskokonaisuuksien hoitamisesta. Sopimuskausi on 2 vuotta, alkaen aikaisintaan 1.1.2010 + kaksi yhden vuoden optiokautta. Sopimuskausi on siis lähtökohtaisesti 1.1.2010 31.12.2011 + kaksi yhden vuoden optiokautta (1.1.2012 31.12.2012 ja 1.1.2013 31.12.2013). Koko sopimuskausi voi näin ollen olla 4 vuotta (2v + 1v + 1v). Tarjouskilpailu on avoin kaikille tavaraliikenneluvan haltijoille, edellyttäen asianmukaista ateriakuljetuksiin soveltuvaa kalustoa. Tarjouskilpailu koskee Janakkalan kunnan ateria- ja lähettikuljetusten hoitamista tavaraliikenneluvan nojalla sopimuskauden ajan. Optiovuoden käytöstä päätetään 5 kk ennen kahden vuoden määräaikaisen sopimuskauden päättymistä. Suunnitellut päiväohjelmat, liite 1, ajetaan arkipäivisin ja viikonloppuisin. Koulujen loma-aikoina ateriakuljetuksiin tulevat muutokset sovitaan erikseen. Kohde I sisältää sekä lähetti- että ateriakuljetuksia Tarinmaan, Viralan, Turengin, Leppäkosken, Tervakosken ja Vähikkälän alueilla arkipäivisin. Kuljetusten arvioitu kesto on 4-6,25 tuntia vaihdellen eri päivinä, alkaen klo 9.00. Reitin arvioitu pituus on 80 km. Kohde II sisältää sekä lähetti- että ateriakuljetuksia Turengin, Heinäjoen, Harvialan ja Tervakosken alueilla arkipäivisin. Kuljetusten arvioitu kesto on 4,25 tuntia, alkaen klo 09.15. Reitin arvioitu pituus on 80 km. Kohde III sisältää sekä lähetti- että ateriakuljetuksia Turengin ja Hämeenlinnan alueilla arkipäivisin. Kuljetusten arvioitu kesto on 5-6 tuntia vaihdellen eri päivinä, alkaen klo 09.15. Reitin arvioitu pituus on 90 km Kohde IV sisältää ateriakuljetuksia viikonloppuisin Turengin alueella. Kuljetusten arvioitu kesto on 3,5 tuntia, alkaen klo 10:00. Reitin arvioitu pituus on n. 20 km Kohde V sisältää ateriakuljetuksia viikonloppuisin Turengin ja Tervakosken alueella. Kuljetusten arvioitu kesto on 3,5 tuntia, alkaen klo 10:00. Reitin arvioitu pituus on 60 km. Hankinnassa noudatetaan avointa menettelyä. Kyseessä on EU:n kynnysarvon ylittävä hankinta ja hankintailmoitus on julkaistu HILMA-palvelussa 2.9.2009 sekä kunnan internet-sivuilla. Janakkalan kunta Kunnanvirasto Puh. (03) 68 011 tai (019) 75 801 Juttilantie 1 Fax (03) 680 1209 tai (019) 758 0209 14200 Turenki janakkalan.kunta@janakkala.fi
2 (5) 3. Tarjouksen antaminen Tarjous tulee tehdä oheisella tarjouslomakkeella (liite 2) sisältäen lisäksi tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot ja selvitykset. Sitä ei saa sitoa minkään muun samanaikaisesti tai myöhemmin mahdollisesti vireillä olevan tarjouskilpailun ratkaisemiseen. Yrittäjä sitoutuu järjestämään tarjoamansa kohteen kuljetukset näiden tarjouskilpailuasiakirjojen mukaisesti. 3.1. Hinnoittelu, laskutus, maksuehdot ja hinnantarkistukset Arvonlisäveroton tarjoushinta annetaan tarjouslomakkeella (liite 2). Tarjoushinta tulee antaa kohteittain muodossa /tunti. Muussa muodossa annetut tarjoukset hylätään. Reittien mahdollisesti tarkentuessa tai muuttuessa sovelletaan tarjottua tuntihintaa ilman muutoksia. Lähtökohtana on kuitenkin reittien pysyvyys. Mahdollisista lisätöistä maksetaan vastaavasti tarjotun tuntihinnan perusteella. Liitteessä 1 mainitut reittien kilometrimäärät ja tuntimäärät ovat ohjeellisia noin arvoja. Halutessaan tarjoaja voi koeajaa itsenäisesti reitit tarjoushinnan muodostamiseksi. Tarjottu hinta sisältää kaikki palvelun tuottamisesta tarjoajalle aiheutuvat kulut. Mitään muita maksuja ja veloituksia ei hyväksytä. Maksuehto on 14 pv netto laskun päiväyksestä. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Palveluntuottaja laskuttaa kuukausittain jälkikäteen tarjouksen mukaisesti ja koulujen loma-aikoina tilatun ajon mukaan yksilöiden. Laskutuslisiä ym. kustannuksia ei hyväksytä. Hintaan lisätään kulloinkin voimassa oleva alv. Hinnat ovat kiinteät ensimmäisen sopimusvuoden ajan. Mikäli ajoreiteissä tapahtuu sopimuskaudella sellaisia muutoksia, jotka vaikuttavat ajotuntien pidentymiseen tai vähenemiseen, hinnantarkistus tapahtuu ilmoitettujen tuntihintojen perusteella. Muutoin hinnat on sidottu Tilastokeskuksen kuormaautoliikenteen kustannusindeksiin. 3.2. Kalustovaatimukset Liikennöitsijä vastaa siitä, että käytettävä autokalusto (varsinainen ja varakalusto) on Suomen tieliikenteeseen hyväksyttyä ja katsastus on voimassa. Käytettävän kaluston on täytettävä lainsäädännön ja terveysviranomaisten vaatimukset ruokakuljetukseen käytettävästä kuljetuskalustosta (STM asetus 597/200 ja Elintarvikelaki 23/2006, ote laista liitteessä 4). Elintarvikkeiden kuljetuksessa käytettävät ajoneuvot ja kuljetustilat on pidettävä puhtaina. Kuljetustilat, joissa kuljetetaan muuta kuin elintarvikkeita, on tarkastettava ja tarvittaessa puhdistettava ennen kuin tiloja käytetään elintarvikkeiden kuljetukseen. Käytettävissä autoissa elintarvikkeiden kuljetustila on umpitila tai muuten ohjaamosta eristetty kuljetustila. Kuljetustilan tulee olla: - päällystetty helposti puhtaana pidettävällä materiaalilla - ovissa tulee olla hyvät tiivisteet
3 (5) - kuljetuksen aikana kuljetustilassa ei säilytetä työkaluja, vararenkaita tms. asiaankuulumattomia tarvikkeita - tilassa on oltava mahdollisuus sitoa kuljetuslaatikot kuljetuksen ajaksi tarvittaessa 3.3. Muut vaadittavat tiedot ja selvitykset 3.4. Tarjousten voimassaolo Tarjouslomakkeessa vaadittujen tietojen lisäksi tarjouksen tulee sisältää seuraavat tiedot ja selvitykset: 1) Kaupparekisteriote ja Y-tunnus 2) Veroviranomaisten todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista (todistus ei saa olla 2 kk vanhempi) 3) Vakuutusyhtiön todistus lakisääteisten vakuutusmaksujen suorittamisesta (todistus ei saa olla 2 kk vanhempi) 4) Selvitys siitä, että yritys on merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin 5) Kopio voimassaolevasta tavaraliikenneluvasta 6) Selvitys käytettävästä autokalustosta ( merkki ja vuosimalli, tilavuus, muut tarjoajan tarpeelliseksi katsomat tiedot ) ja mahdollisesta varakalustosta. Mikäli sopimuksen toteuttamiseen tarvittava kuljetuskalusto ei ole tarjousta tehtäessä tarjoajan hallinnassa tai käytettävissä, on annettava selvitys siitä millaista kalustoa aiotaan hankkia (annetaan tarjouslomakkeella) 7) Selvitys tehtävään ajatellusta kuljettajasta (koulutus ja kokemus) ja varahenkilöstä sekä selvitys siitä, onko kuljetuksen toteuttavalla henkilöstöllä hygieniapassi (jos passi on olemassa, niin kopio on liitettävä tarjouksen liitteeksi) (annetaan tarjouslomakkeella) 8) Tarjoushinnat (annetaan tarjouslomakkeella) 9) Selvitys yrityksen osaamisesta ja aiemmasta kokemuksesta kohteiden I-V mukaisissa kuljetuksissa (annetaan tarjouslomakkeella) Tarjousten tulee olla voimassa 31.12.2009 asti. 4. Tarjouskilpailun ratkaiseminen Tilaaja ratkaisee ateria- ja lähettikuljetusten tarjouskilpailun marraskuussa 2009 pidettävässä kunnanhallituksen kokouksessa. Päätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille. Hankinta-asiakirjat ja tarjoushintaa koskevat tiedot ovat julkisia hankintoja sekä asiakirjoja koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksenteon jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tilaaja julkistaa tarjouksista voittaneen yrityksen tai yrittäjän nimen ja tarjoushinnan. Muiden tarjousten osalta julkistetaan vain tehtyjen tarjousten lukumäärä.
4 (5) Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, on niistä mainittava tarjouksessa erikseen. 5. Ratkaisuperiaatteet Myöhästyneitä tai muutoin tarjouspyynnön vastaisia tarjouksia ei oteta lainkaan huomioon. Lisäksi kilpailusta voidaan sulkea pois ne tarjoajat, joiden ei juridisesti, taloudellisesti, teknisesti tai toiminnallisesti katsota selviytyvän tarjouspyynnön velvoitteista. Tällaisille tarjoajille ilmoitetaan ratkaisusta perusteluineen. Kilpailun perusteella valitaan se tarjous, joka on ostajalle kokonaistaloudellisesti edullisin. Tarjouksia vertaillaan hinnan (80 %) ja laatutekijöiden (20 %) perusteella. Hinta- ja laatutekijöiden pisteytys on esitelty tarkemmin liitteessä 3. Tarjouskilpailu ratkaistaan kohdekohtaisesti siten, että kustakin kohteesta (kohteet I-V) laaditaan oma tarjousvertailunsa. Tarjoaja ei siis voi tehdä ehdollisia tarjouksia siten, että tarjoajan tarjous on voimassa esimerkiksi vain jos tarjoaja tulee valituksi tiettyihin kolmeen kohteeseen. Tilaaja voi hylätä kaikki tarjoukset, jos tarjousten hintataso on liian korkea tai jos olosuhteet ovat muuttuneet niin, ettei suunniteltua liikennettä ole tarkoituksenmukaista toteuttaa tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla. Tilaaja voi siirtyä suorahankintaan, jos tarjouksia ei ole tehty lainkaan tai neuvottelumenettelyyn kaikkien tarjoajien kanssa, jos edellä esitetyt hylkäysperusteet täyttyvät. 6. Muutosten tekeminen Yksityiskohtainen reitti- ja aikataulusuunnittelu tehdään loppuun yhdessä valitun tarjoajan kanssa. Tilaaja pidättää sen lisäksi itsellään oikeuden muutosten tekemiseen muutoinkin ennen sopimuksen tekoa ja myös sen jälkeen. Kaikkien muutosten vaikutuksista liikennöintikorvauksiin neuvotellaan valitun tarjoajan kanssa erikseen. Liikennöitsijä voi halutessaan esittää palvelutasoa parantavia tai liikenteenhoidon kustannuksia vähentäviä pienehköjä muutosehdotuksia tarjouspyynnössä esitettyihin aikatauluihin. 7. Ostosopimus Tarjouskilpailun ratkaisemisen jälkeen tehdään tilaajan ja valitun tarjoajan kanssa ostosopimus. Liitteenä 5 on Janakkalan kunnan yleiset ostoliikenteen sopimusehdot, joita tullaan noudattamaan soveltuvin osin ostosopimusta tehtäessä.
5 (5) Sopimus tulee tilaajaa sitovaksi siinä vaiheessa, kun tarjouksen hyväksymistä koskeva kunnanhallituksen päätös on saanut lainvoiman ja hankintaa koskeva sopimus on allekirjoitettu. 8. Tarjousten jättäminen Tarjous tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa maanantaihin 19.10.2009 klo 12.00 mennessä osoitteella Janakkalan kunta/rea Koivula, Juttilantie 1, 14200 Turenki. Kirjekuoreen tulee näkyvästi merkitä KULJETUSTARJOUS. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon ja ne palautetaan avaamattomina. Lisätietoja antaa kuljetussuunnittelija Rea Koivula sähköposti: rea.koivula@janakkala.fi puhelin: (03) 680 1221 Janakkalassa 31.8.2009 JANAKKALAN KUNNANHALLITUS Pekka Harju Kunnanjohtaja Liisa Puranen Hallintojohtaja LIITTEET Liite 1 Reittisuunnitelmat Liite 2 Tarjouslomake Liite 3 Hinta- ja laatutekijöiden pisteytys Liite 4 Ote elintarvikelaista Liite 5 Janakkalan kunnan ostoliikenteen yleiset sopimusehdot