Yliopistojen toimitilastrategiat

Opetusministeriö Undervisningsministeriet Yliopistojen toimitilastrategiat Ohjeaineisto strategioiden laatimiseksi Opetusministeriön monisteita 2005:1

Yliopistojen toimitilastrategiat Ohjeaineisto strategioiden laatimiseksi Opetusministeriön monisteita 2005:1 Opetusministeriö Koulutus- ja tiedepolitiikan osasto 2005 Undervisningsministeriet Utbildnings- och forskningspolitiska avdelningen 2005

Alkusanat Yliopistojen toimitilat ja niiden vuokrat määräytymisperusteineen ovat olleet pitkään esillä valtionhallinnossa sekä työryhmien ja selvitysten kohteena. Selvitysmies Pajakkalan ehdotuksen mukaisesti valtiovarainministeriö asetti elokuussa 2002 työryhmän selkeyttämään yliopistojen vuokrajärjestelmäkäytäntöjä. Tämän työryhmän tekemät toimenpide-ehdotukset on julkaistu yliopistojen vuokratyöryhmän muistiossa VM 20 / 2003. Pajakkalan raportissa on myös esitetty, että valtionhallinnossa tulisi ottaa käyttöön strategisen toimitilajohtamisen menetelmät, joilla integroidaan toimitilojen johtaminen virastojen ja laitosten toimintastrategiaan. Toimitilastrategian avulla saavutetaan kustannustietoisuuden lisääntymistä ja toiminnan läpinäkyvyyttä sekä pyritään poistamaan tilasubventioita. Alkukeväällä 2004 opetusministeri Haatainen käynnisti yliopistojen toimitilastrategioiden laatimisen pohjaksi tarvittavan selvitystyön. Opetusministeriön hallinnonalalla yliopistojen toimitilastrategia on ensimmäinen ja voi toimia näin pilottina tuleville hankkeille, mikäli toimitilastrategia on tarkoitus saattaa käytännöksi yliopistojen lisäksi myös ministeriön hallinnonalan muissa laitoksissa. Yliopistojen toimitilastrategia kytketään myös osaksi opetusministeriön tuottavuushanketta. Opetusministeriö vahvisti 22.03.2004 jo aiemmin määräajoin kokoontuneen yliopistojen toimitilatyöryhmän kehittämään ja koordinoimaan yliopistojen toimitilahallintoa, edistämään yliopistojen välistä vuorovaikutusta sekä yhteydenpitoa opetusministeriöön ja vuokra-asioita käsittelevään VM:n asettamaan johtoryhmään. Tässä toimitilatyöryhmässä on opetusministeriöllä ja kaikilla yliopistoilla edustajansa. Työryhmän jäsenistä koottiin pienempi ohjausryhmä valmistelemaan toimitilastrategioiden laatimisen pohjaksi aineistoa, jonka eri kehitysvaiheita esiteltiin isolle työryhmälle hyväksyttäväksi. Ohjausryhmä kokoontui 10 kertaa puheenjohtajanaan Helsingin yliopiston tekninen johtaja Toivo Vainiotalo ja sihteerinään Jaana Ihalainen, myös Helsingin yliopistosta. Työryhmän jäseninä olivat Ari Nisonen Turun yliopistosta, Ulla-Maija Posti Oulun yliopistosta, Esko Korhonen Jyväskylän yliopistosta, Juha Kurki Helsingin kauppakorkeakoulusta, Matti Paavonsalo Kuopion yliopistosta, Eija Ruokamo Lapin yliopistosta sekä Tuulikki Terho ja Liisa Munsterhjelm opetusministeriöstä. Työryhmän johdolla aineiston laati Catella Kiinteistökonsultointi Oy erityisasiantuntijanaan Pertti Tuominen. Yliopistojen toimitilastrategioiden laatimisen ohjeaineisto on syyskaudella 2004 esitelty yliopistojen rehtoreille sekä hallintojohtajille. Lisäksi ohjeaineiston pääkohdat samoin kuin yliopistoilta pyydetty palaute strategia-aineistosta esiteltiin yliopistojen johdon seminaarissa

Kuopiossa 25. 26.11.2004. Opetusministeriön yliopistoille toimittamissa tulosneuvotteluohjeissa yliopistoja velvoitetaan laatimaan oma toimitilastrategiansa tämän aineiston pohjalta. Yliopistojen strategiat käsitellään keväällä 2005 käytävissä tulosneuvotteluissa. Yliopistojen toimitilastrategioiden laatimisen ohjeaineisto poikkeaa muodoltaan perinteisestä raportista tai muistiosta: se tarjoaa yliopistoille työvälineitä oman toimitilastrategiansa laatimiseen. Aineistossa mallinnetaan toimitilastrategioissa käsiteltäviä asioita ja esitetään harkittavaksi yliopistokohtaisia ratkaisuja. Osa aineiston sisältämistä asioista on yliopistoja sitovia, yhteismitallisia seikkoja ja osa taas yliopistokohtaisesti määriteltäviä. Toimitilastrategia-aineiston asiasisällön lähtökohtana on ollut yliopistojen vuokratyöryhmän muistiossa kirjatut ehdotukset. Raportin tarkoituksena on myös tuoda esiin toimitilahallinnon tärkeä rooli yliopiston toimintamenojen säätelyssä ja toimitilojen kehittämisessä. Työryhmä luovuttaa yliopistojen toimitilastrategioiden laatimisen ohjeaineiston kunnioittavasti opetusministeri Haataiselle ja opetusministeriön käyttöön. Helsingissä 25.01.2005 Toivo Vainiotalo työryhmän puheenjohtaja teknillinen johtaja, Helsingin yliopisto

Sisältö A Johdanto kalvot 1 3 Osallistujat Tehtävä ja tavoitteet Toimitilastrategioiden laatiminen B Toimitila-asiat kalvot 4 16 Määrittelyt Toimitila-asioiden toimintaympäristö (muutos 1995) Toimintaympäristö kuvana Toimitila-asioiden toimintaympäristö (nykyinen ohjaus) Toimitila-asiat eri organisaatiotasoilla Toimitilastrategioiden lähtökohdat Perustoiminnan luokittelu toimitilastrategiassa Toimitilojen ominaisuuksien tarkastelu Yleistä toimitiloille asetettavista tavoitteista Esimerkkejä strategisista tavoitteista toimitiloille Työtapojen ja toiminnan välinen yhteys Vanhan rakennuskannan käyttö C Tilakustannukset ja palvelut kalvot 17 31 Kustannuskehikon tarve ja luonne Kustannuskehikon rakenne Kiinteistöpalvelut Tilapalvelut Liitännäispalvelut Yleiskuluihin sisältyvät tehtävät Taloudelliset tunnusluvut Pinta-alan käsitteitä Nettokäyttöala Tilakustannusten suunnittelujänne Tilakustannusten sitovuus suunnitelmissa Suunnittelun vuorovaikutus Seurannaiskustannukset Yleistä tilakustannusten muutoksista Vaikuttaminen tilakustannuksiin

D Vuokrasopimukset ja vuokran määräytyminen kalvot 32 44 Vuokrasuhteen luonne toiminnan lähtökohtana Mihin kannattaa vaikuttaa? Vuokrasumman nousun rakenne Vuokrien nousun osatekijät Vaikutusmahdollisuudet vanhan kannan vuokriin Vaikutusmahdollisuudet uudisrakennusten vuokriin Korjausinvestointien vuokravaikutus Vaikutusmahdollisuus korjausinvestoinneissa Vaikuttaminen vuokranmäärittelyperiaatteisiin Vuokrasopimusten luokittelu Vuokra-ajan pituuden merkitys Sijoittajat vuokranantajina (uudisrakennukset) Sijoittajat vuokranantajina (olevat rakennukset) E Kustannusten kohdentaminen ja sisäinen vuokraus kalvot 45 51 Kustannusvastuun sisäinen kohdentaminen Tilakustannusten jako sisäisessä vuokrauksessa Sisäisen vuokrauksen piirteitä Vyörytys vai jyvitys? Tarve jyvittää vuokrakustannuksia Valtion vuokrien epäjatkuvuuskohdat Jyvittäminen F Toimitilaorganisaatio ja tietojen hallinta kalvot 52 56 Organisaatio Palvelujen tuottaminen Tarvittavat taidot Tietojen hallinta G Riskit ja toiminnan arviointi kalvot 57 61 Yleistä kiinteistötoiminnan riskeistä Yliopistojen toimitilariskejä Vuokranantajan ja palvelutoiminnan arviointi Vuokranantajan toimintaedellytysten seuranta H Tiivistelmä sitovista ohjeista kalvot 62 66 Liite. Selvitys poistoista kalvot 67 80

Osallistujat A. JOHDANTO Tilaaja: Opetusministeriö Ohjausryhmä: Toivo Vainiotalo, Helsingin yliopisto, puheenjohtaja Ari Nisonen, Turun yliopisto Ulla-Maija Posti, Oulun yliopisto Esko Korhonen, Jyväskylän yliopisto Juha Kurki, Helsingin kauppakorkeakoulu Matti Paavonsalo, Kuopion yliopisto Eija Ruokamo, Lapin yliopisto Liisa Munsterhjelm, opetusministeriö Tuulikki Terho, opetusministeriö Jaana Ihalainen, Helsingin yliopisto, sihteeri Konsultti: Catella Kiinteistökonsultointi Oy Pertti Tuominen Kari Asiala (1.7.04 saakka) Janne Alho (1.7.04 alkaen) Kalvo 1. Tehtävä ja tavoitteet A. JOHDANTO Tarkoituksena on, että yliopistot laativat opetusministeriön ohjeistuksen perusteella itselleen toimitilastrategian, joka on mukana tulosneuvotteluissa keväällä 2005. (sitova) Raportti mallintaa strategioissa käsiteltävät asiat ja toimii apuna laadittaessa yliopistokohtaisia strategioita. Yliopistojen vuokratyöryhmän ehdotukset on raportissa otettu lähtökohdaksi. Toimitilastrategiat ovat tarpeen osana yliopistojen sisäistä ohjausta, varmistamaan toimitila-asioiden huomioon ottamisen toimintaa koskevien päätösten valmistelussa ja tulevaisuuden suunnittelussa sekä opetusministeriössä että yliopistoissa, sitouttamaan eri osapuolet yhteisesti hyväksyttyihin pelisääntöihin. Raportti sisältää sekä yliopistoja sitovia (yhteismitallisia) asioita että yliopistokohtaisesti määriteltävissä olevia asioita. valinnaisista asioista esitetään taustoja ja esimerkkejä sitovaksi ehdotetut asiat on merkitty tekstiin (sitova) ja myös koottu tiivistelmänä raportin loppuun Kalvo 2.

Toimitilastrategioiden laatiminen A. JOHDANTO Toimitilastrategia käsittelee nimensä mukaisesti toimitila-asioita ja on laajaalainen, koska toimitilastrategian tulee tukea perustoimintoja, palvelunäkökulmaa on korostettava, toimitila-asiat ovat oleellinen osa yhteistä taloutta ja hallintoa. Valmisteluryhmän tulisi olla monipuolinen, esim. yleishallinnon edustaja taloushallinnon edustaja perustoimintojen edustaja toimitilahallinnon edustaja Koska toimitilastrategia koskee kaikkia yliopiston yksiköitä, on tärkeää informoida ja kouluttaa henkilöstöä laajalti. periaatteiden ja pelisääntöjen tunteminen tehostaa puolin ja toisin operatiivisten toimitila-asioiden hoitamista Kalvo 3. Määrittelyt B. TOIMITILA-ASIAT Toimitila-asiat = (fyysinen) toimitila + (toimitilahallintoon sisällytetyt) palvelut Toimitilastrategiassa ilmaistaan yleisellä tasolla tärkeimmät toimintaperiaatteet, toimintajärjestelmät ja tavoitteet. strategia on pitkävaikutteinen ja tarkistetaan tarvittaessa toimenpideohjelmat täydentävät strategiaa ja ovat määräaikaisia Toimitilastrategiassa tarkastellaan kaikkia yliopiston käytössä olevia toimitiloja riippumatta niiden hallintamuodosta. tilojen hallinta voi olla myös välillistä (esimerkiksi yhteiseen toimintaan liittyvä käyttöoikeus) Kalvo 4.

B. TOIMITILA-ASIAT Toimitila-asioiden toimintaympäristö (muutos 1995) Valtion kiinteistöhallinnon uudistus oli rakenteellinen: kiinteistöjen hallinto keskitettiin vastuu tiloista delegoitiin käyttäjille tilat tulivat maksulliseksi Uudistuksessa korostettiin taloudellisia näkökohtia. Vähälle huomiolle jäi se, että muutos oli välttämätön seuraus siirtymisestä tulosohjaukseen. kysymys oli jo silloin tila-asioiden kytkemisestä osaksi ydintoimintoja (orastava palvelunäkökulma) Tila-asioiden palveluluonne on sittemmin noussut johtavaksi periaatteeksi koko kiinteistöalalla. Toimitilastrategioilla tulee tukea ja kehittää palvelunäkökulmaa, unohtamatta kustannustehokkuutta. Kalvo 5. Toimintaympäristö Eduskunta B. TOIMITILA-ASIAT Raha-asiain valiokunta VN Lupa vuokrata Toimitila-asiat osana toiminnan ja talouden ohjausta Yliopistot Yliopistot Yliopistot OPM sovitteluryhmä Vuokrasopimukset muu yhteistyö Vuokrasopimukset VM Kiinteistöasioiden ohjaus Senaatti-kiinteistöt Muut Muut Muut Kalvo 6.

Toimitila-asioiden toimintaympäristö (nykyinen ohjaus) Eduskunnan, valtioneuvoston ja ministeriöiden ohjaus on yleistä ja painottuu talouteen. poikkeuksena on eräitä sopimuksia koskeva hankekohtainen alistusmenettely Kiinteistötoimen ohjaus on luonteeltaan liiketaloudellista, kun taas toimintojen (ml tila-asiat) tulosohjauksessa pyritään kustannustehokkuuteen. lähestymistavat ovat erilaiset, mutta asiat eivät välttämättä ole kaukana toisistaan esimerkiksi kun liiketaloudellisessa ohjauksessa pyritään sidotun pääoman tuottoon, toiminnan ohjauksessa pyritään pääoman (toimitilojen) tehokkaaseen käyttöön Erilaiset painotukset sovitetaan yhteen yliopistojen ja vuokranantajien kesken puitesopimuksin vuokrasopimuksin käyttösopimuksin toimenpideohjelmin yhteisin toimintaperiaattein Vuokranantajat ovat ammattilaisia kiinteistöalalla. asetelma ei siis ole tasapainoinen yliopistojen taitoja toimitila-asioissa on parannettava, mutta myös vuokranantajan tietoja ja taitoja on käytettävä yliopistojen hyväksi lopullinen vastuu tila-asioista on kuitenkin yliopistoilla B. TOIMITILA-ASIAT Kalvo 7. Toimitila-asiat eri organisaatiotasoilla B. TOIMITILA-ASIAT Sitovat asiat OPM Yliopisto Tiedekunta Laitos Asioiden määrä Kalvo 8.

Toimitilastrategioiden lähtökohdat (sitova) B. TOIMITILA-ASIAT Lähtökohtana on, että toimitila-asioilla tuetaan perustoimintaa. erityisen tärkeää tämä on muutostilanteissa Toimitilastrategian on siis sovelluttava yliopiston perustoiminnan strategioihin ja tuettava niitä. parhaimmillaan oltava osa perustoiminnan strategiaa Toimitilat voivat olla fyysinen, taloudellinen tai ajallinen rajoite perustoiminnalle ja etenkin sen muutoksille. Tavoitteiden ja mahdollisuuksien välinen vuorovaikutus korostuu. Kalvo 9. Perustoiminnan luokittelu toimitilastrategioissa Toimitilastrategian sisältö saattaa vaihdella sen mukaan, mistä näkökulmasta asioita tarkastellaan. erityisesti ero rahoituksessa johtaa eroihin toimitila-asioissa Asioita on syytä tarkastella seuraavan toimitila-asioiden kannalta oleellisen jäsentelyn mukaisesti. 1. Tulosalueet (opetus, tutkimus, yhteiskuntaan vaikuttaminen) 2. Koulutusalat (sitova) 3. Toiminnan rahoituslähteet, budjettirahoitus, täydentävä rahoitus (sitova) koulutusalat B. TOIMITILA-ASIAT tulosalueet rahoitus Kalvo 10.

Toimitilojen ominaisuuksien tarkastelu B. TOIMITILA-ASIAT Toimitilojen ominaisuuksien ryhmittelyä tarvitaan nykytilaa arvioitaessa sekä toimitilasuunnittelussa että hankkeiden tavoitteenasettelussa. arviointi vaatii luokitteluja (pisteytystä, symboleja ) tietohallinto on järjestettävä niin, että luokittelu näkyy jäljempänä oleva jaottelu on esimerkki Käyttötarkoitus esimerkiksi tilanhallintajärjestelmän mukaan Määrä pinta-ala (nettokäyttöala, jyvitetty ala, virallinen huoneistoala ) yhteiskäyttötilat (huoneala) tyhjät tilat (huoneala, huoneistoala) Sijainti toiminnallinen yhteys liikenteellinen yhteys Kalvo 11. Toimitilojen ominaisuuksien tarkastelu (jatkoa) B. TOIMITILA-ASIAT Tarpeellisuus tarvitaan ydintoiminnassa, avain- toimitila tarvitaan muussa perustoiminnassa tarvitaan projektitoiminnassa Toimivuus ja laatu työympäristö (toimivuus, sisäilmasto, häiriötekijät ) tekninen laatu (materiaalit, tekniset järjestelmät, varustelutaso ) turvallisuus, esteettömyys Muuta ekologiset näkökohdat, kestävä kehitys imago (toimitilan, rakennuksen ja sijainnin) ruokalapalvelujen saatavuus pysäköinti Kustannukset luokittelu käsitelty kustannuskehikon yhteydessä Kalvo 12.

Yleistä toimitiloille asetettavista tavoitteista B. TOIMITILA-ASIAT Toimitilastrategiassa on esitettävä yleisiä tavoitteita (sitova) yleisellä tasolla edellä olevaa ryhmittelyä ei voida suoraan soveltaa asiat yhtyvät laajemmiksi kokonaisuuksiksi seuraavalla sivulla on esimerkki strategisista tavoitteista Yksityiskohtaisia tavoitteita tarvitaan tilasuunnittelussa sekä muutosten ja hankkeiden yhteydessä on hyödyllistä käsitellä kutakin ominaisuutta erikseen kuitenkin siten, että niitä peilataan toisiinsa ja erilaisiin rajoituksiin Kalvo 13. Esimerkkejä strategisista tavoitteista toimitiloille Toimitilat ovat perustoiminnan vaatimusten mukaiset. Toimitilamuutokset tukevat perustoiminnan muutoksia. Tilakustannukset ovat hallinnassa ja kustannuspuitteisiin sopeutettuja. Tilat ovat toiminnan tarpeisiin nähden edulliset. Toimitilojen määrään suhtaudutaan kriittisesti. Työolosuhteet ovat turvalliset ja terveelliset. Työympäristö on työntekijöiden, tutkijoiden ja opiskelijoiden kannalta kilpailukykyinen. Sijainti tukee toiminnallisia tarpeita ja yhteyksiä. Tilojen hallintaoikeus on turvattu toiminnan vaatimusten mukaisesti. Tilat joustavat toiminnan vaatimusten mukaan. tilaratkaisun joustavuus (työtavat muuttuvat, projektit ovat uusia ) tilakoon tarjoama jousto (vastuuyksiköiden koot ja rajat muuttuvat ) sijainnin tarjoama jousto (erilliskohteet ongelma) vuokrasopimusten keston jousto (mm irtisanomisen eriaikaisuus) B. TOIMITILA-ASIAT Kalvo 14.

Työtapojen ja toimitilojen välinen yhteys B. TOIMITILA-ASIAT Toimitilastrategioissa on tarkasteltava ns. Workplace - näkökulmaa. (sitova) Toimitila-asioita lähestytään ensisijaisesti toiminnan kautta. work 1 workplace space 2 building Toimintakeskeinen ajattelu on tärkeätä erityisesti tilamuutosprosesseissa. ennen perinteistä esisuunnittelua käydään läpi toiminnan ja työn kehittämistarpeet ja pyritään tätä kautta kuvaamaan tilavaatimuksia Suuri tilamuutos (peruskorjaus ja erityisesti uudisrakennus) on kertatapahtuma, sitoo toimintaa pitkäksi aikaa, mutta antaa hyvän mahdollisuuden tukea toiminnan kehittämistä. Uudisrakennusten tilakustannukset ovat olevaa tilannetta kalliimpia, joten Workplace - ajattelulla on myös taloudelliset perusteet. kompensoivia säästöjä on saatava toiminnan tehokkuutta parantamalla tähän on hyvät mahdollisuudet, koska tilakustannusten osuus on noin 15 % Huonoin ratkaisu on siirtää toiminta sellaisenaan uusiin tiloihin Kalvo 15. Vanhan rakennuskannan käyttö B. TOIMITILA-ASIAT Olemassa olevien rakennusten käyttäminen on kestävän kehityksen periaatteiden mukaista ja usein myös elinkaariedullista. On hyväksyttävä, että toimintaa ja tilaratkaisuja on sovitettava rakennuksen ominaisuuksiin. toiminnan maksimaalisista vaatimuksista tinkiminen kompensoituu yleensä edullisempina tilakustannuksina ongelmat ovat pääasiassa käytännön tasolla Jos kysymyksessä on vanha suojeltava (entisöitävä) rakennus, syntyy usein myös periaatteellinen ristiriita. tilankäyttö on väljää korjaaminen ja ylläpito on kallista Lähtökohtana on, että vastuu rakennussuojelusta on omistajalla. vuokratyöryhmä on esittänyt periaatteita neuvotteluja varten Kalvo 16.

Kustannuskehikon tarve ja luonne Kustannuskehikkoa tarvitaan mm seurattaessa tilakustannusten osuutta toimintamenoista ja niiden muutoksia mahdollisessa sisäisessä laskutuksessa täydentävän rahoituksen kohteissa ulosvuokrattujen tilojen vuokranmäärittelyssä käsiteltäessä toimintamenoja tulosneuvotteluissa Nimikkeet ovat tällä hetkellä epäselviä tai niitä käytetään eri tavoin, joten luotettavia vertailuja ei voida tehdä. ALV ei sisällytetä vertailukustannuksiin. Kustannuskehikon rakenne on sitova. Kustannuskehikko sitoo kustannuslaskentaa, mutta ei organisatorisia ratkaisuja. palvelut voidaan organisoida tarpeen mukaan palvelut voidaan ostaa tai tehdä itse C. TILAKUSTANNUKSET JA PALVELUT liitännäispalveluja voidaan tarvittavissa määrin ottaa mukaan tilakustannuksiin Kalvo 17. Kustannuskehikon rakenne C. TILAKUSTANNUKSET JA PALVELUT Kokonaisvuokra Pääomavuokra + ylläpitovuokra Pääomavuokra + kiinteistöpalvelut Kiinteistöosakeyhtiöissä pääomavastike + hoitovastike Vuokrakustannus + Tilapalvelut + yleiskulut = Tilakustannus + Liitännäispalvelut + yleiskulut = Laaja tilakustannus Vuokratuotot ulkoa Palvelutuotot ulkoa Palvelutuotot ulkoa Tummenetut käsitteet ovat sitovia Kalvo 18.

Kiinteistöpalvelut C. TILAKUSTANNUKSET JA PALVELUT Määrittely (sitova) kiinteistön isännöinti kiinteistön hoito (sis. ulkoalueet) lämmitys kiinteistösähkö * normaali vesi * kiinteistön tilojen siivous * normaali jätehuolto * kuntokatselmukset kiinteistön laitteiden huolto vuosikorjaukset vakuutukset liputus tontinvuokrat * = näitä kustannuksia ei tarvitse laskennallisesti erottaa, jos ne on sopimuksellisesti tai toiminnallisesti yhdistetty vastaaviin tilapalveluihin Kalvo 19. Tilapalvelut C. TILAKUSTANNUKSET JA PALVELUT Määrittely (sitova) siivous ikkunoiden pesu toiminnan sähkö valaisinhuolto toiminnan kaasu (kiinteiden) laitteiden huolto erityisjätehuolto prosessivesi omarahoitteiset korjaus- ja muutostyöt turvallisuus Kalvo 20.

Liitännäispalvelut C. TILAKUSTANNUKSET JA PALVELUT Yliopistokohtaisesti tilahallintoon liitettävissä mm. irtaimistoasiat (huonekalut, varusteet, verhot, juoma-automaatit ) hankinta, kunnossapito, verstas aulapalvelut, opastus vahtimestaritoimi puhelinasiat (sopimukset, vaihteen hoito) postinjakelu opiskelijoiden ja henkilöstön ruokailu kopiot, monistus, painatus (repro) muutot kokoustilojen hallinta (varaukset, välineet, kokouspalvelut) pysäköinti työvaatehuolto varastointi taide, sisäkasvit yliopistomyymälä autot (käyttö, hankinta) kuljetuspalvelut asuntojen hallinto Kalvo 21. Yleiskuluihin sisältyvät tehtävät C. TILAKUSTANNUKSET JA PALVELUT Palvelujen kustannuksiin on sisällytettävä toimitilahallinnon yleiskulut. (sitova) Niillä katetaan mm. toimitilaorganisaatio (myös siihen liittyvä henkilöstö- ja taloushallinto) toimitilojen analysointi toimitilasuunnittelu vuokraneuvottelut toimenpideohjelmien laatiminen projekteihin osallistuminen tietohallinto (toimitilat, sopimukset) toimitiloihin liittyvät juridiset asiat ydintoiminnan yksiköiden avustaminen asiakasyhteydet yliopiston sisällä ja ulkona toimintaympäristön ja kehityksen seuraaminen sisäinen laskutus ostettujen palvelujen valvonta Kalvo 22.

C. TILAKUSTANNUKSET JA PALVELUT Taloudelliset tunnusluvut Tulosohjauksessa tarvittavat (sitova) vuokrakustannusten kokonaissumma tilakustannusten kokonaissumma kumpikin ryhmiteltynä koulutusaloittain tilakustannusten prosenttiosuus kaikista menoista ja budjettirahoituksesta Yliopistojen sisällä ja mahdollisesti yliopistojen kesken, lisäksi mm. edelliset monipuolisemmin ryhmiteltynä laaja tilakustannus yksikkökustannuksia ( /m 2, /henkilö, m 2 /henkilö) energiamenekit ja -kustannus omia tunnuslukuja voi käyttää, jos huomio kiinnitetään vain tunnusluvun muutoksiin samassa aineistossa omien tunnuslukujen sisällön tarkastelu auttaa toiminnan kehittämisessä Kalvo 23. C. TILAKUSTANNUKSET JA PALVELUT Pinta-alan käsitteitä Tunnuslukujen vertailuja vaikeuttaa eri pinta-alakäsitteiden eroavuus. vaihteluväli on suuri, maksimissaan noin 1:2 Sisäisissä vertailuissa ja kustannusten kohdentamisessa ongelmaksi tulee sekundääritilojen ja talon tilojen erilainen määrä, jonka käyttäjä voi kokea epäoikeudenmukaiseksi tai vieraaksi tekijäksi. Sisäisessä tulosohjauksessa ja yksityiskohtaisemmissa vertailuissa käytetään nettokäyttöalaa. (sitova) on huoneala, jossa ei ole mukana yhteiskäyttötiloja, käytäviä, auloja, wc-tiloja, talon tiloja yms. yksikkökustannuksia laskettaessa pois jätetyt alat ovat tasattuna mukana kustannuksissa eli yksikköhinta / nettokäyttöala nousee Kokonaisuuksien vertailuissa on hyvä käyttää myös huoneistoalaa (htm 2 ). vuokrasopimuksissa se on määräävä mitta verrattaessa vuokria markkinavuokriin käytetään myös huoneistoalaa Kalvo 24.

Nettokäyttöala C. TILAKUSTANNUKSET JA PALVELUT Kalvo 25. Tilakustannusten suunnittelujänne C. TILAKUSTANNUKSET JA PALVELUT Toimitila-asiat ja -kustannukset vaativat pitkän suunnittelujänteen. oltava vähintään 5 vuotta (sitova) Alkuosa toimitilakustannusten suunnittelukaudesta kuuluu yleiseen tulosohjaussysteemiin. rakenteen oltava sama (sitova) Pitkät sopimukset vaikuttavat tilakustannuksiin hyvin pitkällä viiveellä ja sitovat suunnittelukauden jälkeisiä menoja. Niiden osalta on käytettävä todellista aikajännettä, vaikka se ylittäisi normaalin suunnittelukauden. (sitova) Kalvo 26.

Tilakustannusten sitovuus suunnitelmissa C. TILAKUSTANNUKSET JA PALVELUT ennuste / tavoite periaatteellinen toimintavapaus sitovat sopimukset 3v 5v aika Kalvo 27. Suunnittelun vuorovaikutus C. TILAKUSTANNUKSET JA PALVELUT Strategiassa on käsiteltävä suuria muutoksia tarkemmin myös erikseen (sitova) Toiminnan suunnittelu Talouden suunnittelu Suuria muutoksia Ei suuria muutoksia 1 Toimintamenot 1 3 Toimitila-asioiden suunnittelu 2 Tilamenot Muutosten tilasuunnittelu Uudisrakennusohjelma Norm tilasuunnittelu Korjausohjelma Norm muutokset Suuret muutokset Vaikutussuunta Vuorovaikutus (rajoitusten huomioon ottaminen) Kalvo 28.

Seurannaiskustannukset C. TILAKUSTANNUKSET JA PALVELUT Varsinaisten tilakustannusten ohella on otettava huomioon myös toimitiloista ja toimitilojen muutoksista aiheutuvat seurannaiskustannukset (liitännäiskustannukset) kuten kalusteet muu irtaimisto toimintavarustelu teleyhteydet väistötilat muutto Kalvo 29. Tilakustannusten muutokset (yleistä) Tilakustannusten muutokseen vaikuttaa määrän ja hinnan muutos vanha tila x hinnan muutos + vanha hinta x tilamuutos + hinnan muutos x tilamuutos Kerrannaisvaikutuksesta johtuen muutokset voivat olla suuria Senaatti (YO:t) 4v (2000-2003): 32 % = Kokonaismuutos Yliopistojen vuokratyöryhmän ennusteen pohjalta 4v (2004-2007): kokonaismuutos = 16 % 4v (2008-2011): kokonaismuutos = 10% Uppsalan yliopisto 9v (1993-2003): = 64% Yksittäisen kohteen kannalta muutos voi olla erittäin suuri Seuraavilla sivuilla on selostettu mahdollisuuksia vaikuttaa tilakustannuksiin Kalvo 30.

C. TILAKUSTANNUKSET JA PALVELUT Vaikuttaminen tilakustannuksiin Oman toiminnan tehostaminen Palvelujen vaatimustason tarkistaminen ei kuitenkaan ydintoiminnan kustannuksella Ulkoisen palvelutuotannon hankintojen tehostaminen parempi kilpailu yhteishankinnat Laitteiden yhteiskäyttö Energiamenekkien alentaminen hyödyn kohdentuminen riippuu sopimuksesta Energiahintojen kilpailuttaminen Kriittinen suhtautuminen lisätiloihin etenkin uudisrakentamisella on voimakas vaikutus tilakustannusten nousuun Vuokrakustannuksiin vaikuttaminen (käsitellään myöhemmin) Kalvo 31. D. VUOKRASOPIMUKSET JA VUOKRAN MÄÄRÄYTYMINEN Vuokrasuhteen luonne toiminnan lähtökohtana Vuokrasuhde perustuu vuokrasopimukseen, josta neuvotellaan ja sovitaan. Kummallakin osapuolella on oikeus olla hyväksymättä sopimusehdotusta. uudisrakennushanke jää tällöin toteuttamatta haitta on yliopistoille suurempi kuin vuokranantajalle jatkosopimuksissa syntyy sopimukseton tila (sopimus jatkuu toistaiseksi) tilanne on molemmille osapuolille yhtä haitallinen tekee toiminnan lyhytjänteisiksi Kun sopimus on syntynyt, on kumpikin osapuoli sen kokonaisuutena hyväksynyt. vuokran ohella neuvotellaan monista muista asioista (muutostöistä, kunnossapidosta, kiinteistöpalveluista, tilamäärästä, ajoituksesta ) Valtion vuokrajärjestelmässä on kysymys kaksipuolisesta monopolista. kummallakaan osapuolella ei usein ole käytännössä mahdollisuuksia vaihtoehtoihin (ainakaan nopeasti) Kalvo 32.

Mihin kannattaa vaikuttaa? D. VUOKRASOPIMUKSET JA VUOKRAN MÄÄRÄYTYMINEN 70 % nykyisistä vuokrista aiheutuu ennen v.1997 rakennetuista kohteista (vanha rakennuskanta). lähtövuokrat olivat erittäin kaavamaiset (liian homogeeniset) sopimukset ovat lyhyitä, ellei ole ollut peruskorjauksia vuokra on sopimuskysymys 30 % aiheutuu vuosina 1997-2003 valmistuneista uudisrakennuksista. rajoitettu mahdollisuus vaikuttaa vuokrien kehitykseen Nykyisellä investointitasolla yli puolet tulevasta vuokrasumman noususta aiheutuu uusista uudisrakennuksista (seuraava sivu). ennusteen mukaan investointitaso puolittuu uudisrakennusten vaikutus on tällöin enää runsas kolmannes nousu on kuitenkin merkittävä Tehokkainta on siis vaikuttaa toisaalta vanhan kannan ja toisaalta tulevien uudisrakennusten vuokriin. Kalvo 33. Vuokrasumman nousun rakenne D. VUOKRASOPIMUKSET JA VUOKRAN MÄÄRÄYTYMINEN Yksikkövuokra x Tilan määrä Vanha rakennuskanta Uudet tilat Uudet tilat Luopuminen Indeksisidonnaisuus Sopimusten uusiminen Peruskorjaukset Uudet tilat eli lähinnä uudisrakennukset vaikuttavat sekä yksikkövuokraan että määrään Kalvo 34.

D. VUOKRASOPIMUKSET JA VUOKRAN MÄÄRÄYTYMINEN Vuokrien nousun osatekijät (vuokratyöryhmän mietinnön pohjalta v 2004-2012) Mietinnön lukuihin on lisätty korjausinvestointien vaikutus %/v - luvut laskettu korkoa korolle Indeksisidonnaisuuden vaikutus kantaan Korjausinvestointien vaikutus Vaikutus kantaan yhteensä Uudisinvestointien vaikutus Edellisten indeksisidonnaisuuden vaikutus Yhteensä 2,2 %/v 0,6 %/v 2,8 %/v 2,4 %/v 0,3 %/v 5,5 %/v Tilamäärän lisäys keskimäärin (v2004 noin 35000m2 eli 2% kannasta ja v2112 noin 13000m2 eli 0,7%, pienenee 60 %) Korjausinvestointien määrä/ nykyinen kanta keskimäärin (v2004 noin 34 /m2 ja v2112 noin 49 /m2v, nykyarvossa, lisääntyy 45 %) 1,1 %/v 42 /m2v Kalvo 35. Määrään vaikuttaminen D. VUOKRASOPIMUKSET JA VUOKRAN MÄÄRÄYTYMINEN Vaikutusmahdollisuudet vanhan kannan vuokriin tilatehokkuuden parantaminen (rajoittavana tekijänä toiminnallisuus) toimintojen järjestäminen pienempiin tiloihin jos tarvitaan uutta tilaa, tilakustannukset yleensä nousevat pienistä muutostöistä kannattaa maksaa, jos jatkuvat toiminnan kustannukset alenevat tilojen yhteiskäyttö kokonaiskäyttöajan pidentäminen (illat, viikonloput, loma-ajat) luopuminen tyhjistä tiloista Yksikkökustannuksiin vaikuttaminen korjausinvestointien taso pidetään rahoituskaton (poistot + pääomavuokran indeksikorotus) alapuolella vuokrasopimuksia muutoin jatkettaessa alkuperäinen vuokrien kohdentaminen tapahtui erittäin karkeasti, joten kohdekohtaisilla neuvotteluilla voidaan asiaan vaikuttaa eli tuodaan esille mm. kohteen kuntoa ja toimivuutta koskevia näkökohtia tulisi myös tavoitella kunnossapitoa ja pieniä muutoksia koskevia hyötyjä ilman vuokravaikutusta ilman perusteluja ei neuvotteluissa menestytä Kalvo 36.

D. VUOKRASOPIMUKSET JA VUOKRAN MÄÄRÄYTYMINEN Vaikutusmahdollisuudet uudisrakennusten vuokriin Kustannuksiin vaikuttaminen toiminnallinen ala (eli nettokäyttöala) ja tilojen toiminnallinen vaatimustaso on yliopistojen itsensä määrättävissä bruttoalaan ja lopulliseen vaatimustasoon vaikuttavat tämän jälkeen yleiset suunnittelutavoitteet ja omistajan tavoitteet suunnitteluratkaisuihin on siis vaikutettava kustannuksiin vaikuttaa lisäksi tekijöitä, joihin vuokralainen ei voi vaikuttaa rakennuspaikan olosuhteet urakkakilpailun onnistuminen projektin ohjauksen onnistuminen tontin arvo on neuvottelukysymys erityisesti rakentamiskelpoiseksi saattaminen pyrittävä sisällyttämään tontin hintaan ei rakennuksen kustannuksiin, joissa vuokraprosentti on suurempi Yksikkökustannukseen vaikuttaminen tuottoprosentin valinta on sopimuskysymys, joten siihen kannattaa vaikuttaa Kalvo 37. Korjausinvestointien vuokravaikutus D. VUOKRASOPIMUKSET JA VUOKRAN MÄÄRÄYTYMINEN Vuokratyöryhmän ehdotuksen mukaan vuokrat eivät nouse, jos korjausinvestointien kustannus on enintään sama kuin poistot lisättynä pääomavuokran indeksikorotuksella. ylittävältä osalta tuottovaatimus on sama kuin uudisrakentamisessa Hankala korjausinvestointien hankekohtainen luokittelu jää pois, mutta vuokravaikutus selviää vasta jälkikäteen. Periaatetta ei ole mahdollista soveltaa rakennuskohtaisesti eikä pienissä tilamäärissä. korjaustarve ei jakaudu tasaisesti kuten poistot yksittäisen kohteen poisto on pieni jos ei ole korjausinvestointeja, poistot jäävät hyödyntämättä Vuokrat ovat kuitenkin rakennuskohtaisia. Seurauksena on, että on sovittava miten vuokran nousut kohdennetaan. maksaja ei voi olla kohde, jossa ylitys tapahtuu tasaus on tarpeen, joten korjausohjelman merkitys korostuu Yliopistolaitosta olisi hyvä tarkastella kokonaisuutena korjauskehystä ja sen ylityksestä aiheutuvia vuokria määritettäessä. Kalvo 38.