ANNI HAGGRÉN - ESSI LOVÉN Anne Haggrén toimii Virvo Oy:n toimitusjohtajana. KTM Essi Loven työskentelee henkilöstökonsulttina Manpowerilla. Mitä pk-yritykset voivat saada ulkoistetusta HR:stä? Ulkoistamisen taustaa Yritykset elävät jatkuvassa muutoksessa. Toiminnan kehittäminen vastaamaan markkinoiden vaatimuksia on jokaisen yrityksen haaste ja elinehto. Kilpailukyvyn lisääminen on tärkeää niin paikallisilla kuin kansainvälisilläkin markkinoilla. Yksi käytettävissä oleva keino on ulkoistaminen sekä sen myötä toiminnan kehittäminen ja myös mahdollisten kustannussäästöjen synty. Palveluihin, valmistusprosesseihin ja tietojärjestelmiin liittyviä ulkoistamisia yritykset ovat tehneet jo vuosia. Yrityksen taloushallintoon, esimerkiksi kirjanpitoon liittyvissä asioissa ulkoistaminen on jo pitkään ollut kiinteä osa yrityksen strategista päätöksentekoa. Ajankohtaiseksi aiheen tekee myös se, että ulkoistaminen laajenee koko ajan yhä useammille ja uusille osa-alueille. Ulkoistamisen idea pätee henkilöstöhallinnossa samalla tavalla kuin muillakin yrityksen osa-alueilla. HR-ulkoistaminen on laaja alue, joka vaihtelee palkanlaskennasta vuokrajohtajuuteen. Tämä merkitsee sitä, että alalla on mahdollista palvella yri- 40 Työn Tuuli 1 2006
tysten tarpeita hyvin erilaisin tavoin. Alan uutuutta ja kehittymiskykyisyyttä kuvaakin se, että tulevaisuudessa pääpaino ei tule olemaan henkilöstöstrategioiden kehittelyssä vaan juuri kokonaisten henkilöstötoimintojen ulkoistamisessa. Isoissa yrityksissä haasteina ovat HR-toimintojen tehostaminen ja keskittäminen. Pienet ja keskisuuret kasvavat yritykset toisaalta kohtaavat haasteita, joissa omat resurssit eivät enää riitä henkilöstöasioiden hoitamiseen tai sitten niitä ei aikaisemmin ole erityisesti hoidettu kyseisessä yrityksessä. HR-ulkoistaminen on kuitenkin laaja alue ja alalla löytyy paljon ratkaisuja erilaisten yritysten haasteisiin. PK-yritysten HR-toimintojen erityispiirteet PK-yritysten HR-toimintoja kuvaa usein se, että niihin käytettävä aika, resurssit ja investoinnit vaihtelevat yrityksestä toiseen. Myös HR:n arvostus vaihtelee. Tällöin HR on usein ensimmäinen osa-alue, joka yhdistetään johonkin toiseen osa-alueeseen. Toisaalta PK-yritysten HR-toimintoja kuvaa myös se, että yritykset eivät juuri suunnittele HR-toimintojaan strategisesti, vaan suhteuttavat ne arvostamiinsa asioihin sekä liiketoimintansa tilaan. Lisäksi muutoksia tehdään usein pakon edessä, jolloin useimmat tilanteet ovat yrityksille uusia. Puhuttaessa yksittäisistä HR-toiminnoista PK-yrityksiä kuvaa hyvin usein epäsystemaattisuus. Tähän vaikuttaa myös yrityksen koko. Pienillä yrityksillä on harvemmin useita ja kehittyneitä HR-prosesseja, kuten henkilöstösuunnitelmia tai suorituksen arviointia käytössään. Vaikka PK-yritykset ovat tietoisia eri HR-prosesseista, niiden käytäntöönpanomahdollisuudet eivät vielä ole täysin selvillä. Vaikka PK-yritykset ovat tietoisia eri HR-prosesseista, niiden käytäntöönpanomahdollisuudet eivät vielä ole täysin selvillä. Lisäksi PK-yritysten erilaiset tilanteet ja kehitysvaiheet antavat aiheen mahdollisen HR-ulkoistamisen käytölle. Yrityksen kehitysvaihe vaikuttaa suuresti sen kokemiin haasteisiin sekä HRongelmiin. Esimerkiksi kehityksen alkuvaiheessa olevilla yrityksillä on erilaisia haasteita kuin toiminnaltaan jo vakiintuneilla yrityksillä. Lisäksi mitä suurempi yritys, sitä systemaattisemmiksi toiminnot muuttuvat. HR-ulkoistaminen on laaja kokonaisuus, jonka hoitamisessa on tärkeää pitkäaikaisen asiakassuhteen muodostaminen. Se, miten palvelu soveltuu eri PK-yrityksille, riippuu monesta asiasta. Soveltuvuus riippuu muun muassa yrityksen ominaispiirteistä ja sen aikaisemmista HR-toiminnoista. Onko yrityksellä esimerkiksi ollut aikaisemmin vastaavia ongelmia tai muita henkilöstöhallintoon liittyviä haasteita ja miten niitä on hoidettu? Miten henkilöstöhallintoa voi ulkoistaa? Henkilöstöhallinnon ulkoistaminen on yksi osa markkinoilla olevista HR-asiantuntijapalveluista. Alalla on paljon kasvupotentiaalia ja mahdollisuudet sekä haasteet ovat kokonaisuudessaan vasta tarkentumassa. Monet PK-yritykset eivät ole vielä tietoisia HRulkoistamisesta ja siihen liittyvistä mahdollisuuksista. HR-ulkoistaminen alkaa usein erilaisten HR-projektien muodossa, jolloin ulkopuolisen toimijan rooli on enemmän konsultoiva. Tämän jälkeen voidaan siirtyä osa-ulkoistamiseen, jolloin kyse on yhdestä tai useammasta toiminnosta. Kokonaisen toiminnon ulkoistuksessa palveluntarjoaja ottaa kokonaisvastuun yrityksen henkilöstöhallinnosta ja sen kehittämisestä. Yrityksissä ulkoistamispäätös tulisi tehdä harkiten yrityksen HR-toimintojen analysoi- Työn Tuuli 1 2006 41
misen jälkeen. HR-ulkoistamista harkittaessa asiantuntija arvioi yrityksen liiketoiminnan tavoitteiden edellyttämän HRtoiminnan nykytilan ja kehittämistarpeet. Tämän perusteella suunnitellaan yrityksen liiketoimintaa tukevat HR-projektit sekä niiden toteutus. HR-toiminnot ovat laaja alue eikä ole itsestään selvää, mitä HR-osa-alueita kannattaisi ulkoistaa. Näihin päätöksiin vaikuttavat mm. eri toimintojen roolit ja niiden merkitys liiketoiminnalle. Tällöin operatiivisten toimintojen ulkoistaminen mahdollistaa HRyksikön keskittymisen HR:n strategisiin osa-alueisiin. Se, mitä toimintoja kannattaa ulkoistaa, riippuu siis toimintojen strategisesta tai operatiivisesta luonteesta. Mahdollisiin ulkoistettaviin HR-toimintoihin voidaan kuitenkin katsoa kuuluvan kaikkien henkilöstöhallinnon toimintojen. Ulkoistaminen voidaan aloittaa operatiivisista toiminnoista ja sitä voidaan vähitellen laajentaa myös strategisiin toimintoihin. Eri ulkoistettavien HR-toimintojen valintaan voidaan myös käyttää henkilöstöhallinnon elinkaarimallia. Elinkaarimalli alkaa henkilöstötarpeen suunnittelulla. Seuraavat vaiheet ovat henkilöstön hankinta, tehtävän menestykselliseen suorittamiseen liittyvien tavoitteiden asetanta ja toiminnan arviointi, palkitseminen ja kannustaminen sekä kehittäminen. Koko HR-elinkaarimalli voidaan toteuttaa, kokonaan tai osissa, ulkopuolisen asiantuntijan avulla, henkilöstöstrategian suunnittelusta, käytännön toteutuksen kautta kaikkien HR-prosessien kehitykseen. Se, mitä toimintoja kannattaa ulkoistaa, riippuu siis toimintojen strategisesta tai operatiivisesta luonteesta. Mitä osa-alueita voi ulkoistaa? HR-ulkoistamisen alueella löytyy paljon erilaisia ratkaisuja yritysten haasteisiin. Vaikka strategisen osa-alueen ulkoistusmahdollisuus on kasvamassa, tällä hetkellä ulkoistetaan kuitenkin eniten operatiivisia HR-toimintoja. Operatiiviseen osaalueeseen kuuluvat esimerkiksi palkanlaskenta, palkitseminen sekä koulutus, rekrytointi ja erilaiset uudelleensijoittamispalvelut. Kyseeseen saattaa tulla koko irtisanomisprosessin eri osien hoitamisen ulkoistaminen. Strategiseen osa-alueeseen kuuluvat esimerkiksi henkilöstöstrategioiden suunnittelu, muutosjohtaminen sekä erilaisten HR-prosessien kehittäminen ja tehostaminen. Tällöin analysoidaan, miten eri prosessit tukevat yrityksen liiketoimintastrategiaa mahdollisimman tehokkaasti ja otetaan kokonaisvastuu niiden käytännön toteuttamisesta ulkoistetusti. Miksi PK-yritysten kannattaisi ulkoistaa HR-toimintojaan? Tärkeimmät syyt ovat lisäarvon tuottaminen yritystoiminnalle, uuden erikoisosaamisen saavuttaminen, riskien ja vastuun väheneminen, kustannusten alentaminen sekä määräaikaisen työvoiman saaminen. Usein tärkeintä muutostilanteissa on, että niistä selvitään ilman uusia vakinaisia työntekijöitä. Näiden lisäksi myös toiminnan tehostaminen on yksi HR-ulkoistamisen mahdollisuuksista. Haasteita HR-ulkoistamiseen tuo se, että PK-yritykset eivät tiedä tarjolla olevista palveluista tai niiden mahdollisista hyödyistä, samoin kuin se, että palvelujen tarjoajia on useita. HR-ulkoistamisen tärkein tavoite on kuitenkin tuottaa lisäarvoa asiakkaalle. Näitä etuja ovat muun muassa se, että palveluntarjoajalta saa kokemuksiin perustuvaa tietoa. Lisäksi erona perinteiseen konsultointiin on se, että ulkoistetuissa HR-palveluissa, asiantuntemuksen ja ulkopuolisen näkökulman lisäksi, neuvot myös toteutetaan käytännössä. Varsinkin PK-yrityksissä tämä voi olla se tärkein näkökulma, jolloin ajan mittaan palveluntarjoajasta voi myös kehittyä 42 Työn Tuuli 1 2006
pitkäaikainen strateginen kumppani. Tällöin jää myös aikaa PK-yritykselle itselleen oman liiketoiminnan hoitamiseen. Kannattavaan liiketoimintaan kuuluu tiiviisti myös kustannusten optimointi. Ulkoistamalla HR:n PK-yritykset maksavat vain käyttämästään palvelusta. Tällöin ei tarvitse palkata kokopäiväistä henkilöä näihin tehtäviin jos tehtävien suorittaminen ei tätä edellytä. Jokaisessa yrityksessä tapahtuu yllättäviä muutoksia. Nämä muutokset voivat tosin vaikuttaa PK-yrityksiin vakavammin kuin muihin. Tämä koskee lisäksi myös HR-strategiassa tarvittavia muutoksia. Näissä muutostilanteissa ulkopuolisen avun käyttäminen myös vaikuttaa siihen, että yrityksen henkilöstömäärää ei tarvitse nostaa. Haaste HR-palveluiden tuottajille kuitenkin tulevaisuudessa on saada PK-yritykset ymmärtämään eri HR-osa-alueiden merkitys henkilöstölle ja liiketoiminnalle, lisäämällä tietoisuutta alasta ja siihen liittyvistä palveluista. Tällä hetkellä arvostus sekä tietoisuus ovat tosin kasvamassa ja PK-yrityksetkin ovat huomanneet HR-ulkoistamisen lisäarvon yritykselleen. HR-asiantuntijamarkkinat ovat vasta muotoutumassa ja ala on varsin uusi. Tämä pätee varsinkin PK-yritysten kohdalla. PKyritysten HR-toimintojen haasteisiin pystytään kuitenkin parhaiten vastaamaan HRasiantuntijapalveluilla, jotka ovat selkeitä kokonaisuuksia ja järkevästi hinnoiteltuja. Tärkeinä asioina on nähty esimerkiksi käytännön toteutus sekä lisäajan saaminen varsinaisen liiketoiminnan hoitamiseen. Palveluiden käyttö korostuu erityisesti erilaisissa muutostilanteissa kuten esimerkiksi yrityksen kasvuvaiheessa. Voidaan todeta myös, että liiketoiminnan tila vaikuttaa HR-asiantuntijapalveluiden käyttöön. Koska PK-yrityksissä harvoin on osaamista, resursseja tai aikaa HR-toimintojen HR-ulkoistamisen tärkein tavoite on kuitenkin tuottaa lisäarvoa asiakkaalle. hoitamiseen, HR-ulkoistamisella voidaan vastata tähän haasteeseen. HR-ulkoistaminen lisää myös vaivattomuutta sekä samalla tuo yritykseen asiantuntijatietoa. Palveluidentarjoajien tulisi myös kiinnittää huomiota siihen, miten HR-ulkoistaminen palveluna olisi helpointa ja helposti lähestyttävää PK-yrityksille. Koska HRulkoistaminen voidaan jakaa selkeisiin ja ymmärrettäviin osakokonaisuuksiin, joissa palveluiden sisältöehdotukset tulevat palveluntarjoajalta, tällöin asiakkaan on helppo tehdä asiaan liittyviä päätöksiä. HR-ulkoistamisessa tärkeintä on, että PK-yritykset saavat apua HR- perusprosessien määrittämiseen sekä niiden toimeenpanemiseen. Sen jälkeen on vasta mahdollista lähteä laajentamaan palvelua asiakkaan haluamalla tavalla. Suuri haaste palveluntarjoajille on PK-yritysten tietämättömyys HR-ulkoistamisen hyödyistä. HR:ää ei myöskään usein ajatella osana yrityksen liiketoimintastrategiaa. Henkilöstöjohtamiseen liittyvät kysymykset ovat kiinteä osa PK-yrityksen arkea ja jokaisen esimiehen työsarkaa, mistä johtuen henkilöstöjohtamista ja siihen liittyviä haasteita harvemmin suunnittelussa otetaan erikseen tarkasteluun. Käynnistävänä tekijänä usein on yritystoimintaan ja sen kehittämiseen liittyvät muutospaineet, joiden ratkaisuun HRammattilaiset voivat tuoda oman osaamisensa ja taitonsa. Esimerkkejä HR-ulkoistuksesta Asiakkaana on noin 20 henkilön organisaatio. Tarve henkilöstöasioiden määrämuotoiselle hoitamiselle tuli ajankohtaiseksi, kun henkilöstömäärä alkoi kasvaa ja eri tiimien toimintatavoista johtuvat erilaiset työskentelytavat saivat alaa. Tiimien koko kasvoi ja näyttää jopa siltä, että henkilöstön määrä on jatkuvasti kasvussa. Työn Tuuli 1 2006 43
Ongelmia ja keskustelua syntyi työaikaan, lomiin ja muihin työehtoihin liittyvissä kysymyksissä. Kun henkilöstöä on muutamia, näistä asioista on helppo sopia ja pitää mielessä mitä kunkin kanssa on sovittu. Kun henkilömäärä lisääntyy, asioita on enemmän ja haasteena hoitaa kaikki kysymykset tasa-arvoisesti ja samoilla perusteilla kaikille. Pieni organisaatio pärjää vielä ilman omaa henkilöstöalan ammattilaista tai ulkoistettua henkilöstöpäällikköä, mutta tarvitsee selkeät säännöt henkilöstöasioiden hoitamiseen. Esimiesten osaamisesta on myös huolehdittava. Ratkaisuna tähän tilanteeseen toimii henkilöstöasioiden hoitoon rakennettu helpdesk palvelu. Palvelun toteuttamiseksi kartoitetaan ensin ne henkilöstön ohjaukseen sekä muuttuviin työtilanteisiin liittyvät asiat, joiden hoitamisessa on eniten epäselvyyttä. Kartoituksen sekä esimiesten kanssa käytyjen keskustelujen perusteella rakennetaan yrityksen henkilöstöpolitiikkaa vastaava henkilöstökäsikirja, joka on helposti päivitettävissä. Esimiehet valmennetaan käyttämään käsikirjaa ja toimimaan sovittujen pelisääntöjen mukaisesti. HR help-desk palvelussa asiakas saa käyttöönsä sähköpostiosoitteen ja / tai puhelinnumeron, jonne voi osoittaa kysymyksensä. Yhdessä asiakkaan kanssa sovitaan help-desk toiminnan pelisäännöt sekä palvelun laatutasot. Tällä tavalla yrityksellä on henkilöstöalan ammattilainen auttamassa henkilöstöalan kiperissäkin kysymyksissä ilman suuria kustannuksia. Toisena esimerkkinä toimii kansaivälisen yhtiön kotimaan yksikkö, jossa toiminta on kasvussa, samoin henkilöstö. Emoyhtiön vaatimukset ja odotukset henkilöstöpolitiikan toteutuksesta käytännön tasolla asettavat entistä enemmän haasteita sekä toimitusjoh- Suuri haaste tajalle että kaikille esimiehille. Toisaalta tietyt henkilöstöasiat, etenkin työsuhtee- palveluntarjoajille on PK-yritysten seen ja palkkaukseen liittyvät erityispiirteet edellyttävät tietämättömyys ammattimaista päätöksentekoa paikallisella tasolla. Yri- HR-ulkoistamisen tyksen avainhenkilöt toimivat useissa kansainvälisesti hyödyistä. HR:ää ei myöskään usein kootuissa työryhmissä, jolloin ryhmien hyvä yhteistyö ajatella osana edellyttää yhteisiä pelisääntöjä monissa henkilöstörat- yrityksen liiketoimintastrategiaamisen kehittämisen keinoiskaisuissa, esimerkiksi osaasa, palkkapolitiikassa tai viestinnän linjauksissa. Vakinaisen henkilöstöpäällikön palkkaaminen ei kuitenkaan yrityksen nykyisessä vaiheessa ole perusteltua. Henkilöstöasioiden hoidon vaatima aikapanostus vaihtelee ajankohdasta toiseen, emoyhtiön lähtökohdista toteutettavat kehittämisprojektit vaativat aika ajoin kokoaikaista läsnäoloa, mutta välillä tarve on ainoastaan esimiesten tukemista henkilöstöasioiden hoidossa. Ratkaisuna asiakkaan tarpeeseen on osa-aikainen henkilöstöpäällikkö palveluna. Asiakkaan kanssa yhteisesti sovitaan neljännesvuosittain tarvittava työpanostus ja työajat, jolloin henkilöstöpäällikkö on asiakkaan käytettävissä. Asiakkaan tarpeista riippuen voidaan kyseisen palvelun saatavuus taata myös muina aikoina help-desk toiminnan avulla. Ratkaisun etuna on se, että maaorganisaatio pystyy tällä tavoin toimimaan täysin koko konsernin henkilöstöpolitiikan linjausten mukaisesti sekä kehittämään omaa henkilöstöjohtamistaan ja samanaikaisesti optimoimaan omista tarpeistaan lähtien henkilöstöasioiden hoidon vaatima työpanostus. Molemmissa ylläkuvatuissa ratkaisuissa tärkeintä on sitoutuminen aitoon kumppanuuteen, jossa vuorovaikutus on välitöntä ja tavoitteisiin pyritään yhdessä ponnistellen. Yhteistyön kulmakivinä ovat oman ammattitaidon ja kokemuksen hyödyntäminen kump- 44 Työn Tuuli 1 2006
paniyrityksessä sekä aito kiinnostus asiakkaasta ja sen henkilöstöstä. Tutustuessaan asiakasyrityksen organisaatioon ja sen toimintaan sisältä käsin ja ihmisiin henkilökoh- taisesti, kykenee ulkoistettu henkilöstöpäällikkö aidosti räätälöimään asiakkaalle sopivat ratkaisut ja toimintamallit sekä toteuttamaan ne käytännössä. Lähteet: Adler, P. 2003. Making the HR Outsourcing Decision. MIT Sloan Management Review. Vol.45. No. 1. 53 61. Domberger, S. 1998. The Contracting Organization, A Strategic Guide to Outsourcing. Great Britain. Oxford University Press. 212. Fombrun, C, Tichy, N & Devanna, M. 1984. Strategic Human resource Management. Wiley. 41. Greer, C, Youngblood, S & Gray, D. 1999. Human resource management outsourcing: The make or buy decision. Academy of Management Executive. 13. No. 3. 85-96. Greiner, L & Poufelt, F. 2004. Handbook of Management Consulting, The Contemporary Consultant, Insights from World Experts. Thomson South-Western. 10. Jeffay, J, Bohannon, S & Laspisa, E. 1997. Beyond benefits: The changing face of HR outsourcing. Benefits Quarterly. 13.1. 41-48. Lovén, E. 2005. HR-asiantuntijapalveluiden käyttö PK-yrityksissä. Case: Virvo Oy palveluiden tarjoajana. Lappeenrannan teknillinen yliopisto. Kauppatieteiden osasto. Työn Tuuli 1 2006 45