Microsoft Excel 2010 KÄYTÖN PERUSTEET Kari J Keinonen Kari J Keinonen 1
Käyttöoikeustiedot Ornanet Koulutuksen e-kirjat Apu- ja harjoitustiedostot Excel 2010 Tämän e-kirjan sisältö on suojattu tekijänoikeuslain, muiden asiaa käsittelevien lakien ja kansainvälisten sopimusten mukaisesti. E-kirjan tekijänoikeudet omistaa Kari J Keinonen. E-kirjan ostajalle myönnetään täysi käyttöoikeus. E-kirjaa ei saa muuttaa, eikä siitä saa sähköisesti erottaa tai kopioida osia. E-kirjan hankkijalla (käyttöoikeuden haltijalla) ei ole oikeutta muodostaa kirjasta tai sen osista uutta e-kirjaa. E-kirjasta löytyvistä virheistä kannattaa olla yhteydessä kirjan tekijään. Tekijä suorittaa asialliset korjaukset, muutokset ja lisäykset. E-kirjan hankkijalle (orgnaisaatio) luovutettu käyttöoikeus oikeuttaa jakelemaan kirjat yhteisön suljetussa, käyttäjätunnuksilla rajoitetussa verkossa. Jakelu on sallittu käyttöoikeuden piiriin kuuluville työntekijöille ja oppilaitoksissa työntekijöille sekä opiskelijoille. E-kirjaa ei saa jaella julkisessa verkossa tai sen kopioita missään muodossa antaa muille, kuin käyttöoikeuden piiriin kuuluville. Käyttöoikeuden haltijayhteisö voi jakaa e-kirjaa cd-levyillä tai muilla tallennusmedioilla. E-kirja voidaan myös tulostaa tai kopioida heille. Jokainen opiskelija ja työntekijä saa kopioida ja tulostaa tästä e-kirjasta kappaleita vain yksityiseen, omaan henkilökohtaiseen käyttöönsä. Kannen ja taiton suunnittelu Urpo Jalava Copyright Kari J Keinonen - Ornanet Koulutus. ISBN 978-952-5753-51-6 Olemme tuottaneet seuraavia e-kirjoja tietojenkäsittelystä sekä englanninkielisistä että suomenkielisistä ohjelmista kaapatuin kuvin: Windows Vista - Käytön perusteet Windows 7 - Käytön perusteet Microsoft Office 2007 ja 2010 ohjelmista - Käytön perusteet Microsoft Office 2007 ja 2010 ohjelmista - Edistynyt käyttö Microsoft Project 2007 ja 2010 - Käytön perusteet Adobe Acrobat - Edistynyt käyttö (versio 8.1 tai 9.0) (SF kuvin) Tutustu e-kirjojen sisältöihin tarkemmin ornanet-koulutus.fi sivustolla. Edulliset e-kirjojen yksittäiskappaleet voit hankkia elibriksestä: Napsauttamalla tätä linkkiä Löydät Office 2010 e-kirjojen aputiedostot pakattuna osoitteesta: http://ornanet-koulutus.fi/secure/apu-2010-tiedostot.zip Käyttäjätunnus (huomaa kirjainkoko): Materiaalit ja salasana: OrnanetMalli Pura paketti käyttämäsi levyn juureen ja säilytä kansionimet purkaessasi pakettia. Tähän e-kirjaan liittyvät tiedostot löydät Excel-2010-a-s-aputiedostot -kansiosta. Kari J Keinonen 2
Sisällysluettelo Excel 2010 Käyttöoikeustiedot... 2 Ornanet Koulutuksen e-kirjat...2 Apu- ja harjoitustiedostot...2 Sisällysluettelo... 3 Johdanto... 6 Mikä on Excel?...7 Mitä on taulukkolaskenta?...7 Taulukkolaskennan perusperiaate... 8 Taulukkolaskenta kuvana... 9 Ohjelman käyttäminen... 10 Ohjelman avaaminen... 10 Ohjelman lopettaminen... 11 Ohjelmaikkuna eli käyttöliittymä... 12 Ikkunan pääosat ja toiminnot... 13 Valintanauha ja välilehdet... 15 Valintaikkunat... 18 Valikoimat... 19 Reaaliaikainen esikatselu (Live Preview)... 20 Pikavalikko ja pikavalikoima... 21 Näkymät... 22 Normaali (Normal) -näkymä... 22 Sivun asettelu (Page Layout) -näkymä... 23 Sivun asetukset (Page Setup) -valintaikkuna... 24 Ylä- ja alatunniste... 27 Sivunvaihtojen esikatselu (Page Break Preview) -näkymä... 30 Tiedoston käsitteleminen... 32 Uusi työkirja... 32 Tiedoston avaaminen... 33 Avaa aiemmin luotu työkirja mallina... 34 Tiedostojen välillä liikkuminen... 35 Tiedoston sulkeminen... 35 Tulostus... 36 Määritä tulostusalue... 36 Alueen valitseminen taulukosta... 36 Koko taulukon valitseminen... 36 Koko työkirjan valitseminen... 36 Esikatselu (Preview)... 37 Tulostus (Print)... 38 Tallennus (Save)... 40 Tallennus uudella nimellä, uuteen kohteeseen tai tallennusmuotoon... 41 Keskeiset perusteet... 42 Solu... 42 Työarkilla liikkuminen ja solun valinta... 42 Soluosoite... 43 Tiedon syöttäminen ja muuttaminen solussa... 45 Solun sisällön poistaminen tai korvaaminen... 47 Kari J Keinonen 3
Alue ja sen valinta... 47 Koko työarkki... 47 Erillisten alueiden valinta... 48 Rivi... 49 Sarake... 50 Rivi- ja sarakeotsikoiden kiinnittäminen... 51 Solun ja alueen sisällön muotoileminen... 52 Teemat (Themes)... 52 Solutyylit... 53 Kirjasimen muotoilu... 54 Lukujen esitysmuodon muotoileminen... 56 Solun ja alueen sisällön tasaus... 58 Solun ja alueen taustaväri ja reunaviiva... 61 Sisennyksen tekeminen soluun... 62 Muotoilusivellin kopioi muotoiluja... 62 Muotoilun poistaminen... 62 Kumoa - Tee uudelleen toiminnot... 63 Kumoa (Undo)... 63 Tee uudelleen (Redo)... 63 Toista (Repeat)... 63 Kopioi - Leikkaa - Liitä toiminnot... 64 Leikepöytä... 65 Kopiointi (Copy)... 66 Kaavariviltä kopioiminen... 66 Kopiointi laskentataulukoiden ja työkirjojen välillä... 67 Leikkaaminen (Cut)... 67 Liittäminen eli sijoittaminen (Paste)... 68 Arvosarjojen tuottaminen... 69 Etsi - Korvaa toiminnot... 70 Etsi (Find)... 71 Korvaa (Replace)... 72 Valinta (Select)... 73 Kaavat... 74 Kaavojen kirjoittaminen... 74 Funktiot... 77 Funktioiden käyttäminen... 77 Funktion kirjoittaminen... 77 Funktion lisääminen ohjatusti... 78 Tärkeimmät funktiot... 81 Yhteenlasku... 81 Määrän laskeminen... 82 Minimi ja maksimi... 83 Keskiarvon laskeminen... 84 Tulon laskeminen... 85 Jos-vertailufunktio... 85 Huolellisuus ja tarkistaminen... 87 Ajatteleminen on tärkeintä... 87 Jatka ajattelemista... 88 Kari J Keinonen 4
Esitysgrafiikka... 89 Kuvan lisääminen... 89 Valokuvan käsittely... 90 Piirretyt kuvat... 91 Luvuista kaavioita... 93 Pylväskaavion luominen... 94 Pylväskaavion muokkaaminen... 96 Kaavion sijainti... 102 Ympyräkaavion luominen... 103 Viivadiagrammin luominen... 106 Palkkikaavion luominen... 107 Kaaviolajin muuttaminen... 108 Kaavion kopioiminen... 109 Kaavion siirtäminen... 109 Kaavion tulostaminen... 109 Taulukko-toiminto, tietokanta... 110 Miksi tietokantoja tehdään?... 110 Excel tietokannat... 111 Miten tietokantoja luodaan?... 111 Taulukon perustaminen... 112 Tiedon syöttäminen taulukkoon... 113 Tiedon poistaminen taulukosta... 114 Taulukon muotoileminen... 115 Taulukon pikasuodatus... 116 Taulukon lajitteleminen... 117 Otsikkorivin tulostaminen joka sivulle... 118 PDF-muunnos... 119 Mikä on PDF-tiedosto?... 119 PDF-tiedoston tuottaminen... 120 PDF-tiedostoksi tulostaminen... 120 PDF-tiedostoksi julkaiseminen... 122 Usean työarkin käsittely... 124 Taulukkovälilehdet... 124 Taulukkovälilehtien käsittely... 124 Laskentaa useassa työarkissa... 127 Meta- ja tunnistetiedot... 129 Asetukset... 130 Asetuksiin vaikuttaminen... 130 Ohjelmistotason asetukset... 130 Ohjelman oletusasetukset... 131 Tiedostoasetukset... 131 Ohjelman oletusasetusten mukauttaminen... 132 Excelin asetukset... 132 Oletustallennusmuodon muuttaminen... 133 Näytön zoomaaminen... 134 Ohje-toiminto... 135 Hakemisto... 136 Kari J Keinonen 5
Johdanto Kädessäsi on Excel-koulutuksen opintomateriaali. Tämä e-kirja on laadittu siksi, ettei Sinun kurssilla opiskellessasi tarvitse tehdä jatkuvasti muistiinpanoja. Voit kerrata Excelin käyttöön liittyviä asioita myöhemmin lukemalla tietokoneesi kuvaruudulta tätä e-kirjaa. Kirja on suunniteltu 24-40 oppitunnin koulutukseen opetuksen tueksi, mutta tukee lyhyempienkin kurssien opetusta ja itseopiskelua. Punaisella huutomerkillä (kuva vasemmalla) on tähän e-kirjaan merkitty kaikki todella tärkeät asiat jotka sinun tulee omaksua. Sinisellä on korostettu joitain huomautuksia, toimivia linkkejä ja hyperlinkkejä. Kun opiskelet Excelin käyttöä, etsi tekstistä keskeisiä asioita ja kirjaa ne muistiin. Oppimisesi kannalta mielestäsi tärkeiden havaintojen ja omien oivallustesi muistiin kirjaaminen on tärkeää. Tämä e-kirja on tehty "kulumaan" käytössä. Aseta aina tavoite oppimisellesi. Opiskellessasi Exceliä pyri siihen että opit Excelin perusteet (sivu 8) ja saat kunnollisen kokonaiskuvan (lisätietoa sivulla 9) ohjelman toiminnasta. Edistyneisiin toimintoihin ei kannata keskittyä jos perusteissa on aukkoja, sillä silloin hallintasi on vaarassa jäädä pirstaleiseksi. Tutustu huolella muuhunkin jaettuun materiaaliin ja aihetta käsitteleviin Internet-sivuihin. Excel-koulutuksen jälkeen työt vasta alkavat. Huomaa, että oppimisesi riippuu koulutuksen lisäksi myös sinusta itsestäsi. Istu ja tutki Exceliä, työskentele ohjelman avulla niin osaamisesi lisääntyy päivä päivältä. Kurssilla olet päässyt hyvään alkuun ja tämän e-kirjan avulla löydät yhä uusia ja erilaisia työtapoja joista vähitellen luot taulukkolaskennassa oman työskentelykäytäntösi. Excel on erilaisia mahdollisuuksia täynnä, tulet varmasti viihtymään sen parissa. Miellyttäviä ja aurinkoisia opiskeluhetkiä toivottaa Kari J Keinonen Kari J Keinonen 6