Tietohallinto- ohjelma 2014-2018 Kajaanin kaupunki
Kajaanin kaupunki 2(16) Sisältö 1. Johdanto... 3 2. Tietohallinto- ohjelman lähtökohdat... 4 3. Tietohallinnon tavoitteet ja tehtävä... 5 4. Ohjelmakauden keskeiset kehittämisalueet... 6 4.1 Tietohallinnon organisoiminen ja toimintamallin kehittäminen... 6 4.2 Tietotekniikkapalveluiden tehokas järjestäminen... 7 4.3 Verkostojen vahvistaminen... 7 4.4 ICT- hankintatoimen kehittäminen... 8 4.5 Henkilöstön ICT- osaamisen kehittäminen... 8 5. Tietohallinnon osaamisen ja roolien kehittäminen... 9 6. Kehittämisen perustana yhteiset ratkaisut... 12 7. Tietohallinto- ohjelman toteutumiseen liittyvät riskit... 13 8. Yhteenveto... 15 9. Liitteet... 16
Kajaanin kaupunki 3(16) 1. Johdanto Kuntapalvelut nojaavat yhä enemmän tieto- ja viestintäteknisiin ratkaisuihin. Tietotekniikan tehokkaampi hyödyntäminen mahdollistaa uusien ja vähemmän resursseja sitovien palveluprosessien käyttöönoton. Samalla saavutetaan paremmin toimivat ja kuntalaisten tarpeista lähtevä palveluiden toteuttaminen. Kajaanin kaupungin tietohallinto-ohjelman taustalla on toiminnan tarvelähtöisyys. Tällä tarkoitetaan sitä, että kaupungin toimialojen, liikelaitosten ja yhtiöiden toiminnallinen tarve määrittää tietoteknisten ratkaisujen toteutuksen. Ohjelman tavoitteena on varmistaa tarpeen ja tarjonnan kohtaaminen. Tietohallinto- ohjelmassa asemoidaan ydintoiminnan ja tietojenkäsittelyn muodostaman kokonaisuuden hallinta, kehittäminen ja johtaminen osana kaupungin johtamisjärjestelmää sekä Kajaanin kaupungin strategisten tavoitteiden täyttämistä. Ohjelmassa myös kiinnitetään kaupungin keskeiset tietohallinnon johtamiseen liittyvät toimintatavat sekä merkittävimmät tietohallinnon ja tietotekniikan tehokkaampaan hyödyntämiseen tähtäävät kehittämisen toimenpiteet. Tietohallinto- ohjelman aikajänne ulottuu vuoteen 2018. Toiminta- ja tietojenkäsittelyympäristön kehityksen seurannan myötä on kuitenkin varauduttava tarkistamaan ja tarvittaessa päivittämään ohjelmaa nopeammallakin rytmillä.
Kajaanin kaupunki 4(16) 2. Tietohallinto- ohjelman lähtökohdat Ensisijaisen lähtökohdan tietohallinto-ohjelmalle muodostaa kaupunkistrategia 2015-2018. Ohjelman laadinnan aikataulu kytkettiin kaupunkistrategian päivittämisen aikatauluun mahdollisimman hyvän kokonaisuuden aikaansaamiseksi. Kuvassa 1 on tunnistettu yleisellä tasolla kaupunkistrategian sidoksia tietohallinto- ohjelmaan: Kuva 1. Kaupunkistrategia tietohallinto- ohjelman lähtökohtana Kaupunkistrategiaan kirjattuja tietohallintoon vaikuttavia sisältöjä ovat mm.: kokonaisvaltainen asiakastuntemuksen parantaminen, jolla ohjataan palvelujen järjestämistä ja tehostetaan palvelujen tuotantoa saavutettavuuden parantamiseen liittyen toimivat tietoliikenneyhteydet. Lisäksi tietohallinto- ohjelman laadinnassa on huomioitu kaupungin toiminnan kehittämistä tukevien muiden ohjelmien tavoitteet ja niiden asettamat vaatimukset tietohallinnolle. Erityisesti kaupungin palveluohjelmassa, hyvinvoinnin edistämisohjelmassa ja henkilöstöohjelmassa on odotuksia tietohallinnolle. Lisäksi laadinnassa on huomioitu vuonna 2011 tehdyn tietohallinnon nykytila- analyysin tuloksia, joita myös tarvittavilta osin tarkennettiin. Ohjelman laadinnan yhteydessä kaupungin johtoryhmä sekä tietohallinnon ohjausryhmä ovat kiinnittäneet kaupungin tietohallintoon liittyvät pääperiaatteet ja - linjaukset, joiden mukaan tietohallintoa kehitetään mahdollistamaan em. strategioissa ja ohjelmissa määriteltyjen tavoitteiden täyttämistä.
Kajaanin kaupunki 5(16) 3. Tietohallinnon tavoitteet ja tehtävä Tietohallinto on kaupungin tavoitteiden saavuttamisen ja kaupungin palvelutoiminnan kehittämisen strateginen mahdollistaja. Keskeinen tehtävä ohjelmakaudella on kehittää tietohallinnon organisointia, rooleja ja toimintamallia siten, että tietohallinnon ja palvelutoiminnan (substanssijohdon) välinen yhteistyö muodostuu mahdollisimman tiiviiksi ja tuloksekkaaksi. Ohjelmakauden toimenpiteet keskittyvät ensisijaisesti suunnittelutoimintojen kehittämiseen unohtamatta kuitenkaan perustietotekniikkajärjestelyitä, joiden kehittämisen lähtökohtana ovat ohjelmakaudella tunnistetut kaupungin toiminnan kehittämisen tarpeet sekä toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset. Kuva 3: Ohjelmakauden toimenpiteiden pääpaino suunnittelutoimintojen kehittämisessä Tietohallinnon suunnittelutoiminnalla tarkoitetaan toimintoja ja osaamista, joka mahdollistaa kaupungin palveluiden järjestämisen tieto- ja viestintätekniikan avulla, antaa riittävän kehittämis- ja suunnittelutuen substanssijohdolle sekä mahdollistaa palveluprosessien kehitystuen. Toimiva tietohallinto on siten osa kaupungin johtamisjärjestelmää. Koska tietohallinto on myös koko kaupunkiorganisaatiota ja -konsernia koskeva toiminto, tietohallinnon kokonaisuuden ohjauksen ja hallinnan kehittäminen korostuu myös tietohallinto-ohjelman toimenpiteissä. Tietotekniikkatoiminnot taas käsittävät jokapäiväiseen työskentelyyn näkyvät asiat, kuten työasemat ja niihin liittyvän tuen, fyysisten tietoliikenneverkkojen ja - palveluiden toteuttamisen, sovelluspalvelimiin ja muuhun tietoteknisen infrastruktuuriin liittyvät järjestelyt sekä tietotekniikan käytön tuen ja käyttäjähallinnan. Ohjelmakauden toimenpiteiden painopiste on vahvistaa Kajaanin kaupungin tietohallinnon suunnittelukykyä siten, että tietohallinto voi toimia sille asetetun tavoitteen mukaisesti kaupungin palvelutoiminnan kehittämisen strategisena mahdollistajana. Tietotekniikkapalveluiden kehittäminen lähtee toiminnan tarpeista ja siinä huomioidaan erityisesti myös kansallisella tasolla tapahtuvat muutokset mm. SOTEpalveluissa.
Kajaanin kaupunki 6(16) 4. Ohjelmakauden keskeiset kehittämisalueet Kuvassa 4 on esitetty ohjelmakauden keskeiset tietohallinnon kehittämisalueet, joiden tavoitteena on lisätä tietohallinnon suunnitelmallisuutta, vaikuttavuutta ja kykyä tukea palvelutoiminnan kehittämistä. Kuva 4: Tietohallinnon keskeiset kehittämiskohteet 2014 2018 4.1 Tietohallinnon organisoiminen ja toimintamallin kehittäminen Kaupungin organisaatioon hajautuneen tietohallinnon ja erityisesti sen suunnittelutoimintojen sekä - osaamisen uudelleen järjestely on keskeinen toimenpide, jolla nostetaan tietohallinnon kykyä toimia tulevassa roolissaan. Eri toimialoilla olevien ja keskitetyn tietohallinnon henkilöstön yhteistyötä tiivistetään tuomalla heidät saman hallinnan (=ohjauksen) alle. Konsernitason-/kaupunkitason kehittämiseen liittyvät tietohallintoresurssit ja varaukset keskitetään. Sen sijaan toimialakohtaiset ja toimialojen palvelutoiminnan kehittämiseen liittyvät varaukset sisällytetään toimialojen omiin suunnitelmiin. Tietohallinnon organisoitumista ja sen toimivuutta arvioidaan ohjelmakauden aikana. Toimintamalli edellyttää tietohallinnan kokonaishallinnan ja - ohjauksen kehittämistä. Siinä korostuu tietohallinnon ohjausryhmän toiminta, joten sen roolia ja toimintatapoja selkeytetään. Kokonaisuuden hallinta mahdollistaa yhteiset tietohallinnon menetelmät. Tietohallin-
Kajaanin kaupunki 7(16) toon liittyvien asioiden käsittely kiinnitetään kiinteämmin kaupungin asioiden käsittelyrytmiin tietohallinnon vuosikellon avulla. Tietohallinnon vuosikello on esitetty liitteessä 1. Kaupunkistrategian toteuttamisen ja sitä tukevien tietohallintotoimenpiteiden hallintaan varataan riittävät resurssit sekä työkalut. Seurantaa tukemaan otetaan käyttöön tietohallinnon mittaristo, jonka avulla tietohallinnon toimintakykyä kehitetään vastaamaan paremmin toiminnan tarpeita. Mittareilla seurataan tietohallinnon toimintamallin kehittymistä sekä tietohallinnon tuloksellisuutta. Mittareita lisätään ja tarkennetaan kokemusten karttuessa ja toimintamallin kehittyessä. Mittarit on kuvattu ohjelman liitteessä 2. 4.2 Tietotekniikkapalveluiden tehokas järjestäminen Toimintaympäristöjen monimutkaistuessa toimittaja- ja sopimushallintaa kehittämällä (yhteistyössä substanssijohdon kanssa) varmistetaan kaupungin toimialojen palvelutoimintaa ja niiden kehittämistä tukevat joustavat ja kehittyvät tietotekniikkapalvelut. Tietotekniikkapalveluiden ja ICT- tuotantojärjestelyiden kehittämisessä seurataan erityisesti kansallisen ERVArakennemuutoksen tuomia vaikutuksia nykyjärjestelyihin. Tietotekniikkapalveluiden kehittämisen lähtökohtana on hyödyntää mahdollisimman tehokkaasti nykyjärjestelyiden vahvuudet. Mahdollisen uudelleenjärjestelyn ensisijainen lähtökohta on tukeutuminen alueellisiin tai kansallisiin (kunnallisiin) toimijoihin ja yhteistyöhön. Eri järjestämisvaihtoehtoja tarkastellaan rakennemuutoksen etenemisen aikataulussa (mm. oma tuotanto tai ICT- markkinoiden hyödyntäminen). ICT- palvelutuotantoon liittyvän kaupungin oman osaamisen kehittäminen on riippuvainen sovittavista järjestämistavoista. 4.3 Verkostojen vahvistaminen Kajaanin kaupunki hyödyntää mahdollisimman tehokkaasti kansallisen kehityksen ja sieltä tulevat kaupungille soveltuvat palvelutoiminnan kehittämistä tukevat ratkaisut. Myös sellainen tietohallinnon erikoisosaaminen, jota tarvitaan harvoin ja jonka kehittäminen sekä ylläpitäminen vaativat paljon panoksia, hankitaan verkostosta. Esimerkkeinä tällaisesta osaamisesta on tietoturvaan ja kokonaisarkkitehtuurin kehittämisen tukeen liittyvä osaaminen. Ohjelmakauden alussa ja erityisesti sen aikana kehittyvät kansalliset ratkaisut myös tietotekniikkapalveluiden sekä ICT- palvelutuotannon järjestelyissä pyritään hyödyntämään mahdollisimman tehokkaasti Kajaanin kaupungin järjestelyiden kehittämisessä. Kaupungin tietohallintotoimenpiteiden ja alueen muun kehittämistoiminnan kokonaishallintaa lisätään riittävällä yhteistyöllä. Tietohallinnon toimenpiteillä edistetään mahdollisuuksien mukaan ajan tasalla olevan toimintaympäristön kehittyminen myös elinkeinoelämää varten. Kajaanin kaupunki täyttää myös kansalliset tavoitteet avaamalla hallussaan olevaa sähköistä tietoa ( avointa dataa ) mahdollisuuksien mukaan yritysten, kolmannen sektorin ja julkisen hallinnon käyttöön.
Kajaanin kaupunki 8(16) 4.4 ICT- hankintatoimen kehittäminen ICT- hankintoja ohjataan siten, että hankinnoilla varmistetaan kaupungin kokonaisuuteen ja tavoitteisiin perustuvat, parhaat mahdolliset tietotekniset ratkaisut. Kaikki ICT- hankinnat (myös toimialatason) hyväksytään tietohallinnon ohjausryhmässä tai muuten yhteisesti sovittavalla tavalla. Hankintojen arvioinnissa keskeistä on varmistaa niiden hyöty- ja vaikuttavuustavoitteiden asettaminen ja täyttyminen. 4.5 Henkilöstön ICT- osaamisen kehittäminen Henkilöstön ICT- osaaminen on tärkeässä roolissa tietojärjestelmien tehokkaan käytön varmistamiseksi. Kajaanin kaupunki panostaa lähitulevaisuudessa henkilöstön osaamisen kehittämiseen. Tämän työn ohessa kuvataan eri työtehtävissä tarvittava henkilöstön ICT- osaaminen. Samalla kehitetään uudenlaisia tapoja lisätä henkilöstön ICT- osaamista perinteisen kouluttamisen sijasta. Kolmas tavoite osaamisen kehittämisessä on panostaa uusien ohjelmistojen käyttöönottokoulutukseen. Tietojärjestelmien pääkäyttäjätoimintaa ja sen ohjausta kehitetään siten, että järjestelmien heidän osaaminen ja mahdollisuudet osallistuminen kaupungin toiminnan kehittämiseen ovat mahdollisimman hyvät. Myös henkilöstön kykyä käyttää ja soveltaa tietotekniikkaa omissa työtehtävissään ja työympäristöissä lisätään.
Kajaanin kaupunki 9(16) 5. Tietohallinnon osaamisen ja roolien kehittäminen Tietohallinnon johtamista ja kokonaisarkkitehtuurien hallintaa yhdessä kaupunki- ja toimialajohdon kanssa kehitetään tiivistyvän yhteistyön ja tarvittaessa sitä tukevien koulutusohjelmien kautta. Kokonaisuuteen sisältyy myös hankintojen-, toimittajanhallinnan ja sopimushallinnan osaamisen kehittäminen sekä hallinta. Kaupungin palvelutoiminnan muutoksiin tähtäävien projektien hallinta ja muutoksen johtaminen vaatii tiivistä yhteistyötä tietohallinnon sekä substanssijohdon kesken. Tietohallintoon lisätään toimialojen toiminnan tuntemusta. Sitä tuetaan riittävällä toimialakohtaisten palvelutoiminnan kehittämiseen liittyvien ratkaisuiden ja markkinoiden tuntemuksella. Oleellisia osaamisen kehittämisalueita tietohallinnossa on prosessikehitykseen, projektinhallintaan - ja menetelmiin, tiedonhallintaan ja ratkaisujen hallintaan liittyvä osaaminen. Henkilöstön kykyä soveltaa tietotekniikkaa omassa työssään ja työympäristössä lisätään. Myös pääkäyttäjien toiminnan kehittämisen kyvykkyyttä lisätään. Henkilöstön kouluttautumista tuetaan järjestämällä sitä tukevat sähköiset oppimisympäristöt ja oppimista tukevat materiaalit. Kuva 5: Tietohallinto-osaaminen tavoitetilassaan koostuu usean tason osaamisesta Tietohallinto muodostuu varsinaisten tietohallinnon ammattilaisten, poliittisen päätöksenteon, substanssijohdon, käyttäjien ja pääkäyttäjien muodostamasta kokonaisuudesta. Eri toimi-
Kajaanin kaupunki 10(16) joiden roolien selkeyttämisellä päästään parhaaseen mahdolliseen toimintamalliin. Kokonaisuuden hallinta ja tietohallinnon rooli toiminnassa on esitetty kuvassa 6. Kuva 6: Tietohallinnon rooli kokonaisuuden hallinnassa Kuvan 6 mukainen kokonaisuus vaatii selkeät roolit sekä tehtävät substanssi- ja tietohallintojohdon välille. Kuvassa 7 on kuvattu substanssijohdon ja tietohallinnon välinen keskeinen roolijako ja tehtävät.
Kajaanin kaupunki 11(16) Kuva 7: Substanssijohdon ja tietohallintojohdon roolit ja vastuut Roolien ja vastuiden lisäksi tietohallinnon roolien kehittämiseksi tietohallinto- ohjelmaan on kirjattu tietohallinnon päätöksenteon periaatteet. Ne on esitetty alla olevassa taulukossa. Rahoitukseen liittyvät päätökset Kaupunkitasoiset uudet tietohallintoprojektit ja nykyjärjestelmien kehittämisprojektit Toimialakohtaiset uudet tietohallintoprojektit ja nykyjärjestelmien kehittämisprojektit Tietohallinnon toimittajien palvelutason laadun seuranta ja korjaavien toimenpiteiden sopiminen Henkilöstön ICT - koulutukset Tietohallinnon yhteistyöhankkeet Keskitetyt kehitys- ja käyttökustannukset valmistellaan tietohallinnon ohjausryhmässä ja päätetään kaupungin ohjeistuksen mukaan. Toimialakohtaiset rahoituspäätökset valmistelee toimialat. Tietohallinnon ohjausryhmä valmistelee, kaupunginhallitus päättää Toimialajohtajat yhdessä tietohallinnon kanssa valmistelevat kaikki hankkeet käsiteltäväksi tietohallinnon ohjausryhmässä. Ohjausryhmä arvioi onko hankkeella kaupunkitasoisia vaikutuksia. Hankintasäännöstö määrittelee hankkeen päätösvallan. Ylätasolla tietohallinnon ohjausryhmä ja tarkemmin tietohallintopäällikkö Koko henkilöstöä koskevista koulutuksista päätetään tietohallinnon ohjausryhmässä. Toimialojen sovelluskohtaisista koulutuksista päättävät toimialat rahoituksiensa puitteissa. Tietohallinnon ohjausryhmä ja/tai kaupunginhallitus (projektimäärärahat) Taulukko 1. Tietohallinnon päätöksenteon periaatteet
Kajaanin kaupunki 12(16) 6. Kehittämisen perustana yhteiset ratkaisut Kokonaisuuden hallinnan kannalta keskeistä on varmistaa, että Kajaanin kaupungin tietotekninen ympäristö ja tietohallinnon kehittyminen rakentuu yhteisten tavoitteiden ja ratkaisujen pohjalta. Lähtökohtana ovat konsernitason ratkaisut, kivijalka, jonka rakentuminen voi lähteä myös toimialakohtaisten tarpeiden pohjalta. Ohjausta ja toimintatapoja terävöittämällä varmistetaan, että kaikissa sekä konserni- että toimialakohtaisissa ratkaisuissa pohjana on joko kaupunkiin jo valittu tai hankinnan yhteydessä valittava yhteinen perusratkaisu. Tavoitteena on, että ratkaisuja yhtenäistämällä päästään tilanteeseen, jossa myös ratkaisujen taustalla olevat tietoaineistot yhtenäistyvät. Tämä mahdollistaa myös asteittaisen tietojen hyödyntämisen lisäämisen johtamistoiminnassa (ns. tiedolla johtamisen mahdollistumisen). Kuva 8: Tietohallinnon ja yhteisen kivijalan kehittäminen 2014-2018 Kuvan 8 tarkempi sisältö on kuvattu konsernitason hankkeiden ja yhteisten ratkaisujen osalta ohjelman liitteessä 3. Kuvassa 8 on kuvattu vaiheet, miten tietohallinnosta tulee toimialojen, liikelaitosten ja yhtiöiden strateginen kumppani. Kumppanuuden syntyminen edellyttää vaiheittaista toimintatapojen muutosta alkaen tietohallinnon uudelleen järjestämisestä. Uudelleen järjestelyn jälkeen aloitetaan uusien toimintatapojen sisäänajo. Tämän vaiheen jälkeen tietohallinnon kehitysasioita viedään eteenpäin projektimaisesti yhdessä organisaation kanssa.
Kajaanin kaupunki 13(16) 7. Tietohallinto- ohjelman toteutumiseen liittyvät riskit Kajaanin kaupungin tietohallinto- ohjelman laadinnan yhteydessä on tunnistettu riskejä, joilla on vaikutusta toteutuessaan ohjelmakauden tavoitteiden toteutumiseen. Tunnistetut riskit ovat taloudellisia, toiminnallisia, henkilöihin ja sopimuksiin liittyviä riskejä. Riskien yhteenveto on esitetty kuvassa 9. Kuva 9: Yhteenveto tietohallinto- ohjelman toteutumiseen liittyvistä riskeistä Yhteenvedossa esitetyt riskit luokitellaan merkittäviin (punainen), kohtalaisiin (keltainen) ja vähäisiin (vihreä) riskeihin. Eri luokkien riskeihin reagoidaan eri tavoilla. Merkittäviin riskeihin reagoidaan aktiivisesti ja pyritään estämään niiden toteutuminen. Kohtalaisten riskien kehittymistä seurataan ja reagoidaan, jottei niistä pääse muodostumaan kriittisiä riskejä. Vähäisten riskien osalta tilannetta seurataan. Taloudelliset riskit sijoittuvat arviossa merkittäviin - ja kohtalaisiin riskeihin. Merkittävä riski on ICT- investointien määrärahojen riittävyys. Keino tämän riskin välttämiseksi on tietohallinto-ohjelmaan perustuva toimenpidesuunnitelman laadinta, jossa investoinnit on määritelty ja aikataulutettu. Tämän perusteella muodostuu hankintakokonaisuus, joka hyväksytetään kaupunginhallituksessa. Kohtalainen taloudellinen riski on tietoteknisten palveluiden hintojen nousu. Tämä riski vaatii aktiivista seurantaa, koska tulevaisuudessa tietohallinto tulee ostamaan enemmän valmiita palveluita kaupungin toiminnallisen tarpeen tukemiseen. Keinona riskin välttämiseksi on palvelujen kilpailutus sekä verkostojen hyödyntäminen.
Kajaanin kaupunki 14(16) Toiminnalliset riskit sijoittuvat arviossa merkittäviin ja kohtalaisiin riskeihin. Merkittävä riski on toimintaympäristön rakennemuutos. Tällä muutoksella tarkoitetaan SOTE- uudistusta sekä mahdollista kuntarakenteessa tapahtuvaa muutosta. Rakennemuutosten toteutuessa kaupungin tietohallinnon resurssien riittävyys on kyseenalainen toteuttamaan kaikkia tietohallinto-ohjelmaan kirjattuja tavoitteita. Keinot riskin välttämiseksi ovat aktiivinen tilanteen seuraaminen ja vaikuttaminen tietohallintoa koskeviin päätöksiin. Rakennemuutoksen myötä tulevat toiminnalliset muutokset päivitetään tietohallinto- ohjelmaan. Toinen merkittävä riski on tietohallinnon toimintamalli käyttöönotto koko kaupunkiorganisaatiossa. Konsernitason hankkeiden eteenpäin vienti vaatii uuden toimintamallin käyttöönottoa, jotta toimialat, liikelaitokset ja yhtiöt voivat täysimääräisesti hyödyntää uusia investointeja. Keino riskin ehkäisemiseksi on aktiivinen toimintamallin perehdyttäminen organisaatiolle. Kohtalaisista riskeistä merkityksellisin on organisaation kyky johtaa muutosta, joita ICT- investointien myötä tapahtuu. Muutokset tulevat olemaan lähinnä muutoksia työn tekemisen tavoissa. Riskin välttäminen vaatii organisaation esimiehiltä sitoutumista ja muutoksen läpivientitaitoja. Lisäksi tarvitaan aktiivista vuorovaikutusta toimialojen, liikelaitoksen ja yhtiöiden sekä tietohallinnon kesken. Riskin toteutumisella on suora vaikutus tietohallinto- ohjelman odotusarvon heikkenemiseen, joka on tuottavuuden lisääminen kaupunkikonsernissa tietohallinnon ratkaisuilla. Henkilöriskit sijoittuvat arviossa kohtalaisiin riskeihin. Merkityksellisin riski näistä on ICThankinta- ja sopimusosaaminen. Tietohallinnon rooli muuttuu tulevaisuudessa yhä enemmän toiminnoksi, joka hankkii markkinoilta valmiita ICT- ja palveluratkaisuja, jotka kytketään osaksi kaupungin varsinaista palvelutuotantoa. Keinot riskin välttämiseksi ovat tiivis yhteistyö kaupungin hankintatoimen kanssa sekä ulkopuolisten asiantuntijoiden hyödyntäminen merkittävimmissä hankinnoissa. Sopimusriski sijoittuu arviossa kohtalaiseksi riskiksi. Sopimushallinta ja sopimussisällöt ovat entistä merkittävämpiä tulevaisuudessa hankintojen lisääntyessä. Riskin välttämiseksi tietohallinnon sopimusten laadintaa kiinnitetään huomiota ja sopimuksia laaditaan yhteistyössä hankintatoimen sekä lakimiesten kanssa.
Kajaanin kaupunki 15(16) 8. Yhteenveto Kajaanin kaupungin tietohallinto-ohjelma on laadittu siksi, että sen avulla varmistetaan kaupunkikonsernin toimialojen, liikelaitosten ja yhtiöiden toiminnallisen tarpeen ja tietohallinnon ratkaisujen paras mahdollinen yhteensopivuus. Tavoitteena ohjelmassa on, että sen avulla toimintaa ja palvelutuotantoa voidaan tehostaa ja sitä kautta saavuttaa taloudellisia hyötyjä. Ohjelmassa painotetaan tietohallinnon toimintamallia ja roolia, tällä pyritään siihen, että tietohallinto kykenee paremmin vastaamaan toiminnan kehitystarpeisiin. Ohjelmassa omana painopistealueena ovat tietotekniset ratkaisut. Ilman ajanmukaisia ratkaisuja toiminnan kehittäminen on rajallista. Kajaanin kaupungin toiminnalliset tarpeet vaativat kehityspanostusta, tämä edellyttää tietohallintoratkaisuissa kunnallisen ja alueellisten ratkaisujen lisäksi kansalliseen verkostojen ratkaisujen sekä osaamisen hyödyntämistä. Kaupungin henkilöstön ICT- osaamiseen kiinnitetään huomiota ohjelmakauden aikana ja parannetaan pääkäyttäjien mahdollisuutta kehittää toimintaa. Tietohallinnon hankinnoilla toteutetaan käytännössä kaupungin substanssitoiminnan tietohallinnolle asettamat tavoitteet. Hankintojen toteutusta terävöitetään ohjelmakauden aikana ja hankinnoissa hyödynnetään verkostoissa olevia valmiita ratkaisuja. Tietohallinto- ohjelmassa on määritetty keskeiset, yhteiset ratkaisut, joilla tietohallinto toteuttaa toimialojen, liikelaitosten ja yhtiöiden tarpeita kertainvestoinneilla. Tällä vältetään päällekkäiset järjestelmähankinnat ja mahdollistetaan järjestelmien parempi yhteen toimivuus. Toimintaympäristön ja teknologian kehittyminen on jatkuvaa, tämä vaatii sitä, että tietohallinto- ohjelmaa tarkastellaan vuosittain kaupungin eri organisaatioiden kanssa. Ohjelmaa päivitetään toiminnan tarvetta vastaavaksi tarvittaessa kesken ohjelmakauden.
Kajaanin kaupunki 16(16) 9. Liitteet Liite 1: Tietohallinnon vuosikello Liite 2: Lähtötilanteen tietohallinnon mittarit Liite 3: Tietohallinnon ratkaisut