Maatalous-metsäylioppilaiden liitto MMYL ry Agrikultur-forststudenternas förbund AFSF rf Y-tunnus 1734154-9 Hallituksen kokous 2 / 2014 Pöytäkirja Aika: 03.02.2014 klo 12 Paikka: MMYL: kerhotila, B-talo, Viikki Paikalla: Tommi Jalo (pj), Moila Ant-Wuorinen, Petteri Hänninen (poistui 13.30), Mari Lahti, Terhi Mäkinen, Laura Niiranen (sihteeri klo 14.16-15.26), Tanja Salonen, Jenni Styrman (poistui 13.45), Uula Toikka, Elina Tupamäki, Laura Pirkola (sihteeri, poissa 14.16-15.12), Eemeli Piesalo (saapui 12.15, poistui 12.25) 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 12.09. 2. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Esityslistan hyväksyminen Lisättiin kohta 16. Lawra-projekti. 4. Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen Hyväksyttiin kokouksen 1/2014 pöytäkirja. 5. Ilmoitusasiat Mäkinen ja Jalo edustavat MMYL:iä EKY:n vuosijuhlissa Dekaani on nimittänyt Hanni Muukkosen opetuksesta vastaavaksi varadekaani Jari Valkonen tutkimuksesta vastaavaksi varadekaaniksi. Jalo aikoo osallistua HYY:n järjestämään koulutuspoliittiseen tilaisuuteen. 6. IAAS Myönnettiin Eemeli Piesalolle läsnäolo- ja puheoikeus. Eemeli oli ollut Puolassa IAAS:n Euroopan konferenssissa vuodenvaihteessa. Osallistujat olivat tutustuneet Varsovaan, paikalliseen omenantuotantoon, osallistuneet järjestökoulutuksiin ja viettäneet vapaammin aikaa yhdessä. Saatiin tietoa siitä, miten IAAS toimii muissa maissa.
7. Alkuvuoden järjestäytymisasiat 7.1. Nimenkirjoitusoikeudet Nimenkirjoitusoikeuksien muutos PRH:lle on vireillä. 7.2. Tilinkäyttöoikeudet Jalo, Styrman, Sauru ja Lähteenmäki ovat menossa yhdessä pankkiin hoitamaan tilinkäyttöoikeuksien muutoksia ja muita tiliin liittyviä asioita. 7.3. Avaimet 7.3.1. HY:n MMTDK:n tiloihin Anotaan B-talon avaimet puheenjohtajalle, varapuheenjohtajalle, tapahtumavastaavalle (Juulia), urheiluvastaavalle ja KV-vastaavalle. 7.3.2. MMYL ry:n toimistolle Kaikki hallituslaiset ja mahdollisesti myös toimihenkilöt saavat toimiston avaimet, osa on jo anottu ja noudettu. 7.4. Tutustuminen toimistoon ja Kertsiin Osa hallituslaisista oli tutustumassa toimistoon avainten hakulomakkeiden tekemisen yhteydessä 22.1. Kertsin kehittämistä voisi miettiä myös hallituslaisten kanssa. 7.5. Tapaamiset 7.5.1. MMTDK:n dekaanin kanssa Dekaani ehdottaa tapaamisaikaa lähiaikoina. 7.5.2. MMTDK:n kanslian kanssa Tapaaminen 10.2.14 klo 13.00, paikalla mm. opintoasiainpäällikkö, opintoasiainsuunnittelijoita ja kansainvälisistä asioista vastaava henkilö. 7.5.3. MMTDK:n opintoasiainpalveluiden kanssa Tapaaminen on kanslian henkilökunnan tapaamisen yhteydessä.
7.5.4. MMYL ry:n esimiehen kanssa Tapaaminen sovitaan 12.2. jälkeen. 7.6. Karonkka 24.-25.1. Karonkka oli onnistunut. Ruokiin meni noin 200e ja juomiin noin 100e, mutta osa jäi yli myöhempää käyttöä varten. Matkakuluihin meni noin 100e, päätettiin maksaa matkakulukorvauksena autoilijoille. Päätettiin ostaa korvaukseksi kaksi punaviiniä isäntäväelle. 7.7. Edustuskulut Päätettiin, että MMYL maksaa yhden illalliskortin vuosijuhliin eli jos osallistujia on kaksi, osallistujalle maksetaan puolikas illalliskortti. Lahjaan käytetään noin 20 euroa. 8. MMYL Ainejärjestöilta 1/2014, 20.1. Tilaisuus onnistui hyvin ja siitä on saatu hyvää palautetta. Tarjoiluihin meni noin 100e, joka hyvitetään maksaneille. Päätettiin budjetoida kaikkien ainejärjestöiltojen tarjoiluihin 100e. Tehdään tiivistelmä tilaisuudesta nettiin. 9. Toimihenkilöt 9.1. Tasa-arvo- ja ympäristövastaavan toimihenkilönimenmuutos Päätettiin muuttaa toimihenkilöviran nimi yhdenvertaisuus- ja ympäristövastaavaksi. Salonen on suunnitellut, että tänä vuonna paneudutaan erityisesti ympäristöasioihin. Suunnitelmissa on yhteistyötä eri osa-alueiden (mm. liikunta, tapahtumat) kanssa. Lisäksi voitaisiin järjestää kierrätys- yms. tapahtumia ja tiedottaa opiskelijoita ympäristöasioista. 9.2. Fuksi- ja tuutorivastaavan toimihenkilövirka Jalo oli keskustellut aiheesta tiedekunnan tuutoriprojektipäällikön kanssa. Fuksi- ja tuutorivastaavan toimihenkilövirka perustetaan, mikäli sopiva ehdokas löytyy. Keskusteltiin myös liikuntavastaavan toimihenkilöviran perustamisesta.
10. Toimintasuunnitelma 2014 Toimintasuunnitelman DL oli 30.1, mutta kaikkia osuuksia ei ole vielä saatu valmiiksi. Sovittiin, että uusi DL on 16.2., jotta toimintasuunnitelma voidaan hyväksyä seuraavassa kokouksessa. Jalo ja Pirkola kokoavat dokumentin. 11. Talousasiat Talousarvio 2014 Alustava talousarvio esiteltiin ja sen sisällöstä keskusteltiin. Muutosehdotuksia ja kommentteja voi osoittaa taloudenhoitajalle. Lopullisen version DL on 16.2. Varainhankinta Kaikkien pitäisi kommentoida sponsorihakemusta, jotta siitä saadaan mahdollisimman hyvä. Kulut ja kulukorvaukset Päätettiin, että mahdollisuuksien mukaan toimintaan liittyvät kulut päätetään etukäteen kokouksissa, mutta se ei ole välttämätöntä pienien kulujen kohdalla. Kulukorvaukset kuitteineen hyväksytään ja kirjataan pöytäkirjoihin. Muut talousasiat MMYL:n tililtä on maksettu 52,80 e ja 17,00 e nettisivujen hallintaan liittyviä kuluja. 12. MMYL Kertsi Suunnitteilla on kokous kerhotilan kehittämisestä, myös metsälaitoksen henkilökunta aikoo osallistua kokoukseen, jotta metsäläisten omaisuuden kohtalosta voidaan sopia. HYY:ltä haetaan kalustetukea MMYL:n kertsiä varten. Myönnettiin Oikos ry:lle lupa myydä laskiaispullia MMYL:n kertsillä 28.2. 13. Kevään liittokokous Sääntöjen mukaan toimintakertomus ja tilinpäätös pitää luovuttaa toiminnantarkastajille kuukautta ennen liittokokousta. Liittokokous järjestetään mahdollisuuksien mukaan viikolla 11. Lawra hoitaa tarjoilut (varainhankinta). Päätettiin budjetoida sekä kevään että syksyn liittokokouksiin tarjoiluihin 200 euroa/ kokous. Jalo selvittää sopivaa tilaa ja puheenjohtajaa kokoukseen.
14. Tapahtumat 14.1. Laskiainen 4.3. Laskiainen väliviikolla. Mahdollisesti Jalo ja Niiranen ovat menossa Ullanlinnaan, teltan vieminen riippuu järjestäjien määrästä. Lawra haluaa mahdollisesti suorittaa varainhankintaa, mikäli teltta on paikalla. 14.2. Viikki GP 12.3. Viimeinen rasti pidetään Kaiku-klubilla. Osallistumismaksu on henkilökohtainen sisältäen jatkobileet ja narikan. MMYL:lla voisi olla tankkausrasti Viikissä, kysellään sponssia esim. Valiolta. 14.3. Konsertti Monarilla Mahdollisesti pikkujoulukonsertti, selvitellään Monarin kanssa. 14.4. Jatkot Agronomiliiton vastavalmistuneiden illalliselle 4.4. Suvi Huttunen ja Heidi Hännikäinen kokoustavat tapahtumavastaavien kanssa tällä viikolla. 14.5. Vappu Allianssi & Zetorin veto 30.4-1.5. Gloria on varattu viime vuonna, paikkaa kuitenkin pohditaan vielä erityisesti ensi vuoden kannalta. HYY:ltä kyselty mahdollisuutta järjestää Zetorin veto Ylioppilasaukiolla. 14.6. MMTDK:n Promootio 5.-7.6. Promovenditoimikunnan kokous järjestetään 4.2, Jalo ja Pirkola ovat menossa paikalle. Airuthaku on edelleen käynnissä. Speksiläiset mahdollisesti mukana patsaskierrossa. 14.7. Fuksiaiset Järjestetään viikolla 36. 14.8. PM-kisat 17.-20.9. Unicafe Viikunan kanssa neuvotellaan aamupalojen yms. järjestelyistä, Banketti järjestetään Viikunassa. Varainhankintaa selvitetään,
ruokatavarasponsoreita on jo saatu: mm. Valio ja Fazer. Lauri Lähteenmäki hoitaa kisojen taloutta. PM-kisoja varten kuvattiin promovideota Tahkolla. Ensimmäinen virallinen pm-kokous on torstaina 13.2 Viikin Monitoimitalon takkahuoneessa. Kokous on kutsuttu kokoon tammikuun lopussa. Päivämäärä valittiin äänestämällä. Tiistaina 4.2 kokoustetaan EE-talon vahtimestarien kanssa Viikunan tilojen käytöstä. Paikalle tulee päävahtimestarit, pm-kisavastaava Elina Tupamäki, pm-kisojen ruokavastaava Petteri Hänninen ja bankettivastaava Heli Suutarla. Muiden maiden joukkeenjohtajien kanssa pidetty yhteyttä. Kaikki 3 (Ruotsi, Tanska ja Norja ovat lähettämässä joukkueet syyskuussa Viikkiin. Majoitusmahdollisuuksia pohditaan vielä. B- ja C-grundi on jo luvattu pmkisojen ajaksi MMYL:n käyttöön. 14.9. Speksi Tuottajia etsitään edelleen, muihin tehtäviin on tullut hakemuksia. 15. Kansainvälisyys 15.1. Suomi Night 7.2. Järjestetään YFK:n Käärmeenpesällä klo 18 alkaen. Järjestöesittelyt alkavat klo 19, kaikkia MMYL:in järjestöjä odotetaan paikalle. Kutsu lähetetty kansainvälisille opiskelijoille MMTDK:n kanslian, englanninkielisten sähköpostilistojen ja facebook:in kautta sekä ainejärjestöjen hallituksille sekä erikseen kv-vastaaville tai puheenjohtajille. Myös EKY lähtee tänä vuonna mukaan. Illan tarjoilubudjetiksi sovittiin 200e. Kustannukset jaetaan tasan tiedekuntajärjestöjen kesken eli järjestökohtaiseksi summaksi tulee noin 50e. Sovittiin, että tapahtuman talous pyörii MMYL:in kassan kautta, sillä MMYL:n tilillä on jo valmiiksi noin 120e yhteisen kv-toiminnan rahoja.
KV-toimintasuunnitelma melkein valmis. Viime vuonna suunniteltiin ja tilattiin 300 kpl kv-haalarimerkkejä (Viikki International) ja ne myytiin loppuun 2,5 tunnissa julkaisupäivänä, joten niitä voisi tilata lisää. 20.1. Lounastettiin yhdessä Biosfäärin kv-vastaavan kanssa. Keskusteltiin edellisvuoden toiminnasta ja pohdittiin mitä asioita pitää kehittää ja miten. 22.1. Kokoonnuttiin yhdessä Biosfäärin järjestöjen kanssa ja kartoitettiin kvtoimintaa ja sen mahdollisuuksia. Puhuttiin tulevista tapahtumista ja suunniteltiin tulevaa yhteistyötä keväälle. Biosfääri on tänä vuonna vahvasti mukana kvtoiminnassa. 23.1. Kokoonnuttiin YFK: ulkoasiainvaliokunnan puheenjohtajan kanssa. Tutustuttiin ja neuvoteltiin tiedekuntajärjestöjen välisestä yhteistyöstä kvtoiminnassa vuonna 2014. Myös Biosfääri tuli paikalle. Keskusteltiin myös Suomi Night:ista ja päätettiin sen järjestelyn vastuualueista. 5.2. Pidettiin toinen Suomi Night -suunnittelukokous yhdessä YFK:n, Biosfäärin ja EKY:n kanssa. Kartoitettiin mm. illan ohjelmaa ja suunniteltiin tarjoiluja. 16. Lawra-projekti Lawra sai rahaa kaivon hankkimista varten. Lawra tekee paljon varainhankintaa tänä vuonna, aikomuksena on osallistua esim. laskiaisen tarjoiluihin. Projektityöntekijöitä oli istuttamassa puita Lawrassa. Lawra voisi olla myös esillä fuksilehdessä. Kokoustauko 14.16-14.25. Tauon jälkeen sihteerinä toimi Laura Niiranen. 17. Liikunta 17.1. MMYL Käsipallovuoro Moila ehdotti oman vuoron varaamista. Koska vuoron ei pitäisi aiheuttaa kustannuksia, MMYL:lle, suositeltiin yhteydenottamista Jyrki Walliniin (Agronomiliitto). Salivaraus suunniteltiin tehtäväksi syksyksi (koko salin vuokra). Pohdittiin yhteydenottoa muihin kerhoihin, mahdollisesti pidettäisiin esittelytunti. Akateemisten kasvintuottajien vuorolle 18.2. 17.2. Hiihtokisat WiSkin kanssa 12.2. Tapahtuman tilanne on epäselvä, mutta FB-eventti tehty ja kokous aiheesta
aiotaan järjestää mahdollisimman pian. 17.3. HYY:n Amerikkalaisen jalkapallon joukkue Otettu yhteys HYY:n liikuntavaliokuntaan, mutta sieltä ei ole saatu vastausta. Lajia ehdotettiin kesäliikunnaksi. 17.4. Viikin tiedekuntajärjestöjen väliset olympialaiset 10.4. Tapahtuman suunnittelu on aloitettu. On tullut kiitosta liikuntaeventtien (FB) teosta, tieto leviää. 18. Opintoasiat ja edunvalvonta 18.1. Kokouskäytäntökoulutus Järjestetään 17.2. klo 17 Agronomiliitolla, kouluttajana on Miiro Jääskeläinen. Lawra hoitaa tarjoilut. Ilmoittautuminen E-lomakkeella tulossa. Päätettiin budjetoida tapahtumaan 200 euroa. Agronomiliitto tarjoaa kahvit tilaisuuteen. 18.2. Opintojen suunnitteluaamupäivä 17.1. Kokouksessa pidettiin MMYL:n puheenvuoro ja saatiin positiivista palautetta. 18.3. MMYL Opintojaos Otetaan mallia YFK:lta, joilla on oma opintovaliokunta. Ehdotettiin MMYL Opintojaos facebook-ryhmän mainostamista MMYL: n facebook-ryhmässä. 18.4. Hallopedit Pidetään aktiivista yhteyttä ja pyritään aktivoimaan hallopedejä tapaamaan yhdessä ennen kokouksia. 18.5. Tiedekunnan toimikunnat Tiedekunnalta toivotaan pyyntöä opiskelijajäsenten nimittämisiksi. Tämä kausi loppuu 31.1. 18.6. Viikin parkkimaksut Anna-Maija Lukkarilta tullut viesti. Opiskelijoille voidaan myöntää pitkäaikaispysäköintioikeus, tulossa käyttöön syyslukukaudella. Puhuttiin
pyöräilymahdollisuuksien parantamisesta. Tarvittaessa tehdään kyselyä opiskelijoiden autoilusta. 18.7. MMTDK Seinäjoen OPO-päivillä 7.2. Tiedekunta ei ole ennen ollut OPO-päivillä. Helsingin yliopiston tiedekunnista vain MMTDK on edustamassa. 18.8. Kupoli + Klusteri Yhteiskokous pidetty 30.1. ja sopimusluonnokset ovat kommentoitavissa netissä. Toivottiin MMYLn hallituksesta edustajaa. 18.9. HYYn tiedekuntajärjestöjen PJ -tapaaminen 28.1. Pöydättiin. 18.10. Viikin tiedekuntajärjestöjen PJ -tapaaminen 30.1. Pöydättiin. 19. Työelämä- & alumniasiat 19.1. Yhteydenpito Agronomiliittoon & Metsänhoitajaliittoon Tiedottaja ja varapuheenjohtaja ottavat yhteyttä ja ilmoittautuvat. 19.2. MMTDK:n Alumnitapahtuma Seinäjoella Ei mitään uutta. 19.3. ViikkiAreena Järjestely on alkamassa, järjestöihin on otettu yhteyttä. 20. Muut esille tulevat asiat Kuvat ja tiedot (tehtävä, nimi, sähköposti ja ainejärjestö) hallituslaisista tulossa ilmoitustaululle, kuvat saatava keskiviikoksi 5.2. Esitettiin termospullojen ostamista MMYL:lle. Päätetään ostaa yksi 5 litran ja kaksi 3 litran termospulloa. Valtuutetiin Uula hankkimaan termospullot. Päätettiin järjestää vappu-haalarimerkkikilpailu. Voittajan palkinto päätetään myöhemmin.
21. Seuraava kokous Päätettiin pitää maanantaina 17.2., kellonaika doodlataan. 22. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.26. Pöytäkirjan vakuudeksi Helsingissä..2014 Tommi Jalo puheenjohtaja Laura Pirkola sihteeri