VIESTINTÄOHJE
VIESTINNÄN HUONEENTAULU Kaupunkikonsernin viestintä on ajankohtaista, aktiivista, avointa ja vuorovaikutteista. Kaupunkikonsernin viestinnässä kerrotaan asiat mahdollisimman objektiivisesti ja monipuolisesti tosiasioihin perustuen. Kaupunkikonsernin viestintä on perusvireeltään positiivista. Viestintä on osa kaikkea kaupunkikonsernin toimintaa ja päätöksentekoa. Jokaisella työntekijällä on vastuu hyvästä viestinnästä. Viestinnässä käytetään yhtenäistä graafista ulkoasua ja eri viestintävälineitä mahdollisimman monipuolisesti. Hyvä sisäinen viestintä on onnistuneen ulkoisen viestinnän edellytys. Viestintää tehdään yhteistyössä. Hyvä viestintä vaatii jatkuvaa kehittämistä.
1 (29) Sisällysluettelo 1. VIESTINNÄN TAVOITTEET Miksi kaupunki viestii?... 2 2. VIESTINNÄN PERUSVIESTIT Mitä kaupunki viestii?... 5 3. VIESTINNÄN KOHDE- JA SIDOSRYHMÄT- Kenelle ja kenen kanssa viestitään?... 7 4. VIESTINNÄN YLEISET PERIAATTEET Miten kaupunki viestii?... 8 5. VIESTINNÄN VASTUUT JA ORGANISOINTI... 12 6. VIESTINNÄN VÄLINEET... 14 7. KANSAINVÄLINEN VIESTINTÄ... 23 8. VIESTINTÄ ERITYIS- JA KRIISITILANTEISSA... 24 9. MARKKINOINTI... 25 10. VIESTINTÄYHTEISTYÖ... 27 11. VIESTINNÄN SEURANTA JA KEHITTÄMINEN... 29
2 (29) 1. VIESTINNÄN TAVOITTEET Miksi kaupunki viestii? Viestinnällä ollaan vuorovaikutuksessa asukkaiden kanssa ja osallistetaan asukkaat kaupungin kehittämiseen Kaupunki on olemassa kuntalaisia varten. Kuntalaisilla on oikeus tietää, miten kunnan asioita hoidetaan sekä oikeus osallistua ja vaikuttaa kunnan toimintaan. Lappeenrannan kaupunkikonsernin viestinnän tavoite on omalta osaltaan edistää kaupungin strategian toteutumista ja toimia kaupungin ja sen asukkaiden hyväksi. Viestintä tarjoaa tietoa kaupungin tavoitteista, suunnitelmista ja päätöksenteosta sekä palveluista ja toiminnasta. Viestinnällä edistetään lappeenrantalaisten hyvinvointia ja luodaan edellytykset avoimelle vuorovaikutukselle sekä kuntalaisten mahdollisuuksille vaikuttaa kaupungin toimintaan. Viestinnällä myös aktivoidaan kuntalaisia osallistumaan ja pitämään huolta elinympäristöstään, itsestään ja toisistaan. Viestinnän ja vuorovaikutuksen avulla palveluita ja toimintaa voidaan kehittää asiakastarpeita vastaaviksi. Viestinnällä myös rohkaistaan ja ohjataan ihmisiä uusien asiointi- ja palvelutapojen käyttöön. Viestinnällä rakennetaan kaupungin mainetta ja vaikutetaan Kaupunkikonsernin viestintä tukee johtamista ja kehittämistä sekä strategisten tavoitteiden toteutumista. Viestinnällä rakennetaan vahvaa, kaupungin ainutlaatuisuuksiin ja vahvuuksiin perustuvaa mainetta kansainvälisenä yliopistokaupunkina. Viestinnällä edistetään Lappeenrannan aseman vahvistumista palveluistaan huolehtivana ja asukkaiden viihtyvyyttä vaalivana vetovoimaisena maakuntakeskuksena. Avoin ja vuorovaikutukseen perustuva viestintä ja toimintakulttuuri kannustavat asukkaita ja kaupungin omaa henkilöstöä markkinoimaan kaupunkia positiivisena mahdollisuutena. Jokainen lappeenrantalainen on kaupungin PR-lähettiläs ja iloisen kaupunkikuvan välittäjä. Markkinointiviestinnällä houkutellaan uusia asukkaita, opiskelijoita ja yrityksiä muuttamaan Lappeenrantaan sekä turisteja vierailemaan täällä. Edelleen viestinnällä ja markkinoinnilla edistetään Lappeenrannan kehittymistä kansallisesti ja kansainvälisesti tunnetuksi koulutuksen, osaamisen, matkailun ja kestävän kehityksen edelläkävijäkaupungiksi. Viestintä luo työtyytyväisyyttä Hyvä viestintä on merkittävä työtyytyväisyyteen vaikuttava tekijä. Se edistää henkilökunnan luottamusta ja sitoutumista Lappeenrannan kaupunkikonserniin työnantajana.
3 (29) Riittävällä sisäisellä viestinnällä varmistetaan, että kaupunkikonsernin työntekijät ja luottamushenkilöt saavat oman työnsä tarkoituksenmukaiseen suorittamiseen tarvitsemansa tiedon. Sisäisen viestinnän avulla kerrotaan henkilöstölle ja luottamushenkilöille kaupunkikonsernin tavoitteista, toiminnasta ja taloudesta, tulevista muutoksista sekä henkilöstöä koskevista päätöksistä ja henkilöstöeduista, kuten myös muista ajankohtaisista asioista. Hyvä sisäinen viestintä kasvattaa kaupungin mainetta tavoiteltavana ja hyvänä työnantajana, mikä luo paremmat edellytykset myös hyvälle ulkoiselle viestinnälle. Jokainen henkilöstöön kuuluva viestii ja edustaa kaupunkia omalta osaltaan arkipäivän työtehtävissään. Sisäistä viestintää toteutetaan kaikilla organisaation tasoilla ja sen onnistuminen on koko henkilökunnan asia. Lainsäädäntö velvoittaa Perustuslaki, kuntalaki, laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (julkisuuslaki) ja hallintolaki säätelevät kunnan viestintävelvollisuutta. Perustuslaki määrittelee jokaisen perusoikeuden tietoon ja hyvään hallintoon. Viranomaisen asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia, ja jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta. Kuntalaki velvoittaa tiedottamaan ja luomaan edellytykset osallistumiselle ja vaikuttamiselle. Valtuuston on pidettävä huolta siitä, että kunnan asukkailla ja palvelujen käyttäjillä on edellytykset osallistua ja vaikuttaa kunnan toimintaan ja asioiden valmisteluun. Tätä edistetään muun muassa tiedottamalla valmisteilla olevista asioista ja järjestämällä kuulemistilaisuuksia, selvittämällä asukkaiden mielipiteitä ennen päätöksentekoa ja tukemalla asukkaiden oma-aloitteista osallistumista ja asioiden hoitoa. Kuntalain tiedottamissäännöksessä velvoitetaan kuntaa tiedottamaan asukkailleen kunnassa vireillä olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista ja siitä, millä tavoin asioista voi esittää kysymyksiä ja mielipiteitä valmistelijoille ja päättäjille. Julkisuuslaki turvaa ja edistää tiedonsaantia. Viranomaisen tulee toimia julkisuusmyönteisesti. Toisaalta viranomainen on velvollinen huolehtimaan siitä, että salassa pidettäviä tietoja ei paljasteta. Tiedonsaannin rajoittamiselle tulee olla laissa säädetty peruste. Jos pyydettyjä tietoja ei anneta, tämä on perusteltava ja pyydettäessä tehtävä asiasta valituskelpoinen päätös. Hallintolaki määrittelee hyvää hallintoa ja täydentää kuntalain tiedottamissäännöstä sekä julkisuuslain säännöksiä tiedonsaannin edistämisvelvollisuudesta. Laajavaikutteisen asian vireilläolosta tulee ilmoittaa ja niiden osalta tulee varata vaikuttamismahdollisuuksia. Asianosaista tulee kuulla ennen asian ratkaisua.
4 (29) Maankäyttö- ja rakennuslaki säätelee vielä erikseen alueiden käyttöön ja rakentamiseen liittyvää tiedottamista. Kunnan velvollisuus tiedottaa koskee myös kuntakonsernia. Mikäli kunnan tehtävä on annettu yhteisön tai säätiön hoidettavaksi, kunnan on sopivin tavoin tiedotettava asukkailleen yhteisön tai säätiön toiminnasta. Samoin on syytä menetellä entisestään lisääntymässä olevien ostopalveluiden suhteen.
5 (29) 2. VIESTINNÄN PERUSVIESTIT Mitä kaupunki viestii? Kaupungin maine on tärkeä kilpailutekijä. Hyvä maine lisää kaupungin mahdollisuuksia menestyä kuntien välisessä kilpailussa. Maine syntyy ensisijaisesti tekojen kautta, mutta siihen vaikuttaa myös keskeisesti tiedotusvälineiden välittämä kuva kaupungista ja sen palveluista. Mainetta rakennetaan johdonmukaisella ja pitkäjänteisellä viestinnällä, joka perustuu totuudenmukaisten perusviestien välittämiseen. Kaupungin perusviestit ilmentävät kaupungin strategisia tavoitteita. Ne kertovat, mitä kaupunki haluaa itsestään eri kohderyhmille viestiä ja minkälaisen mielikuvan kaupunki itsestään antaa. Kaupungin viestinnän perusviestit: - Lappeenranta on eloisa, puhdas ja turvallinen kaupunki, jossa arki sujuu. Kaikkien on hyvä elää kasvavassa palveluiden ja tapahtumien kaupungissa. - Lappeenranta kannustaa asukkaita osallistumaan ja ottamaan vastuuta omasta sekä ympäristön hyvinvoinnista. - Lappeenranta toimii avoimesti, asiakaslähtöisesti ja tiiviissä vuorovaikutuksessa asukkaiden kanssa. - Lappeenranta on kannustava nuorten ja opiskelijoiden kaupunki, joka hakee innovatiivisia ratkaisuja koulutus- ja yritysyhteistyöstä. - Lappeenranta on yritysystävällinen yliopistokaupunki, joka kasvaa ja kansainvälistyy rohkeasti uudistamalla elinkeinorakennettaan ja hyödyntämällä maantieteellistä sijaintiaan. - Lappeenranta on johtava uusiutuvan energian ja vihreän teknologian kaupunki ja globaalisti tunnettu Venäjän markkinoita hyödyntävä kestävän kehityksen osaamiskeskittymä. - Lappeenranta on ympärivuotinen matkailukaupunki, jonka matkailullisia vetovoimatekijöitä ovat Saimaa, Pallonlahden, Linnoitusniemen, Kaupunginlahden ja Myllysaaren alue, ympärivuotiset aktiviteetit ja ohjelmatarjonta sekä Venäjän läheisyys.
6 (29) - Lappeenranta on paikalliskulttuurista ja monikulttuurisuudesta voimaa ammentava, palveleva eurooppalainen raja- ja matkailukaupunki. - Lappeenrannan kaupunkikonserni on tavoiteltu työnantaja, ja sen henkilöstö tekee mielenkiintoista ja tärkeää työtä joustavassa, nykyaikaisessa organisaatiossa.
7 (29) 3. VIESTINNÄN KOHDE- JA SIDOSRYHMÄT- Kenelle ja kenen kanssa viestitään? Viestinnän keskeisimmät kohderyhmät, joille viestintää suunnataan ovat asukkaat yritykset ja elinkeinoelämä opiskelijat vierailijat ja matkailijat henkilöstö. Viestintää suunniteltaessa ja toteutettaessa otetaan huomioon seuraavat keskeisimmät sidosryhmät: media luottamushenkilöt elinkeinoelämä asukasyhdistykset, alueraadit muut kunnat muut viranomaiset keskeiset yhteistyötahot, kuten yliopisto ja muut oppilaitokset, paikalliset järjestöt, seurat ja yhdistykset etu- ja ammattijärjestöt kansainväliset sidosryhmät mm. ystävyyskaupungit, EU-kontaktit.
8 (29) 4. VIESTINNÄN YLEISET PERIAATTEET Miten kaupunki viestii? Kaupunki viestii avoimesti, aktiivisesti, ajankohtaisesti ja tasapuolisesti Kaupunkikonsernin viestintä perustuu avoimuuteen. Kaupungin tehtävänä on oma-aloitteisesti ja aktiivisesti tiedottaa omista asioistaan olivat ne sitten valmistelussa olevia asioita, jo tehtyjä päätöksiä tai muita kaupungin toimintaa tai palveluja koskevia asioita. Viestinnän avoimuus koskee kaikkea kaupungin toimintaa myös silloin, kun tehtävää hoitaa tytäryhteisö, säätiö tai yksityinen yritys ostopalveluna. Ajankohtaisista kuntalaisia kiinnostavista asioista tiedotetaan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Henkilöstöä tai työyhteisöä koskevissa asioissa lähtökohtana on, että henkilöstölle tulee tiedottaa asiasta ennen tai vähintäänkin samanaikaisesti kuin tiedotusvälineille. Kaupunki noudattaa mahdollisimman laajaa avoimuutta myös asiakirjojen julkisuuden osalta. Julkisista asiakirjoista annetaan tietoa viivytyksettä ja myös harkinnanvaraisesti julkisiin asiakirjoihin suhtaudutaan mahdollisimman avoimesti edellyttäen, että siitä ei ole selkeää haittaa ko. asialle. Suuri osa kuntaa koskevista tiedoista välittyy tiedotusvälineiden kautta. Tiedotusvälineitä palvellaan tasapuolisesti, joustavasti ja aktiivisesti. Tiedotusvälineille tarjotaan aktiivisesti tietoa kaupungin toiminnasta ja tärkeistä vireillä olevista asioista mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Tiedotusvälineille annetaan niiden tarvitsemia tietoja ja yhteydenottopyyntöihin vastataan ripeästi. Tiedotusvälineille tiedotetaan asioista lähtökohtaisesti samaan aikaan huomioiden eri medioiden ilmestymisajankohdat. Tiedotusvälineellä, joka on itse havainnut uutisaiheen, on etuoikeus sen käyttöön, eikä kaupungin ole tasapuolisuuden nimessä syytä tällaisessa tilanteessa tiedottaa asiasta muille tiedotusvälineille. Viestintä on asiallista, totuudellista ja selkeää Viestinnässä kerrotaan asiat objektiivisesti ja monipuolisesti tosiasioihin perustuen. Viestinnän tulee olla perusvireeltään positiivista, mutta negatiivisia asioitakaan ei peitellä. Tiedottamisessa tulee noudattaa samoja periaatteita sekä positiivisista että negatiivisista asioista tiedotettaessa. Tiedottaminen perustuu kaupungin viralliseen kantaan tiedotettavasta asiasta. Jokaisella työntekijällä on kuitenkin myös oikeus oman mielipiteensä esittämiseen, mutta silloin tulee selkeästi käydä ilmi, että kyse on henkilökohtaisesta kannanotosta.
9 (29) Viestintä lähtee asiakkaan/vastaanottajan tarpeista ja tapahtuu selkeällä ja ymmärrettävällä yleiskielellä ja siten, että viestin ymmärtää myös henkilö, joka ei tunne kaupunkikonsernin organisaatiota ja päätöksenteon vaiheita. Viestintä kuuluu osana kaikkeen toimintaan ja päätöksentekoon Jokaisella työntekijällä on vastuu hyvästä viestinnästä; se on osa jokaisen normaalia työtä. Viestintää ei ole vain virallisista päätöksistä tiedottaminen, vaan myös kaikenlainen asioiden taustoittaminen, neuvonta ja informointi liittyen kaupunkikonsernin toimintaan. Viestintäkeinoista juuri välitön palveluviestintä joko kasvokkain tai esimerkiksi puhelimitse on yksi tehokkaimmista viestintämuodoista. Jokainen työntekijä voi omalla toiminnallaan, olemalla kohtelias ja avulias, rakentaa positiivista mielikuvaa kaupungista. Kaupungin johdon ja esimiesten tulee antaa henkilöstölle selkeät ohjeet tiedottamisesta sekä erityisesti omalla esimerkillään kannustaa henkilöstöään tiedottamaan ja toimimaan tiedotusmyönteisesti. Käynnistettäessä erilaisia hankkeita tai projekteja myös viestintään tulee kiinnittää erityistä huomiota. Viestintä tulee sisällyttää hankkeen tai projektin suunnitelmiin ja tavoitteisiin ensivaiheesta alkaen. Huomioiden käynnistettävän hankkeen laajuuden, luonteen sekä kohderyhmän hankkeelle tehdään viestintäsuunnitelma, jossa määritellään, kuka hoitaa viestinnän sekä milloin, mistä ja mille kohderyhmälle tiedotetaan. Päätösviestintä on osa päätöksenteon prosessia Päätöksentekoon tulevista asioista ja päätöksistä tiedottaminen on osa päätöksenteon prosessia. Kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen, lautakuntien ja soveltuvin osin myös muiden kunnallisten toimielinten esityslistat ovat luettavissa ennakkoon kaupungin verkkosivuilla ja niiden päätöksistä tiedotetaan heti kokouksen jälkeen. Viranhaltijapäätöksistä voidaan siirtää julkisille verkkosivuille sellaisia päätöksiä, joilla on yleistä merkitystä. Esityslistan asioita on mahdollista käsitellä julkisuudessa ennen varsinaista päätöksentekoa ja niistä voidaan tiedottaa, mutta on tärkeätä, että tällöin selkeästi tuodaan esille, ettei asiasta ole vielä päätetty. Samoin on tärkeää, että käsiteltäessä asioita, joista päätetään useammalla päätöksentekotasolla, tuodaan selkeästi esille käsittelyn kulloinenkin vaihe. Kokousten jälkeen tapahtuvassa päätöstiedottamisessa kerrotaan päätöksistä, mahdollisista äänestyksistä ja eriävistä mielipiteistä, pöydällepanosta tai muusta asian käsittelyyn vaikuttavasta merkittävästä asiasta. Kokouksissa käydyt keskustelut ovat luottamuksellisia, ja niistä ei tule tiedottaa. Päätöstiedottamisesta vastaa tehtävään määrätty viran- tai toimenhaltija.
10 (29) Viestinnässä käytetään useita eri viestintäkanavia mahdollisimman tehokkaasti viestin perillemenon turvaamiseksi Kuntalaisilla on erilaiset valmiudet ja mahdollisuudet seurata eri viestintävälineitä. Verkkoviestintä on kaupungin keskeisin viestinnän väline, mutta myös sitä perinteisemmät viestintäkanavat, kuten lehdet, TV ja radio, ovat edelleen erittäin merkittävässä asemassa. Viestintä tavoittaa parhaiten, kun käytetään useita eri välineitä samanaikaisesti. Kaupungin viestinnässä viestintäkanavat valitaan sen mukaan ja siinä laajuudessa, miten viestin perillemeno on tehokkainta. Erityisen tärkeää tämä on esimerkiksi palveluista tai suurista muutoksista tiedotettaessa. Lisäksi viestinnässä tulee kiinnittää erityistä huomiota siihen, että myös vammaisten ja kielellisten vähemmistöjen tiedonsaanti kaupungin palveluista turvataan. Viestintä on vuorovaikutteista ja osallistavaa Viestintä ei ole ainoastaan yksisuuntaista tiedonvälittämistä eri kohderyhmille vaan sitä tehdään vuorovaikutuksessa kuntalaisten kanssa. Näin kuntalaisilla on mahdollisuus osallistua ja vaikuttaa heitä kiinnostaviin asioihin. Mahdollisuus vaikuttaa ja osallistua kasvattaa myös yhteisöllisyyttä asukkaitten keskuudessa, ja viestinnällä edesautetaan ihmisiä ymmärtämään oma vastuunsa elinympäristöstään, itsestään ja toisistaan. Kaupunki hyödyntää erilaisia osallistumismuotoja, kuten asukastilaisuuksia ja asiakasraateja sekä sähköisiä kyselyjä ja palautepalveluja kuntalaisten näkemysten ja ideoitten kartoittamiseksi. Viestinnän keskeinen tehtävä on antaa kuntalaisille tietoa näistä vaikuttamis- ja osallistumiskeinoista ja kehittää niitä vastaamaan asukkaiden tarpeita. Viestintää tehdään yhteistyössä Viestinnän vaikutusta ja tehokkuutta lisätään kaupunkikonsernin sisäisellä yhteistyöllä sekä ulkoisten sidosryhmien kanssa tehtävällä viestintäyhteistyöllä. Kaupungin viestintä, toimialat ja yhtiöt toteuttavat viestintäänsä tiiviissä yhteistyössä. Useita toimialoja ja/tai yhtiöitä koskevista asioista tiedotetaan yhdessä. Näin varmistetaan yhtenäisen viestin välitys ulospäin. Asioissa, jotka koskettavat myös muita toimijoita kuin kaupunkikonserniin kuuluvia toimijoita, pyritään mahdollisuuksien mukaan aina yhteistiedottamiseen. Viestinnässä käytetään kaupungin yhtenäistä graafista ulkoasua Visuaalinen ilme on tärkeä kaupunkikuvan tekijä ja viestinnän työkalu. Yhtenäisellä visuaalisella ilmeellä tehostetaan viestinnän vaikutusta sekä tunnistettavan kaupunkikuvan syntymistä.
11 (29) Kaupungille on laadittu graafinen ohjeisto, jota käytetään kaikessa kaupungin viestinnässä joko sellaisenaan tai soveltaen. Kaupungilla on käytössään markkinointilogo, jota käytetään ensisijaisesti markkinointitarkoituksiin ja silloin, kun tarvitaan erillistä logoa. Graafinen ohjeisto helpottaa materiaalin suunnittelua ja toteutusta sekä säästää kustannuksia. Kaupunki on ajantasaisesti tietoinen asioidensa uutisoinnista Kaupunki seuraa asioidensa uutisointia tiedotusvälineissä. Asioiden uutisoinnin seuraaminen kuuluu jokaiselle kaupungin viranhaltijalle oman vastuualueensa osalta. Merkittävät virheellisyydet oikaistaan välittömästi, ja esitettyihin kysymyksiin vastataan mahdollisimman ripeästi. Mielipidesivuilla esitettyihin asiallisiin kysymyksiin on syytä vastata välittömästi, mutta mielipiteitä ei ole tarkoituksenmukaista lähteä kommentoimaan. Oikaisun tai vastauksen laatii toimiala tai yhtiö, jonka toimivaltaan asia kuuluu.
12 (29) 5. VIESTINNÄN VASTUUT JA ORGANISOINTI Kaupunkikonsernin viestintää johtaa ja valvoo kaupunginhallitus. Kaupungin viran- ja toimenhaltijat hoitavat kaupungin viestintää. Operatiivisella tasolla päävastuu kaupungin viestinnästä on kaupunginjohtajalla ja viestintäjohtajalla. Toimialajohtajat ja toimitusjohtajat ovat vastuussa oman toimialansa/yhtiönsä viestinnästä ja sen sisällöistä. Konsernipalveluissa on viestintä- ja markkinointitiimi, jota johtaa viestintäjohtaja. Viestintä- ja markkinointitiimi toteuttaa kaupungin tiedotustoimintaa sekä markkinointitoimenpiteitä yhteistyössä toimialojen kanssa. Viestintäjohtaja vastaa yhdessä viestintä- ja markkinointitiimin kanssa viestinnän ohjeistuksesta, koordinoinnista, kehittämisestä, suunnittelusta ja toteutuksesta. Kaupunkikonserniin kuuluvat yhtiöt ja kaupungin määräysvallassa olevat yhteisöt ja säätiöt tiedottavat omasta toiminnastaan noudattaen kaupunkikonsernin viestintäohjeita. Viestintä- ja markkinointitiimi ohjaa ja tukee tarvittaessa myös yhtiöiden viestintää. Kaupunkikonsernin markkinointi on jaettu kaupunki-, matkailu- ja elinkeinopoliittiseen markkinointiin. Kaupunkimarkkinoinnista ja matkailumarkkinoinnista 1 vastaa ja sitä toteuttaa viestintä- ja markkinointitiimi. Elinkeinopoliittista markkinointia toteuttaa Wirma Lappeenranta Oy. Maakunnallista matkailun kattomarkkinointia toteuttaa GoSaimaa Oy. Kaupunkikonsernin viestintää ja markkinointia koordinoidaan toimialojen ja kaupunkikonserniin kuuluvien yhtiöiden tai vastaavien edustajista koostuvissa yhteistyöryhmissä. 1 vuoden 2015 alusta lukien
13 (29) Kaupunkikonsernin viestinnän organisointi
14 (29) 6. VIESTINNÄN VÄLINEET Viestintää tehdään mahdollisimman monilla eri välineillä huomioiden eri kohde- ja sidosryhmät ja niiden tavoitettavuus. Useimmat viestinnän välineet palvelevat sekä ulkoista että sisäistä viestintää. Verkkosivut Verkkosivut ovat keskeisin viestinnän väline. Verkkosivut palvelevat suoraan muun muassa asukkaita ja mediaa kuten myös kaupunkikonsernin työntekijöitä. Kaikessa viestinnässä on kuitenkin otettava huomioon, että tiedon kulku ja palvelut eivät saa olla yksinomaan verkkoviestinnän varassa, jotta myös verkkoyhteyksiä vailla olevat tai ne, jotka eivät halua tai jostain syystä voi kyseisenä aikana käyttää niitä, saavat tarvitsemansa tiedot ja palvelut. Hyödynnä mahdollisimman montaa viestinnän välinettä Verkkosivut Tiedote Tiedotustilaisuus Asukaslehti Sähköinen uutiskirje Sosiaalisen median välineet Haastattelut Juttuvinkit Asukastilaisuudet Wintra Sähköposti Välitön viestintä ja asiakaspalvelu Tilaisuudet ja tapahtumat Kaupunkikonsernin verkkosivut palvelevat asiakkaita niin, että asiakas säästää aikaa ja vaivaa asioidessaan kaupungin kanssa, löytää etsimänsä tiedon helposti ja kokee verkkosivut hyödyllisiksi ja miellyttäviksi käyttää. Erityisesti ajankohtaisista asioista tiedottaminen on verkkosivujen tärkeä tehtävä. Verkkosivut tarjoavat myös sähköisiä asiointipalveluja, lomakkeita ja palautemahdollisuuksia. Verkkosivut sisältävät pääsääntöisesti vain kaupunkikonsernin toimintaan liittyvää tietoa, mutta sieltä voi olla linkkejä kaupungin toimintoja tukevien tai toimintoihin liittyvien yhteisöjen/toimijoiden sivuille, ja siellä voidaan tarvittaessa julkaista edellä mainittujen toimijoiden tiedotteita. Tiedottamisessa ja linkityksessä on noudatettava yhdenvertaisuuden ja tasapuolisen kohtelun periaatetta. Toimialat ja yhtiöt huolehtivat siitä, että niitä koskevat tiedot ja niiden tarjoamat palvelut on esitetty verkkosivuilla riittävässä laajuudessa ja sopivassa asiayhteydessä. Verkkosivuilla olevan tiedon on oltava ajantasaista ja vanhat tiedot on poistettava viipymättä. Verkkoviestinnästä, mukaan lukien sähköposti ja sosiaalisen median välineet, on laadittu erilliset yksityiskohtaiset ohjeet sekä määritelty sen keskeisimmät toimintatavat.
15 (29) Tiedote Selkeä tiedote on usein käyttökelpoisin ja tehokkain tapa saattaa asia tiedotusvälineiden ja sitä kautta asukkaiden ja muiden sidosryhmien tietoon. Tiedote tulisi tehdä aina sellaisesta asiasta, jolla arvioidaan olevan uutisarvoa tai joka halutaan saada yleiseen tietoisuuteen. Tiedotteen tekemiselle ei tule asettaa liian korkeaa kynnystä. Tiedotetta laadittaessa on hyvä huomioida toimittajien ajallisesti rajalliset mahdollisuudet tutustua laajoihin taustamateriaaleihin ja siitä syystä tiedotteen tekstiosaan tulisi tiivistää koko tiedotettava asia. Tärkeän tiedotteen läpimenoa voi vielä edistää soittamalla perään ja kiinnittämällä toimittajan huomio omaan tiedotteeseen esimerkiksi antamalla vielä joitakin kiinnostavia lisätietoja. Tiedotteella tulee olla määritelty julkistamisajankohta. Lähtökohtaisesti tiedotteen tulisi olla julkaisuvapaa silloin, kun se lähetetään tiedotusvälineille. Mikäli tiedotetaan asiasta, joka julkistetaan vasta myöhempänä ajankohtana esimerkiksi jossakin erityisessä tilaisuudessa, tulee tiedotteeseen selkeästi merkitä, milloin tiedote on julkaisuvapaa. Tiedotusaineisto voidaan tapauskohtaisen harkinnan perusteella antaa sitä pyytävälle viestimelle myös ennen julkistamisajankohtaa edellyttäen, että tämä sitoutuu olemaan julkaisematta asiaa koskevaa uutista ennen määrättyä julkistamishetkeä. Hyvä tiedote Vastaa kysymyksiin mitä, missä, milloin, miksi ja kuka. Alkaa ytimekkäällä pääotsikolla ja tarvittaessa selittävällä alatai yläotsikolla. Otsikko kertoo olennaisen tiedotettavasta asiasta ja herättää mielenkiintoa. Kertoo ensimmäisenä tiedotettavan asian tärkeimmän asian. Taustat sijoitetaan vasta tiedotteen loppuun. Kirjoitetaan selkeällä kielellä uutista muistuttavaan muotoon. Sisältää aina lisätietojen antajan nimen ja hänen yhteystietonsa. HUOM! Lisätietojen antajan tulee olla tavoitettavissa, kun tiedote lähtee. On pääsääntöisesti enintään yksi tekstiliuska. Sisältää asiaan liittyvän kuvan. Kaupungin viestintä ylläpitää keskitetysti listaa tiedotusvälineistä, joille tiedotteet toimitetaan. Kaikki kaupungin julkaisemat tiedotteet tulisi julkaista myös kotisivuilla ja lähettää Lappeenrannan Twitter-tililtä. Tiedotettavan asian luonteesta riippuen tiedotteet julkaistaan Lappeenrannan Facebook-sivuilla.
16 (29) Tiedotustilaisuudet Tiedotustilaisuuksia järjestetään harkiten. Tiedotustilaisuus on syytä järjestää silloin, kun on kyse merkittävistä ja erityistä huomioita herättävistä asioista tai jos asia sisältää jotain paikan päällä esiteltävää. Kutsu tiedotustilaisuuteen lähetetään hyvissä ajoin, pääsääntöisesti noin 3-4 päivää ennen tilaisuutta. Erityistapauksissa kutsu voidaan lähettää vasta hyvin lähellä tiedotustilaisuutta. Kutsussa mainitaan tilaisuuden aika, paikka ja aihe. Lisäksi kerrotaan, ketkä ovat esittelemässä tiedotettavaa asiaa. Kutsun lopussa kerrotaan, kuka antaa lisätietoja itse tiedotustilaisuudesta ja mainitaan hänen yhteystietonsa. Tiedotustilaisuuksien järjestämisajankohta pyritään valitsemaan siten, että se olisi suotuisa tiedotusvälineiden edustajille. Hyvä tiedotustilaisuus On aiheeltaan erityisen kiinnostava ja hyvin valmisteltu. Tuo medialle lisäarvoa pelkkään tiedotteeseen nähden. Koostuu tiedotettavan asian mahdollisimman havainnollisesta ja monipuolisesta esittelystä. Tiedotustilaisuudessa tai sen jälkeen tiedotusvälineille varataan aikaa kysymysten esittämiseen ja asianosaisten haastatteluihin. Sisältää myös kirjallisen materiaalin tiedotettavasta asiasta ja siitä laaditun tiedotteen, joka lähetetään samanaikaisesti, kun tiedotustilaisuus alkaa. Järjestetään aamupäivällä mahdollisuuksien mukaan. Kun jostakin asiasta järjestetään tiedotustilaisuus, siitä laaditaan pääsääntöisesti myös tiedote. Tiedotustilaisuudessa julkistettava tiedote ja muu tiedotusaineisto tulee julkaista tiedotustilaisuuden alkaessa samanaikaisesti kaupungin verkkosivuilla sekä sosiaalisessa mediassa: Twitter ja mahdollisesti Facebook. Sosiaalista mediaa, erityisesti Lappeenrannan virallista Twitter-tiliä sekä Facebook-sivuja on myös tarkoituksenmukaista hyödyntää kuva- ja haastattelumateriaalin jakamiseen suoraan tiedotustilaisuudesta. Sosiaalisessa mediassa voi myös ennakkomarkkinoida tiedotustilaisuutta silloin, kun asia on kaupungin näkökulmasta erityisen merkityksellinen. Asukaslehti Kaupunki julkaisee pääsääntöisesti kolme kertaa vuodessa jokaiseen talouteen jaettavaa Lappeenranta-asukaslehteä. Asukaslehdessä kerrotaan yleisistä ja toimialakohtaisista ajankohtaisista asioista, julkaistaan kaupungin tapahtumakalenteri, liikuntakalenteri sekä ilmoituksia. Asukaslehdessä on myös englanninkielinen osio, johon kerätään monikulttuurista väestöä palvelevaa tietoa ajankohtaisista asioista ja tapahtumista. Asukaslehti julkaistaan myös näköisversiona kaupungin kotisivuilla. Asukaslehden tavoitteena on nostaa esille kaupungin ja asukkaiden näkökulmasta tärkeitä asioita, kertoa kaupungin palveluista ja erityisesti asukkaita kiinnostavista valmisteilla olevista asioista ja niiden taustoista.
17 (29) Sähköinen uutiskirje Sähköinen uutiskirje on tehokas nykyaikainen tapa viestittää asioita suoraan vastaanottajalle. Sähköisellä uutiskirjeellä tarkoitetaan sähköpostin välityksellä lähetettyä viestiä, joka kuitenkin visuaalisuudeltaan muistuttaa enemmän esimerkiksi verkkosivunäkymää. Kaupunkikonsernilla on käytössään sähköisiä uutiskirjeitä eri kohderyhmille kuten asukkaat ja elinkeinoelämä. Sähköisen uutiskirjeen voi tilata verkkosivujen kautta. Sosiaalisen median välineet Sosiaalisen median palvelut ovat yksi nopeimmin laajenevista viestinnän välineistä tällä hetkellä. Sosiaalinen media määritellään tietoverkkoja ja tietotekniikkaa hyödyntäväksi viestinnän muodoksi, jossa käsitellään vuorovaikutteisesti ja käyttäjälähtöisesti tuotettua sisältöä ja luodaan ja ylläpidetään ihmisten välisiä suhteita. (Sanastokeskus TSK, Sosiaalisen median sanasto). Läsnäolo sosiaalisessa mediassa edellyttää tavoitteellisuutta suunnitelmallisuutta resursointia sosiaalisen median toimintatapojen osaamista. Sosiaalinen media ei koostu yhdestä selvärajaisesta alueesta tai välineestä, vaan erilaiset yhteisöt ja välineet linkittyvät toisiinsa. Tunnetuimpia ja käytetyimpiä sosiaalisen median foorumeita ovat erilaiset verkkoyhteisöpalvelut kuten Facebook, Twitter ja YouTube. Sosiaalisen median palveluita hyödyntäviksi luokitellaan myös erilaiset blogit ja wiki-tyyppiset palvelut. Kaupunkikonsernin viestinnässä sosiaalisen median välineitä voidaan hyödyntää muun muassa markkinoinnissa, tiedottamisessa, tiedonjakamisessa, palveluiden tunnetuksi tekemisessä, palautteen saamisessa, palautteen keräämisessä tai vastaanottamisessa ja osallisuuden edistämisessä. Läsnäolon sosiaalisessa mediassa tulee tukea kaupunkikonsernin ydintoimintaan liittyvää tehtävää, sille tulee määritellä tavoitteet ja se tulee resursoida sekä vastuuttaa. Sosiaalinen media on tänä päivänä selkeä osa kaupungin viestintää. Se on normaaliviestintää sosiaalisen median valikoiduilla kanavilla, eikä sitä tarkastella enää omana erillisenä kokonaisuutena. Sosiaalinen media on myös nopein tapa viestiä, jakaa tietoa, vaikuttaa ja nähdä vaikutus, mutta samalla se edellyttää jatkuvaa läsnäoloa. Kirjoitettaessa sosiaaliseen mediaan on tärkeää muistaa, että lukijat ovat sidoksissa omaan kulttuuriinsa ja tarkastelevat asioita omasta ja ryhmänsä näkökulmasta, joten väärinkäsitysten vaara on suuri. Siksi on tärkeää kirjoittaa mahdollisimman selkeästi ja säilyttää ryhmälle luotu tyyli. Sosiaalisessa mediassa aktiivisella vuorovaikutuksella saavutetaan parhaimmat tulokset, joten sosiaalisessa mediassa tulee ylläpitää vastavuoroisuutta, kiittää, kannustaa ja vastata.
18 (29) Sosiaalisessa mediassa kaupunki pyrkii hyödyntämään kuvien käyttöä, koska kuvat ymmärretään ilman käännöstä ja ne auttavat ymmärtämään kokonaisuutta ja saavat huomattavasti suuremman huomioarvon kuin teksti. Kaupunkikonserni tuottaa materiaalia sosiaalisen median foorumeille (Twitter, Facebook, Instagram, Youtube, Wikipedia, blogit) ensisijaisesti itse perustamiinsa yhteisöihin ja seuraa siellä käytävää keskustelua. Resurssien puitteissa seurataan myös muita sosiaalisen median välineitä, kuten verkkokeskusteluja ja reagoidaan siellä esiintyviin kysymyksiin, kommentteihin tai mahdollisiin vääriin tietoihin sikäli, kun asiayhteys on selkeästi julkinen ja tarkoitettu vakavasti otettavaksi ja kun reagoinnista on selkeästi saatavissa lisäarvoa. Sosiaalisen median välineet ovat muita viestintä- ja toimintamuotoja täydentäviä välineitä, joilla voidaan muun muassa rakentaa myönteistä verkkojulkisuutta. Sosiaalisen median välineet eivät ole virallisen asioinnin välineitä ja se tulee tuoda palveluissa selkeästi esille. Lappeenrannan kaupungin identiteetti Twitterissä on suomen-, englannin- ja venäjänkielinen tiedotuskanava sekä kuvaviesteillä iloisesti Lappeenrantaa suomeksi ja englanniksi markkinoivaa toimintaa. Facebookissa Lappeenrannan kaupunki on rennon asiallinen, iloinen ja värikäs kansainvälinen yliopistokaupunki. Lappeenranta esiintyy suomeksi Facebookissa lukuun ottamatta joitakin englanninkielisiä blogi- tai uutispäivityksiä. Facebookissa useimmiten puhutaan Lappeenrantaan jo tunnesiteen omaaville henkilöille, joille annetaan mahdollisuus rakastaa Lappeenrantaa ja antaa sille palautetta johon vastataan. Facebookissa seurataan, kuka tykkää ja mikä toimii. Tavoitteena on innostaa palaamaan Lappeenrantaan, kehumaan Lappeenrantaa ja osallistumaan paikallisiin tapahtumiin. Englanninkielinen VisitLappeenranta-Facebook -tili kommunikoi matkailijasegmentin kanssa. Lappeenrannan venäjänkielistä Vkontaktetiliä hallinnoi Lappeenrannan Pietarin toimiston henkilökunta ja sen toimintaperiaatteet ovat yhdenmukaiset Lappeenrannan Facebook-toiminnan kanssa. YouTube toimii lähinnä Lappeenrannan markkinointi- ja esittelyvideoiden tallennus- ja jakopaikkana. Sekä suomen- että englanninkielisiä videoita on helppo jakaa, näyttää ja linkittää Lappeenranta-kanavalta eri tarkoituksiin kaupunkia esiteltäessä. Lappeenrannan instagram-tiliä hallinnoivat Lappeenrannan PR-lähettiläät, jotka huolehtivat sen kohderyhmille sopivasta kuva- ja tekstisisällöstä. Sosiaalisen median viestintäkulttuuri poikkeaa olennaisesti totutusta asiakirjallisesta valmistelusta ja päätöksenteosta. Koska sosiaalinen media on alun perin kehittynyt yksityishenkilöiden viestinnän ja vuorovaikutuksen kanavaksi, sen soveltaminen virka/työtehtäviin vaatii harkintaa erityisesti viranhaltijan/työntekijän yksityisen ja toisaalta työroolin linjauksista. Esimerkiksi, miten kussakin asiayh-