Kuntaliitoksen viestintäsuunnitelma. Savonlinna- Kerimäki-Punkaharju

Transkriptio

1 Kuntaliitoksen viestintäsuunnitelma Savonlinna- Kerimäki-Punkaharju

2 Tausta ja sitovuus Tämä viestintäsuunnitelma liittyy kuntaliitostilanteen muutosviestinnän hallintaan. Suunnitelma on voimassa siihen saakka kunnes liitoksen myötä uudistettavaan kuntastrategiaan nivoutuva viestintäohje valmistuu keväällä Suunnitelma on sitova ja koskee kaikkia kuntaliitosprosessiin ja sen valmisteluun osallistuvia viranhaltijoita ja työntekijöitä.

3 ULKOINEN VIESTINTÄ

4 Maineen hallinta Muutosprosessin viestinnän tärkein lähtökohta on kaupungin maineen vahvistaminen ja tiedotuspolitiikan avulla tapahtuva ns. positiivisten signaalien hyväksikäyttäminen. Viestintä on johdonmukaista, suoraselkäistä ja avointa. Esimerkiksi Oopperajuhlien 100v juhlavuosi on tarpeen soveltuvin osin huomioida mm. viestintämateriaalissa.

5 Brändin rakentaminen Muutosviestintään liittyy saumattomasti brändin rakentamisen elementti. Liitoksen myötä kaupungin koko kasvaa lähes kolmanneksella. Onnistunut muutosviestintä mahdollistaa Savonlinna- Kerimäki-Punkaharju brändin vahvistamisen, mikä on myös viestinnän ensisijainen tavoite. Ulkoisessa viestinnässä on huomioitava brändin ja uuden syntymisen kytkentä liitoksen myötä. Seutuvisio: Savonlinnan seudun kuntarakennevisio tulevaisuudessa on muodostaa vahva Saimaan saaristokaupunki, joka kokoaa saaristomaisen aluekokonaisuuden osin kaupunkiin ja osin kaupungin kanssa tiivistä yhteistyötä tekevään itsenäisten kuntien alueeseen. Jokainen toimiala on velvollinen huomioimaan brändinäkökulman kaikessa omassa ulkoisessa viestinnässään.

6 Ulkoinen viestintä Ulkoinen viestintä tukee merkittävällä tavalla kaupunkikuvaa huolellisesti toteutettuna. Ulkoisessa viestinnässä otetaan käyttöön keskitetty koordinaatio, mikä ei kuitenkaan tarkoita keskitettyä tiedottamista.

7 SISÄINEN VIESTINTÄ

8 Sisäinen viestintä muutostilanteessa Sisäinen viestintä toteutetaan avoimesti ja kaikki muutosprosessin tieto pyritään saamaan kaikkien (henkilöstö ja päättäjät) käytettäväksi mahdollisimman nopeasti. Muutosviestintään kytketään toimialakohtaiset henkilöstöinfot. Sisäisen viestinnän merkitys on erityisen tärkeä kuntaliitoksen toimeenpanoon liittyvissä asioissa. On olemassa riski, että eri toimijoilla on erilainen tieto asiasta ja tämä riski poistetaan keskitetyllä toimintamallilla viestinnässä. Organisaation tulevan toimintakyvyn näkökulmasta onnistunut sisäinen henkilöstöviestintä on avain muutosprosessin onnistumiseen.

9 Sisäinen viestintä muutostilanteessa Sisäistä viestintää ja tiedotusta tekevän on varmistettava, että asianosaisille ilmoitetaan aina myös ajankohta, milloin seuraavan kerran tietoa on saatavilla. Viestittävät asiakirjat tulee saattaa aina tiedoksi niillekin, jotka eivät ole esimerkiksi tiedotustilaisuudessa paikalla. Tässä hyödynnetään keskitettyä intranettiä ja sähköpostin jakelulistoja. Tiedottavan on varmistettava, ettei epävarmuustekijöitä pääse syntymään. Mikäli esiin tulee asioita, joihin toimialoilla ei osata vastata, on vastaus selvitettävä nopeasti ja siitä on informoitava asianosaisia.

10 TOIMINTAOHJEET

11 Toimintaohje sisäiseen viestintään Aina varmistetaan, että informaatio on totta, ja oikea-aikaista. Asianosaisilla on oltava aina tieto ennen tiedotusvälineitä. Tieto tallennetaan aina myös poissaolevien saataville. Sisäisistä tiedotteista ja vastaavista lähetetään aina kopio sähköpostilla myös Punkaharjun kunnanjohtajalle osoitteeseen Toimialojen on sisäistä viestintää toteuttaessaan varmistettava, ettei eri toimialojen henkilöstöä informoida eri tavoin samoista asioista. Punkaharjun kunnanjohtajalla on oikeus antaa tarkempia ohjeita ja kaikille suunnattuja tiedotusviestejä. Mahdollisimman nopeasti kaikki julkinen tieto kaikkien saataville on tärkeää periaate muutostilanteessa, koska se mikä on johtoryhmälle itsestäänselvyys, ei ole sitä välttämättä muille.

12 Toimintaohje ulkoiseen viestintään Ulkoista viestintää koordinoidaan keskitetysti tavoitteena kaupungin maineen ja brändin vahvistaminen. Ulkoisessa muutosviestinnässä arvioidaan aina etukäteen milloin on tarkoituksenmukaista, että tiedotuksen suorittaa kaupunginjohtaja. Jokainen toimiala vastaa omasta viranomaistoimintaansa liittyvästä viestinnästä ja tiedotuksesta. Erilaiset muut kuin viralliseen tiedotukseen liittyvät lehdistötiedotteet ja vastaavat on toimitettava etukäteen Punkaharjun kunnanjohtajalle osoitteeseen Kuntaliitoksen ulkoinen muutosviestintä on valmisteltava aina yhteistyössä Punkaharjun kunnanjohtajan kanssa. Kaupunginjohtajalla on oikeus antaa tarkempia ohjeistuksia ulkoiseen viestintään.

13 Resursointi Viestintä- ja yhteiskuntasuhteiden johtajan virkaan siirtyvä Punkaharjun kunnanjohtaja käyttää alkaen tilanteen mukaan n.1-2pv/viikko muutosviestinnästä vastaamiseen ja tulevan viestinnän suunniteluun sekä järjestämiseen. Tätä varten kaupunki järjestää tarpeelliset puitteet (lähinnä työvälineet) ja osoittaa avustavat toimistohenkilöt.

14 Liitosvaiheen viestintäkokeilut Osana muutosviestintää otetaan Punkaharjun kunnanjohtajan johdolla käyttöön seuraavat toimenpiteet sovelletusti alkaen: Kuntaliitosviestinnän nettivideoinfot ja eri valmisteluvastuussa olevien nettivideohaastattelut valmistelun tilanteesta. Uudelle kaupungille avataan Facebook ja Twitter profiilit, joita käytetään viestinnässä muutostilanteessa ja sen jälkeen. Alkukesän ja alkusyksyn aikana Punkaharjun kunnanjohtaja kiertää toimialajohtajien ja henkilöstöpäällikön kanssa eri toimialojen omissa henkilöstötilaisuuksissa. Yleiset informaatiotilaisuudet tallennetaan ja saatetaan sisäiseen verkkoon nähtäville myös niille, jotka eivät pääse tilaisuuksiin paikalle. Toimintamallina otetaan käyttöön kaupunginjohtajan lehdistöinfot ja ns. lehdistöreferaattikäytäntö kerran kuukaudessa periaatteella.

15 Palaute ja arviointi Jokainen on velvollinen raportoimaan puutteellisesta viestinnästä nopeasti. Kuntien henkilöstölle avataan mahdollisuus antaa palautetta ja kehittämisideoita kuntaliitoksen täytäntöönpanon valmisteluun nettipohjaisella lomakkeella (myös nimettömänä). Raportointivastuu asiasta on Punkaharjun kunnanjohtajalla.

16 Jatkosuunnitelma Uuden kuntastrategian valmistelun viestintä (syksy 2012-kevät 2013) suunnitellaan ja järjestetään erityisellä huolellisuudella. Uuden kuntastrategiaan sisällytetään viestintää koskevat osuudet, joita tarkennetaan erityisellä toimintaohjeella keväällä Tähän jatkotyöhön otetaan mukaan tarpeellinen määrä elinkeinoelämän edustajia, sekä Savonlinnan Matkailu Oy:n edustajat.