Monitilaympäristö Muutokset työn tekemisessä VM/Valtion työsuojeluhenkilöstön verkostoitumispäivä Tu o m m e t i l a l l e r a t k a i s u t
Esityksen sisältö Valtion toimitilastrategiasta Muutoksesta Tilatehokkuudesta ja toimitilakustannuksista Muuttuvasta työnkuvasta Uusista tilakonsepteista Monitilaympäristöstä Ergonomiasta, valaistuksesta ja akustiikasta Työympäristökonsepteista
Valtion toimitilastrategiasta Valtion toimitilastrategian tavoitteena on, että tilat tukevat tuloksellista toimintaa. Organisaatioiden ja niiden toimintatapojen on myös muututtava. Monitilatoimisto tukee uusiutuvia työnteon tapoja ja on siksi pääsääntö toimistotiloissa. Jos viraston työ sisältää paljon kokouksia, asiakkaan luona työskentelyä, liikkuvaa työtä tai etätyötä, työpisteitä on usein tarkoituksenmukaista olla vähemmän kuin henkilöstöä (ns. ylibuukkaus ). Tilatehokkuustavoite hankittaville tai peruskorjattaville toimistotiloille on 18 m 2 /htv ja uudisrakennuksille 15 m 2 /htv. Valtion käytössä olevien tilojen yhteiskäyttöä lisätään. Toimitilaratkaisuja ohjaa kokonaistaloudellisuus
Muutoksesta Organisaatiomuutokset Tietotyön murros, uudet teknologiat Etätyöskentely Energiansäästötavoitteet Eläköityminen, rekrytointihaasteet Tuottavuusvaatimukset Taloudelliset realiteetit Turvallisuuskysymykset Ilmastonmuutos Brändiajattelu Työympäristöjen muutoksella on monia taustavaikuttimia.
Muutoksesta Jyrkkä/monipolvinen hierarkia Litteä organisaatiomalli Keskitetty organisaatiorakenne Hajautettu organisaatiorakenne Suoraviivaiset prosessit Dynaamiset prosessit Rutiininomainen yksilötyö?!?!?!?! Verkostoitunut moniosaaminen
Tilatehokkuudesta Tyypillinen toimistotila + käytävä = 14,6 m 2 Työtila 7m 2 Muu tila 4,2m 2 Käytävä 3,4m 2 Vaihteluväli 10 30 m2/hlö (esim. valtion toimitilastrategian tilatehokkuustavoite 25 m2/hlö -> 15 18 m2/htv)
Tilatehokkuudesta Copyright Codema 2009 Jos organisaatio tehostaa tilankäyttöään kolmanneksella (29%), toimitilojen aiheuttama hiilijalanjälki pienenee lähes samassa suhteessa (24%). Lähteet: Viiden toimiston ilmastovaikutusanalyysi. Toimitilojen ympäristöjohtaminen. Seppo Junnila ja Mikko Nousiainen, TKK rakentamistalouden raportteja 225, 2004. Työympäristökehittämisen ympäristövaikutukset, Päivi Hietanen (KIINKO KIPA-kurssi/projektityö 15.05.2009), laskelma Juha Muttilainen/Senaatti-kiinteistöt (23.4.2009)
Toimitilakustannuksista Tehostamalla tilatehokkuutta 20% (24 m2/hlö -> 19 m2/hlö) syntyy 2 %-yksikön säästö kiinteisiin kokonaiskuluihin. Lähde: VTT Rakennus-ja yhdyskuntatekniikka, Toimistorakennuksen kustannusmalli
Muuttuvasta työnkuvasta Työnteon paikkoja Työnteko irtaantuu ajasta ja paikasta.
Muuttuvasta työnkuvasta Fyysiset tilat - työpiste - työhuone Koti Ensisijainen työpaikka, toimisto Kulkuvälineet, esim. junat lentokoneet, laivat Toissijainen työpaikka, esim. asiakkaan tai alihankkijan tilat Kolmas työpaikka, esim. hotelli, kahvila, kongressitila - työympäristö - tehtävät Virtuaaliset tilat - yhteydet, infra - laitteet Laajakaista, wlan, pc, puhelin, internet Intranet, kommunikaatio- ja yhteistyöjärjestelmät Mobiilit laitteet ja palvelut Intra- ja extranet, internet Kannettava, internet - palvelut - tarkoitus - toimivuus Henkiset ja sosiaaliset tilat - organisaatio Rauha, perhe Jaetut arvot, stressi, kollegat Muutos ja yksityisyys, ulkopuoliset Luottamus, partnerit Keskeytykset, ulkopuoliset - henkilöstö Muokattu lähteestä: Matti Vartiainen, TKK. (Seminaariesitys 2005). Hajautuneen ja mobiilin työn haasteet.
Muuttuvasta työnkuvasta Fyysinen Sosiaalinen Virtuaalinen
Uusista tilakonsepteista Monitilatoimistot tulevat Koppikonttorit muuntuvat joustaviksi monitiloiksi: tilaa löytyy kokouksiin ja keskittymiseen, ideointiin ja pikapalavereihin, lepoon ja taukoihin tila valitaan kulloisenkin työtehtävän mukaan Työhuoneesta mobiiliksi Kun liikkuvuus lisääntyy, kaikki eivät enää tarvitse omaa työpistettä mobiiliratkaisut ja jaetut työpisteet yleistyvät Työpaikasta tulee kohtauspaikka, jonne tullaan tapaamaan työtovereita ja luomaan uutta Monipaikkaiset konseptit Liikkuvaa työtä tukevat paikkojen verkot työ tehdään siellä, missä se on mielekkäintä Pääkonttorien rinnalle syntyy satelliittitoimistoja ja etätyökeskuksia, virastot innovoivat yhteisissä hubeissa Monistettavat ratkaisut Organisaatiolle, jolla on monta toimipistettä, kehitetään monistettava työympäristökonsepti Tila, imago ja toimintamalli yhtenäistyvät, samoin asiakaskokemus
Uusista tilakonsepteista Monialainen kehittäminen Työympäristö muodostuu fyysisistä virtuaalisista ja sosiaalisista tekijöistä onnistuneen työympäristön tulee huomioida nämä kaikki Tavoitteena on löytää tilaratkaisu, joka tukee organisaation strategiaa ja toimintaa Osallistava suunnittelu Henkilöstö ja asiakkaat otetaan mukaan suunnitteluun Yhteiskehittely ja yhdessä oppiminen tuottaa ideoita, sitouttaa ja voimauttaa Työympäristöjen johtaminen Työympäristöjä kehittävät ja johtavat monitieteiset tiimit, joissa on eri alojen osaajia: tilasuunnittelijoita, henkilöstö- ja tietohallinnon edustajia sekä ympäristöasioiden ja viestinnän ammattilaisia
Monitilaympäristöstä TYÖSKENTELY VAIN RYHMÄTYÖTÄ AVOTOIMISTO YHDESSÄ TEKEMISTÄ RYHMÄTYÖ- PAINOTTEINEN TOIMISTO YKSIN TEKEMISTÄ YHDESSÄ TEKEMISTÄ YHDESSÄ TEKEMISTÄ YKSILÖTYÖ- PAINOTTEINEN TOIMISTO YHDESSÄ TEKEMISTÄ YKSIN TEKEMISTÄ TYÖSKENTELY VAIN YKSILÖTYÖTÄ HUONETOIMISTO Monitilaympäristö tukee erilaisia työnteon tapoja ja antaa yksilölle YKSIN TEKEMISTÄ mahdollisuuden valita, missä työtä milloinkin haluaa tehdä.
Monitilaympäristöstä
Monitilaympäristöstä Yksilöt/organisaatio Työrauha, keskittyminen Vuorovaikutus Status, arvostus Työmotivaatio Työn tuottavuus Mobiilius, virtuaalisuus Ergonomia, viihtyisyys Talous /m2 Muuttokustannukset Standardisoiminen/ räätälöiminen Muuntojoustavuus Käyttöaste Teknologian kustannukset Innovatiivisuus Oppiminen, tiedon jakaminen Luovuuden stimulointi Virikkeellisyys Tiedon uusiutuminen Uudet tuotteet, ratkaisut Strategian jalkauttaminen Työympäristö Ydintoiminta/ prosessit Informaatiovirrat Yhteystarpeet Läpimenoaika Asiakaspalvelu Oppiva organisaatio Tietoturva Julkikuva Vision, mission, arvojen viestintä Sidosryhmät Rekrytointitilanne
Ergonomiasta Ergonomia on ihmisen ja toimintajärjestelmän vuorovaikutuksen tutkimista ja kehittämistä ihmisen hyvinvoinnin ja järjestelmän suorituskyvyn parantamiseksi. Ergonomian avulla työ, työvälineet, työympäristö ja muu toimintajärjestelmä sopeutetaan vastaamaan ihmisen ominaisuuksia ja tarpeita. Ergonomian avulla parannetaan ihmisen turvallisuutta, terveyttä ja hyvinvointia sekä järjestelmien häiriötöntä ja tehokasta toimintaa. Fyysinen ergonomia Fyysisen toiminnan sopeuttamista ihmisen anatomisten ja fysiologisten ominaisuuksien mukaisiksi Korostuu työympäristön, työpisteiden, työvälineiden ja työmenetelmien suunnittelussa Kognitiivinen ergonomia Järjestelmien ja niiden käyttöliittymien sopeuttamista vastaamaan ihmisen tiedonkäsittelyn ominaispiirteitä Korostuu järjestelmien ja niiden käyttöliittymien (näytöt ja ohjaimet) ja tiedon esittämistapojen suunnittelussa Organisatorinen ergonomia Teknisen järjestelmän ja sosiaalisen järjestelmän yhteensovittamista Korostuu mm. henkilöstön, työprosessien, työkokonaisuuksien ja työaikajärjestelyjen suunnittelussa Liittyy myös tuotannon ja palveluiden kehittämiseen sekä henkilöstön yhteistyön kehittämiseen Lähde: Työterveyslaitos, Ergonomia (www.ttl.fi)
Ergonomiasta Näkeminen Monet työntekijät kokevat henkistä rasitusta, joka johtuu tietotekniikan nopeasta Tietokoneen käyttäjät kokevat usein silmien rasittuvan, väsyvän ja ärtyvän. Silmäoireita voivat aiheuttaa työympäristön epäonnistunut valaistus tai häikäisy, kuiva ilma, voimakas kehittymisestä ilmastointi, paperipöly ja tai muut sisäilman epäpuhtaudet. Useimmiten syy näkemisongelmiin löytyy kuitenkin siitä, että omaksumisesta. työpiste ei sovellu käyttäjälleen. jatkuvasta uuden tiedon Tietokone, oheislaitteet ja ergonomia Sopivilla laitevalinnoilla ja itsellesi sopivilla käyttöjärjestelmän asetuksilla voit merkittävästi parantaa tietokonetyön ergonomiaa. Toimistoetiketti Silmien kutina ja väsyminen, niskahartiaseudun sekä käsien kipu ja rasittuminen ovat yleisiä näyttöpäätetyön Toimistossa työskentelee monenlaisia ihmisiä. Siinä missä yksi pystyy keskittymään ympäröivästä hälinästä huolimatta, toinen ei saa töitään tehdyksi. Erityisen tekijän tärkeää vaivoja. toisten huomioiminen on avotoimistoissa. Lähde: Työterveyslaitos, Ergonomia (www.ttl.fi)
Ergonomiasta Paras työasento on seuraava työasento.
Valaistuksesta Toimiva ja hyvin suunniteltu valaistus yleensä lisää viihtyisyyttä Huonosti toimiva valaistus häiritsee keskittymistä ja voi aiheuttaa virheitä ja pahimmillaan vaaratilanteita Sisätilojen valaistus suunnitellaan Sisäilmastoluokituksen 2008 tavoitearvot huomioon ottaen Suunnittelussa käytettyjä arvoja ovat valaistusvoimakkuus valaistuksen tasaisuus häikäisyindeksi värintoistoindeksi Laadukkaassa valaistuksessa ei saa aiheutua häikäisyä Toimistomaisten kirkkaista valaisimista, valaistuista alueista tai ikkunoista Valaisimien häikäisyä rajoitetaan tilojen häikäisysuojien hyvä avulla ja ikkunoiden kautta tulevaa valoa rajataan esimerkiksi sisävalaistus on kaihtimien tai verhojen avulla Myös rakennuksen ulkopuoliset käyttäjälähtöinen aurinkosuojat voivat ja tulla kyseeseen työtehtävien Yksilöllisten ja säädettävien valaistustilanteiden järjestäminen on mahdollista mukainen. uusia valaisimia hankittaessa Valaistuksen ohjauksessa pitäisi huomioida, etteivät valot ole tarpeettomasti päällä pitkiä aikoja Elinkaariajattelun kautta sijoitus älykkääseen valaistuksen ohjaukseen maksaa itsensä takaisin Lähde: Työterveyslaitos, Valaistus (www.ttl.fi)
Akustiikasta Akustiikka työpaikoilla -tutkimus 9.4.2013 / Taloustutkimus Oy Jaetuissa tiloissa, kuten avotoimistoissa, työskentelevistä 51 % arvioi, että työn tekeminen vie jonkin verran tai erittäin paljon pidemmän ajan, koska ajatus katkeilee meluisan työympäristön johdosta Kolmannes menettää päivässä 10 30 minuuttia, viidennes jopa 30 60 minuuttia Eniten häiritsee toisten ihmisten puhe ja puhelinkeskustelut, tilojen kaikuisuus, yksityisyyden puute sekä taustamelu (vaikeuttaa esim. puhelimessa puhumista) 71 % pitää ääniympäristöä erittäin tärkeänä
Akustiikasta Avainasiat, jotka on otettava huomioon työympäristön äänisuunnittelussa: 1. Äänen leviäminen on minimoitava 2. Ihmiset on sijoitettava oikein 3. Henkilökunta on otettava mukaan muutosprosessiin 4. On luotava akustiset käyttäytymissäännöt 5. Hiljaisia huoneita on oltava riittävästi Lisäksi: Ääntävaimentava sisäkatto Äänenvaimennuslevyjä seinäpinnoille vaimentavan sisäkaton lisäksi Ääntävaimentavat sermit Lattiamateriaalit
Akustiikasta Häiritsevien taustaäänien minimoiminen onnistuu vaikuttamalla äänilähteisiin askeläänet -> vaimentava lattiamateriaali, kulkureittien ohjaaminen tuolien siirtely -> vaimentava lattiamateriaali puheäänet -> äänieristys, erilaisia tiloja eri toimintoja varten, käytössäännöt, peiteääni Taustaäänten häiritsevyyteen vaikuttaa myös yleinen äänitaso, hiljaisessa tilassa yksittäiset äänet korostuvat puheesta saa paremmin selvää (puhe häiritsee sen sisältämän informaation vuoksi) Tasainen taustahumina puolestaan on vähemmän häiritsevää
Akustiikasta Lähde: Ecophon, esitys/arto Rauta Hyvä huoneakustiikka riippuu tilasta: Työtilassa kaivataan äänenvaimennusta ja puheyksityisyyttä Työtilan akustiikassa tärkeää on minimoida häiritsevät taustaäänet ja taata tarvittaessa paras mahdollinen puheyksityisyys Yleisin syy huonoon akustiikkaan on alhainen taustaäänitaso Paras mahdollinen puheyksityisyys voidaan saavuttaa tilojen välillä huolellisella äänieristyksellä ja yhdessä tilassa laadukkaalla äänenvaimennuksella niin katossa kuin pystypinnoissakin peittoäänellä, joko luonnostaan tilassa olevalla tai keinotekoisella -> Avotilassakin puheyksityisyys on saavutettavissa yli 3m etäisyyksillä hyvällä suunnittelulla!
Työympäristökonsepteista Organisaatioille, joilla on valtakunnallinen toimipisteverkosto Tavoitteena mittakaavahyödyt Asiakaspalveluun liittyvää toimintojen ja tilaratkaisujen yhdenmukaistamista Toteutettu useilla eri hallinnonaloilla: mm. Vero, MML, TE-toimistot, ELYt ja AVIt 11.03.2014
Työympäristökonsepteista 29.04.2014
KIITOS!