Helsingin kaupungin taloushallintopalvelu tiedottaa 1 21.3.2014 Lukijalle... 1 Talpan uusi toimitusjohtaja esittäytyy... 2 Talpan asiakastyytyväisyyskysely 2014 uudistuu... 3 Luottotappiomenot saatiin kirjattua vuodelle 2013 vaikeimman kautta... 4 Suoramaksulaskuja entisille suoraveloitusasiakkaille... 5 Muutoksia ostolaskujen asiakaspalvelunumeroihin... 5 Virastojen Laske SAP -tukikäyttäjät loppukäyttäjien tukena ja apuna... 6 Ota Laske haltuun tule koulutukseen... 7 Nopeampi tilinpäätös... 8 Kuittipakko voimaan 1.1.2014... 9 Kallion yleisökassalla ajoittain ruuhkaa... 10 Tulossa muutoksia 4-pankkiryhmän pankeille... 11 Talpan vuoden 2013 toimintakertomus ja henkilöstöraportti... 14 Terveyden- ja sairaanhoidon arvonlisäverotus... 14 Tiedon säilyttävä sähköisenäkin... 15 Lyhyesti... 15 Tiedätkö Helsinki ID -numerosi?... 16 LUKIJALLE Kevään tietää taas saapuneen; pidentyneet päivät ja auringonvalo kertovat sen meille. Mutta Talpan arjessa kevään koittaminen näkyy ennen kaikkea tilinpäätöksen valmistumisena! Kiitos kaikille osapuolille tilinpäätösrupeamaan käytetystä ajasta ja ammattitaidosta. Samalla kun ahersimme tilinpäätöksen tekemisen kanssa, kirjasimme siihen käytettyä aikaa ylös, jotta onnistuisimme tulevaisuudessa entistä nopeammin tilinpäätösprosessissa. Kaupunginkanslia kertoo tässä tiedotteessa nopeutushankkeesta enemmän ja varmasti tulevissa julkaisuissamme ja tapaamisissamme palaamme asiaan vielä monta kertaa ennen tämän vuoden tilinpäätösurakointia. Talpan vuosi 2014 on siis käynnistynyt perinteisesti, mutta samaan aikaan uutta ideoiden. Alla joitakin poimintoja: n Kiinnitämme huomioita osaamisen kasvattamiseen talon sisällä ja pidämme sisäisiä Talpan prosessipäiviä, joissa osastot esittelevät omaa toimintaansa toisilleen. Kaiken tavoitteena on lisätä talpalaisten ymmärrystä siitä, mitä kaikkea päivään Konttori27:ssä mahtuu, asiakaspuheluineen, palkanlaskennan tulkintoineen, kirjanpidon kirjauksineen n Asiakastyytyväisyyskyselyn uudistaminen entistä hyödyllisemmäksi työkaluksi on työn alla. Koitamme löytää toimintamme kehittämisen kannalta oikeat kysymykset kysyttäväksi, jotta osaamme kiinnittää jatkossakin oikeisiin asioihin huomioita. Myös virastokohtaisen tyytyväisyystiedon saaminen olisi meille tärkeää. n Tapaamme kaikki asiakasvirastot vielä kevään aikana. Tapaamisten asialistalla on mm. asiakkuuksienhallintamallin työstäminen toimivammaksi. Tähän tarvitsemme teidän asiakkaiden kannanottoja, yksin emme siinä onnistu. n Esimiesten koulutukseen panostamme totuttuun tapaan, onhan hyvin johdettu henkilöstö yksi tärkeimmistä voimavaroistamme. Myös Laske-järjestelmä vaatii edelleenkin panostusta, kaikkia tarvitsemiamme raportteja emme vielä sieltä saa, samoin perinnän ja luottotappioiden käsittely vaatii loppukehityksen. Oma Laske-osaamisemme kasvaa käytön myötä. Ja jotta varmasti osaamme käyttää järjestelmää parhaalla mahdollisella tavalla, tarvitsemme tässäkin asiassa saumatonta yhteistyöstä kaikkien osapuolten kesken. Hetan rooli varsinaisena raportointijärjestelmänä on hyvä muistaa ja miettiä sitä, että emme koita aivan kaikkea raportointia rakentaa Lasken varaan. Keväisiä päiviä teille kaikille lukijoille toivottaen Tuija Kuivalainen, toimitusjohtaja TALOUSHALLINTOPALVELUN SÄHKÖINEN TIEDOTE
Talpan uusi toimitusjohtaja esittäytyy Kauppatieteiden maisteri Tuija Kuivalainen aloitti Talpan toimitusjohtajana helmikuun alussa. Kuivalainen siirtyi tehtävään talous- ja palkkahallinnon palveluja tuottaneen tilitoimiston toimitusjohtajan tehtävistä. Tätä ennen hän työskenteli SOK:n palvelukeskuksen johtajana ja kirjanpitopäällikkönä. Olen pitkän linjan talousihminen takana on yli 20 vuotta erilaisia talousalan tehtäviä, niistä ensimmäiset tiliöintiä, palkanlaskentaa, laskutusta. Työurani merkittävimmän rupeaman, yhteensä 12 vuotta, olen ollut SOK:lla, Talpaa vastaavan palvelukeskuksen johdossa. SAP on tuttu järjestelmä. Graduni tein palkanlaskennan ulkoistamisesta ja siihen liittyvistä asiakkaan odotuksista palvelukeskusta kohtaan. Taloushallinnon kehittäminen ja uusien työntekijöiden saaminen alalla on itselleni tärkeää, olenkin ollut mukana Taloushallintoliiton toiminnassa ja samoin ehdin olla lyhyen aikaa mukana Liiketalouden tutkintotoimikunnassa, miettimässä nykypäivän työelämän vaateita merkonomien koulutuksen suhteen. Talpassa takana on nyt puolitoista kuukautta ja täytyy sanoa, että tunnen olevani kotona. Olen päässyt hyvin mukaan Talpan arkeen ja asioihin. Olen pikku hiljaa perehtynyt taloushallinnon ja palkanlaskennan prosesseihin ja myös meneillään oleviin hankkeisiin ja projekteihin. On ollut hienoa nähdä sekä Talpan oman että kaupungin tilinpäätöksen valmistuvan. Kaupungin toimintatapojen ja päätöksenteon opettelu vie tietenkin hetken aikaa, siitä kun ei ole aiempaa kokemusta. Merkittävä osa-alue tutustumisessa uuteen organisaatioon ovat tietenkin ihmiset ja oikeanlainen verkostoituminen. Tämän koen erittäin tärkeäksi ja olen siinä yleensä nopea. Teen tiivistä yhteistyötä muiden johtoryhmän jäsenten kanssa ja myös lähiesimiehet ovat oleellisia yhteistyökumppaneita. Ulkopuolisesta verkostosta isossa roolissa ovat ainakin kaupunginkanslia, johtokunta, kaikki Talpan asiakkaat ja varmasti myös tilintarkastajat. Toistaiseksi suurin yllätys on ollut kaupungin tilinpäätöksen pitkä valmistumisaika. Tästä onkin käynnistynyt kaupunginkanslian vetämä selvityshanke, jossa olemme mukana. Asiasta kerrotaan lisää tässä asiakastiedotteessa. Kuten kaikissa suurissa yksiköissä, myös Talpassa tuntuu olevan haastetta saada tieto kulkemaan esteettä yli esimerkiksi erilaisten osasto-, virasto- tai toimintorajojen. Mahdollisia poteroita ja siiloja olisi hyvä saada purettua. Lisäksi on tärkeää puhaltaa yhteen hiileen, löytää yhteinen tahtotila. Helsingin kaupungissa tämä tarkoittaa vaikkapa kaupungin kokonaisedun vaalimista, yhteisiä tietojärjestelmiä ja vastuuta oman osaamisen ylläpidosta. Jo näiden alkuviikkojen perusteella voin vilpittömästi sanoa sitoutuneeni toteuttamaan Talpan visiota Olemme toimialan arvostetuin osaaja ja kumppani ja miettimään miten tämä käytännössä toteutetaan, osaaminen varmistetaan ja ylläpidetään tarvittavalla tasolla. tiedottaa 1 2014 2
Talpan asiakastyytyväisyyskysely 2014 uudistuu Talpan asiakastyytyväisyyskysely on toteutettu jo kymmen vuoden ajan nykyisessä muodossaan. Asiakastyytyväisyyskyselyn tuloksena Talpa on saanut perinteisesti hyvät arvosanat henkilöstön ammattitaidosta sekä palvelualttiudesta ja ystävällisyydestä. Ohjeiden riittävyys ja selkeys on saanut vastaavasti heikoimman arvosanan. Asiakastyytyväisyyskyselyn keskiarvo on vaihdellut välillä 3,59 3,76. Vuoden 2013 Talpan asiakastyytyväisyyskyselyn tulokset n Koko Talpan yleisarvosana oli 3,73 (vuonna 2012: 3,59) n Jakelu 1 199 henkilölle (v. 2012: 1 233 henkilölle) n Vastanneita 317, vastausprosentti 26 n Eniten vastanneita oli sosiaali- ja terveysvirastosta, 32,5 % Arvoimme kyselyyn vastanneiden kesken 2 lippua kaupunginteatterin näytökseen onnetar suosi Sebastian Westermarckia Taidemuseosta. Asiakastyytyväisyyskyselyn tulokset ovat toistuneet vuodesta toiseen melko samanlaisina. Kyselyn avulla ei ole saatu selville riittävästi konkreettisia kehittämisehdotuksia tai -kohteita. Asiakastyytyväisyyskyselyä halutaan kehittää siten, että siitä saadaan jatkossa toimivampi työkalu. Tätä tavoitetta varten vuoden 2013 asiakastyytyväisyyskyselyssä pyydettiin asiakkaita nimeämään Talpan palveluiden merkittävin laatutekijä tai merkittävimpiä laatutekijöitä. Lisäksi kysyttiin, miten kyseinen laatutekijä toteutuu Talpan palvelutuotannossa sekä miten asiakkaat kehittäisivät Talpan asiakastyytyväisyyskyselyä. Mikä saa asiakkaan tyytyväiseksi? Asiakkaiden nimeämät laatutekijät olivat valtaosaltaan (51 %) tekniseen laatuun liittyviä. Talpan asiakkaat arvostavat osaamista, ammattitaitoa, oikeellisuutta ja ajantasaisuutta, järjestelmien toimivuutta ja nopeutta. Toiminnallista laatua arvostettiin myös paljon (35 %): luotettavuutta, asiakaspalvelua ja ystävällisyyttä, tavoitettavuutta, yhteistyötä ja asiakaslähtöisyyttä. Asiakkaiden näkemysten mukaan edellä mainitut laatutekijät toteutuivat varsin hyvin. Keskiarvoksi saatiin 3,76 pistettä, asteikon ollessa 1 5 pistettä. Asiakaskohtaisissa tuloksissa oli jonkin verran hajontaa: joidenkin asiakkaiden osalta heidän nimeämänsä laatutekijät toteutuivat erittäin hyvin ja toisten asiakkaiden huonommin. Enemmän irti kyselystä Talpan tavoitteena on kehittää asiakkuudenhallintaprosessia vuoden 2014 aikana, esimerkiksi asiakkuudenhallinnan vuosikello asiakastapaamisineen päivitetään. Osana asiakkuudenhallintaprosessin kehittämistä myös asiakastyytyväisyyskysely uudistetaan ja sen rinnalle otetaan käyttöön kaupungin palautejärjestelmä, jolla asiakkaat voivat pitkin vuotta antaa palautetta. Tyytyväisyyskyselyn uudistamisessa hyödynnetään paitsi Talpan asiakkaiden myös asiakasrajapinnassa työskentelevien talpalaisten näkemyksiä. Keväällä toteutetaan sisäinen kysely, jossa selvitetään asiakkaiden kanssa tehtäviä käytänteitä, yhteydenpitotapoja, asiakaspalvelua ja kehittämiskohteita. Talpan asiakastyytyväisyyskyselyn uudistamisella pyritään saamaan entistä paremmin esille asioita, jotka vaativat kehittämistä Talpan palvelutuotannossa tai asiakaslähtöisyydessä. Lisäksi pyrkimyksenä on saada virastokohtaisia tuloksia tyytyväisyydestä ja näin päästä entistä paremmin pureutumaan mahdollisen tyytymättömyyden syihin. Päivi Turpeinen hallintopäällikkö tiedottaa 1 2014 3
Luottotappiomenot saatiin kirjattua vuodelle 2013 vaikeimman kautta Ensimmäiset Laske-järjestelmän luottotappiokirjaukset tehtiin vuoden 2013 viimeisinä päivinä. Laske-järjestelmässä on oma transaktio, jolla ns. luottotappioajo tehdään. Ajossa luottotappioiksi kirjautuvat neljä kuukautta aiemmin erääntyneet saatavat. näkuun tositepäivillä olleet avoimet täysimääräiset pääomat, korot ja perimispalkkiot. Mikäli saatavasta oli osa maksettu ja jäljellä ns. jäännöserä, nämä eivät nousseet luottotappioajoihin mukaan. Luottotappioajoissa syntyneet kirjaukset löytyvät kirjanpidosta tositelajilla 51. Myyntireskontrasta nuo luottotappioksi kirjatut saatavat löytyvät perintälukitus -kenttään ilmestyneen L- kirjaimen perusteella. Ennen kuin virastokohtaiset luottotappioajot voitiin tehdä, kyseiset saatavat oli siirrettävä perintätoimiston pe- rittäviksi. Vuoden 2012 osalta avoimet saatavat oli siirretty perintätoimiston perittäviksi syksyllä, mutta vuoden 2013 osalta avoimien saatavien siirto perintätoimistoperintään voitiin tehdä vasta joulukuussa 2013. Joulukuussa tehdyissä luottotappioajoissa kirjattiin luottotappioksi vuoden 2012 sekä vuoden 2013 tammi hei- Saatavia peritty normaalisti Kun luottotappiokirjaukset viimein oli saatu tehtyä, havaittiin, että kirjanpitokirjaukset olivat virheellisiä rahoitusrivin osalta. Virheellisen kirjauksen vuoksi luottotappioajossa syntyneet tositteet jouduttiin perumaan ja kirjanpitotiedot oikaistiin pääosin Talpan kirjanpito- osaston toimesta muistioilla kirjanpitoon. Myyntireskontraan nämä tehdyt tositteiden peruutukset eivät vaikuttaneet, vaan L-kirjaimet perintälukitus-kentässä olivat ennallaan alkuperäisten luottotappioajojen mukaisesti. Esitykset tehdyistä luottotappiokirjauksista lähetettiin sähköpostitse asiakasvirastoillemme hyväksyttäväksi helmikuun puolivälissä virastojen Myynnistä suoritukseen -prosessivastuuhenkilöiden välityksellä. Oleellista on, että luottotappioksi kirjattujen saatavien perintä jatkuu normaalisti. Jatkossa luottotappioajot kvartaaleittain Laske-järjestelmän luottotappioajo -toiminnallisuus on tällä hetkellä järjestelmäntoimittajalla korjattavana ajossa syntyneiden virheellisten kirjauksien takia. Seuraavat luottotappiokirjaukset tehdään, kunhan luottotappioajo toimii kirjausten osalta moitteettomasti. Luottotappioajo on tarkoitus tehdä jatkossa säännöllisesti, vähintään kvartaaleittain. Myös luottotappioksi kirjatuille saataville tulleiden suoritusten myötä tapahtuvat luottotappiokirjausten oikaisut tullaan tekemään muistiotositteilla jälkikäteen kvartaaleittain. Elina Tirkkonen ja Anita Andsten Laskutusosasto tiedottaa 1 2014 4
Suoramaksulaskuja entisille suoraveloitusasiakkaille Taloushallintopalvelu teki viime vuoden marraskuussa sopimuksen Bassware Oy:n kanssa niin sanotusta suoraveloitusten muuntopalvelusta. Palvelu mahdollistaa suoramaksulaskujen lähettämisen sellaisille henkilöille, joilla marraskuussa 2013 oli voimassa oleva suoraveloitussopimus taloushallintopalvelun laskujen osalta. Edellytyksenä on myös se, että henkilöt eivät ole verkkopankin käyttäjiä. Suoramaksulasku on uusi palvelu, joka käytännössä korvaa 31.1.2014 käytöstä poistetun kansallisen suoraveloituksemme. Asiakas saa ilmoittamaansa postiosoitteeseen paperisen laskun ja lisäksi hänelle toimitetaan sähköinen lasku, johon on määritelty automaattinen hyväksyntä. Vaikka suoramaksupalvelu teknisesti poikkeaa entisestä kansallisesta suoraveloituksestamme, se palvelee laskun saajaa, kuten suoraveloituskin. Asiasta kerrottiin edellisessä asiakastiedotteessa. Helmikuun aikana Talpa lähetti muuntopalvelun kautta yhteensä 7 167 laskua entisille suoraveloitusasiakkaille. Muuntopalvelussa on kaikkiaan noin 5 300 suoramaksuasiakasta. Tällä hetkellä pystymme tarjoamaan suoramaksulaskuja ainoastaan edellä mainituille entisille suoraveloitusasiakkaillemme. Elina Tirkkonen laskutusosaston palvelupäällikkö Muutoksia ostolaskujen asiakaspalvelunumeroihin Talpan ostolaskuosaston asiakaspalvelunumeroihin tuli vuodenvaihteessa muutoksia. Vanha palvelunumero (310 25615) poistettiin käytöstä. Sen tilalle otettiin käyttöön kaksi puhelinnumeroa, jotka palvelevat seuraavasti: Sosiaali- ja terveysviraston ostolaskut Varhaiskasvatusviraston ostolaskut Puh. 310 25614 Huom. alanumero 25614 toimii toistaiseksi vain pöytäpuhelimesta soitettaessa. Matkapuhelimesta soitettaessa on käytettävä koko numeroa eli 09 310 25614. Kaikkien muiden Talpan asiakasvirastojen ostolaskut Puh. 310 25613 Palvelunumeroista voi esim. tiedustella jonkin tietyn laskun käsittelyn tilannetta tai pyytää tekemään unohtuneen varahenkilöasetuksen. tiedottaa 1 2014 5
Virastojen Laske SAP -tukikäyttäjät loppukäyttäjien tukena ja apuna Jokaisessa Talpan asiakasvirastossa ja -liikelaitoksessa on oma Laske SAPtukikäyttäjä. Esimerkiksi oikeudet Lasken käyttöoikeus- ja perustietolomakkeiden käyttöön haetaan oman viraston tukikäyttäjän kautta. Asiakasvirastojen ja -liikelaitosten tukikäyttäjien tehtävänä on n toimia virastojen ja liikelaitosten loppukäyttäjien ensimmäisenä kontaktina n tukea virastonsa tai liikelaitoksensa SAPkäyttäjiä n kerätä loppukäyttäjien SAP-kehitystarpeita omassa virastossa tai liikelaitoksessaan n osallistua tarvittaessa uusien SAP-projektien määrittelyyn ja testaamiseen n tiedottaa SAP-järjestelmään liittyvistä muutoksista omassa virastossa tai liikelaitoksessa n tehdä yhteistyötä eri sidosryhmien kanssa n koordinoida käyttäjäkoulutuksen omassa virastossa tai liikelaitoksessa. Lasken käyttäjähallinnasta lähetetään puolivuosittain virastokohtaisesti käyttäjälistaukset SAProoleineen. Tukikäyttäjät vastaavat näiden käyttäjäroolien tarkastuksesta. Edellisten lisäksi tukikäyttäjät hakevat virastonsa/liikelaitoksensa osalta käyttöoikeudet sähköisellä lomakkeella SAP-Laskeen ja vastaavat siitä, että käyttöoikeuspyyntö on henkilön esimiehen esittämä ja hyväksymä sekä vastaa henkilön työnkuvaa. Valtuutuksen antaa viraston/ liikelaitoksen edustaja. Virastojen tukikäyttäjille lähetettiin tammikuussa valtuutuslomake täytettäväksi ja palautettavaksi Talpaan. Jatkossa käyttöoikeudet myönnetään vain valtuutettujen tukihenkilöiden hakemuksella. Lista virastojen tukikäyttäjistä löytyy Helmistä täältä. Tukikäyttäjien muutokset, valtuutukset ja lisätietopyynnöt YHT Talpa Laske (laske@hel.fi). Kiireellisissä tapauksissa on käytössä myös vain virastojen ja liikelaitosten tukikäyttäjiä varten palvelunumerot osa-alueittain oheisesta linkistä, jonne on pääsy vain tukikäyttäjillä. Riitta Keskisaari, Päivi Lahti, Pirkko Tiainen Talpan tietohallinto Huom! Laskesta poistetaan säännöllisen väliajoin kaikki ne käyttäjät, jotka eivät ole käyttäneet Laskea 180 päivän aikana. tiedottaa 1 2014 6
Ota Laske haltuun tule koulutukseen Oiva Akatemia järjestää Laske-koulutusta huhtikuussa Talpan tiloissa, os. Sörnäisten rantatie 27 A. Kouluttajina toimivat Lasken järjestelmävastaavat ja sovellusasiantuntijat. Auditorio Saldossa on tarjolla luentomainen kurssi Lasken perusteista. Lisäksi em. kurssin suorittaneille ja Lasken perusteet hallitseville järjestetään atk-luokka Kilotavussa Lasken navigointi ja raportointi sekä sisäinen laskenta ja projektit -koulutusta. Lisätietoja Laske-koulutusten sisällöstä antaa Oivan controller Anna Tarkkala-Hellström. Kursseille ilmoittaudutaan Oivan koulutuskalenterin kautta. LASKE (SAP) navigointi-raportointi Ti 15.4.2014 ja ke 23.4. Navigointi-raportointi koulutus on tarkoitettu kaikille niille, jotka työssään käyttävät SAP-raportointia ja hallitsevat jo SAP:n perusteet. Koulutukseen sisältyy työasemalla suoritettavia harjoituksia. Sisältö n SAP käyttöliittymä n Sisäänkirjautuminen n Näytön osat ja toiminnot, SAP Easy Access ja SAP Window n Näytöillä liikkuminen sekä tiedon syöttö ja hakeminen n Suosikit n Transaktioiden haku n Useiden istuntojen käyttö n Laske (SAP) raportointi n Laske (SAP) perusraportit n Raporttien yleisimmät painikkeet n Raporttien hakuvariantit n Raporttien näyttövariantit n Raporttien sarakevalinnat n Raporttien lajittelukriteerit n Tietojen siirto ja tallentaminen Exceliin. LASKE (SAP) perusteet Ti 8.4.2014 Laske (SAP) perusteet -kurssin käyneet saavat yleiskuvan SAP-järjestelmän organisaatiorakenteista ja järjestelmän perustiedoista. Lasken perusteet on luentomuotoinen peruskurssi lähinnä uusille Lasken käyttäjille. Sisältö n Organisaatiorakenteet ja perustiedot n Vakiohierarkiat n Pääkirjan ja määrärahalaskennan perustiedot n Budjetointi n Ostoreskontran perustiedot n Käyttöomaisuuden perustiedot n Laskutuksen ja myyntireskontran perustiedot n Sisäisen laskennan ja projektinhallinnan perustiedot. Peruskurssin käyneet saavat SAP-järjestelmästä yleiskuvan ja omaavat sen käyttöliittymästä sellaiset tiedot ja taidot, että he pystyvät sujuvasti liikkumaan SAP-järjestelmän sisällä ja osaavat hyödyntää SAP-käyttöliittymän raportointia. LASKE (SAP) sisäinen laskenta ja projektit Ti 29.4.2014 Sisäinen laskenta ja projektit -koulutuksen käyneet saavat yleiskuvan SAP-järjestelmän sisäisestä laskennasta ja integraatiosta muihin osaalueisiin. Koulutuksen käyneet saavat valmiuden kehittää virastonsa sisäistä laskentaa. Sisältö n Sisäisen laskennan perustiedot: laskenta-alue, tulosyksiköt, kustannuspaikat, kustannuslajit, sisäiset tilaukset, toimintolajit, vakiohierarkiat ja erilaiset ryhmät n Sisäisen laskennan ja projektinhallinnan toiminnallisuudet n Tulosbudjetti, projektin budjetointi ja kustannusten, tuottojen ja maksujen suunnittelu n Kauden vaihteen toimenpiteet: purut ja vyörytykset, toimintatapojen mahdollisuudet n Yk-lisien laskenta ja laskentakaavio n Raportointi. tiedottaa 1 2014 7
Nopeampi tilinpäätös Kaupunginkanslia käynnisti vuoden 2013 lopulla yhdessä Talpan kanssa projektin, jonka tarkoituksena on nopeuttaa tilinpäätösprosessia. Projektin ensimmäinen vaihe toteutettiin vuoden 2013 tilinpäätöksen työstämisen yhteydessä ja sen tarkoituksena oli tunnistaa tilinpäätösprosessin kehityskohteet. Työskentelyn aikana määriteltiin tilinpäätösprosessin kehittämistavoitteet sekä tuettiin Talpaa vuoden 2013 tilinpäätökseen kohdistuvien kehittämistoimenpiteiden toteuttamisessa. Työ toteutettiin yhteistyössä E&Y:n konsulttien kanssa. Työskentelyn aikana perehdyttiin tilinpäätösprosessin nykytilaan haastattelemalla prosessin avainhenkilöitä sekä Talpassa että virastoissa. Tilinpäätöksen pullonkauloja ja aikataulua prosessoitiin työpajoissa kaupunginkanslian, Talpan ja virastojen voimin. Työpajoissa tunnistettiin niitä kohtia, joissa voitaisiin nopeuttaa toimintoja ja sujuvoittaa tilinpäätöksen etenemistä. Työn lopputuloksena tunnistettiin mahdollisuus nopeuttaa tilinpäätösprosessia merkittävästi. Projekti jatkuu vuoden 2014 aikana ja siinä tullaan pureutumaan ensimmäisessä vaiheessa tunnistettuihin kehittämiskohteisiin. Tunnistetut kehittämiskohteet tukevat myös vuoden aikana tapahtuvaa raportointia ja kuukausikatkojen nopeuttamista. Tulevina vuosina nopeutus näkyy myös virastojen aikatauluissa, joka huomioidaan seuraavien tilinpäätösten ohjeistuksessa. Toimenpiteet tulevat koskemaan myyntilaskutusta, ostolaskujen käsittelyä ja kirjanpitoa virastoissa. Ensimmäisessä vaiheessa mukana olleiden virastojen ja Talpan henkilöstö olivat luottavaisia prosessin nopeutumiseen jatkossa. Mari Rajantie erityissuunnittelija Talous- ja konserniohjaus, kaupunginkanslia tiedottaa 1 2014 8
Kuittipakko voimaan 1.1.2014 Tämän vuoden alussa astui voimaan laki, jonka mukaan asiakkaalle on aina tarjottava kuittia käteis- ja maksukorttiostoista. Lain noudattamista valvovat poliisi, verovirasto ja aluehallintovirastot. Lain tavoitteena on torjua harmaata taloutta vähentämällä elinkeinonharjoittajan mahdollisuutta jättää käteismaksuna saatuja tuloja merkitsemättä kirjanpitoon ja edistämällä ostajan mahdollisuutta havaita tällaista myyntiä. Elinkeinonharjoittajan on tarjottava tavaran tai palvelun ostajalle maksusuorituksesta laadittu kuitti, jos maksu suoritetaan käteisellä rahalla tai siihen rinnastettavalla maksutavalla. Kuitti voidaan tarjota myös sähköisesti. Kuitissa on oltava seuraavat tiedot: 1) Elinkeinonharjoittajan nimi, yhteystiedot ja y-tunnus; 2) Kuitin antamispäivä; 3) Kuitin tunnistenumero tai muu yksilöivä tieto; 4) Myytyjen tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laji; 5) Tavaroista tai palveluista suoritettu maksu ja suoritettavan arvonlisäveron määrä verokannoittain taikka arvonlisäveron peruste verokannoittain. Tätä lakia ei sovelleta: 1) Automaatista tapahtuvaan myyntiin; 2) Arpajaislainsäädännössä tarkoitettuun toimintaan; 3) Markkina- ja torikauppaan ulkotiloissa, lukuun ottamatta alkoholijuomien vähittäismyyntiä ja anniskelua; 4) Sähköiseen kaupankäyntiin, laskun maksamiseen ja muihin sellaisiin maksutilanteisiin, joissa ostaja voi itsenäisesti maksaa tavaran tai palvelun ilman elinkeinonharjoittajan läsnäoloa. n Laki kuitintarjoamisvelvollisuudesta käteiskaupassa. n Kerroimme edellisessä asiakastiedotteessamme maksuliikenteen uusista tuulista. Ks. Talpa tiedottaa 4/2013 (pdf). tiedottaa 1 2014 9
Kallion yleisökassalla ajoittain ruuhkaa Talpan yleisökassat (os. Toinen linja 4 A) palvelevat suurta määrää kuntalaisia. Tiettyjen maksupäivien takia kassoilla voi ajoittain olla ruuhkaa. Kassat palvelevat arkipäivisin kello 8.15 16. Vuoden kiireisimmät päivät ovat etukäteen tiedossa. Helsingin Sanomat kirjoitti 7.2.2014 jutun henkilöstökassan palveluista: n Helsingin työntekijöillä on oma pankki yksi suosituimmista henkilöstöeduista Yleisökassan ruuhkapäivät vuonna 2014 Maaliskuu Huhtikuu Toukokuu Kesäkuu Heinäkuu Elokuu Syyskuu Lokakuu Marraskuu Joulukuu 3.3.2014 1.4.2014 2.5.2014 2.6.2014 1.7.2014 1.8.2014 1.9.2014 1.10.2014 3.11.2014 1.12.2014 4.3.2014 2.4.2014 5.5.2014 3.6.2014 2.7.2014 4.8.2014 2.9.2014 2.10.2014 4.11.2014 2.12.2014 5.3.2014 3.4.2014 6.5.2014 4.6.2014 3.7.2014 5.8.2014 3.9.2014 3.10.2014 5.11.2014 3.12.2014 6.3.2014 4.4.2014 7.5.2014 5.6.2014 4.7.2014 14.8.2014 4.9.2014 13.10.2014 6.11.2014 4.12.2014 13.3.2014 14.4.2014 14.5.2014 12.6.2014 14.7.2014 15.8.2014 15.9.2014 14.10.2014 13.11.2014 15.12.2014 14.3.2014 15.4.2014 15.5.2014 13.6.2014 15.7.2014 18.8.2014 16.9.2014 15.10.2014 14.11.2014 16.12.2014 17.3.2014 16.4.2014 16.5.2014 16.6.2014 16.7.2014 27.8.2014 17.9.2014 29.10.2014 17.11.2014 17.12.2014 27.3.2014 28.4.2014 27.5.2014 26.6.2014 28.7.2014 28.8.2014 25.9.2014 30.10.2014 26.11.2014 29.12.2014 28.3.2014 29.4.2014 28.5.2014 27.6.2014 29.7.2014 29.8.2014 26.9.2014 31.10.2014 27.11.2014 30.12.2014 31.3.2014 30.4.2014 30.5.2014 30.6.2014 30.7.2014 29.9.2014 28.11.2014 31.12.2014 31.7.2014 30.9.2014 tiedottaa 1 2014 10
Tulossa muutoksia 4-pankkiryhmän pankeille Ns. 4-pankkiryhmä (Aktia, POP Pankki ja Säästöpankki) on tiedottanut tänä vuonna toteutettavista muutoksista, jotka tulee huomioida järjestelmissä, joissa käsitellään pankkitilejä. Muutoksesta kerrotaan tässä tietoja, jotka on koottu 4-pankkiryhmän ja teknisiä aineistoja välittävän Samlinkin tiedotteesta (4.3.2014). Tausta 4-pankkiryhmän muutoksille Aktia irtisanoo keskusluottolaitospalvelunsa Säästö- ja POP pankeille. n Basel III viranomaisvaatimusten tiukentumisen vuoksi Aktia pystyy täyttämään uudet vaatimukset vain omalta osaltaan. Säästöpankit ja POP Pankit perustavat omat uudet keskusluottolaitokset. n Säästöpankkien Keskuspankki (ent. Itella Pankki) toimii jatkossa säästöpankkien keskusluottolaitoksena. n Bonum Pankki toimii POP Pankkien keskusluottolaitoksena. n Aktia vaihtaa peruspankkijärjestelmänsä vuonna 2015. Aikataulu tuotantomuutoksille n Bonum Pankki POPFFI22 Yksittäisenä pankkina tunnuksella 4790: 2.8.2014 n Säästöpankit ITELFIHH: 1.11.2014 n POP Pankit POPFFI22: 7.2.2015 POP Pankit tunnuksilla 470-479 liitetään BIC-koodiin POPFFI22 Uudet rahalaitostunnukset ja BIC:t Nykytilanteessa rahalaitostunnus 4 ohjaa kaikkien kolmen pankkiryhmän tapahtumat maksujen välitykseen. Kaikilla on tällä hetkellä käytössä Aktian HELSFIHH BIC-koodi. Jatkossa pankkiryhmä on tunnistettava kansallisen tilinumeron 3 ensimmäisestä merkistä oheisen taulukon mukaan. n Aktian BIC ei muutu n POP Pankkien BIC on POPFFI22 n Säästöpankkien BIC on ITELFIHH Liiketoiminnalliset muutokset Nykyisen ryhmän keskinäinen ristiinasiointi maksuliikenteen ohjauksessa puretaan. n Pankkiyhteysohjelmissa on jatkossa oltava erillinen yhteys kuhunkin pankkiryhmään. n Tekninen yhteys kaikkien osalta on edelleen Samlinkiin. Eriytyminen tarkoittaa myös osalle asiakkaista uusia sopimuksia. Muutokset koskevat: n Pankkiyhteyksiä n Verkkolaskuja/e-laskuja/suoramaksuja n Maksujen välitystä Pankkiryhmä Pankkinumeron 3 BIC ensimmäistä numeroa Aktia 405 HELSFIHH 497 POP Pankki -ryhmä 470 479 POPFFI22 Säästöpankkiryhmä 400; ITELFIHH 402; 403; 406 408; 410 412; 414 421; 423 432; 435 452; 454 464; 483 493; 495 496; 715 tiedottaa 1 2014 11
Tilinumerot Asiakkaiden tilinumerot eivät muutu n Joitakin poikkeuksia POP Pankkien tilinumeroiden kansallinen numero BBAN alkaa aina 47... ja tilinumeron tarkisteet lasketaan nk. paikallispankkikaavan mukaan. Säästöpankkien tilinumeroiden BBAN-numerot ovat joko 4-alkuisia edellä olleen taulukon mukaan tai 715-alkuisia n 4-alkuisten tarkisteet lasketaan nk. paikallispankkikaavan mukaan n 715-alkuisten nk. liikepankkikaavan mukaan Aktian tilinumerot säilyvät ennallaan ja laskentakaava BBAN:lle on paikallispankkimuotoinen. Aktian suunnitelmat Aktia vaihtaa peruspankkijärjestelmänsä 2015 aikana. Ohjelmistotalojen näkökulmasta muutokset pidetään mahdollisimman vähäisinä: n Tietoliikenneyhteydet pysyvät ennallaan n Tunnistusratkaisu ei muutu n PKI-ratkaisu ei muutu n Aineistokäsittelyihin ei tule muutoksia Vaikutuksista lisätietoa osoitteesta: ict.info@aktia.fi TUPAS ja Verkkomaksu Aktia/Sp/POP-yhteistoiminnallisuus Verkkomaksussa ja TUPAS-tunnistuspalvelussa eriytetään täysin omiksi kokonaisuuksikseen Palveluntarjoajan on tehtävä uudet Verkkomaksu- ja TUPAS- sopimukset kaikkien kolmen pankkiryhmän kanssa n Uudet sopimukset on tehtävä, vaikka palveluntarjoajalla ja pankilla olisi jo nyt voimassaoleva Verkkomaksu/TU- PAS-tunnistuspalvelusopimus Siirtymäaika palveluiden eriyttämiselle päättyy 31.8.2014. Verkkomaksun salausalgoritmin muutos Verkkomaksun salausalgoritmi muutetaan SHA256-salausalgoritmiksi (toistaiseksi käytössä MD5). Uusien sopimusten toimimisen edellytyksenä on, että Verkkomaksu-palveluntarjoaja tukee teknisesti SHA256-algoritmia. Siirtymäaika 31.8.2014 mennessä. Verkkolasku-/ Verkkopalkkasopimusten muutokset Verkkolaskuoperaattoreiden ja Verkkopalkkaoperaattoreiden kanssa tehdyt 4-ryhmäkohtaiset kahdenväliset sopimukset muutetaan pankkiryhmäkohtaisiksi. n Operaattoreihin ollaan yhteydessä kevään 2014 aikana Verkkolaskuoperaattorin yhteydet Samlinkiin ovat jatkossa Web Services -yhteyksiä Tekniset muutokset Samlinkin pankkiyhteyksissä PATU-kanava n PATU-kanavaan ei toteuteta ns. 4-ryhmän eriytymistä, vaan Aktia, POP Pankit ja Säästöpankit siirtävät asiakkaat käyttämään Web Services-yhteyttä tai pankin tarjoamaa Yritysverkkopankkia. n Pankkiyhteysohjelmissa on oltava Web Services-yhteydet Aktiaan, POP Pankkiin ja Säästöpankkiin viimeistään Q2/2014 lopussa, jotta pankit ehtivät siirtämään asiakkaat uuteen kanavaan ennen 4-ryhmän eriytymistä n Samlink luopuu PATU-kanavasta v. 2014 lopussa. Tämä muutos koskee kaikkien Samlinkin asiakaspankkien asiakkaita, myös Handelsbankenin. Web Services -yhteys Samlinkin Web Services -yhteys tarjoaa tällä hetkellä pankkiyhteyspalvelut. n Poislukien maksupääteaineistojen välityksen, joka edelleen käyttää PATUyhteyttä. n Maksupääteaineistojen välityskanavasta tiedotamme ohjelmistotaloille erikseen myöhemmin. 4-ryhmän eriytymisestä ei aiheudu muutoksia Samlinkin Web Services -yhteyteen. Web Services -yhteyden ohjeet löytyvät Samlinkin www-sivuilta osoitteesta http:// www.samlink.fi/samlink/index.php/ohjelmistopalvelut/ Aineistoihin tulevat muutokset Finvoice-aineistot n POP Pankkien ja Säästöpankkien välittäjätunnus (BIC) muuttuu eriytymisen yhteydessä. Verkkolaskuosoite ei muutu. n Välittäjätunnuksina käytetään eriytymishetken jälkeen kunkin pankkiryhmän omaa BIC-koodia. n POP Pankit POPFFI22 Säästöpankit ITELFIHH n Aktian välittäjätunnus ei muutu, vaan on jatkossakin HELSFIHH Yritysten välinen laskutus Vastaanottajayritys ilmoittaa verkkolaskuosoitteensa uuden välittäjätunnuksen laskuttajilleen. Vastaanottaja valitsee tavan, jolla ilmoittaa muutoksen. Ilmoitus voidaan tehdä pankin ilmoittaman aikataulun mukaisesti eriytymishetken jälkeen. Laskuja lähettävä yritys ottaa käyttöön uuden BIC- koodin verkkolaskusanomalla Nykyisellä välittäjätunnuksella tulevat laskut ja muut Finvoice-sanomat pystytään ylimenokauden ajan käsittelemään eteenpäin. tiedottaa 1 2014 12
Kuluttajalaskutus Laskuttaja-asiakas: n POP Pankin ja säästöpankin kuluttajalaskuttaja lähettää SenderInfo-sanomasta (SI) muutoksen (Change) vanhalla välittäjätunnuksella HELS- FIHH kaikille pankeille pankin ilmoittaman aikataulun mukaisesti eriytymishetken jälkeen. n Muutossanomalla mainitaan laskuttajan uusi BIC-koodi ITELFIHH tai POPF- FI22. Muiden kuin POP Pankkien ja Säästöpankkien laskuttaja-asiakkaiden ei tarvitse lähettää SenderInfosanoman päivitystä vaan HELSFIHH BICillä lähetetyt ilmoitukset ja siirtymäaikana niihin tulevat muutokset ja poistot monistetaan myös ITELFIHH ja POPFFI22 BIC:eille. Ilmoituksia ei monisteta Netposti-palveluun. n Tämän ilmoituksen jälkeen laskuttaja voi ottaa käyttöön uuden välittäjätunnuksen laskutuksessaan. Kuluttaja-asiakkaat: n POP Pankkien ja säästöpankkien kuluttaja-asiakkaiden e-lasku- ja suoramaksuosoitteiden välittäjätunnukset (BICit) muutetaan Samlinkin järjestelmässä uusiksi tunnuksiksi eriytymishetkellä. Varsinainen e-lasku- ja suoramaksuosoite ei muutu. n Eriytymishetkellä Samlink muodostaa e-lasku- ja suoramaksusopimuksista vastaanottoilmoitusten muutossanomat (RI Change). n Muutossanomilla laskuttajan on päivitettävä oma osoiterekisterinsä ja lähetettävä seuraavat e-laskut ja suoramaksut uusilla välittäjätunnuksilla, kuitenkin vasta sen jälkeen kun on lähettänyt SI-Change-sanoman. SI-Change -sanoman lähetys koskee ainoastaan Säästöpankkien ja POP Pankkien laskuttaja-asiakkaita. Muiden pankkien laskuttajien ei tarvitse lähettää laskuttajailmoitusta vaan ainoastaan päivittää RI Change -sanoman mukainen uusi välittäjätunnus järjestelmäänsä. Saapuvat viitemaksut (SVM)-aineisto Kansallisessa SVM-aineistossa ilmaistaan 4-pankkiryhmä tällä hetkellä 2 merkillä 4b (blankko) Eriytymisen jälkeen eri pankkiryhmistä käytetään seuraavia tunnuksia n Aktia 40 n POP Pankit 47 n Säästöpankit 71 XML-muotoisessa viitemaksut-aineistossa kyseistä tietoa ei ole. Maksujen välitys Eriytymisen jälkeen eri pankkiryhmien välillä maksutapahtumat kulkevat yön yli (D+1). POP Pankkiryhmän sisällä maksutapahtumat käsitellään eräpäivänä saajan tilille saakka (sisäinen maksuliikenne). Säästöpankkiryhmän sisällä maksutapahtumat käsitellään eräpäivänä saajan tilille saakka (sisäinen maksuliikenne). n Säästöpankkien osalta sisäinen maksuliikenne koskee myös 4-alkuisten ja 715-alkuisten tilien välisiä tapahtumia. Aikataulu Ristiinasiointien purku on käynnissä.sopimusten uusimisen yhteydessä siirretään asiakas PATU-kanavasta Web Services yhteyteen niiden ohjelmistojen osalta, joilla WSyhteys Samlinkiin on käytössä. PATU-kanava päättyy vuoden 2014 lopussa. Ohjelmistoissa oltava Web Services-yhteydet Aktiaan, POP Pankkeihin, säästöpankkeihin ja Handelsbankeniin viimeistään Q3/2014 lopussa, jotta asiakkaat ehtivät saada uuden kanavan käyttöön v. 2014 aikana. Yhteystiedot 4-ryhmän muutosten koordinointi Samlinkissa: n Hanna Vauramo, Hanna.vauramo@samlink.fi, puh. 050 420 1008 n Kirsti Hillebrand, Kirsti.hillebrand@samlink.fi, puh. 040 569 4759 Aktia: n Eero Renkonen, eero.renkonen@aktia.fi, puh. 010 247 6306 n Erna Kangassalo, erna.kangassalo@aktia.fi, puh. 010 247 6286 n Satu Tammilehto, Satu.tammilehto@aktia.fi, puh. 010 247 6496 n Ict.info@aktia.fi POP Pankit: n Jarmo Yli-Juuti, Jarmo.yli-juuti@poppankki.fi, 09 6811 7040 n Anders Dahlqvist, Anders.dahlqvist@achfinland.fi, 010 4233 711 Säästöpankit: n Lotta Kolehmainen, Lotta.kolehmainen@saastopankki.fi n Henrik Niemi, Henrik.niemi@saastopankki.fi n clearing@saastopankki.fi, puh. 050 421 0307 Samlinkin yhteystiedot PATU-WS-muutoksissa: n info@samlink.fi n Olli Johansson, olli.johansson@samlink.fi, puh. 040 734 1480 Testaaminen Web Services -yhteys ei teknisesti muutu nykyiseen yhteiseen ratkaisuun nähden, ohjelmistossa on kuitenkin oltava mahdollisuus käyttää pankkiryhmäkohtaista yhteyttä n Pankkiryhmäkohtainen WS-käyttäjätunnus. n Pankkiryhmäkohtainen varmenne. WS-yhteyden IP-osoitteet eivät muutu nykyisestä. n Osoitteet löytyvät Samlinkin WS-ohjeista. WS-yhteyden testaus on kuvattu Samlinkin ohjeissa, testausasioissa voi olla yhteydessä Samlinkin Service Deskiin, info@samlink.fi Taina Purhonen Talpan maksuliikenne tiedottaa 1 2014 13
Talpan vuoden 2013 toimintakertomus ja henkilöstöraportti Talpan viime vuoden toiminnasta kertovat julkaisut, toimintakertomus ja henkilöstöraportti ovat lähiaikoina luettavissa Talpan internet-sivuilla: www.hel.fi/talpa > Talpan esittely > Julkaisut Alla on julkaisuista muutamia poimintoja ja tunnuslukuja. Talpan toiminta numeroina vuonna 2013 Liikevaihto (milj. euroa) 26,4 Tuottavuus (2009=100) 109 Käyttökate (%) 0,5 Sijoitetun pääoman tuotto (%) 3,4 Asiakasvirastoja, -liikelaitoksia (kpl) 37 Asiakastyytyväisyys (asteikolla 1 5) 3,7 Talpan henkilöstö numeroina vuonna 2013 Henkilöstömäärä 407 Vakinaisia 375 Määräaikaisia 32 Henkilöstön keski-ikä (v.) 49,8 Naisten osuus vak. henkilöstöstä (%) 90,0 Lähtövaihtuvuus 5 % Sairauspoissaolot 5,3 % n Kokonaishenkilömäärä kasvoi 5 työntekijällä. n Palmiasta siirtyi vuoden alusta 16 henkilöä Talpaan. n Henkilötyövuosia 378. n Osa-aikaeläkkeellä tai osatyökyvyttömyyseläkkeellä 30 eli 8 %. n Suurin ikäryhmä 50 59-vuotiaat, 60 vuotta täyttäneitä 20 %. n Helsingin kaupungilla yli 24 vuotta työskennelleitä 34 % henkilöstöstä. n 24 % henkilöstöstä ei ollut lainkaan sairauspoissaoloja vuoden aikana. n Muiden kuin suomea tai ruotsia äidinkielenään puhuvien osuus 4 %. n Vakinaisesta henkilöstöstä 49 %:lla keskiasteen koulutus. n Työn ohella suoritettiin yhteensä 18 taloushallinnon tutkintoa. Verohallinnon uusi ohje Terveyden- ja sairaanhoidon arvonlisäverotus Verohallinto on julkaissut uuden ohjeen Terveyden- ja sairaanhoidon arvonlisäverotuksesta. Ohjeella muutetaan aiemmin noudatettuja arvonlisäverokäytäntöjä erityisesti terveydenhuollon ammattihenkilöiden työvoiman vuokrauksen osalta. Ohjeessa on myös muita merkittäviä linjauksia. Työvoiman vuokrauksen osalta ohje tuli voimaan jo 1.1.2014. Muilta osin ohje tulee voimaan 1.5.2014. Merkittävänä asiana ohjeessa on työvoiman luovuttamista terveydenhuoltoalalla koskeva muuttunut linjaus, jonka mukaan työvoiman vuokrausta pidetään verottomana terveyden- ja sairaanhoitopalveluna ohjeessa esitettyjen edellytysten täyttyessä. Mahdollista on, että tähän linjaukseen liittyviä kysymyksiä joudutaan verotuksessa selvittämään myös jatkossa. Uusi linjaus vaikuttaa merkittävästi esimerkiksi kustannusten vähennyskelpoisuuteen. Ohjeeseen sisältyy myös muita linjauksia, jotka muuttavat aiemmin noudatettuja arvonlisäverokäytäntöjä. Alla linkki verohallinnon uuteen ohjeeseen: www.vero.fi > Syventävät vero-ohjeet > Arvonlisäverotus > Terveyden- ja sairaanhoito sekä sosiaalihuolto Johanna Holkeri-Kauppila kaupunginasiamies Kaupunginkanslia, oikeuspalvelut tiedottaa 1 2014 14
Tiedon säilyttävä sähköisenäkin Kerroimme edellisessä asiakastiedotteessa sähköisestä arkistoinnista (ks. Talpa tiedottaa 4/2013) ja siitä, miten uusi laskentajärjestelmä muutti Talpan prosesseja niin perusteellisesti, että myös tiedon arkistointiin on tehtävä suurimittainen päivitys. Samalla tiedonohjaussuunnitelma eli TOS täydennetään täyttämään nykyvaatimukset. Talpan tiedonohjaussuunnitelma päivitetään käymällä läpi kaikki prosessit, joihin liittyy asiakirjallisen tiedon käsittelyä. Olemme aloittaneet ydinprosesseista eli laskutuksen, ostolaskujen, palkanlaskennan ja kirjanpidon sekä maksuliikenteen prosesseista. Seuraavaksi käymme läpi tukiprosessit. Käytännössä työ etenee osasto kerrallaan, minkä jälkeen kokoamme tiedot yhteen tiedonohjaussuunnitelmaan. Päivitetyn tiedonohjaussuunnitelman on tarkoitus olla valmis ja käytössä vuoden 2015 alussa. Uusi TOS tallennetaan aikanaan Talpan Helmeen, Talpa palvelee > Talpan TOS -sivulle. Kohti kaupunkiyhteistä tiedonohjausta Nyt tekeillä oleva tiedonohjaussuunnitelma laaditaan ensisijaisesti Talpaa varten. Samalla se on kuitenkin myös valmistautumista tulevaisuutta varten. Tulevaisuudessa on mahdollista, että kaupungin yhteisistä järjestelmistä arkistoidaan suoraan tietoa sähköisessä muodossa, jopa pysyvästi. Kaikki tämä edellyttää kaupungin yhteistä tiedonohjaussuunnitelmaa, jonka osat on laadittava kaupungin virastoissa ja liikelaitoksissa. Talpan tiedonohjaussuunnitelma tulee olemaan keskeisellä sijalla kaupungin yhteistä tiedonohjaussuunnitelmaa rakennettaessa teemmehän yhteistyötä lähes kaikkien kaupungin virastojen kanssa. Johanna Mieto arkistonhoitaja Mikä on TOS? Tiedonohjaussuunnitelma (TOS) on yhtä kuin sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma. Tiedonohjaussuunnitelmasta käytetään myös nimeä eams. Arkistonmuodostussuunnitelman laatimisesta ja ylläpidosta määrätään arkistolaissa, joka sitoo kaikkia julkishallinnon viranomaisia. Arkistonmuodostussuunnitelmaan kirjataan yleensä kaikki organisaatiossa arkistoitava asiakirja-aineisto säilytysaikoineen, -muotoineen ja -paikkoineen. Perinteinen arkistonmuodostussuunnitelma on edelleen kelpo väline asiakirjahallintaan ja tiedon säilyttämiseen. Käsitteenä se liittyy kuitenkin paperimaailmaan. Sähköisen asiakirjatiedon käsittely ja säilyttäminen vaativat uusia välineitä. Keskeisin niistä on tiedonohjaussuunnitelma, joka on käytännössä laajennettu arkistonmuodostussuunnitelma. Ero perinteiseen arkistonmuodostussuunnitelmaan näkyy siinä, että tiedonohjaussuunnitelmassa otetaan huomioon koko asiakirjallisen tiedon elinkaari. Siinä kuvataan myös tiedon käsittelyä, ei vain säilytystä. Tiedonohjaussuunnitelmaan kerätään perinteisten arkistonmuodostussuunnitelmaan kirjattavien tietojen lisäksi myös sellaisia metatietoja kuin tietojärjestelmä, rekisteröinti ja henkilötietosisältö. Tiedonohjaussuunnitelmaan voidaan liittää tiedonohjausjärjestelmä, jollainen on esimerkiksi kaupungin yhteisen asianhallintajärjestelmä Ahjon taustalla. Talpan tiedonohjaussuunnitelma laaditaan ensimmäisessä vaiheessa kuitenkin excel -pohjalle, josta se voidaan tarvittaessa siirtää muulle alustalle. Laskutusosastolta kerrotaan, että maksumuistutusten lähettäminen velallisille ja perintätoimeksiantojen toimittaminen Lindorffille ovat nyt ajan tasalla. Alkuvuoden viivästyskorko säilyy ennallaan: korkolain mukainen viitekorko on 0,5 % ajalle 1.1. 30.6.2014. Viivästyskorko tälle ajanjaksolle on siten 7,5 % vuodessa. Viivästyskorko lasketaan lisäämällä viitekorkoon korkolain 4 :n mukainen 7 prosenttiyksikön lisäkorko. Asiasta lisää Suomen Pankin korkosivuilla. Talpan uusi toimitusjohtaja ja osastopäälliköt tapaavat kevään mittaan kaikki Talpan asiakasvirastot. Molemminpuolisen esittäytymisen lisäksi tapaamisissa ovat esillä mm. Talpan asiakkuudenhallintamalli, asiakastyytyväisyyskyselyn 2013 tulokset, v. 2015 palvelusopimus, konkreettiset kehittämistavoitteet ja eri prosessien ajankohtaiset asiat. Sari Benchbana aloitti helmikuun alussa ostolaskuosaston teknisten toimialojen palvelualueen palveluvastaavana. Sari on työskennellyt Helsingin kaupungilla erilaisissa talousalan tehtävissä aina vuodesta 1990 asti: mm. terveysvirastossa, sosiaalivirastossa ja Talpassakin vuosina 2008 2009. tiedottaa 1 2014 15
Oletko tilaamassa matkaa? Tiedätkö Helsinki ID -numerosi? Suomen Matkatoimistolle on matkan varauksen yhteydessä aina ilmoitettava oma Helsinki ID -tunnus oikein. Väärät tai puuttuvat numerot aiheuttavat sekaannusta M2:ssa ja tulevissa laskuissa. Jokaisen matkustajan henkilökohtainen Helsinki ID -tunnus (H-kirjain + 8 numeroa) löytyy M2-järjestelmästä kohdasta: Uusi suunnitelma, vasen yläkulma (ks. oheinen kuva). Tämä numero on ehdottomasti lisättävä oikein profiilia luotaessa tai tilattaessa matkoja puhelimitse. Jos numero on virheellinen tai puuttuu, ohjautuvat Suomen Matkatoimiston ostot M2-järjestelmässä väärälle henkilölle tai väärälle virastolle. Tarvittaessa viraston sihteeri/tarkastajaoikeudet omaava henkilö voi ottaa M2:sta henkilötietoraportin, jossa näkyy jokaisen henkilön kohdalla myös Helsinki ID -tunnus. Poikkeuksena kaupungin ulkopuoliset matkustajat ja ryhmämatkat Helsingin kaupungin ulkopuolisille matkustajille matkoja tilattaessa ei käytetä ID-numeroa, vaan mainitaan tilauksen yhteydessä, ettei henkilö ole Helsingin kaupungin palveluksessa. Myöskään ryhmämatkan tilauksissa ei käytetä Helsinki ID -numeroa, vaan mainitaan, että matkalle osallistuu useampi henkilö, Suomen Matkatoimistoon on ohjeistettu miten erilaisia matkoja hoidetaan. Helsinki ID -numero on henkilökohtainen ja ainoastaan yhden matkustajan käytössä. Epäselvissä tapauksissa kannattaa ottaa yhteys M2-palvelunumeroon (09 310) 70700, joka palvelee Talpan asiakasvirastojen ja -liikelaitosten M2-yhteyshenkilöitä arkisin kello 9 12. Talpa verkossa Kaupungin intranetissa l Helmi-intra > Yhteiset palvelut > Taloushallintopalvelut l Helmi-intra > Yhteiset palvelut > Palkanlaskentapalvelut Internetissä l www.hel.fi/talpa tiedottaa Sähköinen julkaisu, ilmestyy 4 kertaa vuodessa. Julkaisija Helsingin kaupungin Taloushallintopalvelu -liikelaitos Postiosoite: PL 230, 00099 Helsingin kaupunki Käyntiosoite: Sörnäisten rantatie 27 A, 00500 Helsinki Toimituskunta Julkaisun vastaava Tuija Kuivalainen Toimitus Kati Toikka Ulkoasu Tovia Design Oy, Olli Turunen Piirrokset Kaisa Penttilä Logot Guassi Oy Toimituksen osoite kati.toikka@hel.fi Jakelu Talpan yhteistyökumppanit ja asiakkaat Palaute ja yhteystietojen muutokset talpa.asiakastiedote@hel.fi tiedottaa 1 2014 16