Kuvernöörin arjesta selviää selviytymisoppaan ja uteliaisuuden/tiedonjanon avulla PDG Rune Eklund DGE-info 23.8.2014
Käsiteltävät asiat 1. Strategiasuunnittelu 2. Tiimin rakentaminen 3. Vapaaehtoisten johtaminen 4. Jäsenyyden vahvistaminen 5. Palveleminen ja yhteistyö nuorten johtajien kanssa 6. Johtajien kouluttaminen 7. Piirikonferenssin suunnitteleminen 8. Yhteydet klubeihin 9. Klubikokousten annin maksimoiminen 10. Rotaryn julkisuuskuvan parantaminen 11. Rotarylahjoitukset ja apurahat 12. Rotaryn antama tuki piirin johtamiseen 13. Valmistautuminen Kansainväliseen neuvotteluun 14. Alueelliset tukiryhmät 2
Onnittelen siitä, että sinut on valittu piirikuvernööriksi! Tehtäväsi on johtaa piiriäsi ja tukea sen klubeja. Ennen kuin aloitat vuotesi kuvernöörinä voit valmistautua tehtäviisi lukemalla Kuvernöörin käsikirjaa ja suomenkielistä Selviytymisopasta. Valmistautumiseesi kuuluvat myös kaksi pakollista kansainvälistä koulutustapahtumaa: GETS, tulevien kuvernöörien koulutusseminaari, Tanskan Legolandissa, ja Kansainvälinen neuvottelu, eli International Assembly (IA), San Diegossa Kaliforniassa 3
Lead your District, Governor 2015-16 Käsikirja on sekä viite- että työkirja, joka on otettava mukaan GETSiin sekä Kansainväliseen neuvotteluun. Kirjassa on tehtäväsi tulevana kuvernöörinä ja kuvernöörinä jaettu 14 opintojaksoon (istuntoon). Tässä esityksessä käyn pintapuolisesti läpi eri jaksojen sisältöä. Varmistaudu siitä, että olet ymmärtänyt eri jaksojen sisällöt ja tarvittaessa soveltanut niitä juuri sinun piiriisi sopiviksi. 4
Rotaryn verkkosivut rotary.org ja rotary.fi Rotary avasi uudet verkkosivut elokuussa 2013. Sivut tukevat ajatustenvaihtoa, yhteistyötä yhteiskunnallisten palveluprojektien ympärillä sekä mahdollistavat useiden rotarytehtävien online hoitamista. Sieltä löydät myös Rotarya koskevia uutisia ja tiedotteita liittyen kansallisiin ja kansainvälisiin tapahtumiin. Eri Rotaryn käsikirjoissa tapaa hyperlinkkejä, kuten esim. www.rotary.org ja www.rotary.fi joiden takana löydät kaikkea Rotaryyn liittyvää informaatiota sekä voit suorittaa erilaisia hallinnollisia tehtäviä. Kun klikkaat linkkiä My Rotary tai menet osoitteeseen www.rotary.org/myrotary ja kirjaudut sisälle jäsenenä niin saat käyttöösi vielä enemmän tietoa sekä lisää resursseja jäsenille. 5
www.rotary.org 6
My Rotary 7
Rotary Club Central 8
www.rotary.fi 9
Käännöstoimikunnan tuotantoa 10
Käännöstoimikunnan tuotantoa 11
1 STRATEGIASUUNNITTELU Strategiasuunnittelu 1.1 Klubitavoitteet 1.2 Arvioi klubit Rotary Club Centralissa 1.2 Vähimmäisvaatimukset 1.3 Pohdittavaa 1.4 Liitteet 1. Rotaryn strategiasuunnitelma 1.5 2. Piirin suunnitteluopas 1.7 3. Rotary Club Centralin tavoitteet 1.14 Muistilistat Muistiinpanot 1.16 Suunnittele piirisi tavoitteet 1.17 12
Klubitavoitteet 13
Klubitavoitteet ja Rotary Club Central Hyvien tavoitteiden laatiminen edellyttää klubien presidenteiltä aikaisempien tulosten arviointia sekä jäsenten kiinnostusten ja klubin kykyjen selvittämistä. Kannusta presidenttejä laittamaan vuotuiset tavoitteensa Rotary Club Centraliin, johon pääsee osoitteesta www.rotary.org/clubcentral. Sieltä he näkevät myös klubin aikaisemmat saavutukset. Rotary Club Central korvaa suunnittelutyökaluna entisen lomakkeen Tehokkaan rotaryklubin suunnitteluopas. Luettelo tavoitteista, joita klubit voivat tallentaa Rotary Club Centraliin löytyy Kuvernöörin oppaan (233en/sv) liitteestä 3. Piirin johtaja voi esittää yhteenvedon piirin klubien tai yksittäisten klubien tavoitteista ja savutuksista. Jos joku klubi ei itse pysty ilmoittamaan tavoitteensa, niin piirin johtohenkilö voi sen tehdä klubin puolesta. Presidenteille ilmoitetaan s-postilla aina kun muutoksia heidän tietoihin on tehty. On siis tärkeä, että klubin johtajien s-postiosoitteet ovat jäsentietokannassa kunnossa. 14
KLUBIEN ARVIOIMINEN ROTARY CLUB CENTRALISSA Rate Clubs (Arvioi klubit) on Rotary Club Centralin toiminto, joka korvaa klubitapaamisten muistiot (Memo of Club Visits -lomake). Käytät toimintoa pitääksesi kirjaa klubitapaamisista, sekä raportoit sinne jokaisen klubin rutiinit, saavutukset ja haasteet. Sinä ja apulaiskuvernöörisi voitte käyttää Rate Clubs -toimintoa kun arvioitte ja kommentoitte klubikäyntinne aina tapaamisten jälkeen. AG voi ainoastaan arvioida ja kommentoida oman alueensa klubeja. Voit arvioida ja kommentoida kaikki piirisi klubit tulevana kuvernöörinä DGE-vuotesi aikana. Samoin voit sen tehdä kuvernööri vuonasi. Nämä arviot toimivat referenssinä sinulle, AG:lle sekä seuraajillesi. Kun kaikki klubit on lopullisesti arvioitu, niin sinun tulee vahvistaa arviot (viimeistään 1.6.). Lopulliset kommentit ja arviot tulee heijastaa klubien tilannetta pohjautuen kaikkiin tapaamisiin. Klubit eivät näe arviointeja eikä kommentteja. 15
VÄHIMMÄISVAATIMUKSET Ennen klubivierailua sinun tulee tarkistaa Rotary Club Centralissa olevat arviot klubista, jotta voit päätellä tarvitseeko klubi ylimääräistä tukea. Jotta klubi voidaan pitää toimivana sen tulee täyttää vähimmäisvaatimukset, jotka on lueteltuna Rotaryn käsikirjassa 2013 sivulla 12 sekä Kuvernöörin oppaan sivulla 1.3. Tukekaa yhdessä AG:n kanssa sellaisia klubeja, joiden arvioksi on merkitty ej toimiva. AG:t voivat yhteyslinkkeinä klubijohtajiin antaa vihjeitä klubeille niiden tilasta. AG:t saavat asiaan liittyvää lisäopastusta AG:n opaskirjasta (244fi), joka löytyy SR:n suojatuilta sivuilta. Klubien tulee puolivuosittain maksaa RI:lle jäsenmaksut, jotka perustuva jäsenmääriin 1.1. ja 1.7. 16
SAR maksujen perintä uudistuu 1.1.2015! 17
SAR laskun maksaminen 18
2 TIIMIN RAKENTAMINEN Miten rakennat tiimisi 2.2 Apulaiskuvernöörit 2.2 Piirikomiteat 2.2 Jatkuvuus 2.3 Tue klubeja 2.3 Pohdittavaa 2.3 Liite 4. Piirikomiteat 2.4 Muistilistat Muistiinpanot 2.13 Yhteistyö tiimisi kanssa 2.14 19
TIIMIN RAKENTAMINEN Voidakseen menestyksekkäästi johtaa piiriään kuvernööri tarvitsee vahvan johtotiimin tuekseen. Tiimiin kuuluvat mm apulaiskuvernöörejä, piirikomiteoiden puheenjohtajia sekä tulevia ja entisiä kuvernöörejä. Jos jaat tehtäväsi tiimin kanssa sinulle jää enemmän aikaa muutoksiin, johtajien kouluttamiseen ja rotarien motivoimiseen osallistua projekteihin, ohjelmiin ja aktiviteetteihin. Käytä lomaketta District Planning Guide, liite 2 (Piirin suunnitteluopas, SR:n suojatut jäsensivut) kun yhdessä tiimisi kanssa suunnittelette yhteistä vuottanne. 20
Tiimin rakentaminen 21
3 VAPAAEHTOISTEN JOHTAMINEN Delegointi 3.1 Motivointi 3.2 Huomionosoitukset 3.2 Pohdittavaa 3.2 Muistilistat Muistiinpanot 3.3 Työtavan arvioiminen 3.4 Konfliktien käsitteleminen 3.5 22
VAPAAEHTOISTEN JOHTAMINEN 23
4 JÄSENYYDEN VAHVISTAMINEN Avustustoiminta, imago ja jäsenyys 4.2 Piirin jäsenyyskomitea 4.3 Jäsenkehityksen alueelliset tavoitteet 4.3 Pohdittavaa 4.3 Muistilistat Muistiinpanot 4.4 Jäsenkehityksen tavoitteiden saavuttamisstrategioita 4.5 24
JÄSENYYDEN VAHVISTAMINEN Liityit Rotaryyn koska halusit vaikuttaa. Maailmanlaajuisena yli miljoonan jäsenen yhteisönä 34 000 klubissa koko maailmassa on iskukykymme suurempi kuin koskaan. Mahdollisuutemme auttaa maailman yhteiskunnissa on riippuvainen vahvoista, aktiivisista ja sitoutuneista jäsenistä. Kuvernööreillä on ainutlaatuiset edellytykset vaikuttaa jäsenkasvuun. Voit tiimisi kanssa auttaa klubeja vahvemmiksi, dynaamisimmiksi ja tuloksekkaimmiksi mitä tulee jäsenistön pitämiseen aktiivisena ja sitoutuneena. 25
Jäsenyys 26
Jäsenyys 27
Jäsenyys 28
5 PALVELEMINEN JA YHTEISTYÖ NUORTEN JOHTAJIEN KANSSA Palveluprojektien kehittäminen 5.2 Online-työkalut 5.2 Yhteistyö nuorten kanssa 5.3 Pohdittavaa 5.3 Liitteet 5. Rotaryn ohjelmat ja aktiviteetit 5.4 6. Nuoriso-ohjelmien riskienhallinta 5.11 Muistilistat Muistiinpanot 5.13 Yhteistyö nuorten johtajien kanssa 5.14 29
PALVELEMINEN JA YHTEISTYÖ NUORTEN JOHTAJIEN KANSSA Tehokkaat palveluprojektit auttavat klubeja ylläpitämään jäsentensä innostuksen Rotarya kohtaan sekä inspiroi heitä aloittamaan uusia palveluprojekteja. Mielekäs sitoutuminen nuoriin vaikuttajiin tukemalla Rotaryn nuoriso-ohjelmia turvaa piirille elävän tulevaisuuden. 30
PALVELEMINEN JA YHTEISTYÖ NUORTEN JOHTAJIEN KANSSA 31
PALVELEMINEN JA YHTEISTYÖ NUORTEN JOHTAJIEN KANSSA 32
PALVELEMINEN JA YHTEISTYÖ NUORTEN JOHTAJIEN KANSSA 33
PALVELEMINEN JA YHTEISTYÖ NUORTEN JOHTAJIEN KANSSA 34
6 JOHTAJIEN KOULUTTAMINEN Piirin koulutuskomitea 6.2 Rotaryn koulutuskokoukset 6.2 Koulutuskokoukset tuleville toimihenkilöille 6.3 Jatkokoulutuskokoukset 6.3 Klubikoulutus 6.4 Pohdittavaa 6.4 Liite 7. Rotaryn koulutustilaisuudet 6.5 Muistilistat Muistiinpanot 6.7 Koulutusseminaarien vetäminen 6.8 35
JOHTAJIEN KOULUTTAMINEN Rotaryklubien ja piirien johtajat vaihtuvat vuosittain ja siksi tarvitaan jatkuvasti uusia rotaryjohtajia. Palvellessasi tulevana kuvernöörinä ja kuvernöörinä sinä vastaat ja valvot koulutustapahtumia joiden tehtävänä on kouluttaa tulevia ja tulevaisuuden rotaryjohtajia. Tarkempi kuvaus piirikouluttajan ja piirin koulutuskomitean tehtävistä löytyy oppaasta Lead Your District: Training ja online resursseista osoitteessa www.rotary.org/trainers. Liitteessä 7 on luettelo ja yhteenveto Rotaryn koulutustapahtumista. 36
JOHTAJIEN KOULUTTAMINEN 37
JOHTAJIEN KOULUTTAMINEN TIETOLÄHTEITÄ Lisää tietoa löytyy seuraavista lähteistä: Lead Your District: Training www.rotary.org/trainers Learning Center 38
7 PIIRIKONFERENSSIN SUUNNITTELEMINEN Piirikonferenssi 7.2 Pohdittavaa 7.2 Muistilistat Muistiinpanot 7.3 Ideoita piirikonferenssiisi 7.4 39
Piirikonferenssi Eräs muistorikkaimmista kokemuksista piirikuvernöörinä tulee olemaan piirikonferenssisi. Aloita valmistelut jo varhain tänä vuonna tulevana piirikuvernöörinä, jotta konferenssista tulee onnistunut niin sinulle kuin piirisi rotareille. 40
Piirikonferenssi 41
42
Piirikonferenssi TIETOLÄHTEET District Conference Manual Rotaryn käsikirja 2013 43
8 YHTEYDET KLUBEIHIN Kommunikointi piirin johtoryhmän kanssa 8.1 Piirin verkkosivut 8.2 Sosiaaliset mediat 8.2 Kuvernöörin kuukausikirje 8.2 Pohdittavaa 8.3 Muistilistat Muistiinpanot 8.4 44
YHTEYDET KLUBEIHIN Piirikuvernöörinä joudut kommunikoimaan rotarien, rotaryjohtajien ja henkilöstön, yhteiskuntavaikuttajien, median, potentiaalisten jäsenten, projektivastaanottajien ja yleisön kanssa. Hyvä ja tiheä kommunikointi on eduksi tehokkaille klubeille tavoitteiden saavuttamisessa, klubivierailujen koordinoimisessa, jäsenkasvuun rohkaisemisessa sekä Rotarysäätiön tuen lisäämisessä. Erilaisten kommunikointityylien tunteminen ja oman kommunikointikyvyn kehittäminen tulee tekemään sinusta menestyvämmän. 45
YHTEYDET KLUBEIHIN 46
9 KLUBIKOKOUSTEN ANNIN MAKSIMOIMINEN Klubikokoukset 9.1 Logistiikka 9.2 Pohdittavaa 9.2 Muistilistat Muistiinpanot 9.3 47
KLUBIKOKOUSTEN ANNIN MAKSIMOIMINEN 48
10 ROTARYN JULKISUUSKUVAN PARANTAMINEN Herättää huomiota Rotarya kohtaan 10.2 Piirin suhdetoimintakomitea 10.2 Rotaryn merkkien vahvistaminen 10.2 Pohdittavaa 10.3 Liite 8. Rotaryn perussanomat 10.4 Muistilistat Muistiinpanot 10.5 Tilaisuuksien ja aktiviteettien suhdetoiminnan parhaat käytänteet 10.6 49
ROTARYN JULKISUUSKUVAN PARANTAMINEN Huolehtiminen siitä, että yleisöllä on myönteinen kuva Rotarysta on tärkeää koska se viestittää maailmalle, että Rotary on luotettava organisaatio, joka vastaa todellisiin tarpeisiin. Lisäksi positiivinen mielikuva Rotarysta antaa jäsenille aiheen olla ylpeitä järjestöstään ja motivoi heitä olemaan aktiivisia osallistujia klubeissa ja piirissä. 50
ROTARYN JULKISUUSKUVAN PARANTAMINEN 51
ROTARYN JULKISUUSKUVAN PARANTAMINEN 52
11 ROTARYLAHJOITUKSET JA APURAHAT Suon Rotary 2014 Piirin rotarysäätiökomitea 11.3 Säätiökoulutus 11.3 Rahan kerääminen Rotarysäätiölle 11.4 Rotarysäätiön apurahat 11.5 Rotaryn rauhankeskukset 11.6 SHARE ja piirin DDF-varat 11.6 Säätiön tulevaisuuden turvaaminen 11.6 Huomionosoitukset 11.8 Pohdintaa 11.8 Liitteet 9. Piiriapurahojen maksatusesimerkkejä 11.9 10. Piiriapurahat ja Globaalit apurahat 11.12 Muistilistat Istunnon 11A muistiinpanot 11.13 Säätiökomitean tehtävät 11.14 Piirin kvalifiointiprosessi 11.17 Istunnon 11B muistiinpanot 11.18 DDF-varojen käyttö 11.19 Rahankeruusuunnitelman valmistaminen 11.20 53
ROTARYLAHJOITUKSET JA APURAHAT Kuvernöörinä vastaat siitä, että rotarit ovat motivoituneita tukemaan Säätiötä sekä huolehtia siitä, että he ovat tietoisia Säätiön tarjoamista mahdollisuuksista. Tarvitset vahvan tiimin, joka auttaa sinua suoriutumaan Säätiöön liittyvistä tehtävistä. Piirin rotarysäätiökomitean rakenne auttaa sinua tavoitteiden saavuttamisessa. Huolehdi siitä, että olet nimennyt päteviä ja kiinnostuneita rotareita toteuttamaan nämä tärkeät tehtävät ja kommunikoi säännöllisesti heidän kanssa varmistuaksesi siitä, että kaikki tehtävät tulevat hoidetuiksi. 54
ROTARYLAHJOITUKSET JA APURAHAT 55
ROTARYLAHJOITUKSET JA APURAHAT 56
ROTARYLAHJOITUKSET JA APURAHAT 57
ROTARYLAHJOITUKSET JA APURAHAT 58
12 ROTARYN ANTAMA TUKI PIIRIN JOHTAMISEEN Taloushallinto 12.2 Verot 12.3 Varojenkeruu 12.3 Riskienhallinta 12.4 Piirin rekisteröityminen 12.4 Rotaryn antama vakuutusturva 12.5 Piirin nimeämiset ja vaalit 12.5 Sääntövaltuuskunta 12.7 Pohdittavaa 12.8 Liite 11. Parhaat käytänteet talous- ja riskienhallinnassa 12.9 Muistilistat Muistiinpanot 12.10 59
ROTARYN ANTAMA TUKI PIIRIN JOHTAMISEEN 60
ROTARYN ANTAMA TUKI PIIRIN JOHTAMISEEN 61
ROTARYN ANTAMA TUKI PIIRIN JOHTAMISEEN RESURSSIT JA TIETOLÄHTEET District governors workgroup (pääset siihen myös kirjautumalla My Rotaryyn ja nimesi alta avaat profiilit ) CDS-edustajasi Lead Your District: Committees Rotaryn käsikirja 2013 62
13 VALMISTAUTUMINEN KANSAINVÄLISEEN NEUVOTTELUUN Valmistautuminen kansainväliseen neuvotteluun 13.1 Osallistuminen Kansainväliseen neuvotteluun 13.2 Seuralaisohjelmat 13.3 Pohdittavaa 13.3 Muistilistat Muistiinpanot 13.4 63
VALMISTAUTUMINEN KANSAINVÄLISEEN NEUVOTTELUUN 64
VALMISTAUTUMINEN KANSAINVÄLISEEN NEUVOTTELUUN TIETOLÄHTEET Kansainvälisessä neuvottelussa saat aineistoa, jota käytetään kokouksen yhteydessä sekä kuvernöörivuotesi aikana. Tällaista materiaalia ovat: Governor-elect s Workbook International Assembly Participants (kirja) International Assembly Speeches (löytyy osoitteesta www.rotary.org) Tietolähteet täydentävät oppaan Lead your District: Governor 2015 16 aineistoa ja sinun ei tarvitse ottaa sitä opasta mukaan Neuvotteluun. 65
14 ALUEELLISET TUKIRYHMÄT Rotarykoordinaattorit 14.1 Rotaryn julkisuuskuvakoordinaattorit (RPIC) 14.2 Alueelliset rotarysäätiökoordinaattorit (RRFC) 14.2 Testamenttilahjoitus- ja suurlahjoitusneuvojat (E/MGA) 14.2 Pohdittavaa 14.2 Muistilistat Muistiinpanot 14.3 66
ALUEELLISET TUKIRYHMÄT Alueeltasi löytyy asiantuntijatiimi, joka voi tukea sinua kuvernöörivuotesi aikana. Nämä johtajat ja heidän apulaisensa auttavat ja neuvovat sinua aina kun sitä tarvitset. RESURSSIT JA TIETOLÄHTEET Sivu Regional Coordinators and Advisers osoitteessa My Rotary 2014-15 Regional Coordinator and Adviser Directory 67
ALUEELLISET TUKIRYHMÄT 68
IPDG vuosi 2016-17 Nyt on kaikki saavutettu mitä saavutettavissa oli. Jäljellä on loppuraportit ja vastuuvapauden anominen piiriltä. Jos kaikki meni kuten pitikin olet loppuelämän arvokas tuki tuleville kollegoillesi! 69