TAVOITTEET: KLUBIN TÄRKEÄT TIETOJÄRJESTELMÄT. Välttämättömät järjestelmät. SOME ja julkisuus. Ole ympäristöystävällinen älä tulosta turhaan!

Transkriptio

1 TAVOITTEET: KLUBIN TÄRKEÄT TIETOJÄRJESTELMÄT Välttämättömät järjestelmät Suomen Rotaryn (SR) jäsentietojärjestelmä My Rotary Rotary Internationalissa SOME ja julkisuus Ole ympäristöystävällinen älä tulosta turhaan! Kaikki prepets-materiaali osoitteessa: TITLE 1

2 KLUBIN TÄRKEÄT TIETOJÄRJESTELMÄT Suomen Rotaryn (SR) jäsentietojärjestelmä Jäsen- ja toimihenkilötietojen ylläpito RI:n My Rotary Toimintasuunnitelma Jäsenille rotarytietoutta, keskusteluryhmiä, kontakteja Kotisivut & Some Ulkoinen ja sisäinen viestintä Vähintään: Kokousohjelma ja yhteystiedot TITLE 2

3 PrePets 2018 SR-JÄSENTIETOJÄRJESTELMÄ

4 SR:N JA RI:N TIETOJÄRJESTELEMIEN ROOLIJAKO 1. KAIKKI klubin yhteystiedot 2. KAIKKI jäsentiedot ja muutokset 3. KAIKKI läsnäolotiedot (ei seurata) SAR-aineiston tarkastelu Lahjoitukset Klubin tavoitteet tunnistaa yleisö ja SAR = Semi Annual Report, puolivuosittainen jäsenmaksu RI:lle 4. KAIKKI virkailijatiedot Klubin tiedot, jäsentiedot muistaa, että Läsnäolotiedot, ei seurata SUOMEN ROTARYN tietojärjestelmä -> My Rotary ROTARY INTERNATIONALin tietojärjestelmä TITLE 4

5 SR:N TIETOJÄRJESTELMÄ SUOMEN ROTARYn tietojärjestelmä TITLE 5

6 TÄRKEÄÄ SR-jäsentietojärjestelmän ja My Rotaryn käyttö klubille on käytännöllisesti katsoen pakollista Tehtävät osin henkilökohtaisia, koska järjestelmään merkityt presidentti ja 1. sihteeri avainasemassa. Heille tulee myös RI:n sähköposteja, jotka ei tavoita muita klubilaisia Presidentin ja 1. sihteerin oltava hereillä SR-jäsentietojärjestelmään on kaksi tunnusta: Pääkäyttäjän (klubitietojen ylläpitäjän) tunnus Klubin jäsenten katselutunnus (kirjautumistunnus ja salasana kaikilla sama) TITLE 6

7 SR:N JÄSENTIETOJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖOIKEUDET Klubitason pääkäyttäjä (Club admin) Pääkäyttäjällä on oikeudet päivittää klubinsa jäsentietoja, tulostaa ja ladata oman klubinsa tietoja, selailla kaikkien klubien tietoja ja oikeus vaihtaa pääkäyttäjän ja klubin jäsenistön salasana. Pääkäyttäjä vastaa klubin jäsentietojen ajantasaisuudesta! Pääkäyttäjä on yleensä 1. sihteeri. Klubi voi toki antaa pääkäyttäjän tunnukset haluamalleen virkailijalle. Rotaryvuoden vaihtuessa pääkäyttäjän käyttäjätunnus ja salasana pyydetään luovuttamaan seuraavalle klubin tietojen päivittäjälle. Klubin jäsenistö (Club member) Klubilla on klubitason kollektiivioikeudet eli klubikohtainen käyttäjätunnus ja salasana jäsenilleen. Klubin jäsen voi etsiä rotareja kaikista Suomen klubeista ja selailla sekä oman että myös muiden klubien jäsentietoja. Jäsenellä ei ole päivitysoikeutta. Tulostus- ja latausoikeuksia on myös rajoitettu! TITLE 7

8 prepets 2018 SR NYKYISET SIVUT Ylläpitäjän ja jäsenen kirjautuminen TITLE 8

9 prepets 2018 SR-ESIMERKKI YLLÄPITÄJÄ TITLE 9

10 SUOMEN ROTARYN JÄSENTIETOÄRJESTELMÄ Sihteeri ylläpitää: Klubin perustiedot jatkuvasti Jäsenrekisteri ja 1.3. viimeistään! jatkuvasti Toimihenkilöt, tulevat toimihenkilö aikataulu Läsnäoloraportointi (ei pakollista) kuukausittain Saadaan: Tiedot matrikkeliin: klubista, jäsenistä ja toimihenkilöistä Läsnäolotilastot (SR ei raportoi eteenpäin, ei seurata) My Rotary-järjestelmän käyttöoikeudet (automaattisesti) Tiedot RI:lle ja piirille klubin maksujen perusteeksi Ajantasainen klubin jäsenrekisteri sähköisessä muodossa Lehtitilaukset Tärkeää: Jatkuva ylläpito = ajantasaisuus Aikataulut TITLE 10

11 ROTARYTOIMISTON TERVEISIÄ Tietoja tulee päivittää SR:n jäsentietojärjestelmään jatkuvasti tietojen muuttuessa eikä odottaa viimeistä päivää! Mitä pitää päivittää Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmään? Klubi maksaa jäsenmaksut kaksi kertaa vuodessa, joten jäsenpäivitykset kannattaa tehdä viimeistään ja 1.3. mennessä, ja The Rotarian tieto mennessä! Klubitietoihin: klubin kanta tarvittavaan määrään matrikkelikirjoja Jäsentietoihin per jäsen: The Rotarian tilaaja - Kyllä vai Ei Rotary Norden -lehti - paperisena vai sähköisenä Muut mahdolliset jäsentietojen muutokset Kaikki uudet jäsenet tai eronneet jäsenet Jäsenten toimihenkilötehtävät kaudella TITLE 11

12 SR-KOULUTUSAINEISTON TUNNUS JA SALASANA Valitse ja sitten Suojatut jäsensivut Sen jälkeen klikkaa vasemman palstan kohtaa Ohjeet ja koulutus Kirjaudu (tunnus ja salasana eri kuin edellisellä sivulla) Saat Ohjeet ja koulutus sivut vasempaan reunaan! TITLE 12

13 SR:N JÄSENTIETOJÄRJESTELMÄ JA MY ROTARY Kansallinen jäsentietojärjestelmämme on primäärinen klubi-, jäsen- ja virkailijatietojen päivittämisen paikka. My Rotaryyn tehdään ainoastaan (lyhyt) toimintasuunnitelma (presidentti)! Päivityksiä ei tehdä My Rotary / Manage / Rotary Club Central - järjestelmään, koska sieltä tiedot eivät päivity takaperin Suomen järjestelmään ja siitä taas seuraa ristiriitoja jäsentiedoissa. Piirin kaikki klubit päivittävät/ylläpitävät klubi- ja jäsentietojaan ainoastaan SR:n jäsentietojärjestelmässä. Jäsentietojärjestelmien yksityiskohtaiset ohjeet ovat Suomen Rotaryn verkkosivuston alisivulla: Suojatut jäsensivut Ohjeet ja koulutus (suojattu) Tietojärjestelmien kuvaukset ja ohjeet (laaja) SR:n jäsentietojärjestelmän kuvaus ja käyttöohjeet TITLE 13

14 prepets 2018 SR-TIEDOTE SR-tietojärjestelmän raportointi ei muutu, vain linkki TITLE 14

15 KLUBIN TÄRKEÄT TIETOJÄRJESTELMÄT Suomen Rotaryn (SR) jäsentietojärjestelmä Jäsen- ja toimihenkilötietojen ylläpito RI:n My Rotary Toimintasuunnitelma Jäsenille rotarytietoutta, keskusteluryhmiä, kontakteja Kotisivut & Some Ulkoinen ja sisäinen viestintä Vähintään: Kokousohjelma ja yhteystiedot TITLE 15

16 MY ROTARY Rotaryn kansainvälinen tietojärjestelmä ja tietolähde, työkalu presidentille (toimintasuunnitelma) ja www-palvelu kaikille rotareille. Runsaasti tietoa Rotary-järjestöstä, tapahtumista, ajankohtaisista asioista lisäksi lahjoitukset hyväntekeväisyyteen, keskustelupalstat ja maailmanlaajuinen klubirekisteri (klubitiedot, kokousajat ja klubin osoite) Käyttöoikeudet ovat sidotut asemaasi klubissa Tuleva presidentti pääsee tallentamaan Club action plan eli tulevan kautensa toimintasuunnitelman (editointioikeudet) Presidentti ylläpitää oman kautensa suunnitelman ja hyödyntää raportteja (editointioikeudet) Tuleva sihteeri saa materiaalia ja raportteja käyttöönsä ml. brändiin liittyvät materiaalit, logot, yhtenäisen ilmeen takaavat dokumenttipohjat yms. (käyttöoikeudet) Sihteeri saa SAR-informaatiota ja klubin RI-laskun maksutiedot (käyttöoikeudet) Klubin jäsen (lukuoikeudet) TITLE 16

17 MY ROTARY -Tietojärjestelmät Datapankki, lahjoitukset, klubin toimintasuunnitelma, SAR-laskut Uusi käyttäjä! 1 TITLE 17

18 ENSIMMÄISTÄ KERTAA MY ROTARY? (1/2) My Rotaryyn rekisteröityminen tapahtuu luomalla oma tili (account). Valitse RI:n kotisivulta MyRotary Valitse sitten Uusi käyttäjä! Täytä etunimi, sukunimi ja SR-jäsentietojärjestelmään ilmoittamasi sähköpostiosoite (VAIN SE!) ja merkitse Yes, että olet yli 18-vuotias ja valitse Jatka (Continue). Etunimi Sukunimi Sähköpostiosoitteesi matrikkelissa Odota: Sivusto on hidas! TITLE 18

19 ENSIMMÄISTÄ KERTAA MY ROTARY? (2/2) Omaa tiliä voit käyttää vasta, kun olet aktivoinut sen sähköpostiisi tulleen linkin kautta (voi kestää!) Password eli salasana oma valintasi Rekisteröitymis- ja profiilisi täydennysohjeet sekä paljon muuta löydät SR:n dokumentista RI My Rotary suomenkielinen ohje laaja; henkilökohtaisen tilin luomisesta alkaen. Dokumetissa on käytetty nimeä My Rotary Palasina/D 1410 DGN Heidi Caven 2016; edelleen käyttökelpoinen). TITLE 19

20 MY ROTARY SIGN IN (KIRJAUTUMINEN REKISTERÖITYMISEN JÄLKEEN) Sähköpostiosoite => Salasana => Hiiren napsautus => TITLE 20

21 MY ROTARY EXCHANGE IDEAS KESKUSTELURYHMÄT TAPAHTUMAT - KLUBIT KESKUSTELURYHMÄT Omat ryhmät Etsi ryhmä Perusta ryhmä Etsi ihmisiä TAPAHTUMAT Kansainvälinen kokoontuminen Kansainvälinen kokous Presidenttien konferenssit Rotaryinstituutit Lahjoittajien tapahtumat Aluekonferenssit Projektinäyttelyt Rotaryn päivä YK:ssa KLUBIT Rotaryklubit Rotaract-klubit Interact-klubit Alumnit TITLE 21

22 MY ROTARY TAKE ACTION LAHJOITA PROJEKTIT APURAHAT JOHTAMINEN Tällä sivustolla mm. - Omat lahjoitukset - Projektit - Apurahat - Klubien yms. perustamista - Johtamista TITLE 22

23 MY ROTARY LEARNING & REFERENCE KOULUTUS, RAHOITUS, HISTORIA Tällä sivustolla mm. - Rotarykoulutusta roolin ja aiheen mukaan Projektien rahoitusta - Rotaryhistoriaa TITLE 23

24 MY ROTARY MANAGE TÄRKEÄ ROTARY CLUB CENTRAL - TAVOITTEET (1/2) TÄRKEÄ PRESIDENTILLE: - Rotary Club Central - Presidentti tallentaa suunnitelman - Lahjoitukset, raportit, PHF-kertymät TÄRKEÄ SIHTEERILLE: - Logot - Teemat - Pohjat TITLE 24

25 MY ROTARY MANAGE TÄRKEÄ ROTARY CLUB CENTRAL - TAVOITTEET (2/2) Oman klubin Club Centraliin pääsee suoraan myös My Rotary - aukeamalta! TITLE 25

26 ROTARY CLUB CENTRAL GOAL CENTER KLUBIN TAVOITTEIDEN TALLENNUS (TULEVA PRESIDENTTI, TOTEUTUMAT PRESIDENTTI JA PAST PRESIDENT) VÄLILEHDET Täytä tavoitteet punaisiin kenttiin! Tällä välilehdellä 8 kohtaa. Tallenna! Muut välilehdet samalla tavalla! TITLE 26

27 ROTARY CLUB CENTRAL GOAL CENTER KLUBIN TAVOITTEIDEN TALLENNUS (TULEVA PRESIDENTTI) Tuleva presidentti tallentaa RCC:iin klubin seuraavan vuoden tavoitteet Vihreän SAVE (TALLENNA) nappula RCC:ssä = tallennusoikeus Lukuoikeudet jäsenillä HUOM. Presidentti voi määräaikaisesti delegoida tilinsä toiselle: Käyttökelpoinen, jos tilapäisesti estynyt RCC-tietojen hoitamisesta! RCC-tietojen tallentaminen pakollista samoin kuin SRjäsentietojärjestelmän ylläpito Huolehtikaa siitä, että klubinne kaikki nettiä käyttävät jäsenet hankkivat My Rotary tunnukset! TITLE 27

28 ROTARY CLUB CENTRAL SISÄLTÖ PELKISTETTYNÄ Pelkistetty näkymä Klubin tavoitteet Globaali näkymä Klubin projektit, aktiviteetit Tukimateriaali Raportit Ota yhteyttä Paluu My Rotary -pääsivulle TITLE 28

29 MY ROTARY THE ROTARY FOUNDATION - ROTARYSÄÄTIÖ Tällä sivustolla mm. - Rahoitus piiri/globaali - Tapoja lahjoittaa - Tunnustukset lahjoittajille - Lahjoittamissuunnitelma - About = Säätiöstä TITLE 29

30 MY ROTARY NEWS & MEDIA UUTISET MEDIA BRÄNDI - LOGOT Tällä sivustolla mm. - RI:n presidentti, teema, viesti, tapaamiset - The Rotarian-lehti, uutiset, blogi - Ilmoitukset - Medialle materiaalit - Rotarykuvia ja videoita TITLE 30

31 MY ROTARY MEMBEER CNTER - JÄSENILLE Tällä sivustolla... - Paljon materiaalia jäsenille - Tilin asetukset, kalenteri, ideoita yms. TITLE 31

32 KLUBIN TÄRKEÄT TIETOJÄRJESTELMÄT Suomen Rotaryn (SR) jäsentietojärjestelmä Jäsen- ja toimihenkilötietojen ylläpito RI:n My Rotary Toimintasuunnitelma, SAR-raportti (laskun perusteet) ja lasku Jäsenille runsaasti rotarytietoutta, keskusteluryhmiä, kontakteja Kotisivut & Some Ulkoinen ja sisäinen viestintä Vähintään: Kokousohjelma ja yhteystiedot TITLE 32

33 Kotisivut ja sosiaalinen media TITLE 33

34 JULKISUUS SOSIAALINEN MEDIA Sähköposti Kalenteri Kirjanpito Pilvipalvelin, digiarkisto (esim.) Suojattu sivusto Keskustelupalsta Verkkokokousalusta Ilmoittautumisjärjestelmä Jakelulistapalvelu Facebook sivu & ryhmä Twitter Instagram YouTube Flickr Blogi Pinterest jne Piirin kotisivut & facebook Muut Rotary-sivut & some TITLE 34

35 JULKISUUS SOSIAALINEN MEDIA Rotaryn julkisen kuvan (Public Image) vahvistaminen, vahvan brändin luominen on yksi RI:n strategisen suunnittelun avaintavoitteista Kotisivuilla kävijä muodostaa sekunnissa mielipiteen siitä, onko sivusto luotettava tai kiinnostava! Verkkosivuja selatessa sisältö on tuossa lyhyessä hetkessä toisarvoinen, sivuston visuaalinen ilme on ratkaiseva tekijä sille, jatkaako kävijä klubiimme tutustumista Rotaryn yhtenäinen imago ja viestintä ei ainoastaan paranna mainettamme, vaan se myös syventää Rotary-ymmärrystä. Meidät on helpompi tunnistaa yhtenäisestä brändistä, joka toistuu kaikilla tasoilla RI, SR, Piiri, Klubit TITLE 35

36 JULKISUUS SOSIAALINEN MEDIA KLUBIEN OMAT SIVUT JA LÄSNÄOLO SOMESSA! TITLE 36

37 LOPPU Kiitos! TITLE 37

38 KYSYMYKSIÄ? TITLE 38