District Governor-elect Survival Kit. TULEVIEN KUVERNÖÖRIEN SELVIYTYMISOPAS Rotaryvuodelle

Transkriptio

1 Versio 2013 Suomen Rotary - Finlands Rotary ry District Governor-elect Survival Kit TULEVIEN KUVERNÖÖRIEN SELVIYTYMISOPAS Rotaryvuodelle Paul P. Harris

2 Sisällysluettelo 2/26 1. Johdanto Kuvernöörin valinta ja nimeäminen Tulevan kuvernöörin (DGE) valmistautuminen Toiminta piirin organisaatiossa ja tilaisuuksissa Kuvernöörin valmennus kotimaassa GETS (Governor-elect Training Seminar) ja Rotaryinstituutti International Assembly (kansainvälinen rotaryneuvottelu) RI:n kansainväliset kongressit Piirin hallinto ja toiminnan suunnittelu Piirin visio ja strategia Piirijohtosuunnitelma (DLP) Piiriorganisaatio Toimintasuunnitelma Piirin talousarvio Kuvernöörin varat ja korvaukset RI:ltä Talousarvion perusteet Tilikirjausohje Taloudenhoidon yleisohje Rotarypiiri ry:n säännöt Yhdistysrekisteri-ilmoitus Piirin tilaisuuksien valmistelut PETS (President-elect Training Seminar), virkailijakoulutus ja piirineuvottelu Piirikonferenssi - Piirikokous Muut piirin järjestämät tilaisuudet Kuvernöörin klubivierailut Klubineuvottelu/Osa Klubineuvottelu/Osa Klubikokous Klubien juhlat Rotaryprotokolla Huomionosoitukset, palkitsemiset ja muistamiset Tiedottaminen ja tiedonvälitys Rotaryn tietojärjestelmien hyväksikäyttö piirihallinnossa RI:n nettisivut Suomen Rotaryn nettisivut Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmä Piirien ja klubien nettisivut Kuvernöörin IT-valmiudet Suomen rotarypiirien palveluorganisaatio ja palvelut Tulevien kuvernöörien välinen yhteistyö Piirin arkisto Raportointi- ja postitusmenetelmät Tulevan kuvernöörin vuosikalenterit DGN-vuosi DGE-vuosi DG-vuosi IPDG-vuosi Rotaryvuoden vuosikello Tietolähteitä kuvernöörille, piirin toimihenkilöille ja klubeille Painotuotteita Rotarytietoutta Internetissä Help Desk -tukipalvelut Dokumentin versiohistoria...26

3 3 1. Johdanto Kuvernööriksi valmistautuminen on pitkä prosessi, joka alkaa useita vuosia ennen DG-tehtävän vastaanottoa. Kuvernöörivuodenkin jälkeen on vielä velvoitteita sekä Rotary Internationalille että piirille, mm. kuvernöörin kustannusraportit RI:lle ja piirille tilinpäätös ja toimintakertomus. Kaiken kaikkiaan kuvernöörin putki on n. 4 vuoden pituinen. Tämän jälkeenkin useat entiset kuvernöörit jatkavat vielä piirin, Suomen Rotaryn tai RI:n tehtävissä. Tämän kansanpainoksen tarkoitus on antaa tuleville kuvernööreille suuntaa antava yhteenveto ja käytännön vinkkejä kuvernöörin tehtävään valmistautumisen sekä kuvernöörivuoden keskeisistä kohdista. Valmistautumiseen liittyy kouluttautumista, omaehtoista perehtymistä ja opiskelua sekä RI:n määrittämiä määrämuotoisia ja -aikaisia tehtäviä, että myös kansallisia ja piirikohtaisia tehtäviä. RI:n julkaisemassa ja tuleville kuvernööreille toimittamassa n. 160-sivuisessa englannin tai ruotsinkielisessä oppaassa, District Governor s Manual on yksityiskohtaisesti kuvattuna kuvernöörivuoteen valmistautumiseen ja sen läpivientiin liittyvät kaikki tehtävät. Opaskirja löytyy myös RI:n nettisivuilta englanniksi ja ruotsiksi. RI:n ja SR:n asettamat tehtävät ja niihin liittyvät määräajat voivat muuttua vuosittain ja jopa vuoden aikanakin. Tuleva kuvernööri ja kuvernööri saavat vuoden aikana RI:ltä ja SR:ltä ilmoitukset ja muistutukset näistä määräajoista. Zürichin toimisto toimittaa kuukausittain ns. CDS Newsletter uutistiedotteen, jossa näistä tärkeistä asioista muistutetaan. Tämän dokumentin lopussa on vuositaulukot tehtävineen ja määräaikoineen. Joissain kansallisissa menettelytavoissa voi Suomen eri piireissä olla toisistaan poikkeavia käytäntöjä sekä ajoituksissa että toteutuksissa. Jäljempänä kuvatut menettelyt koskevat lähinnä seuraavaa tulevaa kuvernööriä (DGE, District Governor-elect) sekä hänen varsinaista kuvernöörin toimikautta. DGE:tä seuraavien kuvernööriehdokkaiden (DGN, District Governor-nominee) valmistautuminen tulevaan kuvernöörivuoteensa on lähinnä perehtymistä yleisellä tasolla piirinsä, SR:n ja RI:n toimintaan ja menettelytapoihin. Alustava valmistautuminen kuvernöörin tehtävään kannattaa aloittaa n. pari vuotta ennen toimikauden alkua. Toimikautta edeltävänä vuotena tuleva kuvernööri saa tehtäväänsä valmistavan koulutuksen useissa eri tilaisuuksissa sekä kotimaassa että ulkomailla. Tehtävää edeltävänä vuotena laaditaan myös piirin kaikki suunnitelmat, joiden mukaan sitten varsinainen kuvernöörivuosi toteutetaan.

4 4 2. Kuvernöörin valinta ja nimeäminen Tulevan kuvernöörin nimeäminen käynnistetään siten, että istuva kuvernööri ilmoittaa klubeille elo-syyskuun aikana kuukausikirjeessään hakumenettelystä ja pyytää klubeja tekemään esityksiä asetettuun määräaikaan mennessä. Klubien esitykset kuvernööriksi tehdään määrämuotoisella kirjallisella hakemuksella. Piireillä on käytössään omia hieman erilaisia hakulomakkeita. Piirin tulee valita ehdokas kuvernööriksi enintään 36 kk, mutta vähintään 24 kk ennen toimeen astumispäivää. Kuvernöörin valintamenettelyt ja kelpoisuusvaatimukset ovat selostettuina RI:n Manual of Procedure -käsikirjassa (suom. Rotaryn Käsikirja) sekä RI:n menettelytapasäännöissä (RCOP, Rotary Code of Policies). Myös SR:n nettisivuilta/suojatut jäsensivut löytyy kuvernöörin valintamenettelyistä selostus "Kuvernöörin vaali". Kuvernöörin nimeämiskomitea valitaan vuosittain joko piirineuvottelussa tai piirikokouksessa. Nimeämiskomitean kokoonpano vaihtelee piireittäin. Nimeämiskomitean jäsenille ei ole asetettu erityisiä kelpoisuusvaatimuksia (ei tarvitse olla entisiä kuvernöörejä tai piirineuvoston jäseniä). Siinä tapauksessa, että piirikokouksessa ei jostain syystä saada nimettyä nimeämiskomiteaa, nimeämiskomitean muodostavat viisi viimeksi palvellutta entistä kuvernööriä. Nimeämiskomitean esitys kuvernööriksi ilmoitetaan klubeille neljän vuorokauden kuluessa siitä, kun nimeämiskomitea on tehnyt päätöksensä. Klubit voivat tässä vaiheessa tehdä kilpailevia ehdotuksia kuvernööriksi. Prosessi on kuvattu RI:n säännöissä artikla 13:ssa. Kuvernöörin tulee ilmoittaa kuvernööriehdokkaan nimi RI:n pääsihteerille kymmenen päivän kuluessa siitä, kun hänet on valittu ehdokkaaksi (Form H: Governor-nominee Data Form). DGE:n valinnan virallinen vahvistaminen tapahtuu kuitenkin vasta toimikauttaan edellisen vuoden RI:n kansainvälisessä kongressissa. Tämä on vain muodollinen vahvistus. DGN:n on hyödyllistä osallistua perehtymismielessä PETS:iin tarkkailijana ja kouluttajana. Valintansa jälkeen DGN yleensä nimitetään heti piirineuvoston jäseneksi. DGN esitellään ja esittäytyy yleensä PETSin/piirineuvottelun ja piirikonferenssin/piirikokouksen yhteydessä. 3. Tulevan kuvernöörin (DGE) valmistautuminen Tulevan kuvernöörin koulutus, perehdyttäminen ja valmistautuminen tehtäviin ovat oleellista jatkuvuuden ja tehokkaan organisaation varmistamiseksi. Päävastuu koulutuksista on RI:llä, mutta myös Suomen Rotary Finlands Rotary ry:llä on piirien antama koulutusvelvoite. Kunkin DG:n velvollisuus on huolehtia seuraajansa opastamisesta ja tukemisesta. Lisäksi on korostettava tulevan kuvernöörin omatoimisuutta laajaan rotaryaineistoon perehtymisessä. Tämä työ on syytä aloittaa mahdollisimman varhain. Tärkeimmät koulutustilaisuudet ja aineistot edellyttävät tulevalta kuvernööriltä ja hänen puolisoltaan kohtuullista englanninkielen suullista ja kirjallista taitoa Toiminta piirin organisaatiossa ja tilaisuuksissa - Toiminta piirineuvostossa - Tutustuminen piirin arkistoihin mm. edellisten kuvernöörien aineistot - Perehtyminen edellisen piirineuvottelun ja piirikokouksen pöytäkirjoihin - Tutustuminen piirin edellisiin vuosikertomuksiin ja tilinpäätöksiin - Osallistuminen mahdollisuuksien mukaan muutamaan DG:n klubivierailuun tuntuman saamiseksi

5 3.2. Kuvernöörin valmennus kotimaassa Suomen Rotary Finlands Rotary ry järjestää vuosittain elokuussa tuleville kuvernööreille puolisoineen kaksipäiväisen informaatio- ja valmennustilaisuuden (DGE-info). Tilaisuuden järjestämisestä vastaa Suomen Rotary Finlands Rotary ry:n hallituksen puheenjohtaja. SR maksaa osallistujien matka- ja majoituskulut sekä ruokailut. Tilaisuuden tarkoitus on: - tavata ensimmäisen kerran muiden piirien tulevat kuvernöörit ja heidän puolisot - saada opastusta, neuvoja ja käytännön kokemuksia kouluttajilta - vaihtaa ajatuksia ryhmän kesken tulevista omista suunnitelmista - saada tietoa Suomen Rotaryn ja Rotarytoimiston piireille ja kuvernööreille tarjoamista palveluista - saada ennakkotietoja tulevista kuvernöörin koulutustilaisuuksista, joita ovat vyöhyketasoinen Governor-elect Training Seminar (GETS) sekä kuvernöörikouluksi kutsuttu International Assembly San Diegossa, USA:ssa GETS (Governor-elect Training Seminar) ja Rotaryinstituutti GETS ja Rotaryinstituutti ovat kaksi eri tapahtumaa, mutta ne järjestetään perinteisesti samassa yhteydessä. GETS ja Rotaryinstituutti järjestetään vyöhykkeittäin. Tulevien kuvernöörien vyöhykekohtaiseen koulutuksen (GETS) osallistuminen on pakollinen kaikille tuleville kuvernööreille sekä suotavaa myös puolisoille. Pohjoismaiden vyöhykkeiden 15 ja 16 GETS ja Rotaryinstituutti järjestetään vuosittain elosyyskuussa jossain vyöhykkeen 15/16 maassa. Seuraava GETS ja Instituutti pidetään Pietarissa Venäjällä Park Inn Pribaltiyskaya Hotellissa. GETS:n osuus kestää 3 päivää ( ). Yleinen käytäntö on, että GETS:n ja Instituutin aikana järjestetään samanaikaisesti seminaareja erilaisine ryhmäkokouksineen, kuten rotarysäätiöseminaari, jäsenkehitysseminaari, nuorisovaihtoseminaari, COL-seminaari jne. DGE:t osallistuvat GETS:n jälkeen varsinaiseen Instituuttiin ja sen istuntoihin ja ryhmäkokouksiin. GETS ja Rotaryinstituutti kestävät yleensä yhteensä n. 5 päivää. Insituuttiin osallistuvat yleensä myös DG ja piirien Säätiökomitean puheenjohtajat. GETS tarjoaa ensimmäisen tilaisuuden tutustua kansainväliseen Rotaryyn, sillä osanottajat ja käsiteltävät asiat ovat enemmän alueellisia kuin kansallisia. Kokous antaa samalla mahdollisuuden tutustua lisää suomalaisiin kollegoihin ja tavata kollegoja myös muista alueen maista. GETS on myös ensimmäinen mahdollisuus sopia pohjoismaisesta vierailuvaihdosta tulevaan piirikonferenssiin. Kannattaa toimia nopeasti ja aktiivisesti näiden vaihtosopimusten kanssa, ettei jää paitsi. Pohjoismainen vierailuvaihto piirikonferenssissa ei ole pakollinen, mutta on vakiintunut käytäntö. Suomen Rotary ry ei enää korvaa vierailusta aiheutuvia matkakustannuksia, vaan ne on katettava piirin omasta budjetista. GETSissä on myös mahdollisuus tavata Zürichin aluetoimiston edustajia. GETSin ryhmätyöt perustuvat vahvasti District Governor s Manualiin, joka on ehdottomasti otettava mukaan. Ennen GETSiin menoa on syytä painattaa kuvernöörin käyntikortit. Mallit kannattaa ottaa edellisten vuosien kuvernööreiltä (n. 500 kpl riittää alkuunsa). RI maksaa käyntikortit. RI maksaa myös DGE:n osallistumisen ja ylöspidon GETS:in osalta (paitsi matkakulut). Piiri maksaa DGE:n GETS- matkakulut sekä Instituuttiin ja seminaareihin osallistumiset sekä puolison kustannukset kaikilta osin. Piirikohtaisesti on erilaisia käytäntöjä DG:n, entisten kuvernöörien, rotarysäätiöasiamiehen, piirikouluttajan jne. osallistumisesta Instituuttiin ja seminaareihin ja kustannusten korvaamisesta.

6 3.4. International Assembly (kansainvälinen rotaryneuvottelu) Tämä kuvernöörikouluksi nimitetty koulutustilaisuus pidetään vuosittain USA:ssa ja kestää noin viikon. Assembly pidetään San Diegossa Kaliforniassa Royal Manchester Hyatt hotellissa. Assemblyn ajankohta hieman vaihtelee vuosittain. Koulutukseen osallistuvat maailman kaikki tulevat kuvernöörit, joita on n Seuraava Assembly järjestetään tammikuuta Tähän koulutukseen osallistuminen on DGE:lle pakollinen ja puolisolle suotava. Assemblyn pääkieli on englanti. Suomenkielen tukea ei ole, joten suullisen esityksen taito englanninkielellä ryhmätöissä on tarpeen. International Assembly on tulevien kuvernöörien koulutuksen päätapahtuma, jonka tarkoitus on antaa piirin johtamiseen tarvittavat käytännön valmiudet, inspiraatiot ja motivaatiot. Koulutuksessa käydään läpi asioita, jotka on selostettu RI:n etukäteen lähettämässä kuvernöörin opaskirjassa District Governor s Manual, johon tutustutaan jo GETSissä. Koulutus muodostuu täysistunnoissa (Plenary Sessions) pidetyistä alustuksista, jonka jälkeen osallistujat menevät nimettyihin työryhmiin (Group discussions), joissa jatketaan keskustelua ja pohdintoja alustetuista aiheista. Myös puolisot osallistuvat täysistuntoihin, jonka jälkeen heillä on omat koulutus- ja keskustelutilaisuudet. Assemblyn ensimmäisenä päivänä RI:n tuleva presidentti julkistaa vuositeemansa. Ennen Assemblya on mahdollisuus viettää n. viikon mittainen Homestay -vierailujakso jossain amerikkalaisessa rotaryperheessä. USA:n piirit organisoivat ja markkinoivat näitä etukäteisohjelmia. Tämä mahdollisuus kannattaa yleensä käyttää hyväksi. RITS huolehtii matkajärjestelyistä liittyen myös Homestay-viikkoon, kun se on suoraan liitettynä Assembly matkaan. DGE maksaa silloin vain hänen ja puolison poikkeavista lennoista syntyvät lisäkustannukset. Assemblyn ensimmäinen päivä on varattu ilmoittautumiseen ja majoittautumiseen. Mikäli haluaa saapua paikalle jo hieman aikaisemmin tai jäädä vielä joiksikin päiviksi Assemblyn jälkeen, niin näiden ylimääräisten päivien kustannukset on maksettava itse. Lennot Suomesta San Diegon kestävät niin kauan, ettei perille ehdi ajoissa, jos lähtee RITSin suosituksen mukaisesti saman päivän aamuna. RI järjestää ja korvaa pyydettäessä nk forced overnight - järjestelyn esim. New Yorkissa sitä pyydettäessä. Assemblyn yhteydessä on myös tarjolla vapaaehtoisena iltaohjelmana vierailuita lähialueen klubeissa tai rotaryperheissä, jos aikataulu sallii. Assemblyn koulutusaikataulu on erittäin tiivis ja sen aikana on minimaalisesti omaa aikaa. Puolisoilla on hieman väljempi aikataulu. Assemblyssa on ollut tapana vaihtaa osallistujien kesken pieniä lahjoja. Nämä lahjat tuleva kuvernööri maksaa itse. Suosituksena on nykyään lahjojen asemesta DGE:n tekemä lahjoitus Rotarysäätiölle. Suomalaiset DGE:t ovat tehneet yhdessä käyntikortin kokoisen kortin, jossa on kaikkien suomalaisten piirien tiedot ja ilmoitus lahjoituksesta Säätiölle. Assemblyn yhteydessä pidetään International Festival Talent Night -ilta, jolloin eri maiden piirien tulevat kuvernöörit puolisoineen esittävät pienen ohjelmanumeron, joka jollain tavalla liittyy kyseisen maan tunnusmerkkeihin. Mikäli haluaa mukaan tähän vapaaehtoiseen esiintymiseen, niin esiintyminen on anottava RI:ltä ja RI päättää onko esitys sellainen, että pääsee lavalle. Kuvernöörin takin hankintatapa on hieman vaihdellut vuosittain. Nykyään takin hankinnasta vastaa DGE. Takin väri ilmoitetaan GRTSissä. Kuvernöörin takin hankinta korvataan RI:n myöntämästä kuvernöörin määrärahasta (allocation). Miespuoliset kuvernöörit saavat Assemblyn alussa vuoden teemaan liittyvän solmion sekä rouvat huivin. 6

7 7 Myös puolisot voivat hankkia itselleen kuvernöörin takin, joka osoittautuu hyväksi ratkaisuksi kun samalla pukeutumismurheet rotarytilaisuuksissa poistuu. Takilla selviää useimmista tilaisuuksista niin Assemblyssa, Kongressissa kuin muissa tulevissa rotarytapahtumissa. Mahdollisen puolison takin kukin maksaa itse. Assemblyssa on myynnissä myös RI:n vuositeema-postikortteja, jotka on tarkoitettu hyvän tavan mukaisesti postitettaviksi tulevan rotaryvuoden klubipresidenteille ja piiriorganisaation jäsenille. Postituksen helpottamiseksi ja nopeuttamiseksi on syytä tehdä valmiit osoitetarrat etukäteen. DGE saa Assemblyssa pienen shekin taskurahoiksi mm. em. korttien postitusta varten sekä elektronisen puhelinkortin, johon ladattu sisään pieni summa puhelinsoittoja varten. Assemblyn yhteydessä on myynnissä paljon erilaista rotaryn rekvisiittaa kuten teemapinssejä, bannereita, tunnustuslahjoja jne. Näistä kannattaa hankkia klubeille jaettavaksi tarpeen mukaan. Nämä korvataan RI:n myöntämästä kuvernöörin määrärahasta. Assembly on myös hyvä ympäristö levittää tietoa piiristään ajatellen yhteisiä kansainvälisiä projekteja sekä VTT (Vocational Trainig Team)- ja nuorisovaihtoa. Pohjoismaisten kollegoiden kanssa on hyvä keskustella myös mahdollisista vastavierailuista piirikonferensseissa, ellei tätä ole vielä tullut sovittua GETSin yhteydessä. Rotary International Travel Service (RITS) hoitaa matkajärjestelyt. (Tähän saattaa tulla muutos). Palvelu toimii yleensä hyvin, mutta kannattaa kuitenkin tarkastaa huolellisesti RITSin esittämät matkasuunnitelmat. Mikäli haluaa järjestää matkustamisen itse, on se hyväksytettävä RITS:llä. RI maksaa DGE:n ja puolison Assemblyyn osallistumisen, majoituksen ja matkat RI:n kansainväliset kongressit (konventiot) Vuosittain touko - kesäkuussa järjestettävä RI:n kansainvälinen kongressi on erinomainen tilaisuus DGE:lle ja DG:lle saada kokemuksia Rotaryn kansainvälisestä toiminnasta. Osallistumalla kongressin yhteydessä pidettäviin erilaisiin seminaareihin DGE saa hyviä syventäviä eväitä DG -tehtävän hoitoon. Rotaryn kansainväliset toveruus- ja ystävyysverkostot syntyvät usein kongressien yhteydessä. Kongressi on tarkoitettu kaikille rotareille. Kongressiin osallistumisen kustannusten korvaamisessa on piireissä erilaisia käytäntöjä. Varsin yleinen tapa on kustantaa tuleva kuvernööri puolisoineen. Kongressi on istuvan RI Presidentin konferenssi ja siellä esitellään tuleva RI:n presidentti kaikille rotareille. Varsinaisesti hän tuli tutuksi DGE:ille jo Assemblyssa. Kongressissa, joka samalla on RI:n vuosikokous vahvistetaan tulevan hallituksen jäsenvalinnat, RI:n presidenttiehdokas sekä tulevan kauden DGE nimitykset. Vuoden 2013 kongressi pidetään Portugalin Lissabonissa. Vuoden 2014 kongressi pidetään Australian Sydneyssä. 4. Piirin hallinto ja toiminnan suunnittelu Piirin toiminnan lyhyen ja pitkän aikavälin suunnittelu ja vuosibudjetointi on syytä aloittaa jo DGE-kauden alussa eli heti kesälomien jälkeen. Piiriorganisaation rakentamiseen on syytä varata aikaa. Kuvernööri laatii piirin taloussuunnitelman yhteistyössä talouskomitean kanssa. Suunnitelma hyväksytetään PETSin yhteydessä pidettävässä piirineuvottelussa. On suositeltavaa, että piirin strateginen suunnitelma, DLP (piirijohtosuunnitelma), toimintasuunnitelma, talousarvio, taloudenhoidon ohjeet ja piiriorganisaatio esitetään piirineuvostolle kommentoitavaksi DGE -vuoden syksyllä ja piirijohdon koulutusseminaarissa helmikuussa, jotta niihin ehditään vielä tekemään tarvittaessa muutoksia ennen

8 piirineuvottelua. 8 Toimintasuunnitelmat, piiriorganisaatio ja talousarvio on tiedotettava tuleville klubipresidenteille hyvissä ajoin ennen PETSin yhteydessä pidettävää piirineuvottelua, jossa nämä suunnitelmat käsitellään ja virallisesti hyväksytään. Piirineuvottelun hyväksytty pöytäkirja ja siinä mainittujen liitteiden kopiot (talousarvio, organisaatio jne.) lähetetään piirineuvostolle sekä Rotarytoimistoon. Alkuperäinen pöytäkirja jää piirin arkistoon Piirin visio ja strategia Piirin tavoitteiden ja toiminnan pitkän aikavälin suuntaviivat helpottavat vuosisuunnittelua sekä kuvaavat piirin pitkän aikavälin tavoitteita ja painopisteitä. Joissain piireissä on strategiatoimikunta, jonka tehtävänä on tarkastella ja laatia pitkän aikavälin suuntaviivat ja painopisteet yksittäisiä kuvernöörivuosia pidemmälle ajalle Piirijohtosuunnitelma (DLP) Piirijohtosuunnitelma (DLP = District Leadership Plan) kuvaa piirihallinnon ja johtamisjärjestelmän rakenteen ja menettelytavat. Piirin toimintasuunnitelma täydentää piirijohtosuunnitelmaa kuvaten kauden toiminnan tavoitteet. RI edellyttää, että jokainen piiri on laatinut piirijohtosuunnitelman, jonka muodoista säädetään RCOP kokoelman artiklassa Piirijohtosuunnitelmassa määritellään apulaiskuvernöörien määrä ja tehtävät, pätevyysvaatimukset, valintamenettely ja koulutus sekä piirin komiteoiden tarve ja tehtäväalue, komiteoiden puheenjohtajien ja jäsenten pätevyysvaatimukset ja valintamenettely. Piirijohtosuunnitelmassa on kuvattava myös miten piiri edesauttaa ja tukee vastaavaa suunnitelmaa ja suunnittelua klubitasolla. Klubijohtosuunnitelma (CLP = Club Leadership Plan) on uusi suunnitteluväline ja sen sisäänajoa klubeihin kannustetaan. Klubijohtosuunnitelmasta löytyy aineistoa SR:n nettisivuilta. Piirijohtosuunnitelma tarkistetaan vuosittain ja hyväksytetään PETSin yhteydessä pidettävässä piirineuvottelussa Piiriorganisaatio Toiminnan suunnittelu kannattaa yleensä aloittaa piiriorganisaation kokoamisella, koska toiminnan vuosisuunnittelu on suunnitelmiin sitoutumisen kannalta hyvä laatia yhteistyössä komiteoiden vetäjien ja apulaiskuvernöörien kanssa. Piiriorganisaation rungon muodostaa piirineuvosto, jonka puheenjohtajana toimii istuva kuvernööri ja jäseninä yleensä 1-2 edellistä kuvernööriä, DGE, DGN, talouskomitean puheenjohtaja, rotarysäätiökomitean puheenjohtaja ja piirisihteeri. Piirineuvoston kokoonpano sekä komitearakenteet vaihtelevat piireittäin. Piiriorganisaatiota ei tule paisuttaa tarpeettomilla osilla, joilla ei ole käytännön toimintaa. Piirijohtosuunnitelmassa on määritelty piirin organisaation perusrakenne ja tehtävät. Piiriorganisaatio ja sen miehitys on ilmoitettava RI:lle (Form E: District Committee Appointments) joulukuun loppuun mennessä. Mikäli organisaatio on tällöin vielä joiltain osin auki, niin sitä voi täydentää myöhemmin. Seuraavia elimiä on yleensä pidetty hyödyllisinä: * Piirineuvosto Piirineuvosto on kuvernöörin johdolla työskentelevä neuvoa-antava toimikunta, joka tukee kuvernööriä tämän esille ottamissa asioissa. Piirineuvosto ei ole päättävä elin, vaan piirin päätösvalta on yksin kuvernöörillä perustuen piirineuvottelussa ja piirikokouksessa tehtyihin päätöksiin.

9 9 Piirineuvoston kokoonpano on määriteltynä piirijohtosuunnitelmassa. Piirineuvosto toimii useissa piireissä myös kuvernöörin valintakomiteana. Jos piirineuvostossa on kuvernöörin lisäksi kaksi viimeisintä entistä kuvernööriä ja kaksi tulevaa kuvernööriä (Governor-elect ja Governor-nominee), siinä on runsaasti kokemusta. Tulevat kuvernöörit saavat piirineuvoston jäseninä hyvää kokemusta ennen toimikautensa alkua. Piirin Rotarysäätiökomitean puheenjohtajan tulisi myös olla piirineuvoston jäsen. * Talouskomitea Piirissä tulee olla vähintään kolmijäseninen talouskomitea. Talouskomitean tehtävänä on tukea tulevaa kuvernööriä talousarvion laadinnassa sekä valvoa ja raportoida taloussuunnitelman toteutumista. Talouskomitean puheenjohtaja on yleensä joku entinen kuvernööri. Talouskomitean kokoonpanossa on erilaisia piirikohtaisia käytäntöjä. Piirin laskut hyväksyy ja tiliöi pääsääntöisesti kuvernööri. Kuvernööri ei voi hyväksyä itse aiheuttamiaan kululaskuja, vaan ne hyväksyvät piirin talouskomitean puheenjohtaja. Hyväksymisen jälkeen laskut lähetetään Rotarytoimistoon maksettavaksi piirin tililtä. Piirin tilien tarkastamisen hoitavat piirineuvottelussa DGE:n esittämät ja hyväksytyt tilintarkastajat (yleensä samat tilintarkastajat kuin Suomen Rotary Finlands Rotary ry:llä). Piireillä on omia piirin taloudenpitoa koskevia ohjeita, kuten piirin taloudenhoidon yleisohjeet. * Rotarysäätiökomitea Rotarysäätiökomitea on yksi piirin tärkeimmistä ja vaativimmista komiteoista. Rotarysäätiökomitean tehtävänä on suunnitella, koordinoida ja arvioida kaikkia säätiöön liittyviä piirin toimintoja sekä avustaa tulevaa kuvernööriä piirin rotarysäätiötavoitteiden asettamisessa ja lahjoitustilanteen seurannassa. Komitea huolehtii yhdessä piirineuvoston kanssa siitä, että piiri täyttää Rotarysäätiön kanssa tehdyn yhteistyösopimuksen (MOU) mukaiset ehdot ja pysyy sertifioituna. Yhteistyösopimuksen ehtona on sekä nykyisen että tulevan kuvernöörin ja rotarysäätiökomitean puheenjohtajan kouluttautuminen RI:n Member Accessjärjestelmän kautta. Rotarysäätiöltä anottavien apurahojen ja stipendien hakemiseen liittyy useita määräaikoja ja lomakkeita. Rotarysäätiön ohjelmat ovat kuvattuina Rotarysäätiön käsikirjassa, joka löytyy SR:n nettisivuilta. Piirin jakamien apurahojen (DG, District Grants) käytöstä päättää piirin Rotarysäätiökomitea. Varojen käytön valvonnasta vastaa MOU:n mukainen piirin Säätiön tilintarkastuskomitea. Piirin DG-politiikan määrittelee piirin johto. Uusien Rotarysäätiöehtojen mukaisesti piirin ja Global Grants-apurahoja käyttävien klubien on oltava sertifioituja. Piiri voi vaatia sertifioinnin myös niiltä klubeilta, jotka haluavat käyttää DG-apurahoja. Rotarysäätiökomitea vastaa piiritasolla Rotarysäätiötä koskevien asioiden kouluttamisesta ja tunnetuksi tekemisestä piirissä ja klubeissa sekä pitää yhteyksiä klubien rotarysäätiöasiamiehiin ja rotarysäätiökomiteoihin sekä tukee ja auttaa klubeja rotarysäätiöasioissa. Esille tuodaan erityisesti rotarysäätiölahjoitusten merkitys sekä Rotarysäätiön tarjoamien tukirahoitusmuotojen hyödyntämismahdollisuudet ja -tavat klubien humanitaarisissa projekteissa. Rotarysäätiökomitea suunnittelee ja organisoi piirin rotarysäätiöseminaarit yhteistyössä kuvernöörin ja apulaiskuvernöörien kanssa. Rotarysäätiökomitean puheenjohtajana toimii tavallisesti joku entinen kuvernööri. Rotarysäätiökomitean puheenjohtajan toimikausi on kolme vuotta. * Opintoryhmien vaihto -komitea

10 10 GSE-vaihto muuttuu. Sen korvaa Vocational Training Team. Kyseessä on ammattiryhmien välinen vaihto siten, että ryhmä tekee tai kouluttaa vierailunsa ajan ammattinsa mukaisia tehtäviä. Uusi käytäntö ei ole enää vastavuoroista, mutta voidaan suunnitella niinkin. Toiminta rahoitetaan Global Grant-varoista. Siten rahoitus sisältyy DDF:ään ja World Fundin vastaantuloon (match). Ammattiryhmien käyttöä voidaan toteuttaa myös osana jotakin kansainvälistä (GGrahoitettua) projektia, johon koulutus oleellisena osana kuuluu. Opintoryhmien vaihto (VTT/GSE) -komitea suunnittelee ja vastaa yhteistyössä tulevan kuvernöörin kanssa VTT/GSE -vaihdon toteutuksesta. * Nuorisovaihtokomitea Nuorisovaihto on Suomessa organisoitu kaikkia piirejä palvelevan nuorisovaihdon monipiiriorganisaation kautta. Nuorisovaihdon monipiiriorganisaatioon valitaan edustajia kustakin piiristä. Kansallisen tason nuorisovaihtokoulutuksen lisäksi piirit järjestävät omia nuorisovaihdon koulutus- ja informaatiotilaisuuksia. Nuorisovaihtokomitean puheenjohtajan toimikausi on kolme vuotta. Nuorisovaihdon toteuttaminen edellyttää nykyisin, että vaihtavassa klubissa on kolmen hengen nuorisovaihtotiimi, jonka jäsenistä vähintään yksi on vuosittain koulutettu kunkin piirin järjestämissä koulutustilaisuuksissa. Tiimissä tulee olla kumpikin sukupuoli edustettuna. Mikäli klubissa on vain miesjäseniä, niin rotarin puoliso voi olla yksi tiimin jäsen. * Apulaiskuvernöörit Rotarypiiri jaetaan tavallisesti 6-8 klubia käsittäviin alueisiin, joihin kuhunkin tuleva kuvernööri nimittää kokeneen rotarin (entisen presidentin) apulaiskuvernööriksi. Apulaiskuvernöörien tehtävät on määritelty piirijohtosuunnitelmassa, jota täydentää apulaiskuvernöörin opaskirja, jonka viimeisin suomenkielinen painos löytyy SR:n suojatuilta jäsensivuilta. Apulaiskuvernöörin suositeltava toimikausi on kolme rotaryvuotta. * Piirien edustajat Suomen Rotaryn toimikunnissa Suomen Rotaryn toimikunnat muodostuvat piirien edustajista. - Koulutustoimikunta tuottaa piireille tarkoitettuja suomen- ja ruotsinkielisiä koulutusaineistoja sekä kehittää koulutustoimintaa. Jäseninä ovat piirien piirikouluttajat. - Julkaisutoimikunta vastaa Suomen Rotaryn vuosittaisen matrikkelin tuottamisesta sekä SR:n nettisivujen julkisen osan sisältötuotannosta. - Käännöstoimikunta vastaa sovittujen RI:n julkaisuiden kääntämisestä suomeksi sekä avustaa SR:n muita toimikuntia käännöstöissä. - IT-toimikunnan tehtävänä on tehdä ehdotuksia Suomen Rotaryn tietojärjestelmien kehittämiseksi, osallistua mahdollisiin kehityshankkeisiin sekä tukea piirejä ja klubeja järjestelmien käytössä. Jäseninä ovat piirien IT-vastaavat. - TRF -yhteistoimintarenkaan tavoitteena on saada aikaan piirien yhteisiä TRFhankkeita, vaihtaa piirien välisiä hyviä käytäntöjä sekä järjestää mahdollisia valtakunnallisia säätiöseminaareja. Jäseninä ovat piirien TRF -komiteoiden puheenjohtajat. - EPN -työryhmän tehtävänä on vastata kehitysyhteistyö -projektista, jonka tavoitteena on Polio-rokotusten järjestäminen Afganistanissa sekä kannustaa piirejä ja klubeja keräämään rahaa PolioPlus rahastoon. Piirit nimeävät edustajansa työryhmään. Suomen Rotaryn hallitus vahvistaa toimikuntien kokoonpanon rotary vuosittain. Tavoitteena on, että piirien edustajat toimivat näissä toimikunnissa useamman vuoden.

11 4.4. Toimintasuunnitelma Tulevan rotaryvuoden toiminnan suunnittelu on hyvä käynnistää kuvernöörin toimikautta edeltävänä syksynä. Suunnitelmaan sitoutumisen ja toteutumisen kannalta on suositeltavaa, että tuleva kuvernööri kuuntelee sitä tehdessään piirin eri komiteoiden vetäjiä. Toimintasuunnitelman muoto ja sisältö vaihtelevat vuosittain riippuen tulevasta kuvernööristä. Toimintasuunnitelmaa rakennettaessa on muistettava myös sen yhteys piirijohtosuunnitelmaan ja vaikutus piirin talousarvioon Piirin talousarvio Talousarvio on rahaksi muunnettu toimintasuunnitelma, joten talousarviota tehtäessä on toimintasuunnitelma pidettävä mielessä. Tuleva kuvernööri laatii talousarvioesityksen yhteistyössä talouskomitean kanssa. Ennen rotaryvuoden alkua on hyödyllistä tutustua edellisten vuosien budjetteihin ja tilinpäätöksiin, jotta budjetti pysyy linjassa edellisten vuosien kanssa. Talousarvio perustuu osittain eriin, joihin kuvernööri ei suoraan voi vaikuttaa ja osittain toimintasuunnitelmasta johdettuihin lukuihin. Talousarvio tulee toimittaa klubeille hyvissä ajoin ennen piirineuvottelua. Silloin klubeille jää riittävästi aikaa ottaa siihen kantaa hallituksessa ja tarvittaessa myös klubin kokouksessa. Piirin tulevan kauden talousarvion hyväksyminen päätetään PETSin yhteydessä piirineuvottelussa. Tulevan kuvernöörin on alusta lähtien pidettävä tarkkaa kirjanpitoa kaikesta kuvernöörin tehtävän hoitoon liittyvistä kulueristä sekä piirin että RI:n osalta. Kuvernöörin osalta piirin budjetissa on vain sellaiset kuvernöörin tehtävien hoitoon liittyvät kuluerät, joita RI ei korvaa kuvernöörin määrärahasta. Piirien tilinpäätöksien tekemisestä ja tilien tarkastuttamisesta vastaa SR/Rotarytoimisto. Kuvernöörin toimikauden päättyessä on kaikki ko. rotaryvuotta koskevat suoritukset toimitettava hyväksyttyinä Rotarytoimistoon maksuun ja kirjanpitoon mennessä. Piirien tilit tarkastetaan syyskuun alkupuolella. Tilintarkastuksen yhteydessä tarkastetaan myös piirin toiminta, minkä vuoksi edellisen kauden toimintakertomukset tulisi toimittaa Rotarytoimistoon syyskuun alkuun mennessä. Tilinpäätösasiakirjat ja toimintakertomus kulkevat käsi kädessä. Piirin tarkastettu tilinpäätös on toimitettava piirin klubeille kolmen kuukauden kuluessa rotaryvuoden päättymisestä eli mennessä (Rotarytoimisto hoitaa tämän). Tilinpäätös, tilintarkastajien lausunto sekä toimintakertomus on esitettävä kuvernöörin toimikautta seuraavan piirikokouksen hyväksyttäväksi. Kuvernöörin tehtävien hoitoon liittyy myös sellaisia vapaaehtoisia kulueriä, jotka jäävät maksettavaksi omasta pussista. Arvio on, että kuvernöörivuosi tule maksamaan itselle muutama tuhat euroa Kuvernöörin varat ja korvaukset RI:ltä Tulevan kuvernöörin on avattava nimissään oleva oma pankkitili RI:n rahaliikenteen hoitamiseksi ja ilmoitettava nämä pankkiyhteystiedot RI:lle (District Governor Payee Information Form) lokakuun loppuun mennessä. Samalla RI pyytää perustietoja (arviot eri liikennevälineiden käytöstä ja hotelliyöpymiset) tulevan toimikauden määrärahan suuruuden määrittämiseksi. RI:n myöntämä kuvernöörin määrärahan suuruus vaihtelee piireittäin ja noudattaa yleensä edellisten vuosien linjaa. Tuleva kuvernööri saa RI:ltä kesäkuun aikana ennakkoilmoituksen vuosibudjettinsa suuruudesta. Heinäkuussa tulee RI:n määrittämästä vuosibudjetista 70 % kuvernöörin tätä tarkoitusta varten avaamalle pankkitilille. Loput 30 % eivät tule automaattisesti, vaan perustuvat raportoituihin kustannuksiin. 11

12 Apulaiskuvernöörien (AG) koulutuksen järjestämisestä ja siitä aiheutuvien kulujen raportoinnin perusteella saa max. 10 % lisää RI:n myöntämään määrärahaan. DGE vastaa koulutuksen järjestämisestä sekä tilaisuuden raportoinnista RI:lle. AG-koulutus pidetään usein PETSin yhteydessä. DG:n on raportoitava/tehtävä tilityksensä RI:lle koko summasta (70 % + max. 30 %) heti toimikautensa päätyttyä, kuitenkin viimeistään Tilitys tapahtuu RI:lle Expense -raporteilla ja niiden yhteenvetoraportilla, yhteensä 8 kpl eri raportteja. Lisäksi em. raportoinnin/tilityksen yhteydessä on toimitettava edellisen rotaryvuoden hyväksytty tilinpäätös. DG:n on syytä pitää omaa juoksevaa kirjanpitoa RI:n myöntämien varojen käytöstä ollakseen tietoinen, paljonko siitä kulloinkin on vielä jäljellä. On varottava piirin, RI:n ja oman pussin rahaliikenteen sotkemista toisiinsa. Tuleva kuvernööri saa RI:ltä toimikautensa määrärahat käyttöönsä vasta heinäkuussa, mutta jo sitä ennen voi olla kuluja, jotka RI tulee aikanaan korvaamaan. Joissain piireissä on käytäntö, että DGE voi veloittaa piiriltä RI:n aikanaan maksamia ennakkokuluja ja palauttaa sitten tämä ennakko piirille heti, kun on saanut RI:ltä määrärahansa. DGE:n osalta RI hyväksyy määrittämiään hyväksyttyjä korvauskuluja, jotka syntyvät jo ennen DG-kauden alkua, kuten käyntikortit, jotka voi teettää jo DGN-kaudella. RI:n hyväksymistä DGE:n ja DG:n kuluista on tarkat ohjeet ja raportointilomakkeet District Governor s Manual -ohjekirjassa (korvausohjeet: Appendix 10, DG Expense Guide). Kuvernöörin RI:ltä saamat varat ja niiden käytön yhteenveto saatetaan klubeille tiedoksi piirikokouksen yhteydessä Talousarvion perusteet Pelkkä numeraalinen talousarvio ei välttämättä aukea kaikille, joten on hyödyllistä laatia kirjallinen selonteko talousarvion perusteista eli mitä numerot asiallisesti pitävät sisällään ja mihin budjettisummat perustuvat. Tämä selvitys saa numeraalisen budjetin ymmärrettävämpään muotoon nopeuttaen näin talousarvion käsittelyä piirineuvottelussa Tilikirjausohje Piirien tilipuitteet ovat nykyisin pääosin samanlaiset, mutta erojakin on (lähinnä kulupuolella). Rotarytoimistossa otettiin käyttöön rotaryvuoden alussa uusi kirjanpitojärjestelmä, missä yhteydessä myös yhtenäistettiin eri piirien tilipuitteiden päärakenne. Piireillä voi kuitenkin olla omia eritystarpeisiin perustettuja alatilejä. Kullakin piirillä tulisi olla piirin tileihin sovellettava kirjausohje, jonka mukaan kuvernööri tiliöi itse laskut, jolloin kuvernöörin ei tarvitse arvuutella tai kysellä Rotarytoimistosta, mitä eriä millekin tilille ja talousarvion momentille on kirjattu. Tilipuitteiden ja talousarvion välinen yhteys tulee olla yksikäsitteinen Taloudenhoidon yleisohje Taloudenhoidon yleisohje on piirin pysyväisohje taloudenhoidon menettelytavoista. Taloudenhoidon yleisohje on hyväksytettävä vuosittain piirineuvottelussa Rotarypiiri ry:n säännöt Kaikki Suomen piirit ovat rekisteröityjä yhdistyksiä, joilla on yhdistyssäännöt. Melkein kaikki piirit ovat uudistaneet sääntönsä ja toimivat tavallisten yhdistysten tapaan. Piiriyhdistykset muodostavat Suomen Rotary Finlands Rotary ry:n jäsenkunnan. 12

13 4.11. Yhdistysrekisteri-ilmoitus Piiriyhdistyksen nimenkirjoitusoikeudet muuttuvat vuosittain ja nämä tiedot tulee saattaa ajan tasalle Patentti- ja rekisterihallitukselle lähetettävällä muutosilmoituksella. 5. Piirin tilaisuuksien valmistelut Piirin tärkeimpien tilaisuuksien (piirijohdon koulutusseminaari, PETS ja piirineuvottelu sekä piirikonferenssi ja piirikokous) ajankohdat ja pitopaikat on sovittava hyvissä ajoin, mielellään jo n. 1,5 vuotta ennen kuvernööri-kauden alkua. On suositeltavaa koordinoida ja sopia piirin päätilaisuudet myös muiden piirien tulevien kuvernöörien kanssa päällekkäisten ajankohtien minimoimiseksi. RI:lle on toimitettava DGE -vuoden lokakuun 1. päivään mennessä ilmoitus Form B: District Meeting Dates, jolla ilmoitetaan PETSin, piirineuvottelun sekä mahdollisten jäsenkehitys- ja säätiöseminaarien ajat ja paikat. 5.1 PETS (President-elect Training Seminar), virkailijakoulutus ja piirineuvottelu PETS ja virkailijakoulutus ovat kaksi eri koulutustapahtumaa, jotka voidaan pitää eri ajankohtina. Suomessa on vakiintunut käytäntö, että ne pidetään samassa yhteydessä kestäen 1-2 päivää (la-su) riippuen piirin käytännöstä. PETSin ja piirineuvottelun ajankohdaksi suositellaan helmi-maaliskuuta. Tuleva kuvernööri vastaa näiden tilaisuuksien suunnittelusta ja johdosta. PETS ja piirineuvottelu ovat tuleville klubipresidenteille, sihteereille ja muille klubivirkailijoille suunnattu koulutustilaisuus tulevaan rotaryvuoteen valmentautumiseksi. PETS on klubipresidenteille pakollinen, jotta he voivat ottaa vastaan presidentin tehtävät. Mikäli piirin oma PETS -koulutuksen ajankohta on tulevalle presidentille sopimaton, hänen pitää osallistua jonkun toisen piirin PETSiin, joka on eri ajankohtana. Mikäli tämäkään ei onnistu, niin AG:n on annettava vastaava koulutus kyseiselle klubipresidentille. PETSin ja virkailijakoulutuksen puitteiden järjestelyistä vastaa joku piirin klubi (tai klubit) ja tilaisuuden sisällöstä (koulutusohjelma ja kouluttajat/alustajat) vastaa DGE yhdessä piirikouluttajan kanssa. PETSin ja virkailijakoulutuksen osallistumiskustannusten veloitusmenettelyt vaihtelevat piireittäin. PETSin yhteydessä pidettävässä virallisessa piirineuvottelussa käsitellään ja hyväksytään tulevan rotaryvuoden piirijohtosuunnitelma, piiriorganisaatio sekä talous- ja toimintasuunnitelmat. On suositeltavaa, että DGE esittää kaikki suunnitelmansa piirineuvostolle kommentoitavaksi jo piirineuvottelua edeltävän vuoden loppupuolella, jotta näihin ehtii tarvittaessa tekemään vielä täydennyksiä. PETSin yhteydessä pidetään usein myös piirijohdon koulutustilaisuus (AG-koulutus). Joissain piireissä tämä koulutus järjestetään erikseen. Piirineuvottelun kutsu ja asialista on toimitettava klubeille hyvissä ajoin ennen piirineuvottelua. Piirineuvottelussa esitettävät suunnitelmat seuraavalle rotaryvuodelle kannattaa hyvän hallintotavan mukaan saattaa tiedoksi klubeille hyvissä ajoin etukäteen perehtymistä varten. Mikäli mahdollista, niin myös kuvernöörin klubivierailuohjelman ehdotus on hyvä lähettää klubeille ennen PETS:ä, jotta se voidaan varmistaa PETSin yhteydessä. Piirineuvottelun tarkastettu ja allekirjoitettu pöytäkirja liitteineen (budjetti, organisaatio jne.) tulee toimittaa Rotarytoimistoon ennen alkavaa uutta rotaryvuotta. Piiriorganisaatio on matrikkelikirjaa varten toimitettava Rotarytoimistoon jo tammikuun loppuun mennessä Piirikonferenssi - Piirikokous Piirikonferenssi on piirin rotaryvuoden päätapahtuma. 13

14 14 Se pidetään normaalisti huhtikuussa ja on yleensä 2-päivinen (la su). Piirikonferenssi on juhlatilaisuus puheineen, illallisineen, kaupungin vastaanottoineen jne. Piirikonferenssin yhteydessä pidetään monasti myös piirikokous, jossa käsitellään ja hyväksytään edellisen kauden tilinpäätös ja toimintakertomus sekä esitellään muita virallisia ajankohtaisia asioita. Edellisen vuoden tilit ja toimintakertomus voidaan käsitellä myös erikseen pidettävässä piirikokouksessa jo ennen piirikonferenssia, esimerkiksi syksyllä rotaryvuoden alkupuolella pidettävien seminaarien yhteydessä. Tällaista käytäntöä puoltaa se, että tällöin edellisen vuoden kuvernöörille myönnettävä tili- ja vastuuvapaus ei jää niin pitkäksi aikaa auki ja piirikonferenssin luonne juhlatilaisuutena korostuu. Piirikokouksessa käsiteltävä tilintarkastajien tarkastama piirin tilinpäätös on oltava valmiina kolmen kuukauden kuluessa tilivuoden päättymisestä eli viimeistään mennessä. Tilinpäätöstiedot tulee lähettää kullekin piirin klubille mennessä. Rotarytoimisto hoitaa tämän lähetyksen. Piirikokouksen kutsu ja asialista on toimitetta klubeille hyvissä ajoin ennen kokousta piirin sääntöjen määräämällä tavalla. Kokouksessa käsiteltävät aineistot tulisi hyvän hallintotavan mukaan tiedottaa klubeille riittävän ajoissa etukäteen, jotta ne voisivat ennakkoon perehtyä käsiteltäviin asioihin nopeuttaen näin myös kokouksen kulkua. Piiriyhdistyksen vuosikokouksen vaatimukset on määritelty Rotarypiiri ry:n säännöissä. Piirikonferenssissa on mukana piirin klubien osallistujien lisäksi vierailevia edustajia, joita ovat Suomen jonkun toisen piirin kuvernööri, mahdollisesti sovittu pohjoismaisen piirin kuvernööri sekä RI:n presidentin virallinen edustaja. Näistä kaksi ensiksi mainittua vierailua on DGE:n itse sovittava hyvissä ajoin esim. GETS:n yhteydessä. RI:n presidentin edustajan kutsuminen piirikonferenssiin on kuvernöörin päätettävissä. Näin ollen RI:n presidentin edustajan paikalla olo piirikonferenssissa ei ollut pakollista kuten aiemmin on ollut. Aiemmin RI nimesi RI:n presidentin edustajan jokaiseen piirikonferenssiin. RI kustantaa RI:n edustajan piirikonferenssimatkan kustannuksista vain USD ja loput jää piirin maksettavaksi. Jotkut piirit ovatkin luopuneet RI:n presidentin edustajan kutsumisesta piirikonferenssiin. Jos RI:n presidentin edustajan valinta annetaan RI:n tehtäväksi, niin pyrkimyksenä on valita henkilö lähialueilta. Mikäli piiri haluaa RI:n presidentin edustajan piirikonferenssiinsa, niin RI antaa tarkat ohjeet siitä, miten RI:n presidentin virallisesta edustajasta on huolehdittava. Sekä RI:n viralliselle edustajalle että pohjoismaiden edustajalle on nimettävä kielitaitoiset adjutantit (aide), jotka avustavat heitä mm. tulkkina. Näille piirin ulkopuolisille kutsuvieraille luovutetaan yleensä muistolahjat piirikonferenssin lopussa. Piirikonferenssi on myös oivallinen tilaisuus jakaa huomionosoitukset ja palkitsemiset piirin toimihenkilöiden ja klubien erinomaisista suorituksista. Suomen Rotary ei enää kustanna kuvernöörin matkakustannuksia puolisoineen mahdollisesti sovittuun pohjoismaiseen piirikonferenssiin. Majoituskustannuksista vastaa isäntämaan piiri, ellei muuta ole sovittu. Yleinen käytäntö on, että piirin vaihto-oppilaat ja stipendiaatit ovat mukana ja esittäytyvät piirikonferenssissa. Vaihto-oppilaille järjestetään piirikonferenssin yhteydessä omaa ohjelmaa. Mikäli piirin ulkomainen ja/tai lähtevä GSE-ryhmä sattuu olemaan Suomessa piirikonferenssin aikana, niin myös heidät kutsutaan vierailulle ja esittäytymään. Piireillä on erilaisia käytäntöjä muiden kutsuvieraiden kuten entiset kuvernöörit, Inner Wheel, Rotaract jne. kutsumisessa. RI suosittaa, että kuhunkin piiriin on perustettu entisten kuvernöörien neuvosto. Kuvernöörin tulisi kutsua tämä neuvosto koolle vähintään kerran vuodessa. Joissain piireissä tämä on hoidettu kutsumalla entiset kuvernöörit piirikonferenssiin.

15 15 Piirikonferenssin jälkeen 30 päivän kuluessa on DG:n laadittava RI:lle lähetettävä raportit "Form G: District Conference Report". Mikäli RI:n presidentin edustaja on mukana piirikonferenssissa, niin tällöin tehdään arviointiraportti "Report of the District Governor to the President of Rotary International". RI:n edustaja laatii piirikonferenssista oman arviointiraporttinsa RI:lle (" Report of the President's representative to the President of Rotary International") Muut piirin järjestämät tilaisuudet Piiritasolla järjestetään lisäksi seminaareja nuorisovaihtoasiamiehille, rotarysäätiöasiamiehille, jäsenkehitysseminaareja, piirijohdon koulutuksia, RYLAseminaareja, IT-seminaareja jne. Nämä käytännöt vaihtelevat piireittäin. On suositeltavaa, että kuvernööri osallistuu mahdollisuuksiensa mukaan piirinsä em. tilaisuuksiin. On yleistä ja suositeltavaa, että apulaiskuvernöörit kutsuvat kokoon alueensa klubipresidentit yhteiseen neuvonpitoon muutaman kerran vuodessa ja raportoivat tästä kuvernöörille. Hyvä käytäntö on myös se, että DGE ja AG kutsuvat alueensa tulevat presidentit ja mahdollisesti muitakin klubivirkailijoita yhteiseen neuvonpitoon ja suunnittelutilaisuuteen jo ennen PETS- koulutusta. Tällainen eräänlainen pre-pets mahdollistaa varsinaisen PETSin läpiviennin tehokkaammin ja tuloksellisemmin. 6. Kuvernöörin klubivierailut Lähetä esityksesi klubivierailujen ajankohdiksi tuleville presidenteille mahdollisimman hyvissä ajoin ennen kuvernöörivuotesi alkua (ennen PETS:iä) ja pyydä määräpäivään mennessä kunkin presidentin vahvistus tai muutosesitys. PETS on sopiva tilaisuus DGE:n klubivierailuaikataulun vahvistamiseksi. Vahvistettu klubivierailuohjelma on suotavaa tiedottaa piirin kaikille klubeille (tuleville presidenteille ja sihteereille). Ajan tasalla oleva klubivierailuohjelma on hyvä panna nähtäväksi piirin verkkosivuille. Mikäli piirissä on Rotaract -klubeja, niin kuvernöörin kannattaa vierailla myös niissä. On myös mahdollista, että isommilla paikkakunnilla, joissa on useita klubeja, kuvernöörin vierailu on klubien yhteistilaisuus, jolloin kuvernööri ei vieraile erikseen kaikissa paikkakunnan klubeissa. Kuvernöörin klubikohtainen vierailu käsittää tavallisesti kolme osaa: 6.1. Klubineuvottelu/Osa 1 Klubineuvottelu (n.1 tunti) presidentin, sihteerin kanssa. Tämä on tarkoitettu luottamukselliseksi keskusteluksi, jossa voidaan käsitellä klubin erityisiä ongelmia ja valmistella asioita, joita sitä seuraavassa klubineuvottelussa ja klubikokouksessa on syytä ottaa esille Klubineuvottelu/Osa 2 Klubineuvottelun toinen osa (noin 1 tunti), johon osallistuvat hallitus ja toimikuntien puheenjohtajat ja mielellään kaikki muutkin virkailijat. Tässä neuvottelussa tarkastellaan klubin toimintaa klubin vuosisuunnitelman Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille sekä klubin pitkän aikavälin suunnitelman pohjalta. Klubien on toimitettava suunnitelmansa kuvernöörille sekä alueensa apulaiskuvernöörille jo ennen rotaryvuoden alkua. Kuvernöörin keskeinen tehtävä on klubien auttaminen, tukeminen, virkailijoiden rotarytietouden parantaminen ja uusien ideoiden esittäminen. Klubineuvottelun em. osat voidaan myös yhdistää pidettäväksi yhtenä kokouksena, tai osa 1 voidaan hoitaa myös apulaiskuvernöörin toimesta ennen virallista vierailua.

16 6.3. Klubikokous Kuvernööriltä odotetaan klubikokouksessa innostavaa puhetta. Sen ei tarvitse noudattaa määrättyä kaavaa, mutta siinä olisi hyvä käsitellä ainakin RI:n presidentin teemaa, kuvernöörin omia tavoitteita ja niitä ajatuksia, jotka klubikokousta edeltäneissä neuvotteluissa nousivat keskeisiksi. Kuvernööri voi halutessaan tai klubin kutsusta ottaa puolisonsa mukaan klubivierailulle. Tällöin siitä on hyvä ilmoittaa ja sopia etukäteen. Tämä antaa klubille mahdollisuuden järjestää kuvernöörin puolisolle omaa ohjelmaa klubineuvotteluiden ajaksi. Lähetä vierailusi jälkeen klubin presidentille kiitoskirje tai kortti! Perinteinen postikortti on kohteliaampi ja huomaavaisempi tapa kuin sähköposti lähettää kiitokset. Klubivierailuilla mukana oleva apulaiskuvernööri laatii vierailuista raportit Memo of Club Visit lomakkeelle ja toimittaa ne alueensa osalta kuvernöörille mennessä. Kuvernööri tekee niihin vielä mahdollisia lisämerkintöjään ja lähettää kaikki vierailuraportit kerralla RI:lle 1.6. mennessä. 7. Klubien juhlat Kuvernööri osallistuu luonnollisesti jokaisen uuden klubin perustamisjuhlaan. Lisäksi on varauduttava osallistumaan klubien vuosijuhliin, kun kysymyksessä on tasaisten vuosikymmenien juhliminen. Varaudu viemään juhlivalle klubille pieni lahja ja pitämään onnittelupuhe tai lähettämään onnitteluadressi ellet voi olla läsnä tai et saa kutsua tilaisuuteen. Jos et voi noudattaa saamaasi kutsua, lähetä kyseiseen tilaisuuteen edustajasi (esim. klubin alueen apulaiskuvernööri). Hanki ennen kuvernöörivuotesi alkua luettelo muistettavista klubien vuosijuhlista ja varmista näiden klubien osalta viettävätkö ja koska vuosijuhlaansa. Piirin klubien vuosipäiväkalenterin saa Rotarytoimistosta. 8. Rotaryprotokolla Rotarytilaisuuksissa on noudatettava tiettyä arvojärjestystä ja protokollaa. On huomattava, että piirikonferenssissa vierailevaa RI:n presidentin (häntä ei tule kutsua maailman-presidentiksi) edustajaa tulee kohdella samalla tavalla kuin itse RI:n presidenttiä kohdeltaisiin. Niinpä hänen käyttöönsä tulee varata piirikonferenssin ajaksi kielitaitoinen avustaja (aide) sekä sviittitasoinen hotellihuone. RI:n presidentin edustaja tulee useimmiten puolisonsa kanssa. Piirikokoukseen osallistuu yleensä joukko tärkeitä kotimaisia Rotaryyn kuulumattomia henkilöitä kutsuvieraina tai esiintyjinä. Heitä esim. illallispöytiin sijoitettaessa voidaan pitää pääsääntönä sitä, että piirikonferenssi on rotarytilaisuus, jossa korkeassa asemassa oleva rotari sijoitetaan korkeassa asemassa olevan ulkopuolisen vieraan edelle. Niinpä RI:n presidentin edustaja voitaneen sijoittaa suomalaisen maaherran edelle. Aina kannattaa kuitenkin harkita, onko olemassa erityisiä syitä, esimerkiksi poikkeukselliset ansiot, joiden vuoksi yleissäännöstä on viisasta poiketa. Piirin juhlatilaisuuksiin on hyvä laatia ainakin kutsuvieraille "plaseeraukset" esim. illallispöytään. 9. Huomionosoitukset, palkitsemiset ja muistamiset Suunnittele jo ennen kauden alkua millaiset huomionosoitusmenettelyt otat käyttöön, ellei piirilläsi ole vakiintunutta tapaa näiden asioiden hoitamiseksi: mitä otat viemisiksi klubien vuosijuhliin, miten onnittelet henkilöitä ja klubeja, millaisia palkitsemismuotoja käytät erinomaisista suorituksista (RI:n ja TRF:n tarjoamia ja/tai omia). Ns. District Governor s Citation kunniakirjaa voidaan menestyksellä käyttää huomionosoituksena. Kysy edelliseltä kuvernööriltä onko sellaisia pohjia piirillä jo valmiina. Esim. piirikonferenssi on sopiva tilaisuus tunnustusten ja palkitsemisten jakamiseksi. Palkitsemisissa ja muistamisissa on hyvä olla systemaattinen ja johdonmukainen 16

17 menettelytapa, jotta ei tarvitse joka tilanteeseen miettiä asiaa erikseen Tiedottaminen ja tiedonvälitys Kuvernöörin pääasiallinen tiedottaminen tapahtuu kuvernöörin kuukausikirjeillä, jotka nykyisin joko lähetetään klubeille (presidentit ja sihteerit) sähköpostilla tai/ja ne julkaistaan piirin verkkosivuilla. Laajojen sähköpostijakeluissa tulee aina muistaa sijoittaa vastaanottajien osoitteet piilokopiokenttään, näin vältetään suurten jakelulistojen joutumista esim. roskapostilähettäjien käsiin. Kunkin kuukauden alussa julkaistava kuukausikirje tulisi olla jokaisen jäsenen luettavissa. Kuvernöörin kuukausikirjeiden tavoitteena on kannustaa ja aktivoida klubeja sekä tiedottaa RI:n ja piirin ajankohtaisista asioista. Kuvernöörin opaskirjassa (District Governor s Manual) on kuukausikirjeiden asiasisältömalleja kullekin kuukaudelle. Kuvernöörin kuukausikirjeet eivät kuitenkaan yksin ole riittävä kanava ajantasaisen tiedon välittämiseen. Sähköposti on sopiva tapa välittää yksittäisiä tai erityisiä ajankohtaisia asioita. Kuvernöörin kannattaa tehdä itselleen klubien sähköpostijakelulistoja sähköpostiohjelmaansa. Nämä jakelulistat saa otettua helposti haluttujen toimihenkilöiden osalta Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmästä tai pyytämällä Rotarytoimistosta, jolloin ei tarvitse itse ylläpitää omaa osoitteistoa. Piirin nettisivut tarjoavat erinomaisen ympäristön ylläpitää klubeille piirikohtaista tiedote- ja palvelutarjotinta. Suomen Rotaryn, nuorisovaihdon monipiiriorganisaation ja Suomen Rotaryn Lääkäripankin nettisivut täydentävät piirikohtaisia asioita piiristä riippumattomilla yhteisillä asioilla. Piirin nettisivujen sisältö ja ajankohtaisuus ovat viimekädessä kuvernöörin vastuulla. Mikäli kuvernööri ei itse päivitä piirin nettisivuja, on tärkeää, että piirin sivujen ylläpitäjä toimii tiiviissä yhteistyössä kuvernöörin kanssa ja suorittaa tarvittavat päivitykset viiveettä. Tiedottamisen ja tiedonvälityksen ajoittaminen, kohdentaminen ja ajantasaisuus ovat perustavaa laatua jäsenkunnan pysymiseksi ajan hermolla sekä toiminnan sujumiseksi kitkattomasti. Erilaisista tilaisuuksista, määräajoista jne. tulee tiedottaa muutama kuukausi ennen ko. ajankohtaa ja sitten vielä lähempänä muistuttaa asiasta. 11. Rotaryn tietojärjestelmien hyväksikäyttö piirihallinnossa RI:n verkkosivut Rotaryn tietojärjestelmät tarjoavat nykyisin erinomaisia apuvälineitä kuvernöörin tehtävien hoitoon keventäen huomattavasti erilaisia raportointeja, tilastotietojen etsintää jne. Rotaryn maailmanlaajuinen virallinen tietojärjestelmäympäristö löytyy osoitteesta Em. sivustoilta löytyy nykyisin lähes kaikki kuvernöörin tehtävien hoidossa tarvittavat ohjeet ja raportointilomakkeet. RI:n sivustot jakautuvat kahteen osaan, julkiseen ja käyttöoikeuksilla rajoitettuun osaan. RI:n jäsentietojärjestelmään, Member Access, pääsee piiritasolla DGE, DG ja piirin rotarysäätiökomitean puheenjohtaja. Tarjotut valikot ovat tehtäväkohtaisia ja saatavat palvelut voivat vaihdella ajankohdan mukaan. Jokainen uusi käyttäjä tulee rekisteröityä ensimmäisellä käyttökerralla. Jos et ole käyttänyt Member Access portaalia kesän 2008 jälkeen, niin sinun tulee joka tapauksessa rekisteröityä uutena käyttäjänä, ennen kuin voit käyttää järjestelmää. Piiritason oikeuksilla voi vain selailla, tulostaa ja imuroida piirinsä tietoja. Tehtäväkohtaiset oikeudet alkavat automaattisesti 1. heinäkuuta ja loppuvat 30. kesäkuuta tehtävän ja toimikauden pituuden mukaisesti. Toimikauden ulkopuolella tunnuksilla pääsee tavallisen rivirotarin valikoihin. Kaikki klubeja ja klubien jäseniä koskevat päivitykset saa tehdä vain Suomen Rotaryn järjestelmään (FIMDA).