Jäsenluettelo ja henkilörekisterit. Olli Välke Opintokeskus Visio

Transkriptio

1 Jäsenluettelo ja henkilörekisterit Olli Välke Opintokeskus Visio

2 Yhdistyksen jäsenluettelo Yhdistyslain mukaan hallituksen on pidettävä yhdistyksen jäsenistä luetteloa. Hallituksen kannattaa antaa jäsenluettelon pitäminen jonkun hallituksen jäsenen, vaikkapa sihteerin, hoidettavaksi.

3 Jäsenluetteloon merkittävät tiedot Jäsenluetteloon on merkittävä vähintään kunkin jäsenen täydellinen nimi kotipaikka (kotikunta). Käytännössä lisäksi yhteystiedot yhdistykseen liittymisen päivämäärä jäsenmaksutietoja yhdistyksen toiminnan kannalta oleellisia tietoja.

4 Jäsenluetteloa koskee henkilötietolaki Yhdistyksen jäsenluettelo on henkilötietolaissa määritelty henkilörekisteri. Käyttötarkoituksensa vuoksi yhteenkuuluvista merkinnöistä muodostuva henkilötietoja sisältävä tietojoukko, jota käsitellään osin tai kokonaan automaattisen tietojen-käsittelyn avulla taikka, joka on järjestetty kortistoksi, luetteloksi tai muulla näihin verrattavalla tavalla siten, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot voidaan löytää helposti ja kohtuuttomitta kustannuksitta.

5 Henkilörekisterin perustaminen Henkilötietolaki edellyttää suunnitelmallisuutta. Ennen rekisterin perustamista ja tietojen keräämistä harkitaan, mitkä ovat tarpeellisia henkilötietoja suunnitellaan, miten hankitaan virheettömät tiedot suunnitellaan tietojen käsittelytavat ja tietoturva. Ohjeita tietosuojavaltuutetulta:

6 Jäsenluettelon toteuttamistapoja aiemmin paperiset luettelot ja kortistot talukkotiedosto (excel yms.) tietokanta (esim. maksuton OpenOffice Base) erityinen jäsenrekisteriohjelma

7 Henkilötietojen käsittely Jäsenluettelon tietoja pitää käsitellä lain mukaisesti ja huolellisesti, eikä jäsenten yksityisyyttä saa loukata. Kaikkien jäsenluetteloon merkittävien tietojen on oltava yhdistyksen toiminnan kannalta tarpeellisia. Hallituksen on huolehdittava siitä, ettei luettelossa ole virheellisiä, epätäydellisiä tai vanhentuneita tietoja. Kerättävät ja käsiteltävät tiedot on suojattava asiattomalta pääsyltä tietoihin sekä tietojen hävittämiselta, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä ja muulta laittomalta käsittelyltä.

8 Rekisteriseloste Jäsenluettelosta pitää yhdistyksen laatia rekisteriseloste, josta ilmenee 1) yhdistyksen nimi ja yhteystiedot 2) tietojen käsittelyn tarkoitus 3) kuvaus rekisteröityjen ryhmästä tai ryhmistä ja näihin liittyvistä tiedoista 4) mihin tietoja säännöllisesti luovutetaan ja siirretäänkö tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 5) kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista. Rekisteriseloste on pidettävä jokaisen saatavilla. Se kannattaa siksi julkaista yhdistyksen nettisivuilla.

9

10 Arkaluonteiset tiedot Ns. arkaluonteisten henkilötietojen käsittely on lain mukaan kielletty. Arkaluonteisina pidetään tietoja, jotka kuvaavat henkilön 1) rotua tai etnistä alkuperää 2) yhteiskunnallista, poliittista tai uskonnollista vakaumusta tai ammattiliittoon kuulumista 3) rikollista tekoa, rangaistusta tai muuta rikoksen seuraamusta 4) terveydentilaa, sairautta, vammaisuutta tai hoitotoimenpiteitä 5) seksuaalista suuntautumista tai käyttäytymistä 6) sosiaalihuollon tarvetta tai hänen saamiaan sosiaalihuollon palveluja, tukitoimia ja muita sosiaalihuollon etuuksia. Arkaluonteisten tietojen käsittelykiellosta huolimatta niitä saa jäsenluetteloon tai muuhun vastaavaan merkitä, jos jäsen on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa. Arkaluonteiset tiedot on poistettava rekisteristä heti, kun niille ei ole enää tarvetta.

11 Esimerkkejä arkaluonteisista tiedoista Yhdistyksen jäsenen ruoka-aineallergioita ei saa jäsenluetteloon tai muuhunkaan listaan merkitä. Terveystiedot ovat arkaluonteisia tietoja. Tämän kyseisen ongelman voi kiertää merkitsemällä sen sijaan henkilöiltä kysytyt erityisruokavaliot tai pyytämällä kultakin jäseneltä erityinen lupa tietojen merkitsemiseen. Jäsenen henkilötunnuksen saa jäsenluetteloon merkitä vain henkilön suostumuksella ja vain, kun se on toiminnan kannalta tarpeellista. Yhdistyksen nimenkirjoittajien henkilötunnukset tarvitaan mm. yhdistysrekisteriin ja kaupparekisteriin tehtäviä ilmoituksia varten.

12 Tietojen tarkistusoikeus Jokaisella on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja jäsenluetteloon ja muihin rekistereihin on talletettu tai, ettei yhdistyksen rekistereissä ole häntä koskevia tietoja. Tarkastusoikeus koskee kuitenkin vain kunkin omia tietoja. Yhdistyksen jäsenellä on oikeus tietää muiden yhdistyksen jäsenten nimet ja kotipaikat. Tämä on oleellista esimerkiksi, jos jäsen haluaa vaatia yhdistyksen ylimääräistä kokousta koolle, mihin tarvitaan 1/10 tai muu säännöissä määritelty osa jäsenistöstä. Mainitut tiedot hallituksen pitää pyynnöstä yhdistyksen jäsenelle toimittaa. Muita tietoja ei saa luovuttaa ilman jäsenten antamaa nimenomaista lupaa. Kun tiedot rekisteristä toimitetaan, pitää tietojen ohessa toimittaa myös kyseisen rekisterin rekisteriseloste.

13 Vastuun siirto Miten vastuu siirretään uudelle hallitukselle? jäsenluettelon hoidosta kirjoitetaan selkeä ohje jäsenluettelon rekisteriseloste päivitetään (laaditaan) vanhat toimijat perehdyttävät uudet toimijat tehtäväänsä.

14 Jäsenten hyväksyminen ja ero(tt)aminen Uusien jäsenten ottamisesta ja vanhojen jäsenten erottamisesta on aina tehtävä päätös. Se, kenelle tämä päätös kuuluu, on yleensä määrätty yhdistyksen säännöissä. Jos siellä ei asiasta mainita, yhdistyslain mukaan uusista jäsenistä päättää hallitus ja vanhojen erottamisesta yhdistyksen kokous. Säännöissä usein määrätään myös, että yhdistys voi maksamattomien jäsenmaksujen perusteella katsoa jäsenen eronneeksi yhdistyksestä. Tämä, samoin kuin se, jos jäsen on eronnut omasta tahdostaan, pitää aina todeta kokouksessa ja kirjata pöytäkirjaan.

15 Jäsenluettelon syyssiivous Esimerkki: 1. Syyslukukauden alussa taloudenhoitaja ilmoittaa hallitukselle, että tietyt yhdistyksen jäsenet eivät ole maksaneet jäsenmaksuaan kuluvana eivätkä edellisenä vuonna. 2. Yhdistyksen säännöissä todetaan, että hallitus voi katsoa jäsenmaksunsa laiminlyöneet eronneeksi. 3. Hallitus päättää kirjata nämä jäsenet eronneiksi yhdistyksestä. Päätökseen merkitään selkeästi eronneiden nimet. 4. Eronneeksi todetut poistetaan jäsenluettelosta tai luetteloon merkitään, että he eivät ole enää jäseniä.

16 Passiivit ilman jäsenmaksua Kuinka jäsenrekisteristä saadaan pois epäaktiiviset jäsenet yhdistyksissä, joilla ei ole pakollista jäsenmaksua? Jäsenet voivat ilmoittaa erostaan. Pyydetään siis heitä eroamaan. Jäsenet voidaan erottaa vain säännöissä mainituilla perusteilla. Perusteet voivat olla yhdistykselle ominaisia. Otetaan sääntömuutoksen jälkeen käyttöön jäsenmaksu tai muu jäsenyyden ehto, esim. opiskelijastatus, joka pitää aktiivisesti osoittaa vuosittain.

17 Lisätietoa yhdistyslaki henkilötietolaki Tietosuojavaltuutettu, rekisteröidyn oikeudet rekisterinpitäjän velvollisuudet