Hankintojen nykytilan analysointi Case Tulli Anne Sores 9.2.2016 Hanko-info/ Anne Sores 1
Suomen tulli Edistää kv-tavarakaupan sujuvuutta ja varmistaa sen oikeellisuuden Kantaa tehokkaasti tavaraverot Tarjoaa palveluita asiakaslähtöisesti Suojaa yhteiskuntaa, ympäristöä ja kansalaisia. Tullitoimipaikat Tullissa työskenteli vuoden 2015 lopussa 2 212 henkilöä.
Tullin organisaatio 2016
Hankinnat n. 50 MEUR/vuosi Tullin hankintatoimi Hankintayksiköt: materiaalihallinto ja tietohallinto Matha hankintaryhmä: tiimin vetäjä, 2 x hankinta-asiantuntija, 10 x ostajat (Helsinki, Turku, Tornio, Lappeenranta ja Ahvenanmaa) Tilhan kautta kaikki materiaali- ja palvelutilaukset, pl. ICT-tuotteet (Efecte) sekä vuokrat, sähkö, siivous ym. jatkuvat palvelut (sopim.kohdistus tai autom. tiliöinti) Kaikki Tullin työntekijät voivat tehdä Tilhaan hankintaehdotuksia. Tilhan kautta tilataan noin 14 % kaikista laskuista Maksuaikakortti käytössä tullilaisilla ja Tullin ajoneuvossa Tiliöintikoodien ja sopimuskohdistuksen käyttö lisääntymässä Hankintavaltuudet määritelty Tullin materiaaliohjesäännössä + Tilhassa Hankintavaltuudet noudattava kynnysarvoja (<30.000, <134.000, rajaton) Hankintavaltuudet omaaville henkilöille on määritelty sijaiset. 4
Hankintojen toteutustavat 1. Valtion yhteishankintayksikkö Hansel Oy:n puitejärjestelyn kautta tai muulta valtion yhteishankintayksiköltä 1. Sidosyksikköhankintana tai yhteishankintana muiden valtion viranomaisten kanssa -> Turvallisuusviranomaisten hankintaverkosto (PTR) 2. Tullin omana erillisenä kilpailutuksena 5
Tulli HATI-valmennuksessa HATI-valmennuksessa saatiin aineisto Tullin hankinnoista vuoden 2014 ajalta Aineisto oli valmiiksi kategorisoitu: hankintakategoriat, toimittajat, euro- ja laskumäärät Nykytilaa pohdittiin usealta eri näkökulmasta, esim.: Miten sopimuksia hallitaan Yhteisten hankinta-asiakirjojen käyttö Nykyiset toimintamallit Tarkempi analyysi tehtiin Tullin strategisesti tärkeästä hankintakategoriasta: Koneet, laitteet ja kuljetusvälineet. 6
Spend-analyysi - kokonaiskuva Hankintakategoriat 2014 Laskut (kpl) Toimittajat (kpl) Toimitilat 14 144 167 3 143 210 ICT hankinnat 13 871 023 1 484 116 Asiantuntija- ja tutkimuspalvelut 5 186 375 994 119 Koneet, laitteet ja kuljetusvälineet 4 043 818 1 411 245 Hallinnolliset palvelut 2 464 949 1 917 528 Aineet, tarvikkeet ja tavarat 1 876 981 2 541 364 Henkilöstöpalvelut 1 818 203 1 511 318 Matkustuspalvelut 1 443 271 1 159 131 Kaikki yhteensä 44 848 788 14 160 2 031 TOP-10 Toimittaja Laskut 1. Valtion tieto- ja viestintätekniikka 10 438 087 646 2. Senaatti-kiinteistöt 7 233 526 995 3. Helsingin Satama Oy 2 517 738 126 4. Priorite Oy 1 801 115 237 5. Solita Oy 1 509 261 124 6. Visma Oy 1 429 905 247 7. Finitec Oy 1 165 906 204 8. Valtion talous- ja henkilöstöhallin 957 918 21 9. Kinnarps Oy 956 814 62 10. Digia Finland Oy 807 939 107 7
Spend-analyysi: Koneet, laitteet ja kuljetusvälineet TOP-6 Toimittaja Laskut Sopimukset Hansel/ Konsernitoimittaja Akselin otsikko 4 500 000 4 000 000 3 500 000 3 000 000 2 500 000 2 000 000 1 500 000 1 000 000 500 000 0 Summa / Tiliöintisumma Akselin otsikko Summa / Tavoite 350 000 300 000 250 000 200 000 150 000 100 000 50 000 0 NUCTECH WARSAW COMPANY 1. LIMITED SP 1 469 015 5 1 kpl ei 2. SMITHS HEIMANN 662262 7 - ei 3. Visy Oy 305 176 43 4 kpl ei 4. Modeo Oy 302 820 12 1 kpl Hansel 5. BOOMERANGER BOATS OY 236 600 1 - ei 6. VV-Autotalot Oy 229 762 55 - Hansel Muut Hansel Summa Sum 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 10.2.2016 8
Analyysin tulokset 1/2 Tullin spendistä 80 % tuli 35 toimittajalta (2,3 % toimittajista) Jäljelle jäävä 20 % jakautui 1459 toimittajan kesken -> Toimittajien vähentäminen Laskutiliöintirivejä lähtöaineistossa oli 24 558 kpl, keskimäärin 1 826 euroa per tiliöintirivi Toimitilat kategoria suurin, hankinnat 14,1 milj.. Toisaalta Tullin budjettijaottelun mukaan ICT-hankinnat muodostavat suurimman kategorian, kun lasketaan mukaan ATK-käyttöpalvelu-, tietoliikenne-, ICT-asiantuntijapalvelu- ja puhelinmenot (yht. 23,1 milj. ) Eniten toimittajia hallinnollisissa palveluissa (528 kpl) -> Toimittajien vähentäminen Eniten laskuja hankintakategorioista toimitila-kategoriassa (3143 kpl) -> Sopimuskohdistus tai tiliöintimallit 10.2.2016 9
Analyysin tulokset 2/2 Työllistävin hankintakategoria Tullilla on Aineet, tarvikkeet ja tavarat, koska tuotteita ja toimittajia/hankintakanavia on useita ja tarpeet hyvin hajanaisia ja niitä on vaikea ennakoida. -> Hankintojen tehokas suunnittelu, ostojen keskittäminen sopimustoimittajille Kokemus osoitti, että analyysejä kannattaa jatkossa tehdä vuosittain ja hyödyntää tuloksia mm. toimittajien ja sopimusten valvonnan tavoitteisiin. Myös maksuaikakorttiostoja analysoitava > Tarvitaanko uusia sopimuksia? Tiliöintikoodi ja sopimuskohdistusmalleja hyödynnettävissä huomattavasti enemmän 10
Tavoitteet 2016 Hankintojen analysointi v. 2015 lukujen avulla Operatiivinen tilinpäätös vuodesta 2015 Raporttien tehokas hyödyntäminen (Netra, Kieku, Tilha, M2) Analyysien johtaminen konkreettisiin tavoitteisiin Hankintatoimen suunnitelmallisuuden tehostaminen: kilpailutusten priorisointi ja tilannekuvan läpikäynti Sopimusten varmistaminen ja valvonta Hankintojen ohjaus sopimustoimittajille, ohi ostojen vähentäminen Tavoitteisiin sidottujen mittareiden määrittely ja niiden seuranta Hankinnan profiilin nostaminen -> hankintaosaamisen lisääminen koko organisaatiossa 11
Tuloksia ICT: 96 % hankinnoista keskittyy top 6 -toimittajille ja vain 4 % spendistä jakautuu lopuille 109 toimittajalle. Hankinnat Havainto: Maksukorttihankinnta M2:n kautta vaatii lisää tutkimista -> mitä uusia kilpailutettavia sopimusalueita löytyy, mitkä toimittajat merkittävässä asemassa pp.kk.vvvv Tilaisuus / Tekijä 12