Verkkolaskun haasteisiin vastaaminen Basware e-invoicing Forum 30.11.2011 Timo Simell
Tiekestä Perustettu 1981 Henkilöstöä 12 Toimii verkostomaisesti Yrittää löytää yhteisymmärryksen julkishallinnon, yritysten ja kansalaisten intressien välille Rahoitus perustuu hankkeisiin, palveluihin, jäsenmaksuihin Puolueeton www.tieke.fi
Verkkolaskufoorumista Tavoite: tasapuolinen, puolueeton ja kaikkia osapuolia hyödyntävää toimintaa verkkolaskutuksen edistämiseksi. Noin 80 jäsentä Työryhmät Operaattorit Ohjelmistotalot Käyttäjät www.verkkolaskufoorumi.fi
Käyttäjätyöryhmä Laskutusohjelmistoissa verkkolaskutoiminnallisuuksien parantaminen. Luottamuksellisten laskujen välittämiselle verkkolaskuina löytyy Suomessa ratkaisuja, mutta ongelmia on vielä lähettävissä tai vastaanottavissa järjestelmässä Vuonna 2011 kaksi työpajaa. Lisäksi suuret laskuttajat ovat tavanneet kaksi kertaa verkkolaskun edistämisestä ja verkkolaskupakosta. Otetaan uusia jäseniä. Tammikuun lopulla/helmikuun alkupuolella 2012 pidetään seuraava VLF:n käyttäjäryhmän kokous. Lisätietoja kristiina.seppala@valtiokonttori.fi
Verkkolaskuosoitteisto
Real Time Economy hanke Tutkimushanke 2009-2011, http://econ.aalto.fi/fi/research/rte/ Tavoitteena raportointikäytäntöjen yhtenäistämistyötä nykyistä sujuvampi viranomaisyhteyksien kehittäminen konseptoida ja pilotoida automatisoivia palveluja. yleisesti hyväksyttyjä käytäntöjä ja toimintatapoja taloushallinnon. kokonaisvaltaisesti yritysten taloushallinnon arvoketjun (tilaus-laskukirjanpito-sidosryhmäraportointi) sähköistämisen edistämiseen, Mukana: Aalto University School of Economics, Tieto, Tekes, Suomen Pankki, OP Pohjola Group, EK, VM, Sampo Bank, Nordea Bank, Basware, Tieke ry, Aditro, Sonera, Wärtsilä, Hansel
Haasteet
Verkkolaskutuksen terminologia Ongelman kuvaus Verkkolaskutukseen liittyvä sanasto ja terminologia aiheuttaa hämmennystä käyttäjien parissa. Esimerkkejä ongelmia tuottavista ilmaisuista: Ovt-tunnus, Operaattori, Verkkolasku, e-lasku, Verkkolaskustandardi Tehdyt toimenpiteet Sanastoa päivitetty. Sanasto julkaistaan kommentoitavaksi vuoden vaihteessa. Haasteet Kuinka saadaan verkkolaskun toimijoiden osapuolet kommentoimaan, tekemään ehdotuksia ja jopa noudattamaan kerättyä sanastoa toiminnassaan.
Verkkolaskun minimitiedoista sopiminen Ongelman kuvaus Verkkolaskujen puutteelliset tiedot saattavat aiheuttaa mm. laskujen hylkäämisen vastaanottajan tai välittäjän järjestelmässä. Tehdyt toimenpiteet laskun minimi- ja laajennettu tietosisältö on määritelty aiemmin VLF:ssa. Määrittelyssä on huomioitu myös Verohallinnon ALV-direktiivin vaatimukset. Vaatimukset on huomioitu myös Suomessa yleisimmin käytetyissä verkkolaskun sanomastandardeissa (Finvoice ja TEAPPS) laskun minimitietosisältöjen kattavuutta ja laajennustarpeet käytiin läpi VLF:n käyttäjäryhmän työpajassa 24.11.2011, johon työhön osallistui myös operaattorien, pankkien ja ohjelmistotalojen edustajia. Haasteet Tulisi myös varmistaa, että ohjelmistotalot noudattavat ohjelmistoja päivittäessään tai uusia tehdessään samoja määrityksiä.
Virheilmoitukset (kuittaus) Ongelman kuvaus Kaikki laskutusohjelmat eivät hae virheilmoitusta automaattisesti. Jos virheilmoitus kuitenkin tulee perille, tieto ongelmasta saavuttaa verkkolaskun lähettäjän vaikeasti ymmärrettävässä muodossa. Tehdyt toimenpiteet Laskuaineistojen kuittauskäytäntöjä kehitetään edelleen käyttäjä-, operaattori- (sis. pankit)- ja ohjelmistotaloryhmien kesken. Välittäjät selvittävät keskenään nykytilanteen ja tekevät ehdotuksen kuinka asian voisi ratkaista. Haasteet Ohjelmistotoimittajien tulisi sitoutua kehittämään järjestelmiänsä siten, että ne noutavat virheilmoitukset automaattisesti. Välittäjien tulisi huolehtia, että virheilmoituskoodeihin liittyvät selitykset ovat selkeästi kuvattuina ja saatavilla sovitussa paikassa.
Verkkolaskun välittämiseen tarvittavat tiedot (verkkolaskuosoite) Ongelman kuvaus Verkkolaskuosoitteiden moninaisuus (OVT, IBAN yms.), vaihteleva terminologia ja erilaiset ohjeistukset aiheuttavat hämmennystä verkkolaskun käyttäjien parissa. Tarvittavat toimenpiteet Verkkolaskuosoitteisiin liittyvää sekavuutta voidaan helpottaa sopimalla ohjelmistotalojen ja välittäjien kesken niistä tiedoista, jotka ilmoitetaan aina verkkolaskun lähettämisen yhteydessä (osoitetiedot) yhtenevällä tavalla.
Verkkolaskusanomien noudattaminen Ongelman kuvaus Verkkolaskusanomien (Finvoice- ja Teappsxml-sanomat) sovellusohjeiden noudattamatta jättäminen aiheuttaa ongelmia. Jos verkkolaskun oikeita tietokenttiä ei käytetä tai niihin laitetaan ohjeistuksesta poikkeavaa tietoa, laskun vastaanottava järjestelmä ei osaa hakea tietoja oikein. Toisaalta myös laskuja vastaanottavissa järjestelmissä tulisi huomioida verkkolaskusanomien noudattaminen sekä PK-yrittäjän mahdollisuus antaa kaikki tarvittavat tiedot. Tarvittavat toimenpiteet Kaikkien ohjelmistotalojen tulisi sitoutua verkkolaskusanomien soveltamisohjeiden noudattamiseen. Myös ohjelmistojen tuottamien sanomien testaamiseen on suositeltavaa sitoutua. Verkkolaskutukseen liittyvien sidosryhmien tulisi miettiä yhdessä suosituksia sen suhteen, miten verkkolaskusanomien testaus tulisi toteuttaa yhteisesti hyväksytyllä tavalla. Testauspalveluiden ja sanoman haltijoiden yhteistyöhön tulisi kiinnittää myös huomiota.
Tunnistautuminen Ongelman kuvaus Asianmukainen tunnistautuminen verkkolaskujen välityskanavassa ehkäisee väärinkäytöksiä. Verkkolaskutuksen yleistyessä ja kilpailun lisääntyessä on huolehdittava siitä, että asianmukaista tunnistautumista edellytetään kaikilta välittäjäkanavaa hyödyntäviltä tahoilta. Tarvittavat toimenpiteet Välittäjäkriteerejä tulisi tarkistaa. Näiden kriteerien avulla tulisi varmistua siitä, että markkinoille ei pääse toimijoita, jotka mahdollistavat väärinkäytökset puutteellisten tunnistautumisvaatimusten takia.
Yhdysliikennesopimukset Ongelman kuvaus Välittäjien keskinäisten sopimusten puuttuminen ja/tai niistä heikosti viestiminen aiheuttaa väärinymmärryksiä verkkolaskun lähettäjien ja vastaanottajien päässä. Tarvittavat toimenpiteet Tilanteen selkeytyminen edellyttää avointa viestintää välittäjien välisistä sopimuksista, niiden puuttumisesta tai yhteyksien edellyttämistä lisämaksuista.
Tiliöintitietojen kuljetus Ongelman kuvaus Tiliöintitietoja pyydetään ja välitetään moninaisilla erilaisilla tavoilla. Tämä asettaa haasteita verkkolaskuja lähettäville ja vastaanottaville järjestelmille. Tarvittavat toimenpiteet Tarvitaan yhteinen kaikkia toimijoita koskeva ohjeistus tiliöintiviitteiden käytöstä. Kunkin ohjelmistotalo sitoutuu noudattamaan yhdessä koostettua ohjetta ja viestii aiheesta myös asiakkaille.
Liitetietojen kuljetus Ongelman kuvaus Pankkikanavassa (Finvoice-sanomalla) ei voida vielä välittää liitteitä Liitteitä välitetään moninaisilla eri tavoille. Tarvittavat toimenpiteet Verkkolaskutuksessa mukana olevien tahojen tulisi sitoutua viestittämään avoimesti asiakkailleen liitteiden välitykseen liittyvistä haasteista pankkikanavassa. Verkkolaskutuksessa mukana olevien tahojen tulisi yhdessä tuottaa säännöt ja ohjeet koskien liitteiden välitystä (esim. liitteiden formaatti ja koko) niiltä osin kuin mahdollista. Ohjeistus tulisi tuottaa yhteistyössä välittäjien ja ohjelmistotalojen kesken.
EK:n verkkolaskukampanja
Apuna käyttöönotossa Tuleva tietopaketti tukee pk-yrittäjiä verkkolaskun käyttöönoton vaiheissa Miten teen verkkolaskun? Finvoice? Mikä on välittäjä? Menikö lasku perille? Mistä saan lisätietoja laskutusohjelmasta? Aineisto julkaistaan marraskuussa 2011 yrityssuomi.fi-verkkopalvelussa ja osoitteessa www.päästäirtipaperista.fi
Kiitoksia Kysymyksiä: Timo.simell@tieke.fi