Näkymiä kirjanpitoon Kieku-tietojärjestelmässä HAUS Taloushallinnon kevätseminaari 6.6.2012
Tavoitteet ja sisältö Tavoitteena on esittää näkymiä Kieku-tietojärjestelmässä toteutettuun kirjanpidon ratkaisuun. Kirjanpidon prosessit Kirjanpidon prosessit ja kirjanpitoyksikön työroolit Kuukaudenvaihde ja Varainhoitovuodenvaihde prosessien keskeiset tehtävät Liikekirjanpito Liikekirjanpidon tilit Oikeellisuustarkistukset /validoinnit Näkymiä järjestelmään ja raportointiin Talousarviokirjanpito TaKP:n perustietojen ylläpidon prosessi Näkymiä järjestelmään ja raportointiin Tuula Tahvanainen 6.6.2012 2
Taloushallinnon tietomalli Perus- ja ohjaustiedot, esim. Rondo-arkisto Yritykset Tositelajit Seurantakohteet Rakenteet Logica Palkat FI (GL-AR-AP) VTV Rondo, Tilha, M2 Taloushallinnon tosite Rondo palaute Maksuliikenne Substanssijärjestelmät Myyntireskontra Pääkirja Ostoreskontra Keskuskirjanpito Substanssijärjestelmät SD FI-AA CO (+PS) Myyntilasku Hankinta Myynti FM CO-kirjaukset Toteumat Romutus Purkukirjaukset Poistot Määrärahat SAP Logica Palkat, Rondo, Opus Capita ja muut yhteiset järjestelmät Muut sisäiset tai ulkopuoliset järjestelmät Tuula Tahvanainen 6.6.2012 3
Kirjanpidon prosessit Kirjanpidon prosessit ja kirjanpitoyksikön työroolit Kuukaudenvaihde ja Varainhoitovuodenvaihteen prosessien keskeiset tehtävät
Kirjanpidon prosessit ja kirjanpitoyksiköiden työroolit Kuvattu ja päivitetty ensimmäiset yhtenäiset Kieku-prosessikuvaukset Kiekun ja Palkeiden käyttöön kuluneen talven aikana Sujuvat prosessit Kiekulle -projektissa. Kuvaamisessa mukana myös Kiekun pilottivirastojen edustajia. Kirjanpidon osalta prosessityö jatkuu yhteistyössä Valtiokonttorin hallinnon ohjauksen kanssa taloushallintoprosessin Kirjauksesta tilinpäätökseen prosessialueella. Palkeissa käynnistetty työohjeiden laadinta Kieku-prosessikuvausten pohjalta palvelutuotannon käyttöön. Tavoitteena on ollut vahvistaa palvelurajapinnan ja palvelun laajuuden standardointia koko valtionhallinnon näkökulmasta. Tarkastelussa on ollut mm. prosessin työnkulku, prosessin työnjako, henkilöiden roolit ja vastuut, henkilöiden osaaminen, käytössä olevat tietojärjestelmät ja palvelusopimukset. Tuula Tahvanainen 6.6.2012 5
Kirjanpidon prosessit ja kirjanpitoyksiköiden työroolit Ulkoisen laskennan perustietojen ylläpito Liikekirjanpidon tilikartan ylläpito Talousarviokirjanpidon perustietojen ylläpito Kpy:n työroolit ovat seurantakohdevastaava, kirjanpitovastaava ja BI-raportoijan työrooli, joiden käyttöoikeudet mahdollistavat haku- ja katseluoikeudet Kieku-järjestelmään. Käyttöomaisuuskirjanpito Kaudenaikainen käyttöomaisuuskirjanpito Kaudenvaihteen aikainen käyttöomaisuuskirjanpito Irtaimistokirjanpito Kpy:n työroolit ovat käyttöomaisuusvastaava ja käyttöomaisuusraportoija, joiden käyttöoikeudet mahdollistavat riittävät ylläpito-, haku- ja katseluoikeudet Kieku-järjestelmään. Tuula Tahvanainen 6.6.2012 6
Kirjanpidon prosessit ja kirjanpitoyksiköiden työroolitilikartta Pääkirjanpito Saapuvien kirjanpitoaineistojen käsittely Muistiotositteiden käsittely Muut pääkirjanpidon kaudenaikaiset tehtävät (kooste usean eri prosessin jatkuvista tehtävistä) Kpy:n työroolit ovat seurantakohdevastaava, kirjanpitovastaava ja BI-raportoijan työrooli, joiden käyttöoikeudet mahdollistavat haku- ja katseluoikeudet Kieku-järjestelmään. Kaudenvaihde Kuukaudenvaihde Varainhoitovuodenvaihde Kpy:n työroolit ovat kirjanpitovastaava ja BI-raportoijan työrooli, joiden käyttöoikeudet mahdollistavat haku- ja katseluoikeudet Kieku-järjestelmään. Tuula Tahvanainen 6.6.2012 7
Kirjanpitoon läheisesti liittyvät prosessit ja kirjanpitoyksiköiden työroolit Kirjanpitoon läheisesti liittyviä prosesseja Valtuuden käytön kirjaamisen prosessi Kpy:n työroolit ovat valtuusseurannan tietojen päivittäjä ja BIraportoijan työrooli, joiden käyttöoikeudet mahdollistavat riittävät ylläpito, haku- ja katseluoikeudet Kieku-järjestelmään. Seurantakohteiden ylläpidon prosessi Kpy:n työrooli on seurantakohdevastaava, jonka käyttöoikeudet mahdollistavat riittävät haku- ja katseluoikeudet Kieku-järjestelmään. Tuula Tahvanainen 6.6.2012 8
Kuukaudenvaihde ja varainhoitovuodenvaihde -prosessien keskeiset tehtävät 1(2) Oikeellisuustarkistusten (tiliöintisääntöjen, validointien) tarkastaminen ja tilijoukkojen ylläpito Seurantakohteiden päivittäminen (mukaan lukien LKP- ja TaKPtilit) Tositenumeroiden kopiointi Uuden kirjanpitokauden / varainhoitovuoden avaaminen Saldonsiirtoajot Ilmoitukset hallinnan siirroista ja lähetteiden tilien käytöstä Muistiotositteiden kierron tehostettu valvonta Tasetilien täsmäyttäminen Osakirjanpitojen sulkeminen ja täsmäyttäminen Projektien purkuajot Käyttöomaisuuden kaudenvaihteen tehtävät Tuula Tahvanainen 6.6.2012 9
Kuukaudenvaihde ja varainhoitovuodenvaihde -prosessien keskeiset tehtävät 2(2) Tilinpäätösviennit kaudelle 12 ja erityiskirjauskausille (13 16) Kirjanpitokauden / varainhoitovuoden sulkeminen Kirjanpidon tekninen tarkastaminen Keskuskirjanpitosiirto Tilinpäätöslaskelmat ja liitteet Tilinpäätöslaskelmien toimittaminen kirjanpitoyksikköön tarkastettavaksi Tarvittavien tilinpäätösliitteiden toimittaminen keskuskirjanpitoon Tili-ilmoituksen tarkastaminen ja hyväksyminen Virallisten raporttien arkistoiminen Tiedonsiirtoajot VTV:lle Tuula Tahvanainen 6.6.2012 10
Liikekirjanpito Liikekirjanpidon tilit Oikeellisuustarkistukset/validoinnit Näkymiä järjestelmään ja raportointiin
Liikekirjanpidon tilikartta Konsernitilikartta KONS, tilin pituus 5 merkkiä Liikekirjanpidon tilikartta TILI, tilin pituus 8 merkkiä, kaikille yhteinen tilikartta. Tilin lyhyt kuvaus on 20 merkkiä ja pitkä kuvaus 50 merkkiä. Kirjanpitoyksikön tilikartta muodostuu liikekirjanpidon tilikartan TILI tileistä, jotka laajennetaan tarpeen mukaisesti kirjanpitoyksikölle. Tilikarttojen ylläpito tapahtuu palvelukeskuksessa. Tili voidaan lukita erikseen kirjauksilta joko yksittäisen yritystunnuksen osalta tai tilikarttatasoisesti. LKP-tilit kytketään tuotto- ja kululaskelman ja taseen kaavoihin. Raportointia varten on luotu viisi erillistä kaavaa TKTT (Tuotto- ja kululaskelma ja tase kpy /tilitaso), TKTS (Tuotto- ja kululaskelma ja tase kpy), TKTK (Tuotto- ja kululaskelma ja tase, konsernitili), TKRS (Tuotto- ja kululaskelma ja tase TA:n ulkop.rahasto) ja TKRT (Tuotto- ja kululaskelma ja tase rahasto /tilitaso). Palkeet tekee avointen erien kuittaukset järjestelmässä avointen erien hallinnan tileille ja laatii tase-erittelyt. Tuula Tahvanainen 6.6.2012 12
Kustannuslajit 13 Jokaisella tuotto- ja kululaskelman tilillä tulee olla sisäisessä laskennassa vastaava kustannuslaji. Kustannuslajit perustetaan samassa yhteydessä, kun perustetaan uutta liikekirjanpidon tiliä. Kustannuslaji vastaa tilikoodin ja nimen osalta LKP-tiliä. Tuula Tahvanainen 6.6.2012 13
Tositelajit Kaikki käytettävät tositelajit saavat sisäisen numeroinnin eli SAP luo tositteelle tositenumeron määritellystä numerosarjasta. Liittymällä siirrettäville tapahtumille tuodaan alkuperäisen järjestelmän tositenumero tai muu yksilöivä tunniste viitetositenumero-kenttään. Kirjanpitoyksiköiden ns. substanssijärjestelmistä siirrettävät kirjanpitosiirrot viedään myös kpy:ille määritellyille yhteisille tositelajeille, jolloin tositelajien tunnukset ja nimet eivät ole kirjanpitoyksikkökohtaisesti nimettyjä. Tositelajia voidaan käyttää hakutekijänä perusjärjestelmässä, jatkossa myös BI-raporteilla. Tuula Tahvanainen 6.6.2012 14
Oikeellisuustarkistukset/validointisäännöt Yhteiset oikeellisuustarkistukset (validoinnit) Tositetasoinen tarkastus, (T)-tilitäsmäytys Rivikohtaisina tarkastuksina (T)-tilitäsmäytys ja perustietotarkistukset Rivikohtaisina tarkastuksina kirjausten tarkistukset: Kumppanipakollisuus, TaKP-tilin pakollisuus ja TaKP-tili ei sallittu Yrityskohtaiset oikeellisuustarkistukset (validoinnit) Käydään läpi käyttöönottovaiheessa, testaus ennen käyttöönottoa Viedään Kiekusta R8:aan ja M2:een, tarvittavilta osin myös henkilöstöhallinnon järjestelmiin. Oletusseurantakohteet Oletustulosyksikkö sovituille LKP-tileille, oletuskustannuspaikka kustannuslajeille. Tuula Tahvanainen 6.6.2012 15
Näkymiä järjestelmään ja raportointiin Liikekirjanpidon tilit / TKTT-kaava Tuotto- ja kululaskelma ja Tase kpy/tilitaso Kirjanpitoyksikön tilikartta Tositteiden näyttö Pääkirjatilien kyselyraportti (FAGLL03) valintarajauksin Muutama raportti Tuula Tahvanainen 6.6.2012 16
Talousarviokirjanpito TaKP:n perustietojen ylläpidon prosessi Näkymiä järjestelmään ja raportointiin
Talousarviokirjanpidon tilit - rahoitusrivit Talousarviokirjanpidon tilikartta on tilijaottelun mukainen vuosikohtainen tilikartta. Vuositilikarttaan kuuluu myös VK:n määräämät TaKP-tilit. Nimitys, lyhyt nimi 20 merkkiä Kuvaus, pitkä nimi 150 merkkiä TaKP-tilillä on myös TaKP tilinumero 2, joka on pisteellinen tilikoodi. Rahoitusrivien vakiohierarkian rakenne vastaa kokonaisuudessaan Talousarvion tilijaottelua sisältäen rahoitusrivien summa- ja kirjaustasot lisättynä edellisten vuosien siirrettyjen määrärahojen tileillä. Rahoitusriveille voidaan luoda raportointitarpeita varten myös kpykohtaisia vaihtoehtoisia hierarkioita. TaKP-tileille ylläpidetään myös tieto rahoitusrivilajitieto: tuloarvio, tuloarvio nettobudj., arviomääräraha, arviomääräraha nettobudj., kiinteä määräraha, kiinteä määräraha nettobudj., siirtomääräraha 2 v, siirtomääräraha nettobudj., siirtomäärä-raha 3 v, siirtomääräraha 3 v nettobudj. sekä 6-alkuiset TaKP-tilit. Tuula Tahvanainen 6.6.2012 18
TaKP-tilien kirjanpitoyksikkökohtaiset käyttöoikeudet Kirjanpitoyksikkökohtaiset käyttöoikeudet talousarviokirjanpidon tileihin annetaan tilikausi / yritys / rahoitusrivi -kohtaisesti. Yrityskohtainen käyttöoikeus voi olla voimassa lyhyemmän ajan kuin rahoitusrivi. Kirjanpitoyksiköllä on käytössään vain sille tarkistustaulussa osoitetut TaKP-tilit. Kpy-kohtaista tietoa käytetään myös siirrettäessä rahoitusrivejä muihin järjestelmiin, mm. palkat, työajanseuranta, R8 ja M2. Tuula Tahvanainen 6.6.2012 19
Budjettivastuualueet / tuloarviot ja määrärahat Budjettivastuualueella kuvataan organisatorista yksikköä. Kpy:lle perustetaan seurantakohdetta toimintayksikkö vastaavat 10-merkkiset koodit tulosyksiköille, kustannuspaikoille ja budjettivastuualueille. Budjettivastuualueille ei kirjata kertymiä. Kirjanpitoyksikölle tilijaottelussa osoitetut tuloarviot ja määrärahat tallennetaan yritystunnusta vastaavalle budjettivastuualueelle, jolle myös siirrettyjen määrärahojen ja 6-alkuisten TaKP-tilien alkusaldot tallennetaan. - Esim. VM:n ylätason budjettivastuualue on 3000. Tilijaottelun jakamattomat tuloarviot ja määrärahat tallennetaan ko. hallinnonalan ministeriölle. Jakamattomien tallennuksessa käytettävät budjettivastuualueet muodostuvat yritystunnuksesta ja jakamattoman koodista. - Esim. VM:n jakamattomien budjettivastuualueet ovat 3000000, 3000001, 3000002 ja 3000003. Tuula Tahvanainen 6.6.2012 20
Talousarviokirjanpidon perustietojen ylläpidon prosessi Keskuskirjanpito toimittaa tiedostona Palkeisiin Talousarviokirjanpidon tilijaottelun mukaiset tiedot luonnoksena tulevalle vuodelle marraskuun aikana - palvelukeskus lukee excel-taulukosta TaKP-tilit ja niiden hierarkiat vuositilikarttaan Siirrettyjen määrärahojen TaKP-tilit kuluvan vuoden talousarvion siirtomäärärahoista marras-joulukuussa - palvelukeskus lukee exceltaulukosta TaKP-tilit ja niiden hierarkiat vuositilikarttaan Vahvistetun tilijaottelun tammikuussa - palvelukeskus lukee exceltaulukosta lopulliset TaKP-tilit, niiden hierarkiat, tuloarviot ja määrärahat LTA:n ja LTA:sta aiheutuvien tilijaottelumuutosten mukaiset TaKP-tilit, tuloarviot ja määrärahat - palvelukeskus lukee excel-taulukosta TaKP-tilit, niiden hierarkiat, tuloarviot ja määrärahat Muut tilijaottelumuutokset sekä siirrettäviin määrärahoihin tehtävät tilijaottelumuutokset kerran viikossa - palvelukeskus lukee exceltaulukosta TaKP-tilit, niiden hierarkiat, tuloarviot, määrärahat ja alkusaldot. Tuula Tahvanainen 6.6.2012 21
Talousarviokirjanpidon perustietojen ylläpidon prosessi Palvelukeskus ylläpitää järjestelmässä kirjanpitoyksikkökohtaisesti VK:n määräämät 6-alkuiset TaKP-tilit vuositilikarttaan Siirrettyjen määrärahojen ja 6-alkuisten TaKP-tilien alkusaldot Määrärahojen jakokirjeiden mukaiset TaKP-tilit ja määrärahamuutokset Tuula Tahvanainen 6.6.2012 22
Toteutumakirjaukset Rahoitusrivi annetaan kirjattaessa toteumavienneille. Jos tapahtuman ei haluta päivittyvän määrärahalaskentaan, jätetään rahoitusrivi viennillä tyhjäksi, jolloin järjestelmä päivittää viennille rahoitusrivikenttään pisteen (.) Viivästyskorkolaskuja laskutettaessa tulokirjaukselle päivittyy automaattisesti rahoitusrivi. Budjettivastuualue johdetaan viennillä olevasta tulosyksiköstä, budjettivastuualue ei ole käytössä toteutumakirjauksissa. Kun tosite päivittyy kirjanpitoon, päivittyy siitä samanaikaisesti tosite määrärahalaskentaan, mikä näkyy raporteilla määrärahan käyttönä. Tuula Tahvanainen 6.6.2012 23
Näkymiä järjestelmään ja raportointiin Talousarviokirjanpidon tilikartta ja vakiohierarkia TaKP-tilien yrityskohtaiset käyttöoikeudet Määrärahatositteiden näyttö Muutama raportti Tuula Tahvanainen 6.6.2012 24
Ota yhteyttä www.kiekuhanke.fi kieku@valtiokonttori.fi Nettisivujen palautelomakkeella voit tilata itsellesi neljä kertaa vuodessa ilmestyvän Kieku-uutiskirjeen. Kiitos! Tuula Tahvanainen 6.6.2012