Sosiaalisen median käyttö viestinnän tukena suomalaisissa yliopistokirjastoissa 1.7.2011 Suomen yliopistokirjastojen neuvosto lähetti huhti-toukokuussa 2011 yliopistokirjastoille kyselyn Sosiaalisen median käyttö yliopistokirjastoissa. Kyselyyn vastasivat kaikki 17 yliopistokirjastoa, joten vastausprosentti oli 100. Yliopistokirjastoja pyydettiin koordinoimaan vastaaminen siten, että kirjastoa kohden tuli yksi vastaus. Tulokset olivat mielenkiintoisia. Sosiaalista mediaa käytetään vaihtelevassa määrin suomalaisissa yliopistokirjastoissa. Käyttö myös jonkin verran jakautuu organisaation sisällä. Sosiaalisen median hyötyjä puntaroidaan lisäksi tarkkaan tulevan toiminnan suunnittelussa. Sosiaalisen median käytön kyselyn tulokset Kyselyssä kartoitettiin tällä hetkellä yliopistokirjastoissa käytössä olevia sosiaalisen median välineitä, suunnitelmia ottaa välineitä lähitulevaisuudessa käyttöön, sosiaalisen median käyttötarkoitusta, sekä sosiaalisesta median välineistä luopumista. Kyselyn avulla selvitettiin myös yliopistokirjastojen sosiaalisen median koulutuksen organisointia, käytön ohjeistusta, käytön mittaamista, sosiaalisesta mediasta koettuja hyötyjä tai siihen liitettyjä pelkoja, työajan kohdentamista, sekä sosiaalisen median näkymistä kirjaston strategiassa. Kysely toteutettiin e- lomakkeella ja se sisälsi kaikkiaan 13 kysymystä. Yhdeksän ensimmäistä kysymystä oli monivalintakysymyksiä ja loput avoimia kysymyksiä. Yliopistokirjastoilla oli mahdollisuus tarkentaa vastauksiaan sanallisesti myös monivalintakysymyksissä, ja yliopistokirjastot olivatkin käyttäneet mahdollisuutta perustella vastauksiaan. Tällä hetkellä yliopistolla käytössä olevat sosiaalisen median välineet näkyvät seuraavassa kuviossa. Organisaation Facebook-sivu, Rss-syötteet, Doodle, kirjaston wiki-intra, muut wikit, GoogleTools, kirjastoblogit tai yksittäiseen hankkeeseen liittyvät blogit olivat yleisimpiä tällä hetkellä käytössä olevia välineitä. Tasaisesti käytössä olivat monet muutkin välineet. Kyselyssä nimettyjen välineiden lisäksi yksittäiset yliopistokirjastot mainitsivat käyttävänsä mm. seuraavia: Ning, Vimeo, Prezi, Socialgo, Foursquare, Issuu-näköislehdet, LearnLinc, sisäiset blogit.
Kyselyssä selvisi, että sosiaalisen median välineiden käyttöönottoa suunnitellaan tänä vuonna monessa yliopistokirjastossa viestinnän kehittämiseksi. Sanallisista vastauksista ilmeni, että sosiaalisen median käyttöönottopäätöksiin vaikuttaa palveluiden ja viestinnän yleinen kehittäminen, eikä sosiaalisen median ajatella olevan irrallaan muista työprosesseista. Seuraavassa kuviossa näkyy, millaisia suunnitelmia yliopistokirjastoilla on loppuvuodelle. Jo käytössä olevan välineen entistä monipuolisempaa hyödyntämistä suunniteltiin myös monissa yliopistokirjastoissa, jolloin kyllä-vastaus oli annettu parissa tapauksessa jo käyttöönotetun välineen kohdalla. Valmiiksi nimettyjen välineiden lisäksi mainittiin tulevaisuudessa hyödynnettäviksi mm. MS SharePoint, Bambuser-videot ja LibIdea.
Joistakin sosiaalisen median välineistä oli luovuttu. Viisi yliopistoa on jossain vaiheessa luopunut jostakin yksittäisestä sosiaalisen median välineestä. Syyt käytöstä luopumiseen olivat joko resursseihin tai käytön vähäisyyteen liittyviä. Välinettä on voitu testata myös kokeilumielessä joko sisäisessä tai ulkoisessa viestinnässä. Niinikään sosiaalisen median käyttötarkoitukset vaihtelivat. Seuraava kuvio paljastaa käyttötarkoitusten kirjon:
Jos analysoidaan sellaisia käyttötarkoituksia, joihin sosiaalista mediaa käytetään vastausten mukaan joko paljon tai jonkin verran, viiden kärkeen nousevat sisäinen viestintä, yleinen asiakasviestintä, kirjastopalvelujen markkinointi, kirjaston imago ja opiskelijoiden tavoittaminen. Tulkinnanvaraista on tietysti arvioida, mikä on kunkin vastaajan mielestä paljon tai vähän. Vastauksista näkyy joka tapauksessa, että kirjastot ovat soveltaneet sosiaalisen median välineitä monia tarkoitusperiä varten. Sosiaalinen media antaa uusia mahdollisuuksia esitellä kirjaston hankkimia aineistoja, elektronisia aineistoja ja tiloja sekä markkinoida kirjastopalveluita yliopisto-opiskelijoiden, tutkijoiden ja henkilökunnan käyttöön. Sosiaalisen median kautta yliopistokirjastot tavoittavat myös yliopiston ulkopuolisia asiakkaita. Avoimissa vastauksissa mainittu hyöty oli mm. asiakkaiden tavoittaminen asiakkaille tutulla maaperällä: Asiakkaat saavat kirjastoa koskevat ajankohtaiset asiat tietoonsa vaivattomammin sosiaalisen median kautta. Tärkeäksi arvioitiin myös asiakkaan mahdollisuus antaa palautetta. Myös kirjaston imagon keventäminen nähtiin tärkeänä. Lisäksi kollegan tavoittaminen nopeutuu sosiaalisen median avulla ja sosiaalisen median nähdään myös tasapuolistavan organisaation sisäistä viestintää, kun kaikilla on mahdollisuus osallistua esimerkiksi wiki-intran luomiseen. Vastauksissa mainitut pelot liittyivät mm. ajallisten resurssien riittämiseen tai osaamisen riittämiseen, muutamia poimiakseni. Hyötyjen arviointiin liittyvistä vastauksista näkyy, että yliopistokirjastot perustelevat sosiaalisen median käyttöään asiakaslähtöisesti. Sosiaalinen media nähdään yhtenä tärkeänä kanavana viestinnässä, vaikkakin välineiden käytön laajuus vaihtelee kirjastoittain, kirjastojen sisällä sekä myös asiakassektoreittain. Muista kysymyksistä huomionarvoisia ovat strategiaan ja koulutukseen liittyvät kysymykset. Sosiaalista mediaa ei välttämättä ole huomioitu kirjaston strategiassa, sillä vain seitsemän kirjastoa vastaa myöntävästi kysymykseen Onko kirjastonne strategiassa huomioitu sosiaalinen media?.
Sosiaalisen median koulutus ja tuki on organisoitu tällä hetkellä kuudella yliopistokirjastolla. Välineiden käyttöönotto ohjannee kirjastot suuntaamaan näihinkin asioihin jatkossa huomiotaan. Kyselystä koostettu palauteraportti on lähetetty kokonaisuudessaan yliopistokirjastoille, jotta nämä voivat poimia muiden käyttämistä välineistä ja kokemuksista omaan organisaatioonsa parhaiten soveltuvia käytäntöjä. Asiakaspalvelu ja organisaatioviestintä ovat yliopistokirjastoille yhteisiä asioita. Vaikka yliopistokirjastot ovat keskenään jossain määrin erilaisia, on kirjastojen hyödyllistä tutustua muiden ratkaisuihin, jolloin myös oman kirjaston toiminnan suunnitteluun saa raikkaita ideoita. Yhteistyösihteeri Janika Asplund, Suomen yliopistokirjastojen neuvosto