Public Sector Day 15.3.2016 Henkilöstövoimavarojen johtaminen ja vaikuttava työhyvinvointitoiminta Henkilöstöjohtamisen asiantuntija Raija Hätinen
STRATEGINEN HENKILÖSTÖJOHTAMINEN Strateginen henkilöstöjohtaminen tähtää organisaation tuloksellisuuden, kilpailu- ja palvelukyvyn sekä henkilöstön työelämän laadun toteutumiseen. Henkilöstöohjelma on puolestaan strategisen henkilöstöjohtamisen väline. Sen avulla viestitetään työyhteisöille ja kuntalaisille yhtenäisistä periaatteista henkilöstöasioiden hoidossa. Henkilöstöohjelma tukee kaupungin/kunnan yleisten strategisten tavoitteiden saavuttamista. Sen lähtökohtana ovat visio, arvot ja palvelutuotannon kehittämiseen ja uudistamiseen liittyvät strategiset päätökset ja ohjelmat. Henkilöstöohjelma (henkilöstöstrategian) tavoitteena on: toteuttaa kaupungin/kunnan strategisia tavoitteita henkilöstöpolitiikan keinoin reagoida ennakoivasti odotettavissa oleviin toimintaympäristön ja työelämän muutoksiin tukea työn tuloksellisuuden ja tuottavuuden kehittymistä vastata henkilöstön rakenteellisiin ja määrällisiin muutoksiin edesauttaa henkilöstön työhyvinvointia ja työssä jatkamista Henkilöstöohjelma sisällölliset tavoitteet perustuvat sekä toiminnan että henkilöstön tarpeisiin Ohjelman sisältökokonaisuuksille on asetettu tavoitteet, ositettu keinot tavoitteisiin pääsemiseksi sekä laadittu kuvauksen tavoitteiden totutuksen seurannasta ja mittaamisesta. Henkilöstöohjelman hyvä toteutus näkyy henkilöstön toimintaedellytysten, tyytyväisyyden ja tulosten paranemisena. Henkilöstöohjelman tavoitteita noudatetaan soveltuvin osin kaupunki/kuntakonsernin yhtiöissä ja yhteisöissä.
HENKILÖSTÖJOHTAMISEN ULOTTOVUUDET
Henkilöstöjohtamisen tasapainomalli Henkilöstöohjelman sisältöalueet Laatu Tuloksellisuus Henkilöstöjohtaminen on osallistavaa ja laadukasta Työhyvinvointiin panostetaan Kaupunki on kiinnostava työnantaja Palkkaus on kannustava ja kilpailukykyinen Osaamisen kehittäminen on suunnitelmallista ja innovatiivista Henkilöstövoimavarojen johtaminen on tuloksellista
Työhyvinvointiin panostetaan (esimerkki tavoitteista,edellytyksistä ja rapostoinnista) Hämeenlinnan kaupungin henkilöstön työkyvyn ja yhteisöllisen työhyvinvoinnin ylläpidon ja kehittämisen menetelmät ovat innovatiivisia ja vaikuttavia. Tavoitteena on hyvä työn hallinta sekä henkilöstöpolitiikka, joka tukee työhyvinvointia, työmotivaatiota, laadukasta ja tuloksellista työntekoa sekä työn iloa. Työyhteisön sosiaalisen pääoman sosiaalinen pääoman on hyvällä tasolla Tavoitteet Henkilöstön hyvinvointia edistetään työhyvinvointiohjelman mukaisesti Työntekijä- ja työyhteisötaidot ovat hyvällä tasolla Työyhteisön sosiaalinen pääoma on hyvällä tasolla ja sitä kartutetaan Työkykyongelmiin puututaan ennakoivasti aktiivisen tuen mallin mukaisesti Osatyökykyisten työssä jatkamista tuetaan Työturvallisuutta edistetään ja havaitut työturvallisuusriskit poistetaan Sairauspoissaolot vähenevät Varhaiseläkkeistä aiheutuvat kustannukset vähenevät Ikääntyneen henkilöstön työssä jatkamista tuetaan Seuranta ja raportointi Henkilöstön työhyvinvointia koskevat raportit (mm sos. pääoman mittaus) Työkyvyttömyyskustannukset (mm. sairauspoissaolo ja työtapaturmat) Varhaiseläköitymistä ehkäisevien toimenpiteiden piirissä olleet henkilöt ja saadut säästöt Yli laskennallisen eläkeiän työssä jatkaneiden määrä Työterveyshuollon yms. raportit ja toiminnan kustannus - ja vaikuttavuus-mittarit Sisäilmaongelmien määrä Keinot/edellytykset Aktiivisen tuen mallin mukaiseen toimintatapaa noudatetaan kattavasti Tehostetaan osatyökykyisten työn muotoilua ja uudelleensijoittamista. Tehostetaan työterveys-huoltoyhteistyötä ja sen vaikuttavuutta Työtapaturmien ennaltaehkäisyyn panostetaan Työhyvinvointikartoitus toteutetaan joka kolmas vuosi ja kehittämistoimenpiteet laaditaan ja pannaan täytäntöön Jokainen työyhteisön jäsen tukee omalta osaltaan työyhteisön hyvinvointia ja kartuttaa yhteistä sosiaalista pääomaa, jonka taso mitataan vuosittain Työntekijät ylläpitävät työ-kuntoaan ja työtekijätaitojaan Esimies varmentaa työyhteisön vuorovaikutusrakenteiden toimivuuden Esimies osaa tunnistaa ja ratkaista työntekijän ja työyhteisön työkykyongelmat, työssä jatkamisen esteet ja ja hallitsee työhyvinvointi-johtamisen
Vuositavoitteet ja seuranta Henkilöstöohjelmalle asetettavat vuosittaiset tavoitteet ja seurantamittarit määritellään tilausbudjetin yhteydessä. Lisäksi vuosittain tullaan tarpeen mukaan tarkentamaan ohjelman sisällöllisiä tavoitteita ja niiden seurannalle asettavia mittareita. Henkilöstöohjelman tavoitteiden toteuttamisesta raportoidaan vuosittaisen henkilöstöraportoinnin yhteydessä sekä erikseen sovittavalla tavalla. Johtamisen ja seurannan edellytyksenä on kokonaisvaltainen ja kustannuspaikkakohtainen ajantasainen raportointijärjestelmä
Henkilöstötuloksellisuus käsitteenä Lisätään ja mitataaan TUOTTAVUUTTA Vähemmällä väellä ennemmän tulosta KUSTANNUSSÄÄSTÖJÄ PALVELUJEN VAIKUTTAVUUTTA JA LAATUA
Henkilöstötuloksellisuuden kehittämisen punainen lanka HRkehittäminen Tuottavuuden nousu Organisaatio
Esimiestoiminta Toimintakulttuuri Henkilöstötuottavuus euroissa, HRM-P teoria Case: Kuntaorganisaatio, kasvava palvelujen kysyntä Prosessit Liiketoimintakapasiteetti Liiketoimintakapasiteetti Henkilöstön aineeton pääoma työelämän laatu Lomat 11.1% Poissaolot 8.1% Työn opastus 4.7% Perhevapaat ym. 4.8% Koulutus ja HRD 1.8% 2.0% 73.7% (+5%) 70.2% Henkilöstöresurssit työntekijää 670 HTV Aika työhön 69.5% 69.3% 30.7% 30.5% Rakenteellinen ajankäyttö 19.5% PAFF 51.1% (+4.7%) 48.8% Tehollinen työaika (laskutettu aika) Kapasiteetti Liiketoiminta Muuttuvat kulut Muut kikut Kapasiteetti Henkilöstökulut Muuttuvat kulut Henkilöstökulut Muut kikut PAFF: Preventive actions Appraisal, Internal Failure, External Failure), (BS 6143-2, 1990). Vaikutus +3.8 M Liiketoiminta nyt Kapasiteetti 80.0 M Muuttuvat kulut 29.0 M Henkilöstökulut 42.7 M Muut kikut 8.3 M Toimintatuotot 69.5 M Rahoitus 10.5 M Tulos 0 HRD jälkeen: Kapasiteetti 83.8 M Muuttuvat kulut 30.3 M Henkilöstökulut 42.7 M Muut kikut 8.3 M Toimintatuotot 72.8 M Rahoitus 11.0 M Tulos 2.5 M +2.5 M, 3731 /hlö
KUNTARI Keskitetty raportointijärjestelmä Tiedot kustannuspaikoittain 10
KUNTARI raportoinnin eri osa-alueiden yhdistäminen yhteen näkymään (esim. oleellisimmat mittarit taloudesta ja henkilöstöstä) 11
HR- KUNTARI raportointijärjestelmä (case Hämeenlinna) kustannuspaikoittain
Työkyvyttömyyskustannukset kustannuspaikoittain (Kevan Kaari-laskuri mallin mukaisesti)
Sosiaalinen pääoman mittari KUNTARISSA kustannuspaikoittain
WPRO-työturvallisuusjärjestelmä Uudenlainen ja moderni järjestelmä työturvallisuuden kehittämiseen Sähköiset raportit ja analyysit antavat työsuojelulle tietoa organisaation kokonaiskuvasta Helpottavat toteutettujen parannusten ja korjaustoimenpiteiden seurantaa Järjestelmään olla liittämässä myös mm. vakuutusyhtiöille lähetettävien työtapaturmailmoitusten tekeminen Järjestelmä on linkitetty mm. Kuntari- raportointityökaluun. Valmis järjestelmä on käytettävissä selaimen kautta Ei vaadi erillisiä asennuksia asiakkaan ympäristöön Tiedonsiirrot asiakkaan käytössä olevista järjestelmistä
Työturvallisuusilmoituksen tekeminen Ilmoitus lähtee automaattisesti ilmoittajan yksikön esimiehelle
WPRO Työturvallisuusjärjestelmä esimiehille, työsuojeluhenkilöstölle ja työterveyshuollolle Työturvallisuusilmoitukset ja riskien arviointi/työpaikkaselvitykset Esimerkkinä Työpaikkaselvitys Työpaikkaselvitys tehdään työterveyshuollossa Selvityksen pohjana näkyy työpaikan oma riskien arvioinnissa tehty tilannearvio riskiluokituksineen yms. Työterveys määrittelee tilanteille terveydellisen merkityksen ja toimenpiteet
Sijaispalvelun/ vuokratyövoiman ja sijaisvälityspalvelujen, rekrytointipalvelun ostaminen ulkoiselta palvelutuottajalta, Seuturekry Oy:ltä Palvelusopimukset laaditaan (palvelutilaukset) vuosittain palvelutuotannon johdon ja Seuturekryn välillä Vuokratyövoima/sijaispalvelu (työnantajana Seuturekry Oy) Alle kolmen kuukauden sijaisuuksien osalta Hämeenlinnan kaupungilla on sopimus Seuturekry Oy:n kanssa erikseen määriteltyjen palvelualueiden ja henkilöstöryhmien kanssa Pitkäaikaiset sijaiset/ Laina-henkilöstö (varahenkilöstö) Sijaisvälityspalvelu (työnatajana kaupunki) Rekrytointipalvelu Rekrytointiprosessista kokonaisuudessaan vastaa Seuturekry Oy Työnantaja laatii ilmoituksen rekrytoitavasta tehtävästä sähköiseen järjestelmään ja tekee henkilövalinnan ja kirjaa päätöksensä VIPSiin (viranhaltijapäätös)
TYÖHYVINVOINTIJOHTAMISEN PERIAATTEITA Tavoitteisiin pyritään tiedolla johtamisen periaattein Tavoitteita mitataan ja tuloksista raporttoidaan Henkilöstön ja työnantajan välistä luottamuspääomaa arvostetaan ja kasvatetaan Hyvän työilmapiirin merkitys työn tuloksellisuudelle tiedostetaan Havaittuihin epäkohtiin puututaan Työinnovaatioihin kannustetaan ja niistä palkitaan Henkilöstörakenteelliset muutokset ja henkilöstövähennykset toteutetaan sovitun muutosjohtamismallin mukaisesti yhteistoiminnallisesti henkilöstön kanssa Hyvää henkilöstöjohtamista tuetaan sähköisin työ- ja raportointivälinein Hyvä henkilöstöjohtaminen varmentaa palvelutuotannon lisäarvon kasvua
Työhyvinvointijohtamisen menetelmiä SAIRAUSPOISSAOLO KÄYTÄNTEET Omailmoituskäytänne (esimiehen luvalla )7 kalenteripäivää useammassa jaksossa Sairauspoissaolojen hälytystoiminto esimiehille =5 pv-30 pv-30pv. luottamuspääoma kasvaa työterveydenhuollon vapautuva työpanos kohdistetaan sairauslomien pitkittymisen ehkäisyyn ja sairauslomalla olevien hoidon ja kuntoutumisen seurantaan sekö työhön paluun tukemiseen sekä korvaavan työn periaatteiden mukaiseen yhteistyöhön. TYÖTERVEYSHUOLTOKUMPPANUUDEN KEHITTÄMINEN Työterveystarkastusten vaikuttavuuden kehittäminen Työpaikkaselvitysten vaikuttavuuden kehittäminen vrt. WPro -työturvallisuusjärjestelmä Sairausvastaanottojen saatavuuden vähentäminen =vastaanottoajan saa vasta 8. sairauspäivästä lukien = määrärahojen tehokkaan käytön periaate ja kustannusten hallinta.
Sairauspoissaolojen hälytystoiminto Populuksessa Sairauspoissaolojen hälytystoiminto esimiehille Hälytys Aktiivisen tuen mallin mukaisesti 5 yksittäisestä päivästä jokaisen 20/30 ktpv täytyttyä Esimies saa sähköpostiinsa ilmoituksen (=linkin), johon hän raportoi onko työhyvinvointineuvottelu käyty/ tai ei. Järjestelmään kuvataan lyhyesti toimenpiteiden luonne Työhyvinvointihenkilöstö seuraa järjestelmän logitietoja Logitiedot lähetetään kuukausittain työterveyshuoltoon ao. työterveyshoitajalle, joka seuraa toimenpiteitä ja ottaa tarvittaessa yhteyttä ao. esimieheen prosessin vaikuttavuuden varmentamiseksi
Ei toimenpiteitä Toimenpide Etuus Selvitettävä johtaako sairaus työkyvyttömyyteen eli ryhdytäänkö vuoden vaihteen jälkeen maksamaan palkkaa Koko palkka Osapalkka Vuodenvaihde Kokopalkka/ palkaton Palkaton/ sv-korvaus Kuntoutustuki/ (tk-eläke) Sairauspäivät/hälytys Toimenpide 5pv Esimiehen luvalla 7pv 30pv 60pv 90pv 120pv 150pv 180pv 300pv Työhyvinvointineuvottelu Lääkärintodistus työterveyshuoltoon B-lausunto KEVAN KUNTOUTUS- SELVITYS B-lausunto KEVAn eläkepäätös Työterveyshoitajan yhteydenpito Tavoite Tunnistaa työkykyä uhkaavat heikot signaalit Arvioida pitkittyvän sairauden vaikutuksia työkykyyn Arvioida pitkittyvät sairauden vaikutuksia työkykyyn ja työhön paluun järjestelyjä Työhön paluun suunnitelma Työhön paluun suun-nitelman tarkentaminen Selvittää ammatillisen kuntoutuksen tarve Arvioida TPsuunnitelman vaikuttavuus ja tarkentaa sitä Varmistaa eläköitymistä ehkäisevien toimenpitei-den kattavuus Selvittää kuntoutustuella olevan työhön paluun mahdollisuudet/ Todeta palsun päättyminen Keinot ja toimenpiteet Käydään luottamuksellinen keskustelu. Mikäli tarpeen sovitaan toimenpiteistä Suunnitelma työkykyä tukevista toimenpiteistä Työjärjestelyt Tth-hoitajan säännöllinen yhteydenpito Esimies varaa ajan työterveyslääkärille B-lausuntoa varten Työkyvyn arviointi Työjärjestelyt Hoidon vaikuttavuuden arviointi B- lausunnon toimittaminen Kelaan Työn muotoilu Uuden työn suunittelu Työkyvyn arviointi Kevan työkokeiluprosessin Käynnistämin en Hoidon vaikuttavuude n arviointi Keva ottaa yhteyttä Ammatillisen kuntoutuksen tarjoami-nen Työkyvyn arviointi Sovittujen toimenpiteiden vaikuttavuu-den arviointi Hoidon vaikuttavuu-den arviointi Osatyökyvyttömyyseläkeselvitys Työjärjestely-jen varmentami-nen Mikäli työkyvyttömyyseläkepä ätös on kielteinen: -työkyvyn arviointi - uudelleensijoitus tai palvelussuhteen päättämistoimet Oma vastuu Sitoutuu sovittuihin toimenpitei-siin Oman työn muokkaaminen/nä kökulman muuttaminen Oman tilanteen realistien arviointi Sitoutuminen yhteissuunnitte-luun B-lausunnon toimittaminen Kelaan Oman motivaation varmentamine n Toimittaa 90 pv B- lausunto Kevaan Varmentaa toimeentulo palkanmaksun päättyessä Sitoutuminen uudelleensijoitu miseen uuteen työhön Yt-neuvotteluihin osallistuminen
Muutosjohtamisen ja yhteistoimintamenettelyn toteuttaminen Hanke-selvitys ja päätös Nimetään valmisteluryhmä, jossa henkilöstön edustaja=> ESITYS toimenpiteistä Ennen päätöstä järjestetään hankkeen piirissä olevalle henkilöstölle INFO-TILAISUUS Asian käsittely yhteistyötoimikunnassa PÄÄTÖS (kv tai kh tai ltk tai viranhaltija) Täytäntöön pano Henkilöstövaikutusten ja yhteistoimintamenettelyn suunnittelu työryhmässä (palvelujohtaja, tilaajajohtaja, ao. plmt, henkilöstöjohtaja + muut) Yhteistoimintamenettelyn toteuttaminen yhteisöllisesti ja tarvittaessa yksilöllisesti Dokumentointi henkilöstösopimukseen tai yhteistoimintamenettelykoosteeseen Yhteistoimintamenettelyn päättäminen (allekirjoitukset) Toteutus Sovitut henkilöstöjärjestelyt valmistellaan mm. vakanssimuutokset, TVA-käsittelyt jne. Tarvittavat muutokset valmistellaan hallinto- ja toimintasääntöihin Yt- neuvottelut (mm. yhttmk) ellei asiaa ole käsitelty jo edellisessä vaiheessa Tehdään tarvittavat päätökset
Kokemuksia ulkoistetuista HR-tukipalveluista Tehostanut toimintaa ja tuottavuutta Päällekkäisistä rakenteista on luovuttu. Kaupungilla ei ole lainkaan palkanlaskennan tai järjestelmähankintahenkilöstöä Luottamuspääoma on kasvanut. Analyysi kuulluksi tulemisesta on vuosien mittaan kasvanut Järjestelmäosaaminen ja kilpailutus on siirtynyt täysin KuntaProlle. Rajapinnoista sovitaan kaupungin tietohallinnon kanssa. Luotamme siihen, että käytössämme on parhaat mahdolliset työkalut ja järjestelmät Henkilöstöhallinnon keskitetyt palvelut vastaavat ainoastaan erityisasiantuntijapalvelujen tuottamisesta. Ns. rutiini-palvelut on ulkoistettu laajasti muille palvelutuottajille. Näiden prosessien päivittäisjohtamiseen ei kaupungin puolella tarvitse keskittyä/panostaa Henkilöstöpalveluiden pieni organisaatio suhteessa organisaation kokoon on pystynyt keskittymään HR - prosessien kehittämiseen ja johtamiseen
Yhteystietoja Anne Iijalainen, henkilöstöjohtaja, Hämeenlinnan kaupunki Puh. 046 923 7544 anne.iijalainen@hameenlinna.fi Raija Hätinen, HR-johtamisen asiantuntija Puh. 040 822 8706 raija@raijahatinen.fi Kuntari Mika Kantola, toimitusjohtaja, Kuntapro Puh.03 621 3801 mika.kantola@kuntapro.fi