Tiedon tuottajien roolien ja kirjaamistilanteiden vaikutukset tiedon laatuun DRG käyttäjäpäivät 13.12.2013, Tampere Tohtorikoulutettava, Sami Laine Aalto-yliopisto, tietotekniikan laitos sami.k.laine@aalto.fi
Tiedon tuottamisen prosessi sisältää kolme vaihetta Tiedon syntyminen Tiedon muokkaaminen Tiedon hyödyntäminen Oberon Fina Radu/RIS Poiminta Poiminta Tietovarasto/ Ecomed Poiminta Poiminta THL Benchmarking Sisäinen tilasto Wang, R. Y., Lee, Y. W., Pipino, L. L. and Strong, D. M. (1998) Manage Your Information as a Product. Sloan Management Review, 39, 4, pp. 95-105.
Tiedon syntymiseen vaikuttavat monet tilannekohtaiset yksityiskohdat - eikä todellisuus aina vastaa suunnitelmia tai tavoitteita TIEDON SYNTYMINEN TIEDON MUOKKAAMINEN TIEDON HYÖDYNTÄMINEN TYÖKÄYTÄNTEET hoitoprosessit, kirjausohjeet KÄYTTÖLIITTYMÄT kuvaruudut, vuorovaikutus OHJELMISTOT tietomallit, työnkulku SUUNNITELTU TOIMINTA Esim. Toimeenpiteen laskutuksen kirjausohje tai Oberonin lähetteen käsittelyn työnkulku. TODELLINEN TOIMINTA Esim. Toimenpiteen kirjaamattomuus tai kuvaruutujen läpikulku default-vaihtoehdoilla.
TIEDON TUOTTAJIEN ROOLIT
Tiedon tuottamiseen liittyy kolme roolia, jotka voi omaksua yksi tai useampi toimija TIEDON SYNTYMINEN Havainnoi reaalimaailmaa ja luo siitä päätelmän eli väitteen. TIEDON LUOJA Kerää reaalimaailmasta tietoa eli väitteitä. TIEDON KERÄÄJÄ TIEDON TALLENTAJA Tallentaa tiedon tietojärjestelmään. Shankaranarayanan, G., Wang, R.Y., Ziad, M. IP-MAP: Representing the Manufacture of an Information Product. In the Proceedings of the 2000 Conference on Information Quality, 2000. pp. 1-16.
Yksi henkilö voi toimia useassa roolissa samanaikaisesti Osoitteen muutos Potilas Kotiosoite Osoitteen muutos VRK-virkailija Kotiosoite TIEDON LUOJA TIEDON KERÄÄJÄ TIEDON TALLENTAJA TIEDON SYNTYMINEN - POTILAAN OSOITE TIEDON LUOJA TIEDON KERÄÄJÄ TIEDON TALLENTAJA Osoitteen muutos Potilas Kotiosoite
Roolit voivat hajaantua eri ammattiryhmien, organisaatioiden tai yksilöiden kesken Myös ajallisesti ja paikallisesti! TIEDON SYNTYMINEN POTILAAN DIAGNOOSI TIEDON LUOJA TIEDON KERÄÄJÄ TIEDON TALLENTAJA Konsultaatio Röntgenlääkäri Diagnoosi Päivystyskäynti Hoitava lääkäri Diagnoosi Konekirjoitus Konekirjoittaja Diagnoosi
Roolien hajautuminen aiheuttaa ongelmia tiedon laadulle, koska roolin realisoituessa Tilannekohtaiset yksityiskohdat vaikuttavat tiedon laatuun Diagnoosin tallentava konekirjoittaja ei kykene arvioimaan tiedon laatua, kuten diagnoosin luonut lääkäri, koska ei tiedä kaikkia asiaan liittyviä taustatietoja. Tilannekohtaiset yksityiskohdat vaikuttavat erilaisiin virheprofiileihin Samaan tietoon syntyy erilaisia virheitä riippuen miten tieto tuotetaan. Esimerkiksi päivystyksen kiireen vuoksi kaikki aikaleimat menevät nopeasti tai puuttuvat kokonaan! Tilannekohtaiset motiivit vaikuttavat tiedon laatuun Kirjaamiskohde ei ehkä liity juuri kyseisen henkilön omaan työhön tai yksikön hyötyihin!
Roolien hajautuminen aiheuttaa ongelmia tiedon laadulle, koska hajautumisen vuoksi Prosessiin syntyy lisää erilaisia virhemahdollisuuksia Tiedon voi kirjoittaa kynällä väärin eri tavalla kuin näppäiltäessä suoraan tietokoneelle. Roolien välisessä viestinnässä voi tapahtua virheitä useammassa kohdassa. Tiedon todellista merkitystä ja laatua on vaikeampi tunnistaa ja jäljittää Tiedon alkuperäistä luojaa tai syntymisen tapahtumaketjua voi olla vaikea tai jopa mahdotonta tietää. Kukaan yksittäinen taho ei kykene arvioimaan tiedon todellista tarkkuutta tai mahdollisia puutteita. Syntyy tarve uudelle kontekstisidonnaiselle laadunvalvontamekanismille Kuhunkin tilanteeseen eli roolin realisoitumiseen tarvittaisiin oma tilannekohtainen laadunvarmistuksensa ja ohjeistuksensa.
Tiedon tuottamisen roolit kannattaa yhdistää mahdollisimman tiiviiksi automaattiseksi kokonaisuudeksi TIEDON LUOJA TIEDON LUOJA TIEDON TALLENTAJA PAIKKA TIEDON KERÄÄJÄ TIEDON TALLENTAJA TIEDON SYNTYMINEN TIEDON KERÄÄJÄ AIKA
Tiedon tuottamisen roolit kannattaa yhdistää mahdollisimman tiiviiksi automaattiseksi kokonaisuudeksi TIEDON LUOJA TIEDON LUOJA TIEDON TALLENTAJA PAIKKA TIEDON KERÄÄJÄ TIEDON TALLENTAJA TIEDON SYNTYMINEN TIEDON KERÄÄJÄ AIKA
TILANNEKOHTAISET YKSITYISKOHDAT
Kumpi on läpimenoajaltaan parempi sairaala? Mitkä asiat nostavat läpimenoaikaa? HUONO(?) SAIRAALA TEHOKAS(?) SAIRAALA Mistä numerot todella tulevat? Mitkä asiat laskevat läpimenoaikaa? Mitä numerot oikeasti tarkoittavat?
Tiedon syntymiseen vaikuttavat tilannekohtaiset yksityiskohdat TIEDON SYNTYMINEN TIEDON MUOKKAAMINEN TIEDON HYÖDYNTÄMINEN TYÖKÄYTÄNTEET hoitoprosessit, kirjausohjeet SUUNNITELMAT HUONO SAIRAALA TEHOKAS SAIRAALA KÄYTTÖLIITTYMÄT kuvaruudut, vuorovaikutus OHJELMISTOT tietomallit, työnkulku TODELLINEN TOIMINTA
Läpimenoaika on yksinkertaisesti: loppuhetki - alkuhetki Alkuhetki Loppuhetki Helppoa?!?!
Automaattiset aikaleimat suoraan ohjelmistosta Läpäisyaika kuvaakin ohjelmiston rakennetta ja dokumentoinnin etenemistä Häiriötekijät johtavat liian aikaisiin aikaleimoihin Kiirehditään ohjelmiston sivujen lävitse vakiovaihtoehdoin. Häiriötekijät johtavat liian myöhäisiin aikaleimoihin Dokumentointi jätetään myöhempään ajankohtaan. Potilas saapuu Automaattinen aikaleima Potilas poistuu Automaattinen aikaleima LIIAN AIKAISIN MAHDOTON LIIAN MYÖHÄÄN
Manuaaliset ajankohdat käsin kirjattuna Läpäisyaika on subjektiivinen ja altis inhimillisille virheille Häiriötekijät johtavat liian aikaisiin aikaleimoihin Muistetaan aika väärin liian aikaiseksi Manipuloidaan oman yksikön tehokkuusmittaria paremmaksi Häiriötekijät johtavat liian myöhäisiin aikaleimoihin Muistetaan aika väärin ja varmuuden vuoksi yliarvioidaan. Kirjataan 11:00 vahingossa 22:00, koska näppäimet ovat vierekkäin. Potilas saapuu Manuaalinen aikakirjaus Potilas poistuu Manuaalinen aikakirjaus LIIAN AIKAISIN MAHDOTON LIIAN MYÖHÄÄN
Milloin potilaan käynti alkaa? Potilas saapuu sairaalaan Sihteeri avaa sisäänkirjaamisen kuvaruudun Manuaalisesti kirjoitettu oletettu vastaanottoaika Lääkäri avaa potilaan hoitotiedotikkunan Sama kaikille?!?! kaikissa sairaaloissa kaikissa ohjelmistoissa kaikissa hoitoketjuissa Jne Potilas saapuu klinikan ilmoittautumistiskille Sihteeri sulkee sisäänkirjaamisen kuvaruudun Manuaalisesti kirjoitettu varmistettu vastaanoton aika Lääkäri sulkee jonkin monista ikkunoista
Milloin potilaan käynti alkaa? Potilas saapuu sairaalaan Sihteeri avaa sisäänkirjaamisen kuvaruudun Manuaalisesti kirjoitettu oletettu vastaanottoaika Lääkäri avaa potilaan hoitotiedotikkunan Mitä potilaan käynnin alkuhetki mittaa?!?! potilasta, sihteeriä, lääkäriä... Potilas saapuu klinikan ilmoittautumistiskille saapumista, avaamista, sulkemista, kirjoittamista... Sihteeri sulkee sisäänkirjaamisen kuvaruudun oletuksia, suunnitelmia, varmistettua todellisuutta... fyysistä paikka, organisaation rakennetta, kuvaruutua... Manuaalisesti kirjoitettu varmistettu vastaanoton aika Jne Lääkäri sulkee jonkin monista ikkunoista
Tieto (standardoitukin) on aina tilannekohtaista ja ympäristösidonnaista Yksityiskohtia ja ympäristötekijöitä Mittausmenetelmiä ja virheprofiileja
Tiedon ymmärtämiseksi pitää tietää tarkalleen mistä kirjauksesta on kyse Jokin väliaikainen päivitys Ensimmäinen kerta Viimeisin arvo Ajanhetki Potilas saapuu klo11:00 11:00 11:00 Potilas saapuu Potilas saapuu Potilas saapuu
Tiedon ymmärtämiseksi pitää tietää tarkalleen miten kirjaus on tehty Automaattinen aikaleima Manuaalinen kirjaus Muu? Esim. RFID paikkatieto? Ajanhetki Potilas saapuu klo 11:00 klo 11:00 klo 11:00 Potilas saapuu Potilas saapuu Potilas saapuu
Tiedon ymmärtämiseksi pitää tietää tarkalleen mitä todellisuudessa tapahtuu Työtilanteet kannustavat jättämään kirjauksia tekemättä Kirjaukset perustuvat dokumentointiin eikä varsinaiseen työhön Työtilanteet kannustavat syöttämään väärää tietoa Ajankohta MITÄ MUUTA? Potilas saapuu klo 11:00 klo 11:00 klo 11:00 Potilas saapuu Potilas saapuu Potilas saapuu
Tilannekohtaisistakin vaikuttimista voidaan tulevaisuudessa kerätä metadataa Interaction Context Documentation Input Controls Value Properties Interaction Structures Product Title Input mechanism Data type Dialog structures User Instructions Input item Value range Dialog context Task Visibility Item selection Input constraints Screen layout Environment Confirmation mechanism Default values Logging Alerts Laine, Sami, Nieminen, Marko, Helenius, Mika (2013), User Interaction Metadata for Improved Information Traceability, In the Proceedings of the 18th International Conference on Information Quality (ICIQ), Little Rock, Arkansas, USA.
Tiedon todellinen merkitys syntyy tilannekohtaisesti ympäristön ja toimijoiden vuorovaikutuksesta Tilannekohtaiset yksityiskohdat vaikuttavat tiedon tarkkuuteen Tilannekohtaiset yksityiskohdat vaikuttavat erilaisiin virheprofiileihin Tilannekohtaiset motiivit vaikuttavat tiedon laatuun TYÖKÄYTÄNTEET hoitoprosessit, kirjausohjeet KÄYTTÖLIITTYMÄT kuvaruudut, vuorovaikutus OHJELMISTOT tietomallit, työnkulku
Tiedon todellinen merkitys syntyy tilannekohtaisesti ympäristön ja toimijoiden vuorovaikutuksesta TYÖKÄYTÄNTEET hoitoprosessit kirjausohjeet KÄYTTÖLIITTYMÄT kuvaruudut vuorovaikutus OHJELMISTOT tietomallit työnkulku TYÖKÄYTÄNTEET Diagnoosi kirjataan hoitojakson lopuksi... Mutta milloin ja missä hoitojakso loppuu? KÄYTTÖLIITTYMÄT Tiedot kirjataan Oberoniin... Mutta miten default-arvot kulkeutuvat ja entä jos tärkeät valikkovaihtoehdot puuttuvat? OHJELMISTOT Vertaillaan läpäisyaikoja... Mutta mitataanko ajanhetkiä täsmälleen samasta asiasta samassa kontekstissa?
Tiedon syntymiseen vaikuttavat monet tilannekohtaiset yksityiskohdat - eikä todellisuus aina vastaa suunnitelmia tai tavoitteita SUUNNITELTU TOIMINTA TODELLINEN TOIMINTA TIEDON SYNTYMINEN TIEDON LUOJA TIEDON KERÄÄJÄ TIEDON TALLENTAJA TYÖKÄYTÄNTEET hoitoprosessit, kirjausohjeet KÄYTTÖLIITTYMÄT kuvaruudut, vuorovaikutus OHJELMISTOT tietomallit, työnkulku TYÖKÄYTÄNTEET hoitoprosessit, kirjausohjeet KÄYTTÖLIITTYMÄT kuvaruudut, vuorovaikutus OHJELMISTOT tietomallit, työnkulku TYÖKÄYTÄNTEET hoitoprosessit, kirjausohjeet KÄYTTÖLIITTYMÄT kuvaruudut, vuorovaikutus OHJELMISTOT tietomallit, työnkulku
JOHTOPÄÄTÖKSET
Johtopäätökset rooleista Tietojen tuottamisessa esiintyy usein kolme teoreettista roolia: tiedon luoja, tiedon kerääjä ja tiedon tallentaja Ongelmia syntyy mikäli nämä eri roolit hajautuvat usealle eri henkilölle, pitkälle aikavälille tai paikasta toiseen. Reaalimaailmassa rooleja voi joutua tai joskus kannattaakin hajauttaa, mutta hallitusti ja tietoisesti. Tällöin tarvitaan myös enemmän hajautettua laadunvalvontaa! Tiedon luonti, kerääminen ja tallennus olisi hyvä tapahtua aina mahdollisimman suoraan, nopeasti ja täsmällisesti. Fyysisesti samassa paikassa Organisatorisesti samassa yksikössä Ajallisesti samalla hetkellä
Johtopäätökset tilannekohtaisista yksityiskohdista Laadukas tieto edellyttää *tuottamisen* standardointia: työkäytänteet, käyttöliittymät, ohjelmistot. Tiedon tuottamiseen vaikuttavat monet pienet yksityiskohdat ja ympäristötekijät, jotka sekoittavat tiedon laatua Täsmällisyys edellyttää sekä työkäytänteiden, käyttöliittymien että ohjelmistojen sisäisten rakenteiden standardointia Huom! Kyse ei ole vain tiedon määrittelystä, vaan tuottamisesta! Laadukkaan tiedon tuottamiseen tarvitaan *tilannekohtaista laadunvarmistusta* Kuhunkin tilanteeseen tarvittaisiin oma tilannekohtainen laadunvarmistuksensa ja ohjeistuksensa sekä rooleittain (esim. tallentaja) että käyttötarkoituksittain (esim. DRG-laskutus). Laadun varmistuksen tulisi nivoa yhteen työkäytänteet, käyttöliittymät ja ohjelmistojen sisäinen rakenne.
Tiedon syntymiseen vaikuttavat monet tilannekohtaiset yksityiskohdat sekä roolit, eikä todellisuus aina vastaa suunnitelmia TODELLINEN TOIMINTA SUUNNITELTU TOIMINTA TIEDON MUOKKAAMINEN TIEDON HYÖDYNTÄMINEN TIEDON SYNTYMINEN TIEDON LUOJA TIEDON KERÄÄJÄ ROOLIT TYÖKÄYTÄNTEET hoitoprosessit, kirjausohjeet KÄYTTÖLIITTYMÄT kuvaruudut, vuorovaikutus TIEDON TALLENTAJA Tarvitaan tilannekohtaista laadunvarmistusta! OHJELMISTOT tietomallit, työnkulku
Pohdintoja DRG-toiminnalle Laadukkaan DRG-tiedon tuottamiseen tarvitaan DRG-kohdennettua laadunvarmistusta Rooleittain ja työtilanteittain Suunnitelmat vs todellisuus Laadun varmistuksen tulisi nivoa yhteen työkäytänteet, käyttöliittymät ja ohjelmistojen sisäinen rakenne. Onko DRG-laskutuksen tai tuottavuuden laadunvarmistus suunniteltu täsmällisesti huomioiden kaikki roolit kaikissa tilanteissa? Miten DRG-laskutuksen todellisuutta seurataan työkäytänne-, käyttöliittymä- tai ohjelmistotasolla? Miten DRG-laskennan laadunvarmistusta on kehitetty viimeaikoina Kohdennettu lähemmäksi tiedon syntymistilanteeseen ja tiedon luojaan? Nopeutettu palautetta kullekin roolille ja tilanteelle? Täsmennetty tilannekohtaisesti tarkasti seuratuksi dataksi? Onko DRG-laskennassa tapahtunut jotain päinvastaista? Hajautunut tiedon tuottamisprosessi uusilla työnjaoilla tai toimintamalleilla? Hidastunut tai puuttuva palautemekanismi tiedon laadunvarmistuksessa? Yleistetty määritelmiä ja uusia käsitteitä tyytyen korkean tason kompromisseihin?
Kysymyksiä? Tohtorikoulutettava, Sami Laine Aalto-yliopisto, tietotekniikan laitos sami.k.laine@aalto.fi https://www.researchgate.net/profile/sami_laine/ Versio 9.12.2013