Kuinka hallita suuria muutoshankkeita? Onnistumisen ja epäonnistumisen elementit Jarmo Nykänen, Director, EY Agenda: Tausta Ongelmankentän jäsentäminen Hankkeiden elinkaari ja näkökulmat Esimerkki onnistuneesta muutoshankkeesta Hallituksen jäsenten rooli
Mitä tässä esityksessä tarkoitetaan hankkeilla IT-hankkeet Yritysjärjestelyt Integraatio Liiketoimintamallin muutos Merkittävät toimintamallin muutokset Greenfield Sivu 35
EY:n analyysien perusteella vuosittain menetetään noin 682 miljardia dollaria epäonnistuneiden projektien ja hankkeiden johdosta.
67% IT-projekteista epäonnistuu
IT-projektit Rakennuttamisprojektit Onnistuminen Epäonnistuminen Sivu 38
27% Keskimääräinen ITprojektin budjettiylitys 55% Keskimääräinen ITprojektin aikatauluylitys
1 6 200% ylittää budjetin IT-projekteista 70% ja tavoiteaikataulun
200% ylittää budjetin 70% ja tavoiteaikataulun
Projekti Hanke Hankesalkku Hankkeiden hallinta: asioiden oikein tekemisen lisäksi on tehtävä myös oikeita asioita Tavoitteet Tyypillisiä sudenkuoppia Oikeiden asioiden tekeminen Hankesalkku Investoinnit hankkeisiin, jotka eivät ole linjassa strategian kanssa Ylioptimismi ja epäselvät tavoitteet Liian monia samanaikaisia hankkeita Hankesalkun ja hankkeiden sekä niiden hyötyjen seuranta ei ole riittävää Hyötyjen saavuttaminen Hanke Tehdään sellaista asiaa, jota ei osata Liian kunnianhimoiset tavoitteet Roolit ja vastuut epäselvät Riittämätön resursointi Huono näkyvyys hankkeen etenemiseen Asioiden oikein tekeminen Projekti Suunniteltu ratkaisu ei vastaa liiketoiminnan tarpeita Teknologinen toteutus saa suhteettoman painoarvon Sivu 42 17.2.2016 Kuinka hallita suuria muutoshankkeita?
Hankkeessa tulee panostaa alkuvaiheisiin, jolloin lopputulokseen on vielä mahdollista vaikuttaa Korkea Vaikutusmahdollisuus Tyypillinen hankkeen työmääräprofiili Hankkeen ongelmat muodostuvat ja kasvavat suunnittelu- ja käynnistysvaiheisessa Useimmat suunnitteluvirheet kostautuvat vasta toteutusvaiheessa Alhainen Kustannukset Sivu 43 17.2.2016 Kuinka hallita suuria muutoshankkeita?
Hankkeiden ja projektien onnistumista voi tukea viiden yksinkertaisen kysymyksen myötä Salkun hallintamalli Hankkeen hallintamalli Hankkeen elinkaari Kehitysaihiot / tarve Hankesalkun hallinta Suunnittelu Perustaminen Toteutus Päättäminen Käynnistys Toteutus Hyödyt 1 2 3 4 5 Teemmekö oikeita hankkeita? Onko meillä valmiudet uuden muutoshankkeen aloittamiselle? Onko käynnistyvällä hankkeella menestymismahdollisuuksia? Miten tärkeät hankkeemme etenevät lyhyellä ja pitkällä tähtäimellä? Tavoittelevatko hankkeen eri osapuolet samaa lopputulosta? Sivu 44 17.2.2016 Kuinka hallita suuria muutoshankkeita?
Nokia Day One Readiness hankkeen tavoitetila vaati nopean ja järjestäytyneen toimintamallin Lähtökohtana oli Nokian uusien pääkonttoritoimintojen perustaminen sekä globaalin infrastruktuurin luominen IP- ja Tech- liiketoimintadivisioonille 4 kuukaudessa. Hanke oli erittäinen aikataulukriittinen, koska kauppasumma ja saatavat riippuivat siirtoajankohdista Hanke vietiin läpi asiakkaan projektiryhmän ja EY:n koordinoiman 13 osaprojektin sekä 100+ konsultin yhteisvoimin Tavoitetila sisälsi Viestintä Uudet talous- ja HR-toiminnot PMO Muutosjohtaminen Uudet sisäiset työasemat ja tietoliikennepalvelut Häiriöttömän tutkimus- ja tuotekehityksen varmistaminen Finance HR ICT Services Hankkeen läpi jatkuvan viestinnän ja muutosjohtamisen Sivu 45 17.2.2016 Kuinka hallita suuria muutoshankkeita?
EY:n MPT (Major Program Transformation) lähestymistapa loi selkeät rakenteet ja vaiheet 1 Hankehallinta 2 Ratkaisusuunnittelu Vaatimusmäärittely 3 Prosessi- ja kontrollisuunnittelu Ratkaisun tekninen suunnittelu Ratkaisun toteutus ja testaus Koulutus Käyttöönotto 4 MPT Show & Tell Muutosjohtaminen ja sitouttaminen 1 2 3 4 Onnistumisen edellytykset Johdolta saadut selkeät tavoitteet, merkityksellisen liiketoimintatapauksen luominen sekä toiminnallinen järjestäytyminen Hankkeen ohjausryhmä huolehti ryhmittymisestä, sitoutumisesta sekä yhteisen suunnan ottamisesta Riittävä ja erittäin kokenut resursointi Suunnittelussa selkeästi määritellyt ja rajatut tarpeet Selkeät suunnittelun perusteet Pelkistetty ja suoraviivainen tarvemäärittely EY:n rakentamien prosessien pohjalta ennen kehitystä Ennakoiva ja jatkuva viestintä sekä suunnitelmalliset muutosjohtamistoimenpiteet, kuten koulutukset ja käyttöönottotuet Tiukat tavoitteet loivat vahvat lähtökohdat onnistumiselle Sivu 46 17.2.2016 Kuinka hallita suuria muutoshankkeita?
Pelkistettyjen kysymysten ja niitä tukevien arviointimenetelmien avulla hankkeista muodostuu objektiivinen kuva Käynnistys Toteutus 1 2 3 4 5 Teemmekö oikeita hankkeita? Onko meillä valmiudet uuden muutoshankkeen aloittamiselle? Onko käynnistyvällä hankkeella menestymismahdollisuuksia? Miten tärkeät hankkeemme etenevät lyhyellä ja pitkällä tähtäimellä? Tavoittelevatko hankkeen eri osapuolet samaa lopputulosta? Sivu 47 17.2.2016 Kuinka hallita suuria muutoshankkeita?
Internetissä saatavilla olevat EY:n julkaisut käsittelevät hankesalkun ja hankkeiden hallintaa Portfolio management transformation: How to effectively screen and align your program portfolio with strategic objectives Unlocking the value of your program investments: how predictive analytics can help in achieving successful outcomes www.ey.com/portfoliomanage www.ey.com/prm Building confidence in executing IT programs: How proactive program risk management provides warranted confidence in achieving program success www.ey.com/itprm Predicting project risks improves success: How predictive analytics provides the insight to unlock the value of your program investments www.ey.com/predictingrisk Sivu 48 17.2.2016 Kuinka hallita suuria muutoshankkeita?
Ota yhteyttä Jarmo Nykänen Director IT Advisory Ernst & Young Oy Alvar Aallon Katu 5 C, FI-00100 Helsinki, Finland Mobile: +358 400 419287 Office: +358 207 280 190 jarmo.nykanen@fi.ey.com www.ey.com/fi Sivu 49