LUKIJALLE Helsingin kaupungin taloushallintopalvelu tiedottaa 4 15.12.2011 Lukijalle... 1 CM-pyynnöt uudessa BIP 5.1 -versiossa... 2 Palkanlaskentaa ehijatilla... 3 Reskontran ulkopuoliset maksut uutta linjausta vuodelle 2012... 5 Vuoden 2011 tilinpäätöksestä... 6 Laskentatunniste muuttuu tarkkaavaisuutta tarvitaan... 7 Tapaturmailmoitukset sähköisesti palkanlaskentaan... 8 Lasken viimeistelyt ovat käynnissä pian siirrytään tuotantoon... 9 Talpan asiakaspäivät keräsi lähes 200 osanottajaa Messukeskukseen... 10 Uusi vuosi ja Laske tuovat muutoksia M2-järjestelmään... 10 Talpan asiakkaiden tyytyväisyys tutkittu... 10 Ajankohtaista... 11 Helsingin kaupungin tavoitteena on tiivistää virastojen ja liikelaitosten yhdessä tekemistä yli virastorajojen menevissä prosesseissa. Talpa on toimintansa alusta saakka panostanut talous- ja palkkahallinnon prosessien kehittämiseen, ja yhdessä virastojen ja liikelaitosten kanssa on mielestäni saatu paljon aikaiseksi. Helmessä on julkaistu työnjaot sekä prosessi- ja palvelukuvaukset, extranettiin on avattu työtilat Talpan prosesseihin liittyvien, asiakaskohtaisten tietojen jakamiseen. Myös kasvotusten on tavattu: olemme perustaneet prosessikohtaisia kehittämisryhmiä ja kokoontuneet etenkin virastojen ja liikelaitosten sopimus- ja prosessivastuuhenkilöiden kanssa säännöllisesti. Tänä syksynä järjestimme ensimmäistä kertaa Talpa-päivän, josta on tarkoitus tehdä jokavuotinen tapahtuma. Lisäksi vuosien varrella on ollut lukemattomia asiakaskohtaisia tapaamisia yksittäisten prosessien tai toimintojen merkeissä. Yhteistyöllä saavutetut tulokset ovat olleet rohkaisevia. Toimintojen läpinäkyvyys, keskustelun intensiteetti ja reagointinopeus ovat kasvaneet. Vaikka olemme menneet huimasti eteenpäin, työtä riittää ja yhteistyön toimivuus tulee testattua vielä monta kertaa. Talous- ja palkkahallinto ovat luonteeltaan toimintoja, joissa virheettömyys ja tietoturva ovat ensiarvoisen tärkeitä. Kaupungin sisäisenä tukitoimintona ne on lisäksi pystyttävä tuottamaan mahdollisimman pienin resurssein. Nämä vaatimukset pystytään täyttämään vain asiakkaiden ja Talpan yhteisin voimin. Kun asiat tehdään kerralla oikein, säästytään kummassakin päässä turhalta selvittelytyöltä. Talpa ja sen asiakkaat ovat uuden edessä vuoden vaihteessa, kun otamme käyttöön uuden SAP-pohjaisen laskentajärjestelmän. Järjestelmä ei suinkaan ole valmis vuoden alussa, vaan sen sisäänajo tulee kestämään pitkään. Ennen kuin järjestelmä on saatu toimimaan halutulla tavalla, tarvitaan malttia ja pitkää pinnaa. Kaikille kumppaneillemme lämpimät kiitokset kuluneesta, työntäyteisestä vuodesta ja menestystä vuodelle 2012. Rauhallista Joulunaikaa! Tuula Jäppinen toimitusjohtaja TALOUSHALLINTOPALVELUN SÄHKÖINEN TIEDOTE
CM-pyynnöt uudessa BIP 5.1 -versiossa Lasken käyttöönoton myötä on perustettu kokonaan uusi BIPympäristö, jossa sovelluksista on käytössä tuoreemmat versiot. Koska laskentatunnisterakenne ja toimittajatiedot muuttuvat, ei vanhoja CM-sopimuksia voida siirtää uuteen ympäristöön. Tämä tarkoittaa sitä, että kaikki aiemmin automaattisesti CM-sopimuksiin täsmänneet laskut joudutaan lähettämään kiertoon tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi. Kierron aikana on erityisen tärkeää muistaa tehdä laskulle CM-pyyntö, mikäli se kuuluu automaattiseen CM-käsittelyyn. Uudessa BIP ThinClientissa CMpyyntö tehdään laskulle näytön keskiosassa näkyvällä CM-pyyntö -täpällä ja toiminto edellyttää kommentin kirjoittamista. Edellisessä versiossa näytön vasemmassa laidassa olevaa CM-pyyntö -painiketta ei siis enää ole. Suvi Nyberg järjestelmävastaava, ostolaskuosasto Vanha BIP lukutilaan 13.1.2012 klo 18 Vanha BIP on käytössä uuden rinnalla perjantaihin 13.1.2012 klo 18 asti, jolloin vuoden 2011 ostoreskontra sulkeutuu ja laskujen kirjaaminen vuodelle 2011 loppuu. Ostolaskuilmoituksia tulee sähköpostitse molemmista ympäristöistä. Ilmoituksessa on aina linkki oikean vuoden ympäristöön. Kaikki 13.1.2012 klo 18 kiertoon jääneet laskut siirretään Talpassa uuteen BIP-ympäristöön ja lähetetään siellä uudelleen kiertoon. Vanha BIP jää vain lukutilaan, jolloin laskuja pääsee katselemaan, mutta mitään toimenpiteitä niille ei voi enää tehdä. Tunnelma on odottava ja vähän jännittynytkin. Oma rooli on hieman vielä auki. Laske eroaa prosesseiltaan Ade-Ekosta ja sillä on suuri vaikutus myös Tasa-arkistointiin. Odotan Lasken olevan nykyaikainen laskentajärjestelmä, jossa prosessit toimivat ja mm. raportointi on luotettavaa, monipuolista ja helposti hyödynnettävissä. Olli-Pekka Kaukonen järjestelmäasiantuntija tietohallinto tiedottaa 4 2011 2
Palkanlaskentaa ehijatilla Kuukausipalkkojen merkkipohjaiset HIJAT- ja määräyskirjaohjelmat sekä tuntipalkkaisten merkkipohjaisen TPJAT-ohjelman käyttö päättyi lokakuun lopussa. Marraskuun alusta lähtien on käytössä ollut ainoastaan selainpohjainen henkilöstöhallinnon ehijat-käyttöliittymä. Palkanlaskennan merkkipohjaisten tietojärjestelmien poistuminen on ollut iso muutos Talpan palkanlaskentaosastolla, jossa järjestelmää käyttää 155 palkkasihteeriä. Yksi heistä on Satu Laine, joka toteaa, että vaikka muutos on ollut merkittävä, ei vanhaa järjestelmää silti tule ikävä. Itse olen käyttänyt molempia järjestelmiä yli 10 vuotta rinnakkain. Kun tulin palkanlaskentaan vuonna 2001, käytin ehijatia jo silloin esimerkiksi koelaskennan tekoon kertoo Satu. Osin varmasti vanhan tottumuksen takia tietyt asiat taas on ollut helpompi tehdä merkkipohjaisella Hijatilla. Uusi järjestelmä tuntuukin joskus hitaammalta käyttää, kun asiat eivät löydy niin nopeasti kuin Hijatista. Hitautta saattaa ihan konkreettisestikin esiintyä joskus myös järjestel- Palkkasihteeri Satu Laine ja taustalla avoimena sekä vanha että uusi Hijat-järjestelmä. tiedottaa 4 2011 3
Palkanlaskentaa ehijatilla män selainpohjaisuuden ja suurten käyttäjämäärien takia. Vanha ja uusi järjestelmä rinnakkain Periaatteessa ehijatissa on täysin samat toiminnot kuin vanhassakin järjestelmässä, tapa tehdä vain on erilainen. Vanhassa Hijatissa piti muistaa lukuisia komentoja ja koodeja, nyt samat asiat voi tehdä hiirellä klikkaamalla. ehijatista on tosi näppärää ottaa erilaisia henkilöstö- ja palkkaraportteja, sitä toimintaa olen käyttänyt jo siitä lähtien, kun olen palkanlaskentaan työhön tullut, sanoo Satu. Kunhan aikaa kuluu, uskon, että moni ihmettelee, miten on voinut koskaan tehdä töitä Hijatin kaltaisella järjestelmällä! Uudet palkkasihteerit ovat saaneet käyttöönsä vain ehijatin. Muutos onkin ollut suurin niille, jotka ehtivät käyttää Hijatia pitkään vanhan poisoppimiseen kuluu oma aikansa. Täytyy myöntää, että vaikka teenkin töitä nyt ehijatilla, avaan usein yhä vanhan näkymän uuden rinnalle. Vanha näkymä tuo tavallaan tukea ja varmistusta, hymyilee Satu. Satu toteaa, että kahden järjestelmän rinnakkaiskäyttö on ollut pehmeä lasku uuden järjestelmän käyttöön. Osastolla on ollut useita ehijat-koulutuksia, jossa perehdyttäjinä toimivat omat ehijatosaajat. Selän yli opastamista tehdään joka päivä ja hyviä käytänteitä vaihdetaan säännöllisesti. Hijat-ryhmälle viedään tarvittaessa parannusehdotuksia ja terveisiä myös asiakkaan päästä. Järjestelmätuki on lähellä ja toimii erinomaisesti, sanoo Satu. Ennen vanhojen järjestelmien alasajoa Talpa osallistui yhdessä pääkaupunkiseudun kuntien kanssa ehijat-järjestelmän toiminnallisuuden kehittämisprojektiin. Projektissa testattiin ja hyväksyttiin useita järjestelmän käytettävyyttä parantavia ominaisuuksia. Lasken Terken kotihoidon palkkoja. Sillä alueella on jatkuvasti muutoksia, mukana on paljon esimerkiksi jaksotyötä tekeviä. Tämä tuo työhöni tiettyä säpinää, mistä tykkään. ehijatin myötä myös työvälineet ovat huippuluokkaa, toteaa Satu. Palkanlaskentaosasto maksaa Talpan asiakasvirastojen ja -liikelaitosten henkilökunnan kuukausi- ja tuntipalkat. Reilut 150 palkkasihteeriä laskee 30 asiakasviraston ja kahden liikelaitoksen palkkoja ja palkkioita. Talpan palkanlaskentaosasto vastaa siitä, että palkat, palkkiot ja eläkkeet ovat oikeaan aikaan maksussa. Yksikössä hoidetaan niin kuukausi- ja tuntipalkkaisten kuin opettajienkin palkanlaskenta, samoin kaupungin vanhan eläkejärjestelmän mukaisten eläkkeiden maksatus. Palkanlaskenta ylläpitää myös palvelussuhde- ja poissaolotietoja, hakee Kela- ja Pohjola-korvaukset, laatii palkka- ja palvelutodistukset sekä valmistelee henkilökohtaisten lisien vuosisidonnaisten osien ja ammattilisien laskennan, Kuntaliiton ja Helsingin kaupungin ansiomerkit. Palkanlaskennassa hoidetaan myös palkkakirjanpito ja viranomaistietojen ilmoittaminen. Joidenkin virastojen vakanssirekisterit ylläpidetään Talpassa. Hijat-ryhmä eli Talpan palkanlaskentaosaston henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät -yksikkö ylläpitää ja kehittää henkilöstökeskuksen toimeksiannosta henkilöstöhallinnon tietojärjestelmiä sekä tuottaa henkilöstötilastoja ja raportteja. tiedottaa 4 2011 4
Reskontran ulkopuoliset maksut uutta linjausta vuodelle 2012 Lasken käyttöönoton lähestyessä on Talpasta lähtevien maksujen kulkua ja ohjeistusta linjattu uudelleen. Vuoden 2012 alusta lähtien suurin osa reskontran ulkopuolisista maksuista siirretään ostoreskontran kautta maksettaviksi, mikäli virastolla ei ole mitään olennaista syytä maksaa niitä edelleen maksuliikenteen kautta. Samankaltaisia maksuja on maksettu sekä maksuliikenteestä reskontran ulkopuolisina että BIP:n eli ostoreskontran kautta. Käytäntöjä ja ohjeistusta on noin vuoden ajan selvitetty työryhmässä, jossa on edustajat Talpan maksuliikenteestä, palkanlaskennasta ja ostolaskuista. Ostoreskontran ulkopuolisia maksuja ovat esimerkiksi erilaiset avustukset, kuluveloitukset, luottokorttimaksut, matkalaskut, ulkomaanmaksut, siviilipalvelusmiesten maksut jne. Erilaisten maksujen ja niiden yhteydessä tarvittavien asiakirjojen kirjo on suuri. Uutta käytäntöä selkeyttämään on Helmi-intraan tehty oma sivusto Talpasta lähtevät maksut (Helmi-intra > Yhteiset palvelut > Taloushallintopalvelut > Talpa palvelee > Talpasta lähtevät maksut). Sivuilla on avainsanahakemisto, jonka avulla kerrotaan, mitä maksetaan mistäkin ja mitä asiapapereita ko. maksun yhteydessä tarvitaan. Helmi-sivut avataan joulukuun loppuun mennessä. Toivomme sivujen sisällöstä ja uudesta käytännöstä palautetta, os. talpa.viestinta@hel.fi. Tavoitteena selkeys ja nopeus BIP-järjestelmän kautta maksaminen tuo selkeitä etuja: n Maksuosoitukseen ei tarvita hyväksymismerkintää, vaan se laitetaan BIP-järjestelmässä kiertoon ja hyväksyttäväksi. n Maksuosoitus voidaan toimittaa sähköpostitse n Kaikki maksut on nähtävissä ja raportoitavissa samassa paikassa, omassa BIP -arkistossa tai BIP Monitorissa. Henkilökunnan pienkulut maksetaan M2-järjestelmän kautta. Lisätietoja Ostolaskujen palveluvastaavat n Anne Räsänen p. (09) 310 25126 n Marjo Hakanen p. (09) 310 25194 n Jarkko Kujala p. (09) 310 25204 n Vuokko Hottinen p. (09) 310 86323 Maksuliikenteen palveluvastaava n Tuula Autio p. (09) 310 25171. Esimerkki Kun maksuosoituksella (esim. siviilipalvelusmiehen päivärahat) maksetaan BIPjärjestelmän kautta, ei tarvita hyväksyjää, vaan maksu tulee järjestelmässä hyväksyttäväksi. Jos taas maksuosoituksella maksetaan Talpan maksuliikenteen kautta tai haetaan rahaa Talpan yleisökassasta, tulee siinä olla hyväksymismerkinnät. tiedottaa 4 2011 5
Vuoden 2011 tilinpäätöksestä Vuoden 2011 tilipäätösohjeet asiakasvirastoille sekä tilitoimen yksiköille eli liikelaitoksille, rakennusvirastolle ja rakentamispalvelulle ovat valmistuneet. Ohjeiden noudattamisen tärkeys korostuu tilinpäätöksessä 2011, koska asiakasvirastojen ja tilitoimen yksiköiden tilinpäätösinfoja ei Laske-hankkeen vuoksi tällä kertaa järjestetä. Talpassa on tänä vuonna panostettu tilinpäätösohjeiden luettavuuteen. mm. muokkaamalla ohjeiden rakennetta vastaamaan tilinpäätöskirjan sisältöä sekä lisäämällä ohjeisiin esimerkkejä. Olemme myös tarkentaneet talousarvion toteutumista koskevan tekstin ohjeistusta. Tilinpäätösprosessin sujuvuuden kannalta on erittäin tärkeää, että viraston tai liikelaitoksen toimittama teksti on julkaisukelpoinen sellaisenaan. Tekstien lähtökohtana kannattaa pitää Vuoden 2010 tilinpäätös -kirjassa olevaa tekstiä. Lisäksi on varmistuttava siitä, että tekstin sisältö vastaa kaikilta osin uudistettua ohjeistusta. Jotta kaupungin tilinpäätös valmistuu määräaikaan 26.3.2012 mennessä, ohjeiden liitteenä olevaa aikataulua on ehdottomasti noudatettava. Lasken käyttöönotto vuoden 2012 alussa tekee tilinpäätöksestä erityisten haastavan. Tilinpäätösohjeet ovat noudettavissa Helmestä kohdasta Yhteiset palvelut > Taloushallintopalvelut > Kirjanpitopalvelut > Tilinpäätös > Tilipäätös 2011. Konserniyhteisöjen tilinpäätösinfo pidettiin 12.12.2011 ja ohje löytyy Helmestä edellä mainitusta kohdasta. Tilinpäätösterveisin, Hanna Kuittinen suunnittelija Helsingin kaupungin tilinpäätös Kaupunginhallituksen on laadittava tilikauden tilinpäätös tilikautta seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä. Tilinpäätös on esitettävä kaupunginvaltuustolle kesäkuun loppuun mennessä. Kaupunginvaltuusto päättää tilinpäätöksen hyväksymisestä ja vastuuvapauden myöntämisestä saatuaan tilintarkastajien tilintarkastuskertomuksen ja tarkastuslautakunnan arviointikertomuksen. Tilinpäätös sisältää n toimintakertomuksen, n talousarvion toteutumisvertailun, n tuloslaskelman, n rahoituslaskelman, n taseen, n konsernituloslaskelman, n konsernin rahoituslaskelma ja n konsernitaseen liitetietoineen. Tilinpäätöstietojen keruusta ja tilinpäätöksen valmistelusta vastaa Talpa. Ajatusmaailma on mullistunut, kaikilla käyttäjillä on varmaan sama tunne. SAP muuttaa paljon toimintatapoja ja käsitteitä. Käytämme tulevana vuonna paljon uusia termejä, vanhat asiat saavat uuden nimen SAP:issa. Kyse on suuresta muutoksesta, jossa on paljon erilaisia asioita. Ei siis vain päivitetty versio vanhasta, niin kuin muissa tai pienemmissä hankkeissa joskus on ollut. Aikataulu on tiukka, mutta paljon valmistakin tavaraa on jo valmiina, jotta liikkeelle päästään vuonna 2012. Manuaalisen työn, tiettyjen kirjausten väheneminen on se asia, minkä koen omassa työroolissa positiivisena. Uskon, että lopussa kiitos seisoo. Odotan myös tilinpäätökseen liittyvän työn helpottumista. Negatiivinen asia on aikataulu, sillä se on kireä. Mikäs tässä olisi, jos olisi saanut olla jo pari vuotta hiekkalaatikolla harjoittelemassa uuden järjestelmän käyttöä. Lopuksi kuitenkin, mitä enemmän järjestelmää käytän, sitä paremmalta se tuntuu. Sujuvuus ja hyvät puolet löytyvät ajan kanssa. Sari Teronen taloussihteeri suoritukset ja täsmäykset -palvelualue, laskutusosasto tiedottaa 4 2011 6
Laskentatunniste muuttuu tarkkaavaisuutta tarvitaan Laskentatunniste muuttuu vuoden vaihteessa. Nykyistä laskentatunnistetta käytetään kuitenkin siihen asti, kunnes kuluvan vuoden laskutus on saatu päätökseen. Tunnisteen vaihto kannattaa suunnitella laskutuksen kannalta oikeaan ajankohtaan. Olemme uudenlaisessa tilanteessa vuodenvaihteessa muuttuvan laskentatunnisteen kanssa. On tärkeää, että nykyistä laskentatunnistetta käytetään virastoissa ja virastojen operatiivisissa järjestelmissä siihen asti, kunnes vuoden 2011 laskutus on saatu kunkin viraston osalta päätökseen. Siis siihen asti, että viimeisinkin laskutustoimeksianto on lähetetty Talpan laskutukseen. Pro elaskutusjärjestelmään voidaan sisään lukea ainoastaan nykyisen tunnisteen mukaista materiaalia. Vastaavasti vuonna 2012 tapahtuvaa toimintaa koskevat taloustapahtumat tulee kuvata uutta laskentatunnistetta käyttäen. Tuleva LASKE-järjestelmä tunnistaa ainoastaan uuden tunnisteen mukaisen materiaalin. Edellä mainittu on meillä kaikilla tiedossa. Toivon kuitenkin, että virastojen vastuuhenkilöt istahtavat kahdeksi minuutiksi ja miettivät vielä kerran, että laskentatunnisteen vaihto on suunniteltu tapahtuvaksi laskutuksenkin kannalta oikeaan aikaan. Muistioita tarpeen mukaan Aiempina vuosina olemme tarpeen mukaan voineet laskuttaa tulevan vuoden tuloja etukäteen niin, että laskut on luotu Pro elaskutusjärjestelmässä esim. joulukuun puolivälissä, mutta ne on luettu myyntireskontraan ja kirjanpitoon vasta alkavan vuoden puolella uuden vuoden ympäristössä. Tällaiseen ei nyt ole mahdollisuutta (vrt. edellinen kappale). Esimerkki haasteellisesta tilanteesta on liikuntavirastolla, jossa tulevan kevätkauden kurssilaskutus perinteisesti on tehty aivan vuodenvaihteessa. Poikkeuksellisesta tilanteesta johtuen liikuntavirasto on aikaistanut kevään kurssilaskutusta niin, että laskutus ja valtaosin myös suoritusten vastaanotto tapahtuvat nykyisillä järjestelmillä. Kun kyse on viraston mittakaavassa isosta laskutuksesta, virasto on halunnut näin varmistaa laskutuksen toteutumisen suunnitellusti. Ja koska kyseiset tulot kirjautuvat normaaliprosessin mukaisesti vuoden 2011 tuloiksi, ne tullaan tilinpäätöksen yhteydessä oikaisemaan vuoden 2012 tuloennakoiksi. Kannustan siis keskustelemaan mahdollisista laskutukseen liittyvistä jaksotushaasteista laskutuksen palvelualueen palveluvastaava Salla Backmanin kanssa. Manuaaliset laskut historiaan? Marraskuun lopun tilanteessa joudun toteamaan, että manuaalisista laskutuspyynnöistä ei päästy odotetulla tavalla eroon vuonna 2011. Asiakasvirastojemme ja Talpan välisissä sopimuksissa sovittiin yhteensä 7 553 manuaalisen laskun laatimisesta asiakasvirastoille vuonna 2011. Tammi marraskuun aikana niitä on kuitenkin tehty yhteensä 18 931 kappaletta, joten on todennäköistä, että kokonaismäärä tulee nousemaan noin 21 000 manuaaliseen laskuun. Monessa virastossa on kuitenkin otettu isoja askelia sähköisen tiedon siirron suuntaan. Kaupunginkirjasto lienee kehityksen suhteen kärkisijalla: kirjasto lähetti vuonna 2010 manuaalisia laskutuspyyntöjä 610 kpl ja vuonna 2011 niitä on vastaanotettu ai- tiedottaa 4 2011 7
Tapaturmailmoitukset sähköisesti palkanlaskentaan Talpa-päivän tunnelmia Erillispalvelujen palveluvastaava Sari Hallikainen valmistelee laskutuksen messutilaa. Palvelupäällikkö Elina Tirkkonen selittää asiakkaalle muuttuvia prosesseja. noastaan 27 kpl. Kirjasto otti excel-syöttölomakkeen käyttöön vuonna 2011 ja syöttölomakkeella he ovat toimittaneet meille jo 444 laskun perustiedot. Muita hyviä nousijoita ovat: kaupunginmuseo, kaupunkisuunnitteluvirasto, nuorisoasiainkeskus, työväenopistot ja työterveyskeskus. LASKE-järjestelmän myötä virastojen mahdollisuudet luopua laskutuspyyntölomakkeen käytöstä paranevat vuonna 2012 Myynnistä suoritukseen -prosessivastuuhenkilöt tapaavat 19.12.2011 klo 8.30 11.00. Tervetuloa! entisestään: excel-syöttölomakkeen ohella virastot voivat tallentaa laskutustiedot suoraan LASKE-järjestelmään. Edellä mainittu suoratallennus edellyttää LASKE-järjestelmään avattavaa ns virastolaskuttajan käyttäjäroolia sekä virastolaskuttajille suunnattuun koulutukseen osallistumista. Excel-syöttölomaketta käytetään kuten nykyisinkin, se on ikään kuin liittymä tulevaan LASKE-järjestelmään. Excelsyöttölomakkeen uusiminen on parhaillaan käynnissä. Olemme valmiit järjestämään tammi-helmikuussa 2012 tarpeen mukaan koulutusta/kertausta excel-syöttölomakkeen käytöstä. Elina Tirkkonen palvelupäällikkö Pian alkava uusi vuosi tuo uudistuksia myös työpaikan henkilöstöasioiden hoitamiseen. Työsuojelupakki-ohjelman käyttöön on siirrytty lähes kaikissa virastoissa ja liikelaitoksissa kuluvan vuoden aikana, myös tapaturmailmoitusten osalta. Vuoden 2012 alusta lähtien tapaturmailmoitukset tehdään ainoastaan Työsuojelupakki-ohjelman kautta, ei enää paperilomakkeella. Työtapaturmien sähköisen ilmoituksen tekee työntekijän esimies. Palkkasihteeri saa tapaturmailmoituksesta tiedon sähköpostiinsa. Talpassa hakemusta täydennetään mm. palkkatiedoilla, minkä jälkeen se toimitetaan sähköisesti eteenpäin vakuutusyhtiöön. Työsuojelupakin käyttöön liittyvissä mahdollisissa ongelmissa voit ottaa yhteyttä oman virastosi työsuojelupäällikköön. Eija Keränen palvelupäällikkö Jussi Köntti työsuojelupäällikkö Työsuojelupakki on uusi ohjelma jokaisen kaupungin työntekijän käyttöön. Sen avulla voi nopeasti ilman sisäänkirjautumista tehdä ilmoituksen läheltä piti -, väkivalta- tai uhkatilanteista. Kaikki tieto löytyy yhdestä paikasta ja toimenpiteille asetetaan aikaraja. Näin järjestelmä yhtenäistää virastojen ja liikelaitosten käytäntöjä. Työsuojelupakki -järjestelmän kehittämisestä ja ylläpidosta vastaa henkilöstökeskus. Lue lisää työsuojelupakista Helsingin Henki 6/2010 -lehdestä tiedottaa 4 2011 8
Viimeiset testaukset Toimittajan kanssa yhteistyössä tehdään vielä liittymien testausta ja samaan aikaan kaupunki tekee hyväksymistestauksia toiminnallisuuksille ja liittymille. Paljon on jo testattu ja monen asian toimiminen on saatu varmistettua, mutta yhtäkaikki monen asian osalta testausta tehdään vielä paljon ja pitkään. Lasken viimeistelyt ovat käynnissä pian siirrytään tuotantoon Liittymäjärjestelmien aikataulut Laske-järjestelmän käyttöönoton myötä monissa liittymäjärjestelmissä tehdään muutoksia ja niiden johdosta tulee erilaisia katkoja järjestelmien käyttöön. Kunkin järjestelmän omistajat informoivat erikseen omien järjestelmiensä katkoista järjestelmien käyttäjiä. Raportoinnin haasteet Keskeisin haaste vuodenvaihteen jälkeen liittyy raportointiin. Kaupunkiyhteisen raportointiratkaisun, Heta-järjestelmän, toteutus Laske-järjestelmän tiedonsiirron osalta on vielä merkittävästi kesken ja tämän hetken arvion mukaan ensimmäiset raportit Laske-järjestelmän testaukset ovat käynnissä kuumana. Samaan aikaan toimittaja viimeistelee tuotantojärjestelmää. Vuodenvaihteessahan kaikki on todellista, kun siirrytään tuotantoon. ovat käytettävissä helmikuun lopussa maaliskuun alussa. Raportointitilannetta helpottaa osaltaan kuitenkin taloussuunnittelujärjestelmien eli uusien FPM-järjestelmien toteumaraportoinnin valmistuminen tämän hetken arvion mukaan tammikuussa. Toki Laske-järjestelmästä saadaan myös raportoitua tietoja ja tuo raportointi on käytettävissä heti tammikuun alusta. Laske-järjestelmän raportointi ei kuitenkaan ole sellaista, että sitä on tarkoitettu levitettäväksi laajoille käyttäjäjoukoille, vaan kyse on taloushallinnon ammattilaisille tarkoitettu raportointi. Sami Rantanen Laske-hankepäällikkö Vuoden vaihteessa on paljon töitä, mutta SAPin tuomien uusien toiminnallisuuksien myötä työt varmasti entisestään virtaviivaistuvat ja tekeminen helpottuu. Arja Koivunen järjestelmäasiantuntija kirjanpito- ja maksuliikenneosaston järjestelmät -tiimi Laske on hirmuisen iso muutos. En opi enkä omaksu asioita enää niin nopeasti kuin nuoret, ja tämä mietityttää. Yksien ihmisten varassa paljon asioita, testaus, koulutus jne. Odotan, että järjestelmä toimii niin kuin on luvattu. Odotan myös selkeitä ohjeita käyttäjille! Projektissa mukana olevana uskon, että tilausten ja laskujen tiliöinti yksinkertaistuu. Lahja Vennola suunnittelija ostolaskuosasto tiedottaa 4 2011 9
Talpan asiakaspäivät keräsi lähes 200 osanottajaa Messukeskukseen Talpa järjesti asiakasvirastojen ja -liikelaitosten prosessi- ja sopimusyhteyshenkilöille ajankohtaispäivän maanantaina 10.10.2011 Helsingin Messukeskuksessa. Aamupäivä koostui Talpan toimitusjohtajan, osastopäälliköiden sekä hanketoimiston ja tilintarkastajan puheenvuoroista. Iltapäiväksi jakaannuttiin osastoittain eri tiloihin, joissa käytiin ao. prosessiin liittyviä ajankohtaisia ja viraston yhteyshenkilöitä kiinnostavia asioita läpi. Talpa-päivän materiaali on koottu intraan (Helmi > Yhteiset palvelut > Taloushallintopalvelut > Talpa palvelee > Ajankohtaista). Kiitämme lämpimästi kaikkia osallistujia ensi vuonna tavataan samoissa merkeissä! Uusi vuosi ja Laske tuovat muutoksia M2-järjestelmään Laske-uudistus koskettaa myös kaikkia matkalaskujen ja pienkululaskujen tekijöitä. Tiliöinti helpottuu, sillä käyttäjillä on jatkossa vähemmän kenttiä täytettävänään. Jokainen virasto on M2-järjestelmässä omana yrityksenään. Tämä mahdollistaa yrityskohtaisten tiliöintisääntöjen luomisen virastoilta ja liikelaitoksilta saatujen tietojen mukaan. Laskentatunnisteet muuttuvat n Uudet oletustiliöinnit siirtyvät Hijatpalkkajärjestelmästä 12.1.2012 M2- järjestelmään. n 9. 11.1.2012 henkilöt itse lisäävät kustannuskohdisteet esim. sisäinen tilaus/ kustannuspaikka jne. Kululajin valinta helpottuu n kululajien määrä vähenee n kululajit määritellään viraston arvonlisäverokäsittelyn mukaisesti (palautettava/ vähennettävä/ veroton) n alv-tilin käsittely muuttuu Lasken lisäksi ensi vuosi tuo myös muita muutoksia. M2-järjestelmään lisätään uusi Koulutukset pääkaupunkiseudulla -matkatyyppi. MitenVideo päivitetään vastaamaan uusia käytäntöjä kevään 2012 aikana. Business Eurocard -matkatiliin liittyen on tulossa seuraavat muutokset: n Suomen Matkatoimiston (SMT) kautta ostetut matkaliput, hotellit jne. siirtyvät Luottokunnan Business Eurocard -matkatilin kautta M2-järjestelmään. Matkatilin ostostapahtumat käsitellään M2-järjestelmässä kuten luottokorttiostot. Tällä hetkellä SMT ostotapahtumat näkyvät M2-järjestelmässä vain infotietona. n Hallintokeskus pilotoi Business Eurocard -matkatilin käyttöä joulu tammikuun aikana. n Matkatili otetaan käyttöön kaikissa virastoissa ensi vuoden aikana. Talpan asiakkaiden tyytyväisyys tutkittu Talpan asiakkaille on vuodesta 2005 lähtien lähetetty asiakastyytyväisyyskysely. Tämän vuoden kysely toteutettiin yhdessä Oiva Akatemian kanssa marras joulukuussa. Vastaajia oli 423 lämpimät kiitokset kaikille! Nimensä antaneiden kesken arvotut teatteriliput voitti Liisa Kähkönen tarkastusvirastosta. Asiakaskyselyn tuloksiin palataan ensi vuoden ensimmäisessä asiakastiedotteessa. Lasken käyttöönoton lähestyessä tunnelmat ovat vielä ristiriitaiset. On epävarmuutta siitä, miten kaikki vuodenvaihteen jälkeen toimii, mutta toisaalta on myös paljon odotuksia. Esimerkiksi kirjanpidon kanssa asioiminen helpottuu SAPin myötä huomattavasti, koska käytössä on ensi vuonna sama tilinmuodostus. Palkanlaskennan palvelualue 3:n palkkasihteerit ja palveluvastaava Seija Björklund (kuvassa) tiedottaa 4 2011 10
Talpan laskutus muistuttaa: Tulot vuoden 2011 palveluista Talpan laskutusosasto ottaa vastaan laskutuspyyntöjä ja laskutustiedostoja vuoden 2011 tuloihin liittyen torstaihin, 5.1.2012 saakka. Virastoilla on siis vielä vuoden alussa neljä päivää aikaa toimittaa kaikki vuotta 2011 koskeva materiaali laskutusosastolle. Laskutusosasto tallentaa kaiken määräajassa toimitetun materiaalin Pro elaskutusjärjstelmään ja lähettää laskut maailmalle viimeistään tiistaina, 10.1.2012. Myyntireskontra suljetaan tiistai-iltana klo 18.00. Edellä kuvattu on aiemmilta vuosilta tuttua, joten yhteistyö sujunee jälleen loistavasti! Talpan laskutusosasto Talpan maksuliikenne muistuttaa: Vuodelle 2011 kirjattavat reskontran ulkopuoliset maksut ja ulkomaanmaksut SAP-järjestelmään siirtymisestä aiheutuvien muutosten ja ohjaustietojen tallentamisesta johtuen, vuodelle 2011 kirjattavat reskontran ulkopuoliset maksut on oltava Maksuliikenteessä viimeistään 28.12.2011. M2-tiimi muistuttaa: M2- järjestelmässä on käyttökatko 22.12.2011 8.1.2012 M2-järjestelmän muuttaminen uuden Laske-järjestelmän mukaiseksi aiheuttaa käyttökatkon joulu-tammikuun vaihteessa. Käyttökatkon aikana M2-järjestelmä on suljettu eikä järjestelmää voi käyttää. Vuoden 2011viimeinen maksatusajo M2- järjestelmässä on 22.12.2011. Tämän jälkeen menot kirjautuvat vuodelle 2012. Vuonna 2011 M2-järjestelmässä tehdyt vuotta 2012 koskevat suunnitelmat siirtyvät vuoden 2012 ympäristöön. Riemukasta joulun aikaa ja onnellista uutta vuotta 2012! Konttori27:ään valmistuu auditorio Talpan toimitiloihin Sörnäisten rantatie 27:ään on rakenteilla 120-paikkainen auditorio. Tila valmistuu tammikuun puolivälissä. Tilaa vuokrataan myös muille kaupungin hallintokunnille. Varaustilannetta voi katsella Outlookin resurssikalenterista (RES Talpa Auditiorio), mutta varaukset tehdään Talpan hallinto-osaston kautta. Varaamiseen liittyviä ohjeita tehdään Talpan Helmi-intraan, kohtaan Yhteystiedot, Talpan kokoustilat. Henkilöuutisia Ostolaskut Marja-Leena Reimaluoto on jäänyt vuosilomien kautta eläkkeelle 25.10.2011. Hänen tilallaan palveluvastaavana Täsmäytys ja kierrätys II -palvelualueella aloitti Anne- Maria Räsänen. Vuokko Hottinen aloitti 1.12.2011 palveluvastaavana Perustiedot ja siirrot ostoreskontraan -palvelualueella. Talpa verkossa Kaupungin intranetissa l Helmi-intra > Yhteiset palvelut > Taloushallintopalvelut l Helmi-intra > Yhteiset palvelut > Palkanlaskentapalvelut Internetissä l www.hel.fi/talpa l http://primapaper.fi/talpa tiedottaa Sähköinen julkaisu, ilmestyy 4 kertaa vuodessa. Julkaisija Helsingin kaupungin Taloushallintopalvelu -liikelaitos Postiosoite: PL 230, 00099 Helsingin kaupunki Käyntiosoite: Sörnäisten rantatie 27 A, 00500 Helsinki Toimituskunta Julkaisun vastaava Tuula Jäppinen Toimitus Kati Toikka Ulkoasu Tovia Design Oy, Olli Turunen Piirrokset Kaisa Penttilä Logot Guassi Oy Toimituksen osoite kati.toikka@hel.fi Jakelu Talpan yhteistyökumppanit ja asiakkaat Palaute ja yhteystietojen muutokset talpa.asiakastiedote@hel.fi tiedottaa 4 2011 11