HATTULAN SEURAKUNTA KIRKKONEUVOSTO PÖYTÄKIRJA Kokous N:o 3-2016 Aika 30.03.2016 kello 17.00 21.10 Paikka Pappilanniemi Läsnä Poissa Puheenjohtaja Järvinen Virpi Varapuheenjohtaja Lilja Lasse J Jäsenet Ahonen Arto Keto Anne Pietilä Pentti Suomaa Jussi Ylitalo Leila Varajäsenet Purhonen Pekka (A.A.) Heikkilä Taina (A.K.) Viranhaltijat 32 Anttila Miikka Heino Tiina Viranhaltijat läsnä Juutila Markus klo 17-20 Leinonen Päivikki Repo Heikki Carita Rosberg Rosberg Carita läsnä klo 17.50-20 Viitala Ritva Yrjälä Salla Kirkkovaltuuston pj Heikkilä Taina Kirkkovaltuuston varapj Tast Olle Pöytäkirjanpitäjä Nieminen Leena Virsi 105 Asiat 29-42 29 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsu on lähetetty 23.03.2016 kirkkoneuvoston jäsenille sekä kirkkovaltuuston puheenjohtajalle ja varapuheenjohtajalle. Todetaan läsnä- ja poissaolijat. Luettelo on sivulla yksi. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 30 Pöytäkirjan tarkastajat Valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Pöytäkirja tarkastetaan taloustoimistossa perjantaina 01.04.2016 ja pöytäkirja on nähtävänä taloustoimistossa 04. - 18.04.2016 välisen ajan. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Leila Ylitalo ja Jussi Suomaa.
31 Työjärjestyksen hyväksyminen Hyväksytään esityslista työjärjestykseksi. Esityslista hyväksyttiin työjärjestykseksi lisäyksellä, että ilmoitusasioihin merkittiin kohdat 3-4. 32 Tilinpäätös vuodelta 2015 Kirkkojärjestyksen 9 luvun 6 :n mukaan kirkkoneuvoston on laadittava maaliskuun loppuun mennessä kultakin kalenterivuodelta toimintakertomus seurakunnan hallinnosta, taloudesta ja toiminnasta sekä annettava se kirkkovaltuuston käsiteltäväksi. Toimintakertomuksessa on esitettävä selvitys toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Toimintakertomuksessa on myös annettava luettelo seurakunnan jäsenten ja luottamushenkilöiden tekemistä aloitteista ja kirkkoneuvoston toimenpiteistä niiden johdosta. Kirkkojärjestyksen 15 luvun 9 :n mukaan tilikaudelta on laadittava tilinpäätös, johon kuuluvat tuloslaskelma, rahoituslaskelma, tase ja niiden liitetiedot sekä talousarvion toteutumisvertailu sekä toimintakertomus. Samassa yhteydessä on tehtävä esitys tilikauden tuloksen käsittelyä sekä talouden tasapainottamista koskeviksi toimenpiteiksi. Tilinpäätöstä varmentamaan laaditaan kirjanpitolain 3 luvun 13 :n mukaan lisäksi taseerittelyt ja liitetietojen erittelyt, jotka ovat seurakunnan sisäisiä, ei julkistettavia tilinpäätösasiakirjoja. Allekirjoitukset merkitään tasekirjaan tilinpäätöslaskelmien ja liitetietojen jälkeen. Tilinpäätöksen allekirjoittavat päätösvaltainen kirkkoneuvosto ja taloudesta vastaava viranhaltija. Tasekirja ja muu tilinpäätösaineisto on annettava viipymättä tilintarkastajien tarkastettavaksi. Tilintarkastajan tilinpäätösmerkintä merkitään tasekirjaan allekirjoitusten jälkeen. Tilintarkastuskertomus esitetään kirkkovaltuustolle tilinpäätöksen hyväksymistä koskevan ehdotuksen liitteenä. Tilikauden tuloksella tarkoitetaan seurakunnan tuloslaskelman tulosta ennen varauksia ja rahastosiirtoja. Tuloksen käsittely voi tarkoittaa vapaaehtoista varausta (yleisimmin investointivaraus), poistoeron tai rahaston lisäystä tai yli-/alijäämän siirtämistä taseen omaan pääomaan. Tilinpäätössiirtojen aiheuttamat kirjaukset tehdään ennen kuin tilinpäätös esitetään kirkkovaltuustolle. Mikäli valtuusto ei hyväksy tilinpäätöstä sellaisenaan vaan siihen tehdään muutoksia, tehdään tarvittavat kirjaukset tilinpäätöstä muuttaen. Vastaavat viranhaltijat esittelevät toimialansa toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisen. Kirkolliset vaalit, kirkonkirjojen pito, kirkkoherranvirasto, yleishallinnon tekstiosa, jumalanpalveluselämä, hautaan siunaaminen, muut kirkolliset toimitukset, sairaalasielunhoitotyö, palveleva puhelin, sielunhoitotyö ja muu seurakuntatyö: Virpi Järvinen Aikuistyö, muut seurakuntatilaisuudet ja lähetys: Heikki Repo Musiikkitoiminta: Päivikki Leinonen Tiedotus, päiväkerho- ja pyhäkoulutyö sekä lapsityö: Miikka Anttila Rippikoulutyö: Tiina Heino Varhaisnuoriso- ja koulutyö: Carita Rosberg Nuorisotyö: Salla Yrjälä Erityisnuorisotyö: Markus Juutila Diakoniatyö, kansainvälinen diakonia: Ritva Viitala Yleishallinnon talousarvio-osa, hautatoimi, kiinteistötoimi, investoinnit, tuloslaskelma ja rahoituslaskelma: Leena Nieminen LIITE NO 1.
1. Kirkkoneuvosto käsittelee toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen vuodelta 2015. 2. Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että kirkkovaltuusto vahvistaa tilinpäätöksen vuodelta 2015. Tilikauden tulos on 60.900,76 ylijäämäinen, joka kirjataan edellisten vuosien yli/alijäämätilille. 3. Kirkkoneuvosto ja talouspäällikkö allekirjoittavat tilinpäätöksen. Päätösesitys hyväksyttiin yksimielisesti ja kirkkoneuvosto sekä talouspäällikkö allekirjoittivat tilinpäätöksen. 33 Vahvistetaan kaluston poistoluettelo Kirkkovaltuuston päätöksen mukaisesti investointiosaan merkitään hankintahinnaltaan yli 5.000 euroa ja käyttötalousosaan tämän alittavat irtaimistohankinnat. Kirkkoneuvosto on taloussäännön 22 :n mukaisesti antanut ohjeet koskien irtaimesta omaisuudesta pidettävää luetteloa ja irtaimistosta tehtäviä poistoja. Irtaimistoluetteloon merkitään yli 170 maksava irtain omaisuus. Näistä käyttötalousosaan vuosikuluiksi merkittävistä hankinnoista pitää luetteloa hankinnan suorittanut työntekijä. Irtaimistoluettelot tarkastetaan ja laaditaan ajan tasalle vähintään kerran vuodessa ja ne toimitetaan allekirjoitettuna taloustoimistoon 31.01. mennessä. Käyttökelvottoman irtaimiston hävittämisestä päättää talouspäällikkö, joka esittää vuosittain irtaimistosta laaditun poistoluettelon hyväksyttäväksi ja vahvistettavaksi. LIITE NO 2. Kirkkoneuvosto hyväksyy ja vahvistaa oheisen liitteen mukaisen poistoluettelon. 34 Saatavien poistot Taloussäännön 12 :n mukaan saatavien perintä ja valvonta on järjestettävä siten, että kaikkia saatavat tulevat asianmukaiseksi perityiksi. Mikäli saatavaa ei ole eräpäivään mennessä maksettu, velallista on kehotettu maksamaan velkansa. Jos saatavaa viivästyskorkoineen ei kehotuksesta huolimatta ole maksettu, on asiassa ryhdyttävä viipymättä perimistoimenpiteisiin. Talouspäällikkö voi perustellusta syystä luopua perimisestä, tehdä asiasta kirjallinen päätös perusteluineen ja antaa tieto päätöksistä kirkkoneuvostolle. Maksamattomista saatavista on lähetetty kolme muistutusta, joista viimeisessä mainitaan, että maksamaton saatava viedään kirkkoneuvoston käsiteltäväksi. Kolme maksukehotusta on lähetetty kaikista muista saatavista, mutta kirkkoherranviraston virkatodistusmaksusaatavista ainoastaan yksi. Ohessa on lista vuonna 2015 maksamattomista saatavista. LIITE NO 3. Maksamattomat saatavat kirjataan luottotappioihin yhteensä 194,17. 35 Vahvistetaan vuosilomat lomakaudella 02.05.-30.09.2016 Kirkkojärjestyksen 6 luvun 8 :n mukaan vuosiloman myöntää seurakunnan papinviran haltijalle tuomiokapituli. Kirkkoherralla on kuitenkin oikeus myöntää seurakunnan muun papinviran haltijalle vapaa-ajat, vuosilomat ja enintään kahden kuukauden pituiset virkavapaudet. Vuosilomaa ja virkavapautta koskevasta kirkkoherran päätöksestä tulee lähettää ilmoitus lääninrovastille ja tuomiokapituliin. Kirkkoherran vuosiloman ja virkavapauden myöntää aina tuomiokapituli. Kirkkoneuvosto vahvistaa muiden
työntekijöiden lomakauden lomat. Lomajärjestyslista on laadittu työntekijöiden kuulemisen perusteella. Loma myönnetään siten, ettei siitä aiheudu tarpeetonta haittaa tehtävien suorittamiseksi ja tarvittaessa vuorotellen loma-aikoja eri työntekijöiden välillä. Lomalle vahvistetaan loma-aika, jolloin se voi alkaa tai päättyä myös sunnuntaihin. Lomaaikaan voi sisältyä myös vapaapäiviä, jotka eivät kuluta lomapäiviä. Lomakaudella annetaan vähintään 65 % loman määrästä, ellei työntekijän kanssa toisin sovita. Oheisena on vuosilomaesitys. LIITE NO 4. 1. Kirkkoneuvosto vahvistaa vuosilomat oheisen lomajärjestyksen mukaisesti. 2. Kirkkoneuvosto antaa kirkkoherralle ja talouspäällikölle toimivaltuudet tehdä tarvittavia muutoksia lomajärjestykseen erityisestä syystä. Perusteina voivat olla työntekijän oma perusteltu anomus tai työstä johtuvat syyt huomioonottaen KirVESTES:n määräykset loman myöntämisestä. 36 Henkilöstöasia 37 Tyrvännön seurakuntakodin myynti Hattulan kunnassa, osoitteessa Pappilantie 18, 14610 Lepaa, sijaitsee Tyrvännön seurakuntakoti, kiinteistötunnus 082-442-1-106 Soponmäki. Rakennus sijaitsee omalla tontilla, jonka pinta-ala on 4.010 m 2. Kiinteistö siirtyi Hattulan seurakunnan omistukseen vuonna 1971, kun Hattulan seurakunta ja Tyrvännön seurakunta muodostivat yhteistalousseurakunnan. Rakennus on yksi kerroksinen omakotitalo, joka on rakennettu vuonna 1970 ja sen pinta-ala on 205 krm 2 (suunnitelma). Kiinteistöön on saatu lainhuuto 20.03.1973. Lainhuutotodistus LIITE NO 5 ja kiinteistörekisteriote LIITE NO 6. (Valtioneuvosto on 11.05.1978 tekemällään päätöksellä vahvistanut kirkkohallituksen esityksen, että Tyrvännön seurakunnan alue liitetään 01.01.1979 lukien Hattulan seurakuntaan, jolloin Tyrvännön seurakunta lakkaa olemasta). Vuonna 1997 on suoritettu laaja peruskunnostus, jonka yhteydessä osa asuintilasta on muutettu kerhotilaksi. Saunatilat purettiin peruskorjauksen yhteydessä. Kiinteistön käyttöaste on alhainen. Diakoniatyön ystäväpiiri kokoontuu kaksi kertaa kuukaudessa, 1,5 tuntia/kerta. Ulkopuolisia toimijoita noin 18 tuntia kuukaudessa. Nettokustannukset ovat noin 12.000 vuodessa. Peruskorjauskeskus Oy Häme on tehnyt kuntotarkastuksen asuntokauppaa varten 17.11.2008 ja Linnan Kiinteistökehitys Oy on päivittänyt tarkastuksen 11.11.2013. Raportissa on todettu olennaisimmat epäkohdat ja riskit. Maanpinnan muotoilut ovat osin rakennusta kohden viettäviä, rakennuksen vierustoilla on humuspitoista maa-ainesta ja kattovedet jäävät seinustalle. Alkuperäiset ikkunat ja huopakate ovat käyttöikänsä loppupuolella. Muita korjattavia tai lisätutkimustarpeita on alkuperäisten salaojien ja ulkopuolisten eristysten olemassaolo/kunto, piilosokkeli (riskirakenne), seinien alaosan ja ikkunan vuotojen kunto, yläpohjan puurakenteiden kunto ja matalan yläpohjatilan toimivuus sekä muovimattolattioissa kosteudentunnistimella havaitut kohonneet arvot. Lisäksi Raksystems Anticime Insinööritoimisto Oy:n rakennusmestari Markku Juutila on tehnyt 21.11.2013 tarkemman katselmuksen koskien rakennuksen puurakenteisen ulkoseinän kuntoa valesokkelin kohdalta sekä tarkastella kosteutta wc-tilan lattian osalla. Kiinteistön säilyttäminen vaatisi peruskorjauksen laajuudesta riippuen 30.000-50.000 :n investoinnit.
Kirkkoneuvosto on päättänyt laittaa kiinteistön myyntiin 12.09.2012, 90 ja myynnistä on tehty kiinteistön myyntitoimeksianto Hämeenlinnan Habita Oy:n kanssa 02.10.2012. Hämeen Sanomien asuntoliitteessä ilmoitus on ollut kahdeksan kertaa, lisäksi koko ajan netissä oikotie.com, etuovi.com ja Habita.fi. Esittelytilaisuuksia yhteensä 25, joissa osallistujia on ollut 14. Kiinteistöstä on tehty 80.000 :n ostotarjous. LIITE NO 7. Todettiin ostotarjouksen peruuntuneen. 38 Kirkkovaltuuston päätösten tarkistaminen ja toimeenpano KL 10:6 :n käsittelee kirkkovaltuuston päätösten laillisuusvalvontaa. Jos kirkkoneuvosto katsoo, että kirkkovaltuuston päätös on tehty virheellisessä järjestyksessä tai menee valtuuston toimivaltaa ulommaksi taikka muutoin on lainvastainen, kirkkoneuvoston tulee jättää päätös täytäntöön panematta ja syyn tähän ilmoittaen viipymättä saattaa asia valtuuston uudelleen käsiteltäväksi. Jos valtuusto pysyy päätöksessään, kirkkoneuvoston on saatettava tuomiokapitulin ratkaistavaksi, onko täytäntöön panemiselle laillista estettä. Tuomiokapituli ei saa ratkaista asiaa, ennen kuin valitusaika valtuuston päätöksestä on kulunut umpeen. Tässä on kyse laillisuustarkastuksesta. Kirkkoneuvosto ei saa kritiikittömästi panna täytäntöön sellaisia muodollisesti laillisia, mutta seurakunnalle yksinomaan perustelematonta vahinkoa tuottavia päätöksiä, joiden peruuttaminen vielä on mahdollista. Kirkkoneuvosto toteaa, että kirkkovaltuuston 09.02.2016 pidetyn kokouksen tekemät päätökset ovat syntyneet Kirkkolain (KL 10:6) tarkoittamassa laillisessa järjestyksessä, eivätkä mene toimivaltaa ulommaksi tai muutoin ole lain tai asetuksen vastaisia ja hyväksyy seuraavat päätösten toimenpanot: 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 2 Pöytäkirjan tarkastajat ja äänten laskijat 3 Työjärjestyksen hyväksyminen 4 Kirkolliskokouksen maallikkoedustajien vaali vv. 2016-2019 5 Hiippakuntakokouksen maallikkoedustajien vaali vv. 2016-2019 6 Kirkkoherran viran avoimeksi julistaminen -Esitettiin välitöntä vaalitapaa äänin 11-10. -Viran erityisinä tarpeina esitettiin, että Hattulan seurakunnan kirkkoherran tulee edustaa maltillista, luterilaista Raamatun tulkintaa ja olla opetuksessaan Kristuskeskeinen sekä uskollinen Raamatun opetukselle ja kirkon tunnustukselle. Hänellä tulee olla hyvät esimies-, vuorovaikutus- ja yhteistyötaidot sekä kykyä ja halua uudistaa ja uudistua. -Esitettiin, että virka julistetaan haettavaksi 27.04.2016. -Rikosrekisterilain 6 :n mukaista rikosrekisteriotetta ei vaadita. -Viran palkkaus on hinnoitteluryhmä K 20 mukainen. -Kirkkovaltuuston puheenjohtaja ja kirkkoherra laativat organisaatiokuvauksen, joka liitetään lausuntoon myöhemmin. 7 Muut asiat 8 Ilmoitusasiat 9 Valitusosoitus 39 Henkilöstöasia 40 Muut asiat
Muita asioita ei ollut. 41 Ilmoitusasiat 1. Talouspäällikkö on antanut valtakirjan Kirkon keskusrahastolle/kirkon palvelukeskukselle (0118950-3) koskien laajoja käyttö- ja tiedonsaantioikeuksia sekä oikeutta toimia aineistonhoitajana maksuliikesopimuksissa. LIITE NO 8. 2. Luottamushenkilöiden ja työntekijöiden työskentely konsultti Annakaisa Rantalan johdolla pidettiin 16.03.2016 Pappilanniemessä. LIITE NO 9. 3. Henkilöstöasia 4. Piispantarkastuksen ohjelmaluonnos. LIITE NO 10. Ilmoitusasiat merkittiin tiedoksi. 42 Valitusosoitus Annettiin valitusosoitus. Virsi 555; 1-2