Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotyöryhmä 10.3.2014 Johtoryhmä 18.3.2014 Yhtymähallitus 26.3.2014
SISÄLLYS 1 YLEISTÄ... 1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 1 2 ARKISTOTOIMEN JOHTAMINEN, ORGANISOINTI JA VASTUUT... 1 2.1 Arkistonmuodostaja... 1 2.2 Arkistotoimen järjestäminen... 1 2.3 Arkistotoimen johtava viranhaltija... 1 2.4 Tulosaluejohtajat... 2 2.5 Arkistovastuuhenkilöt... 2 2.6 Johtava lääkäri... 2 2.7 Esimiehet... 2 2.8 Viran- ja toimenhaltijat sekä luottamushenkilöt... 2 3 TIEDONHALLINTA, ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI... 3 3.1 Hyvä tiedonhallintatapa... 3 3.2 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi... 3 3.3 Asiakirja... 4 3.4 Asiakirjan laatiminen... 4 3.5 Asiakirjan elinkaari... 4 4 ARKISTOTOIMEN OHJEISTUS... 5 4.1 Arkistonmuodostussuunnitelma, AMS (tiedonohjaussuunnitelma, TOS)... 5 4.2 Asiakirjojen arkistointikelpoisuus... 5 4.3 Kirjaaminen ja rekisteröinti... 5 4.4 Asiakirjojen säilytystekniikka... 6 4.5 Asiakirjojen säilytysarvon määritys... 6 4.6 Arkiston järjestäminen... 7 4.7 Asiakirjojen seulonta ja hävittäminen... 7 4.8 Asiakirjojen luettelointi ja kuvailu... 7 4.9 Asiakirjojen siirtäminen päätearkistoon... 7 4.10 Arkistotilat... 8 4.11 Asiakirjojen ja tietojen suojelu poikkeusoloissa... 8 5 SÄHKÖISET TIETOAINEISTOT... 8 6 TIETOPALVELU... 9 6.1 Tietojen antaminen ja asiakirjojen lainaaminen... 9 6.2 Asiakirjojen julkisuus ja salassapito... 9 6.3 Henkilörekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet... 10 7 OSTOPALVELU-, TOIMEKSIANTOSOPIMUKSELLA JA PALVELUSETELILLÄ KERTYNEIDEN ASIAKIRJOJEN ARKISTOINTI... 10 8 KUNNALLINEN YHTEISTYÖ... 10 9 TOIMINTAOHJEEN VOIMAANTULO JA YLLÄPITO... 11
1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymän asiakirjahallinnossa ja arkistotoimessa noudatetaan tämän ohjeen määräyksiä. Toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa. Tämän toimintaohjeen lisäksi asiakirjahallinnossa ja arkistotoimessa on noudatettava arkistolakia, arkistolaitoksen ohjeita ja määräyksiä, lakia viranomaisen toiminnan julkisuudesta, henkilötietolakia, lakia sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnasta ja muita erityislakeja sekä kuntayhtymässä hyväksyttyjä sääntöjä ja määräyksiä sekä asiakirjahallintoon ja arkistotoimeen liittyviä muita ohjeita ja päätöksiä. 2 ARKISTOTOIMEN JOHTAMINEN, ORGANISOINTI JA VASTUUT 2.1 Arkistonmuodostaja Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä on yksi arkistonmuodostaja, jolle muodostuu toiminnastaan useita tehtäväkohtaisia arkistoja. Jäsenkuntien (Pyhäjoki, Raahe ja Siikajoki sekä silloinen Vihanti) sosiaalitoimen asiakirjat ennen 1.1.2011 ovat itsenäisiä arkistonmuodostajia ja ne säilytetään erillisinä kokonaisuuksina kunnissa. Arkistonmuodostajan on määrättävä, miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään. Lisäksi arkistonmuodostaja määrää asiakirjojensa säilytysajat ja -tavat, ylläpitää arkistonmuodostussuunnitelmaa sekä vastaa asiakirjallisten tietoaineistojen arkistokelpoisuudesta ja turvallisesta säilyttämisestä. 2.2 Arkistotoimen järjestäminen Arkistolain 9 mukaan kuntayhtymän arkistotoimen järjestämisestä vastaa yhtymähallitus. Yhtymähallituksen on määrättävä se viranhaltija tai toimihenkilö, joka johtaa organisaation arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kuntayhtymän pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. 2.3 Arkistotoimen johtava viranhaltija Arkistolain 9 :n mukaisena arkistotoimen johtavana viranhaltijana toimii arkistopäällikkö. Kelpoisuusehtona, ellei kuntayhtymän hallintosäännöstä muuta johdu, korkeakoulututkinto tai vähintään opistotasoinen tutkinto ja koulutus arkistotoimen hoitamiseen sekä arkistoalan asiantuntemus. Hyvinvointikuntayhtymän arkistotointa johtavan viranhaltijan tehtävänä on: johtaa kuntayhtymän arkistotointa ja arkistonmuodostusta huolehtia arkistotoimen kehittämis-, suunnittelu- ja johtotehtävistä huolehtia kuntayhtymän pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista 1
kehittää arkistotointa kuntayhtymän asiakirja- ja tietohallinnon toimivaksi osaksi yhteistyössä tulosalueiden ja tehtävistä vastaavien henkilöiden kanssa päättää asiakirjojen hävittämistavasta 2.4 Tulosaluejohtajat Tulosaluejohtajat vastaavat tulosalueensa tiedonhallinnasta, asiakirjahallinnosta ja arkistotoimesta sekä nimeävät tulosalueensa arkistovastuuhenkilöt. Tulosaluejohtaja hyväksyy tulosalueensa arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) (tiedonohjaussuunnitelma, TOS) arkistopäällikön annettua lausuntonsa suunnitelmasta. 2.5 Arkistovastuuhenkilöt Hyvinvointikuntayhtymän tulosalueille nimettyjen arkistovastuuhenkilöiden tehtävänä on laatia tulosalueen yksiköiden arkistonmuodostussuunnitelma (tiedonohjaussuunnitelma) ja ylläpitää sitä. Arkistovastuuhenkilöiden tehtäviin kuuluu käsi- ja lähiarkistojen säilytys-, hoito- ja tietopalvelutehtävät sekä huolehtia tulosalueen yksiköissä olevien asiakirjojen seulonnasta ja siirtämisestä päätearkistoon sekä tarpeettomien asiakirjojen hävittämisestä. Arkistovastuuhenkilöt toimivat yhteyshenkilönä arkistotoimen johtavaan viranhaltijaan arkistotointa koskevissa asioissa. Luettelo arkistovastuuhenkilöistä (Linkki 1) 2.6 Johtava lääkäri Johtava lääkäri vastaa potilasasiakirjojen sisältövaatimuksista ja potilastietojen käsittelystä, käytöstä ja luovuttamisesta sekä antaa niitä koskevat ohjeet ja määräykset. 2.7 Esimiehet Esimiehet vastaavat vastuualueensa tiedonhallinnasta, asiakirjahallinnosta ja arkistotoimesta kuten muustakin toiminnasta. 2.8 Viran- ja toimenhaltijat sekä luottamushenkilöt Jokaisen viran- ja toimenhaltijan sekä luottamushenkilön on tärkeää tietää asiakirjojen julkisuudesta annetut määräykset ja noudattaa arkistonmuodostussuunnitelmaa (tiedonohjaussuunnitelmaa) sekä muita ohjeita siten kuin hyvä tiedonhallintatapa edellyttää. Jokainen viran- ja toimenhaltija sekä luottamushenkilö hoitaa huolellisesti käsiteltävänään olevia asiakirjoja ja tietoaineistoja pitää asiakirjat ja tietoaineistot arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) mukaisesti järjestettynä luovuttaa päättyneeseen asiaan liittyvät asiakirjat arkistoitavaksi siten, kun ohjeissa määrätään 2
3 TIEDONHALLINTA, ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 3.1 Hyvä tiedonhallintatapa Hyvä tiedonhallintatapa toteutuu eri toimintojen kautta, joita ovat tietohallinto, arkistotoimi ja asiakirjahallinto, tietopalvelu ja viestintä. Edellytykset hyvälle tiedonhallintatavalle ovat olemassa, kun ko. toiminnoilla on riittävät resurssit ja asianmukainen organisointi. Viranomaisen tulee hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi huolehtia asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä, suojaamisesta, eheydestä ja muista tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä asiakirjojen koko elinkaaren ajan. Hyvän tiedonhallintatavan luominen edellyttää organisaation asiakirjahallinnon ja arkistotoimen osa-alueiden kokonaisvaltaista suunnittelua siten, että lainsäädännön vaatimukset ja arkistolaitoksen määräykset ja ohjeistus on huomioitu. Julkisuuslain näkökulmasta keskeistä on tietojen ja asiakirjojen hyvä julkisuus- ja salassapitorakenne. Arkistolain näkökulmasta on huomioitava pysyvästi säilytettävän aineiston eheys ja käytettävyys. 3.2 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi Asiakirjahallinto ja arkistotoimi ovat yhtenäisiä toimintoja ja osa kuntayhtymän tietohallintoa. Asiakirjahallinnon tehtävät: tiedon tuottaminen tiedonsiirto ja kopioiminen ajankohtaiseen aineistoon kohdistuva tietopalvelu julkisuus- ja salassapitonäkökulmat tietoturvallisuus hyvä tiedonhallintatapa Asiakirjoihin ja arkistoihin kohdistuvien toimenpiteiden kokonaisuutta kutsutaan arkistotoimeksi. Arkistotoimella on lainsäädännön vahvistama asema tietopalvelujärjestelmässä. Arkistotoimi on organisaatiorajat ylittävä kokonaistoiminto, jonka piiriin kuuluvat kaikki kuntayhtymän toimintayksiköt. Arkistotoimen organisaatio ja siihen liittyvä kokonaisvastuu käsittää kaikki asiakirjat riippumatta niiden säilytyspaikasta tai -tavasta. Arkistotoimen tehtävät: pysyvästi säilytettävien asiakirjojen siirto päätearkistoon arkiston järjestäminen asiakirjojen luettelointi ja kuvailu päätearkiston tietopalvelu julkisuus- ja salassapitonäkökulma asiakirjojen siirto arkistolaitokselle Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen yhteiset tehtävät: arkistokelpoisuus ja tallennusmenetelmät tietojärjestelmien suunnitteluun osallistuminen asiakirjojen rekisteröinti säilytysarvon määritys, seulonta ja arkistointi määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittäminen Asiakirjahallintoa ja arkistotoimea on hoidettava siten, että se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista, julkisuusperiaatteen toteutumista, ottaa huomioon yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvan ja tietosuojan ja että asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon lähteinä. 3
Arkistoon kuuluvat kaikki arkistonmuodostajan itsensä tuottamat ja sille saapuneet asiakirjat. Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan tieto- ja asiakirjahallinnossa. 3.3 Asiakirja Arkistolain mukaan asiakirja tarkoittaa kirjallista tai kuvallista esitystä taikka sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. Asiakirjan tehtävä on, osin lakisääteisesti, dokumentoida ja todentaa toimintaa sekä rakentaa yhteisön, organisaation tai yhteiskunnan muistia. Asiakirjahallinto ja arkistotoimi huolehtivat erilaisten hallintajärjestelmien avulla asiakirjatiedoista niiden koko elinkaaren ajan. 3.4 Asiakirjan laatiminen Pysyvästi tai pitkäaikaisesti säilytettävät asiakirjat on laadittava arkistokelpoisia kirjoituspohjia ja -välineitä sekä tulostus- ja kopiointimenetelmiä käyttäen. Pysyvästi tai pitkään säilytettävät sähköisissä tietojärjestelmissä olevat tiedot on tulostettava arkistokelpoiselle paperille. Arkistokelpoisen kynän jälki on pysyvä, lyijykynä ei ole arkistokelpoinen. Asiakirjojen laatimisessa noudatetaan yleisiä asiakirjastandardeja. Asiakirjapohjat löytyvät Intranetistä. 3.5 Asiakirjan elinkaari Asiakirjan elinkaari on asiakirjahallinnon avainkäsite ja perusta sen kaikille periaatteille ja käytännöille. Elinkaariajattelun lähtökohtana on asiakirjatietojen suunnitelmallinen hallinta alusta loppuun, sekä erityisesti asiakirjojen säilytysajoista päättäminen ja säilyttämisen työnjako arkistonmuodostajan ja arkistolaitoksen välillä. Asiakirjan elinkaari jakautuu kolmivaiheiseksi kokonaisuudeksi. Aktiivivaihe Passiivivaihe Historiallinen vaihe - asiakirjat laaditaan tai vastaanotetaan, käsitellään, niitä käytetään ja säilytetään työpisteissä - ei enää päivittäin tarvittavat asiakirjat siirretään lähi- tai päätearkistoon ja hävitetään määräajan kuluttua tai siirretään keskitettyyn säilytykseen - asiakirjojen pitkäaikais- tai pysyvä säilyttäminen tutkimuksen ja kulttuurin tarpeisiin 4
4 ARKISTOTOIMEN OHJEISTUS 4.1 Arkistonmuodostussuunnitelma, AMS (tiedonohjaussuunnitelma, TOS) Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa (tiedonohjaussuunnitelma). Asiakirjojen säilytysaikoja määrättäessä on otettava huomioon, mitä siitä on erikseen säädetty tai määrätty. Asiakirjojen käsittelyä ja arkistointia ohjataan toiminnoittain tehtäväpohjaisesti tehdyillä arkistonmuodostussuunnitelmilla. Arkistonmuodostussuunnitelmasta käyvät ilmi kaikki hyvinvointikuntayhtymän tehtävien hoidon vaiheet ja niiden tuloksena syntyvät tiedot ja asiakirjat sekä niiden arkistointitapa, säilytysmuoto, säilytysaika, rekisteröintitapa, vastuuhenkilöt, säilytyspaikka, käyttörajoitukset, suojelu- ja tietoturvaluokka sekä muut arkistotoimen kannalta tarpeelliseksi katsottavat asiat. Tehtäväkohtaisesti laadittu yhteenveto on samalla arkiston järjestelykaava pysyvästi ja pitkän aikaa säilytettävien asiakirjojen osalta. Suunnitelma sisältää myös ostopalvelun yhteydessä ostopalvelun tuottajalle muodostuvat asiakirjat. Useiden organisaatioiden yhteisistä tietokannoista suunnitelmaan sisällytetään ne tiedostot, joita arkistonmuodostaja ylläpitää ja päivittää. Arkistonmuodostussuunnitelmilla toteutetaan hyvää tiedonhallintatapaa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun asetuksen tarkoittamana asiakirjaluettelona, joka on pidettävä yleisön nähtävänä kuntayhtymän kirjaamossa. Arkistonmuodostussuunnitelma sisältää myös tietojärjestelmissä säilytettävät tiedot. Arkistotoimen vaatimukset tulee ottaa huomioon jo tietojärjestelmien suunnitteluvaiheessa siten, että turvataan pysyvästi säilytettävien tietojen säilyminen ja tulosteiden saaminen järjestelmistä tarkoituksenmukaisesti katsotussa elinkaarenvaiheessa pysyvää arkistointia varten. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat säilytetään paperilla tai mikrofilmillä Arkistolaitoksen ohjeiden mukaan. Lisäksi jo tietojärjestelmiä suunniteltaessa tulee huolehtia, miten niihin sisältyvät määräajan säilytettävät tiedot voidaan hävittää järjestelmästä. Arkistonmuodostussuunnitelman hyväksyy ao. tulosaluejohtaja. Pienten muutosten esim. vastuuhenkilön vaihtumisen johdosta suunnitelmaa ei tarvitse uudelleen hyväksyttää. 4.2 Asiakirjojen arkistointikelpoisuus Arkistonmuodostajan on huolehdittava siitä, että pysyvästi säilytettävissä asiakirjoissa käytetään arkistokelpoisia materiaaleja ja menetelmiä. Arkistolaitoksen päätös arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä julkaistaan vuosittain Arkistolaitoksen verkkosivuilla www.arkistolaitos.fi Arkistolaitoksen päätökset pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sisältävät myös määräykset, missä muodossa asiakirjat on säilytettävä. Hankintoja suoritettaessa on huolehdittava siitä, että asiakirjojen laadintaa varten hankitut tarvikkeet täyttävät Arkistolaitoksen vaatimukset. 4.3 Kirjaaminen ja rekisteröinti Kirjaaminen on osa asiakirjahallintoa ja perustuu hyvälle tiedonhallintatavalle. Kirjaamisen avulla voidaan toteuttaa julkisuuslain ja lain sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa vaatimuksia asiakirjahallinnassa. 5
Kuntayhtymällä on käytössään asianhallintajärjestelmä, joka sisältää mm. asioiden kirjaamisen/rekisteröinnin (diaarin). Kirjaamisen avulla seurataan asioiden ja asiakirjojen kulkua ja käsittelyvaiheita. Rekisteri toimii myös asiahakemistona siihen kirjattujen asioiden osalta. Asioiden kirjaamisesta asianhallintajärjestelmään noudatetaan kuntayhtymän kirjaamis- ja rekisteröintiohjetta sekä Dynasty asianhallintajärjestelmän toimintatapaohjetta Linkki 2 ja 3) Kirjaamistoiminta on keskitetty hallinnon sihteeripalveluille. Kuntayhtymässä on laadittu kirjaamon toimintaohje henkilöstölle käytännön ohjeeksi kirjaamon toiminnasta. (Linkki 4) 4.4 Asiakirjojen säilytystekniikka Asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Erityisesti on kiinnitettävä huomiota pysyvästi säilytettävien, alkuperäisten asiakirjojen käsittelyyn. Ne ovat ainutkertaisia dokumentteja, joiden säilyminen on tärkeää. Työtiloissa ja lähiarkistoissa olevat asiakirjat voidaan säilyttää rengas- tai riippukansioissa tai muissa nopeakäyttöisissä säilytysvälineissä. Päätearkistoon siirrettäessä asiakirjat arkistoidaan umpinaisiin arkistokoteloihin ja niistä tehdään luovutusluettelo. Asiakirja-akteja muodostaessa on huolehdittava siitä, että jokainen asiakirjaakti on oma selvästi erottuva kokonaisuus. Vaippalehteen, samoin kuin jokaiseen siihen liittyvään asiakirjaan merkitään rekisteritunnus, henkilön nimi tai muu aktin yksilöinnissä tarvittava tunnus. Tietoaineistoa voidaan säilyttää perinteisen paperin lisäksi myös sähköisessä muodossa. Määräajan säilytettävät tiedot voidaan säilyttää pelkästään sähköisessä muodossa ilman arkistolaitoksen lupaa sellaisissa tietojärjestelmissä, joissa voidaan turvata tietojen käytettävyys, eheys ja säilyminen sekä pystytään huolehtimaan tarpeettomiksi käyneiden tietojen hävittäminen. Sähköisissä tietojärjestelmissä olevien tietojen osalta on varmistettava, että tiedot säilyvät muuttumattomina ja käyttökelpoisina järjestelmien muutoksista huolimatta. Tietojen tallennus- ja siirtovälineistä kiintolevyt, cd-levyt, disketit ja muistitikut eivät sovellu tiedon pitkäaikaisen säilyttämiseen. Organisaatiolla ei ole lupa säilyttää pysyvästi tietoja sähköisesti. Arkistolaitokselta voidaan hakea lupa siihen. Lupaa haettaessa täytyy ottaa huomioon arkistolaitoksen antamat sähköisen arkistoinnin määräykset. 4.5 Asiakirjojen säilytysarvon määritys Asiakirjojen arvonmääritykseen ja hävittämiseen liittyvästä toimivallasta säädetään arkistolaissa. Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat ja niihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi. (Linkki 5) Potilasasiakirjoista on oma määräys. (Linkki 6) Poikkeaminen näiden asiakirjojen pysyvästi säilyttämisestä vaatii Arkistolaitoksen luvan. Kaikille arkistoaineistoille, olivatpa ne missä muodossa tahansa, on arkistonmuodostussuunnitelmissa määriteltävä säilytysajat. Säilytysaikojen määrittämisen perusteita ovat mm. oma käyttötarve, yksilöiden ja yhteisöjen oikeusturva, omistus- ja hallintaoikeuden takaaminen sekä hallinnon ja tilintarkastuksen tarve. Määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajoista päättää arkistonmuodostaja itse. Säilytysajoista päätettäessä on otettava huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty. Kuntaliitto on antanut suosituksensa määräajan säilytettävien asiakirjojen vähimmäissäilytysajoista. Potilasasiakirjojen säilytysajoista ja tavoista määrätään STM:n asetuksessa 298 /2009. Myös muussa erityislainsäädännössä voi olla määräyksiä asiakirjojen säilytysajoista. 6
Arkistolaki koskee myös sähköisissä tietojärjestelmissä olevia tietoja ja asiakirjoja. Sekä paperiaineistojen että atk-aineistojen säilyttäminen ja hävittäminen on suunniteltava yhtenä kokonaisuutena. Joissakin tapauksissa asettavat muutkin säädökset kuin arkistolaki velvoitteita atk-aineistojen säilyttämiselle tai hävittämiselle esim. henkilötietolaissa (L523/99) on määräyksiä henkilötietojen automaattisesta käsittelystä ja hävittämisestä. 4.6 Arkiston järjestäminen Arkistonmuodostussuunnitelman mukaan muodostunutta arkistoa ei enää tarvitse järjestää. Vanhan, epäjärjestykseen joutuneen arkiston järjestämisessä yleisenä periaatteena on, että arkistointivaiheessa muotoutunut järjestys tarkistetaan ja säilytetään. Ne asiakirjat, joiden osalta mitään alkuperäistä järjestystä ei ole todettavissa, järjestetään sarjoiksi mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Mikäli arkistonmuodostajalla ja sen tulosalueilla on epäjärjestykseen joutuneita asiakirjoja, on ne palautettava alkuperäisiin yhteyksiinsä. 4.7 Asiakirjojen seulonta ja hävittäminen Seulonta tarkoittaa pysyvästi ja määräajan säilytettävien asiakirjojen erottamista ja pitämistä erillään toisistaan. Arkistonmuodostussuunnitelma toimii asiakirjojen seulonta- ja hävittämisohjeena. Hävittäminen hoidetaan siten, että vuosittain hävitetään ne asiakirjat/tiedot, joiden vähimmäissäilytysaika on päättynyt edellisen vuoden aikana. Hävittäminen koskee myös sähköisissä tietojärjestelmissä olevia tietoja. Hävittäminen tapahtuu kuntayhtymässä käytössä olevien ohjeiden (Linkki 7) mukaan niin, että tietosuoja on varmistettu. Kuntayhtymässä on käytössä hävittämiseen sopivia lukollisia tietosuojasäiliöitä. Hävitettäväksi toimitetut asiakirjat tuhotaan keskitetysti luovuttamalla ne sopimuksen tehneelle palvelun tuottajalle, joka on sopimuksessa sitoutunut siihen, että tietosuoja on varmistettu. Hävitettävistä yli kymmenen vuotta säilytettävistä asiakirjoista laaditaan hävitysluettelo (Linkki 8), jonka yksikön arkistovastuuhenkilö allekirjoittaa ja se toimitetaan arkistopäällikölle hyväksyttäväksi. 4.8 Asiakirjojen luettelointi ja kuvailu Pysyvästi ja pitkään (yli 10 vuotta) säilytettävästä asiakirja-aineistosta arkistovastuuhenkilöt laativat vuosittain arkistoluettelot (Linkki 9). Arkistoluettelon avulla voidaan todeta, mitä arkisto sisältää. Arkistoluettelon avulla pidetään arkisto järjestyksessä sekä saadaan esille tarvittavat asiakirjat. Alle 10 vuotta säilytettävät asiakirjat luetteloidaan vain, mikäli se on tarpeellista. Asiakirjojen kuvailussa ja luetteloinnissa pyritään noudattamaan Arkistolaitoksen antamia kuvailuja luettelointisääntöjä (Linkki 10). Kuvailun osalta tärkeää on, että arkistonmuodostajan tehtävien järjestämisessä tapahtuneet muutokset tuodaan esille. 4.9 Asiakirjojen siirtäminen päätearkistoon Pysyvästi ja pitkään säilytettävät asiakirjat siirretään päätearkistoon. Asiakirjojen tulee olla arkistonmuodostussuunnitelman mukaisessa järjestyksessä asianmukaisissa ja oikean kokoisissa arkistokelpoisissa arkistokoteloissa. Koteloiden selkämyksessä tulee olla nimiö, josta käyvät ilmi arkistonmuodostajan nimi, tulosalue, arkistotunnus, kotelon sisältö ja aika, jolta asiakirjat ovat sekä mahdollinen hävitysvuosi. 7
Arkistovastuuhenkilöt laativat luovutusluettelon (Linkki 11) pysyvästi ja pitkään (yli 10 vuotta) säilytettävistä asiakirjoista viimeistään luovuttaessaan ne päätearkistoon. Asiakirjojen siirron ajankohta on sovittava etukäteen arkistopäällikön kanssa. 4.10 Arkistotilat Arkistolain (831/1994) 12 :n mukaan asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Arkistotilojen tulee olla arkistolaitoksen määräysten ja ohjeiden mukaiset (AL/19699/07.01.01.00/2012). Salassa pidettäviä tietoja sisältävät asiakirjat on säilytettävä siten, etteivät asiattomat henkilöt pääse niihin käsiksi. Käsiarkistoon kuuluvat päivittäisessä käytössä olevat asiakirjat, jotka säilytetään työtilojen yhteydessä, joissa tietosuoja tulee turvata siten, että asiakirjat säilytetään lukollisissa kaapeissa. Lähiarkistossa säilytetään määräajan, alle 10 vuotta säilytettäviä asiakirjoja ja joiden käyttötarve on päättynyt sekä pysyvästi tai yli 10 vuotta säilytettävät asiakirjat, jotka odottavat siirtoa päätearkistoon. Lähiarkistoon kuuluvat myös asiakirjat, jotka tarvitaan työtilojen läheisyydessä, mutta joiden säilytysturvallisuudelle asetetaan käsiarkistoa suuremmat vaatimukset. Kuntayhtymässä on useampia lähiarkistoja. Päätearkistossa säilytetään asiakirjat, joiden säilytysaika on pysyvä. Kuntayhtymän päätearkistotiloina on käytössä hallinnon päätearkisto sekä sairauskertomusarkisto sairaalarakennuksessa. Valtakunnallisesti on suunniteltu yhteisiä arkistoja. Määräykset ja ohjeet ovat kansallisia ja niitä tulee noudattaa. Tarkemmat hyvinvointikuntayhtymän omat ohjeet laaditaan myöhemmin, kun kansalliset arkistot otetaan käyttöön. Arkistonmuodostussuunnitelmassa tulee näkyä, säilytetäänkö asiakirja omassa vai valtakunnallisessa arkistossa. 4.11 Asiakirjojen ja tietojen suojelu poikkeusoloissa Arkistonmuodostajan on laadittava tietoaineistojen suojelusuunnitelma poikkeuksellisten olojen varalta. Hyvinvointikuntayhtymän asiakirjojen suojelusuunnitelma sisältyy kuntayhtymän valmiussuunnitelmaan. Asiakirjojen suojeluluokittelu (Linkki 12) merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan, jossa asiakirjat luokitellaan suojelullisesti kolmeen eri tärkeysluokkaan. 5 SÄHKÖISET TIETOAINEISTOT Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (L 13/2003) määrittelee sähköisiksi tiedonsiirtomenetelmiksi mm. telekopion ja tietopalvelun, kuten sähköistä lomakkeen, sähköpostin tai käyttöoikeuden sähköiseen tietojärjestelmään, sekä muuta sähköiseen tekniikkaan perusturvaa menetelmää, jossa tieto välittyy langatonta siirtoteitä tai kaapelia pitkin, ei kuitenkaan puhelua. Sähköisellä asiakirjalla tarkoitetaan sähköistä viestiä, joka liittyy hallintoasian vireillepanoon, käsittelyyn ja päätöksen tiedoksi antamiseen. Jos viranomaisen hallussa olevan sähköisen asiakirjan todistusvoima myöhemmin kyseenalaistetaan, voidaan asiakirjan todistusvoimaisuus, eheys ja alkuperäisyys perustella rekisterimerkinnöillä sekä sähköisessä asiantilassa edellytetyllä arkistointijärjestelmän luotettavuudella. 8
Sähköiset asiakirjat on kirjattava tai niiden saapuminen on muulla luotettavalla tavalla rekisteröitävä. Kirjaus- tai muista merkinnöistä on käytävä ilmi asiakirjan saapumisajankohta sekä merkinnät asiakirjan eheyden ja alkuperäisyyden toteamisesta. Kuntayhtymän kirjaamis- ja rekisteröintiohje sisältää ohjeistuksen sähköisestä asioinnista. 6 TIETOPALVELU 6.1 Tietojen antaminen ja asiakirjojen lainaaminen Arkistolain mukaan arkistotoimen tehtävänä on huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta. Tietopalvelua on hoidettava arkistolain, viranomaistoiminnan julkisuus-, henkilötieto- sekä muun erityislainsäädännön määräykset huomioon ottaen. Yksityisellä henkilöllä on oikeus saada julkisia asiakirjoja luettavakseen ja jäljennettäväkseen sekä saada niistä virallisia jäljennöksiä ja otteita. Yleisperiaatteena on, että julkisesta asiakirjasta tiedon antaa henkilö, jonka hallussa asiakirja on. Tarvittaessa tiedon antamisesta päättää ao. yksikön esimies. Päätearkistossa säilytettävistä julkisista asiakirjoista tiedon antaa arkistopäällikkö. Asiakirjojen lainaaminen yksityisen henkilön käyttöön kuntayhtymän ulkopuolelle on kielletty. Julkisista asiakirjoista viranomaiset ovat velvollisia pyynnöstä antamaan virallisia jäljennöksiä ja otteita tai antamaan asiakirjat viranomaisten luona luettavaksi ja jäljennettäväksi. Asiakirjojen antaminen tutkimuskäyttöön on luvanvaraista. Saadessaan käyttöönsä ja tutkittavakseen asiakirjoja tutkija täyttää ja allekirjoittaa tutkijavakuutuksen (Linkki 13) Kuntayhtymällä on velvollisuus osoittaa tilat, joissa asiakirjoja voidaan lukea valvotusti ja tarvittaessa saada riittävä ohjaus/neuvonta asiakirjojen sisällöstä. Kuntayhtymälle on laadittu erilliset sosiaali- ja terveydenhuollon tietoturva- ja tietosuojaohjeistukset. Potilasasiakirjojen käsittelyn ohjeistus sisältyy tietosuojan koulutus- ja käsikirjoihin. 6.2 Asiakirjojen julkisuus ja salassapito Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia. Jokaisella on oikeus saada tietoa viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Lailla viranomaisen toiminnan julkisuudessa tai erityislakien nojalla voidaan asiakirja tai asia julistaa salassa pidettäväksi. Asianosaisella on oikeus saada tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan tietosisällöstä ellei julkisuuslaissa toisin säädetä. Tietopalvelussa noudatetaan asiakirjojen julkisuudesta ja tietosuojasta annettua lainsäädäntöä. Asiakirjojen julkisuudesta ja salassapidosta annettujen lakien ja asetusten soveltamisesta päättää asianomainen tulosaluejohtaja ellei päätösvaltaa ole delegoitu muulle viranhaltijalle. Viime kädessä päätöksen tekee yhtymähallitus. Asiakirjojen käyttörajoitukset merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan ja arkistoluetteloon. Salaiseen asiakirjaan tehdään merkintä salainen ja salaisuuden peruste ja aika. Tarkemmat ohjeet tietosuoja- ja tietoturvasta löytyvät kuntayhtymän tietosuoja- ja tietoturvakäsikirjasta (Linkki 14). 9
6.3 Henkilörekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet Henkilötietolain (523/1999) mukainen rekisteri on laadittava, mikäli järjestelmässä käsitellään tai se sisältää henkilötietoja. Kaikista henkilörekistereistä on laadittava rekisteriseloste. Selosteessa on oltavat seuraavat tiedot: 1. Rekisterinpitäjän nimi, osoite ja puhelinnumero 2. Rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi ja puhelinnumero 3. Rekisterin nimi, pitämisen peruste ja käyttötarkoitus 4. Minkälaisia tietoja rekisteri sisältää (tietosisällön kuvaus) 5. Mihin tietoja tarvitaan Julkisuuslain (621/1999) mukaan viranomaisen tulee laatia ja ylläpitää tietojärjestelmäseloste, josta ilmenee tietojärjestelmän käyttötarkoitus ja siihen tallennettavat tiedot. Tietojärjestelmäselosteiden ylläpidosta vastaa arkistopäällikkö. Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä rekisterinpitäjänä vastaa henkilörekistereiden ja rekisteritoimintojen lainmukaisuudesta. Rekisterihallinnon ohjeistuksena noudatetaan yhtymähallituksen antamaa rekisterinpitoa ja tietosuojaa koskevaa pysyväismääräystä. Rekisteriselosteet on pidettävä nähtävillä rekisterinpitäjän toimipaikassa/kirjaamossa. 7 OSTOPALVELU-, TOIMEKSIANTOSOPIMUKSELLA JA PALVELUSETELILLÄ KERTYNEIDEN ASIAKIRJOJEN ARKISTOINTI Kun kuntayhtymä ostaa palveluja ostopalvelu-, toimeksiantosopimuksella tai palvelusetelillä, palvelujen järjestämisvastuu säilyy kuntayhtymällä. Asiakirjoja koskevat samat määräykset ja ohjeet kuin kuntayhtymän omia asiakirjoja. Kuntayhtymä on rekisterinpitäjä ja syntyvät asiakirjat ovat viranomaisen (kuntayhtymän) asiakirjoja. Asiakirjamenettelystä sovitaan ostopalvelu-, ja toimeksiantosopimuksessa sekä palvelusetelituottajaksi hyväksyttäessä. Palvelun tuottamisesta vastaava yksikkö säilyttää asiakastiedot itsellään niin kauan kuin asiakas saa palvelua. Palvelun päättymisen jälkeen asiakasta koskevat tiedot tulee kokonaisuudessaan toimittaa rekisterinpitäjälle. Nykyisin tiedot toimitetaan pääsääntöisesti paperimuodossa tulostamalla ne palveluntuottajan tietojärjestelmästä. Ostopalvelu-, palveluseteli tai toimeksiantosopimuksella suoritetusta tehtävistä syntyneiden asiakirjojen sijainnista on tehtävä merkintä kuntayhtymän arkistonmuodostussuunnitelmaan. 8 KUNNALLINEN YHTEISTYÖ Kunnallisessa yhteistoiminnassa yhteistyöstä päätettäessä on sovittava sopimuksella yhteistoiminnan tuloksena syntyvien asiakirjojen käytöstä, säilyttämisestä ja hävittämisestä. 10
9 TOIMINTAOHJEEN VOIMAANTULO JA YLLÄPITO Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymän asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeen ja siihen tulevat muutokset hyväksyy yhtymähallitus. Arkistopäälliköllä on oikeus antaa ja muuttaa tätä ohjetta täydentäviä käytännön ohjeita sekä ohjeen liitteitä. Tämä ohje tulee voimaan, kun Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymän hallitus on sen hyväksynyt. LIITTEET Linkki 1 Linkki 2 Linkki 3 Linkki 4 Linkki 5 Linkki 6 Linkki 7 Linkki 8 Linkki 9 Linkki 10 Linkki 11 Linkki 12 Linkki 13 Linkki 14 Luettelo arkistovastuuhenkilöistä Kirjaamis- ja rekisteröintiohje Dynasty asianhallintajärjestelmän toimintatapaohje Kirjaamon toimintaohje Pysyvästi säilytettävät kunnalliset tuki- ja ylläpitotehtävien asiakirjat Pysyvästi säilytettävät potilasasiakirjat Seulonta- ja hävittämisohje Hävitysluettelo Arkistoluettelo Kuvailu- ja luettelointisäännöt Luovutusluettelo Asiakirjojen suojeluluokittelu Tutkijavakuutus Tietosuoja- ja tietoturvakäsikirja 11