2010 Tehok as kokonaisratkaisu varaosakaupan ja korjaamotoiminnan hallintaan
V A L M I I K S I H I O T T U R A T K A I S U A U T O A L A N A M M A T T I Kuva: Alppilan Autohuolto Oy HELPOSTI KÄYTTÖÖN Uusi AutoFutur 2010 -ohjelmisto vie yli kymmenen vuoden ajan kehitetyn alansa johtavan ratkaisun uuteen sukupolveen. Ohjelmisto on varaosa- ja korjaamoalan ammattilaisten kanssa tiiviissä yhteistyössä kehitetty, jonka ansiosta se on tehokas ja helppokäyttöinen. AutoFuturia käyttää jo lähes tuhat autoalan yritystä. 2 AAutoFutur 2010 -ohjelmistoa lähdettiin kehittämään asiakkailta tulleiden toiveiden perus teella vastaamaan entistä syvällisemmin autoalan yritysten tarpeisiin. Alan tietomäärä kasvaa jatkuvasti, liitäntätarpeet omiin tavarantoimittajiin kasvavat, sähköinen kaupankäynnin tarve omien asiakkaiden kanssa lisääntyy, taloushallinto elää reaaliajassa ja kannattavuuden seuranta on noussut entistä tärkeämmäksi, katteiden kaventuessa. Tärkeintä ohjelmahankinnassa on hyötyjen nopea käyttöönotto yrityksessä. Meiltä saat halutessasi ohjelman lisäksi: Asiakkaiden ja varaston siirrot vanhasta ohjelmasta Asennuksen ja koulutuksen paikan päällä Toimintojen mukauttamisen yrityksen tarpeisiin Hallitun käyttöönoton koulut tajan opastuksella Käytönaikaisen tuen ja jatkuvan ylläpidon
L A I S E L L E Loppuun saakka kehitetty kokonaisuus Varaosakaupan haasteisiin kuuluu valtavan tietomäärän hallinta tehokkaasti. Sähköistyvät varaosaluettelot ja hinnastot pitä vät sisällään satoja tuhansia nimikkeitä. Eri vastaavien tuotteiden hallinta, oikea hinnoittelu erilaisille asiakasryhmille ja tehokas varastointi sekä tilaustuotteiden nopea ja varma käsittely ovat tärkeitä varaosamyynnin menestyksen avaimia. Lisäksi varaosien tehokas tukkumyynti vaatii mahdollisuuden sähköisiin yhteyksiin asiakaskorjaamoille. Korjaamotoiminnassa teknistyminen, uudistuva ajoneuvokanta ja työn vaativuuden kasvu vaativat tehokkaita rutiineja korjaamon käyttöön. Ajankäytön tehokkuuden seuranta, ajan tasalla oleva varaosatietous sekä virheetön laskutus ovat menestystekijöitä tämän päivän korjaamolle. Asiakkaiden kasvava vaatimustaso vaatii korjaamolta ajoneuvon ja asiakkaan tietojen hyödyntämistä mm. tarkan huoltohistorian, ajoneuvon teknisten tietojen sekä automaattisten ilmoitusviestien avulla. Toimialan yrityksille yhteisiä tarpeita ovat helpot liittymät niin taloushallinnon, varaosaosaluetteloiden, pankkiyhteyksien kuin maksukorttiohjelmienkin osalta. Ohjelma on liitettävissä erittäin laajasti erilaisiin toimi- alalla käytettyihin ohjelmistoihin, kuten esimerkiksi verkkolaskutukseen, rahtikirjojen tulostukseen, langattomiin viivakoodiratkaisuihin kuin jopa varastorobotteihinkin. Tämä esite kertoo ohjelman yleisimmistä toiminnoista. Pyydä henkilökohtainen esittely ja kartoitus yrityksesi tarpeet kattavasta ratkaisusta. AUTOFUTUR VERSION 2010 UUSIA OMINAISUUKSIA: Uusi selkeä ulkoasu ja käyttötapa Ostolaskujen tehokas käsittelyratkaisu Pidemmälle viety mukautettavuus Kuva: Fixus Espoo Uusia tehokkaita tietokantaratkaisuja Dokumenttien automaattinen lähetys sähköpostilla Sähköisen taloushallinnon uutuuksia Sähköinen taloushallinto Sähköiset varaosaluettelot Sähköinen työinformaatio Ohjelmisto on toteutettu soveltuvaksi erikokoisiin yrityksiin. Järjestelmässä voi olla tietokoneita yhdestä kymmeniin. Järjestelmä voi koostua useista toimipisteistä, jotka ovat reaaliaikaisessa yhteydessä toisiinsa. Sähköiset hinnastot Sähköiset tilausjärjestelmät Yhteydet omiin jälleenmyyjiin 3
V A R A O S A T N O P E U T T A J A T U O T T A V U U T T A V A R A O S I E N M Y Y N T I I N Kuva: Fixus Espoo Varaosakaupassa tärkeintä on nopea toiminta ja täsmällisyys. Myyntitilanteessa tär keää on paitsi omien hintojen, varastosaldon ja tuotteen tietojen hallinta, myös tietojen välitön saanti tavarantoimittajilta ilman ylimääräisiä välivaiheita. Suuri osa varaosamyynnistä on toimitusmyyntiä, jolloin tärkeintä on tavaran virheetön tilaaminen ja toimitus asiakkaalle. AutoFutur sisältää nämä toiminnot saumattomana kokonaisuutena. 4 TTyypillinen varaosamyynti alkaa automallin selvittämisestä, oikeiden varaosien hakemisesta ja asiakaskohtaisesta hinnoittelusta. Ohjelman hinnat pidetään aina yllä toimittajien hinnastopäivitysten avulla, ja asiakasryhmien taakse saadaan helposti näille sovittu hinnoittelu. Varaosat siirtyvät puolestaan ohjelmaan suoraan yleisimmistä sähköistä varaosaluetteloista. Osa tuotteista löytyy omasta varastosta, osa joudutaan tilaamaan. Tilaustuotteiden käsittely onnistuu joustavasti ohjelman tilaustoi- VALMIIT MAAHANTUOJAYHTEYDET Ohjelmaan on saatavissa liittymät mm. seuraaviin maahantuojiin: Arwidson Oy Atoy Automotive Oy JA-Yhtiöt Isojoen Konehalli Oy Kaha Oy Ab Koivunen Oy Motoral Oy Robert Bosch Sandman & Nupnau Oy Ab Örum Oy Ab
J A O S T O O N minnon avulla, joka huolehtii niiden toimituksesta loppuun saakka, jopa tekstiviestillä tilanneelle asiakkaalle. Itse myyntitapahtuma on helppo veloittaa suoraan integroidulla maksupääteohjelmalla, tai yritysasiakkaiden tapauksessa käyttää verkkolaskutusmahdollisuutta. Lisämoduleilla kattava kokonaisuus Yrityksen tarpeiden mukaan ohjelmassa voidaan myös ottaa käyttöön viivakoodit niin myynnissä kuin inventoinnissakin. Tuotteiden tarroitus ja viivakoodaus voidaan hoitaa haluttaessa varastoon tulon yhteydessä. Järjestelmää voidaan laajentaa esimerkiksi ostolaskujen käsittelyllä, jolla voidaan hoitaa niin paperilla kuin verkkolaskuinakin saapuneet laskut. Lopuksi aineistot on mahdollista siirtää suoraan useisiin eri kirjanpito-ohjelmistoihin. LAAJENNETTAVUUS YRITYKSEN TARPEIDEN MUKAAN Sähköiset yhteydet korjaamoihin Tuotevertailupalvelu Langaton tiedonkeruu Rahtikirjojen tulostus Sarjanumeroseuranta Lue monipuolisista perustoiminnoista takasivulta. Myyjä voi etsiä oikeat varaosat ruudulla jopa asiakkaan rekisterinumerolla. Hän voi tarkistaa varastotilanteen maahantuojalta ja hoitaa tilaukset suoraan kassatyöasemallaan. Varaosien haku sähköisistä luetteloista Tuotteiden asiakaskohtainen hinnoittelu Saatavuuskysely maahantuojilta Tilaustuotteiden tilaaminen maahantuojilta Käteismyynti Korttimyynti Laskutus Tilausehdotukset varastotilanteen mukaan Tilaaminen sähköisesti maahantuojilta Varastoon saapumiset ja tuotetarroitukset Tilaustuotteiden automatisoitu toimittaminen Valmis kirjanpitoaineisto Ohjelma huolehtii saumattomasta tiedonkulusta myynnin, ostamisen ja varaston välillä. Kun tuote on tilattu asiakkaalle, ohjelma huolehtii ostamisesta ajallaan, ja tarvittaessa myös tekstiviestien lähettämisestä tilaajalle, tavaran saapuessa varastoon. 5
K O R J A A M O T L A A D U K A S T A J A T E H O K A S T A T O I M I N Sähköiset varaosaluettelot ja hintatiedot Kustannusarvio Työmääräys Käteismyynti Korttimyynti Laskutus Huoltohistoria Työinformaatio mm. Autodata Ajanvaraus AKE ajoneuvotiedot Noutoilmoitus tekstiviestillä Valmis kirjanpitoaineisto KORJAAMON VAKIOTOIMINTOJA: Työmääräysten käsittely Kustannusarvioiden teko Takuu- ja vakuutusyhtiölaskujen käsittely Määräyksen osittaminen usealle asiakkaalle Pientarvikelisän käsittely Varaosahinnastojen käsittely Työpakettien käsittely Työaikojen seuranta Liitäntä korjaamoinformaatioohjelmiin Ajanvarausmoduuli tekee korjaamon työpäivän suunnittelusta helpompaa. Tämän päivän autoileva asiakas vaatii paljon korjaamoltaan. Sen lisäksi, että nykyisten autojen korjaamiseen vaaditaan paljon teknistä tietoa ja monipuolista osaamista, myös palvelulle asetetaan entistä kovempia vaatimuksia. Kustannusarvioiden on täsmättävä ja huoltotöiden valmistuttava ajallaan. A Aikaa on jäätävä myös asiakkaiden palvelemiseen yksilöllisesti ja asiakkaan on saatava tehdystä työstä selkeät erittelyt. EU:n ryhmäpoikkeusasetus toi mukanaan suuria uusia mahdollisuuksia autokorjaamoille. Nyt jokaisella korjaamolla on mahdollisuus tehdä määräaikaishuoltoja kaikkiin autoihin ja käyttää niihin alkuperäisiä varaosia. Tämä kaikki edellyttää korjaamolta oikeanlaiset työkalut, joilla vaatimukset pystytään täyttämään ja hyödyntämään uudet mahdollisuudet. AutoFutur on Suomen eniten käytetty autokorjaamoiden hallintaohjelmisto. 6 Työkalut kannattavaan liiketoimintaan Korjaamon toiminnan täytyy olla taloudellisesti kannattavaa, jo senkin vuoksi, että se pystyy pitämään yllä uusien autojen korjaamisessa tarvittavaa tietotaitoa ja laitteistoa. Tarvitaan siis nopeutta rahan kierrossa, toi mivaa ja varmaa hinnoittelua, tarkkaa tuntilaskutusta sekä tehokkaasti suoritettua varaosien hankintaa. Kir jan pitokulut on saatava minimiin ja talouden seurannan on toimittava nopeasti. Kun käytettävät tiedot ovat jat ku vasti ajan tasalla, pystytään toimintaa myös kehittämään. Kannattava toiminta vaatii myös yhteistyötä varaosatoimittajien kanssa. Niiden hinnastot tulee pystyä ottamaan omaan käyttöön, jotta hinnoittelu on aina ajan tasalla eikä varaosien etsimiseen kulu liikaa aikaa. AutoFutur sisältää lukuisia toimintoja, joilla kaikki tuotteet ja työt voidaan hallita ohjelman kautta ja varmistaa toiminnan virheettömyys. Ohjelman laajan yhteensopivuuden vuoksi tietojen siirtyminen korjaamon sähköisistä luetteloista ja varaosaliikkeiden ohjelmista onnistuu helposti. Asiantuntevasta ja laadukkaasta palvelusta on tämän päivän asiakas myös valmis maksamaan.
T A A K O R J A A M O I L L E Näin käsittelet työn AutoFuturilla: 1. lentaa Asiakas soittaa ja varaa ajan huoltoon. Työnjohtaja kirjaa ajan sähköiseen ajanvarauskirjaan ja talsamalla korjaustyön ja ajoneuvon tiedot. 2. 3. 4. 5. 6. Ennen asiakkaan tuloa työnjohtaja voi katsoa ajoneu von tarkat tiedot AKE:lta ja tilata oikeat varaosat käyttäen avuksi sähköisiä varaosahinnastoja. Samalla hän voi tehdä seuraavan päivän työmääräykset val miiksi odottamaan asiakkaan tuloa. Asiakkaan tullessa autosta on valmiina työmääräys, josta asiakas voi vahvistaa, että kaikki korjaustyöt ja viat on mainittu. Työnjohtaja on voinut jo etukäteen varmistaa vara osien ja korjausinformaation saatavuuden, joten työ voi alkaa ongelmitta. Työmääräyksen avulla varmistetaan, että kaikki sovitut kohteet tulee korjattua ja kaikki käytetyt työt ja tarvikkeet merkittyä työn edetessä. Havaitut lisä viat kirjataan määräykselle, jolloin ne näkyvät aina myös asiakkaalle. Määräyksen avulla voidaan seurata asentajittain, kuka työt on suorittanut ja paljonko aikaa eri töihin on käytetty. Asiakas saa halutessaan tekstiviestin, kun työ on kirjattu valmiiksi. Työnjohtaja tarkistaa, että sille on merkitty kaikki syntyneet kustannukset. Asiakkaan saapuessa työmääräys voidaan käydä läpi asiakkaan kanssa ja veloittaa se joko käteisellä tai maksukorttiohjelmalla. Määräys voidaan tarvittaessa myös laskuttaa. Seuraavassa huollossa voidaan käyttää hyväksi auton ja asiakkaan tietoja ja nähdä helposti ajoneuvon huoltohistoria. Syntyneet kuitit ja laskut muodostavat kirjanpitoon valmiin aineiston, jonka yrittäjä toimittaa omalle kirjanpitäjälleen joko sähköisessä tai paperimuodossa. Kuvat: Adita Oy, Alppilan Autohuolto Oy ja Keuruun Auto 7
Vakiotoiminnot Monipuolinen kassamyynti Lähetemyynti, laskutus ja koontilaskutus Asiakastilausten käsittely, tuotevaraukset Tarjoukset, muokattavat pohjat Myyntireskontra, karhut ja korkolaskut Kassaraportit Liitäntä pankkiohjelmiin Monipuolinen hinnoittelu ja vakioalennukset Hinnastopäivitykset, muodot määritettävissä Monitasoiset tuoteryhmittelyt ja paketit Ostotilausten teko Varastonvalvonta Automaattiset varastotäydennykset hälytysrajoilla Inventaariotoiminnot Toimintojen käyttöoikeuksien määrittely Yli 150 erilaista raporttia Muokattavat raportit ja uusien raporttien teko Asiakaspostitukset ja saatteiden teko Liitäntöjä sähköisiin varaosaluetteloihin Verkkoversio Ohjelmasta on yhden koneen ja verkkoversio. Verkkoversiona ohjelmaa voidaan käyttää esim. oheisessa kokoonpanossa. Lisäosat Ajanvaraustoiminnot Töiden hallinta graafisen kalenterin avulla Ajoneuvotietojen kyselyt AKE:lta Tietojen haku AKE:n tietokannasta Tekstiviestien lähettäminen Ilmoitus työn valmistumisesta Markkinointiviestit Ilmoitus varaosan saapumisesta asiakkaalle Maksupääteohjelmistoliitäntä EMV-myynnin veloittaminen helposti ja nopeasti kortilla Integroitu toiminta ja yksi kuitti asiakkaalle Laskujen lähetys sähköisesti Finvoice-verkkolaskut ja ekirjeet Ostoreskontra verkkolaskujen käsittelyllä Liitännät useisiin kirjanpito-ohjelmiin Usean toimipisteen keskitetty hallinta Lisäksi erikoistarpeisiin Merkkikorjaamoliitännät Kellokorttitoiminnot työajanseurantaan Liitäntä sähköiseen www-huoltokirjaan WinCabas-liitäntä kolarikorjaamoille Monikieliset tulosteet, mm. englanti ja ruotsi Kassa kassamyynti tilausten käsittely ostaminen Toimisto laskutus taloushallinto raportointi Töiden vastaanotto ajanvaraukset töiden luovutukset huoltohistoriat Korjaamohalli varaosien kirjaus töiden kirjaus muistiinpanot FuturSoft Oy Lars Sonckin kaari 16 02600 Espoo Puh. 0207 288 730 www.futursoft.fi Lue lisää: www.futursoft.fi Ota yhteyttä: aspalvelu@futursoft.fi