5 L AADUNvARMISTUSjäR j ESTELMä N TUOTTAMAN TIEDON TARKOITUKSENMUKAISUUS ja SAATAv UUS a) korkeakoulun sisällä b) korkeakoulun ulkoisten sidosryhmien näkökulmasta
5A. Laadunvarmistusjärjestelmän tuottaman tiedon tarkoituksenmukaisuus ja saatavuus korkeakoulun sisällä SISÄLLYS 5a: 1 LAATULEIPURI-KONSEPTIN KÄYTTÖ OAMKIN LAADUNVARMISTUSJÄRJESTELMÄN JALKAUTTAMISESSA toimii näyttönä myös kohteeseen 2d ja 4 5a: 2 Oamkilaisen opas toimii näyttönä myös kohteisiin 2d ja 3 5a: 3 Laadunvarmistuksen keskeiset toimijat Oamkissa toimii näyttönä myös kohteeseen 1 5a: 4 DOKUMENTOITU TYÖRYHMÄTYÖSKENTELY KULTTUURIALAN YKSIKÖSSÄ toimii näyttönä myös kohteeseen 1 Tämän kohteen näyttöinä toimivat myös muiden kohteiden alle sijoitetut: 2b:2 epooki Oulun seudun ammattikorkeakoulun tutkimus- ja kehitystyön julkaisut 3:3 Johdon tunnusluvut ja prosessien seurantatiedot 6: 3 Prosessien seuranta, arviointi ja jatkuva kehittäminen 7: 1 Intrat Heimo, Oiva ja Aimo osana laadunvarmistusta Tässä kohdekokonaisuudessa on esitelty keinoja, miten laadunvarmistusjärjestelmästä ja sen tuottamasta tiedosta on viestitty korkeakouluyhteisön jäsenille (NÄYTÖT 5a:1, 5a: 2, 5a: 3 ja 2b: 2) sekä miten ja millä tavalla tietoa on sijoitettu osaksi järjestelmään saataville (NÄYTÖT 5a: 4, 3: 3 ja 6: 3) ja tarkoituksenmukaisesti mm. personointia ja profilointia hyödyntäen (NÄYTTÖ 7: 1).
NÄYTTÖ 5A: 1 Laatuleipuri-konseptin käyttö Oamkin laadunvarmistusjärjestelmän jalkauttamisessa Yhteyshenkilöt Viestintäpäällikkö Anne-Maria Haapala, anne-maria.haapala@oamk.fi, puh. 010 272 2095, Rehtorin toimisto Graafinen suunnittelija Heidi Tauriainen, heidi.tauriainen@oamk.fi, puh. 050 917 5271, Rehtorin toimisto/viestintäpalvelut Suunnittelija/copywriter Anne Peltola, anne.peltola@oamk.fi, puh. 050 918 2475, Rehtorin toimisto/viestintäpalvelut Toimii näyttönä myös kohteeseen 2D. Korkeakoulun perustoimintojen laadunvarmistuksen kattavuus ja vaikuttavuus, tuki- ja palvelutoiminnot, jossa todentaa viestinnän tukiprosessia ja 4. Korkeakoulun henkilökunnan, opiskelijoiden ja ulkoisten sidosryhmien osallistuminen laadunvarmistukseen. Tiivistelmä Niin laatu kuin leipä ovat osa jokapäiväistä elämää. Laatuleipuri-konsepti suunniteltiin Oamkin laaduvarmistusjärjestelmän jalkauttamisen työkaluksi. Laatuleipä, laatuleipuri ja muut konseptiin suunnitellut tuotteet tekevät laadusta konkreettista ja arkipäiväistä, jokaiselle kuuluvaa. Näin laatutyö tulee tutuksi ja läheiseksi jokaiselle oamkilaiselle ja luo osallistumisen, onnistumisen ja kehittymisen mahdollisuuksia. Kuvaus Niin laatu kuin myös leipä ovat osa jokapäiväistä elämäämme. Tämän ajatuksen pohjalta PDCA-sykliä (plan, do, check, act) todentava laatuympyrä kehitettiin Oamkissa Laatuleiväksi. Laatuleipä-ajatus sai rinnalleen Laatuleipurin. Laatuleipurikonseptin suunnittelu aloitettiin Oamkin Viestintäpalveluissa loppuvuodesta 2009. Konseptin suunnittelussa ovat olleet mukana Oamkin viestintäpäällikkö, laatukoordinaattorit ja Viestintäpalveluiden suunnittelijat. Konseptiin liittyvä sarjakuva on tilattu Esa Vengasaholta, joka on Oamkin viestinnän opiskelija. Laatuleipuri-konsepti on tällä hetkellä käytössä Oamkin koko organisaatiossa. Laatuleipuri-konsepti on ensisijaisesti organisaation sisäinen laatutyön jalkauttamisen ja kehittämisen työkalu. Laatuleivästä ja Laatuleipurista on tullut koko organisaation yhteinen laadun symboli. Konsepti toimii koko laatutyön arkipäiväistämisen kantavana teemana. Laatuleipuri-konseptin tavoitteena on tehdä laatua tutuksi oamkilaisille - niin opiskelijoille, opettajille kuin muullekin henkilökunnalle. Tarkoituksena on tuoda esille sitä ajatusta, että kaikki oamkilaiset ovat kukin tahollaan omassa työssään ja opinnoissaan laatuleipureita. Laatu ei ole jotain mitä valvotaan, vaan se tehdään yhdessä. Laatuajattelu havainnollistettiin ensin laatukoordinaattoreille konkreettisten laatutuotteiden muodossa, joita olivat esimerkiksi patakintaat, esiliinat ja aito, oikea laatuleipä. Laatuleipä tulee paikallisesta leipomosta. Laatukoordinaattorit ovat omalta osaltaan toimineet Laatuleipä- ja leipuriajattelun jalkauttamisessa oamkilaisille. Nykyään laatuleipää jaetaan esimerkiksi laatukoordinaattoreiden organisoimilla laatukiertuilla Laatuvisan palkintoina, samoin sitä on jaettu laatukoulutuksissa. Konseptin muita tuotteita ovat muun muassa erilaiset posterit, postikortit, haalarimerkit ja muistivihkot. Lisäksi Laatuleipuri näkyy myös koko Oamkin strategian ja kehittämissuunnitelman jalkauttamiseksi suunnitellussa Oamkilaisen oppaassa sekä henkilöstölle suunnatussa laatuoppaassa Laatuleipurin reseptit henkilöstölle. Opiskelijoille samantyyppinen laatuopas on Opiskelijan laatureseptikirjassa opiskelijaintrassa. Suuressa mittakaavassa toimintaa on suunniteltu yhteistyössä Oamkin johdon, viestintäpäällikön ja laatukoordinaattoreiden kanssa. Käytännön suunnittelu ja toteutus on tapahtunut asiakkaan eli Oamkin hallinnolta tulleiden tilausten perusteella. Työn toteutus on tapahtunut Oamkin Viestintäpalveluissa. Toteutuksen seurantaan, arviointiin ja kehittämiseen ovat osallistuneet johto, viestintäpäällikkö ja laatukoordinaattorit.
Esimerkkejä Laatuleipuri-konseptista Kuva 1. Laadunvarmistusjärjestelmä eli leipomo ESA VENGASAHO Kuva 2. Laatuleipuri seikkailee sarjakuvassa, joka ilmestyy introissa kuukausittain
Kuva 3. Laatuleipuriblogiin voivat kirjoittaa kaikki henkilöstön jäsenet ja opiskelijat. Kirjoituksia on saatu myös ulkoisilta sidosryhmiltä. Osoite: http://blogit.oamk.fi/laatuleipuri/
Kuva 4. Laatuleipuripalstalla yhteisölehti Oranssissa (ilmestynyt kesään 2010 asti, jolloin tehtiin uudistus) on käsitelty monia toiminnan kehittämiseen liittyviä asioita. Laatuleipuri-konseptiin kuuluvia tuotteita on esitelty seuraavassa kuvakoosteessa. Kuvakooste: Viestintäpalvelut.
LAATULEIPURIKONSEPTIN TUOTTEITA Uunikinnas Esiliina Hyvä laatuleipuri oamk.fi Laatu on aina mukana arjessa niin kuin leipäkin. Jokainen meistä on arjen leipurimestari. Tähän reseptikirjaan voit kirjata ylös oivat laatureseptisi ja konstit, millä saat laatuleivän maistumaan vieläkin maukkaammalta. Sehän voi olla vaikka sipaisu Inno-voita. Maukkaita hetkiä toivottavat Jouko ja Risto Laatureseptejä Intran laatuleipä Laatureseptejä -muistivihko Laatukiertueen pop-up-seinä, esittelijöiden paidat, laatuleipiä
Laatuleipuri-konsepti on käytössä koko Oamkissa. Laatuleipurikiertueen, Laatuleipuri-blogin ja Oranssin Laatuleipuripalstan ja laatuleivän ansiosta Laatuleipurin tuntevat kaikki oamkilaiset. Yhteisölehti Oranssia ja Laatuleipuri-blogia luetaan myös Oamkin organisaation ulkopuolella. Konseptiin kuuluvia tuotteita ja palveluita on arvioitu ja kehitetty lisää olemassa olevan tarpeen ja asiakkaiden tilausten pohjalta. Syksyllä 2011 ilmestyivät Oamkilaisen opas ja Laatuleipurin reseptit henkilöstölle -kirjanen. Oamkilaisen oppaassa havainnollistetaan Oamkin strategian ja kehittämissuunnitelman tärkeimmät kohdat ja reseptikirjassa laatutyön perusasiat. Laatukiertueilla Laatuleipuri näkyy kaikissa kiertueen materiaaleissa (esimerkiksi pop-up-seinä, Laatuvisa, Laatuleipä, esittelijöiden vaatteet). Ensimmäisellä kerralla kerätyn palautteen perusteella kiertueen toimintoja on kehitetty. Laatukiertue vierailee jokaisessa Oamkin yksikössä ja se on tavoittanut ison osan henkilöstöä ja opiskelijoita. Laatuleipurikonseptilla on tuotu ansiokkaasti laatutyötä jokaista oamkilaista lähemmäksi ja samalla laadunvarmistusjärjestelmää helpommin ymmärrettäväksi. Laatuleipurikonsepti on saanut paljon kiitosta muun muassa viestinnän asiantuntijoilta ja kouluttajilta Oamkin ulkopuolellakin.
NÄYTTÖ 5A: 2 Oamkilaisen opas Yhteyshenkilöt Viestintäpäällikkö Anne-Maria Haapala, anne-maria.haapala@oamk.fi, puh. 010 272 2095, Rehtorin toimisto Vararehtori Risto Kimari, risto.kimari@oamk.fi, puh. 010 272 2461, Rehtorin toimisto Suunnittelija/copywriter Anne Peltola, anne.peltola@oamk.fi, puh. 050 918 2475, Rehtorin toimisto/viestintäpalvelut Toimii näyttönä myös kohteisiin 3. Laadunvarmistusjärjestelmän kytkeytyminen johtamiseen ja toiminnanohjaukseen ja 2d. Korkeakoulun perustoimintojen laadunvarmistuksen kattavuus ja vaikuttavuus, tuki- ja palvelutoiminnot, jossa todentaa viestinnän tukiprosessia. Tiivistelmä Oamkissa on strategiaa ja kehittämissuunnitelmaa tehty tutuksi henkilöstölle Oamkilaisen oppaan avulla. Siinä niiden sisällöt on tiivistetysti esillä kevyellä ja helposti luettavalla tavalla. Kuvituksena hyödynnetään Laatuleipuria. Opasta on tarkoitus käyttää henkilökohtaisena työkirjana tai työryhmissä. Oppaat on jaettu henkilöstölle syksyllä 2011. Näytössä todennetaan, miten Oamkin toimintaa ohjaavaa strategiaa ja kehittämissuunnitelmaa on viety eteenpäin henkilöstölle. Kuvaus Toimintaa Oulun seudun ammattikorkeakoulussa ohjaavat Oamkin strategia 2015 Osaamisella hyvinvointiin ja Oamkin kehityssuunnitelma Paras vertaistensa joukossa. Strategiaa toteutetaan prosessien kautta ja se ohjaa jokaisen korkeakouluyhteisön jäsenen työtä. Strategian ja kehittämissuunnitelman sisältöjä haluttiin tuoda henkilöstölle tutuksi tiivistetysti ja helposti lähestyttävässä muodossa. Viestintäpäällikkö esitteli ajatuksen Oamkilaisen oppaasta (LIITE 1. Oamkilaisen opas) vararehtorille, minkä jälkeen oppaan kehittämisestä sovittiin johtotiimissä. Tavoitteena oli luoda työkirja, joka olisi korkeakouluyhteisön jäsenillä päivittäisessä käytössä ja opasta voi käyttää henkilökohtaisesti tai työryhmässä. Oppaaseen voi täydentää, miten strategian sisällöt tarkoittavat oman työn näkökulmasta. Oppaassa haluttiin esitellä Oamkin toimintaa ohjaavia asiakirjoja hauskassa hengessä, ja sisällössä pyrittiin pois virkamieskielestä. Oppaassa päätettiin hyödyntää Laatuleipuri-konseptia ja Oamkin oman opiskelijan Esa Vengasahon piirtämiä sarjakuvia. Oamkilaisen opas otettiin käyttöön syksyllä 2011. Yksiköt päättivät, miten ja missä tilaisuudessa he jakoivat sen henkilöstölleen. Useat yksiköt ovat ottaneet sen käyttöön kehittämispäivän yhteydessä. LIITE LIITE 1. Oamkilaisen opas
NÄYTTÖ 5A: 3 Laadunvarmistuksen keskeiset toimijat Oamkissa Yhteyshenkilöt Vararehtori Risto Kimari, risto.kimari@oamk.fi, puh. 010 272 2461, Rehtorin toimisto Laatukoordinaattori Sari Ahvenlampi, sari.ahvenlampi@oamk.fi, puh. 010 272 2336, Rehtorin toimisto Laatukoordinaattori Marianne Isola, marianne.isola@oamk.fi, puh. 010 272 2175, Rehtorin toimisto Laatukoordinaattori Matti Alila, matti.alila@oamk.fi, puh. 010 272 2036, Tekniikan yksikkö Toimii näyttönä myös kohteeseen 1. Korkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmän tavoitteiden, toimintojen, toimijoiden sekä vastuiden määrittely ja dokumentaatio. Tiivistelmä Oamkin laadunvarmistusjärjestelmässä keskeiset työryhmät ja toimijat ovat Oamkin laadunvarmistus-työryhmä, yksiköiden laadunvarmistustyöryhmät, laatukoordinaattoreiden työryhmä sekä laatukoordinaattorit hallinnossa ja yksiköissä. Ammattikorkeakoulun tasolla laadunvarmistuksesta vastaa rehtori ja operatiivista työtä johtaa vararehtori. Sen toteutumisesta yksiköissä vastaavat yksikönjohtajat. Prosesseittain vastuu laadunvarmistuksen linjausten toteutumisesta on prosessien omistajilla. Ydinprosesseille prosessinomistajat on nimetty sekä Oamkin hallinnon tasolla että kussakin yksikössä. Tukiprosesseille on nimetty omistajat, samoin kuin kaikkien prosessien osaprosesseille. Laadunvarmistusta ei ole haluttu erottaa jokapäiväisestä työstä pelkästään erillisille laatutoimijoille, vaan se kuuluu kaikille. Laadukas toiminta tarkoittaa Oamkissa hyvin tehtyä jokapäiväistä työtä. Johtajien ja koko muun ammattikorkeakouluyhteisön sitoutuminen ja osallistuminen ovat laadunvarmistuksen onnistumisen tärkein edellytys. Näytössä todennetaan, miten ammattikorkeakoulussa tiedon tarkoituksenmukaisuudessa ja saatavuudessa Oamkin sisällä keskeisiä kehittäjiä ovat laadunvarmistuksen toimijat, jotka osaltaan vastaavat myös siitä viestinnästä korkeakouluyhteisön jäsenille. Tausta Laadunvarmistustyö ja toiminnanohjauksen kehittäminen käynnistyi uuden mallin mukaisesti vuonna 2005 prosessien kuvaamisen muodossa. Laadunvarmistustyötä on tehty tätä aiemmin toimintaa suunnittelemalla, seuraamalla, arvioimalla ja kehittämällä. Ammattikorkeakoulujen kolmesta tehtävästä, opetus ja oppiminen, tutkimus- ja kehitystyö sekä alueellinen vaikuttaminen, johdettiin kaksi ydinprosessia. Ajateltiin, että alueellista vaikuttavuutta toteutetaan molemmissa ydinprosesseissa. Kävi pian selväksi, että laadunvarmistustyötä kehittämään ja koordinoimaan tarvittiin erikseen siihen kouluttautuvia ja erikoistuvia henkilöitä. Vuoden 2006 alussa rehtorin toimistoon nimettiin laatukoordinaattorit molempiin ydinprosesseihin (opetus ja oppiminen sekä tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoiminta). Työ eteni laadunportaiden (ks. PERUSMATERIAALI 0: 4) osoittamalla tavalla seuraavat pari vuotta rehtorin toimistoon perustetun Oamkin laadunvarmistus -työryhmän viitoittamana. Yksiköihin nimettiin laatukoordinaattorit vuonna 2009 tammikuussa, jolloin myös Laatukoordinaattorit-työryhmä aloitti toimintansa. Oamkissa todettiin, että laatukokonaisuutta koordinoimaan tarvitaan myös yksikössä henkilö, joka varmistaa laadunvarmistukseen liittyvien asioiden säännönmukaisen käsittelyn. Yksikön koosta riippuen laatukoordinaattori toimii tässä tehtävässä joko osa- tai kokoaikaisesti. Kuvaus Keskeiset toimielimet ja toimijat Oamkin laadunvarmistusjärjestelmässä ovat Oamkin laadunvarmistus -työryhmä, yksiköiden laadunvarmistustyöryhmät, laatukoordinaattorit hallinnossa ja yksiköissä ja laatukoordinaattoreiden työryhmä. Vararehtori vastaa laadunvarmistuskokonaisuuden kehittämistyöstä rehtorille. Työryhmät Oamkin laadunvarmistus -työryhmää johtaa rehtori, varapuheenjohtajana toimii vararehtori. Työryhmään kuuluu proses-
sinomistajat Oamk-tasolla eli toiminnanohjauksen prosessien omistaja, ydin- ja tukiprosessien omistajat sekä hallinnon laatukoordinaattorit. Työryhmä kehittää Oamkin laadunvarmistusjärjestelmää ja ohjaa laadunvarmistustyötä. Työryhmässä sovitaan laadun parantamiseen tähtäävistä toimenpiteitä sekä arvioidaan toimenpiteiden onnistumista. Työryhmä kokoontuu kuukausittain. (LIITE 1. Oamkin laadunvarmistus -työryhmän kokousmuistio 17.02.2010.) Laatukoordinaattorit-työryhmää johtaa vararehtori. Työryhmään kuuluvat hallinnon, yksiköiden ja tukiprosessien laatukoordinaattorit sekä kaksi opiskelijaedustajaa. Työryhmän kautta Oamkin laadunvarmistustyö jalkautuu yksiköihin. Työryhmässä toimitaan laadun parantamiseen tähtäävien toimenpiteiden edistämiseksi sekä arvioidaan toimenpiteiden onnistumista. Työryhmä kokoontuu kuukausittain. (LIITE 2. Laatukoordinaattoreiden kokousmuistio 10.02.2010.) Laadunvarmistystyöryhmiä toimii myös yksikkökohtaisesti. Työryhmiin kuuluvat pääsääntöisesti yksikönjohtaja (pj), yksikön laatukoordinaattori sekä ydin- ja tukiprosessien omistajat yksikkötasolla. Joissakin yksiköissä johtoryhmät toimivat laadunvarmistustyöryhminä. Työryhmissä kehitetään ja toteutetaan laadun parantamiseen tähtääviä toimenpiteitä yksikkötasolla Oamkin linjausten mukaisesti. Kirjasto-yksikössä laadunvarmistustyöryhmään kuuluvat kirjaston johtaja, kirjaston laatukoordinaattori ja 1-2 prosessinomistajaa. IT-palveluiden laadunvarmistustyöryhmään kuuluvat IT-johtaja, laatukoordinaattori sekä prosessinomistajat. Viestintäpalvelujen viikoittain kokoontuva johtotiimi toimii viestinnän laadunvarmistustyöryhmänä. Lisäksi Viestintäpalveluissa pidetään kuukausittain palaveri, jossa käsitellään palautteita. Viestinnän tukiprosessin asioita käsitellään kuukausittain viestintävastaavien työryhmässä. Laatukoordinaattorit Laatukoordinaattori suunnittelee, kehittää ja tukee ammattikorkeakoulun laadunvarmistustyötä. Rehtorin toimistossa toimii kaksi laatukoordinaattoria (opintoasioiden laatukoordinaattori ja tki-toiminnan laatukoordinaattori), jotka suunnittelevat koko Oamkin laadunvarmistustyötä vararehtorin alaisuudessa. Lisäksi jokaisessa yksikössä toimii oma laatukoordinaattori. Laatukoordinaattoreiden toimenkuva on muotoutunut Laatukoordinaattoreiden työryhmän yhteistoiminnallisen työskentelyn tuloksena. Yksiköstä ja osa-aikaisuudesta riippuen laatukoordinaattorin työtehtävät vaihtelevat jonkin verran, vaikka perustehtävä on sama. Hallinnossa laatukoordinaattorit ideoivat, suunnittelevat ja valmistelevat laatuun ja laatutyöhön liittyviä asioita. Laatukoordinaattorit koordinoivat Oamkin laadunvarmistusjärjestelmän kehittämisen kokonaisuutta. Laatutyön kokonaisuudesta vastaa vararehtori. Opintoasioiden laatukoordinaattori tukee erityisesti opetus ja oppiminen -ydinprosessin ja sen osaprosessien toimintaa. Tki-toiminnan laatukoordinaattori tukee erityisesti tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoiminnan -ydinprosessin ja sen osaprosessien toimintaa. Laatukoordinaattorit toimivat yhteistyössä kaikkien prosessinomistajien kanssa laadunvarmistuksen kehittämiseksi. Laatukoordinaattorit valmistelevat esityslistat Oamkin laatutyöryhmän ja laatukoordinaattorityöryhmän kokouksiin ja laativat muistiot. Laatukoordinaattorit huolehtivat laadunvarmistustyön dokumentoinnista yhdessä prosessinomistajien kanssa. Laatukoordinaattorit seuraavat kansainvälistä ja kansallista laatukeskustelua. Laatukoordinaattorit järjestävät laatukoulutuksia (neljästi lukuvuodessa) ja erilaisia laatuun liittyviä tapaamisia sekä yleisesti että yksikkökohtaisesti. Laatukoordinaattorit tukevat ja koordinoivat yksiköiden laatukoordinaattorien työtä. Yksiköissä laatukoordinaattorit ideoivat, suunnittelevat ja valmistelevat laatuun ja laatutyöhön liittyviä asioita omissa yksiköissään. Laatukoordinaattorit koordinoivat yksikön laadunvarmistuksen kokonaisuutta. Laatukoordinaattorit toimivat yhteistyössä yksikön johdon ja prosessinomistajien kanssa laadunvarmistuksen kehittämiseksi. Laatukoordinaattorit huolehtivat yksikön laadunvarmistustyön dokumentoinnista yhdessä yksikön prosessinomistajien kanssa. Yksiköiden laatukoordinaattorit kuuluvat pääsääntöisesti yksikön johtoryhmään ja tarpeen mukaan muihin erilaisiin työryhmiin. Laatukoordinaattorit osallistuvat aktiivisesti laatukoordinaattorityöryhmän kokouksiin ja tuovat esiin oman yksikkönsä ajankohtaisia asioita. Laatukoordinaattorit viestittävät laatuun liittyvistä asioista yksikössään ja toimeenpanevat kokouksissa päätettyjä asioita sekä toimivat niihin liittyen henkilöstön tukena. Laatukoordinaattorit seuraavat kansallista laatukeskustelua, osallistuvat Oamkin yleisiin laatukoulutuksiin ja järjestävät erilaisia laatuun liittyviä tapaamisia omissa yksiköissään. Laadunvarmistuksen työryhmät yksiköissä ja laatukoordinaattorit yhteisine kuukausittaisine kokoontumisineen on vaikuttanut myönteisesti ja yhtenäisiä käytäntöjä edistävästi toiminnanohjauksen ja laadunvarmistuksen toteutumiseen Oamkissa. LIITTEET LIITE 1. Oamkin laadunvarmistus -työryhmän kokouksen muistio 17.02.2010 LIITE 2. Laatukoordinaattoreiden kokouksen muistio 10.02.2010
NÄYTTÖ 5A: 3, LIITE 1. Oamkin laadunvarmistus -työryhmän kokouksen muistio 17.02.2010 LAADUNVARMISTUSTYÖRYHMÄ Aika Keskiviikko 17.2.2010 klo 9.00 11.00 Paikka Rehtorin toimisto, neuvotteluhuone 206 Jakelu anne Anttinen anne-maria Haapala Irene Isohanni Rauno Iinatti Marianne Isola Sari Järvinen Risto Kimari Pekka Koivukoski Jouko Paaso Pirkko Pietiläinen Käsitellyt asiat 1. Strategiset ohjaus- ja johtamisprosessit Valmistautuminen sisäiseen auditointiin 24.3. Käytiin läpi rehtorin toimiston valmistautumista sisäiseen auditointiin (muistion liite 1). Sovittiin, että prosessinomistajat huolehtivat oman kokonaisuutensa kuntoon ja toimittavat näytöt Sari Järviselle ja Marianne Isolalle 3.3. mennessä koontia varten. Lisäksi he ehdottavat haastateltavia. Materiaali toimitetaan auditointiryhmälle 5.3. Prosessinomistajien ja laatukoordinaattoreiden roolit ja vastuut Marianne Isola esitteli luonnosta, jossa on hahmoteltu prosessinomistajien ja laatukoordinaattoreiden roolia ja vastuuta. Luonnosta on käsitelty laatukoordinaattoreiden ja opintoasioiden työryhmässä. Rehtorin toimiston prosessinomistajalla on kehittämisvastuu prosessistaan Oamk-tasolla, yksikössä prosessinomistajat vastaavat toimimisesta sovittujen linjausten mukaisesti oman yksikkönsä osalta. Yksikönjohtajat vastaavat, että prosessinomistajilla ja laatukoordinaattoreilla on tarvittavat resurssit toimia yksiköissä. Sovittiin, että palautteet luonnoksesta toimitetaan Mariannelle viimeistään perjantaina 19.2. Johdonkatselmus-konseptin kehittäminen Päivämäärät yksiköille on sovittu ja johdonkatselmus on yksikössä 2-3 viikkoa auditoinnin jälkeen. Osallistujajoukkoa mietitään ja kokonaiskonseptia on valmistelu. Aikaa varataan 2-3 tuntia yksikköä kohti. Konsepti valmis viikolla 9. Strategiatyö Strategian sisältöjä on priorisoitu. Kehittämissuunnitelmaan on tarkoitus priorisoinnin avulla saada otsikkotaso. 2 Muut asiat KKA:n laatuyksikköpalautteet On käyty läpi saatuja palautteita. Erityisesti esille nousee tulokset ja niiden vertaaminen tavoitteisiin sekä palautteen hyödyntäminen ja näytöt. Koontia voi hyödyntää. Se viedään käsiteltäväksi tk-laatutiimiin, yksikönjohtajien ja viestintävastaavien kokouksiin. Ympäristöjärjestelmän rakentaminen (Green Office ympäristöjärjestelmä) Rehtorin toimiston GO-tiimistä ympäristöjärjestelmän rakentamisesta on valmisteltu rehtorin päätöstä. Puheenjohtajana ja Oamkin ympäristötiimin edustajana toimii Ismo Kinnunen. Muut jäsenet ovat Sampo Kaikkonen, Seppo Pakanen, Samuli Malinen ja Virpi Kolehmainen. Tiimi on kokoontunut ensimmäisen kerran 16.2. Seuraavaksi tehdään sopimus
WWF:n kanssa Green Office ympäristöjärjestelmän rakentamisesta. Harjoittelijana toimii 3 kk:n ajan Kati Juurikka. Laatuasioiden yksikkökierros Kaikki yksiköt käydään läpi ja keskustellaan ajankohtaisista laatuasioista, erityisesti asialistalla on ollut sisäinen auditointi. Laatuleipuri-blogi Blogi löytyy osoitteesta http://blogit.oamk.fi/laatuleipuri/. Kirjoittajia ja kirjoituksia voidaan pyytää eri henkilöiltä Oamkista ja sinne voi kirjoittaa hieman humoristisesti. Ensimmäiset kirjoitukset tulevat perjantaiksi Anne-Marialta, Sarilta, Mariannelta ja Nikolta.
NÄYTTÖ 5A: 3, LIITE 2. Laatukoordinaattoreiden kokouksen muistio 10.02.2010 LAATUKOORDINAATTORIT Aika Keskiviikko 10.2.2010 klo 13.00-15.10 Paikka Rehtorin toimisto, neuvotteluhuone 110 Läsnä Poissa ahlholm Taina alila Matti Harju Teija Hedemäki Inkeri Herva Jonna Isola Marianne Kanniainen Jari-Pekka Kettunen Juhani Kimari Risto Lehisalo Johanna Melakari-Mustonen Paulina Syri Paula Tuisku Leena Ylilehto Mika Järvinen Sari Kajava Sanna Pieskä Timo Käsitellyt asiat 1 Edellisen kokouksen muistio Edellisen kokouksen muistio on luettavissa intrassa. 2 Laadunvarmistustyö yksiköissä Analyysi KKA:n laatuyksikköpalautteista (esityslistan liite 1) Marianne Isola esitteli analyysia KKA:n antamasta laatuyksikköpalautteesta 2008-2009. Saatu palaute on luokiteltu KKA:n laatuyksikköarvioinnin arviointikohteiden mukaan. Palautetta on annettu Sosiaali- ja terveysalan yksikölle, viestinnän koulutusohjelmalle ja suun terveydenhuollon koulutusohjelmalle. Yksiköiden suositellaan hyödyntävän palautetta aktiivisesti oman yksikön / koulutusohjelman kehittämisessä. Prosessien täydentäminen yksiköissä Keskusteltiin prosessien täydentämisestä yksiköissä. Katsottiin yhdessä intraa ja pohdittiin mm. prosessikuvauksia ja työryhmien perustamista. Keskusteltiin opiskelijoiden roolista laadunvarmistusjärjestelmän kehittämisessä ja koulutusohjelmatiimien toimivuudesta. Suunniteltiin, että syksyn ensimmäisessä laatukoulutuksessa käsitellään opiskelijoiden osallistumista ja roolia laatujärjestelmän kehittämisessä. Hyvien käytäntöjen osuudessa voidaan esitellä koulutusohjelmatiimien toimintaa. Merkittiin käyty keskustelu tiedoksi. Päätettiin, että hallinnon laatukoordinaattorit tapaavat web-suunnittelijan ja selvittävät työryhmien perustamisen ja näkyvyyden periaatteita sekä toimijoiden kirjaamista virkanimikkeiden avulla. 3 Strategiset ohjaus- ja johtamisprosessit Prosessin omistajien rooli ja vastuut (esityslistan liite 2) Keskusteltiin prosessinomistajien ja laatukoordinaattorien rooleista ja vastuista. Esille nostettiin mm. yksiköiden johdon sitoutuminen, yksiköiden laatukoordinaattorien tehtävien määräaikaisuus sekä tukiprosessien omistajien roolit hallinnossa ja yksiköissä. Merkittiin käyty keskustelu tiedoksi. Työryhmän kommentit otetaan huomioon jatkovalmistelussa.
Sisäinen auditointiin valmistautuminen (muistion liite 1) Keskusteltiin sisäisen auditoinnin näytöistä ja esiteltiin kulttuurialan yksikön laatimaa erinomaista pohjaa. Lisävinkkejä näytöistä saa muistion liitteenä olevasta Niko Peltokankaan laatimasta dokumentista Laadunvarmistusjärjestelmän näytöt. Myös auditoitujen ammattikorkeakoulujen ja yliopistojen nettisivuilta voi löytyä ideoita. Merkittiin käyty keskustelu tiedoksi. 4 Muut asiat KKA:n laadunvarmistuskoulutus, (esityslistan liite 3) Keskustelltiin koulutuksesta. Hakuaika kestää 26.2 asti. Todettiin, että koulutukseen hakevat Marianne Isola ja Inkeri Hedemäki. Yksiköiden toimintasuunnitelmat (muistion liitteet 2-11). Merkittiin yksiköiden toimintasuunnitelmat tiedoksi. KKA:n auditointiraportit Päätettiin, että hallinnon laatukoordinaattorit täydentävät syksyllä laadittua auditointianalyysivertailua uusimpien auditointiraporttien tuloksilla.
NÄYTTÖ 5A: 4 Dokumentoitu työryhmätyöskentely Kulttuurialan yksikössä Yhteyshenkilöt Yksikönjohtaja Riitta Tötterström, riitta.totterstrom@oamk.fi, puh. 010 272 3348, Kulttuurialan yksikkö Laatukoordinaattori Paulina Melakari-Mustonen, paulina.melakari-mustonen@oamk.fi, puh. 010 272 3755, Kulttuurialan yksikkö Tiivistelmä Kulttuurialan yksikössä on kehitetty työryhmätyöskentelyä toiminnan tarpeita vastaavaksi kautta koko sen historian alkaen vuodesta 1999. Laadunvarmistusjärjestelmän kehittämisen ja uuden strategian (Osaamisesta hyvinvointiin, Oamk 2011-2015) työstämisen ja käyttöönoton myötä työryhmätyöskentelyä on kehitetty ydinprosessien, painoalojen ja kehittämiskohteiden näkökulmasta. Auditointiryhmä nosti sisäisessä auditoinnissa keväällä 2011 yksikön dokumentoidun työryhmätyöskentelyn esille hyvänä käytänteenä. Työryhmätyöskentely liittyy vahvasti toiminnanohjauksen prosessiin ja tiedon kulkuun ja koskettaa näin ollen koko yksikön henkilökuntaa. Kuvaus Kulttuurialan yksikössä toimii erilaisia työryhmiä, joiden toiminta dokumentoidaan henkilöstöintraan ja osin myös opiskelijaintraan (kuva 1). Neljä kertaa vuodessa järjestettävien yksikön kehittämispäivien ja työpaikkakokousten dokumentaatio on henkilöstöintrassa kulttuurialan henkilöstö -työryhmätilassa. Kehittämispäivien yhteydessä on ideoitu yhdessä muun muassa auditointimateriaaliin näyttöjä. Työpaikkakokous toimii myös yksikön henkilöstötoimikuntana. Työryhmätila henkilöstöintrassa: Heimo > Valitse yläpalkista Kulttuurialan yksikkö > Työkalut > Työryhmät > Kultt/henkilöstö Kuva 1. Kulttuurialan yksikön työryhmät.
Johtoryhmään kuuluvat yksikönjohtajan lisäksi opintoasiainpäällikkö, tki-koordinaattori, osastonjohtajat, koulutusohjelmavastaavat, suunnittelija (henkilöstöasiat), taloussihteeri sekä tarvittaessa laatukoordinaattori. Johtoryhmä kokoontuu kaksi kertaa kuukaudessa. Johtoryhmän kokouksen asioita käydään läpi osastonkokouksissa tarpeen mukaan. Työryhmätila henkilöstöintrassa: Heimo > Valitse yläpalkista Kulttuurialan yksikkö > Työkalut > Työryhmät > Kultt/johtoryhmä Yksikössä toimii tk-tiimi, johon kuuluu yksikönjohtaja, tkikoordinaattori, osastonjohtajat, yksikön taloussihteeri sekä laatukoordinaattori. Tk-tiimin kokousdokumentit ja muu aineisto on koottu intran työtilaan. Yksikössä on työstetty tutkimustai taiteellisen työn prosessikuvausta koko Oamkin tarpeisiin. Tk-tiimi toimii yhteistyössä Oamkin painoalakoordinaattoreiden kanssa. Tiimi kokoontuu kerran kuukaudessa. Työryhmätila henkilöstöintrassa: Heimo > Valitse yläpalkista Kulttuurialan yksikkö > Työkalut > Työryhmät > Kultt/TK-tiimi Yksikön opintoasioita käsittelevään opintoasiaintyöryhmään kuuluvat opintoasiainpäällikön lisäksi yksikönjohtaja, osastonjohtajat, koulutusohjelmavastaavat, opintotoimiston työntekijät ja laatukoordinaattori. Työryhmä kokoontuu kerran kuukaudessa. Myös opintoasioiden työryhmässä käsiteltyjä asioita käsitellään tarvittaessa osastonkokouksissa ja opintoasiainpäällikkö vierailee osastonkokouksissa pari kolme kertaa vuodessa sekä tarpeen mukaan. Lisäksi opintotoimistolla on viikoittaiset palaverit. Työryhmätilat henkilöstöintrassa: Heimo > Valitse yläpalkista Kulttuurialan yksikkö > Työkalut > Työryhmät > Kultt/opintoasiat ja Heimo > Valitse yläpalkista Kulttuurialan yksikkö > Työkalut > Työryhmät > Kultt/opintotoimisto Kulttuurialan yksikön tutkintokollegioon kuuluvat yksikönjohtaja, osastonjohtajat, koulutusohjelmavastaavat, opintoasiainpäällikkö ja opiskelijajäsen. Tutkintokollegio hyväksyy suoritetut tutkinnot ja se on aloittanut toimintansa tammikuussa 2007. Työryhmätila henkilöstöintrassa: Heimo > Valitse yläpalkista Kulttuurialan yksikkö > Työkalut > Työryhmät > Kultt/tutkintokollegio Yksikössä on toiminut vuoden 2009 syksystä lähtien ympäristötiimi, johon kuuluvat ympäristövastaavan lisäksi yksikönjohtaja, osastonjohtajat, viestintävastaava ja laatukoordinaattori sekä opiskelijajäsen. Ympäristöasioista on koottu materiaalia henkilöstöintraan ja aihetta on esitelty muun muassa kehittämispäivien yhteydessä. Työryhmätila henkilöstöintrassa: Heimo > Valitse yläpalkista Kulttuurialan yksikkö > Työkalut > Työryhmät > Kultt/ympäristötiimi Osastonkokouksia järjestetään kahden viikon välein ja lisäksi informaatiota jaetaan intratiedotteiden ja erilaisten sähköpostilistojen (yksikön henkilöstö, koulutusohjelmat, opiskelijat) kautta. Osastonkokousten esityslistat ja muistiot tallennetaan intraan (musiikki, tanssi ja viestintä). Keväällä 2011 pidetyssä sisäisessä auditoinnissa nousi yhdeksi hyväksi käytänteeksi se, että yksikössä tiedotetaan intraan lisätyistä tärkeistä dokumenteista valikoiden myös sähköpostitse. Tällä tavalla pyritään motivoimaan henkilöstöä intran käyttöön. Työryhmätilat henkilöstöintrassa: Heimo > Valitse yläpalkista Kulttuurialan yksikkö > Työkalut > Työryhmät > Mus-opettajat / Tan-opettajat / Vie-opettajat Yksikössä opiskelijoille ohjausta antavat henkilöt ovat toivoneet yhteistä keskustelufoorumia, jossa voidaan työnohjauksellisesti ja moniammatillisesti keskustella sekä kollegoiden että terveydenhuollon ammattilaisten kanssa erilaisista ohjaustilanteissa ilmenneistä asioista ja ongelmista sekä yleisellä tasolla että yksittäistapausten osalta. Hyvinvointityöryhmään kuuluvat opintoasiainpäällikkö, koulutusohjelmavastaavat, opinto-ohjaaja, opetushenkilöstöä, opintopsykologi, oppilaitospastori sekä opiskelijaterveydenhoitaja. Hyvinvointityöryhmä vastaa toiminnaltaan opiskelijahuoltotyöryhmää; hyvinvointityöryhmän nimivalinnalla halutaan kuitenkin viestiä kokonaisvaltaisesta opiskelijan hyvinvoinnin edistämisestä. Työryhmätila henkilöstöintrassa: Heimo > Valitse yläpalkista Kulttuurialan yksikkö > Työkalut > Työryhmät > Kultt/hyvinvointityöryhmä Opintoasioita koordinoi ja kehittää opintoasiainpäällikkö. Jokaisessa koulutusohjelmassa on lisäksi oma opintoasioista vastaava suunnittelija tai sihteeri. Opintotoimisto vastaa keskitetysti opiskelijoiden asiakaspalvelusta ja neuvonnasta. Opintojen ohjausta antavat Kulttuurialan yksikössä kaikki opettajat sekä suuntautumisvaihtoehtojen vastuuopettajat, koulutusohjelmavastaavat ja tuutoropettajat. Lisäksi viestinnän koulutusohjelmassa on opinto-ohjaaja. Koulutusohjelmatiimit toimivat Oamkin laadunvarmistusjärjestelmän osana. Ne ovat opettajien, opiskelijoiden ja työelämän yhteistyöelimiä. Koulutusohjelmatiimissä keskustellaan koulutusohjelman sisällöstä ja rakenteesta sekä kehitetään opetusta ja oppimista ammattikorkeakoulun pedagogisten linjausten mukaisesti. Koulutusohjelmatiimien kokoukset ovat avoimia tilaisuuksia kaikille koulutusohjelman opiskelijoille ja henkilökunnalle ja ne dokumentoidaan opiskelijaintra Oivaan kaikkien nähtäville. Yksikön toiminnasta viestitään säännöllisesti ja aktiivisesti eri viestintäkanavia käyttäen. Yksikön viestintäsuunnitelmaa työstetään syksyllä 2011 viestintätiimissä. Opetus ja oppiminen -ydinprosessissa on kuvattu viestinnän tukiprosessi opiskelijarekrytoinnin osalta. Intraan on kuvattu yksikkökohtaisia tehtävänkuvauksia viestinnän tukiprosessin osalta. Työryhmätilat henkilöstöintrassa: Heimo > Valitse yläpalkista Kulttuurialan yksikkö > Työkalut > Työryhmät > Kultt/viestintätiimi Järjestyksessä toisen sisäisen auditoinnin yhteydessä päivitettiin työryhmien kuvaukset ajantasaiseksi työryhmien puheenjohtajien toimesta. Tämän asian toi hyvänä käytänteenä esille myös auditointiryhmä. Muita hyviä käytänteitä työryhmätyöskentelyyn liittyen olivat: Esimerkillinen ja tarkka työryhmien tarkoituksen ja tehtävien kuvaaminen sekä toiminnan dokumentointi intrassa. Työryhmien toiminnan terävöitys ja tarkoituksenmukainen toimivuus.
Osastokokoukset ja koulutusohjelmatiimit tärkeinä ja tunnustettuina vaikuttamiskanavina. Työryhmien dokumentaation hyödyntäminen monipuolisesti. Työryhmien dokumentaation aktiivinen käyttö, muun muassa osastokokouksissa käsitellään eri työryhmien muistioita. Tieto kulkee tätä kautta henkilöstölle. Tietyt tarpeelliset asiat nostetaan osastonkokouksista vastaavasti johtoryhmään. Työryhmätyöskentelyä suunnitellaan, seurataan, arvioidaan ja kehitetään työryhmän kokouksissa, erityisesti johtoryhmän kokouksissa. Koska Kulttuurialan yksikkö on pieni ja sillä on vähän henkilökuntaa, kokouskäytännöt ja työryhmien kokoonpanot on pyritty toteuttamaan mahdollisimman taloudellisesti. Toimintaa kehitetään käytännön asiat huomioiden. Tästä esimerkkinä on kaikkien johtoryhmän, tutkintokollegion, opintoasioiden, tk-tiimin, ympäristötiimin ja viestintätiimin kokoukset keskittäminen keskiviikkoaamupäiville lukuvuonna 2011-2012.
5B Laadunvarmistusjärjestelmän tuottaman tiedon tarkoituksenmukaisuus ja saatavuus korkeakoulun ulkoisten sidosryhmien näkökulmasta SISÄLLYS 5b: 1 Sidosryhmäviestinnän kehittäminen Oamkissa 5b: 2 Erikoistumisopintojen vaikuttavuuskysely toimii näyttönä myös kohteisiin 2c ja 4 5b: 3 Oulun Eteläisen hyvinvointiverkoston koordinointi- ja työelämäyhteistyö toimii näyttönä myös kohteeseen 2c Tämän kohteen näyttöinä toimivat myös muiden kohteiden alle sijoitetut: 2b:2 epooki Oulun seudun ammattikorkeakoulun tutkimus- ja kehitystyön julkaisut 2c:7 Terveyttä ja hyvinvointia moniammatillisesti. Oulun kaupungin lukioiden tutorkoulutus: ryhmässä toimiminen sekä hyvinvointi- ja terveyspäivä 2d:2 Konseptiuudistus: Rohkeasti aito 4:5 Sidosryhmäyhteistyön kehittäminen Oamkissa 5a:2 Laatuleipuri-konseptin käyttö Oamkin laadunvarmistusjärjestelmän jalkauttamisessa 6:1 Sisäiset auditoinnit laadunvarmistusjärjestelmän kehittämismenetelmänä 7:1 Intrat Heimo, Oiva ja Aimo osana laadunvarmistusta Oamkissa ajatellaan, että sidosryhmille on olennaista kohdentaa heidän tarpeisiinsa sopivaa tietoa. Tässä kohdekokonaisuudessa on esitelty keinoja, miten laadunvarmistusjärjestelmästä ja sen tuottamasta tiedosta on viestitty ulkoisille sidosryhmille (NÄYTÖT 2b: 2, 2d: 2, 5a: 2 ja 7: 1) ja miten sidosryhmäviestintää on kehitetty (NÄYTTÖ 5b: 1). Erilaisten viestintävälineiden lisäksi työryhmätyöskentely on keskeinen tiedon välittämisen ja vaikuttamisen kanava (NÄYTÖT 5b: 3, 2c: 7, 4: 5 ja 6: 1). Toiminnan kehittämisessä sidosryhmien kannalta tarkoituksenmukaiseksi käytetään mm. kyselyitä (NÄYTTÖ 5b: 2).
NÄYTTÖ 5B: 1 Sidosryhmäviestinnän kehittäminen Oamkissa Yhteyshenkilö Viestintäpäällikkö Anne-Maria Haapala, anne-maria.haapala@oamk.fi, puh. 050 569 3565, Rehtorin toimisto Tiivistelmä Oamkissa viestintä on tarkoituksenmukaista ja kohdennettua. Sidosryhmäviestintä on tärkeä osa Oamkin alueellista vaikuttavuutta ja näkyvyyttä. Sidosryhmäviestinnän kehityskohteita vuosina 2010 11 ovat olleet verkkoviestintä sekä sidosryhmälehden kehittäminen. Näytöllä todennetaan, että Oamkissa on haluttu selvittää sidosryhmäviestinnän toimivuutta ja kehittää sitä palvelemaan paremmin kohderyhmien tarpeita. Tausta Kuvaus Sisäisessä auditoinnissa keväällä 2011 havaittiin, että ulkoisten sidosryhmien tiedontarpeita ei ole selvitetty eikä analysoitu kattavasti. Tämän vuoksi viestintää ei ole myöskään voitu kohdistaa heille siinä määrin kuin se olisi tarpeen. Haastatteluissa kuitenkin ilmeni, että sidosryhmän edustajat olivat tyytyväisiä yhteistyöhön ja halusivat lisää informaatiota Oamkista. Oamkin viestinnän tarkoituksena on oikein ajoitettu, tarkoituksenmukaisilla välineillä oikein kohdennettu tiedottaminen, sitouttaminen ja motivointi sekä tiedon välittäminen Oamkin perustehtävästä ja tavoitteista sekä rakentaa ja ylläpitää yhtenäistä imagoa. Sidosryhmäviestinnän kehittäminen on yksi olennainen kohde sidosryhmäyhteistyössä. Sidosryhmille pyritään välittämään heille olennaisia asioita Oamkin laadunvarmistuksesta ja toiminnan kehittämisestä. Kuva 1. Oamkin www-sivut 6/2002-10/2006.