1 (7) 4.5.2016 TARJOUSPYYNTÖ: JANAKKALAN KUNNAN KOULULAISKULJETUKSET Janakkalan kunta järjestää tarjouskilpailun liitteessä 1 tarkemmin esiteltyjen koulukuljetuskokonaisuuksien hoitamisesta. Sopimuskausi alkaa 11.8.2016 ja on voimassa 31.7.2017 asti. Hankintaan sisältyy mahdollisuus jatkaa sopimusta optiokaudella 1.8.2017 31.7.2018. 1. Kilpailukohde Tarjouskilpailu koskee Janakkalan kunnan (jäljempänä tilaaja ) koululaiskuljetusten hoitamista tarkemmin liitteessä 2 määriteltyjen reittien mukaisesti sopimuskauden ajan. Optiovuoden käytöstä päätetään kirjallisesti viimeistään 31.1.2017. Tarjouskilpailu on avoin kaikille henkilöliikennelain mukaisen joukkoliikenne- tai taksiluvan haltijoille. Hankinta on jaettu kuuteen osakokonaisuuteen: Osakokonaisuus 1: Reitti A Osakokonaisuus 2: Reitti B Osakokonaisuus 3: Reitti C Osakokonaisuus 4: Reitti D Osakokonaisuus 5: Reitti E Osakokonaisuus 6: Reitti F Reitit A-D sisältävät säännöllisiä koululais- ja esiopetuskuljetuksia, joita hoidetaan lukuvuoden koulupäivinä 11.8.2016-4.6.2017. Reitit E ja F sisältävät erityislasten kuljetuksia Katajan monitoimikeskuksesta. Kuljetuksia hoidetaan koulupäivinä iltapäivisin Katajasta oppilaiden kotiosoitteisiin. Reitillä F kuljetuksia hoidetaan lisäksi koulujen loma-aikoina aamulla Katajan monitoimikeskukseen ja iltapäivällä Katajasta koteihin. Koulujen työ- ja loma-ajat ovat lukuvuonna 2016-2017 seuraavat: Syyslukukausi: to 11.8.2016 - la 22.12.2016 (syysloma 17.-23.10.2016, vko 42) Kevätlukukausi: ma 9.1.2017 la 3.6.2017 (talviloma 27.2. 3.3.2017, vko 9) Osakokonaisuudet on tarkemmin määritelty tarjouspyynnön liitteessä 2 Reittisuunnitelma. Tarkemmat osoitetiedot kuljetettavista toimitetaan tarjoajalle postitse pyydettäessä (pyynnöt os. rea.koivula@janakkala.fi). Tilaaja ei ennalta sitoudu liitteessä esitettyyn hankintamäärään, sillä kuljetuksia voi olla enemmän tai vähemmän riippuen kuljetuksessa olevien oppilaiden määrän muutoksista. Tarjoajalla ei ole oikeutta lisäkorvaukseen, vaikka kilometri/tuntimäärä jäisi alle arvion. 2. Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen Kyseessä on kansalliset kynnysarvot ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus julkisten hankintojen ilmoituskanavalla www.hankintailmoitukset.fi sekä Janakkalan kunnan kotisivuilla. Janakkalan kunta Kunnanvirasto Puh. (03) 68011 tai (019) 75801 Juttilantie 1 Fax (03) 6801209 tai (019) 7580209 14200 Turenki janakkalan.kunta@janakkala.fi
2 (7) 3. Tarjouksen antaminen Tarjous tulee tehdä suomen kielellä tarjouslomaketta (liite 1) käyttäen sisältäen lisäksi tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot ja selvitykset. Sitä ei saa sitoa minkään muun samanaikaisesti tai myöhemmin mahdollisesti vireillä olevan tarjouskilpailun ratkaisemiseen. Tarjoaja sitoutuu järjestämään tarjoamansa kohteen kuljetukset näiden tarjouskilpailuasiakirjojen mukaisesti. Tarjoaja voi antaa tarjouksen yhdelle tai useammalle osakokonaisuudelle eli reiteille, vaikka näiden kohteiden edellyttämä automäärä yhteenlaskettuna ylittäisikin liikenteenharjoittajan luvassa vahvistetun määrän. Tarjoajan oikeutta ottaa osaa tarjouskilpailuun ei siis rajoiteta liikenneluvassa määritellyn automäärän perusteella. Tarjoajan tulee kuitenkin tarjousta tehdessään ilmoittaa se automäärä, jolla hän ottaa osaa tarjouskilpailuun. Määrään sisällytetään tarjoajan omassa käytössä olevat autot sekä mahdollisen alihankkijan käytössä olevat autot sekä mahdolliset hankittavat autot, jotka yhdessä on tarkoitettu kohteiden liikennöintiin. Tarjoaja vastaa siitä, että hänen tarjouksestaan ilmenee automäärään perustuva rajoitus (Liite 1, Tarjouslomake, kohta 5). Tilaaja ei tarjouksia käsitellessään rajoita tarjoajalle annettavien kohteiden määrää siten, että huomioisi liikenneluvassa vahvistetut automäärät. Mikäli tarjoaja ei ilmoita automäärää koskevaa rajoitusta, hän vastaa vahingoista, joita tilaajalle mahdollisesti aiheutuu, jos syntynyt sopimus purkautuu siitä syystä, että tarjoajan automäärä ei riitä kuljetusten hoitamiseen. Jos tarjoaja on hakenut lupaa automääränsä lisäämiseen, hänen tulee esittää uusi lupansa tilaajalle viimeistään 14 pv kuluessa sopimuksen allekirjoittamisesta. Tarjousyhteenliittymää ei hyväksytä, mutta tarjoaja voi tarvittaessa esittää alihankkijan käyttämistä. Tarjoaja vastaa alihankkijansa toimista kuin omistaan. Alihankinnasta vastaavilta yrityksiltä vaaditaan samat kohdassa 3.3. mainitut selvitykset ja todistukset kuin tarjoajalta. Tarjoajan tulee tarjouksessaan selvittää miltä osin tulee käyttämään alihankkijaa. 3.1. Hinnoittelu ja hinnantarkistukset Arvonlisäveroton tarjoushinta annetaan tarjouslomakkeella (liite 1). Tarjoushinta tulee antaa reiteittäin: reittien A-D osalta muodossa /km (alv 0%) ja reittien E ja F osalta muodossa /tunti (alv 0%). Muussa muodossa annetut tarjoukset hylätään. Liitteessä 2 mainitut reittien kilometrimäärät ja tuntimäärät ovat ohjeellisia noin arvoja. Halutessaan tarjoaja voi koeajaa itsenäisesti reitit tarjoushinnan muodostamiseksi. Tarjottu hinta sisältää kaikki palvelun tuottamisesta tarjoajalle aiheutuvat kulut. Mitään muita maksuja ja veloituksia ei hyväksytä. Kilometripohjaisessa hinnoittelussa reitti lasketaan alkavaksi ja päättyväksi Turengin linja-autoasemalta/-lle. Tuntipohjaisessa hinnoittelussa laskutus tapahtuu 15 min tarkkuudella alkaen ensimmäisestä hakupaikasta ja päättyen viimeiseen vientipisteeseen. Lisätietoa korvausten maksamisesta on liitteessä 3 Sopimusluonnos. Hinnat ovat kiinteät 31.7.2017 saakka. Optiokautena palveluntuottajan on mahdollista esittää palveluntuottamiseen kohdistuvien todellisten kustannusten nousuun perustuvaa enintään 2 % hinnanmuutosta.
3 (7) 3.2. Tarjoajan kalusto- ja henkilöstövaatimukset Tarjoaja vastaa siitä, että käytettävä autokalusto (varsinainen ja varakalusto) on Suomen tieliikenteeseen hyväksyttyä, koulukuljetuksiin soveltuvaa ja liikenneturvallisuusmääräykset täyttävää. Ajoneuvojen katsastus on oltava voimassa ja autot on huollettava niin, että niiden kaikki laitteet toimivat moitteettomasti. Autojen on oltava siistejä ja puhtaita ja tupakointi on autoissa kokonaan kielletty. Koululaiskuljetusten aikana auto on merkittävä näkyvästi joko koulukyytikuvulla tai koulukyytikilvin. Autoissa tulee olla turvavyöt ja alkolukko (laki alkolukon käytöstä koulu- ja päivähoitokuljetuksissa 1110/2010). Ajoneuvoissa tulee lisäksi olla ajoneuvokohtainen puhelin, josta kuljettajan tavoittaa ajon aikana. Puhelinkustannuksesta vastaa tarjoaja. Tarjoajalta vaaditaan henkilöliikennelain mukainen joukkoliikenne- tai taksilupa. Liikennelupa on oltava olemassa ennen kuljetusten alkamista. Tarjoajalla on oltava käytössään kalustovaatimukset täyttävää varakalustoa kuljetusten varmistamiseksi mahdollisissa ongelmatilanteissa. Varakaluston tiedot on niin ikään ilmoitettava tarjouksen liitteenä. Reittien A ja B mukaisissa kuljetuksissa vähimmäisvaatimuksena on 1+12-paikkainen auto. Reittien C-E mukaisissa kuljetuksissa vähimmäisvaatimuksena on 1+4-paikkainen auto. Reitin F mukaisissa kuljetuksissa vähimmäisvaatimuksena on invataksi, jossa on 2 pyörätuolipaikkaa + 4 matkustajapaikkaa Lisäksi ajoneuvojen on oltava päästöluokitukseltaan vähintään EURO 4 luokkaa (Laki ajoneuvojen energia- ja ympäristövaikutusten huomioimisesta julkisissa hankinnoissa 1509/2011) ja kaluston ikä saa olla sopimuskauden ajan enintään 10 vuotta. Valitun tarjoajan tulee todistaa kaluston täyttävän vähimmäisvaatimukset (esim. rekisteritodistuksen Euro-luokka, Trafin energiamerkintä tai muu vastaava hyväksyttävä todistus) ennen sopimuksen allekirjoittamista. Tarjoajalla pitää olla käytössään ammattitaitoista, suomenkieltä puhuvaa ja koululaiskuljetusten hoitamiseen soveltuvaa työvoimaa. Tarjoajan on huomioitava, että kuljetettavana on lapsia. Asiakaspalvelun tulee olla ystävällistä ja lapsen yksilöllisistä tarpeista lähtevää. Kuljettajan on tarvittaessa avustettava oppilas autoon ja autosta pois. Kuljettajan tulee tarvittaessa neuvoa ja avustaa oppilaita matkustamiseen liittyvissä asioissa ja tarvittaessa puututtava oppilaiden käyttäytymiseen. Kuljettajan on varmistettava, että kaikilla oppilailla on turvavyöt kiinni ja tarvittaessa opastettava oppilaita turvavyön käytössä. Reittien E ja F mukaisissa kuljetuksissa kuljettajalta edellytetään vähintään 2 vuoden kokemusta erityisoppilaiden kuljettamisesta viimeisen 4 vuoden ajalta. Erityislasten kuljetuksissa palvelulta edellytetään asiakaslähtöisyyttä, taitoa ja motivaatiota lasten auttamiseen sekä yhteistyökykyä kuljetettavien huoltajien kanssa toimimiseen. Tarjoajalla on oltava käytössään myös toimiva varahenkilöjärjestelmä, jolla taataan toimiva kuljetuspalvelu. Tarjoaja vastaa varahenkilön perehdyttämisestä kuljetusten hoitamiseen. Varahenkilön/henkilöiden tiedot on niin ikään ilmoitettava tarjouksen liitteenä.
4 (7) Kuljettajana voi toimia vain sellaiset henkilöt, joilla ei ole rikostaustan vuoksi estettä työskentelyyn lasten kanssa. Tarjoaja vastaa siitä, että kuljettajien (myös varakuljettajan sekä mahdollisten vaihtuvien kuljettajien) rikostausta selvitetään (laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä 504/2002). Koululaiskuljetuksia hoitamaan hyväksytyn tarjoajan on esitettävä kunnan pyynnöstä rikosrekisterilain 6 :n 2 momentissa tarkoitettu rikosrekisteriote kaikkien ajoja hoitavien henkilöiden osalta ja näihin tehtäviin myöhemminkin palkattavien henkilöiden osalta. Kuljettajia koskee myös ehdoton salassapitovelvollisuus kaikkeen siihen salassa pidettävään tietoon, jota he tehtävien yhteydessä saavat tietoonsa. Tilaaja edellyttää, että kuljetukset hoidetaan koko sopimuskauden ajan kulloinkin voimassa olevien liikenne- ja turvallisuussäädösten mukaisesti (mm. liikenne- ja viestintäministeriön asetus kuormitus- ja turvallisuusjärjestelyistä) ja että kuljetukset hoidetaan muutenkin erityisesti liikenneturvallisuusseikat huomioon ottaen. 3.3. Muut vaadittavat tiedot ja selvitykset Tarjouslomakkeessa vaadittujen tietojen lisäksi tarjouksen tulee sisältää seuraavat tiedot ja selvitykset: 1. Kaupparekisteriote ja Y-tunnus 2. Veroviranomaisten todistus maksetuista veroista tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että verovelkaa koskeva viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma on tehty (todistus ei saa olla 3 kk vanhempi tarjouksen jättöpäivästä laskettuna) 3. Työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty (todistus ei saa olla 3 kk vanhempi tarjouksen jättöpäivästä laskettuna) 4. Selvitys siitä, että yritys on merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin 5. Selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista mikäli yrityksellä on työntekijöitä työ- tai virkasuhteessa. Jos työehtosopimusta ei ole käytössä, on annettava selvitys keskeisistä työehdoista sisältäen tiedot palkanmaksukaudesta, säännöllisestä työajasta, vuosiloman määräytymisestä sekä työntekijöiden palkan määräytymisperusteista yleisellä tasolla. 6. Selvitys työntekijöiden työterveyshuollon järjestämisestä (esim. jäljennös työterveyshuoltosopimuksesta tai kirjallinen selvitys lakisääteisen työterveyshuollon järjestämisestä). Mikäli tarjoajalla ei tarjouksentekovaiheessa ole vielä velvollisuutta järjestää työterveyshuoltoa, tarvitaan selvitys siitä miten työterveyshuolto aiotaan järjestää 7. Kopio voimassa olevasta joukkoliikenne- tai taksiluvasta. Mikäli tarjoajalla ei tarjousta tehdessään ole hankinnan suorittamisen edellyttämiä liikennelupia, tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa selvitys siitä, että liikenneluvat ovat olemassa sopimuskauden alkuun mennessä. Mikäli liikennelupa umpeutuu kesken sopimuskauden, vastaa tarjoaja siitä, että liikennelupa uusitaan siten, että sen voimassaoloon ei tule katkoja sopimuskaudella. 8. Selvitys käytettävästä autokalustosta ja varakalustosta. Mikäli sopimuksen toteuttamiseen tarvittava kuljetuskalusto ei ole tarjousta tehtäessä tarjoajan hallinnassa tai käytettävissä, on annettava vastaavat tiedot siitä millaista kalustoa ja varakalustoa aiotaan hankkia (erillinen selvitys tarjouksen liitteeksi) 9. Selvitys tehtävään ajatellusta kuljettajasta ja varahenkilöstä (koulutus ja aiempi kokemus kilpailutuksen mukaisissa kuljetuksissa) (annetaan tarjouslomakkeella)
5 (7) 10. Tarjoushinnat Todistukset voi korvata Tilaajavastuu.fi yritysraportilla. Tarjoaja, joka ei toimita pyydettyjä selvityksiä tai jonka selvitykset ovat puutteellisia, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. 3.4. Tarjousten voimassaolo Tarjousten tulee olla voimassa 31.8.2016 saakka. 4. Tarjousten käsittely Valinta suoritetaan niiden tarjousten kesken, jotka ovat tulleet määräajassa ja jotka vastaavat tarjouspyyntöä ja täyttävät siinä asetetut ehdot. Myöhästyneitä tai muutoin tarjouspyynnön vastaisia tarjouksia ei oteta lainkaan huomioon. Tarjousten käsittely tapahtuu kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousvertailu 4.1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Kilpailusta voidaan sulkea pois ne tarjoajat, joiden ei juridisesti, taloudellisesti, teknisesti tai toiminnallisesti katsota selviytyvän tarjouspyynnön velvoitteista tai jotka ovat laiminlyöneet verojen tai lakisääteisten eläke- ja sosiaaliturvamaksujen suorittamisen tai joita koskee muu hankintalain 53 :n tai 54 :n mukainen poissulkemisperuste tai jotka eivät täytä hankintalain 56 :n mukaisesti vaadittuja tarjoajan soveltuvuutta koskevia vaatimuksia tai tarjouspyynnössä asetettuja kelpoisuusvaatimuksia. 4.2. Tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjouksia tarkastellaan suhteessa niihin vaatimuksiin, joita hankittavalta palvelulta edellytetään. Mikäli tarjoaja ei täytä kaikkia ehdottomia vaatimuksia tai ilmoittaa tiedot virheellisinä tai selvitys puuttuu, johtaa se tarjouksen hylkäämiseen. Tarjouksen on vastattava tarjouspyynnön ehtoja ja muotovaatimuksia. Tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena jos siinä on sellainen virhe tai puute, joka estää tarjouksen tasapuolisen vertailun muiden tarjouspyynnön mukaisten tarjousten kanssa. Tarjous tulee tehdä tarjouspyyntöä vastaavassa muodossa ja tarjouspyynnön liitteenä olevaa tarjouslomaketta käyttäen. 4.3. Tarjousvertailu Tarjouksista valitaan osakokonaisuuksittain hinnaltaan halvin tarjous. Tilaaja voi hylätä kaikki tarjoukset, jos tarjousten hintataso on liian korkea tai jos olosuhteet ovat muuttuneet niin, ettei suunniteltua liikennettä ole tarkoituksenmukaista toteuttaa tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla.
6 (7) 5. Hankintapäätös Tilaaja tekee hankintapäätöksen kesäkuussa 2016 pidettävässä kasvatus- ja koulutuslautakunnan kokouksessa (kohteet A-D) ja perusturvalautakunnan kokouksessa (kohteet E ja F). Päätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille. 5.1. Tarjouskilpailun julkisuus Hankinta-asiakirjat ja tarjoushintaa koskevat tiedot ovat julkisia hankintoja sekä asiakirjoja koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksenteon jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tilaaja julkistaa tarjouksista voittaneen yrityksen tai yrittäjän nimen ja tarjoushinnan. Muiden tarjousten osalta julkistetaan vain tehtyjen tarjousten lukumäärä 5.2. Liikesalaisuudet Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, ne on esitettävä erillisellä liitteellä, jonka jokainen sivu sisältää maininnan LUOTTAMUKSELLINEN. 6. Muutosten tekeminen Yksityiskohtainen reitti ja aikataulusuunnittelu tehdään loppuun yhdessä valitun tarjoajan kanssa. Tilaaja pidättää sen lisäksi oikeuden muutosten tekemiseen muutoinkin ennen sopimuksentekoa ja myös sen jälkeen. Kaikkien muutosten vaikutuksista liikennöintikorvauksiin neuvotellaan valitun tarjoajan kanssa erikseen. 7. Ostosopimus Liitteenä 3 on luonnos tehtävästä sopimuksesta. Sopimusmalli saattaa vielä täsmentyä, mutta se perustuu tarjouspyyntöasiakirjoissa ja voittaneessa tarjouksessa esitettyihin seikkoihin. Tässä vaiheessa tarjous tulee tehdä täysin sopimusmallin mukaisilla ehdoilla, eikä tarjoaja saa tarjouksessaan esittää sopimusmallin ehtoihin muutoksia tai lisäyksiä. Mikäli tarjoajan tarjouksessa on esitetty ehtoja, jotka ovat ristiriidassa tässä tarjouspyynnössä liitteineen olevien sopimusehtojen kanssa, ovat ne automaattisesti epäpäteviä. Kirjallinen hankintasopimus allekirjoitetaan kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi. Sopimuksen sitovuus syntyy kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. 8. Tiedustelut Tarjouspyyntöön liittyvät lisäkysymykset tulee jättää suomen kielellä 11.5.2016 klo 12:00 mennessä sähköpostilla osoitteeseen rea.koivula@janakkala.fi. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tilaaja ei vastaa puhelimitse esitettyihin tarjouspyyntöön liittyviin kysymyksiin. Kysymyksiin laaditaan kirjalliset vastaukset, jotka esitetään viimeistään 13.5.2016 kunnan internet-sivuilla http://www.janakkala.fi/tarjouspyynnot/. Myös tarjouspyynnön mahdollisista täsmennyksistä ilmoitetaan edellä mainitussa Internet-osoitteessa viimeistään 13.5.2016, jolloin niiden katsotaan tulleen tarjoajien tietoon.
7 (7) 9. Asiakirjojen täydentäminen Tilaaja voi tulkinnanvaraisissa tilanteissa pyytää tarjoajaa täydentämään tarjousasiakirjoja. Muutoin puutteelliset tai tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset suljetaan pois kilpailusta. 10. Tarjousten jättäminen Tarjous liitteineen tulee toimittaa perjantaihin 20.5.2016 klo 12.00 mennessä suljetussa kirjekuoressa osoitteella Janakkalan kunta, Rea Koivula Juttilantie 1, 14200 Turenki tai sähköpostitse osoitteisiin rea.koivula@janakkala.fi ja kirjaamo@janakkala.fi Kirjekuoreen/sähköpostin viestikenttään tulee merkitä Tarjous, koululaiskuljetukset. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. Rea Koivula kuljetussuunnittelija Janakkalan kunta puhelin (03) 680 1221 rea.koivula@janakkala.fi LIITTEET Liite 1 Tarjouslomake Liite 2 Reittisuunnitelma Liite 3 Sopimusmalli Liite 4 Janakkalan kunnan koulukuljetusperiaatteet