ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA Aika 25.3.2014 klo 17.00 20.30 Kahvitarjoilu klo 16.30-17.00 Paikka Taloustoimiston kokoustila, Sontulantie 1 Päätöksentekijät Partanen Ensio, vs. kirkkoherra Pajasmaa Mika, Sirpa Ahlforsin varajäsen Haavisto Tuija Lehtinen Lauri Lepola Kristiina Krans-Suonpää Kristiina, Mauri Maijalan varajäsen Parikka Heikki Siikanen-Toivio Leena Ylimäki Sinikka, varapuheenjohtaja Muut osallistujat Nord Pirkko Tarela Arja kirkkovaltuuston varapj sihteeri, talouspäällikkö Käsitellyt asiat 13 30 Allekirjoitukset Ensio Partanen puheenjohtaja Arja Tarela sihteeri tarkastus Akaa 26.3.2014 Sinikka Ylimäki Leena Siikanen-Toivio Pöytäkirja yleisesti Nähtävänä oloa koskeva kuulutus on ollut Akaan kirkkoherranviraston sekä nähtävänä Kylmäkosken ja Viialan seurakuntatoimiston ilmoitustaululla 20.3. 10.4.2014. Pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä Akaan kirkkoherranvirastossa 27.3. - 10.4.2014.2014 viraston aukioloaikana. Todistaa:
13 KOKOUKSEN AVAUS 2 Vs. kirkkoherra Ensio Partanen avasi kokouksen ja piti alkuhartauden. Laulettiin virrestä 571 säkeistöt 1 ja 4. 14 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kirkkojärjestyksen 9.luvun 1 :n mukaan kirkkoneuvosto päättää kokoontumisensa ajan ja paikan. Kokouksen kutsuu koolle puheenjohtaja kirkkoneuvoston päättämällä tavalla. KN ohjesäännön 5 :n mukaan kutsu on toimitettava jäsenille viimeistään viisi päivää ennen kokousta. KL 7:4 :n mukaan seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun saapuvilla on enemmän kuin puolet jäsenistä. Kokouskutsut on toimitettu 20.3.2014. Todetaan kokous laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 15 PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS JA NÄHTÄVILLÄOLO Seurakunnan toimielimen kokouksesta on pidettävä pöytäkirjaa, jonka puheenjohtaja allekirjoittaa ja sihteeri varmentaa (KJ 7:6 1 mom). Pöytäkirja tai päätös on pidettävä yleisesti nähtävänä vähintään oikaisuvaatimuksen tai valituksen tekemiselle varatun ajan (KL 25:3). 1) Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa. 2) Päätetään, että pöytäkirja tarkastetaan 26.3.2014 3) Päätetään, että tarkastettu pöytäkirja on nähtävänä kirkkoherranvirastossa 27.3.2014 alkaen. 4) Ilmoitus pöytäkirjan nähtävillä olosta pidetään kirkkoherranviraston ja Kylmäkosken sekä Viialan seurakuntatoimiston ilmoitustaululla 20.3. - 10.4.2014. 1) tarkastajiksi valittiin Sinikka Ylimäki ja Leena Siikanen-Toivio. 2) 4) 16 TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN Kirkkoneuvostossa asiat otetaan esityslistalle puheenjohtajan määräämään järjestykseen ja käsitellään, jollei neuvosto toisin päätä, esityslistan mukaisessa järjestyksessä. Asioiden käsittelyn pohjana on esittelijän pohjaehdotus. Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä. Esityksen mukaisesti
3 17 LÄHETYSTUVAN PANKKITILIN LAKKAUTTAMINEN Viialassa toimivalla Lähetystuvalla on ollut oma pankkitili, jolle keräystuotot on talletettu ja josta ne on edelleen tilitetty lähetysjärjestöille. Tällä hetkellä käytössä olevan tili- ja kustannuspaikkakartan avulla rahaliikennettä voidaan seurata ajantasaisesti ilman erillistä pankkitiliä. Kirkkoneuvosto päättää lakkauttaa Tampereen Seudun Osuuspankissa olevan Lähetystuvan pankkitilin FI52 5228 1720 0294 64. Tilillä lakkautushetkellä oleva saldo siirretään Tampereen Seudun Osuuspankissa olevalle Akaan seurakunnan käyttötilille. Tähän päätökseen voi hakea muutosta tekemällä kirjallisen oikaisuvaatimuksen Akaan seurakunnan kirkkoneuvostolle (KL 24:3)
4 18 VALTUUSTOALOITE Kirkkovaltuuston kokouksessa 17.12.2013 kirkkovaltuuston varajäsen Lasse Järvinen jätti valtuustoaloitteen (liite 1) joka koskee käytävämattojen hankkimista Viialan kirkkoon. Hintatiedustelujen perusteella mattojen hankintahinta on n. 4.000 euroa. Talouspäällikkö Arja Tarela Koska Akaan seurakunnan vuoden 2014 talousarviossa ei ole varattu määrärahaa mattojen hankkimiseen, kirkkoneuvosto päättää, että mattojen tarpeellisuutta ja niiden hankintaa harkitaan vuoden 2015 talousarvion laatimisen yhteydessä. Tähän päätökseen voi hakea muutosta tekemällä kirjallisen oikaisuvaatimuksen Akaan seurakunnan kirkkoneuvostolle (KL 24:3)
5 19 SÄHKÖNHANKINNAN KILPAILUTUS Yrittäjäin Sähkönhankinta Oy on kilpailuttanut Akaan seurakunnan sähkönhankinnan sopimusjaksolle 1.1.2017 31.12.2018. Yritysten ja julkisten toimijoiden sähkönhankinnassa on mahdollisuus olla etupainotteisesti liikkeellä ja ajoissa tehdyllä kilpailutuksella luodaan mahdollisuus hyötyä niistä tilanteista, jolloin markkinoilta on saatavilla edullista hintaa vuosille 2017 2018. Tarjous on saatu kahdeksalta yhtiöltä. Vertailutaulukko tarjouksista liitetään pöytäkirjaan (liite 2). Hankintakriteerinä on halvin hinta. Talouspäällikkö Arja Tarela Kirkkoneuvosto valitsee Akaan seurakunnan sähköntoimittajaksi sopimuskaudelle 1.1.2017 31.12.2018 vertailutaulukon mukaisesti edullisimman tarjouksen jättäneen Kokkolan Energia Oy:n. Tähän päätökseen voi hakea muutosta tekemällä kirjallisen hankintaoikaisun Akaan seurakunnan kirkkoneuvostolle tai kirjallisen valituksen markkinaoikeudelle (Laki julkisista hankinnoista 348/2007 ja 321/2010.
6 20 TILINTARKASTUSTOIMEKSIANNON VAHVISTUSKIRJE Tilintarkastusyhteisö BDO Audiator Oy on lähettänyt Akaan seurakunnan kirkkoneuvostolle tilintarkastustoimeksiannon vahvistuskirjeen allekirjoitettavaksi (liite 3). Talouspäällikkö Arja Tarela Kirkkoneuvosto vahvistaa tilintarkastustoimeksiannon vahvistuskirjeen liitteen mukaisesti. Vahvistuskirjeen allekirjoittavat kirkkoherra ja talouspäällikkö.
7 21 POISTOSUUNNITELMAN JA INVESTOINTIEN AKTIVOINTIRAJAN VAHVISTAMINEN Taloussääntö 18 Investointimenoiksi luokitellaan perusparannusmenot sekä hankinnat ja hankeryhmät, joiden arvioitu euromäärä ylittää valtuuston päättämän aktivointirajan, sekä seurakunnan oman harkinnan mukaan suuret korjausmenot. Investointien hankintamenot aktivoidaan taseen pysyviin vastaaviin ja ne poistetaan vaikutusaikanaan tuloslaskelmaan kuluksi. Kirkkovaltuusto hyväksy suunnitelmapoistojen perusteet. Akaan seurakunnassa on noudatettu vuonna 2007 vahvistettua poistosuunnitelmaa, jossa investointien aktivointiraja on 5.000 euroa. Kirkon palvelukeskuksen asiakkailla noudatetaan pääpiirteittäin samanlaista Kirkkohallituksen ohjeistamaa poistosuunnitelmaa, vähäisiä muutoksia on mm. kohdissa seurakuntatalot, hautaustoimen koneet ja laitteet, kuljetusvälineet ja muut koneet ja kalusto (liite 4). Akaan seurakunnan päävastuullinen tilintarkastaja on suositellut investointien aktivointirajan korottamista 30.000 euroon, koska nykyinen aktivointiraja on liian alhainen ottaen huomioon seurakunnan koon ja vuodesta 2007 nousseen kustannustason. Talouspäällikkö Arja Tarela Kirkkoneuvosto esittää liitteen mukaisen Akaan seurakunnan poistosuunnitelman ja investointien aktivointirajan korottamisen kirkkovaltuustolle hyväksyttäväksi ja noudatettavaksi 1.1.2014 lukien.
8 22 AKAAN SEURAKUNNAN JA AKAAN HAUTAINHOITORAHASTON TILINPÄÄTÖS VARAINHOITOVUODELTA 2013 Kirkkojärjestys 13 luku 8 ja 15 luku 9 Kirkkojärjestyksen mukaan tilikaudelta on laadittava tilinpäätös, johon kuuluvat tuloslaskelma, tase ja niiden liitetiedot sekä talousarvion toteutumisvertailu ja toimintakertomus. Samassa yhteydessä on tehtävä esitys tilikauden tuloksen käsittelyä sekä talouden tasapainottamista koskeviksi toimenpiteiksi. Tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä päättää kirkkovaltuusto. Akaan seurakunnan toimintakertomus ja tilinpäätös on lähetetty kirkkoneuvoston jäsenille kokouskutsun liitteenä (liite 5). Vuoden 2013 talousarvio vahvistettiin 107.986 euroa ylijäämäisenä. Toteutunut ylijäämä poistojen jälkeen on 117.553,61 euroa. Tuloja kertyi arvioitua enemmän ansiotuloverosta 35.795 euroa, yhteisöverosta 1.506 euroa ja toimintatuotoista 86.739 euroa. Rahoitustuottoa kertyi 10.178 euroa arvioitua vähemmän. Menopuolella henkilöstökulujen toteuma on laskelman mukaan 82.151 euroa arvioitua suurempi. Lomapalkkavarauksen muutos 90.000 euroa huomioiden henkilöstökulut eivät ylittyneet. Palveluihin käytettiin 38.923 euroa arvioitua vähemmän ja ostoihin 27.648 euroa arvioitua enemmän. Talouspäällikkö Arja Tarela Kirkkoneuvosto 1) käsittelee toimintakertomuksen 2013 sekä työmuotojen toimintakertomukset ja liittää ne tilinpäätökseen seurakunnan toiminnan kuvauksena ja arviointina 2) käsittelee tilinpäätöksen, allekirjoittaa sen ja päättää lähettää sen tilintarkastajille ja 3) esittää kirkkovaltuustolle, että tilikauden ylijäämä 117.553,61 euroa kirjataan tilikauden ali/ylijäämä tilille 4) esittää kirkkovaltuustolle, että hautainhoitorahaston alijäämä 12.356,25 euroa kirjataan hautainhoitorahaston tilikauden ali/ylijäämä tilille.
9 23 KIRKKOHERRAN VALINNAN VAALITAVASTA PÄÄTTÄMINEN Kirkkohallituksen yleiskirje 22/2013 3.12.2013 : KIRKKOLAIN, KIRKKOJÄRJES- TYKSEN JA KIRKON VAALIJÄRJESTYKSEN MUUTOKSET KOSKIEN KIRKKO- HERRAN VAALITAPAA KL 797/2013, KJ 798/2013 ja 799/2013. Akaan seurakunnan kirkkoherra Sari Lindström on jättänyt eroilmoituksen virastaan 1.4.2015 alkaen (merkitty tiedoksi kirkkoneuvoston ptk. 14.1.2014). Tämä tarkoittaa seurakunnalle kirkkoherran vaalia. Kirkkojärjestyksen muutos vaalitavasta (798/2013) tuli voimaan 1. päivänä tammikuuta 2014 ja se mahdollistaa kaksi toisistaan poikkeavaa käytäntöä. Muuttuvien säännösten mukaan seurakunnan kirkkoherra valitaan edelleen ensisijaisesti välittömällä vaalilla, jossa äänioikeus on 18 vuotta täyttäneillä seurakunnan jäsenillä (kirkkoherran välitön vaali). Kirkkovaltuuston pyynnöstä tuomiokapituli voi kuitenkin päättää, että kirkkoherra valitaan vaalilla, jonka toimittaa kirkkovaltuusto (kirkkoherran välillinen vaali). Päätös välillisen vaalin toimittamisesta tulee tehdä ennen viran julistamista haettavaksi. Kirkkoherran välittömässä vaalissa tuomiokapituli tutkii hakijoiden kelpoisuuden virkaan ja tekee vaaliehdotuksen, jollei virkaa julisteta uudelleen haettavaksi. Tuomiokapituli voi niin harkitessaan pyytää kirkkovaltuustolta tai seurakuntaneuvostolta lausunnon virkaan kelpoisista hakijoista ennen vaaliehdotuksen tekemistä. Vaaliehdotuksessa tuomiokapituli asettaa vaaliehdokkaiksi kolme kelpoisuusvaatimukset täyttävää hakijaa vaalisijoille siinä järjestyksessä kuin heidät katsotaan taitaviksi ja kykeneviksi virkaan ottaen huomioon viran erityiset tarpeet. Uutta on, ettei tuomiokapituli enää ota kantaa vaaliehdotuksen ulkopuolelle mahdollisesti jääneiden hakijoiden kelpoisuuteen, koska ylimääräistä vaaliehdokasta koskevat säännökset kumoutuvat. Välitön vaali käydään ainoastaan vaalisijoille asetettujen hakijoiden kesken. Tuomiokapitulin ja seurakunnan tehtäväjako välittömän vaalin toimittamisessa ei muutu. Ennakkoäänestystä kirkkoherran välittömässä vaalissa koskevia säännöksiä on selkeytetty siten, että niistä on nykyistä selvemmin luettavissa mahdollisuus järjestää ennakkoäänestys muuallakin kuin seurakunnan kirkkoherranvirastossa. Kun välitön vaali on saanut lainvoiman, tuomiokapituli antaa viranhoitomääräyksen sille, joka on saanut vaalissa enimmät äänet. Kirkkoherran välillisessä vaalissa tuomiokapituli ei tee vaaliehdotusta, vaan antaa hakijoista seurakunnalle lausunnon, jossa todetaan hakijoiden kelpoisuus ja arvioidaan hakijoita heidän osoittamansa kyvyn ja taidon perusteella. Välillisessä vaalissa kirkkoherra valitaan pääosin samoja menettelysäännöksiä noudattaen kuin seurakunnan kappalainen (seurakunnan tarpeiden ja viran tehtävien määrittely, virka auki, kelpoisuuden arviointi ja lausunto seurakunnalle hakijoista, haastattelu ja ansiovertailu, vaali, vaalin tulos ja muutoksen haku mahdollisuus ja lopuksi valtakirjan antaminen. liite 6 ). Kirkkovaltuustossa toteutettava vaali on kuitenkin kappalaisen vaalista poiketen tarvittaessa kaksivaiheinen. Jos kirkkoherran välillisessä vaalissa kukaan kelpoisista hakijoista ei ole saanut yli puolta annetuista äänistä, toimitetaan samassa kokouksessa uusi vaali kahden eniten ääniä saaneen välillä. Tässä toisessa vaalissa eniten ääniä saanut tulee valituksi. Jos kirkkoherran vaalin ratkaisevassa äänestyksessä äänet ovat menneet tasan, tuomiokapituli antaa viranhoitomääräyksen jollekin eniten ääniä saaneista hakijoista ottaen huomioon hakijoiden arvioinnit. Kirkkoherran vaalitavan muutoksella pyritään muuttamaan valintaprosessi sellaiseksi, että se tukee parhaan hengellisen johtajan ja hyvän henkilöstöhallinnollisen sekä seurakuntatalouden osaajan valintaa kirkkoherran virkaan. Tavoitteena on myös lyhentää ja yksinkertaistaa valintamenettelyä. Vaihtoehtoisten valintatapojen avulla voidaan paremmin ottaa huomioon seurakuntien tarpeet ja alueellinen tuntemus.
10 Välittömän vaalin etuja ovat perinteisyys (vrt. presidentin vaali, vaalisaarnat jne. )sekä seurakuntalaisen omakohtaisempi oikeus valita kirkkoherra. Kirkkoherran vaalissa äänestäminen myös virkistää valitsijaseurakunnan hengellistä elämää. Välillisen vaalitavan etuna ovat paikallisseurakunnan vastuun lisääntyminen ja tutkivampaan valintaotteeseen (esim. näytesaarnat, vaalipaneelit ja psykologiset testit) ohjaavat käytännöt. Molemmat vaalitavat ovat kustannuksiltaan ja työmäärältään paikallisseurakunnalle samaa suuruusluokkaa. Kirkkoherra vs. Ensio Partanen Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle että kirkkoherra Sari Lindströmin eläkkeelle jäämisen johdosta avoimeksi julistettavan Akaan seurakunnan kirkkoherranviran vaalissa noudatetaan välitöntä vaalitapaa.
11 24 SEURAKUNTAVAALIEN 2014 VAALILAUTAKUNNAN NIMEÄMINEN Kirkon vaalijärjestyksen mukaan (KVJ 2 luku 1 ) vaalit toimittaa vaalilautakunta. Lautakunnan nimeää kirkkovaltuusto tai seurakuntaneuvosto viimeistään sen vuoden toukokuussa, jolloin vaalit toimitetaan. Vaalilautakunnan minimikokoonpano on kirkkoherra ja neljä jäsentä ja yhtä monta varajäsentä. Kirkkovaltuusto nimeää puheenjohtajaksi jonkun jäsenistä tästä joukosta. Mikäli seurakunta jaetaan äänestysalueisiin, voidaan tarvita enemmänkin jäseniä. Vaalilautakunnan esteettömän ja määrätietoisen toiminnan kannalta olisi hyvä, jos vaalilautakunnan puheenjohtajaksi valittaisiin henkilö, joka voi olla läsnä koko vaaliin valmistautumisen ja vaalin toimittamisen ajan. Vs. kirkkoherra Ensio Partanen Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että 1) seurakuntaa ei jaeta vaalin toimittamista varten äänestysalueisiin 2) vaalitoimitus järjestetään Akaan Toijalassa, Akaan Viialassa ja Kylmäkoskella 3) kirkkovaltuusto valitsee KL 8:6 :n 1 mom:n ja KVJ 2:1 :n 1 mom:n mukaisesti seurakuntavaalien toimittamista varten vaalilautakunnan, johon kuuluu kirkkoherran lisäksi viisi varsinaista jäsentä ja viisi varajäsentä sekä nimeää puheenjohtajan 4) kirkkoneuvosto valitsee KVJ 2:17, 1 mom:n mukaisesti keskuudestaan kaksi vaaliluettelon tarkastajaa 5) kirkkovaltuusto valitsee sanomalehdet, joissa tietyt vaaleihin liittyvät kuulutukset ja ilmoitukset sekä ehdokaslistojen yhdistelmät julkaistaan (KJ 23:2 :n 2 ja 3 mom.)
12 25 HENKILÖSTÖN VUOSILOMAT Lomakaudelle 2.5.2014 30.9.2014 sijoittuvien vuosilomien ajankohdista on laadittu luettelo (liitteet 7 ja 8). Vuosilomien ajankohdat on sovittu yhteistyössä esimiesten ja viranhaltijoiden/ työntekijöiden kanssa. Vuosilomasta tulee antaa lomakaudella vähintään 65 %, ja kesäloma tulee antaa yhdenjaksoisena, jollei työntekijän kanssa toisin sovita. Kirkkoherran vuosiloman myöntää tuomiokapituli lääninrovastin esityksestä, jossa on maininta myös kirkkoherran sijaisesta. Kirkkoherralle on delegoitu oikeus myöntää muiden pappien vapaa-ajat, vuosilomat ja enintään kuukauden pituiset virkavapaudet. Vuosilomaa ja virkavapautta koskevasta kirkkoherran päätöksestä tulee lähettää ilmoitus lääninrovastille ja tuomiokapituliin. KJ 6:12 (www.finlexfi). Kirkkoherra vs. Ensio Partanen Kirkkoneuvosto vahvistaa henkilöstön lomajärjestyksen lomakaudelle 2.5.2014 30.9.2014 liitteiden 7 ja 8 mukaisesti.
13 26 LEIRIEMÄNNÄN PALKKAAMINEN TOUKOLAN LEIRIKESKUKSEEN Toukolan leirikeskuksessa leiriemäntänä työskennellyt Tiina Pihlaja on irtisanoutunut palvelussuhteestaan 14.3.2014. Toukolan leirikeskus on toukokuun puolestavälistä elokuun loppuun saakka täyteen varattu ja syys- lokakuussa varauksia on lähes jokaiselle viikonlopulle. Talouspäällikkö Arja Tarela Toukolan leiriemännän tehtävä ilmoitetaan haettavaksi määräaikaisena ajalle 5.5. 31.8.2014. Talouspäällikkö tekee palvelussuhteesta viranhaltijapäätöksen. Tähän päätökseen voi hakea muutosta tekemällä kirjallisen oikaisuvaatimuksen Akaan seurakunnan kirkkoneuvostolle (KL 24:3)
14 27 ILMOITUSASIAT Kirkkoneuvosto merkitsee tiedoksi seuraavat asiat: - Nuorisotyöryhmän muistio 30.1.2014 (liite 9), nuorten aikuisten työryhmän muistio (liite 10) - Tilitys Haaviston testamenttirahaston varojen käytöstä vuonna 2013 (liite 11) 28 PÄÄTÖSPÖYTÄKIRJAT Vs. kirkkoherran viranhaltijapäätökset: 1/2014 Vapautus tilavuokrasta 2/2014 Vapautus tilavuokrasta 3/2014 Virkavapaa-anomus 4/2014 Loma-anomus 5/2014 Sairausloma-anomus 6/2014 Sairausloma-anomus 7/2014 Sairausloma-anomus 8/2014 Sairausloma-anomus 9/2014 Sairausloma-anomus Talouspäällikön viranhaltijapäätökset: 2/2014 3.2.2014 Määräaikaistalletus ja rahastosijoitus 3/2014 10.2.2014 Sairausloman myöntäminen 4/2014 10.2.2014 Sairausloman myöntäminen 5/2014 19.3.2014 Sairausloman myöntäminen 6/2014 20.3.2014 Sairausloman myöntäminen Viranhaltijapäätökset merkitään tiedoksi ja vahvistetaan kirkkoneuvoston hyväksymiksi toimenpiteiksi.
15 29 MUUTOKSENHAKUMENETTELY Puheenjohtaja antaa KL 24 luvun mukaisen oikaisuvaatimusohjeen ja valitusosoituksen pöytäkirjaan liitettäväksi. 30 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päättää kokouksen. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 20.30. Laulettiin virrestä 525 säkeistö 4.