Puitesopimus - Projektisopimus: Myyntilaskutus palvelun käyttöönottoprojekti Etelä-Karjalan sosiaali- ja t erveyd enhuo llo n kunt ayht ymä 24.10.2013
S a i m a a n t a l o u s ja t i e t o Oy A s i a k a s : E k s o t e S i v u 1 S i s ä l l y s l u e t t e l o Projektisopimus : Myyntilaskutus palvelun käyttöönottoprojekti...2 1. Sopijapuolet... 2 2. Sopimuksen soveltaminen ja tarkoitus... 2 3. Sopimuksen kohde... 3 4. Projektiin liittyvät m uut sopim ukset... 3 5. Projektin organisointi... 3 6. Toimittajan vastuut ja velvoitteet...4 7. Asiakkaan vastuut ja velvoitteet...5 8. Kolm ansien osapuolien käyttäminen... 5 9. Hinnat ja maksuehdot... 6 10. Laskutusosoite ja viite...... 6 11. Raportointi... 6 12. Muutosh alli nta... 6 13. Toim ituksen viivästym inen...7 14. Sopim uksen voimassaolo... 7 15. Sopim uksen purkam inen... 7 16. Liitteet ja pätemisjärjestys... 7 17. Allekirjoitukset... 8 Saimaan talous ja tieto O y
S a i m a a n t a l o u s ja t i e t o Oy A s i a k a s : E k s o t e S i v u 2 p r o j e k t i 1. S o p i j a p u o l e t Asiakas Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä (jäljempänä "Asiakas") Y-tunnus: 0725937-3 P L 24 53101 Lappeenranta Toimittaja Saimaan talous ja tieto Oy (jäljempänä "Toimittaja") Y-tunnus: 2245148-6 PL 11 53101 Lappeenranta Asiakas ja Toimittaja ovat yhdessä jäljempänä "Sopijapuoli". Asiakkaan projektin yhteyshenkilö on: Leila Kaljunen (leila.kaliunen@eksote.fi, +358401944043) Toimittajan projektin yhteyshenkilö on: Tiia Ahonen (tiia.ahonen@saita.fi, +35840 480 4821) Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa tämän sopimuksen ("Projektisopimus") toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle Sopijapuolelle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on heti ilmoitettava toisen Sopijapuolen yhteyshenkilölle. 2. Sop imuksen soveltaminen ja tarkoitus Projektisopimus on osa Asiakkaan ja Toimittajan välistä Puitesopimusta. Tällä sopimuksella sovitaan Toimittajan Asiakkaalle toimittamasta Myyntilaskutus palvelun perustamisesta ja käyttöönottoprojektista. Projektisopimus määrittää Sopijapuolten Projektia koskevan yhteistyön yksityiskohdat ja palvelusisällön Puitesopimuksen ehtojen puitteissa. Projektisopimukseen sovelletaan Asiakkaan ja Toimittajan solmiman Puitesopimuksen ehtoja. Saimaan talous ja tieto O y
A s i a k a s : E k s o t e S i v u 3 3. Sopi m uk s e n k ohd e Projektisopimuksen kohteena on perustaa Saitaan Myyntilaskutus palveluja toteuttaa palvelun käyttöönotto, jossa Eksoten ja Lappeenrannan Myyntilaskutus palvelut keskitetään Toimittajan jatkuvan palvelun piiriin. Käyttöönottoprojektissa määritellään Myyntilaskutuksen toimintamallitja sovitaan siirrettävien henkilöiden määrä ja siirtyvät henkilöt ja koulutetaan siirtyville henkilöille uudet toimintamallit. Asiakas huolehtii tarvittavan YT menettelyn läpiviemisestä omassa organisaatiossaan. Käyttöönotossa ei tehdä järjestelmä muutoksia. Käytössä olevat järjestelmät ovat jo Toimittajan ylläpidossa, joten teknisen IT ylläpidon osalta ei tule muutoksia palveluihin. Tarkemmin sopimuksen kohde on kuvattu Projektisopimuksen liitteessä 1 (" Projektisuunnitelma"). Projektisuunnitelma hyväksytään käyttöönottoprojektin ensimmäisessä ohjausryhmässä. Projektisopimuksen muuttamisen menettelyt on kuvattu Projektisopimuksessa ja sen liitteissä., Puitesopimuksessa 4. P r o j e kt i i n l i i t t y v ä t mu u t s o p i mu ks e t Toimittaja ja Asiakas laativat palvelusopimuksen Myyntilaskutuksen jatkuvien palveluiden tuottamisesta ja ostamisesta käyttöönottoprojektin aikana. Palvelusiirron tavoitteena on laskutusprosessin tehokkuuden lisääntyminen ja kustannusten karsiminen, tavoitteena 10-15% kustannussäästöt. Mikäli käyttöönottoprojektin selvityksen mukaisesti tämä kustannussäästö taso on saavutettavissa, asiakas sitoutuu 3 vuoden palvelusopimukseen, jonka jälkeen irtisanomisaika on puitesopimuksen mukainen. Palvelusopimus tulee olla allekirjoitettuna ennen palvelun aloittamista. Projektissa tulee selvittää tietosuoja käytännöt, joita tulee muuttaa tämän hetken tilanteesta joustavimmaksi siten, että työtehtävien hoito ja asiakkaiden palvelu on joustavaa ja mahdollista. 5. Pr ojek tin or ganis ointi Tavoitteena on, että myyntilaskutus palvelut siirtyvät Toimittajan vastuulle ja tuotantoon 1.4.2014. Käyttöönottoprojekti aloitetaan 1.10.2013 ja päättyy 31.3.2014. Asiakas nimeää vastuuhenkilön käyttöönottoprojektia varten olevista projektitehtävistä., joka huolehtii Asiakkaan vastuulla Palvelutuotanto ja palvelumaksut alkavat 1.4 toisin sovita..2014, ellei käyttöönottoprojektin ohjausryhmässä Saimaan talo us ja tieto Oy Taloushallintopalvelut ja IT-palvelut
A s i a k a s : E k s o t e S i v u 4 Käyttöönottoprojektin ylätason tehtävät: Määrittelyvaihe 1.10. - 30.11.2013 o Nykytilan kartoitus (prosessit ja tehtävät) o Henkilöiden haastattelut o Tarkennettu toteutusvaiheen suunnitelma Toteutusvaihe ja käyttöönotto 1.12.2013-31.3.2014 o Laskutusprosessin muutoksien määrittely o Uusien toimintatapojen ja prosessien kuvaus o Siirtyvien henkilöiden valinta o Toimintamallien koulutus o Palvelun vastuunjaon läpikäynti (Asiakas -Toimittaja) o Muutoksista tiedottaminen : Asiakkaan organisaatio, Toimittajan organisaatio Tiia Ahonen toimii Toimittajan projektipäällikkönä ja on vastuussa käyttöönottoprojektin läpiviennistä. Eksoten yhteyshenkilönä toimii Leila Kaljunen ja Lappeenrannan yhteyshenkilönä toimii Tiina Ilves / Satu Pylsy. Asiakkaan yhteyshenkilöt ovat vastuussa Asiakkaan tehtävien läpiviennistä ja koordinoinnista käyttöönottoprojektissa. Tarkempi projektin organisointi liitteissä., tehtävät ja vastuut on kuvattu Projektisuunnitelmassa ja sen 6. T o i mi t t a j a n v a s t u u t j a ve l v oi t t e e t Toimittaja vastaa Projektin projekti -, järjestelmäalue -, -asiantuntija sekä toteutus-ja testaamisosaamisesta. Toimittaja pitää huolta siitä, että Toimittajan Projektiin varaamat resurssit ovat Projektisuunnitelman ja sovittujen varausten mukaisesti Asiakkaan käytettävissä. Toimittaja raportoi Projektin edistymän kaksi kertaa kuukaudessa Asiakkaan yhteyshenkilölle sovittua formaattia käyttäen. Toimittaja raportoi tehdyt työtunnit Asiakkaan yhteyshenkilöille kuukausittain. Toimittaja vastaa siitä, että siltä tilatut projektinjohto-, määrittely - ja toteutus -, testaus- ja asiantuntijatyöt tehdään hyvällä ammattitaidolla ja että ne valmistuvat sovitun aikataulun mukaisesti. Toimittaja vastaa kokonaisprojektin Projektisuunnitelman tekemisestä jalkauttamisesta eri sidosryhmille, yhdessä Asiakkaan kanssa., päivittämisestä ja Projekti edellyttää vahvaa tukea molempien organisaatioiden johdolta ja esimiehiltä. Saimaan talous ja tieto Oy Valto Käkelän katu 3, 531.30 Lappeenranta
A s i a k a s : E k s o t e S i v u 5 Tarkemmin Toimittajan vastuut ja velvollisuudet on kuvattu Projektisuunnitelmassa. 7. A s ia k ka a n va s tu u t ja ve l voit t ee t Asiakas vastaa oman organisaationsa toiminnan ja ympäristön tuntemisesta ja projektisuunnitelmassa sovittujen resurssien saatavuudesta koko Projektin ajalle oman toimintansa tai käyttämiensä alihankkijoiden suhteen. Asiakas vastaa jatkuvasti Projektin etenemiseen tarvittavien päätösten tekemisestä. Asiakas vastaa tarvittavien YT neuvotteluiden järjestämisestä omassa organisaatiossaan. Asiakas vastaa yhteisesti sovituista toimintaprosessien kehittämisestä, riittävästä päätöksen tekovalmiudesta ja oman henkilöstönsä sitoutumisesta ratkaisuihin. Asiakas vastaa mahdollisesti käyttämistään kolmansien osapuolien työstä ja niistä aiheutuvista kustannuksista mikäli toisin ei ole Toimittajan kanssa kirjallisesti sovittu. Asiakas vastaa oman organisaationsa koulutuksesta ja tiedottamisesta mahdollisesti muuttuvien toimintamallien osalta. Projekti edellyttää vahvaa tukea molempien organisaatioiden johdolta ja esimiehiltä. Tarkemmin Asiakkaan vastuut ja velvollisuudet on kuvattu Projektisuunnitelmassa. Toimittajan ja Asiakkaan työnjaon periaatteet on esitetty yllä. Tarkemmat vastuumäärittelyt ja tehtävärajaukset Asiakkaan, Toimittajan ja muiden sidosryhmien osalta tehdään Projektisuunnitelmassa. 8. K o l m a n s i e n o s a p u o l i e n k ä y t t ä m i n e n Toimittajalla on oikeus teettää Projektisopimukseen sisältyviä tehtäviään kolmansilla osapuolilla Puitesopimuksen mukaisesti. Saimaan talo us ja tieto Oy
A s i a k a s : E k s o t e S i v u 6 9. H i n n a t j a m a k s u e h d o t Käyttöönotto projektin kokonaishinta-arvio kahden asiakkaan kesken. Toteutuneen työn laskutus jaetaan puoliksi Hinta-arvio sisältää pääosin Toimittajan omaa työtä ja tarvittaessa ulkopuolisen konsultin käyttöä. Työ koostuu projektinhallinnasta, nykytilan selvittämisestä yhdessä asiakkaan henkilöstön kanssa, uusien toimintamallien kuvaamisesta, koulutuksesta ja tiedottamisesta. Hinta-arvio ei sisällä järjestelmämuutoksia, oletusarvoisesti järjestelmämuutoksia ei tarvita. Käyttöönottoprojektin laskutus tapahtuu toteutuneen mukaisesti kuukausittain jälkikäteen. Yleiset maksuehdot on kuvattu Puitesopimuksessa. 1 0. L a s ku t u s o so i t e j a v i i t e Eksoten laskutusviite : tili 5020, kp 801, toim 111 Etelä-Karjalan Sosiaali- ja terveyspiiri PL 255, 00026 Basware 1 1. R a p o r t o i n t i Suoritetut työ-ja kustannuskertymät raportoidaan kuukausittain. Raportointiin käytetään Microsoft Excel taulukkoa, jossa työajan ja kustannusten kertymä on eritelty viikoittain per tekijä per tehtävä. Raportissa tulee näkyä kumulatiivinen toteuma koskien kuluvaa kuukautta ja koko toimeksiantoa sekä arvio jäljellä olevasta työmäärästä. Asiakkaan tulee etukäteen hyväksyä Toimittajan lähettämät tuntiraportit kuukausilaskutusta varten. Raportin hyväksymisprosessi ei juridisesti vaikuta Toimittajan oikeuteen laskuttaa tehdystä työstä. Muu Toimittajan raportointi Asiakkaalle on kuvattu Projektisuunnitelmassa. 1 2. M u u t o s h a l l i n t a Kaikki muutokset Projektiin tehdään kirjallisesti ja hyväksytään projektin ohjausryhmän toimesta, jonka jälkeen liitetään syntyessään osaksi Projektisopimusta. Saimaan talous ja tieto Oy Taloushallintopalvelut ja IT-palvelut
A s i a k a s : E k s o t e S i v u 1 3. T o i mi t u ks e n v i i v ä s t y m i n e n Toimituksen viivästymisen suhteen noudatetaan ensisijaisesti Puitesopimuksen JIT 2007- Yleisetsopimusehdot -liitteen mää rityksiä. 1 4. S o p i m u k s e n v o i m a s s a o l o Projektisopimus tulee voimaan, kun molemmat Sopijapuolet ovat allekirjoittaneet sen. Projektisopimus päättyy kun Projektin ohjausryhmä hyväksyy projektin päätetyksi ja palvelu on siirtynyt tuotantokäyttöön. 15. Sop im uk s e n pur k a m ine n Projektisopimuksen purkamisessa noudatetaan Puitesopimuksen mukaisia ehtoja. Mikäli Puitesopimus irtisanotaan, myös tämä Projektisopimus tulee irtisanotuksi 1 6. L i i t t e e t j a p ä t e mi s j ä r j e st y s Tämä Projektisopimus on osa Asiakkaan ja Toimittajan Puitesopimusta. Tähän Projektisopimukseen kuuluvat sen erottamattomina osina seuraavat liitteet: Liite 1, Projektisuunnitelma (hyväksytään projektin ensimmäisessä ohjausryhmässä) Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys on määrätty Puitesopimuksessa. Saimaan talous ja tieto Oy Vaito Käkelän katu 3, 53130 Lappeenranta
S a i m a a n t a l o u s ja t i e t o Oy A s i a k a s : E k s o t e S i v u 8 1 7. A l l e k i r j o i t u k s e t Tätä sopimusta liitteineen on tehty kaksi (2) samansanaista kappaletta, yksi kummallekin Sopijapuolelle. Tämä sopimus korvaa aikaisemmat Asiakkaan ja Toimittajan väliset suulliset tai kirjalliset sopimukset tai ehdot sopimuksen kohteesta. Lappeenrannassa 24 päivänä lokakuuta 2013 Etelä-Karjalan sosiaali - ja terveydenhuollon kuntayhtymä P e n t t i I ko n e n Tuc:kx vs:toimitusjohtaja Saimaan talous ja tieto Oy Mia Hokkanen toimitusjohtaja Saimaan talous ja tieto Oy