Remburssi ry PÖYTÄKIRJA Yliopistonkatu 8 96300 Rovaniemi REMBURSSI RY:N HALLITUKSEN KOKOUS Aika: 10.11.2014 klo 16:00 Paikka: Ahkiomaantie 2 A 9, 96300 Rovaniemi Läsnä: Varsinaiset jäsenet: Anni-Sofia Sihvo, Rosa Vetri, Matias Kassala, Katja Härkönen, Paulus Lehtola ja Juha Rautevaara sekä varajäsen Jonna Ala-Poikela 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja Katja Härkönen avaa kokouksen kello 16.16. 2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Kokous vahvistetaan lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3 Kokouksen toimihenkilöiden valinta Puheenjohtajana toimii Katja Härkönen, sihteeriksi valitaan Jonna Ala-Poikela sekä pöytäkirjantarkastajiksi ja tarvittaessa ääntenlaskijoiksi Anni-Sofia Sihvo ja Rosa Vetri. 4 Esityslistan hyväksyminen työjärjestykseksi Esityslista hyväksytään. Remburssin ansiomerkit nostetaan omaksi kohdakseen 9. Juha Rautevaara tulee paikalle ajassa 16.19.
5 Jaostojen kulumiset Katja Härkönen ilmoittaa heillä olleen ajpj- kokous. He olivat keskustelleet hallopedien eli hallinnon opiskelijaedustajien hausta, joka loppuu 12.11 kello 12. Kokouksessa oli noussut esille myös muun muassa se, onko tiedekuntaneuvoston opiskelijapaikat sellaisia, että opiskelijat voivat oikeasti vaikuttaa. Katja Härkönen ilmoittaa myös, että Lyy:n hallituksella on Lyy-kahvit 19.11 kello 15 17, jolloin voi mennä kuuntelemaan ja kyselemään Lyy:n toiminnasta. Lyy pitää hallitusinfon Bull Barissa 25.11 kello 18.00 sekä keskiviikkona 3.12 valitaan Lyy:n uusi hallitus. Lyy järjestää myös kiitos-tilaisuuden kuluneesta vuodesta glögien merkeissä 10.12. kello 16.00. Kulttuurijaostosta Anni-Sofia ilmoittaa, että kävi Jonna Ala-Poikelan kanssa kulttuurijaoston kokouksessa. Kokouksessa oli käsitelty 12.11 järjestettäviä toastmaster-sitsejä, kaamos kumoontapahtumaa (19.11), vapaa-ajanjaoston starttia sekä kiitos-iltaa. Katja Härkönen ilmoittaa myös, että vanhoilla sekä uusilla ainejärjestöpuheenjohtajilla on virkistäytymisilta 9.1.2015. 6 Toimintasuunnitelman ja talousarvion hahmottelua vuodelle 2015 Katja Härkönen ilmoittaa tarvitsevansa rahastonhoitajan eli Matti Sivosen paikalle, jotta talousarvio voidaan tarkemmin suunnitella. Päätämme, että Katja Härkönen ja Matti Sivonen käyvät talousarvion sähköpostin välityksellä läpi ja yksilöivät tapahtumia ja kokoavat sen. Katja Härkönen lähettää talousarvion sähköisesti hallituksen jäsenille, ja seuraavassa kokouksessa käymme talousarvion läpi, ja tarvittaessa hyväksymme sen. Suunnittelemme myös toimintasuunnitelmaa vuodelle 2015 aiemman toimintasuunnitelman perusteella, ja ehdotamme tarvittaessa muutoksia. Toimintasuunnitelmaa muokataan vähäisin muutoksin. Edunvalvonta kohta vaihdetaan Edunvalvonta ja työelämä - kohdaksi. Kohtaan lisätään se, että edunvalvontatiimi vastaa jatkossa myös fuksien asioista ja edunvalvonnasta. Lisäämme matalan kynnyksen päivätapahtumien kohtaan opettajien ja opiskelijoiden väliset oppiainekahvit. Kolmantena lisäyksenä on jäsenistön toiveitten kartoittamiseen ja palautteen antamiseen liittyvä tyytyväiskysely. Omat tapahtumat kohtaan lisäämme sen, että syyslukukauden aikana järjestetään ohjelmaa uusille opiskelijoille yhteistyössä tutoreiden kanssa. Tiedottamiseen lisäämme kohdan Remburssin Internet-sivustosta, jonka ylläpidosta ja päivittämisestä tulee huolehtia. Toisena lisäyksenä se, että jäsenistöä tulee kannustaa omaaloitteeseen ja aktiiviseen tiedonhankintaan.
Jäsenhankintaan lisäämme kohdan jäsenrekisteristä ja sen ajantasaamisesta ja ylläpitämisestä. Hallitustoiminnan nostamme omaksi kokonaisuudekseen, joka sisältää kolme pykälää. Ensimmäinen kohta on Remburssin opiskelijatarran käytön ja etuuksien kehittäminen. Toisena kohtana lisäämme sen, että hallituksen tulee huolehtia seuraajahallituksen rekrytoinnista. Kolmantena kohtana se, että hallituksen tulee huolehtia oman toiminnan kehittämisestä sekä hyvinvoinnista järjestämällä esimerkiksi kehityskeskustelutilaisuuksia. Lisäksi päätämme yksimielisesti, että lisäämme toimintasuunnitelmaan erillisen liitteen, josta löytyy vapaamuotoisempia kohtia ja ehdotuksia siitä, mitä hallitus voisi jatkossa kehittää. Katja Härkönen lähettää toimintasuunnitelman hallituksen jäsenille, ja seuraavassa kokouksessa joko hyväksymme sen tai emme. 7 Tyytyväisyyskysely Päätämme yksimielisesti, että tyytyväisyyskyselyajan loputtua, käymme sen tuloksia läpi esimerkiksi syyskokouksessa, mutta tyytyväisyyskyselyn tarkempi analysointi jää seuraavalle hallitukselle. 8 Kaamos kumoon- päivä ja Remburssikaste 19.11 Kulttuurijaoston jäsenet ovat varanneet DAS- saunatilan Ratakadulta. Tarkoituksena on järjestää Remburssikaste uusille opiskelijoille Kaamos kumoon- päivänä 19.11.2014. Tapahtuma on avoin kaikille Remburssin jäsenille. Anni-Sofia Sihvo, Paulus Lehtola ja Jonna Ala-Poikela hoitavat puheen järjestämisen, järjestelyn ja ohjelman. Päätetään, että tapahtumaan budjetoidaan 40 euroa. 9 Remburssin ansiomerkit Rosa Vetri ilmoittaa ansiomerkeistä, jos ne otettaisiin myös Remburssille käyttöön. Matias Kassala ilmoittaa, että akateemisten kunniamerkkien merkitykset sekä säännöt tulee selvittää. Katja Härkönen ilmoittaa myös, että hinnat on selvitettävä etukäteen, ja että merkit kuuluisivat vain hallituksen jäsenille. Rosa Vetri ottaa selvää asioista, ja ilmoittaa niistä seuraavassa kokouksessa.
10 Mökkiviikonloppu 15.11 Kysytään rahastonhoitajalta Matti Sivoselta osallistujamäärästä, ja seurataan tilannetta esimerkiksi Facebookin kautta. 11 Toastmaster-sitsit 12.11 Olemme aiemmin päättäneet Facebookissa, että Remburssi kustantaa toastmaster-sitseille osallistujien osallistumismaksut, ja omavastuuksi jokaiselle osallistujalle jää 5 euroa. Remburssilta osallistuu 6 henkilöä. 12 Oppiainekahvit 20.11 klo 9 Kaamos kumoon- tapahtuma järjestetään 19.11, joten Rosa Vetri ottaa selvää, voidaanko oppiainekahvien päivämäärää siirtää vai perutaanko oppiainekahvit. 13 Hyvän tahdon ele Kosmos Buranille Markus Ketonen on ehdottanut aiemmin, että Remburssi antaa Kosmos Buranin mökkireissulle hyvän tahdon eleenä 10 euroa. Olemme yhteismielisesti päättäneet asiasta Facebookissa, ja Kosmos Buran on ollut eleestä otettu. 14 Syyskokous ja pikkujoulut 5.12 Syyskokous ja pikkujoulut järjestetään Lyy:n saunalla, joka on jo varattu. Katja Härkönen ilmoittaa, että 5.12 on myös Tao:n vuosijuhlat Valdemarissa. Anni-Sofia Sihvo, Paulus Lehtola ja Jonna Ala- Poikela hoitavat Facebook- tapahtuman tekemisen sekä sähköposti-ilmoittautumisen. Päätämme yksimielisesti budjetiksi tilaan, ruokaan ja juomaan 250 euroa sekä osallistumismaksuksi 5 euroa jäseniltä sekä 10 euroa ei-jäseniltä. Päätämme seuraavassa kokouksessa, mihin 150 euroa käytämme.
15 ABI-päivän (11.12) suunnittelua Torstaina 11.12 kello 9-14 yliopistolla järjestetään Abi-päivä, jolloin parhaimmat pöydät palkitaan. Suunnittelemme alustavasti Wii-peliä, musiikkia, karkkia, Instagram-kisaa sekä jouluun liittyvää palkintoa. Jatketaan suunnittelua Facebookissa sekä seuraavassa kokouksessa päätämme budjetin. 16 Muut esille tulevat asiat Ei muita esille tulevia asioita. 17 Seuraava kokous Seuraava kokous pidetään maanantaina 1.12.2014 aamulla tai kello 16 jälkeen riippuen Rosa Vetrin töistä. 18 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja Katja Härkönen päättää kokouksen ajassa 18.19. Katja Härkönen Puheenjohtaja Jonna Ala-Poikela Sihteeri Anni-Sofia Sihvo Pöytäkirjantarkastaja Rosa Vetri Pöytäkirjantarkastaja