TARJOUSPYYNTÖ Kemikaalirekisteri ohjelma 1(6) Tutkimus- ja laboratorio-osasto Pvm Dnro 23.03.2015 Evira/2053/0071/2015 TARJOUSPYYNTÖ KEMIKAALIREKISTERI OHJELMASTA 1. Hankintayksikkö Eviran toiminnan päämääränä on varmistaa elintarvikkeiden turvallisuus, edistää eläinten terveyttä ja hyvinvointia, huolehtia kasvin- ja eläintuotannon edellytyksistä sekä kasvinterveydestä. Elintarviketurvallisuusvirasto Evira tutkii ja valvoo elintarvikkeiden sekä maa- ja metsätalouden tuotantopanosten laatua ja turvallisuutta, eläinten terveyttä ja hyvinvointia sekä kasvinterveyttä. Evira toimii noin 30 paikkakunnalla Suomessa. Eviran päätoimipaikka sijaitsee Helsingin Viikissä. Lisätietoja: www.evira.fi. 2. Hankinnan kohde Elintarviketurvallisuusvirasto Evira pyytää tarjoustanne kemikaalirekisteriohjelmasta. 3. Hankintamenettely Hankintamenettely suoritetaan palveluhankintana avoimessa menettelyssä. Hankintamenettely toteutetaan vaiheittain seuraavasti: 1. Tarjousajan päättymisen jälkeen saapuneiden tarjousten sulkeminen tarjouskilpailun ulkopuolelle sekä tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu 4. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen 5. Hankintasopimuksen tekeminen tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan kanssa Elintarviketurvallisuusvirasto Eviralla on kuitenkin oikeus olla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjouksista. 4. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen. Tarjouspyynnönmukaisuudella tarkoitetaan sitä, että tarjouksessa asiat (kuten vertailukriteerit) on esitetty tarjouspyynnön mukaisessa järjestyksessä, ja että tarjous sisältää vakuutuksen velvoitteiden täyttämisestä. Elintarviketurvallisuusvirasto Evira Livsmedelssäkerhetsverket Evira Finnish Food Safety Authority Evira Mustialankatu 3, 00790 HELSINKI Mustialagatan 3, 00790 HELSINGFORS Mustialankatu 3, FI-00790 HELSINKI, Finland Puh. 029 530 0400 Faksi 029 530 4350 Tel. 029 530 0400 Fax 029 530 4350 Tel. +358 29 530 0400 Fax +358 29 530 4350 etunimi.sukunimi@evira.fi www.evira.fi förnamn.efternamn@evira.fi www.evira.fi firstname.lastname@evira.fi www.evira.fi
2(6) 5. Tarjoajan kelpoisuutta koskevat selvitykset Tarjouksessa tulee olla yleistieto tarjoajasta ja tarjoajan tulee täyttää tarjouspyynnön liitteenä oleva (liite 2) vakuutus velvoitteiden täyttämisestä. Hankintayksikkö voi tarvittaessa pyytää tarjoajaa koskevia tietoja muilta viranomaisilta selvittääkseen tarjoajan soveltuvuuden. Tällöin hankintayksikkö pyytää samat tiedot kaikista tarjouksen jättäneistä tarjoajista, jotta tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu ei vaarannu. 6. Vähimmäisvaatimukset A) Ohjelmiston on oltava valmisohjelmisto. B) Ohjelmiston on oltava suomenkielinen. C) Ohjelmiston tulee toimia verkko-yhteydellä varustetussa Eviran työasemassa ilman erillisiä ohjelmiston asennuksia. Työasemaympäristö on Microsoft Windows 7 ja IE. Palvelu voi toimia myös pilvipalveluna, jolloin sitä ei pystytetä Eviran konesaliin virtuaalipalvelimeksi. Eviran palvelinalustan vaatimukset ovat Windows Server 2012 ja tietokantana Microsoft SQL. Virtuaalialustana toimii VMWARE. D) Ohjelmiston toimittajan tulee siirtää ja konvertoida kemikaalien tiedot (1000 kemikaalia) järjestelmään excel-taulukoista (tallennettavan kemikaalitiedon kentän pituus vähintään 40 merkkiä). E) Ohjelmiston toimittajan tulee luoda ohjelmistoon yhteistyössä Eviran kanssa tarkoituksenmukainen kemikaalien käyttöpaikkarakenne. F) Ohjelmistoon on voitava luetteloida käytössä olevat kemikaalit paikkarakenteen mukaisesti (toimipaikkakohtainen, yksikkökohtainen, huonekohtainen, hyllysijainti). G) Ohjelmiston toimittaja ylläpitää ajantasaista käyttöturvallisuustiedoterekisteriä Evirassa käytössä olevista kemikaaleista. H) Ohjelmiston toimittaja versioi talletetut käyttöturvallisuustiedotteet. Versiolla tarkoitetaan joko versionumeroa ja/tai päivämäärää. I) Ohjelmisto arkistoi käyttöturvallisuustiedotteiden käytöstä poistuneet versiot vähintään 10 vuotta. J) Ohjelmistolla on voitava tuottaa käyttöturvallisuustiedotteista tiivistettyjä turvaohjeita. K) Ohjelmistolla on voitava tuottaa MS-Excel-pohjaisia raportteja. L) Ohjelmistolla on voitava tehdä ja dokumentoida kemikaalien riskinarviointeja toimipaikkakohtaisesti. M) Ohjelmiston avulla on voitava tuottaa raportteja (esim. palavat, ympäristövaaralliset jne. kemikaalit) käytössä olevista kemikaaleista.
3(6) N) Ohjelmiston avulla on oltava tarkistettavissa, onko käytössä oleva kemikaali ns. kandidaattilistalla (SvHC) tai luvanvaraisten kemikaalien listalla. O) Järjestelmään on pystyttävä luomaan oma ei-hyväksyttyjen aineiden sulkulista. P) Ohjelmiston ylläpitotuki tulee kattaa ohjelmistotuen ja tarvittaessa ohjelmiston päivityksen. Tulevat ohjelmiston versiovaihdokset on ilmoitettava etukäteen. Q) Ohjelmiston käyttäjätasoina on oltava vähintään: pääkäyttäjä (kemikaalitietojen päivittäjä) ja peruskäyttäjä (lukuoikeus ohjelmistoon Eviran kaikissa toimipisteissä) R) Ohjelmiston toimittajan on listattava minkä lainsäädännön velvoitteisiin ohjelmisto antaa vastauksen (esim. kemikaalilaki, REACH). S) Ohjelmistolla on mahdollisuus käyttää sekä vanhoja (R- ja S-lausekkeet) että uusia (H- ja P-lausekkeet) lausekkeita. 7. Tarjoushinta Tarjoushinta on ilmoitettava hankinnan kohteena olevalle palvelulle euromääräisesti kiinteänä arvonlisäverottomana hintana. 8. Tarjouksen kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet ja niiden keskinäinen tärkeysjärjestys - tietojen lisäämisen ja ylläpidon helppous - käyttöturvallisuustiedotteiden hallinnan käytännöllisyys - ohjelmiston hinta - ylläpitokustannukset vuodessa - asennus- ja käyttöönottoaikataulu - käyttöönottokoulutus ja käytön tuki Tämän tarjouksen valintaperusteena on tarjouksen kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjouksen kokonaistaloudellisen vertailuperusteet on ilmoitettu niiden keskinäisessä tärkeysjärjestyksessä. 9. Osatarjous ja vaihtoehtoinen tarjous Osatarjouksia ja vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 10. Alihankkijat Mikäli hankinnan kohteena olevia palveluja toimitetaan alihankintana, niin kyseiset palveluntarjoajat on nimettävä tarjouksessa ja alihankkijoina toimivien lentäjien on täytettävä samat kelpoisuusvaatimukset kuin mitä tarjouspyynnössä on esitetty tarjoajan lentolevityksen suorittajien osalta. Mikäli toimittaja käyttää alihankkijaa, vastaa toimittaja alihankkijansa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omasta työstään.
4(6) 11. Sopimuksen siirtäminen Palveluntarjoajalla ei ole oikeutta ilman hankintayksikön suostumusta osaksikaan siirtää tätä sopimusta kolmannelle osapuolelle. Palveluntarjoajan mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa tai jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin. Palveluntarjoaja sitoutuu tiedottamaan hankintayksikköä hyvissä ajoin mahdollisista sulautumis- ja jakautumissuunnitelmistaan. 12. Sopimusehdot Tähän palvelusopimukseen sovelletaan. JHS 166 Liite 6, JIT 2007 Valmisohjelmistot ehtoja. 13. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä lukien. 14. Tarjousasiakirjojen kieli Tarjouksen tulee olla suomenkielinen. 15. Toimitusaika ja ehto Toimitusehto on TOP (Finnterms 2001) Evira, Mustialankatu 3, 00790 Helsinki, Suomi. 16. Hankintamenettelystä tarjoajalle aiheutuvat kulut Tarjoaja vastaa itse kaikista hankintamenettelyyn liittyvistä välittömistä ja välillisistä kuluista, eikä hankintayksikkö suorita tarjoajalle niistä tarjoajalle mitään korvausta. 17. Laskutus Lasku toimitetaan sähköisenä verkkolaskuosoitteeseen: OVT-tunnus 003720194885 Y-tunnus: FI 2019488-5 Verkkolaskuoperaattori: OpusCapita Group Oy 18. Maksuehto Maksuehtona on 21 päivää netto laskun päiväyksestä. Viivästyskorko on enintään korkolain mukainen.
5(6) 19. Tarjoustietojen ja tarjousasiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta (21.5.1999/621, jäljempänä julkisuuslaki) mukaan pääsääntöisesti julkisia. Tarjousmenettelyn tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi seuraavasti: Hankintapäätös tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu. Tällöin julkisiksi tulevat mm. tarjouksen valintaan vaikuttaneet seikat, hinta ja muu sisältö. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on edellä sanotuin tavoin tehty. Näin ollen kaikki tarjousasiakirjat ovat lähtökohtaisesti kaikille julkisia vasta sen jälkeen, kun sopijaosapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen. Julkisia hankintoja sekä asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan tarjoushintaa koskevat tiedot ovat aina julkisia. Tarjousasiakirjat on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia tai muuta salassa pidettävää tietoa. Mikäli on kuitenkin välttämätöntä, että tarjousasiakirjat sisältävät salassa pidettäviä tietoja, niin tarjoajan tulee lähettää tarjous hankintayksikölle kahtena (2) erillisenä versiona, joista toinen on kokonaan julkinen ja toinen salassa pidettävä. Tarjoajan on poistettava julkisista tarjousasiakirjoista kaikki liike- ja ammattisalaisuudet sekä myös kaikki muu salassa pidettävä ja luottamuksellinen tieto. Tarjousasiakirjoista tulee käydä yksiselitteisesti ilmi, mitkä tarjousasiakirjat ovat salassapidettäviä. Tarjoajan on tehtävä merkintä tarjousasiakirjan salassa pidettävyydestä (esim. Luottamuksellinen, Sisältää salassa pidettäviä tietoja; tai Salassa pidettävä) hankintayksikköä varten. Salassa pidettäviä tietoja määrittäessä tarjoajan tulee ottaa huomioon julkisuuslaissa tarkoitetut salassa pidettäviä tietoja koskevat säännökset ja velvoitteet. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 20. Yhteydenpito ja lisätiedot tarjouskilpailun aikana Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi hankintayksikkö ei vastaa lainkaan puhelimitse tarjouspyyntöön liittyviin tiedusteluihin. Tarjouspyyntöön liittyvät mahdolliset kysymykset tulee jättää sähköpostitse 08.04.2015 klo 12:00 mennessä seuraavaan osoitteeseen: kirjaamo@evira.fi. Edellä sanottu sähköpostiviesti tulee osoittaa Mervi Rokalle ja sähköpostiviestin aihealueeseen on ehdottomasti merkittävä Tarjouspyyntöön liittyvä kysymys: kemikaalirekisteri ohjelma, Dnro Evira/2053/0071/2015. Vastaukset tarjouksen jättäneiden tarjoajien esittämiin kysymyksiin kootaan yhteen ja ilmoitetaan viimeistään 14.04.2015 Eviran Internet-sivuilla osoitteessa http://www.evira.fi/portal/fi/evira/asiointi/tarjouspyynnot/. Lisäksi kysymysvastauskooste toimitetaan sähköpostitse kaikille kysymyksiä esittäneille.