Talousasiat KA1 - Liikkuvuus 2015 9.9.2015 Aloituskoulutus Hankkeen elinkaari Hankekausi 1.6.2015 31.5.2017 2016 2017 Mahdollinen paikan päällä tehtävä tarkastus LIIKKUVUUKSIEN SEURANTA JA RAPORTOINTI HANKKEEN AIKANA Mahdollinen toimistossa tai paikalla tehtävä tarkastus 1
Esityksen sisältö Hankkeen budjetti ja kululuokat Budjettimuutokset Väli- ja loppuraportointi Kulujen todentaminen Kansallisen toimiston (KT) suorittamat tarkastukset Kysymyksiä ja vastauksia Budjettiliite on hankkeen alustava budjetti Yhteenveto hankkeelle myönnetystä budjetista ml. toiminnot, maat, kestot, osallistujamäärät, yksilötuki, tukihenkilöiden yksilötuki, matkatuki, matka- ja yksilötuki yhteensä, organisointituki, OLS-lisenssit, kielivalmennustuki, erityistuki ja poikkeukselliset kulut, kokonaistuki yhteensä Suunnitelma, joka lähes poikkeuksetta täsmentyy hankkeen aikana 2
Taloushallinnon järjestelyt Hankkeelle oma kustannuspaikka kirjanpitoon (tunniste tai projektinumero) Viedään kaikki hankkeen tulot ja menot Kulut eritellään euroina Mikäli muussa valuutassa kuin euroissa, kulut muunnettava euroiksi Poiketen siitä mitä artiklassa II.17.6 määrätään, edunsaajan on muunnettava muussa valuutassa kuin euroissa syntyneet kulut euroiksi käyttämällä Euroopan keskuspankin vahvistamaa ja sen internetsivuilla julkaisemaa vaihtokurssia sinä päivänä, kun viimeinen sopimusosapuolista allekirjoitti sopimuksen. www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html Suositellaan, että organisaatio laatii sisäisen kirjausohjeen projektin kulujen kirjaamisesta ja dokumentoinnista Budjetin kululuokat Yksilötuki (Individual support) maittain apurahataulukon mukaan/pv/e/henkilö Matkatuki (Travel) kilometritaulukon mukaan/matkan pituus/e/ henkilö Organisointituki (Organisational support) e/henkilö Kielivalmennustuki (Linguistic Support) Erityistuki (Special needs support) todellisten kulujen mukaan/e/henkilö Poikkeukselliset kulut (Exceptional support) todellisten kulujen mukaan/e/henkilö 3
YKSILÖTUKI (opiskelijat) Tuki myönnetään ulkomaanjakson keston ja kohdemaan mukaan, ensimmäisen 14 päivän tuki on korkeampi kuin seuraavien 15-60 päivän jne. Jakson minimipituus on 2 viikkoa tai 10 päivää(ilman matkapäiviä) YKSILÖTUKI (opettajat, muu henkilöstö ja tukihenkilöt) Tuki myönnetään ulkomaanjakson keston mukaan siten, että ensimmäisen 14 päivän tuki on korkeampi kuin seuraavien 15-60 päivän jne. Jakson minikesto on 2 päivää (ilman matkapäiviä) 4
MATKATUKI Matkaetäisyydellä tarkoitetaan yhdensuuntaista etäisyyttä lähtöpaikan ja kohdepaikan välillä, kun taas korvaus kattaa tuen edestakaiseen matkaan kohteeseen. Matkaetäisyys (km) Korvaus (EUR) 100-499 km: 180 EUR /osallistuja 500-1999 km: 275 EUR /osallistuja 2000-2999 km: 360 EUR /osallistuja 3000-3999 km: 530 EUR /osallistuja 4000-7999 km: 820 EUR /osallistuja 8000 km tai enemmän: 1100 EUR /osallistuja Matkakulujen laskeminen Yhden hengen matka Helsingistä Portugaliin Lissaboniin: Matkan pituus Helsinki- Lissabon 3360,25 km Tuki kilometritaulukon mukaan (3000 ja 3999 km) 530 /henkilö Korvaus on meno-paluu matkalle. http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm 5
Matkapäivät ja minimikesto Opiskelijan ulkomaanjakso: Tuki maksetaan myös jaksoon sisältyviltä matkapäiviltä - Suositellaan, että matka tapahtuu niinä päivinä, kun ei ole muuta ohjelmaa Jakson minimikesto on 2 viikkoa (tai 10 päivää) opiskelua tai työssäoppimista kohdemaassa Minimikestoon tulee lisätä matkapäivät, jotta myös matkapäiviltä voidaan maksaa tukea Matkapäivät ja minimikesto Opettajan ja henkilöstön ulkomaanjakso: Tuki maksetaan myös jaksoon sisältyviltä matkapäiviltä - Suositellaan, että matka tapahtuu niinä päivinä, kun ei ole muuta ohjelmaa Jakson minimikesto on 2 pv kohdemaassa - Minimikestoon tulisi lisätä matkapäivä/t, jotta myös matkapäiviltä voidaan maksaa tukea 6
ORGANISOINTITUKI Tuen määrä: 100. osallistujaan asti 350 / osallistuja ja 100. osallistujan jälkeen 200 /osallistuja Korvausperuste: Henkilö on osallistunut liikkuvuusjaksolle Tarkoitus: Liikkuvuuden hallintoon ja toimeenpanoon liittyvät kulut, kuten ulkomaanjakson ohjaus ja tuki, oppimistulosten hyväksiluku ja valmennusjärjestelyt (ammatillinen, kieli- ja kulttuurivalmennus) Ulkomaanjakson todentaminen 1/2 Todentaminen vastaanottavan organisaation antamalla todistuksella, josta käy ilmi: ulkomaanjakson alkamis- ja päättymispäivämäärä jaksolla olleen henkilön tiedot jakson sisältö vastaanottavan tahon allekirjoitus osallistujan allekirjoitus Suositus Europassi -liikkuvuustodistus - kiinnitettävä huomioita allekirjoituksiin ja päivämääriin tukikelpoisuuden varmistamiseksi! 7
Ulkomaanjakson todentaminen 2/2 Huom! Henkilöstön ja tukihenkilöiden liikkuvuus on myös todennettava vastaanottavan organisaation allekirjoittamalla todistuksella ERITYISTUKI Tuen määrä: Tuki korvaa 100% todellisista tukikelpoisista kuluista Tukikelpoiset kulut: Kulut, joita ei voi välttää, jos halutaan mahdollistaa erityistukea tarvitsevien henkilöiden osallistuminen toimintoon ja jotka aiheutuvat matka-, yksilö- ja organisointitukien lisäksi Tositteet: Lasku ja kuitti todellisista kuluista; laskussa tulee näkyä laskuttajan nimi ja osoite, laskun määrä ja käytetty valuutta ja laskun päiväys 8
POIKKEUKSELLISET KULUT Tuen määrä: tuki korvaa 100 % todellisista, tukikelpoisista kuluista (muita heikommassa asemassa olevien opiskelijoiden osallistuminen). Tukikelpoiset kulut: kulut, joita ei voi välttää, jos halutaan mahdollistaa muita heikommassa asemassa olevien opiskelijoiden osallistuminen hankkeeseen Tositteet: Lasku ja kuitti todellisista kuluista; laskussa tulee näkyä laskuttajan nimi ja osoite, laskun määrä ja käytetty valuutta ja laskun päiväys SIIRROT kululuokkien välillä 100 % organisointituesta matka- ja yksilötukeen 100 % henkilöstön liikkuvuuteen myönnetystä matkatuesta ja yksilötuesta opiskelijoiden matkaja yksilötukeen 100 % ammatillisten oppilaitosten opiskelijoiden opiskelujaksoon tarkoitetusta matkatuesta ja yksilötuesta työssäoppimisjakson tai harjoittelujakson matka- ja yksilötukeen 9
SIIRROT kululuokkien välillä 100 % opiskelijan työssäoppimisjaksoon tai harjoittelujaksoon tarkoitetusta matkatuesta ja yksilötuesta opiskelijan opiskelujakson matka- ja yksilötukeen 50% kielivalmennustuesta opiskelijoiden matkaja yksilötukeen Mihin tahansa kululuokkaan myönnettyä tukea erityistukeen, vaikka liitteen II mukaan erityistukea ei alunperin olisi myönnetty lainkaan Ennakkomaksu ja väliraportti Ennakkomaksu 80% kansallinen toimisto maksaa edunsaajalle 30 päivän kuluessa sopimuksen allekirjoittamisesta Edunsaaja toimittaa 1.6.2016 mennessä hankkeen väliraportin, joka kattaa toiminnan 31.5.2016 asti 10
Loppuraportti ja loppumaksu Edunsaaja toimittaa hankkeen loppuraportin 60 päivän kuluessa hankkeen päättymispäivästä 31.5.2017. Loppuraportti täytetään Mobility Tool+:ssa. Loppumaksu (20%) on kertamaksu, joka kattaa loput hankeen toteutuksesta aiheutuneet tukikelpoiset kulut Asiakirjojen säilytys Kaikki sopimukseen liittyvät alkuperäiset asiakirjat on säilytettävä vähintään 5 vuotta loppumaksun suorittamisesta (pvm) Kirjanpitomateriaali ja kopiot asiakirjoista (esim. ulkomaanjaksojen todentamiseen) Kansalliselle toimistolle, komissiolle tai näiden valtuuttamille henkilöille on taattava pääsy asiakirjoihin 11
Ei-kelpoiset kulut, Artikla II.16.5 - kansallisten arvonlisäverotusta koskevien lakien mukaan vähennyskelpoinen arvonlisävero - pankkitilien avaamisesta ja käyttämisestä aiheutuneet kulut (myös KT:n tilisiirroista edunsaajalle aiheutuneet kulut, jotka edunsaajan pankki on veloittanut) - edunsaajan jonkin toisen unionin talousarviosta rahoitettavan hankkeen yhteydessä ilmoittamat kulut - korkokulut - kurssitappiot - vuokrattujen tai liisattujen välineiden ostokulut sellaisissa tapauksissa, joissa vuokra- tai liisausajan päättyessä annetaan mahdollisuus lunastaa väline omaksi - kolmansien osapuolien luontoissuoritukset jne. Tarkastukset KT:ssa Loppuraportin tarkastus (final report check): Kansallinen toimisto tarkastaa loppuraportin ja määrittelee sen perusteella tuen lopullisen määrän, johon edunsaaja on oikeutettu. Tämä tarkastus tehdään kaikissa tapauksissa. KT:ssa tehtävä tarkastus (desk check): tositteiden perusteellinen tarkastaminen KT:n tiloissa, yleensä loppuraportointivaiheessa tai sen jälkeen, jos KT on valinnut ko. sopimuksen Euroopan komission edellyttämien toimistotarkastusten otantaan tai tarkastettavaksi sen oman riskinhallinta-arvioinnin perusteella. 12
Paikalla tehtävät tarkastukset Edunsaajan tiloissa tehtävä tarkastus (on the spot check) : Toteutuksenaikainen tarkastus (on the spot check during action): tarkastus tehdään hankkeen toteuttamisen aikana; Toteutuksenjälkeinen tarkastus (on the spot check after action): tarkastus tehdään sen jälkeen kun hanke on päättynyt ja yleensä loppuraportin tarkastamisen jälkeen; Järjestelmätarkastus (system check): tarkastus, jossa katsotaan, että edunsaaja on noudattanut ammatillisen koulutuksen liikkuvuusperuskirjaa koskevia sääntöjä. Tositteiden toimittaminen Kansallinen toimisto voi kuitenkin pyytää tarvitsemiaan tositteita tai todistusaineistoa tarkastustyypistä riippumatta Edunsaajan on toimitettava tarkastusten vaatimat tositteet alkuperäisinä. Jos edunsaajalla ei ole lain mukaan valtuuksia lähettää alkuperäisiä tositteita loppuraportin tarkastuksen yhteydessä tai toimistotarkastukseen, se voi lähettää kopiot alkuperäisten sijaan. KT palauttaa alkuperäiset tositteet edunsaajalle tutkittuaan ne. 13
Lopuksi Mistä lisätietoja: Hankehallinnon UKK-lista CIMOn verkkosivuilla: www.cimo.fi / Ohjelmat / E+ Ammatilliselle koulutukselle / Avaintoimi 1: Liikkuvuus / Osallistujalle CIMOn koulutukset (raportoinnin verkkokoulutus) Yhteyshenkilö ohjaa ja opastaa Kysymyksiä ja vastauksia taloushallinnosta 14