LibNet 2.1 tilaustenhallintapalvelu Käyttöohje
Sisältö 1. Yleistä... 4 1.1. Tekniset vaatimukset... 4 2. Ylläpito... 5 2.1. Käyttäjäprofiilit... 6 2.1.1. Valmiin profiilin muokkaaminen... 7 2.1.2. Uuden profiilin luominen... 7 2.2. Käyttäjät... 8 2.2.1 Uuden käyttäjän lisääminen... 9 2.2.2. Olemassa olevan käyttäjän muokkaaminen...10 3. Julkaisuhaku...11 3.1. Tarkennettu julkaisuhaku...12 3.2. Uuden tilauksen tekeminen...13 4. Tilaukset...16 4.1. Tilaushaku...16 4.2. Tarkennettu tilaushaku...17 4.3. Tilausten uudistaminen...18 4.4. Kiertolistan tulostaminen...22 4.5. Saapumisvalvonta...23 4.6. Reklamointi...24 4.7. Osoitteenmuutos...26 4.8. Omat julkaisut...28 4.8.1 Uuden julkaisun lisääminen...29 5. Reklamaatioiden (vanhojen) haku ja seuranta...30 6. Raportit...31 7. Asetukset...32 7.1. Laskutusosoitteet...33 7.1.1. Osoitteenmuutos laskutusosoitteeseen...34 7.1.2. Uuden laskutusosoitteen lisääminen...35 7.2. Toimitusosoitteet...36 7.2.1 Kustannuspaikan vaihtaminen...37 7.2.2. Osoitteenmuutos toimitusosoitteeseen...38 7.2.3 Uuden toimitusosoitteen lisääminen...39 7.3. Kustannuspaikat...40 7.3.1. Kustannuspaikan muokkaaminen...41 7.3.2. Kustannuspaikan lisääminen...42 7.4. Kiertolistat...43 7.4.1. Kiertolistan perustaminen...43 7.4.2. Kiertolistan muokkaaminen...44 7.5. Säilytyspaikat...44 7.5.1. Säilytyspaikan lisääminen...45 7.5.2. Säilytyspaikan muokkaaminen...45 7.6. Luokitukset...46 7.6.1. Luokituksen lisääminen...46 7.6.2. Luokituksen muokkaaminen...47 7.7. Tuo tietoja...48 7.7.1. Mallitiedosto...49 7.7.2. Tietojen lataaminen...50 8. Ongelmatilanteet...50 2
3
1. Yleistä LibNet 2.1 on tilaustenhallintapalvelu, jonka avulla käyttäjä voi selailla omia tilauksia, uudistaa tilauksia, tehdä lisätilauksia, suorittaa saapumisvalvontaa sekä tehdä kiertolistoja ja reklamaatioita. Lisäksi LibNet mahdollistaa mm. PDF- ja Excel-muotoisten raporttien tulostamisen. Kaikki ohjeistetut toiminnot eivät välttämättä ole käytettävissä kaikilla käyttäjillä, vaan näkymät riippuvat aina annetuista käyttöoikeuksista. Palvelu löytyy osoitteesta www.libnet.fi 1.1. Tekniset vaatimukset LibNet 2.1 on SSL-suojattu palvelu, joka toimii parhaiten Internet Explorer 7.0 - tai Mozilla Firefox 2.0 -selaimella tai niiden uudemmilla versioilla. Selaimessa on oltava sekä evästeet (cookies) että JavaScript-tuki käytössä. Raportteja varten tarvitset lisäksi Adobe Acrobat Reader - ja/tai MS Excel -ohjelmat. 4
2. Ylläpito Mikäli tunnuksillasi on ylläpitäjän käyttöoikeudet, voit halutessasi perustaa lisää käyttäjätunnuksia Ylläpito-välilehden kautta. Tätä kautta lisätään myös mahdolliset kiertolistahenkilöt. Peruskäyttäjä ei pääse oletuksena näkemään käyttäjäprofiileja tai muokkaamaan käyttäjiä. Ylläpito-välilehdellä voit myös muokata omia tietojasi, kuten salasanaa. 5
2.1. Käyttäjäprofiilit Jokaisella käyttäjällä on oltava jokin käyttäjäprofiili. Tunnuksia perustettaessa on luotu joitain oletusprofiileja, joita voi käyttää ja muokata tarpeen mukaan. 6
2.1.1. Valmiin profiilin muokkaaminen Ylläpito Käyttäjäprofiilit Klikkaa profiili auki ja tee tarvittavat muutokset Tallenna 2.1.2. Uuden profiilin luominen Ylläpito Käyttäjäprofiilit Lisää Anna profiilille kuvaava nimi Anna haluamasi oikeudet Tallenna 7
2.2. Käyttäjät Käyttäjät-välilehdellä voi ylläpitää ja luoda käyttäjiä. Tänne perustetaan myös kiertolistoille tulevat henkilöt. Ylläpito Käyttäjät 8
2.2.1 Uuden käyttäjän lisääminen Ylläpito Käyttäjät Lisää Syötä tiedot Pakolliset tiedot ovat etu- ja sukunimi, mutta sähköpostiosoite tulee syöttää, mikäli tunnus tehdään kirjautumista varten eikä pelkästään kiertolistahenkilöksi Ei sähköpostia vahvistettavista tilauksista -valinnalla saa pois muistutuksen, jossa pyydetään vahvistamaan tilaukset ostoskorista. Kannattaa poistaa käytöstä, mikäli sama käyttäjä tekee tilauksen alusta loppuun saakka eikä eri henkilö vahvista tilausta. Ei sähköpostia uudistettavista tilauksista valinnalla saa pois toiminnon, joka lähettää sähköpostia käyttäjälle, mikäli tällä on neljän kuukauden kuluessa päättyviä uudistamattomia tilauksia. Valitse sopiva profiili, jonka siis voi luoda Käyttäjäprofiilit-kohdassa, mikäli valmiina ei ole sopivaa Valitse liitettävät toimitus- ja laskutusosoitteet kohdasta Osoitteet, joiden tietoihin käyttäjällä on oikeudet Tallenna Mikäli käyttäjän on tarkoitus kirjautua palveluun, anna käyttäjälle salasana linkistä Aseta salasana. Kiertolistahenkilölle ei tarvitse asettaa salasanaa. HUOM! Mikäli käyttäjällä ei näy kaikkia tarvittavia tilauksia, voi ongelma olla siinä että kaikkia haluttuja toimitusosoitteita ei ole liitetty käyttäjälle. Täältä voi käydä tekemässä liitokset sekä toimitus- että laskutusosoitteille: Valitse haluamasi osoitteet ylemmästä laatikosta ja klikkaa alaspäin osoittavaa nuolta laatikoiden välistä, jolloin osoitteet siirtyvät valituiksi alempaan laatikkoon. Yksittäisen osoitteen voit myös liittää tuplaklikkaamalla sitä. Ylimääräisten osoitteiden valintojen poistaminen tapahtuu päinvastoin. 9
2.2.2. Olemassa olevan käyttäjän muokkaaminen Ylläpito Käyttäjät Klikkaa haluamaasi käyttäjää Tee tarvittavat muutokset Tallenna 10
3. Julkaisuhaku Julkaisuja voi hakea Julkaisut-välilehdeltä joko pikahaulla tai tarkennetulla haulla. Tarkennetussa haussa voi halutessaan rajata hakujoukkoa useilla eri ehdoilla, kuten esim. julkaisun nimellä, kustantajan nimellä jne. Tätä kautta pääsee tekemään hakemastaan julkaisusta tilauksen klikkaamalla ostoskärryn kuvaa. Julkaisut Kirjoita haettavan julkaisun nimi tai nimen osa laatikkoon Etsi 11
3.1. Tarkennettu julkaisuhaku Julkaisut Tarkennettu julkaisuhaku Täytä haluamasi hakuehdot Etsi 12
3.2. Uuden tilauksen tekeminen Uuden tilauksen tekeminen aloitetaan aina hakemalla ensin julkaisu, joka halutaan tilata. Julkaisut Hae haluamasi lehti julkaisuhaulla Klikkaa ostoskärryn kuvaa 13
Muuta tilauksen alkamis- ja loppumispäivää tarvittaessa Valitse oikea toimitusosoite alasvetovalikosta. Mikäli sitä ei löydy, luo uusi klikkaamalla Uusi toimitusosoite painiketta Kommentti-kenttään voi antaa lisätietoja tilauksesta IP-osoitteet-kenttään voi täydentää IP-osoitteita, mikäli kysymyksessä on IP-tunnisteinen e-julkaisu Lisää ostoskoriin Toista sama jokaisen tilattavan lehden kohdalla 14
Tilaukset täytyy vahvistaa ostoskorissa klikkaamalla ensin linkkiä Merkitse kaikki tai laittamalla täppä halutun julkaisun tilauksen eteen ja sen jälkeen valitsemalla Vahvista valitut tilaukset. Vahvistamisen jälkeen palvelu lähettää käyttäjälle vahvistusviestin hänen sähköpostiosoitteeseensa. Vahvistamattomia tilauksia voi myös poistaa ostoskorista laittamalla rastin poistettavan tilauksen eteen ja klikkaamalla Poista valitut tilaukset painiketta. 15
4. Tilaukset Voit hakea tilauksia Tilaukset-välilehdellä joko pikahaulla, joka hakee kaikki tilaukset tai tarkennetulla haulla, jossa voi hakea esim. haluamiensa toimipisteiden tilauksia, rajata vuodella, hakea pelkästään uudistettavat jne. Pelkkä Etsi ilman hakuehtoja antaa kaikki sillä hetkellä voimassa olevat tilaukset. Tilauksien kautta pääsee myös tekemään lisätilauksia, tulostamaan jo tehtyjä kiertolistoja ja tekemään saapumisvalvontaa, osoitteenmuutoksia sekä reklamaatioita. 4.1. Tilaushaku Tilaukset Kirjota hakukenttään etsimäsi julkaisun nimi tai jätä kenttä tyhjäksi Etsi 16
4.2. Tarkennettu tilaushaku Tilaukset Tarkennettu tilaushaku Tässä näkymässä voit hakea tilauksia useilla eri hakuehdoilla. Esim. jos haluat löytää jonkin tietyn toimitusosoitteen voimassa olevat tilaukset, maalaa ko. toimitusosoitteet, valitse Vuosi-valikosta Voimassa olevat Etsi Täällä voi hakea esimerkiksi uudistettavia tilauksia valitsemalla Uudistettavat-valikosta joko 4 kk:n sisällä uudistettavat tai Kaikki. 17
4.3. Tilausten uudistaminen Sinulla on kaksi vaihtoehtoa hakea uudistettavia tilauksia. Ensimmäinen vaihtoehto on hakea tilaukset LibNetin etusivun kautta: Klikkaa joko Näytä 4 kk:n sisällä uudistettavat tai Näytä kaikki -linkkiä 18
Toinen vaihtoehto on käyttää tarkennettua tilaushakua: Tilaukset Tarkennettu tilaushaku Syötä hakuehdot Valitse alhaalta Uudistettavat-valikosta joko 4 kk:n kuluessa uudistettavat tai Kaikki Etsi Huom! Valitse Näytä kaikki, mikäli haluat kaikki uudistettavat tilaukset näkymään samalla sivulla 19
Nyt siis on auki uudistettavien tilausten lista: Jos haluat muuttaa osoitetta tilaukseen ennen uudistamista, voit lähettää osoitteenmuutospyynnön klikkaamalla kirjekuoren kuvaa. Tilauksen voi uudistaa klikkaamalla kunkin rivin oikeassa laidassa olevaa sinistä väkästä tai vaihtoehtoisesti laittamalla rastin uudistettavien tilausrivien eteen ja klikkaamalla Uudista valitut tilaukset -painiketta. Voit myös perua haluamasi uudistamattomat tilaukset punaisesta rastista tilausrivin oikeasta laidasta tai vaihtoehtoisesti voit merkata rastin peruttavien tilausrivien eteen ja klikata Peruuta valitut alustavat tilaukset -painiketta. Tämän jälkeen siirryt ostoskoriin, mikäli tunnuksillasi on vahvistusoikeudet. Muussa tapauksessa tilaukset ilmestyvät vahvistajan ostoskoriin ja hän saa sähköposti-ilmoituksen vahvistettavista tilauksista. Huom! Uudistuksia voi tehdä vain näkymä kerrallaan. Mikäli haluat kaikki uudistettavat tilaukset näkymään samalla sivulla, valitse tarkennetussa tilaushaussa vaihtoehto Näytä kaikki. 20
Vahvistaminen: Valitse vahvistettavat tilaukset joko klikkaamalla Merkitse kaikki linkkiä sivun alalaidassa tai vaihtoehtoisesti laittamalla jokaisen vahvistettavan tilauksen eteen rasti Klikkaa Vahvista valitut tilaukset linkkiä, minkä jälkeen tilaukset häviävät ostoskorista ja sivun ylälaitaan tulee ilmoitus, että tilaukset on lähetetty asiakaspalveluumme. Lisäksi käyttäjän sähköpostiin lähetetään tilausvahvistus uudistetuista tilauksista HUOM! Mikäli tunnuksillasi ei ole vahvistusoikeutta, uudistetut tilaukset ilmestyvät vahvistajan ostoskoriin ja hän saa ilmoituksen vahvistettavista tilauksista 21
4.4. Kiertolistan tulostaminen Hae haluamasi tilaus Klikkaa Tulosta kiertolista kuvaketta Syötä Julkaisun numero kohtaan kiertoon lähtevän lehden numero, esim. 1/2011 Valitse haluamasi kiertolista Klikkaa Tulosta Kiertolista aukeaa PDF-muodossa ja nyt sen voi tulostaa 22
4.5. Saapumisvalvonta Hae haluamasi tilaus Klikkaa Saapumisvalvonta-kuvaketta Merkitse alimmalle riville saapuneiden lehtien kappalemäärä ja mahdollinen kommentti Klikkaa Tallenna saapumisrivi -painiketta Mikäli olet lisännyt luokkia tai säilytyspaikkoja Asetukset-välilehdellä, niin voit tallentaa ne tilaukselle täältä. Samoin tilausta koskevia lisätietoja pääsee tallentamaan täältä 23
4.6. Reklamointi Hae haluamasi tilaus Klikkaa Reklamaation teko kuvaketta 24
Valitse haluamasi aihe alasvetovalikosta. Mikäli oikeaa aihetta ei löydy, valitse muu aihe ja kirjoita se kohtaan Muu aihe, mikä Lisätietoja-kohtaan voi kirjoittaa selostuksen ongelmasta Muista laittaa reklamoitavan lehden numero ja vuosikerta. Mikäli numeroita on useampia, niin ne voi syöttää tähän samaan kenttään. Lähetä 25
4.7. Osoitteenmuutos Hae haluamasi tilaus Klikkaa Osoitteenmuutos-kuvaketta 26
Aseta päivämäärä jolloin muutos tulee voimaan Valitse teetkö muutoksen toimitus- vai laskutusosoitteeseen Valitse koskeeko muutos ainoastaan tätä kyseistä lehden tilausta vai kaikkia kyseiseen toimitusosoitteeseen meneviä tilauksia. Täytä uusi osoite kenttiin Lähetä Huom! Muutettu osoite ei näy palvelussa heti, koska se tulee LM Tietopalveluiden asiakaspalveluun yhteyshenkilön käsiteltäväksi. Muutos näkyy LibNetissä kun asiakaspalvelija on päivittänyt tiedot. 27
4.8. Omat julkaisut Omat julkaisut välilehdellä voi ylläpitää sellaisia julkaisuja, jotka tulevat jotain muuta kautta kuin LM Tietopalveluilta, esim. ilmaislehtiä, lahjalehtiä, suoraan tilattuja jne. Näille lehdille voidaan tehdä kiertolistoja, saapumisvalvontaa ja reklamaatioita samaan tapaan kuin LM Tietopalveluiden kautta tilatuillekin lehdille. 28
4.8.1 Uuden julkaisun lisääminen Tilaukset Omat julkaisut (voimassa olevat) Lisää Täydennä tiedot Tallenna 29
5. Reklamaatioiden (vanhojen) haku ja seuranta Reklamaatiot-välilehdellä voi hakea aiemmin tehtyjä reklamaatioita ja tarkistaa onko niihin tullut vastauksia. Hae reklamaatiota lehden nimellä tai jätä kenttä tyhjäksi, jollain haetaan kaikki reklamaatiot Etsi Reklamaation saa auki klikkaamalla julkaisun nimeä. Tällöin pystyy tarkastelemaan reklamaation tietoja ja esim. tarkistamaan onko reklamaatioon tullut vastausta. Hyväksy-painikkeella voi kuitata reklamaation käsitellyksi. Hyväksytyn ja käsitellyn reklamaation voi poistaa Poista-painikkeella 30
6. Raportit Raportit -välilehdellä voi muodostaa erilaisia raportteja, jotka liittyvät hankittuun aineistoon. Raportit voi tulostaa joko PDF- tai Excelmuotoon. Valitse haluamasi raportti Anna haluamasi rajausehdot. Mikäli et syötä hakuehtoja, tulostuvat kaikki tiedot raportille Valitse tulostusformaatti Luo raportti 31
7. Asetukset Asetukset-välilehdellä näkyvät mm. laskutus- ja toimitusosoitteet. Siellä voi myös perustaa kustannuspaikkoja, joita voi käyttää tilattaessa. Tällä välilehdellä, kohdassa Kiertolistat voi muodostaa kiertolistoja tilatuille julkaisuille. Asetuksissa voi myös halutessaan perustaa säilytyspaikkoja ja luokituksia käytettäväksi esim. saapumisvalvonnan lisätietoina. Tuo tietoja kohdassa voi tuoda CSV-malllitiedostojen mukaisilla tiedostoilla tietoja. Esimerkiksi käyttäjiä ja muita tietoja voi tuoda LibNetiin kerralla isomman määrän. 32
7.1. Laskutusosoitteet Voit poistaa laskutusosoitteen LibNetistä klikkaamalla Poista-painiketta Voit lisätä verkkolaskuosoitteen klikkaamalla Muokkaa verkkolaskuosoitetta painiketta Huom! Vaikka järjestelmässä on Poista-painike, niin laskutus- ja toimitusosoitteita ei useimmiten voi poistaa, koska niihin voi liittyä tilauksia. Tällaisessa tapauksessa kannattaa ottaa yhteyttä LM Tietopalveluiden asiakaspalveluun. 33
7.1.1. Osoitteenmuutos laskutusosoitteeseen Asetukset Laskutusosoitteet Klikkaa listasta auki osoite, johon haluat tehdä osoitteenmuutoksen Tee muutokset Lähetä Huom! Uusi osoite päivittyy LibNetiin vasta kun LM Tietopalveluiden asiakaspalvelija on käsitellyt muutoksen. 34
7.1.2. Uuden laskutusosoitteen lisääminen Asetukset Laskutusosoitteet Lisää Täydennä tiedot Tallenna 35
7.2. Toimitusosoitteet Voit poistaa toimitusosoitteen LibNetistä klikkaamalla Poista-painiketta Voit vaihtaa kustannuspaikan toimitusosoitteeseen klikkaamalla Vaihda kustannuspaikka painiketta 36
7.2.1 Kustannuspaikan vaihtaminen Valitse uusi kustannuspaikka alasvetovalikosta Tallenna Huom! Vaikka järjestelmässä on Poista-painike, niin laskutus- ja toimitusosoitteita ei useimmiten voi poistaa, koska niihin voi liittyä tilauksia. Tällaisessa tapauksessa kannattaa ottaa yhteyttä LM Tietopalveluiden asiakaspalveluun. Huom! Kustannuspaikan vaihtaminen ei vaihda automaattisesti laskutusosoitetta oikeaksi. Mikäli myös laskutusosoite muuttuu, ota yhteyttä asiakaspalveluun. 37
7.2.2. Osoitteenmuutos toimitusosoitteeseen Asetukset Toimitusosoitteet Klikkaa listasta auki osoite, johon haluat tehdä muutoksia Tee muutokset Lähetä Huom! Uusi osoite päivittyy LibNetiin vasta kun LM Tietopalveluiden asiakaspalvelija on käsitellyt muutoksen. 38
7.2.3 Uuden toimitusosoitteen lisääminen Asetukset Toimitusosoitteet Lisää Täydennä tiedot Tallenna 39
7.3. Kustannuspaikat 40
7.3.1. Kustannuspaikan muokkaaminen Asetukset Kustannuspaikat Klikkaa muokattavaa kustannuspaikkaa Tee muutokset Tallenna 41
7.3.2. Kustannuspaikan lisääminen Asetukset Kustannuspaikat Lisää Anna kustannuspaikalle nimi Tallenna 42
7.4. Kiertolistat Ennen kiertolistan perustamista täytyy kaikkien kiertolistoilla tarvittavien henkilöiden olla syötettyinä käyttäjiksi kohdan Käyttäjän lisääminen mukaan tai vaihtoehtoisesti Tuo tietoja -kohdasta. 7.4.1. Kiertolistan perustaminen Asetukset Kiertolistat Lisää Nimi-kohtaan syötetään kiertolistan nimi eli esim. julkaisun nimi Kiertolistaan haluttavat käyttäjät maalataan vasemmanpuoleisesta ruudusta ja siirretään nuolella oikeanpuoleiseen ruutuun. Henkilöiden järjestystä voi muutella ylös ja alas oikealla olevilla nuolilla Syötä kiertolistan palautuspaikka Syötä kiertolistan ylläpitäjän sähköpostiosoite Lisätieto-kohtaan voi kirjoittaa mahdollisia lisätietoja lukijoille Tallenna 43
7.4.2. Kiertolistan muokkaaminen Asetukset Kiertolistat Klikkaa auki muokattava kiertolista Tee tarvittavat muutokset. Voit lisätä ja poistaa henkilöitä kiertolistalta siirtelemällä niitä nuolella laatikosta toiseen. Järjestyksen muokkaaminen onnistuu oikeassa laidassa olevilla ylös ja alas osoittavilla nuolilla Muista tallentaa muutokset 7.5. Säilytyspaikat 44
7.5.1. Säilytyspaikan lisääminen Asetukset Säilytyspaikat Lisää Anna säilytyspaikalle nimi ja mahdollinen kuvaus Tallenna 7.5.2. Säilytyspaikan muokkaaminen Asetukset Säilytyspaikat Klikkaa auki säilytyspaikka, jota haluat muokata Tee haluamasi muutokset Tallenna 45
7.6. Luokitukset 7.6.1. Luokituksen lisääminen Asetukset Luokitukset Lisää Anna nimi ja mahdollinen kuvaus Tallenna 46
7.6.2. Luokituksen muokkaaminen Asetukset Luokitukset Klikkaa auki luokitus, jota haluat muokata Tee haluamasi muutokset Tallenna 47
7.7. Tuo tietoja LibNetiin voi myös tuoda em. tietoja CSV-tiedostoista. Tiedostosta suoraan voi ladata kiertolistoja (vaatii ensin käyttäjien lataamisen), käyttäjiä, laskutusosoitteita, toimitusosoitteita sekä kustannuspaikkoja. 48
7.7.1. Mallitiedosto Asetukset Tuo tietoja Valitse mitä tietoja haluat tuoda Lataa mallitiedosto (CSV) Käsittele tuotavat tiedot mallitiedoston mukaiseksi ja tallenna tiedosto 49
7.7.2. Tietojen lataaminen Asetukset Tuo tietoja Valitse mitä tietoja haluat tuoda Klikkaa Selaa-painiketta Valitse luomasi tiedosto, jonka haluat tuoda Lataa 8. Ongelmatilanteet Mikäli et löytänyt ohjeista apua ongelmaasi tai LibNetin käytössä on teknisiä ongelmia, ota yhteyttä LibNet-tukeen joko sähköpostitse libnet@lminfo.fi tai puhelimitse 09 5424 6651 / Jouni Kuusinen tai 09 5424 6666 / Kaisa Lankinen. 50