VTT: Digitalon neuvotteluhuone AP310, Vuorimiehentie 3, Otaniemi. Ilmoittautuminen sisääntuloaulan infopisteessä. Linnanmaa: neuvotteluhuone YY197

HALLITUS Aihe HALLITUKSEN KOKOUS nro 4/2010 Aika Tiistai 18.5.2010 kello 9.00 Paikat VTT: Digitalon neuvotteluhuone AP310, Vuorimiehentie 3, Otaniemi. Ilmoittautuminen sisääntuloaulan infopisteessä. Linnanmaa: neuvotteluhuone YY197 Kokouksen alussa on rehtorin katsaus. Asialistat Hallintojohtaja A 6 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus A 7 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö A 8 Opintotukilautakunnan ohjesääntö Talousjohtaja B 7 Vuositilintarkastus 2009 B 8 Taloustilanne tammi-huhtikuu 2010 Koulutusrehtori D 1 Tutkintorakenteiden muutokset

HALLITUS PÖYTÄKIRJA A 6/2010 Kokous n:o 4, 18.5.2010 kello 9.00 Hannu Pietilä, 553 4080 Jäsenet Läsnä lisäksi Hans Söderlund, tutkimusprofessori Pekka Erkkilä, Executive Vice President Lea Kauppi, pääjohtaja Leena Mörttinen, johtaja Erkki Ormala, Vice President Sanna Järvelä, professori Markku Mäkivuoti, hallintopäällikkö Markku Savolainen, professori Milja Seppälä, fil. yo. Raija Ukkola, ylivirastomestari Lauri Lajunen, rehtori Taina Pihlajaniemi, tutkimusrehtori Olli Silvén, koulutusrehtori Hannu Pietilä, hallintojohtaja Sami Klemola, talousjohtaja Liisa Rossi, henkilöstöjohtaja 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Oulun yliopiston johtosäännön mukaan hallintoelin on päätösvaltainen kun puheenjohtaja mukaan luettuna vähintään puolet jäsenistä on läsnä. Kutsu monijäsenisen hallintoelimen kokoukseen on lähetettävä viimeistään kolme arkipäivää ennen kokousta, ellei hallitus ole toisin päättänyt. Hallitus päätti kokouksessaan 17.8.2009, että kokouskutsu lähetetään sähköisesti. Kutsu kokoukseen on lähetetty 12.5.2010. Päätösesitys: Päätös: Hallitus toteaa kokouksen laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Todettiin. Hallituksen puheenjohtaja Tutkimusprofessori Hans Söderlund Hallintojohtaja Hannu Pietilä

HALLITUS PÖYTÄKIRJA A 7/2010 Kokous n:o 4, 18.5.2010 kello 9.00 Hannu Pietilä, 553 4080 Jäsenet Läsnä lisäksi Hans Söderlund, tutkimusprofessori Pekka Erkkilä, Executive Vice President Lea Kauppi, pääjohtaja Leena Mörttinen, johtaja Erkki Ormala, Vice President Sanna Järvelä, professori Markku Mäkivuoti, hallintopäällikkö Markku Savolainen, professori Milja Seppälä, fil. yo. Raija Ukkola, ylivirastomestari Lauri Lajunen, rehtori Taina Pihlajaniemi, tutkimusrehtori Olli Silvén, koulutusrehtori Hannu Pietilä, hallintojohtaja Sami Klemola, talousjohtaja Liisa Rossi, henkilöstöjohtaja 2 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Oulun yliopiston juridinen asema muuttui vuoden 2010 alusta valtion virastosta julkisoikeudelliseksi laitokseksi. Muuttuneesta asemasta huolimatta arkistolaki (831/1994) koskee edelleen Oulun yliopistoa arkistolakiin 24.7.2009 tehdyn muutoksen (561/2009) perusteella. Oulun yliopisto on arkistolain tarkoittama arkistonmuodostaja. Arkistolain mukaan: 8 Arkistonmuodostajan on määrättävä, miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään. Arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Asiakirjojen säilytysaikoja määrättäessä on otettava huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty. Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi.

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö on päivitetty vastaamaan yliopiston uutta toimintamallia. Arkistonmuodostussuunnitelma päivitetään ja asiakirjallista toimintaa ohjeistetaan uuden toimintamallin edellyttämällä tavalla. Päätösesitys: Päätös: Hallitus hyväksyy Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosäännön liitteen A 7/2010 mukaisessa muodossa. Päätettiin esittelyn mukaisesti. Otettiin Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö pöytäkirjan liitteeksi A 7/2010. Hallituksen puheenjohtaja Tutkimusprofessori Hans Söderlund Hallintojohtaja Hannu Pietilä

Liite A 7/2010 Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Yliopistolain (558/2009) 14 :n sekä Oulun yliopiston johtosäännön 2 :n nojalla yliopiston hallitus on 18 päivänä toukokuuta 2010 hyväksynyt seuraavan johtosäännön. Yliopiston asiakirjahallinto ja arkistotoimi ja niiden organisointi Oulun yliopiston asiakirjahallinnosta ja arkistotoimesta määrätään tässä johtosäännössä. Johtosääntö perustuu arkistolakiin (831/1994) ja muihin asiakirjahallintoa ja arkistotointa koskeviin säädöksiin ja määräyksiin. 1 2 Johtosääntöä täydentävät yliopiston arkistonmuodostussuunnitelma ja asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjeet. Arkistonmuodostussuunnitelmassa kuvataan eri tehtävien yhteydessä syntyvät asiakirjat ja aineistot sekä niiden rekisteröinti, säilytysajat, -tavat ja -paikat sekä julkisuus. Arkistonmuodostussuunnitelman sekä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen antamien ohjeiden tarkoituksena on ohjeistaa yliopiston toimintaa asiakirjallisen tiedonhallinnan osalta siten, että yliopiston toiminnassa noudatetaan arkistolain, julkisuuslain (621/1999), henkilötietolain (523/1999), hallintolain (434/2003) ja lain yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) vaatimuksia sekä hyvää tiedonhallintatapaa. Arkistotoimen osalta tavoitteena on saada Oulun yliopiston arkistot tehokkaasti palvelemaan tiedon lähteenä arkistonmuodostajaa, viranomaisia, yhteisöjä ja yksityisiä tiedon tarvitsijoita sekä tieteellistä tutkimusta. 3 Oulun yliopisto on arkistolaissa tarkoitettu arkistonmuodostaja. Yliopiston arkistoon kuuluvat asiakirjat, jotka ovat sille sen tehtävien johdosta saapuneet tai sen toiminnan yhteydessä syntyneet sekä niihin arkistolaissa rinnastetut aineistot. Asiakirjat ovat yliopiston toiminnan dokumentteja. Kaikki yliopiston toimintaan liittyvät asiakirjat kuuluvat yliopiston arkistoon. Yliopiston arkisto käsittää yliopistossa toteutettujen tutkimushankkeiden asiakirjat ja aineistot, ellei muusta ole tutkimusta aloitettaessa erikseen tutkimussopimuksissa tai muutoin kirjallisesti sovittu. Yliopiston toiminta on pääsääntöisesti julkista. Toiminnassa huomioidaan kuitenkin julkisuuslain salassapitosäännökset ja niihin perustuvat ulkopuolisten tahojen kanssa tehdyt sopimukset.

2(5) 4 Yliopiston arkisto muodostuu keskusarkistosta, hallintopalveluiden, tiedekuntien, palvelupisteiden, erillisten laitosten ja muiden erillisten yksiköiden lähiarkistoista sekä kunkin työntekijän käsiarkistosta. Hallintopalveluiden vastuualueita, tiedekuntia, palvelupisteitä, erillisiä laitoksia ja muita erillisiä yksiköitä sanotaan tässä säännössä yksiköiksi paitsi silloin kun asiayhteys vaatii tarkempaa yksilöintiä. Hallintopalveluihin kuuluva yliopiston keskusarkisto sijaitsee yliopiston päärakennuksessa kirjaamon yhteydessä. Se toimii yli kymmenen vuotta säilytettävien sekä pysyvästi säilytettävien yliopiston asiakirjojen ja aineistojen arkistona siihen asti kunnes asiakirjat arkistolaitoksen määräysten mukaan siirretään maakunta-arkistoon tai arkistonmuodostussuunnitelmassa olevan määräajan kuluttua hävitetään. Kajaanin yliopistokeskuksen alaisten yksiköiden yli 10 vuotta tai pysyvästi säilytettävät asiakirjat säilytetään Kajaanissa kunnes asiakirjat arkistolaitoksen määräysten mukaan siirretään maakunta-arkistoon. Keskusarkistossa tiedekuntien arkistot on sijoitettu omiksi kokonaisuuksikseen ja ne muodostavat yliopiston arkiston osa-arkistoja. Lähiarkistoissa säilytetään arkistonmuodostussuunnitelmassa mainitut yleensä alle 10 vuotta säilytettäväksi määrätyt asiakirjat ja aineistot. Henkilöhuoneissa olevat keskeneräisten asioiden asiakirjat muodostavat käsiarkiston. 5 Keskusarkisto valmistelee ja koordinoi asiakirjojen ja aineistojen säilyttämiseen, seulontaan, hävittämiseen ja muuhun arkistotoimen hoitamiseen liittyviä tehtäviä. Keskusarkisto vastaa hallussaan olevien asiakirjojen ja aineistojen arkistoinnista sekä tieto- ja tutkijapalvelusta. Keskusarkisto edistää yliopistoa ja yliopiston historiaa koskevaa tutkimusta järjestämällä asiakirjoja ja aineistoja sekä laatimalla niiden käyttöä helpottavia luetteloita, hakemistoja ja rekistereitä. Keskusarkisto voi ottaa vastaan talletuksina tai lahjoituksina yliopiston toimintaan liittyviä asiakirjoja ja aineistoja. Oulun yliopiston asiakirjahallintoa ja arkistotointa johtaa hallintojohtaja tai hänen tehtävään määräämänsä henkilö, jonka tehtävänä on valvoa hyvän tiedonhallintatavan toteutumista Oulun yliopistossa sekä varmistaa riittävät toimintaedellytykset. 6 Hallintopalveluiden asiakirjahallinnosta vastaava suunnittelija suunnittelee ja kehittää yliopiston asiakirjahallintoa, antaa tätä johtosääntöä täydentäviä asiakirjoihin liittyviä ohjeita ja yhdessä arkistosihteerin kanssa vastaa yliopiston asiakirjojen asianhallintajärjestelmästä. Arkistonmuodostuksesta, arkistoista sekä arkistosiirroista vastaa Oulun yliopiston vastuunalainen arkistonhoitaja, jota tehtävää hoitaa hallintopalveluiden asiakirjahallinnon suunnittelija.

3(5) Keskusarkistosta vastaa kirjaamossa toimiva arkistosihteeri yhdessä vastuunalaisen arkistonhoitajan kanssa. Yliopiston vastuunalainen arkistonhoitaja ja arkistosihteeri valvovat yliopiston eri yksiköiden arkistotoimen asianmukaisuutta. Asiakirjoista ja aineistoista sekä niiden käyttämisestä, asianmukaisesta säilyttämisestä yksiköiden lähiarkistoissa ja hävittämisestä vastaa asianomaisen yksikön johtaja. Lähiarkiston arkistovastuuhenkilönä, joka huolehtii arkistotoimeen kuuluvista tehtävistä, toimii yksikön johtajan tehtävään määräämä henkilö. Arkistosihteeri pitää luetteloa arkistovastaavista. Tietohallintopalvelut vastaa oman lähiarkistonsa lisäksi yliopiston tietokoneilla olevan konekoodisen asiakirja-aineiston sekä muualla konekoodisessa muodossa olevien yliopiston asiakirjojen arkistoinnista ja syntyneiden nauha-arkistojen ym. arkistoaineiston säilyttämisestä. Tähän tehtävään tietohallintopalvelut nimeää vastuuhenkilön. Hallinnollisten toimielinten (esim. toimikunnat, neuvottelukunnat) arkistotoimen vastuuhenkilönä toimii toimielimen sihteeri. Tutkimushankkeelle voidaan erikseen nimetä arkistotoimen vastuuhenkilö. Jokainen yliopiston palveluksessa oleva henkilö on velvollinen huolehtimaan hallussaan olevista asiakirjoista sekä laatimaan, käyttämään ja luovuttamaan asiakirjoja tämän johtosäännön edellyttämällä tavalla. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen hoitaminen 7 Yliopiston yksiköt huolehtivat asiakirjahallinnosta ja arkistotoimesta hallussaan olevien asiakirjojen ja aineistojen osalta tämän johtosäännön, arkistonmuodostussuunnitelman sekä muiden arkistotointa ja asiakirjahallintoa koskevien säädösten, määräysten ja ohjeiden mukaisesti. Asiakirjahallintoa ja arkistotointa tulee hoitaa suunnitelmallisesti niin, että asiakirjat ja aineistot ja niihin sisältyvät tiedot ovat tehokkaasti käytettävissä ja että tarpeettomiksi käyneet asiakirjat ja aineistot voidaan hävittää asianmukaisesti ja tehokkaasti. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen vaatimukset tulee ottaa huomioon yliopiston tieto- ja asiakirjahallinnossa. Arkistotoimeen vaikuttavat tieto- ja asiakirjahallinnon kehittämishankkeet tulee toteuttaa yhteistyössä yliopiston vastuunalaisen arkistonhoitajan ja keskusarkiston kanssa. Asiakirjojen ja aineistojen laatiminen, säilyttäminen ja käyttö 8 Asiakirjat ja aineistot on laadittava ja tiedot tallennettava siten, että niiden käytettävyys ja säilyvyys on turvattu niille vahvistetun säilytysajan. Pysyvästi ja pitkäaikaisesti säilytettävät asiakirjat ja aineistot on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen.

4(5) 9 Asiakirjojen ja aineistojen käsittelyssä ja säilyttämisessä on varmistettava tietosuojan ja tietoturvan säilyminen. Asiakirjoja ja aineistoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. 10 Asiakirjojen ja aineistojen käytöstä ja julkisuudesta on voimassa, mitä niistä on erikseen säädetty. Salassa pidettävistä asiakirjoista on merkintä arkistonmuodostussuunnitelmassa. Keskusarkistossa säilytettäviin julkisiin asiakirjoihin voi tutustua keskusarkiston tiloissa ja valvonnassa. Asiakirjojen ja aineistojen säilytysajat ja pysyvästi säilytettävät asiakirjat ja aineistot 11 Asiakirjojen ja aineistojen säilytysajat määritellään niiden käyttötarpeen sekä oikeudellisen ja tutkimuksellisen merkityksen perusteella. Pysyvästi tai pitkäaikaisesti säilytetään keskeiset yliopiston toimintaa kuvaavat ja dokumentoivat asiakirjat ja aineistot. Arkistonmuodostussuunnitelmassa esitetään asiakirjojen ja aineistojen säilytysajat. Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat ja aineistot ja niihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi ja missä muodossa. Yliopiston vastuunalainen arkistonhoitaja päättää missä asiakirjassa ko. tieto parhaiten säilyy ja missä asiankäsittelyprosessin vaiheessa tieto otetaan asiakirjana pysyvään säilytykseen. Yliopiston vastuunalainen arkistonhoitaja arvioi yksiköitä kuultuaan niiden asiakirjojen ja aineistojen säilytysarvon, joille erikseen ei ole määritelty säilytysaikaa. Asiakirjojen ja aineistojen hävittäminen 12 Määräajan säilytettävät asiakirjat ja aineistot hävitetään arkistonmuodostussuunnitelmassa vahvistetun säilytysajan kuluttua, mikäli niitä ei toiminnassa tai oikeudellisista tai muista syistä enää tarvita. Yksikkö, jonka toiminnan yhteydessä asiakirjat ja aineistot ovat muodostuneet, huolehtii hävittämisen toimeenpanosta keskusarkiston ohjeiden mukaisesti. Asiakirjat ja aineistot, joille ei arkistonmuodostussuunnitelmassa tai muuten ole vahvistettu säilytysaikoja, voidaan hävittää vasta sen jälkeen, kun keskusarkisto on yhdessä yksikön kanssa todennut, ettei niillä ole pysyvää tai pitkäaikaista säilytysarvoa.

5(5) 13 Asiakirjojen ja aineistojen hävittäminen on suoritettava niiden laadun edellyttämällä tavalla. Hävittäminen on suoritettava siten, ettei tietosuoja eikä tietoturva vaarannu. Asiakirjojen ja aineistojen siirtäminen yliopiston keskusarkistoon 14 Pysyvästi ja yli kymmenen vuotta säilytettävät asiakirjat ja aineistot on siirrettävä yliopiston keskusarkistoon kymmenen vuoden kuluttua niiden laatimis- tai saapumisvuoden päättymisestä. Yliopiston vastuunalainen arkistonhoitaja voi sopia yksiköiden kanssa perustellusta syystä asiakirjojen pidemmästä säilytysajasta yksiköissä. Toimintansa päättäneiden ja lakkautettujen yksiköiden ja toimielinten sekä määräajaksi nimitettyjen hallintoelinten (esim. toimikunnat) asiakirjat ja aineistot on siirrettävä keskusarkistoon välittömästi toiminnan päätyttyä. Asiakirjojen ja aineistojen siirtojärjestelyistä on sovittava keskusarkiston kanssa. Keskusarkisto antaa ohjeet siirrettävän aineiston ennakkokäsittelystä ja sopii tarvittaessa käyttöoikeuksista. Arkistotilat ja asiakirjojen ja aineistojen suojelu 15 Yliopiston asiakirjat ja aineistot säilytetään arkistolaitoksen ohjeiden mukaisissa tiloissa. Yliopiston vastuunalainen arkistonhoitaja arvioi ja päättää tilojen ohjeiden mukaisuudesta ja voi myös määrätä asiakirjojen ja aineistojen siirtämisestä turvallisempiin tiloihin keskusarkistoon. Yliopiston vastuunalainen arkistonhoitaja ylläpitää poikkeuksellisia oloja varten tehtyä arkistolaitoksen ohjeiden mukaista asiakirjojen suojelusuunnitelmaa. Voimaantulo 16 Tämä johtosääntö tulee voimaan 1.6.2010. Johtosääntö kumoaa Oulun yliopiston 1.1.2005 voimaan tulleen arkistosäännön liitteineen.

HALLITUS PÖYTÄKIRJA A 8/2010 Kokous n:o 4, 18.5.2010 kello 9.00 Hannu Pietilä, 553 4080 Jäsenet Läsnä lisäksi Hans Söderlund, tutkimusprofessori Pekka Erkkilä, Executive Vice President Lea Kauppi, pääjohtaja Leena Mörttinen, johtaja Erkki Ormala, Vice President Sanna Järvelä, professori Markku Mäkivuoti, hallintopäällikkö Markku Savolainen, professori Milja Seppälä, fil. yo. Raija Ukkola, ylivirastomestari Lauri Lajunen, rehtori Taina Pihlajaniemi, tutkimusrehtori Olli Silvén, koulutusrehtori Hannu Pietilä, hallintojohtaja Sami Klemola, talousjohtaja Liisa Rossi, henkilöstöjohtaja 3 Opintotukilautakunnan ohjesääntö Opintotukilain 9 :n 3 momentin (7.5.2004/345) mukaan korkeakoulussa on opintotukilautakunta, jonka korkeakoulu asettaa kahdeksi vuodeksi kerrallaan. Opintotukiasetuksen 9 :n 3 momentin (5.6.1998/401) mukaan opintotukilautakunnalla on ohjesääntö, jonka korkeakoulu vahvistaa. Ohjesäännössä annetaan tarkemmat määräykset asioiden käsittelemisestä ja ratkaisemisesta. Yliopiston muututtua julkisoikeudelliseksi laitokseksi ohjesääntö on syytä hyväksyä myös uuden yliopistolain mukaisessa hallituksessa. Opintotukikeskus on aikanaan toimittanut yliopistoille malliohjesäännön opintotukilautakunnan ohjesäännöksi. Ohjesääntö on päivitetty uuden yliopistolain mukaiseksi. Muutokset ovat teknisluontoisia. Ohjesääntöluonnos liitteenä. Päätösesitys: Hallitus hyväksyy Oulun yliopiston opintotukilautakunnan ohjesäännön liitteen A 8/2010 mukaisessa muodossa. Ohjesääntö tulee voimaan hyväksymispäivästä lukien.

Päätös: Päätettiin esittelyn mukaisesti. Otettiin Oulun yliopiston opintotukilautakunnan ohjesääntö pöytäkirjan liitteeksi A 8/2010. Hallituksen puheenjohtaja Tutkimusprofessori Hans Söderlund Hallintojohtaja Hannu Pietilä

Liite A 8/2010 Oulun yliopiston opintotukilautakunnan ohjesääntö Oulun yliopiston hallitus on hyväksynyt yliopistolain (558/2009) 14 :n sekä Oulun yliopiston johtosäännön nojalla 18. päivänä toukokuuta 2010 seuraavan johtosäännön. 1 Yliopistossa on opintotukilautakunta, jossa on kuusi jäsentä ja heillä henkilökohtaiset varajäsenet. Opintotukilautakunnan kokouksiin voidaan kutsua lisäksi asiantuntijoita. Yliopisto on tehnyt Kansaneläkelaitoksen kanssa sopimuksen tehtävien hoitamisesta opintotukilautakunnassa opintotukilain 9 a :n ja opintotukiasetuksen 10 :n mukaisesti. Opintotukilautakunnan asettamisesta, kokoonpanosta, tehtävistä, kokoon kutsumisesta ja päätösvaltaisuudesta on voimassa, mitä opintotukilain 9 :ssä, 9 a :ssä ja opintotukiasetuksen 9 :ssä säädetään. Opintotukilautakunnalle kuuluvat asiat ratkaisee: 1) opintotukilautakunta kokouksessaan; 2) opintotukilautakunnan puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja; tai 3) opintotukilautakunnan sihteeri tai muu yliopiston opintotukitehtävien hoitoon määräämä työntekijä. 2 3 Opintotukilautakunnan kokouksen tai puheenjohtajan päätöksenteko tapahtuu opintotukilautakunnan sihteerin tai muun yliopiston määräämän opintotukitehtäviä hoitavan työntekijän esittelystä. 4 Opintotukilautakunnan tehtävänä on opiskelijoiden opintojen edistymisen seuranta opintotukilain 5 b :n ja opintotukiasetuksen 4 :n mukaisesti sekä kesäaikana harjoitettavien opintojen ja muiden kuin opiskelijavaihto-ohjelmien mukaisten ulkomailla harjoitettavien opintojen riittävän laajuuden määritteleminen sekä päättää, voidaanko enimmäisajan opintotukea saaneen opiskelijan opintotukeen oikeuttavaa aikaa pidentää opintotukilain 7 a :ssä säädetyllä tavalla. Opintotukilautakunta antaa pysyväisohjeet asioiden käsittelemisestä ja ratkaisemisesta yksittäistapauksissa opintotukilautakunnassa.

5 Opintotukilautakunnalle kuuluvat asiat ratkaisee opintotukilautakunta kokouksessaan silloin, kun on kysymys: 1) opintotuen epäämisestä, lakkauttamisesta tai takaisinperimisestä sillä perusteella, että opintotukea saaneen opiskelijan opintojen ei katsota edistyneen riittävästi opintotukilain 5 b :n ja opintotukiasetuksen 4 :n tarkoittamalla tavalla; 2) aiheetta maksetun tuen takaisinperinnästä luopumisesta osittain tai kokonaan opintotukilain 27 :n 2 momentissa tarkoitetulla tavalla; 3) opintotukilain 7 a :ssä tarkoitetun opintotuen enimmäisajan pidennyksen päättämisestä opiskelun jäljellä olevaksi ajaksi opiskelijalle, joka on saanut opintotukea yhden ylemmän korkeakoulututkinnon suorittamista varten tarkoitetun enimmäisajan; ja 4) opintojen päätoimista harjoittamista ja opinnoissa edistymistä koskevista lausunnoista muiden etuuksien maksajille sen mukaan, mitä asiasta säädetään; 5) lausunnon antamisesta valitusasioissa ja muissa opintotukeen liittyvissä asioissa. Opintotukilautakunta voi antaa pysyväis- ja menettelyohjeet edellytyksistä, joiden perusteella opintotukilautakunnan puheenjohtaja, sihteeri tai muu opintotukiasioita hoitava työntekijä voi ratkaista 1 momentissa tarkoitetun asian. Opintotukilautakunnan sihteeri tai muu opintotukiasioita hoitava työntekijä ratkaisee muut kuin 4 :ssä ja 5 :ssä tarkoitetut asiat. Opintotukilautakunta voi ottaa kokouksessaan käsiteltäväksi asian, joka muuten kuuluisi puheenjohtajan, sihteerin tai muun työntekijän ratkaistavaksi. Opintotukilautakunnan sihteeri tai hänen estyneenä ollessaan muu opintotukiasioita hoitava työntekijä voi siirtää ratkaistavakseen kuuluvan asian opintotukilautakunnan kokoukselle tai puheenjohtajalle ja puheenjohtaja ratkaistavakseen kuuluvan asian lautakunnan kokoukselle. Kokouskutsu opintotukilautakunnan kokoukseen on lähetettävä viimeistään neljä arkipäivää ennen kokousta. Opintotukilautakunnan kokouksessa pidetään pöytäkirjaa, jonka allekirjoittavat puheenjohtaja ja sihteeri. Opintotukilautakunnan päätökset allekirjoittaa opintotukilautakunnan sihteeri tai muu opintotukiasioita hoitava työntekijä. Sihteeri huolehtii asiakirjojen säilyttämisestä ja niiden myöhemmästä arkistoinnista. Opintojen edistymiseen ja muihin lakisääteisiin tehtäviin liittyvät asiakirjat sekä kokousten pöytäkirjat säilytetään yliopiston arkisto-ohjesäännön mukaisesti ja sopimusvaraiseen ratkaisutoimintaan sekä seurantaan ja valvontaan liittyvät asiakirjat Kansaneläkelaitoksen ohjeiden mukaisesti. 6 7 8 9

10 Opintotukilautakunnan jäsenellä on oikeus tutustua kaikkiin opintotukilautakunnan kokouksissa käsiteltävänä oleviin asioihin. Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) tarkoitettu vaitiolovelvollisuus koskee opintotukilautakunnan jäseniä ja asiantuntijoita, yliopiston palveluksessa olevia ja muita sen tehtäviä suorittavia. Yliopisto maksaa opintotukilautakunnan jäsenille kokouspalkkion samoin perustein kuin yliopiston muissa hallintoelimissä oleville opiskelijoille. 11 12 13 Johtosääntö tulee voimaan 18. päivänä toukokuuta 2010.

HALLITUS PÖYTÄKIRJA B 7/2010 Kokous n:o 4, 18.5.2010 kello 9.00 Sami Klemola, 553 4130 Jäsenet Läsnä lisäksi Hans Söderlund, tutkimusprofessori Pekka Erkkilä, Executive Vice President Lea Kauppi, pääjohtaja Leena Mörttinen, johtaja Erkki Ormala, Vice President Sanna Järvelä, professori Markku Mäkivuoti, hallintopäällikkö Markku Savolainen, professori Milja Seppälä, fil. yo. Raija Ukkola, ylivirastomestari Lauri Lajunen, rehtori Taina Pihlajaniemi, tutkimusrehtori Olli Silvén, koulutusrehtori Hannu Pietilä, hallintojohtaja Sami Klemola, talousjohtaja Liisa Rossi, henkilöstöjohtaja 1 Vuositilintarkastus 2009 Valtiontalouden tarkastusvirasto on antanut tilintarkastuskertomuksen Oulun yliopiston vuositilintarkastuksesta vuodelta 2009. Kertomus on liitteenä B 7/2010. Päätösesitys: Päätös: Hallitus käsittelee valtiontalouden tarkastusviraston antaman kertomuksen vuodelta 2009 ja päättää niistä toimenpiteistä ja kehittämishankkeista, joihin tarkastuskertomus antaa aihetta. Hallitus käsitteli valtiontalouden tarkastusviraston antaman kertomuksen vuodelta 2009. Hallitus keskusteli raportista ja johtopäätös on, että keskeisiä säädöksiä on noudatettu. Valtiontilintarkastajan raportissa esiintuomista seikoista hallitus totesi: 1) Tilinpäätöslaskelmien liitteessä ollut väärä vastuusumma on ollut väärin vain liitetiedoissa. Valtiokonttorille on ilmoitettu oikea summa. 2) Tuloksellisuuden laskennan ja talousraportoinnin oikeellisuuden ja luotettavuuden varmistamiseksi tulee yliopistossa kiinnittää erityistä huomiota riittävän kattavan työajankohdentamisen toteutumiseen. Jokaisessa yliopiston yksikössä tulee huolehtia, että henkilöt kirjaavat työajan työajankohdentamisjärjestelmään (SoleTM).

3) Valtion talousarviokirjanpidon aikaisia siirtomäärärahojen väärälle kaudelle kohdentamisia ei voi tapahtua enää uudessa kirjanpitolakiin pohjautuvassa järjestelmässä. Yliopiston talousseurannan ja -raportoinnin kannalta on oleellista, että vuodenvaihteen tulo- ja menojaksotukset tehdään huolellisesti. Hallituksen puheenjohtaja Tutkimusprofessori Hans Söderlund Talousjohtaja Sami Klemola

Liite B 7/2010

HALLITUS PÖYTÄKIRJA B 8/2010 Kokous n:o 4, 18.5.2010 kello 9.00 Sami Klemola, 553 4130 Jäsenet Läsnä lisäksi Hans Söderlund, tutkimusprofessori Pekka Erkkilä, Executive Vice President Lea Kauppi, pääjohtaja Leena Mörttinen, johtaja Erkki Ormala, Vice President Sanna Järvelä, professori Markku Mäkivuoti, hallintopäällikkö Markku Savolainen, professori Milja Seppälä, fil. yo. Raija Ukkola, ylivirastomestari Lauri Lajunen, rehtori Taina Pihlajaniemi, tutkimusrehtori Olli Silvén, koulutusrehtori Hannu Pietilä, hallintojohtaja Sami Klemola, talousjohtaja Liisa Rossi, henkilöstöjohtaja 2 Taloustilanne tammi-huhtikuu 2010 Yliopiston juridisen olomuodon muutos vuodenvaihteessa muutti merkittävästi yliopistojen talousprosesseja ja -järjestelmiä. Valtion kirjanpidosta siirryttiin liikekirjanpitoon ja kirjanpitolain noudattamiseen. Talousjärjestelmien puolella lähes kaikki perusjärjestelmät on vaihdettu uusiin tai päivitetty uudempiin versioihin. Alkuvuoden aikana on mennyt merkittävästi aikaa ja resursseja prosessien hiomisessa ja järjestelmien parantamisessa. Useat muutokset tehdään yhteistyönä usean eri osapuolen kesken ja tämä aiheuttaa jossain määrin hidastustekijöitä muutoksiin. Vastapainona hitaudelle ovat säästöt yksittäiselle yliopistolle välttämättömien muutostöiden kustannusten jakaantuessa useamman maksajan kesken. Alkuvuoden haasteiden jälkeen on nyt talousprosessien ja -järjestelmien osalta päästy normaalimpaan tilaan, jossa kehitystyötä voidaan jatkaa viime syksynä laaditun suunnitelman mukaisesti. Yliopiston tammi-huhtikuun luvuissa on vielä jonkin verran epävarmuustekijöitä. Toukokuussa laskutetaan merkittävä määrä täydentävän rahoituksen projekteja, jotka ovat alkuvuoden ajan pyörineet ennakkolasku-

tuksen turvin. Tammi-toukokuun taloustilanne tulee antamaan luotettavamman kuvan yliopiston taloudellisesta asemasta, mutta tammi-huhtikuun luvuista voi päätellä sen, että viime syksynä laadittu tulosbudjetti oli oikeansuuntainen. Budjetoituun verrattuna yliopiston tulosta on vuoden neljän ensimmäisen kuukauden aikana parantanut: Certian palvelumaksujen perimättä jättäminen tammi-huhtikuussa => säästö noin 800 keuroa; strategiarahojen ennakoitua myöhäisempi kohdentaminen yksiköille; Yt-menettelyn ja yliopiston tiukan taloustilanteen tuoma yleinen varovaisuus tulosyksikköjen toiminnassa. Yliopistojen aloittavia taseita ei ole vielä vahvistettu. Valtioneuvosto tulee tekemään lopulliset päätökset yliopistojen omaisuusjärjestelyistä kesäkuussa. Tämän jälkeen on mahdollista muodostaa lopullinen yliopiston aloittava tase. Ennakkotietona on se, että tasejärjestelyt tulevat olemaan pitkälti ennakko-odotusten mukaisia. Vuoden 2009 tilinpäätösten pohjalta näyttäisi siltä, että Oulun yliopisto palauttaa noin 1,4 miljoonaa euroa omaisuusjärjestelyihin liittyen liikaa alkuvuonna saatuja suorituksia. Palautukset johtuvat saaduista Tekes-ennakoista, jotka olivat vuoden 2009 tilinpäätöksessä vuoden 2008 tilinpäätöstä suuremmat, ja valtioneuvosto teki alustavat omaisuusjärjestelyt, pääomitukset sekä maksuvalmiuden turvaavat päätökset vuoden 2008 tilinpäätöslukujen pohjalta. OPM tehnyt vuoden 2010 lisätalousarvioon (III LTAE) esityksen muutamista yliopistojen taloudellista asemaa hieman korjaavista esityksistä. Merkittävin niistä liittyy yliopistojen alv-kompensaation tarkistamiseen, jossa OPM esittää yliopistosektorille 16,9 miljoonan lisärahoitusta kattamaan alun perin alimitoitetun alv-kompensaation tason. Tämän lisäerän kohdentamisesta yliopistojen kesken ei ole vielä esitetty laskelmia. Samoin tieto siitä, tullaanko alv-kompensaation riittämätön taso tulevinakin vuosina hoitamaan lisätalousarvion kautta vaiko vuoden viiveellä, ei ole vielä selvillä. Päätösesitys: Päätös: Hallitus keskustelee yliopiston taloudellisesta tilanteesta. Hallitus keskusteli yliopiston taloudellisesta tilanteesta. Alkuvuoden toteutuneiden kustannussäästöjen johdosta katsauskauden taloudellinen kehitys on ollut jonkin verran suunniteltua parempi. Hallituksen puheenjohtaja Tutkimusprofessori Hans Söderlund Talousjohtaja Sami Klemola

HALLITUS PÖYTÄKIRJA D 1/2010 Kokous n:o 4, 18.5.2010 kello 9.00 Olli Silvén, 553 2788 Jäsenet Läsnä lisäksi Hans Söderlund, tutkimusprofessori Pekka Erkkilä, Executive Vice President Lea Kauppi, pääjohtaja Leena Mörttinen, johtaja Erkki Ormala, Vice President Sanna Järvelä, professori Markku Mäkivuoti, hallintopäällikkö Markku Savolainen, professori Milja Seppälä, fil. yo. Raija Ukkola, ylivirastomestari Lauri Lajunen, rehtori Taina Pihlajaniemi, tutkimusrehtori Olli Silvén, koulutusrehtori Hannu Pietilä, hallintojohtaja Sami Klemola, talousjohtaja Liisa Rossi, henkilöstöjohtaja 1 Tutkintorakenteiden muutokset Oulun yliopisto on osana koulutusstrategian toimenpideohjelmaa paneutumassa opiskelijoiden pysyvyyttä, tutkintosaantoa ja koulutuksen tehokkuutta parantaviin rakenteellisiin muutoksiin. Nykyisin opintoja keskeytetään runsaasti ennen kandidaatin tutkinnon suorittamista koulutusalan vaihtamiseksi. Vaihto johtaa säännöllisesti opintopistemenetyksiin, kun aiempia opintoja ei pystytä sitomaan tutkintoon uuden koulutusalan kandidaatin tutkintoon, sillä kandidaattiohjelmat on suunniteltu saman alan maisterintutkinnon kiinteäksi osaksi. Monet nykyisistä kandidaatin koulutusohjelmista eivät siis tue siirtymistä toiselle koulutusalalle. Seurauksena siirtymistä suunnittelevien opiskelijoiden motivaatio suorittaa kandidaatin tutkinto loppuun alkuperäisellä koulutusalalla on heikko. Oulun yliopiston on perusteltua pyrkiä tutkintorakenteisiin, joilla sen opiskelijoiden pysyvyys koulutusohjelmissa ja tutkintotulos paranevat. Tavoitteena tulisi olla ohjata koulutukseen tulevat opiskelijat vähintään kandidaatin tutkintoon, jonka jälkeistä koulutusalan vaihtokynnystä madalletaan. Tavoitteena on tehdä mahdollisiksi sekä houkutteleviksi kombinaatiot, joissa kandidaatin ja maisterin tutkinnot ovat eri aloilta. Tämä

tavoite ja toimenpiteet ovat kaksiosaisen tutkintomallin Bolognan prosessin ja sen loppuunvientiin kehottavan Budapest-Wienin julistuksen (maaliskuu 2010) mukaisia Tarkasteluissaan Oulun yliopisto on systemaattisesti hakenut kandidaatin ja maisterin koulutusohjelmistaan pareja ja niitä on valittu muovattaviksi siten, että Bolognan prosessin mukaiset siirtymismahdollisuudet saadaan käyttöön. Tällä hetkellä tunnistettuja ja alustavasti siirtymisiä edesauttamaan työstettyjä koulutusohjelmapareja on yli 10. Muutosten on nähty olevan keino parantaa erityisesti tiettyjen luonnontieteellisten koulutusohjelmien tuottavuutta. Muutosten jälkeen kandidaatin tutkinnoissa on suuri osuus sivuaineita ja maisterin tutkinnot koostuvat käytännössä kokonaan pääaineopinnoista. Lopputulos olisi lähellä amerikkalaista ja brittityylistä master-tutkintokäytäntöä, joka olisi nykyistä olennaisesti helpompi kytkeä tohtoriopintojen osaksi. Myös toisen maisterintutkinnon suorittaminen esimerkiksi aikuiskoulutusohjelmana olisi nykyistä luontevampaa. Muutoksista ja erityisesti niiden mahdollisesti edellyttämistä opiskelijavalintojen muutoksista on neuvoteltava opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa. Lisäksi on tarkasteltava yliopiston sisäisen rahoitusmallin sovittamista tukemaan tiedekuntien ja laitosten yhteistyössä toteuttamia koulutusohjelmia. Päätösesitys: Päätös: Yliopisto jatkaa Bolognan prosessin ja Budapest-Wienin julistuksen mukaista koulutusrakenteiden uudistuksen suunnittelua ja neuvottelee niistä ja valintamenettelyistä opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa. Päätettiin esittelyn mukaisesti. Hallituksen puheenjohtaja Tutkimusprofessori Hans Söderlund Koulutusrehtori Olli Silvén