Tarkastustarkastuslautakunta

Transkriptio

1 Kinnulan kunnan Tarkastustarkastuslautakunta PÖYTÄKIRJA TARKASTUSLAUTAKUNNAN JÄRJESTÄYTYMISKOKOUS Kokousaika: to klo Kokouspaikka: Kinnulan kunnanvirasto jäsen varajäsen Läsnä: Rauno Kinnunen, pj Raili Laitinen Heikki Muhonen, vpj Vilho Parkkila Marketta Rouvinen Allan Pekkarinen Perttu Ruuska; poissa Pasi Kuivaniemi Hellin Urpilainen Anneli Ripatti 1 KOKOUKSEN AVAUS tilintarkastaja Jarmo Jäspi, sihteeri kunnanjohtaja Juha Urpilainen hallintojohtaja Marjatta Suominen Avaan kokouksen. Päätös: Puheenjohtaja avasi kokouksen. 2 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kuntalain mukaan tarkastuslautakunta on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Toimintasäännön mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsu lähetetään tarkastuslautakunnan päättämällä tavalla. Tarkastussäännön mukaan tarkastuslautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus. Kunnanhallitus ei voi määrätä edustajaansa tarkastuslautakunnan kokouksiin. Kokouskutsu on lähetetty

2 2 Tarkastuslautakunta toteaa kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Päätös: Hyväksyttiin. 3 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAMINEN Hallintosäännön mukaan pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan tarkastuslautakunnan päättämällä tavalla. (Esim Pöytäkirjantarkastajaksi valitaan aakkosittain kaksi tarkastuslautakunnan jäsentä.) Päätös: Tarkastuslautakunta päätti, että kaikki allekirjoittavat pöytäkirjan. Pöytäkirja allekirjoitetaan kunnan talolla. 4 JOHTAVIEN VIRANHALTIJOIDEN KUULEMINEN 5 ESTEELLISYYDET Kunnanjohtaja Juha Urpilainen ja hallintojohtaja Marjatta Suominen kertovat ajankohtaisista asioista klo Tarkastuslautakunnan jäsenten ja tilintarkastajan esteellisyydestä on voimassa, mitä hallintolain 28 :ssä säädetään. Esteellisyydellä tarkoitetaan henkilön sellaista suhdetta asiaan tai asianosaisiin, että se vaarantaa hänen puolueettomuutensa yksittäisen asian käsittelyssä. Yleisimmin esteellisyyden aiheuttaa lautakunnan jäsenyys, lähisukulaisuus tai asianosaisuus. Tarkastuslautakunnan jäsenen on perustelua ilmoittaa tiedossaan olevat ns. pysyvät esteellisyydet tässä vaiheessa (esim lautakuntien jäsenyydet, lähisukulainen kunnan palveluksessa). Mahdollisista asiakohtaisista esteellisyyksistä tarkastuslautakunnan jäsenen tulee ilmoittaa välittömästi sellaisen ilmetessä. Tarkastustarkastuslautakunta merkitsee esteellisyydet tiedokseen.

3 3 Päätös: Todettiin seuraavat esteellisyydet: Rauno Kinnunen, pj teknisen lautakunnan esittelijä on lanko veljen avopuoliso on yläkoulun ja lukion rehtori Heikki Muhonen, vpj toimii teknisen lautakunnan puheenjohtaja Marketta Rouvinen toimii Mahis Oy:n hallituksen puheenjohtajana toimii kansalaisopiston johtokunnan puheenjohtajana Perttu Ruuska; poissa Hellin Urpilainen ei tiedossa olevia 6 TARKASTUSLAUTAKUNNAN TALOUSARVIO JA MENOJEN HYVÄKSYMINEN MAKSETTAVAKSI Valtuusto on hyväksynyt vuoden 2009 talousarvion Tarkastuslautakunnan menojen loppusumma on 8 000,00 euroa. Talousarvion sitovuussäännösten mukaan talousarvio sitoo valtuustoon nähden toimielimen kokonaismenojen tasolla. Talousarvion täytäntöönpano-ohjeiden mukaan kukin toimielin päättää menojen hyväksyjistä. Hallintojohtaja hyväksyy laskut. 7 TARKASTUSLAUTAKUNNAN TEHTÄVÄT Kuntalain 71 Tarkastuslautakunnan on valmisteltava kunnanvaltuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioitava, ovatko kunnanvaltuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet.

4 4 8 TARKASTUSLAUTAKUNNAN TIETOJENSAANTIOIKEUS JA JÄSENILLE SÄÄNNÖNMUKAISESTI TOIMITETTAVAT ASIAKIRJAT Kuntalain 74 :n mukaan tarkastuslautakunnalla ja tilintarkastajalla on oikeus salassapitosäännösten estämättä oikeus saada kunnan viranomaisilta tietoja ja nähtäväkseen asiakirjoja, joita tarkastustarkastuslautakunta tai tilintarkastaja pitää tarpeellisena tarkastustehtävän hoitamiseksi. Käytännössä salassa pidettävien asiakirjojen pyytäminen edellyttää tarkastuslautakunnan päätöstä. Tarkastuslautakunnan arviointitehtävän kannalta on perusteltua, että heille toimitetaan säännönmukaisesti (kotiin) tehtävän kannalta keskeisiä asiakirjoja. Tarkastuslautakunta pyytää, että sille toimitetaan säännönmukaisesti mm. seuraavat asiakirjat: - talousarvio ja suunnitelma - osavuosikatsaukset tai muut kunnan kokonaiskehitystä kuvaavat raportit - johtosäännöt ja niiden muutokset - kunnanvaltuuston pöytäkirjat - hallituksen pöytäkirjat - Tarkastuslautakunnan jäsenten on tarpeen tehdä tilikauden aikaisista havainnoistaan muistiinpanoja, jotka auttavat tarkastuslautakunnan työskentelyä ja arviointikertomuksen laatimista. Päätös: Toimitaan edellisen kokouksen päätöksen mukaisesti. 9 ARVIOINNIN KÄYTÄNNÖN SUORITTAMINEN Tarkastustarkastuslautakunta on asetettu hallinnon ja talouden hoidon tarkastuksen järjestämistä varten. Tarkastuslautakunnan on arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet. Tarkastuslautakunnan työn perustaksi on tarpeen valmistella ohjeellinen arviointisuunnitelma. Tarkastuslautakunta käy periaatekeskustelun työskentelynsä käytännön järjestelyistä. Tarkastuslautakunta hyväksyy liitteenä olevan (jaetaan kokouksessa) arviointisuunnitelman.

5 5 10 TILINTARKASTAJAN TARKASTUSSUUNNITELMA Tilintarkastaja valmistelee ja esittää tarkastuslautakunnalle tiedoksi toimikauttaan koskevan tarkastussuunnitelman ja tilikautta koskevan työohjelman. Tässä yhteydessä päätetään myös tilintarkastajan raportoinnista tarkastuslautakunnalle. Tilintarkastajan tarkastussuunnitelma ja työohjelma jaetaan kokouksessa. Tarkastustarkastuslautakunta merkitsee tiedokseen tilintarkastajan tarkastussuunnitelman vuosille ja työohjelman vuodelle Päätös: Hyväksyttiin 11 TARKASTUSLAUTAKUNNAN KOULUTTAUTUMINEN Tarkastuslautakunnan työn onnistumisen kannalta on tärkeää, että tarkastuslautakunta perehtyy ja kouluttautuu tehtäväänsä hyvin. Tarkastuslautakunta käy keskustelun ja päättää tarvittavasta perehtymissuunnitelmastaan ja osallistumisesta koulutukseen. Päätös: Todettiin, että vuoden 2009 määrärahat on käytetty. 12 TARKASTUSLAUTAKUNNAN PALKKIOT Kunnanvaltuusto on päättänyt luottamushenkilöille maksettavista palkkioista. Tarkastuslautakunnan puheenjohtajan vuosipalkkio on 700 euroa ja kokouspalkkiot 40 euroa kokoukselta. Jos kokous kestää yli 3 tuntia, palkkiota korotetaan 50 %:lla. Ansionmenetyskorvaus ja matkakorvaukset maksetaan palkkiosäännön mukaisesti. Palkkiot maksetaan 4 kertaa vuosittain. 13 MUUT ESILLE TULEVAT ASIAT Tarkastuslautakunnan sihteerin tietokone Tarkastuslautakunta päättää, että lautakunnan sihteeri Hellin Urpilaiselle hankitaan

6 6 kunnan tietokone tehtävien hoitamista varten. Päätös: Hyväksyttiin PÖYTÄKIRJOJEN JULKAISEMINEN JA TARKASTUSLAUTAKUNNAN KOKOONPANO Tarkastuslautakunnan päätti, että pöytäkirjat julkaistaan kunnan kotisivuilla samoin kuin tarkastuslautakunnan kokoonpano. Sähköpostiosoitteet Tarkastuslautakunta toteaa jäsenten sähköpostiosoitteet. Päätös: Todettiin, että jatkossa on kaikilla Luottamushenkilöiden koulutus Tarkastuslautakunta päätti tiedustella kunnanhallitukselta, onko suunnitelmissa järjestää luottamushenkilöille koulutusta Kinnulan kunnan tavoitetilasta (talous suunnitelma sivu 4). Seuraava kokous Tarkastuslautakunta päättää seuraavan kokouksen ajankohdan ja käsiteltävät asiat: Päätös: Tarkastuslautakunta päätti pitää seuraavan kokouksen to PÖYTÄKIRJAN NÄHTÄVILLÄ PITÄMINEN Kuntalain 63 :n mukaan tarkastuslautakunnan pöytäkirja siihen liittyvine oikaisuvaatimusohjeineen ja valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen yleisesti nähtävänä siten kuin siitä on ennakolta ilmoitettu. Hallintosäännön mukaan pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä tarkastuslautakunnan päättämänä aikana ja paikassa. Tarkastuslautakunta päättää, että tarkastuslautakunnan pöytäkirja julkaistaan myös kunnan kotisivuilla. Päätös: Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävillä kunnantoimistolla kokousta seuraavana keskiviikkona. Hyväksyttiin.

7 7 15 OIKAISUVAATIMUS JA VALITUSOSOITUS Pöytäkirjaan liitettävässä oikaisuvaatimusohjeessa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä. Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta, on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. 16 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Päätän kokouksen Päätös Hyväksyttiin. Päiväys ja allekirjoitukset Kinnula puheenjohtaja pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirja tarkastettu ja allekirjoitettu. Kinnula