OSAAMISEN JOHTAMINEN HANNELE FABRITIUS HELSINGIN YLIOPISTON KIRJASTO STKS:N SEMINAARI EMBEDDED LIBRARIANSHIP 16.3.2015

Osaamisen johtaminen Tiedon ja osaamisen johtaminen inhimillinen pääoma Osaamisen johtaminen on moniulotteisempaa kuin tiedon johtaminen. Näillä asioilla on yhteys keskenään. Strategista ja eteenpäin katsovaa - osa henkilöstöjohtamista Oppiva organisaatio organisaation kokonaisvaltainen kehittäminen; työntekijän ja organisaation tiivis vuorovaikutus; organisaation sosiaalinen pääoma ml. luottamuspääoma 3

Osaamisen johtaminen jatk. Osaaminen ja hiljainen tieto liittyvät usein yhteen Organisaatiotkin oppivat organisaation kokonaisvaltainen kehittäminen; työntekijän ja organisaation tiivis vuorovaikutus; organisaation sosiaalinen pääoma ml. luottamuspääoma Osaamisen johtaminen lähtee organisaation tavoitteista ja se pitää sisällään sekä organisaation että henkilöstön osaamisen systemaattisen arvioinnin ja pitkän aikavälin kehittämisen (ml. rekrytoinnit). Edellyttää toimivaa johtamisjärjestelmää. 4

Osaamisen johtamisen roolit ja vastuut Helsingin yliopiston kirjastossa HR Osaamisen johtamisen kumppani Johtamisjärjestelmien ylläpito Prosessien suunnittelu Kehittämishankkeiden käynnistys - - - - - - Johtoryhmä Palvelukokonai suudet Esimies Yksilö Strateginen osaamisen johtaminen tunnistaa ja varmistaa osaamisen vastaa johtamisjärjestelmän kokonaisuudesta osaamisen kasvua varmistava johdon seuraajasuunnittelu Strateginen ja taktinen osaamisen johtaminen tunnistaa ja kehittää oman vastuualueensa merkittävää osaamista toimii proaktiivisesti oman alansa tulevaisuuden osaamisten tunnistamisessa vastaa palvelukokonaisuuden suoritusten johtamisesta ja seuraajasuunnittelusta Operatiivinen osaamisen johtaminen tunnistaa, kehittää ja varmistaa yksilön/tiimin osaamisen suorituksen johtaminen Yksilötason osaamisen johtaminen vastuu oman osaamisen säilymisestä aktiivinen ote omaan kehittymiseen 5

Osaamisen hallinta ja kehittäminen Osaamisen hallinnan tehtävä on sovittaa yhteen asetetut osaamistavoitteet ja henkilöstön osaaminen. Esimiesten rooli on keskeinen: kannustaa, motivoi, valmentaa Työelämässä oppiminen jakautuu omatoimiseen tekemiseen, toisilta oppimiseen ja muodolliseen koulutukseen. 70:20:10 malli kuvaa sitä, että työelämässä toimiessaan: Ihminen omaksuu n. 10 % oppimistaan asioista muodollisessa koulutuksessa, valmennuksissa ja seminaareissa. Noin 20 % oppimisesta tapahtuu toisilta henkilöiltä oppien, esimerkiksi perehdytyksessä, saamalla palautetta, jakamalla osaamista ja kokemuksia tai seuraamalla kollegan työtä. Valtaosa oppimisesta tapahtuu itse työssä, tarttumalla haasteisiin ja ratkaisemalla ongelmia. 6

Osaaminen Osaamisella tarkoitetaan työn vaatimien tietojen ja taitojen hallintaa sekä niiden soveltamista käytännön työtehtäviin. Osaaminen on keskeinen kilpailukykytekijä ja voimavara palvelutoiminnan johtamisessa nopeasti muuttuvassa toimintakentässä Osaamisen rakentuminen strategiseksi resurssiksi Avainroolissa ydinosaamiset 7

Osaaminen jatk. Mitä osaamista tarvitaan tulevaisuudessa kirjaston strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi? Mitkä osaamisen johtamisen prosessit mahdollistavat kirjaston luomaan, kehittämään ja hyödyntämään osaamista? 8

Osaamistarpeita IT-taidot Tutkimusympäristö ja infrastruktuuri Pedagogiset taidot Sosiaaliset ja viestintätaidot Kokoelmatyö, digitaalisten kokoelmien hallinta Hallinnolliset taidot Lähde: Digitaalinen kirjasto minkälainen koulutus / Hyvönen N. et al. Kansalliskirjasto 4/2014 9

Kehityskeskustelut Keskeinen osaamisen johtamisen, hallinnan ja kehittämisen väline Muuttuneet dialogisemmiksi toimintaympäristön ja johtamisjärjestelmien muutoksen myötä 10

TOIMINNAN JOHTAMISEN ERILAISET KAAVAT TOIMINTAYMPÄRISTÖN LUONTEEN MUKAAN (Snowden & Boone 2007; Kokkonen 2012) YKSINKERTAINEN TOIMINTAYMPÄRISTÖ: - Toimitaan etukäteen tunnetussa viitekehyksessä etukäteen tunnetuin tavoin: tehtäväjaot, toimenkuvat, esimies-alaiskeskustelut Toiminnan ja johtamisen kaava: havainnoi, kategorisoi ja reagoi MONIMUTKAINEN TOIMINTAYMPÄRISTÖ: - Ennustettava ja ymmärrettävä asiantuntijoille, joilla on riittävä tieto-taito - Päätökset tehtävä eri alojen asiantuntijoiden vuoropuhelun ja ristiriitoja sisältävän mielipiteiden vaihdon perusteella - Kehitys- ja tuloskeskustelut Toiminnan ja johtamisen kaava: havainnoi, analysoi ja reagoi KOMPLEKSINEN TOIMINTAYMPÄRISTÖ: - Etukäteen tuntematon toiminta-alue, josta kenelläkään ei ole valmista varmaa tietoa - Toiminta perustuu löyhiin, alati tarkistettaviin, muuttuviin ja syrjäytettäviin malleihin - Kehittävä dialogi, oppimisen yhteisö- ja verkostokäytännöt Toiminnan ja johtamisen kaava: kokeile, havainnoi ja reagoi KAOOTTINEN TOIMINTAYMPÄRISTÖ: - Tapahtunut jotain niin yllättävää, ettei normaali toiminta ole mahdollista Toiminnan ja johtamisen kaava kriisijohtaminen: toimi, havainnoi ja reagoi 11

Dialogiset johtamismenetelmät HY-kirjastossa Aloitettiin 2009 organisaatiomuutoksen valmistelussa Johdon ja esimiesten valmennus kehityskeskusteluihin kehittävän dialogin menetelmällä / Heli Ahonen Toimiva Oy Muutosjohtamisesta oppimisen johtamiseen Mukana myös työhyvinvoinnin näkökulma 2014 organisaatiomuutostoimintopohjaiseen Oppimisen haasteet työyhteisön näkökulmasta www.helsinki.fi/yliopisto 12

Oppiminen ja osaaminen Nykytila = Yhdistelmä tähän asti opittua ja osattua sekä keskeneräistä tulevaisuutta -> tarve johtaa sekä yksilöiden että yhteisön oppimista www.helsinki.fi/yliopisto 13

Oppimiskäytäntöjä Optimoiva: Vakioidun tuotteen ja prosessien jatkuva parantaminen -> kilpailu hinnalla, tehokkuudella, laadulla Innovoiva: Strategisesti tärkeiden uusien haasteiden haltuun ottaminen ja kehittäminen tuotteiksi, palveluiksi ja toimintatavoiksi. -> innovoimalla kilpaillaan tulevaisuudesta www.helsinki.fi/yliopisto 14

Kehittävän dialogin välineet Nelikenttä Työidentiteetin -sykli Henkilökohtainen kehityskeskustelu Valmistautumiskysymykset työhistoria Henkilökohtainen oppimissuunnitelma Työyhteisön yhteisen oppimisen suunnitelma Työyhteisön oppimispalaverit www.helsinki.fi/yliopisto 16

1. oppimispalaveri: nelikenttä Millaiset asiakasryhmät, palvelut ja toimintatavat on opittu hallitsemaan hyvin Mitä uusia vaatimuksia on nähtävissä Esimiehet tehneet alustavan luonnoksen, mutta työyhteisö työstää käytännönläheisemmän version Nelikenttä tosu ryhmiteltynä visuaalisesti www.helsinki.fi/yliopisto 17

TYÖYHTEISÖN OPPIMISEN TARJONTA: Yhteinen haaste = jatkuvasti keskeneräinen toiminta, joka kytköksissä verkoston oppimiseen VÄLINE- JA TUOTANTOVETOINEN OPPIMINEN, optimoidaan omia toimintatapoja ja prosesseja minne Kehittyvät tuotanto- ja oppimistavat 2 4 YHTEISKEHITTELY- OPPIMINEN, yhteistä uusien palvelujen ja toimintatapojen innovointia mistä Vakiintuneet asiakassuhteet, tuotteet ja palvelut 1 3 minne Kehittyvät asiakassuhteet, tuotteet ja palvelut TÄYDENTÄVÄ, LISÄOPPIMINEN, koulutusta ja osaamisen jakamista mistä Vakiintuneet tuotanto- ja oppimistavat ASIAKASVETOINEN OPPIMINEN, uutta ennakoivia avauksia 18

Uudet toimintatavat, kehittämisprojektit Uusi tilikartta (palvelukokonaisuudet, projektit) ja raportointi E-rekry, keskitetty rekrytointi Asianhallintajärjestelmä Projektimaisen työskentelyn opettelu Tilastotietopankki -wikisivu Sisäisten palvelujen nelikenttä Luonnos 12.11.2014 Toimintatavat Uusi kohde ja toimintatapa Palautejärjestelmä (tilastot, indikaattorit jne.) Strategiakauden 2017-2020 suunnittelun käynnistäminen Itsearviointi Nykyiset tehtävät ja toimintatavat Budjetointi Tiliöinti Tilastojen kokoaminen Vuosiraportti ja katsaus (Toivoon) Henkilöstötilinpäätös Kehityskeskustelut Uuden kohteen ennakointi, venyminen vanhoissa toimintatavoissa tilastotietojen visualisointi Kohde ja tarkoitus 20

Sisäisten palvelujen nelikenttä Luonnos 18.11.2014 Toimintatavat Uudet toimintatavat, kehittämisprojektit Uusi tilikartta (palvelukokonaisuudet, projektit) ja raportointi Kaukopalvelu (uusi ohjelma) Hinnoittelun uudet ohjeistukset, tuotteistus ja sopimukset Kustannuslaskennan suunnittelu (työaikakartta), EBL E-rekry, keskitetty rekrytointi Lomien koonti ja ohjeistus Prosessikuvaukset ja ohjeistukset Office 365 Asianhallintajärjestelmä, arkistointi Projektimaisen työskentelyn opettelu Projektien taloushallinto Tilastotietopankki -wikisivu Perehdyttäminen Tiedonhallinta vrt. viestinnän ohjeistus Erilaisten foorumien ja kokouskäytäntöjen kehittäminen Nykyiset tehtävät ja toimintatavat Strateginen suunnittelu Toiminnanohjaus Henkilöstösuunnitelma, tavoiteohjelman tarkiste Budjetointi, skenaariot, seuranta ja raportointi Tiliöinti Tulolaskutus, kassat Vuosiraportti ja katsaus (Toivoon) Hankinnat Henkilöstötilinpäätös Henkilöstöasioiden toistuvat tehtävät ja niihin liittyvä neuvonta Kehityskeskustelut Työhyvinvointi Henkka, YPJ-web Siviilipalvelusasiat Tilastojen kokoaminen Kiinteistön esimiestehtävät Näyttelytoiminta ja esittelyjen koordinointi Uusi kohde ja toimintatapa Palautejärjestelmä (tilastot, indikaattorit jne.), laatu, auditointi Itsearviointi (orgaanisaatiomuutos eri näkökulmista) Pilotti valitun prosessin kustannuslaskennasta Strategiakauden 2017-2020 suunnittelun käynnistäminen Osaamisen johtaminen Tilankäytön pitkän aikavälin suunnitelma Uudet projektit ja kumppanuudet Asiakkuuksien hallinnan suunnittelu, kehittäminen ja organisointi Uuden kohteen ennakointi, venyminen vanhoissa toimintatavoissa Tilastotietojen visualisointi Helsingin yliopiston 375 Minervan muutto Liber 2016 valmistautuminen yhteistyössä Kansalliskirjaston kanssa ISEW Library 2015 KK ja HUS-sopimukset Kohde ja tarkoitus 21

Työidentiteetti Aiemmin ammattikunta pysyvä professio Nyt johdettavana nopeampi ja monisuuntaisempi työidentiteetin muutos Ammatit ja työnjako identiteetin suuntaajina Urapolut ja suunnitelmat Tilaisuudet ja pakkoraot Dialogi käytännöt oppimisessa Työhistorian ja sen käänteiden läpikäynti 22

Oppimissuunnitelma Kehityskeskustelun tuloksena jokainen työntekijä nimeää 3-5 kehittämis- / oppimiskohdetta Miettii aikataulutuksen ja ketkä voivat edesauttaa suunnitelman toteuttamista Oppimistavan valinta - Työssä oppiminen, ongelmien ratkaisu - Yhdessä tekeminen, toisilta ja toisten kanssa oppiminen, verkostotyöskentely - Koulutustilaisuudet, seminaarit ym. muodolliset oppimistilanteet www.helsinki.fi/yliopisto 24

2. Oppimispalaveri Oppimispalaverissa keskustellaan yksilöllisten oppimissuunnitelmien yhteisistä piirteistä Monta palaverin organisointitapaa Pariporina ja sen koonti Etukäteistehtävät ryhmissä teemoittain Vertaisryhmiin perustuva etukäteisvalmentautuminen Oppimispalaverin tulos yhteinen oppimiskartta - kehitelty erilaisia www.helsinki.fi/yliopisto 25

Kehityskeskustelun haaste Keskustelussa apuvälineinä Nelikenttä näyttää tarjonnan Työidentiteetin sykli Kertoo miten ja mitkä työtehtävät kiinnostavat, sitoutuneisuus Haasteena edellisten kohtaaminen keskustelussa -> yksikön toimintasuunnitelman ja kirjaston strategian suunta Esimiehen rooli merkittävä: kannustaa, motivoi www.helsinki.fi/yliopisto 26

Oppimisen johtamisen tärkeys ja ajankohtaisuus Teknologis-taloudellisessa murroksessa massatuotannon aikakaudesta ->> tieto- ja viestintäyhteiskunnassa toiminnan konseptien uudistuminen: keskeneräinen, uutta luova historiallinen vaihe -> koko yhteiskunnassa oppiminen aktiivista, nopeaa, verkostoissa liikkuvaa -> oppimiskäytännöt: valmiin tiedon siirtämisestä optimoivan ja innovoivan oppimisen käytäntöihin www.helsinki.fi/yliopisto 27

KIITOS!