Asio Majoitusvaraus Asio Majoitusvaraus on majoitustilojen ja majoituspalveluiden varausjärjestelmä. Majoitusvarausohjelmisto soveltuu mm. asuntoloille, mökkivarauksille, liikunta- ja kurssikeskuksille ja huoneistovuokraukselle. Majoitusvarausohjelmistolla hallinnoidaan pitkäkestoisvarauksia ja kausiluontoisia varauksia. Majoitusvarausohjelmistosta tuotetaan omalle kotisivulle responsiivinen nettivarauspalvelu sisältäen hakukoneet, majoitustilojen nettikalenterit, oheispalveluiden ja tuotteiden liittämisen varauksille sekä majoitusvarausten verkkomaksamisen ja asiakaslaskutuksen. Nettivarauspalvelut toimivat myös mobiililaitteiden selaimilla. Majoitusten nettivarauspalvelut sovitetaan asiakkaan omiin varausprosesseihin ja varaussäännöstöihin, oman kotisivun visuaaliseen ulkoasuun ja käyttöoikeushallinnointiin. Nettipalvelukäyttöliittymä voidaan kohdentaa julkisille käyttäjille ja/tai edellyttää kirjautumista sopimusasiakkaille, sisäisille käyttäjille tai muille käyttäjäryhmille. Käyttäjän omille varauksille, myyntipalvelulle ja palveluntuottajille kuten siivouspalvelut on tarjolla omat tuotteistetut nettikäyttöliittymät. Nettivarauspalveluiden taustalla toimii Asio Majoitusvarausjärjestelmä ja sen majoitusvaraustietokantamoottori. Nettikäyttöliittymässä näkyvä aineisto tuotetaan järjestelmästä dynaamisesti ja tosiaikaisesti. Nettivarauspalvelusta voidaan tuottaa myös majoitusvarausportaali omalle kotisivulle. Nettipalvelun sisältö, ulkoasu ja toiminnallinen logiikka kustomoidaan asiakaskohtaisesti. Nettivarauspalveluiden upotus omalle kotisivulle o Responsiivinen nettikäyttöliittymä o Ulkoasu oman sivuston visuaalisen ilmeen mukaisesti o Käyttökokemus omien varaus-säännöstöjen ja varausprosessien mukaisesti o Hakukone-ystävällinen upotus oman kotisivurakenteen sisälle o Omat varaukset -nettipalvelu o Omat käyttöliittymät sopimusasiakkaille, palveluntarjoajille ja myyntipalvelulle o Asiakaskohtaisesti ylläpidetty tietoturvallinen pilvipalvelu
MAJOITUSTEN NETTIVARAUSPALVELUT Majoitusvarausjärjestelmästä voidaan tuottaa omalle kotisivulle responsiivisia nettivarauspalveluita ja majoitusvarausportaali -palveluita. Nettipalvelut toimivat myös mobiilissa. Nettivarauspalvelut toteutetaan Asiakkaan tarvelähtökohdista. Käyttökokemus sovitetaan Asiakkaan varausprosesseihin, varaushinnastoihin ja varaus-säännöstöihin. Nettikäyttöliittymän ulkoasu linjataan Asiakkaan kotisivun tyylipohjan mukaiseksi. Palveluun pääsylle voidaan edellyttää käyttäjän kirjautumista tai se voi olla täysin julkinen nettipalvelu. MAJOITUSTILOJEN HAKUKONEET Nettivarauspalvelut sisältävät useita erilaisia älykkäitä majoitustilojen hakukoneita. Hakuja voidaan tehdä hakukoneella erilaisten hakukriteerien (kuten aikaväli ja majoittujien lukumäärä) ja suodattimien pohjalta (kuten varustelutaso, majoituksen tyyppi, sijainti).
Perinteisten hakukoneiden lisäksi nettivarauspalveluissa on mukana täsmähakukoneet, jotka toimivat indeksointipohjalta. Täsmähakukoneet saadaan toimimaan esimerkiksi käyttötarkoituksen, sijainnin, halutun varustelutason tai muun kriteerin pohjalta. Indeksointi toimii myös tekstisyötön pohjalta. MAJOITUSTILOJEN NETTIKALENTERIT Majoitustiloille tuotetaan nettivarauspalveluun majoitustilakohtaiset nettivarauskalenterit. Nettivarauskalentereista pääsee suoraan varaamaan klikkaamalla kalenteripinnan vapaata saapumispäivää. Nettikalenterit voidaan toteuttaa myös selailumuotoisina. Tilatiedot, kuvat ja kartat nousevat suoraan varausjärjestelmän varauskohdetietokannasta nettipalveluun.
Kalenteripintoja voidaan myös yhdistää, kun halutaan tarkastella useamman majoitustilan saatavuutta tai varaustilannetta samanaikaisesti. Yhdistetyistä kalenteripinnoista käytetään nimeä Asio Grid Mode ja niistä pääsee myös varaamaan klikkaamalla vapaata ajankohtaa. Grid näkymät soveltuvat hyvin esimerkiksi myyntipalvelulle. MAJOITUSVARAUSTEN MAKSAMINEN Majoitusvaraukset voidaan maksaa laskulla, käteismaksatuksena tai verkkomaksuna. Maksutapavalinnat ovat kohdennettavissa eri asiakasryhmille. Varauslomakkeen tiedot kustomoidaan tarvetta vastaavaksi. Järjestelmä laskee automaattisesti oikeat hinnat järjestelmän asiakasryhmäkohtaisten hinnastojen ja tuote- ja palveluhinnastojen pohjalta. Varaaminen voi olla myös veloituksetonta esimerkiksi henkilökunnan omaan käyttöön tarkoitetulle majoitusvaraustoiminnalle.
Verkkomaksuissa käytetään Paytrail -verkkomaksupalvelua. Paytrail -verkkomaksupalvelu mahdollistaa maksun luottokortilla tai verkkopankkimaksuna. Verkkomaksutilitykset saadaan maksurivikohtaisesti eri palveluntarjoajille. Majoitusvarausten ostoskoriin voidaan liittää myös tuote- ja palvelumyyntiä. Järjestelmän tuote- ja palvelurekisterillä hallinnoidaan tuotteiden ja palveluiden hinnastoja. Palveluntarjoajille on oma käyttöliittymä omien tuotteiden ja palveluiden tilausten käsittelylle.
Varausten hintaryhmiä voi olla useita. Asiakas saa varauksestansa varausvahvistuksen sähköpostiinsa ja pääsee hallinnoimaan omia varauksiansa. MAJOITUSVARAUSTEN HALLINTA Varausjärjestelmän pääkäyttäjä hallinnoi varauksia ja varaustoimintaa varausjärjestelmän hallinnointikäyttöliittymällä.hallinnointiliittymän käyttö edellyttää kirjautumista ja käyttöoikeuksia. Hallinnointikäyttöliittymä sisältää useita pääkäyttäjälle tarkoitettuja toimintoja kuten: o Varauskohteiden ylläpito o Hinnastojen, asiakasryhmien ja käyttötyyppien hallinta o Varauksien tekeminen, varausmuutokset o Tilakalenterit, Yhdistetyt kalenterinäkymät ja statusnäytöt o Varausvahvistukset ja viestipohjien ylläpito o Tuoterekisterien hallinta o Asiakas- ja käyttäjärekisterien hallinta o GDPR toiminnot o Viestintätoiminnot o Käyttöoikeushallinto o Varauslistaukset o Raportointi ja tilastointi
KOHDENNETUT PALVELUKÄYTTÖLIITTYMÄT Järjestelmä tarjoaa lisäksi omat käyttöliittymät pohjaten ohjelmiston käyttöoikeushallintoon sopimusasiakkaille, omien varausten hallinnoinnille, myynti- ja aulapalveluille sekä ulkoisille palveluntarjoajille kuten siivouspalvelut tai catering-palvelut. o Sopimusasiakkaiden käyttöliittymä (esimerkiksi yritykset, henkilökunta, vuokralaiset) Sopimusasiakkaille voidaan tuottaa esimerkiksi omat hinnastot, ja sopimusasiakkaat voidaan rekisteröidä järjestelmän asiakasrekisteriin. Sopimusasiakkaat pääsevät hallinnoimaan ja tekemään muutoksia omiin varauksiinsa, sekä peruuttamaan varauksiansa peruutussäännöstöjen mukaisesti. o Omat varaukset käyttöliittymä Loppukäyttäjille voidaan tuottaa nettipalvelu, jossa käyttäjä pääsee näkemään oman varaushistoriansa, varausvahvistukset ja kuitit sekä tekemään muutoksia omiin varauksiinsa ja peruuttamaan omia varauksiansa peruutus-säännöstöjen mukaisesti. Myös varaustarjoukset näkyvät loppukäyttäjän palvelukäyttöliittymästä, josta käyttäjä voi ne hyväksyä ja vahvistaa. o Myynti- ja aulapalvelun käyttöliittymä Myynti- ja aulapalvelun käyttöliittymä mahdollistaa esimerkiksi varaustilannenäkymät, varaustarjousten, varausten ja varausmuutosten tekemisen sekä varausten vahvistamisen.
o Palveluntarjoajien käyttöliittymä (esimerkiksi catering- ja siivouspalvelut) Palveluntarjojien käyttöliittymällä hallinnoidaan tilauksia, tuotteita ja palveluita. Esimerkiksi ravintolapalvelun tarjoajalla on pääsy omien tuotteidensa ja palveluidensa hallintaan, saatavuuteen, tilaus- ja peruutussäännöstöihin ja hinnastoihin. Palveluntarjoaja vastaanottaa, käsittelee ja kuittaa tilaukset palveluntarjoajan käyttöliittymästä sekä pystyy ajamaan esimerkiksi päivä- ja viikkolistoja sisääntulleista tilauksista ja tuotemyyntiraportteja. INTEGRAATIOT JA YHTEYSOHJELMAT Asio Varausjärjestelmään on saatavilla lukuisia integraatioita ja yhteysohjelmia erilaisiin ulkoisiin ohjelmistoihin ja taustajärjestelmiin. Varausjärjestelmästä voidaan tuottaa integraatio ja yhteysohjelmat esimerkiksi ulkoisiin taloushallinnon ohjelmistoihin, verkkomaksupalveluun, pääsynhallintaan/kulunvalvontaan, aula- ja ovenpielinäyttöihin, SMS-palvelimelle ja ulkoisiin graafisiin raportointi- ja analyysiohjelmiin. Julkiset majoitustilojen nettikalenterit voidaan upottaa ulkoisille kotisivuille erillisillä upotus-scripteillä. Esimerkkejä yleisimmistä integraatioista ovat esimerkiksi varausten verkkomaksu, pääsynhallinta ja taloushallinto. Järjestelmän hallinnointikäyttöliittymässä on sisäänrakennettuna valmius tuotteistettuihin integraatioihin raportoinnin, viestinnän, verkkomaksujen ja pääsynhallinnan ohjelmistoihin sekä aula- ja ovenpielinäyttöjen tosiaikaisiin yhteysohjelmiin ja nettikalentereiden upotuksille ulkoisille sivustoille. o Raportointialusta integraatiot Operatiivista raportointia varten Asion hallinnointikäyttöliittymässä on sisäänrakennettuna dynaaminen listamuotoinen listageneraattori. Listageneraattorilla on mahdollista tehdä myös valmis-raportteja usein käytettyihin raportointitarpeisiin kuten käyttöasteseuranta, varauslaskutuksen koontiraportit, ryhmitellyt varauslistaukset tai myynnin seuranta. Raportit ovat siirrettävissä exceliin ja raporteille voidaan valikoida halutut tietosisällöt varausjärjestelmän varaustietokannasta.
Strategista johdon raportointia varten varausjärjestelmän hallinnointikäyttöliittymään on kytkettävissä erillisellä tilauksella graafiset analyysit pilvi-integraationa Qlik -raportointialustaan. Graafiset raportit toimivat klikkaus-periaatteella, ja haluttu tietoaineisto voidaan esittää ja suodattaa missä tahansa halutussa graafisessa esitysmuodossa. Graafiset analyysit soveltuvat hyvin esimerkiksi myynnin seurantaan, käyttö- tai täyttöasteen seurantaan, ostoskori analyyseihin, geo-pohjaiseen analytiikkaan ja tila- tai resurssi kohtaiseen analyysiin. Qlik raportointialustan käyttöä varten Asiakas tarvitsee erillisesti Qlik lisenssisopimuksen. o Viestinnän yhteysohjelmat Viestintää varten Asiossa on tuotteistettuna ja sisäänrakennettuna luotettava Mandrill sähköpostiviestipalvelu ja erillisesti saatavilla kustannustehokas Quriiri SMS viestipalvelu. Viestintäohjelmat soveltuvat myös ryhmäviestintään ja automatisoituihin viesteihin kuten varausvahvistukset, ilmoittautumisten vahvistukset ja asiakaskuitit. Asion sähköpostiviestintäpalvelun luotettavuus on luokassa erinomainen.
o Verkkomaksupalvelun yhteysohjelma Verkkomaksamista varten Asiossa on valmiina yhteysohjelma ja verkko-ostoskorikytkentä mm. Paytrail -verkkomaksupalveluun. Paytrail verkkomaksupalveluun on liitetty myös myyntikanavan ja kauppiastilin hallinta, joka mahdollistaa maksutransaktion tilityksen useammalle kauppiastunnukselle maksurivikohtaisesti. Esimerkiksi majoitusvarauksen osuus voidaan tilittää tilavuokraajalle ja ravintolapalvelun osuus ravintolalle. Paytrailin käyttöä varten Asiakas tarvitsee erillisesti Paytrail verkkomaksupalvelusopimuksen. Integraatio voidaan tehdä myös suoraan asiakkaan käyttämään verkkomaksu-ohjelmaan. o Pääsynhallinnan ja kulunvalvonnan integraatiot Pääsynhallintaa ja kulunvalvontaa varten Asiossa on tuotteistetusti valmiina yhteysohjelma Bitwards pääsynhallinnan pilvipalvelualustaan. Bitwards on älylukkoriippumaton ja ohjelmistopohjainen pilvipalvelu ja mahdollistaa sovelluspohjaisen sekä PIN-koodeilla toimivan pääsyn tiloihin. Asiosta tuotetaan varauksen tiedot ja varausmuutokset sekä peruutukset Bitwards - pääsynhallinnan pilvipalveluun, joka ohjaa ovien avaamista paikan päällä varauksen aikana. Bitwardsin käyttöä varten Asiakas tarvitsee erillisesti Bitwards palvelusopimuksen. Integraatio voidaan tehdä myös suoraan asiakkaan käyttämään pääsynhallinnan ohjelmistoon.
o Aula- ja ovenpielinäyttöjen yhteysohjelma Aula- ja ovenpielinäyttöjen yhteysohjelmalla tilojen nettikalentereista saadaan tuotettua tosiaikaisia varaustilannenäkymiä rakennusten aula- ja ovenpielinäytöille. Yhteysohjelman liikennevalo -toiminnolla voidaan indikoida tilan varaustilanne kuluvalla hetkellä. o Upotus-scriptit ulkoisille kotisivuille Upotus-scriptit ovat tarkoitettu ulkoisille sivustoille. Kaikista nettikalentereista, niin yksittäisistä tilakalentereista kuin yhdistetyistä kalenteripinnoistakin, voidaan tuottaa kopioitava upotusscripti, jonka ulkoinen sivusto voi liittää oman kotisivurakenteensa HTML-koodin sisään.
Tuotteistettujen integraatioiden ohella Asio varausjärjestelmä on integroitavissa suoraan erillisellä toimeksiannolla ja rajapinnan välityksellä Asion toimittamilla yhteysohjelmilla asiakaskohtaisesti asiakkaan omiin taustajärjestelmiin. o Taloushallinnon ohjelmistojen integraatiot Taloushallinnon ohjelmistoissa tyypillisimmin käytetyt yhteysohjelmat ovat varauslaskutusaineistojen ja verkkomaksutransaktioiden siirto yhteysohjelmalla ja rajapinnan välityksellä Asiosta Taloushallinnon ohjelmistoon. Yhteysohjelmia on lukuisia, kuten esimerkiksi Procountor, Pro-E, Netvisor, Aditro Intime, myclub, Rondo, Lemonsoft ja SAP. o Pääsynhallinnan ohjelmistojen integraatiot Pääsynhallinnan suoraintegroinnilla Asiosta siirretään varaus pääsynhallinnan ohjelmistoon, joka ohjaa oven avaamista ja käyttäjän pääsyä varattuun tilaan paikan päällä ja varauksen keston aikana. Yhteysohjelmia on lukuisia, kuten iloq, Esmikko, Abloy, Timecon ja Megaflex. Asio Majoitusvarausohjelmisto ja tarvittavat integraatiot toimitetaan asiakaskohtaisesti ja sovitetaan asiakkaan käyttöympäristöön, käyttöoikeushallinnointiin, varausprosesseihin, taustajärjestelmiin sekä varauslaskutus- ja varauskäytäntöihin. Majoitusvarauspalveluiden kotisivu-upotukset ja niiden toiminnallisuus sekä visuaalinen ulkoasu sovitetaan asiakkaan oman kotisivun tyylipohjaan. GDPR YHTEENSOPIVUUS Asio on GDPR yhteensopiva varausjärjestelmäratkaisu. Pääkäyttäjän GDPR-toimintoihin sisältyvät seuraavat toiminnot: o Toiminto, jolla voidaan listata, pseudonymisoida ja/tai poistaa kaikki henkilöön Asion eri tietojoukoissa liittyvät kirjaukset. o Toiminto, jolla voidaan käyttäjäkohtaisesti nähdä, millä hakuehdoilla hän on hakenut henkilötietoja ja kuinka monta vastausta on saanut. o Toiminto, jolla voidaan nähdä, kuka on siirtynyt selailemaan tietyn henkilön perustietoja. o Toiminto, jolla voidaan käyttäjäkohtaisesti listata, mitä henkilön perustietoja on muutettu ja minä ajankohtana. o Toiminto, jolla voidaan siirtää henkilön perustiedot rajapintatiedostoon. o Toimintoperhe, jolla voidaan massaoperaatiolla poistaa, anonymisoida tai pseudonymisoida vanhentuneiksi katsottuja tietoja eri tietojoukoissa siten, että tietojen sisäinen integriteetti ei vahingoitu. Ohjelmistokehitys on jatkuvaa ja Asio ohjelmistojen GDPR-ominaisuuksia ja muita toimintoja kehitetään jatkuvasti. Uudet ohjelmistoon kehitetyt lisäpiirteet toimitetaan versiopäivityksinä Asio Asiakkaille.
Asio-Data Oy Luotettava asiantuntijayritys Asio-Data on Suomen johtava varausohjelmistojen toimittaja yli 20 vuoden kokemuksella. Asio- Datan luottoluokitus on korkein mahdollinen. Asio-Data Oy on Luotettava Kumppani. Asio Varausohjelmistot ja ohjelmistopalvelut toimitetaan asiakaskohtaisesti ylläpidettyinä tietoturvallisina pilvipalveluina. Asio Majoitusvaraus Ohjelmistokuvaus on päivitetty 17.6.2019 Asio-Data Oy, www.asio.fi