Kenttävarausohjelmisto

Transkriptio

1 Kenttävarausohjelmisto Tässä ohjelmistokuvauksessa kuvataan Asio Kenttävarausohjelmiston päätoiminnot (1) Kenttien ja muiden tilojen nettivarauspalvelut (2) Varausohjelmiston päätoiminnot Asio Kenttävarausohjelmisto on urheiluseuroille, halliorganisaatioille ja areenoille, liikuntakeskuksille sekä kaupunkien ja kuntien liikuntatoimille räätälöity varausohjelmisto pilvipalveluna. Ohjelmistosta on saatavilla lajeille sovitettuja versioita esimerkiksi jalkapallolle, koripallolle, taitoluistelulle, jääkiekolle, salibandylle, futsalille ja tennikselle. Ohjelmisto soveltuu hyvin kaikenlaisten liikuntatilojen varaustoiminnan hallinnoinnille ja varauspalveluiden tuottamiselle nettiin ja mobiiliin. (1) KENTTIEN JA MUIDEN TILOJEN NETTIVARAUSPALVELUT Kenttävarausohjelmistolla voidaan tuottaa nettipalveluita omalle kotisivulle. Nettipalvelut ovat luonteeltaan tosiaikaisia ja responsiivisia, eli ne toimivat monikanavaisesti myös mobiililaitteilla. Nettipalveluita voidaan tuottaa erilaisiin käyttötarkoituksiin kuten kenttäkalentereille, joukkueiden vuorokalentereille tai kenttävuoromyyntiin. Nettipalveluita voidaan tuottaa myös muiden tilojen kuin kenttien varauksiin, esimerkiksi liikuntatilojen, neukkareiden, pukkareiden, aitioiden tai välineiden varauksiin. Nettipalveluille voidaan tuottaa oma portaalisivu. Alla esimerkkinä jalkapalloareenan varausportaalisivu, jossa tarjoillaan sisäänmeno areenan eri liikuntatilojen varauspalveluihin.

2 Nettivarauspalvelut voidaan toteuttaa dynaamisella ja responsiivisella kalenteripinnalla. Vapaata kenttäaikaa voi varata maalaamalla kalenteripintaa ja myyntiin asetettuja vuoroja -tai vakiovuoroja voi ostaa klikkaamalla. Vuorojen hinnoittelussa voidaan käyttää hintataulukoita. Palvelu osaa käsitellä myös kenttälohkoja. Vakio- ja irtovuorojen käsittely on ohjelmistopalvelun perusominaisuus.

3 Nettivarauksien maksaminen voidaan toteuttaa asiakaslaskutuksella tai verkkomaksamisella. Myös maksuton varaaminen on mahdollista toteuttaa esimerkiksi kirjautumalla palveluun joukkueiden Asiotunnuksilla. Nettipalvelut voivat olla luonteeltaan myös puhtaasti selailumuotoisia ja ilman varausominaisuuksia. Selailumuotoiset nettipalvelut sopivat esimerkiksi kenttien varaustilanteiden tosiaikaiseen esittämiseen netissä tai joukkueiden/ryhmien vuorokalentereiden esittämiseen netissä. Varaustapahtumat voidaan esittää kalenterimuotoisina ja aikavälinäkymävalintoina voivat olla esimerkiksi kuukausinäkymä, viikkonäkymä tai päivänäkymä. Varaustapahtumat voidaan esittää myös tapahtumalistamuotoisina ja niistä voidaan tuottaa tosiaikaisia tapahtuma-syötteitä esimerkiksi hallien aulanäytöille.

4 Nettikalentereita voidaan tuottaa myös esimerkiksi joukkueiden omille kenttävuorokalentereille. Kalenterinäkymiä voi myös yhdistää, jos halutaan näyttää samalla kalenteripinnalla esimerkiksi useamman ryhmän varaukset tai useamman kentän/tilan tai kenttälohkon varaustilanteet. Kalenteritapahtumissa käytetyt värit ovat parametroitavissa ja kalenteripalveluissa esitettävä informaatio on suodatettavissa halutulla tavalla. Varauskohteiden tiedot kuten kuvat, lohkot, nimet, varustelutaso, hinnat, sijainti ja kartat yms tuotetaan dynaamisesti varausohjelmistosta nettipalveluihin. Ohjelmiston pääkäyttäjä pystyy varausjärjestelmän hallinnointityökalulla itsenäisesti hallinnoimaan varauskohteista palveluun nousevaa tietoa. Varauskalentereita voi tilata myös ulkoisiin kalenteriohjelmiin kuten matkapuhelinten kalenteriohjelmiin.

5 Nettipalveluita voidaan tuottaa myös varauskarttamuotoisina soveltuen hyvin esimerkiksi aitioiden varauksille.

6 (2) KENTTÄVARAUSOHJELMISTON PÄÄTOIMINNOT Varauksia hallinnoidaan Asio Kenttävarausohjelmiston hallinnointikäyttöliittymällä pääkäyttäjän oikeuksilla. Varausohjelmistolla tehdään uusia varauksia, muutoksia varauksiin sekä vuorosiirtoja, ylläpidetään varauskohteiden aineistoja, tuoterekisteriä, asiakas- ja joukkuerekisteriä, ohjelmiston ja nettipalveluiden käyttöoikeuksia ja hinnastoja, varauslaskutusta ja käyttöasteseurantaa, sekä ajetaan varauslistauksia ja raportteja erilaisiin käyttötarkoituksiin. Varausohjelmiston päätoiminnot Monimuotoiset ja helppokäyttöiset varauskalenterit Varauksia ja varausmuutoksia voi tehdä usealla eri tavalla. Varauksia voi tehdä suoraan kenttä-, kenttälohko- tai tilakalentereihin, tai vaihtoehtoisesti esimerkiksi käyttämällä ohjelmiston myyntipalvelutoimintoja tai varauskarttatoimintoja. Varauskarttatoiminnoilla voidaan yhdistää useita tiloja tai tilaryhmiä samalle kalenteripinnalle ja halutulle aikavälille vuorosuunnittelun helpottamiseksi. Varauksia voidaan tehdä yksittäis- tai toistuvaisvarauksina. Varauksiin voidaan myös niputtaa monitilavarauksia eri ajankohdilta. Hinnat saadaan laskettua automaattisesti käyttämällä ohjelmiston hinnoittelutaulukoita. Varauksen tekeminen on helppoa. Varauksen voi tehdä maalaamalla interaktiivista kalenteripintaa ja täyttää varauksen tiedot varauslomakkeelle. Varaukselle voidaan asettaa käyttötyyppejä esimerkiksi tilastointia varten tai varaustyyppien havainnollistamista varten nettikalenteripalveluissa.

7 Monipuoliset käyttöoikeustasot Varausohjelmistoon kirjaudutaan nettiselaimella ja kirjautumistunnuksilla. Ohjelmiston käyttöoikeushallinnossa määritellään pääkäyttäjän oikeudet sekä käyttöoikeustasot muille rooleille. Käyttöoikeuksia voidaan asettaa esimerkiksi valmentajille tai joukkueenjohtajille, kenttämestareille, aulahenkilöstölle tai muille toimijoille. Rooleille tai yksittäisille henkilöille voidaan asettaa esimerkiksi varaustilanteiden selailuoikeuksia tai tilojen varausoikeuksia, tai oikeudet esimerkiksi ohjelmiston raportointi- tai laskutustoimintoihin. Erillisesti määritellään julkisiin palveluihin nousevat tilat ja toiminnot ja ns nettikäyttäjän oikeudet. Varausten laskutus, seuranta ja raportointi Ohjelmisto sisältää kattavat varauslistausominaisuudet. Varauslistauksia voidaan käyttää esimerkiksi tilastointiin, kustannusseurantaan, käyttöasteseurantaan, valmentajien työajan seurantaan, joukkueiden varauslistauksiin tai vuorolaskutukseen. Laskutusta varten ohjelmistosta voidaan ajaa vuorolaskutuksen koontiaineisto, josta voidaan muodostaa siirtotiedosto ulkoiseen taloushallinnon ohjelmistoon tai käyttää ohjelmiston sisäistä laskutusohjelmaa. Vuorosiirrot Kenttävarausohjelmisto sisältää urheiluseuroille räätälöidyn vuoromarkkinapalvelun, jonka avulla joukkueet voivat itsenäisesti myydä ja ostaa vuoroja keskenänsä. Vuorosiirrot joukkueiden välillä eivät edellytä toimistolta vuorosiirtojen hallinnointia, ja vuorolaskutus siirtyy vuorosiirtojen yhteydessä ohjelmistoon asetettujen vahvistuskäytäntöjen mukaisesti. Joukkueet voivat itsenäisesti asettaa käyttämättä jääviä kenttävuorojaan myyntiin ohjelmiston sisäisessä vuoromarkkinassa, ja ostaa myyntiin vapautettuja vuoroja itsellensä. Vuoromarkkina osaa käsitellä yksittäisiä vuoroja, vakiovuoroja ja vakiovuorojen osia (vuorokertoja). Kenttien lohkominen Varauskohteita kuten kenttiä voidaan tarpeen mukaan lohkoa pienempiin varattaviin osiin. Yksittäinen kenttä voi muodostua useasta lohkosta, jotka voidaan varata joko yksittäin tai yhdistetysti. Varauksia tehtäessä valitaan, mitkä osat (lohkot) kentästä kuuluvat varaukseen.

8 Vuorohinnoittelu Varauskohteille voidaan asettaa hinnoittelutaulukoita, joiden pohjalta vuorojen hinnat voidaan laskea automaattisesti esimerkiksi nettivarauksille tai sisäisille varauksille. Hinnoittelutaulukoissa voidaan ottaa kantaa myös esimerkiksi prime-time ja low-time hinnoitteluihin sekä ajankohtiin, jolloin kyseinen tila ei ole varattavissa. Varausmyynti omalla kotisivulla Kenttävuoroja voidaan asettaa julkiseen myyntiin omalle kotisivulle tuotettavaan nettivarauspalveluun. Julkiseen myyntiin asetetut kentät ja kenttävuorot nousevat tosiaikaisesti nettipalveluun, ja niitä voi varata tai ostaa nettipalvelun varauskalenterin kautta. Julkisessa myynnissä voidaan käyttää julkisen myynnin hinnastoja. Julkiselle myynnille voidaan asettaa erinäisiä säännöstöjä kuten esimerkiksi minimi tai maksimi varauksen kesto, tai myydäänkö vuorot kiinteinä esiasetettuina vuoroina tai vakiovuoroina vai vapaasti varattavana kalenteriaikana. WebCal-liitännät ulkoisiin kalenteriohjelmiin ja mobiiliin Ohjelmistosta tuotettavat nettikalenterit tukevat WebCal -kalenterisiirtoa ja synkronointia ulkoisiin kalenteriohjelmiin. Esimerkiksi oman joukkueen vuorokalenterin voi tilata WebCal-syötteenä oman matkapuhelimen tai tietokoneen kalenteriohjelmaan. Taloushallinnon yhteysohjelmat Ohjelmistoon on saatavilla erillisellä tilauksella yhteysohjelmia ulkoisiin taloushallinnon ohjelmiin laskutusaineiston siirtoa varten. Taloushallinnon ohjelmia on markkinoilla useita, ja laskutusaineistojen siirto-ohjelmien osalta kyseessä on aina asiakaskohtainen sovitusprojekti, jonka yhteydessä määritellään aineiston tiedonsiirto-formaatti ja tiedonsiirtokäytäntö. Lopputulemana varausohjelmiston varauslaskutusaineisto saadaan siirtymään käytettyyn taloushallinto-ohjelmaan joukkueiden laskutusta varten. Vaihtoehtoisesti voidaan käyttää ohjelmiston omaa laskutusohjelmaa. Verkkomaksaminen Ohjelmistosta tuotettaviin nettivarauspalveluihin saadaan liitettyä verkkomaksaminen. Ohjelmisto tukee esimerkiksi Paytrail-verkkomaksupalvelua, joka mahdollistaa luottokortti- ja verkkopankkimaksamisen. Varaukset voidaan maksattaa myös asiakaslaskutuksella tai mikäli käytössä on ohjelmiston aulapalvelutoiminnot, myös käteismaksatuksella.

9 Varausohjelmisto pilvipalveluna Asio Kenttävarausohjelmisto toimitetaan asiakaskohtaisesti ylläpidettynä pilvipalveluna. Ohjelmistosta on saatavilla lajeille räätälöityjä versioita. Ohjelmistosta tuotettavat nettipalvelut sovitetaan asiakkaan kotisivulle asiakkaan brändi-linjausten mukaisesti. Nettipalveluiden käyttö on responsiivista eli ne toimivat myös matkapuhelinten selaimilla.

10 Asio Kenttävarausohjelmistoa käyttävät urheiluseurat ja halliorganisaatiot sekä liikuntakeskukset ja kaupunkien ja kuntien liikuntatoimet. Asio-Data Oy