Kuinka taklaat taloyhtiön viestintähaasteet? Taloyhtiö 2019 10.4.2019 Annakaisa Mänttäri
Annakaisa Mänttäri Kiinteistöliiton viestintäpäällikkö 2017 Työskennellyt aiemmin journalistina, mm. Helsingin Sanomien eri osastoilla 2003 2014 Yhteiskuntatieteiden maisteri
24 yhdistyksen liitto 27 000 asunto-osakeyhtiötä 1 000 kiinteistö- ja vuokrataloyhteisöä Suomen Kiinteistöliitto (est. 1907) Yli 14 000 vuokranantajaa 3
4 MITÄ ON VIESTINTÄ?
Mistä puhumme tänään? Miten taloyhtiö viestii fiksusti ja asukkaat huomioiden? Viestinnän tarkoitus ja tavoitteet taloyhtiössä Viestinnän kohderyhmät Viestinnän kanavat Viestinnän resurssit: tekevätkö asukkaat, hallitus vai ostetaanko isännöinniltä? Taloyhtiön viestintäsuositus
Taloyhtiön viestintäsuositus Taloyhtiöiden viestintäsuositus on Oikeusministeriön, Kiinteistöliiton ja Isännöintiliiton yhdessä laatima suositus Kannattaa perehtyä! Löytyy Kiinteistöliiton verkkosivuilta www.kiinteistoliitto.fi Jäsensivut Ohjeet ja oppaat 6
Viestinnän tarkoitus ja tavoitteet taloyhtiössä Viestinnällä voidaan Vahvistaa tiedonkulkua Saada ihmisiä mukaan päätöksentekoon Parantaa asukkaiden tyytyväisyyttä Parantaa asumisturvallisuutta arjessa tai kriisitilanteissa Kannustaa energiatehokkuuteen Vahvistaa yhteisten pelisääntöjen noudattamista Parantaa yhteisöllisyyttä Helpottaa remonttien sujuvuutta Valistaa asumiseen liittyvistä perusasioista, joista muuten koituisi ajan saatossa ongelmia/lisätyötä taloyhtiölle 7
TALOYHTIÖ EI OLE OLEMASSA SEINIÄ VAAN ASUKKAITA VARTEN!
Viestinnän kohderyhmät ja kanavat Hyvä viestintä on räätälöity kohderyhmälle sopivaksi, joten kannattaa pohtia, millaisia tarpeita ja toiveita juuri tässä taloyhtiössä on. Esimerkiksi nuorten lapsiperheiden talossa toimivat eri kanavat kuin vanhusten parissa. Yhtiökokous voi olla hyvä paikka keskustella viestinnän tarpeista, mutta asiaan paneutuva hallitus/isännöitsijä järjestää osakkaille ja asukkaille kyselyn siitä, millä tavalla nämä mieluiten vastaanottaisivat taloyhtiön viestit. 9
Niin mitkä kanavat? Viestinnän kanavia voivat olla esimerkiksi Ilmoitustaulu, sähköinen tai perinteinen Taloyhtiön verkkosivut Sosiaalisen median kanavat, kuten Facebook tai WhatsApp Oleellista on pohtia, mitkä kanavat toimivat juuri tässä taloyhtiössä. Paperitiedotteelle on vielä tarvetta monessa yhtiössä. Yksi kanava harvoin riittää.
Kenen pitää viestiä? Taloyhtiön hallitus huolehtii siitä, että viestintä toimii. Itse ei tarvitse kuitenkaan tehdä kaikkea. Oleellista on ylipäätään huomioida viestinnän tarve ja päättää siitä, kuka tekee. Hoitaako joku hallituksesta vai ostetaanko isännöinniltä? HUOMIO! Normaalin yhteydenpidon isännöitsijän kanssa tulee toimia, vaikka viestinnästä ei olisi sovittu mitään. Vastuiden tulee olla selkeät, etteivät esim. isännöitsijä ja hallitus tee päällekkäisiä asioita. 11
Sovitaan viestinnästä ja viestitään sopimuksista Isännöintipalvelusopimuksessa kannattaa sopia arjen asukasviestinnästä. Huolto- ja urakointisopimuksissa tulee sopia asukasviestinnästä esimerkiksi huoneistokäyntien sekä korjaushankkeiden osalta. Hyvä isännöitsijä esittelee uudelle hallitukselle keskeiset sopimukset, jolloin esiin tulee myös se, mitä viestinnästä on sovittu. Hyvä hallitus puolestaan ottaa asiakseen perehtyä sopimuksiin. 12
Mitä viestitään? Taloyhtiön viestintäsuosituksessa eroteltu yhtiökokousviestintä korjaushankeviestintä viestintä yllättävissä poikkeustilanteissa ja turvallisuusviestintä hallituksen ja isännöitsijän välinen viestintä tilikauden aikainen viestintä asukkaille ja osakkaille 13
Yhtiökokousviestinnän aikataulu YHTIÖKOKOUKSEN AJANKOHTA ILMOITETAAN OSAKKAILLE HETI, KUN HALLITUS JA ISÄNNÖITSIJÄ OVAT SIITÄ SOPINEET.
Yhtiökokousviestinnän aikataulu Osakkaille annetaan vähintään 2 viikkoa ennen yhtiökokousta tietoa yhtiökokouksessa käsiteltävistä asioista. yhtiökokouskutsun mukana hallituksen päätösehdotukset, kunnossapitotarveselvitys, viimeisin tilinpäätös, toimintakertomus, tilintarkastuskertomus ja/tai toiminnantarkastuskertomus vähintään kaksi viikkoa ennen yhtiökokousta sekä valtakirjalomake Osakkaalla/asukkaalla mahdollisuus kysyä sekä etukäteen että kokouksessa.
Asioiden vieminen yhtiökokouksen käsiteltäväksi Osakkaiden vaikuttamismahdollisuudet paranevat, jos hallitus ilmoittaa ajankohdan, johon mennessä yhtiökokouksen käsiteltäväksi toivotut asiat on toimitettava hallitukselle. Laissa ei mainita tarkkaa määräaikaa sille, koska osakkaan on esitettävä vaatimuksensa asian käsittelemisestä yhtiökokouksessa. Laki kuitenkin edellyttää, että osakas vaatii asian käsittelyä hallitukselta kirjallisesti niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun. Käytännössä ajankohta määräytyy sen mukaan, koska hallitus kokoontuu viimeisen kerran ennen yhtiökokouskutsun lähettämistä.
Viestintä korjaushankkeissa Asumiseen vaikuttavista korjauksista ilmoitettava riittävän ajoissa esimerkiksi heti, kun hallitus on päättänyt esittää yhtiökokoukselle hankkeen suunnittelun aloittamista. Asukkaille kerrottava, mitä toimenpiteitä asia aiheuttaa heidän kohdallaan. Onnistunut viestintä korjaushankkeessa parantaa osakkaiden ja asukkaiden sitoutumista taloyhtiön pitkäjänteiseen kunnossapitoon. 17
Turvallisuusviestintä Viestinnällä voidaan parantaa asumisturvallisuutta. Viesti ennen kuin on hätä kädessä! Pelastussuunnitelmien sisällöstä säännöllinen viestiminen asukkaille. Kriisiviestinnän pelisääntöjä hyvä miettiä myös etukäteen. Suositukset: Asukkaille ja osakkaille viestitään taloyhtiötä koskettavista äkillisistä poikkeustilanteista viipymättä. Asukkaille ja osakkaille tiedotetaan taloyhtiön tiloihin kohdistuvista varkauksista tai ilkivallasta. 18
Mitä viestitään: vuodenkierto Säännöllisten vuodenkiertoon liittyvien asioiden viestiminen sujuvoittaa arkea Kevättalkoot, pihan käytön pelisäännöt Syksy ja liukkaus Loma-aikojen poissaolot jne. Myös tieto siitä, ettei mitään erityistä ole meneillään, on osakkaiden kannalta tärkeä viesti Muistetaan, että hallitus ei ole pelkkä puheenjohtaja eivätkä kaikki osakkaat asu taloyhtiössä. 19
Tilikauden aikainen viestintä (suositus) Osakkaille ja asukkaille viestitään säännöllisin väliajoin ja aina, kun jotakin merkittävää on tapahtunut tai odotettavissa. Asukasviestinnän suunnittelussa voi hyödyntää hallituksen vuosikelloa. Osakkaille tulee kertoa taloyhtiön rakennusten kunnosta, kuntoarvioiden ja -tutkimusten tuloksista sekä tehdyistä ja tulevista korjauksista. Tulevat korjaukset kiinnostavat myös asukkaita. Asukkaita kiinnostavat lisäksi energiankulutustiedot ja energiansäästöohjeet, jätteiden lajitteluohjeet, turvallisuusohjeet, Yhteisten tilojen käyttöohjeet, talkoot, taloyhtiön palvelut kuten pesutupa, saunat, avaintilaukset, säilytystilat ja kerhotila. Vuorovaikutteiseen viestintään kuuluu asukkaiden kuuleminen ja palautteen kerääminen. Käytännössä tämä voi tapahtua esimerkiksi kyselyiden, internetsivujen tai asukastilaisuuksien avulla. 20
Vuorovaikutteinen viestintä Taloyhtiön hallinnon on hyvä kannustaa osakkaita ja asukkaita vuorovaikutteiseen viestintään eli ottamaan herkästi yhteyttä myös hallinnon suuntaan. Harmit ja huolet eivät ehdi kasva niin suuriksi, jos ne havaitaan ajoissa. Yhteydenpitoa varten hallituksen/isännöitsijän on hyvä jakaa ohjeita siitä, keneen ollaan yhteydessä missäkin asiassa: isännöitsijään, isännöintitoimiston asiakaspalveluun, hallitukseen vai huoltoyhtiöön?
Tuliaisiksi omaan taloyhtiöön Viestinnässä on yksinkertaisimmillaan kyse siitä, että saa suunsa auki oikeassa paikassa kuten esimerkiksi silloin, kun kohtaa naapurin postilaatikolla tai porraskäytävässä. Viestintäkanava on pelkkä työkalu: toisinaan tarvitaan vasaraa, toisinaan ruuvimeisseliä. Selvitä, kumpi toimii teillä! Viestintään sijoitettu aika tai raha maksaa itsensä moninkertaisesti takaisin. Avoimesti toimiva ja tietoa jakava taloyhtiö houkuttelee osakkaita mukaan vaikuttamaan.
Hyödynnä Kiinteistöliiton jäsensivut! Jäsensivuilta löydät paljon hyödyllistä materiaalia, kuten erilaisia ohjeita, oppaita ja lomakkeita sekä esimerkiksi usein kysytyt lakikysymykset vastauksineen. Rekisteröidy sivuille osoitteessa https://www.kiinteistoliitto.fi/kirjautuminen/rekisteroityminen/
Kiinteistöliitto verkossa kiinteistoliitto.fi facebook.com/ kiinteistoliitto @kiinteistoala
Kiinteistöliitto osakkaana ja mukana
Kiitos!