TALOTEKNIIKAN ELINKAARITOIMITUSTEN RISKIT JA MENESTYSTEKIJÄT

TEKNILLINEN KORKEAKOULU Konetekniikan osasto Iiro Immonen TALOTEKNIIKAN ELINKAARITOIMITUSTEN RISKIT JA MENESTYSTEKIJÄT Diplomityö, joka on jätetty opinnäytteenä tarkastettavaksi diplomi insinöörin tutkintoa varten Espoossa 29.9.2006 Työn valvoja: Professori Karlos Artto Työn ohjaaja: DI Ismo Heimonen 1

TEKNILLINEN KORKEAKOULU DIPLOMITYÖN TIIVISTELMÄ Tekijä: Iiro Immonen Työn nimi: Talotekniikan elinkaaritoimitusten riskit ja menestystekijät Päivämäärä: 29.9.2006 Sivumäärä: 103+8 Osasto: Konetekniikan osasto Professuuri: TU 22 Teollisuustalous Työn valvoja: Professori Karlos Artto Työn ohjaaja: Diplomi insinööri Ismo Heimonen Rakennusten elinkaaripalvelumallit ovat yleistyneet Suomessa viime vuosina. Kuntien ja kaupunkien niukat budjetit ovat perinteisesti rajoittaneet investointimahdollisuuksia, vaikka tarvetta ja halukkuutta investoinneille olisikin ollut. Elinkaaripalvelumallit ovat tarjonneet uuden tyyppisen tavan investoida yksityisrahoitteisesti rakennuksiin ilman tarvetta leikata kuntien muita menoja. Kuninkaantien lukio on tällä hetkellä tunnetuin yksittäinen elinkaaripalvelumallilla toteutettu hanke Suomessa. Perinteisiin rakennuttamisen malleihin verrattuna elinkaarihankkeiden sopimusmenettelyistä on tullut raskaampia sekä toimijoiden välisen yhteistyön merkitys hankkeissa on korostunut. Koska Suomessa kokemusta elinkaarimallien toteuttamisesta on vielä niukasti, puuttuvat alalta yleiset projektien läpiviemisen prosessia helpottavat toimintakäytännöt. Tässä työssä pyritään löytämään elinkaaripalvelumalleille tyypillisiä riskejä ja menestystekijöitä sekä arvioidaan miten elinkaaripalvelumallien läpiviemiseen vaadittavaa prosessia voisi helpottaa projektin riskien jakamisen ja menestystekijöiden arvioimisen keinoin. Tarkemman tarkastelun kohteena olivat energian säästöillä rahoitettavat ns. ESCO hankkeet. Tilaajan ja tarjoajan näkemyksissä riskien jakamiseen liittyvissä näkemyksissä ei havaittu merkittäviä ristiriitoja, joten edellytykset elinkaarihankkeiden tehokkaalle riskien jakamiselle on olemassa. Samoin voidaan olettaa, että työssä esitetystä riskienjakotaulukosta on hyötyä osapuolten sopimuksen teon jouduttamisessa, yleisten riskien tunnistamisessa sekä osapuolten tietoon saattamisessa. Työssä esitettyä menestystekijöiden arvioimiseen käytettävää lomaketta voidaan suositella osana hankkeiden valmistelua ja suunnittelua sekä toteuttamispäätösten tukena. Elinkaarihankkeiden osapuolten välisten sopimuskäytäntöjen tai yhteisten projektien päämäärien kartoittamiseen menestystekijälomakkeesta ei kuitenkaan ole. Kriittiset menestystekijät eroavat elinkaarihankkeiden osapuolten välillä, joten menestystekijälomakkeen käytettävyydelle voidaan etsiä lähinnä yrityksen sisäisten strategioiden ja liiketoiminnan kannalta tärkeiden prosessin kehittämiseen liittyviä käyttökohteita. Avainsanat: Elinkaaripalvelumallit, PPP, ESCO, riski, menestystekijät 2

HELSINKI UNIVERSITY OF TECHNOLOGY Author: Iiro Immonen Title of the thesis: Risks and success factors in construction life cycle service projects Date: 29 September 2006 Department: Department of Mechanical Engineering Professorship: TU 22 Industrial Management Supervisor: Professor Karlos Artto Instructor: Ismo Heimonen, Master of Science (Tech.) ABSTRACT OF THE MASTERS THESIS Number of pages: 103+8 Life cycle service models have, e.g. public private partnership (PPP), become more popular way of taking care of public sector real estate projects in Finland. This is a consequence of tight municipal budgets in which the PPP project helps public sector to invest without the need to worry about cutting assets from other obligatory expenses. Compared to traditionally completed real estate investments the contract procedures have become much more complicated and time consuming and the degree of collaboration has become essential in life cycle service models. In Finland the life cycle service model is still new and there is a lack of good practice which helps the projects to succeed. This thesis will concentrate in typical success and risk factors in lifecycle models and possible ways of making the process more easy and fluent. ESCO service models were selected as a case study. In risk sharing there is no fundamental conflict of interests between public and private sector. However there is a need of making things go more rapidly through the first stages of contract making process. In the beginning of each life cycle service model among other things there is a need to agree on terms of risk sharing. In this process the use of lessons learned from past projects is essential when trying to make the contract making process more efficient. A risk sharing form is a useful tool in making this process to get a good start. It could also help to make sure that all stake holders are familiar with the risks involved. Success factors in life cycle service models should be also considered but a success factor tables and forms as a tool in projects is unlikely to be useful in a sense of a tool to help communication or project management. However a success factor form could be useful as a strategic tool and in internal management of corporation decision making process where the goals of every project should be considered carefully. Key words: Life cycle service models, PPP, ESCO, Risk, Success factor 3

ALKUSANAT Tämä diplomityö on tehty VTT:lle osana Tekesin CUBE teknologiaohjelman Talotekniikan tulevaisuuden elinkaaripalvelut (CUBENet) projektia, jossa kehitetään vaihtoehtoisia taloteknisen hankinnan toiminta ja palvelumalleja. Niiden avulla yksi taho voi ottaa pitkäkestoisesti vastuun talotekniikan toimittamisesta ja ylläpidosta sekä palvelun laadusta. Tutkimus tehdään yhteistyössä VTT:n, TKK:n ja Motivan kanssa. Työn valvojana on toiminut TKK:n teollisuustalouden professori Karlos Artto ja ohjaajana VTT:n erikoistutkija, DI Ismo Heimonen, joille esitän parhaimmat kiitokseni. Erityiskiitokset haluan osoittaa Tkt Leena Sarvarannalle ja DI Esa Nykäselle, joilla on aina ollut aikaa kannustaa ja antaa neuvoja. Lisäksi haluan kiittää DI Åsa Nystedtiä työhön liittyvistä kommenteista. Haluan myös kiittää Minna Matikaista hänen osoittamastaan tuesta ja kärsivällisyydestä. Espoossa 29.9.2006 Iiro Immonen 4

SISÄLLYSLUETTELO Käsitteet ja lyhenteet... 9 1 Johdanto... 11 1.1 Tutkimuksen tausta... 11 1.2 Tutkimuskysymykset ja tavoitteet... 13 1.3 Tutkimuksen laajuus ja rajaukset... 14 1.4 Tutkimusmenetelmät... 14 2 Riski ja menestystekijät käsitteinä... 16 3 Rakentamisen elinkaaripalvelumallien ominaisuudet, riskit ja menestystekijät... 19 3.1 Elinkaaritoimitusmallien keskeisimpiä piirteitä... 19 3.2 Elinkaaripalvelumallien tutkimuksia riskien ja menestystekijöiden näkökulmista... 25 3.2.1 Elinkaaripalvelumallien menestystekijöitä... 25 3.2.2 Elinkaaripalvelumallien riskejä... 34 3.3 Tutkimuksissa havaittuja elinkaarimalleille ominaisia piirteitä... 39 4 Elinkaaripalvelumallien menestys ja riskitekijät tilaajan ja tarjoajan näkökulmista... 41 4.1 Avainmenestystekijöitä tilaajan näkökulmasta... 41 4.1.1 Julkisten varojen käyttö... 42 4.1.2 Kilpailuttamisen merkitys... 43 4.1.3 Hankintamallit... 44 5

4.1.4 Tekninen laatu... 45 4.1.5 Yhteistyön merkitys... 45 4.2 Riskejä tilaajan näkökulmasta... 48 4.2.1 Kustannusten arviointi... 48 4.2.2 Kilpailu markkinoista... 48 4.2.3 Palvelutason määrittely... 50 4.2.4 Arkkitehtonisen laadun määrittely... 50 4.2.5 Sopimusaika... 50 4.2.6 Teknisen tason määrittely... 51 4.2.7 Riskit joihin ei voida vaikuttaa... 51 4.2.8 Ulkoistamisesta aiheutuvat riskit... 51 4.2.9 Energiaan liittyvät riskit... 52 4.2.10 Rahoitusriskit... 52 4.2.11 Neuvotteluihin kuluva aika... 53 4.3 Avainmenestystekijöitä tarjoajan näkökulmasta... 53 4.3.1 Pitkä sopimusaika... 54 4.3.2 Toteutuksen vapaus ja innovatiivisuus... 54 4.4 Riskejä tarjoajan näkökulmasta... 55 4.4.1 Tarjousmenettelyt ja vertailtavuus... 55 4.4.2 Palvelumaksusidonnaisuus tuotettuun palvelutasoon... 56 4.4.3 Eri tahojen intressien ristiriitaisuudet... 57 4.4.4 Projektin sisältöön liittyvät riskit... 57 5 Esimerkkikohteita Suomessa toteutetuista elinkaarihankkeista... 58 5.1 Koko rakennuksen elinkaaritoteutushanke... 58 5.1.1 Kuninkaantien lukio... 59 6

5.2 Talotekniikan elinkaaritoteutus... 62 5.2.1 Kiinteistö Oy Viikin Infokeskus... 62 5.3 Järjestelmän tai korjauksen energiansäästönelinkaaritoteutus... 63 5.3.1 ESCO konseptit... 63 5.3.2 Turun kaupungin ESCO hankeet... 64 6 ESCO toimitukset tapaustutkimuksena... 66 6.1 Tapaustutkimuksen metodit... 66 6.2 Tapaustutkimuksen ESCO kohteet... 69 6.3 Haastattelututkimuksen tulokset... 70 6.3.1 Tilaajien näkemykset riskeistä... 70 6.3.2 Tilaajan näkemykset menestystekijöistä... 71 6.3.3 Tarjoajan näkemykset riskeistä... 72 6.3.4 Tarjoajan näkemykset menestystekijöistä... 76 6.4 Lomakekyselyn tulokset... 77 6.4.1 Menestystekijöiden arvioiminen... 77 6.4.2 Tarjoajan näkemykset menestystekijöistä... 77 6.4.3 Tilaajan näkemykset menestystekijöistä... 84 6.4.4 Riskien jakaminen osapuolten välillä... 87 6.4.5 Tarjoajaosapuolen näkemyksiä riskien jakamisesta ESCO hankkeissa. 88 6.4.6 Tilaajaosapuolen näkemyksiä riskien jakamisesta ESCO hankkeissa... 92 6.4.7 Lomakkeiden käytettävyys... 95 7 Synteesi... 97 7.1 Riskit elinkaarihankkeissa... 97 7.1.1 Tilaajalle kuuluvat riskit... 98 7

7.1.2 Tarjoajalle kuuluvat riskit... 99 7.1.3 Jaettaviksi ehdotetut riskit... 100 7.2 Menestystekijät elinkaarihankkeissa... 101 8 Yhteenveto...102 Lähdeluettelo...104 Liitteet...108 8

Käsitteet ja lyhenteet BOT Build Operate Transfer, rakenna käytä siirrä. Toimitusmalli, jossa toimittaja rakentaa, käyttää ja siirtää tietyn kauden jälkeen toimituskohteen tilaajalle. Elinkaari(rakennus) Rakennetun kohteen (rakennus tai infrarakenne, tuotejärjestelmä) tai kohteen osan (tuotejärjestelmä, moduuli, komponentti, materiaali) peräkkäiset tai vuorovaikutteiset vaiheet raaka aineiden hankinnasta tai tuottamisesta loppukäsittelyyn. Elinkaaritekniikka ESCO Kohteen koko elinkaaren ajalle suunnattu tekniikan teoria ja käytäntö, jonka tavoitteena on optimoitu elinkaarilaatu. Elinkaaritekniikkaan sisältyvät: investointisuunnittelu, suunnittelu, ylläpito, käytön jälkeinen käsittely (purku, uudelleenkäyttö, kierrätys ja jätteidenkäsittely). Energy Service Company. Energian säästöön perustuva toimintamalli, jossa säästöjen toteuttajayhtiö saa maksun toteutuneista säästöistä. JYY Julkis yksityinen yhteistyö. Suomenkielinen vastine PPP:lle, ks. PPP. NPV PFI Net Present Value. Nettonykyarvo, jota käytetään laskettaessa tulevien kassavirtojen nykyarvo. Eli arvo diskontataan valitulla diskonttausprosentilla vertailukelpoiseksi nykyarvoon. Private Finance Initiative. John Majorin hallituksen toimesta Iso Britanniassa vuonna 1992 aloitettu yksityisrahoitusohjelma. Ohjelma pitää sisällään sopimusmekanismin, jossa julkinen sektori ostaa pitkän aikavälin sopimuksin yksityiseltä sektorilta palveluita toivoen samalla itse hyötyvänsä yksityisen sektorin rahoitusosaamisesta. Termiä on käytetty yleisesti synonyymina yksityisrahoitusmallille. 9

PPP Public Private Partnership. Investointien toteuttamis ja rahoittamistapa, jossa julkinen ja yksityinen sektori yhdistävät kumpikin oman erityisosaamisensa julkisen investoinnin toteuttamiseksi. PPP on siten yleisnimike projekteille, joissa palvelun taso ja yhteistyön määrä vaihtelevat sopimuskohtaisesti. Projektiyhtiö Projektiyhtiö on yhden tai useamman yrityksen yhteistyöorganisaatio, joka toteuttaa tilatun elinkaaripalvelumallin mukaisen sopimuksen. Riski Ei toivotun tapahtuman todennäköisyys kerrottuna sen määrällisellä seurauksella. Riskillä tarkoitetaan usein osapuolten tahdon ja kontrollin ulkopuolella olevien seikkojen vaikutuksesta syntyviä haitallisia seurauksia. Suomen kielen synonyymisanakirja taas määrittelee riskin vaaraksi tai uhkaksi. Puhekielessä riskillä tarkoitetaan menetyksen tai tappion uhkaa, tappion todennäköisyyden astetta tai henkilöä, asiaa tai tekijää, joka todennäköisesti aiheuttaa menetyksen tai vaaran. Tarjoaja Työssä tarjoajalla tarkoitetaan projektiyhtiötä, joka koostuu yhdestä tai useammasta yrityksestä, jotka hoitavat elinkaaripalvelumallin toteutuksen. Tilaaja Tilaajalla tarkoitetaan palvelun loppukäyttäjää tai loppukäyttäjän edustajaa, esimerkiksi kuntaa, joka tilaa tarjoajalta toimitilat opetustoimea varten. Verrokki Tässä työssä verrokilla tarkoitetaan julkisen sektorin käyttämää vertailukohtana olevaa projektia, jonka avulla pyritään selvittämään, onko mahdollinen PPP projekti edullisempi vai kalliimpi kuin perinteisellä tavalla hankittu vastaava rakennus. 10

1 JOHDANTO Talotekniikkatoimittajat ovat viime vuosina laajentaneet tarjontaansa siten, että tilaajalle tarjotaan investointivaiheen tekniikkatoimituksen lisäksi myös huolto ja ylläpitopalveluja pidemmän ajanjakson toimitusvastuulla. Tavoitteena on ns. elinkaaritoimitusten lisääminen. Uusien toimitusmallien käyttöönottoon liittyy usein riskejä, mutta myös mahdollisuuksia. Tämä tutkimus kuvaa ja arvioi talotekniikkajärjestelmien elinkaaritoimituksiin liittyviä riskejä ja menestystekijöitä sekä pyrkii ehdottamaan hyviä menettelytapoja niiden hallitsemiseen. Toteutuneista hankkeista etsitään niille ominaisia riskejä ja toisaalta menestystekijöitä. Näiden tekijöiden tunnistamisen avulla pyrkimyksenä on edesauttaa rakentamisen elinkaarihankkeiden hyvien toimintatapojen kehittämistä (Kuva 1). Kuva 1 Tutkimuksen päämäärä Tässä luvussa käydään aluksi lyhyesti läpi tutkimuksen taustat ja lähtökohdat, tavoitteet sekä tutkimuskysymykset, joihin tutkimuksessa pyritään löytämään vastauksia. Luvun lopussa käydään läpi tutkimuksessa käytettävät tutkimusmenetelmät ja aihepiirin rajaukset. 1.1 Tutkimuksen tausta Rakennusala on pääomaintensiivinen ja projektiluonteinen toimiala. Kiinteistöt ja erilaiset rakennushankkeet sitovat suuria määriä pääomaa niin kunnallisissa kuin 11

yksityisissäkin hankkeissa. Yhteistyön on havaittu auttavan yrityksiä selviytymään kovassa kilpailussa. Yhteistyö toisten yritysten kanssa auttaa toimijoita tekemään asioita tehokkaammin ja edullisemmin siten, että kaikki osapuolet hyötyvät. Säilyttääkseen kilpailukykynsä yritysten tulee olla toiminnassaan fokusoituneita omaan ydinosaamiseensa, sekä olla nopeita ja joustavia. Kunnilla on velvollisuus tuottaa mm. sairaanhoito, opetus ja kirjastopalvelut kunnan asukkaille. Edellä mainittujen palveluiden tuottamiseen menee merkittävä osa budjetista, ja usein ylimääräisiä varoja esimerkiksi uusien kohteiden rakentamiseen tai vanhojen peruskorjaamiseen on niukasti. Elinkaaripalvelumallit ovat uudentyyppinen tapa hankkia kunnan asukkaiden tarpeita tyydyttäviä palveluita. Näissä malleissa rakentaminen, rahoitus ja palvelut toteutetaan yksityisen sektorin toimesta, jolloin kunnat maksavat saamastaan palvelusta palvelumaksua. Tämän tyyppisellä ratkaisulla pyritään välttämään kuntien suurta velkaantumista, siirtämään riskejä yksityiselle sektorille sekä tuottamaan palveluita kustannustehokkaasti. Yhteiskunta on muuttunut jatkuvasti enemmän palveluyhteiskunnan suuntaan, niin myös rakennusala. Enää ei myydä pelkästään kiinteistöä, vaan siihen useimmiten liitetään palvelu, joka myydään kiinteistön kanssa yhdessä. Kiinteistön huoltopalvelut elinkaarihankkeissa ovat tällä saralla huomattavan palveluintensiivisiä konsepteja, jolloin tilaaja ei varsinaisesti tilaa kiinteistöä itselleen, vaan toimitiloja käyttöönsä tietyin palveluratkaisuin. Elinkaarimallit ymmärretään alalla toteutusratkaisuiksi, joihin liittyy pidemmän aikavälin toimitusvastuuta esimerkiksi takuun tai huoltovastuun muodossa. Julkisella sektorilla budjetit ovat usein hyvin niukkoja, jolloin resurssit joudutaan jakamaan pakollisiin menoihin. Tällöin varoja uusille investoinneille jää niukasti. Kalliit rakennushankkeet joudutaankin usein lykkäämään myöhemmäksi tai hylkäämään kokonaan puuttuvan rahoituksen takia. Elinkaaritoimitusmalleissa asiakas voi ostaa tarvitsemansa toimitilat palveluna, jolloin maksettavaksi jää kuukausittainen tai 12

jaksottainen vuokra tai palvelumaksu, eikä näin ollen tarvetta suuriin kertainvestointeihin ole. Rakennustoimiala on hyvin riskialtista ja ei toivottujen tilanteiden sattuessa kustannukset nousevat usein hyvin korkeiksi. Projektien monimuotoisuuden ja monien eri toimijoiden takia projektien oikeanlainen hallinta kustannusten, aikataulun, laadun sekä riskien osalta on ensisijaisen tärkeää. Silti kaikkia riskejä ei voida tunnistaa tai välttää, mistä johtuen usein vakuuttaminen on keskeinen osa rakennusliiketoimintaa. Lisäksi elinkaaritaloudellisuuteen on alettu kiinnittää enemmän huomiota. Talotekniset järjestelmät ja rakennusten materiaalit vaikuttavat paljon rakennusten energiankulutukseen ja siten käyttökustannuksiin. Elinkaarikustannuslaskennalla on tärkeä rooli laskettaessa nykypäivän rakennusten todellisia kokonaiskustannuksia niiden koko elinkaaren ajalta suunnittelusta aina purkuun asti. 1.2 Tutkimuskysymykset ja tavoitteet Tutkimuksen tavoitteena on selvittää elinkaarivastuumallien problematiikkaa ja selvittää, mitkä seikat vaikuttavat julkisen ja yksityisen sektorin yhteistyön onnistumiseen. Tutkimuksessa pyritään selvittämään talotekniikkajärjestelmien elinkaaritoimituksiin liittyviä riskejä ja menestystekijöitä sekä kehittämään menettelytapoja niiden tunnistamiseen sekä jakamiseen. Tutkimuksessa perehdytään eri toimijoiden näkemyksiin käytännön kokemuksiin perustuen, eikä niinkään liikkeenjohdollisten toimintaa ohjaavien näkökulmien selvittämiseen. Keskeiset tutkimuskysymykset ovat: 1. Mitkä tekijät ovat tilaajan kannalta keskeisimpiä riski tai menestystekijöitä? 2. Mitkä tekijät ovat tarjoajan kannalta keskeisimpiä riski tai menestystekijöitä? 3. Miten riski ja menestystekijöiden tunnistamista voidaan käyttää 13

elinkaarihankkeiden tukena? Edellä mainittujen tutkimuskysymysten avulla pyritään selvittämään elinkaarihankkeiden onnistumiseen vaikuttavia tekijöitä. Miten riskejä jaetaan ja miten menestystekijöitä systemaattisesti hahmotetaan, toisin sanoen miksi hankkeet onnistuvat tai epäonnistuvat? Ovatko elinkaarihankkeiden edut ja haitat riittävän hyvin osapuolten tiedossa, jotta elinkaarihankkeiden kiinnostavuus olisi riittävää? Näiden kysymysten valossa tavoitteena on luoda ehdotus systemaattisesta toimintatavasta riskienhallintaan elinkaaritoimituksissa sekä laatia riskien jakamista helpottava taulukko, jota voitaisiin käyttää rakentamisen elinkaarimallien tukena tulevissa projekteissa. Lisäksi tutkimuksessa arvioidaan elinkaariprojektien menetystekijöitä, jotta voidaan tunnistaa, mitkä seikat tekevät projektista onnistuneen. 1.3 Tutkimuksen laajuus ja rajaukset Tutkimuksessa perehdyttiin aiheesta olemassa olevaan kirjallisuuteen ja artikkeleihin, joiden avulla selvitettiin tämänhetkisen tietämyksen taso elinkaaripalvelumallien osalta. Tutkimus keskittyi lähinnä talotekniikan ja rakentamisen elinkaarimalleihin jättäen näin ulkopuolelle monet muut yksityisrahoitukseen tai elinkaariajatteluun liittyvät aiheet, esimerkiksi tiehankkeet. 1.4 Tutkimusmenetelmät Tutkimuskysymyksiin on haettu vastauksia huomioiden mm. seuraavat näkökulmat: Menestystekijät sekä riskit tilaajan näkökulmasta Menestystekijät sekä riskit tarjoajan näkökulmasta Kokonaisvaltainen näkemys teoriasta tutkimuskysymysten valossa Asiantuntijoiden näkemykset ja olemassa olevien projektien tähänastiset 14

toimintamenetelmät ja mallit Työ koostuu kirjallisuustutkimuksesta ja empiirisestä osasta. Kirjallisuusosuudessa perehdytään tutkimusongelmaan ja siihen liittyvään käsitteistöön sekä pyritään löytämään mahdollisimman kattavasti aiheen keskeisimpien artikkeleiden tärkein sisältö tutkimuskysymysten kannalta. Empiirisessä tutkimuksessa puolestaan pyritään lomakekyselyn ja haastattelujen avulla lähestymään suomalaisia alan asiantuntijoita ja kartoittamaan heidän keskeisiä näkemyksiään tutkimuskysymyksiin liittyen. Tapaustutkimuksessa on pyrkimyksenä selvittää sekä tarjoajaosapuolen, että tilaajaosapuolen näkemykset. Kirjallisuustutkimuksessa käytetään lähteinä alan kirjallisuutta sekä tieteellisiä artikkeleita. Lopuksi sekä kirjallisuustutkimuksessa että tapaustutkimuksessa ilmenneet seikat nivotaan yhteen. Synteesissä kirjallisuustutkimuksen ja empirian yhteneväisyydet ja eroavaisuudet kuvataan sekä ehdotetaan toimintamalleja ja työkaluja elinkaarihankkeiden riskien ja menestystekijöiden arviointiin. Synteesin jälkeen tehdään johtopäätöksiä havaituista ilmiöistä ja ehdotetaan mahdollisia lisätutkimuksen aiheita. 15

2 RISKI JA MENESTYSTEKIJÄT KÄSITTEINÄ Riski käsitetään eri asiayhteyksissä eri tavoin riippuen tarkastelunäkökulmasta[8]. Usein riski ymmärretään negatiivisena asiana, vaikka joissain yhteyksissä puhutaan myös positiivisesta riskistä. Yleisesti puhekielessä riskillä tarkoitetaan menetyksen tai tappion uhkaa, joka saattaa olla peräisin monista eri lähteistä kuten ympäristöstä, henkilöstä, asiasta tai tekijästä. Positiivisella riskillä tarkoitetaan yleensä projektille asetettujen tavoitteiden myönteistä ylittymistä [23]. Tällaisia voivat olla esimerkiksi budjetin tai aikataulun alittuminen. Riskin todennäköisyyttä voidaan arvioida todennäköisyysjakauman avulla, jolloin tapahtumaan sisältyy sekä positiivisen (optimistinen), että negatiivisen (pessimistinen) tapahtuman mahdollisuus. Käytännön tasolla projektien hallinnassa useimmiten keskitytään negatiivisten riskien hallintaan, eikä positiivisen riskin olemassa oloon kiinnitetä huomiota. Riskillä on aina kaksi dimensiota: todennäköisyys ja vaikutukset. Riskiä, jonka todennäköisyyttä ei syystä tai toisesta pystytä arviomaan kutsutaan epävarmuudeksi. Epävarmuus viittaa riittämättömään tietoon ja sitä pidetään siksi osana riskiä, jota on hankala arvioida todennäköisyyksien avulla. Epävarmuutta voidaan myös pitää yritysjohdon puutteellisena tietämyksenä. Onnistuneen projektin perusedellytyksenä on pyrkiä saavuttamaan projektille asetetut tavoitteet budjetin ja aikataulun puitteissa. Projektinhallinnan kriittiset osa alueet ovat aikataulu, kustannukset, laatu, organisaatio ja projektin laajuus[22]. Koska kaikissa edellä mainitussa viidessä osa alueessa joudutaan tekemään arvioita tulevaisuuden suhteen, liittyy niihin väistämättä epävarmuustekijöitä. Riskien todennäköisyyttä ja vaikutusta voidaan arvioida, mutta kaikkien mahdollisten tapahtumien ennakointi on mahdotonta. Arviota voidaan suorittaa hyvinkin tarkasti, mutta on syytä arvioida kuinka tarkkaan riskianalyysiä kannattaa tehdä, koska niistä saatu hyöty ei ehkä enää riitä kattamaan analyysistä aiheutuneita kustannuksia. Päätökset tehdään aina saatavilla 16

olevan tiedon perusteella, jossa tiedon keruun kustannukset ovat vastakkain tuottoodotusten kanssa. Sarjatuotannosta ja yleensäkin usein samankaltaisena toistuvista toiminnoista on helpompi karsia riskejä ja välttää virheitä historiatiedoista oppimalla ja prosessia jatkuvasti parantamalla. Projektit sen sijaan ovat usein ainutkertaisia suuriakin hankkeita, joiden onnistuminen on monien asioiden summa. Ainutkertaisuus ja kompleksisuus aiheuttavat monia riskejä, joita pitää ottaa huomioon projektin suunnitteluvaiheesta aina projektin päättymiseen asti. Projekteissa vain harvoin kaikki menee suunnitelmien mukaan. Siksi on ensisijaisen tärkeää varautua ennalta arvaamattomiin tapahtumiin, jotta niihin kyettäisiin reagoimaan tilanteen edellyttämällä tavalla. Riskianalyysin tehtävänä on selvittää riskikohteet, riskien todennäköisyydet ja suuruus sekä riskien seurausvaikutukset. Projektia koskevan riskienhallinnan elementit voidaan jakaa neljään pääprosessiin: Riskien tunnistaminen Riskien arviointi (riskin mittakaava) Riskien hallintaan liittyvät toimenpiteet Riskien kontrollointi Jotta riskeihin osattaisiin varautua, tulee ne ensin kyetä tunnistamaan. Kun riskin mahdollisuus on tunnistettu ja siis tiedossa, voidaan riskin vakavuutta arvioida. Tämän jälkeen riskien tapahtumisen välttämiseksi voidaan toimia, mikäli riskin mittakaava edellyttää toimenpiteitä. Riskien hallintaan liittyvillä toimenpiteillä tarkoitetaan toimia, joilla riskiä pyritään välttämään tai sen haitallisia vaikutuksia minimoimaan. Riskien kontrolloinnilla tarkoitetaan tässä kykyä onnistua pitämään riskit hallinnassa ja minimoida niiden vaikutukset parhaalla mahdollisella tavalla. Kontrollointi voi pitää sisällään esimerkiksi riskin siirtämisen toiselle osapuolelle, vakuuttamisen tai riskin 17

kantamisen itse. Projektin riskienhallinta on periaatteessa projektin kannalta positiivisten tapahtumien maksimoimista ja negatiivisten tapahtumien vaikutusten minimoimista. Menestystekijöiden arvioiminen on riskien arvioimisen tarkastelun toinen näkökulma. Projektien kannattavuutta on syytä arvioida tarkkaan ennen projektin aloittamista. Mikäli projekti ei näytä täyttävän kannattavuusvaatimuksia, tai sopivan muuten yrityksen strategiaan, ei projektia kannata toteuttaa. Menestystekijöitä on usein arvioitu vähemmän kuin riskejä. Pelkkä riskien välttäminen ei kuitenkaan riitä takamaan, että projekti olisi kokonaisuudessaan järkevä tai toteuttamiskelpoinen. Usein yrityksillä on suunnitteilla monia projekteja, mutta kaikkia ei voida toteuttaa resurssipulan vuoksi. Siksi on hyödyllistä tarkastella yrityksen sisällä, mitkä projektit kannattaa toteuttaa ja mitkä jättää toteuttamatta ja miksi. Menestystekijöiden arvioiminen poikkeaa riskien arvioimisesta sikäli, että riskien välttämisellä pyritään varmistamaan projektin onnistumista välttämällä ei toivottuja tapahtumia, kun taas menestystekijät ovat niitä tekijöitä, jotka tekevät projekteista kannattavia. Tunnistamalla menestystekijöitä pyritään löytämään ne projektit, joiden toteuttaminen on kannattavinta sekä pystytään kohdentamaan projektinhallinnan kehitys oleellisimpiin projektin menestymiseen vaikuttaviin tekijöihin. 18

3 RAKENTAMISEN ELINKAARIPALVELUMALLIEN OMINAISUUDET, RISKIT JA MENESTYSTEKIJÄT Tässä luvussa käsitellään elinkaaripalvelumalleja ja niille ominaisia piirteitä. Lisäksi perehdytään elinkaaripalvelumalleja käsitteleviin tieteellisiin artikkeleihin Suomessa ja ulkomailla, joista pyritään etsimään näkemyksiä tutkimuksen luvussa 1 esitettyihin tutkimuskysymyksiin. 3.1 Elinkaaritoimitusmallien keskeisimpiä piirteitä Rakentamisen elinkaarihankkeilla tarkoitetaan hankkeita, joissa tilaaja ja palveluntuottaja tekevät tavanomaista pidemmäksi ajaksi sopimuksen toimitilojen suunnittelusta, toteuttamisesta ja ylläpidosta[1]. Sopimukseen voi kuulua myös hankkeen rahoituksen sekä joidenkin tilojen käyttäjille suunnattujen palveluiden järjestäminen. Tilaaja maksaa toteuttajalle palvelumaksua, joka sidotaan esimerkiksi palvelun laatuun ja käyttäjäturvallisuuteen. Palvelumaksua voidaan alentaa, mikäli palvelun laatu ei täytä asetettuja vaatimuksia. Elinkaari mallien etuina ovat erityisesti kokonaistaloudellisuus ja elinkaariedullisuus, kun toteuttajia motivoidaan suunnittelemaan edullisia, mutta samalla pitkäikäisiä ja helppohoitoisia ratkaisuja. Palvelun tuottajalla on aikaisempaa enemmän vapautta päättää, miten se toteuttaa sovitun hankintakokonaisuuden. Tämän uskotaan vaikuttavan palvelun tehokkaaseen hinta laatusuhteeseen. Elinkaarimallien avulla tilaaja voi keskittyä omiin toimintoihinsa ja jättää kiinteistönpidon muiden harteille. Tilaajan ei myöskään tarvitse huolehtia kertaluonteisista suurista investoinneista, joten ainakin kunnallistaloudessa varojen hankinta saattaisi muuttua kynnyskysymykseksi ja viivästyttää hankeen aloittamista. Parhaimmillaan kumppanuuteen perustuva yhteistyö jakaa riskit niille, jotka ne luontevimmin voivat kantaa. 19

Elinkaarimallien oletettuja etuja ovat[1]: Sekä tilaaja että tarjoaja tarkastelevat rakennushankkeen kannattavuutta, kustannuksia, hyötyjä ja riskejä hankkeen alkuvaiheessa koko elinkaaren pituudelta. Laatu ja kustannusriskien jako tilaajan ja toteuttajan kesken voidaan selvästi määritellä. Pitkäjänteinen, toimivuus ja laatuvaatimuksiin perustuva sopimus tarjoaa mahdollisuuden tilaajan laajalle yhteistyölle ja kannustaa palveluiden kehittämiseen. Hankintakohde saadaan yleensä nopeammin käyttöön kuin perinteisillä hankintatavoilla. Kiinteistönpidon kannattavuutta voidaan parantaa vuokraamalla tiloja myös ulkopuoliselle käyttäjälle. Elinkaarimallien riskejä ja toimintatapojen muutoksia taas voivat olla[1]: Tilaajan on määriteltävä tarkasti tarpeensa hankkeen toteutuksen kannalta aikaisessa vaiheessa. Tarjouskilpailuihin osallistuminen on kallista ja hyvien tarjousten saamiseksi tarjouspyynnöt on valmisteltava huolellisesti. Luotettavien vertailulaskelmien tekeminen ja tarjousten vertailu perinteisiin hankintatapoihin saattaa olla vaikeaa. Tarvetta tehdä muutoksia tilaajan ja toteuttajan välisiin pitkäaikaisiin sopimuksiin voi olla hankalaa ennakoida. Suomessa on vasta muutamilla tilaajilla ja toteuttajilla kokemusta elinkaarimalleista. Elinkaarihankintamallit ovat suhteellisen uusi toimintatapa Suomessa. Valmiita hankkeita, joissa sopimusaika elinkaaren osalta olisi tullut täyteen, ei muutamaa ESCOkohdetta (Energy Service Company) lukuun ottamatta vielä ole. ESCO hankkeet ovat 20

eräs elinkaaripalvelumallin muoto, joissa tavoitteena on pääasiassa energian säästöön liittyvät ratkaisut. ESCO:t esitellään tarkemmin luvussa 5.3. Historiatietoa olemassa olevista hankkeista ja niiden menestys sekä riskitekijöistä on siis niukasti saatavilla. Etenkin hankkeiden kokonaistaloudellisuuden arvioiminen on vielä hankalaa. Iso Britanniassa elinkaaritoimitusmallit yleistyivät noin kymmenen vuotta sitten, mutta sielläkin hankkeiden elinkaaret ovat vasta sopimuskauden alkutaipaleella. Iso Britanniasta voidaan silti oppia, koska heillä toimintamalli on ollut laajalti käytössä ja kokemustakin alkaa löytyä. Hankkeiden kustannuksiin ja laatuun liittyvät seikat ovat aiheuttaneet ehkä eniten spekulaatiota, joten niitä on usein käsitelty elinkaarihankkeita käsittelevissä artikkeleissa. Laatu suunnittelun ja rakentamisen osalta on todettu yleensä vähintään vaatimukset täyttäväksi tai sitä paremmaksi. Toimivuusarviot ovat myös antaneet positiivista kuvaa elinkaarihankkeista, tosin näissä on vaikea ottaa kantaa siihen, millaiset arvosanat muilla toteutustavoilla läpiviedyt hankkeet olisivat saaneet. Kustannusten osalta elinkaarihankkeiden on arveltu olleen kalliita, mutta arviossa ei välttämättä ole osattu ottaa huomioon rakennusten jatkuvaa ylläpitoa ja riskien siirrosta aiheutuneita kuluja. Julkisen tahon tilaama yksityisen tahon kanssa yhteistyössä toteuttama PPP hanke (PPP, Public Private Partnership, suom. JYY, julkis yksityinen yhteistyö) eroaa perinteisiin projekteihin verrattuna siten, että tarjoajan tulot ovat sidonnaisia projektin tuotteen elinkaariedullisuuteen ja palvelun tasoon sopimuskaudella. Yksityinen tarjoaja ei ole pelkästään vastuussa vain rakennuksen toimittamisesta, vaan lisäksi projektin hallinnasta, rakentamisen toteutuksesta sekä huollosta ja ylläpidosta usean vuoden aikajänteellä. PPP projekteille, kuten mille tahansa toimintamallille on löydettävissä argumentteja sekä puolesta että vastaan. Yleisimpiä kirjallisuudessa esiintyviä kannanottoja PPPtoimintamallien puolesta ovat mm [8]: PPP tekee projekteista kannattavia 21