Anna hyvän kiertää J. Sosiaalisen intranetin viestityyppien monimuotoisuus muutoksen mahdollistajana" 28.11.2014 www.ambientia.

Anna hyvän kiertää J Sosiaalisen intranetin viestityyppien monimuotoisuus muutoksen mahdollistajana 28.11.2014 www.ambientia.net 2

Millaista viestintää sosiaalinen intranet mahdollistaa? Millainen merkitys ja rooli erilaisilla viestityypeillä on intrassa? Miten eri viestityypit tulisi huomioida suunnitteluvaiheessa? Miten työskentelymme muuttuu uudenlaisen intran myötä? 28.11.2014 www.ambientia.net 3

Mikä tekee intranetista sosiaalisen? Intranet on sosiaalinen, jos se perustuu yhteisölliseen viestintään ja tukee työntekijöiden välistä kollaboraatiota seuraavilla keinoilla: Laajojen käyttöoikeuksien ansiosta suurimmalla osalla työntekijöistä on mahdollisuus osallistua keskusteluun ja sisällöntuotantoon Intranetissä hyödynnetään laajalti yhteisöllisiä ominaisuuksia ja toimintoja, joita ovat esimerkiksi kommentointi, blogit, sosiaaliset verkostot, mikroblogit, wikit, tagit, kirjanmerkit ja erilaiset feedit Yhteisöllisiä toimintoja on käytössä laajalti eri puolilla intranetiä, ja käyttäjien sisällöntuotannosta ja kollaboraatiosta tehtyjä nostoja on esillä jo intranetin etusivulla Social Intranet report 2012, Prescient DigitalMedia 28.11.2014 www.ambientia.net 5

Sosiaalinen intranet, ominaisuuksia itse ylläpidettävä profiili, saatavuustieto, pikaviestin mahdollisuus seurata muita työntekijöitä ja projekteja mahdollisuus jakaa ideoitaan haluamilleen ryhmille käyttäjien itse luomia uutis- ja artikkelisyötteitä mikrobloggaus, ryhmäviestintä blogit, wikit etäkäyttö mobiililaitteilla metriikkaa 28.11.2014 www.ambientia.net 6

Viestit ovat hyvin erilaisia Sisällön ominaisuuksia alueellinen relevanssi elinikä pituus muodollisuus globaali tärkeys monikielisyys päivittyvyys muuttuvuus kertaluonteisuus arkistoitavuus mobiilirelevanssi Transaktion ominaisuuksia yksisuuntainen info vastaanottaja tunnettu virallinen kohderyhmä lähettäjä/ryhmä 1to1 asynkroninen kommentti prosessin osa toimintaohje Teknisiä ominaisuuksia editoitavuus kommentoitavuus binääri (tykkäys) tag generoitu Feedityyppejä sisäiset uutiset ulkoiset uutiset ryhmäuutiset projiilit blogit tukipyynnöt statuspäivitykset aloitteet ilmoitukset Kyselyt työtila 28.11.2014 www.ambientia.net 8

Viestinnän tavoitteet ovat kuitenkin usein varsin saman suuntaisia Juholin, Elisa 2013. Communicare! Kasva viestinna n ammattilaiseksi. MIFin kirjasarja ammattilaisille. 28.11.2014 www.ambientia.net 9

Sosiaalisen intranetin välineillä tavoitteisiin Juholin, Elisa 2013. Communicare! Kasva viestinna n ammattilaiseksi. MIFin kirjasarja ammattilaisille. 28.11.2014 www.ambientia.net 10

Sosiaalisen intranetin välineillä tavoitteisiin Hyvin toteutettu sosiaalinen intranet mahdollistaa eri viestityyppien hyväksikäytön kaikilla näillä osaalueilla Juholin, Elisa 2013. Communicare! Kasva viestinna n ammattilaiseksi. MIFin kirjasarja ammattilaisille. 28.11.2014 www.ambientia.net 11

Käyttäjien aktiivisuus vaihtelee 1%!!! 9%!! 90%!! 28.11.2014 www.ambientia.net 13

Intranetin lukijan tyypilliset käyttötapaukset At a simple level, people visiting an Intranet home page will take one of four approaches: Known/Directed! I m looking for something specific, take me there! -> Navigation Known/Undirected!! I m looking for something specific, I can find it myself -> Search (Type -> Scenario -> Starting point) Unknown/Directed! Having a browse, show me what I ought to know about -> News / Promotions Unknown/Undirected! Having a browse, I wonder what others have been doing -> Activity Stream joiningdots.com/tag/interaction/ 28.11.2014 www.ambientia.net 14

Perinteinen intranet toki mahdollistaa nämä 28.11.2014 www.ambientia.net 15

Perinteinen intranet toki mahdollistaa nämä Sosiaalinen intranet tukee lisäksi aktiivisen vuorovaikutuksen syntymistä 28.11.2014 www.ambientia.net 16

Tavoitteisiin johtavat toiminnallisuudet (esimerkkejä) käyttäjäprofiilit ja henkilöhakemisto, henk.kohtaiset blogit merkkipäivät, lounaspaikat, osto/myynti, harrasteet käyttäjäkohtaisesti personalisoitu käyttöliittymä aiheperusteiset ryhmäviestintätilat projekti- ja työryhmien työtilat ohjeistukset ja yhteystiedot dokumentinhallinta, haku palaverivelho, agendat, tilat työnkulut ja tehtävien hallinta idea-/aloite-alue extranet-ympäristö 28.11.2014 www.ambientia.net 17

Toteutuksen suuntaviivoja viestintäkulttuurin muutos intranetin informaation jakelusta, tiedottamisesta yhteisön interaktioon henkilöstön omassa tilassa täyden hyödyn saavuttamiseksi tulee kaikkien osa-alueiden tarpeet huomioida muutosprosessissa Prosessit Ihmiset Kulttuuri Teknologia Sisältö 28.11.2014 www.ambientia.net 18

Toteutuksen suuntaviivoja tavoitemäärittely (huom. ei toiminnallisuuksien ) ratkaisun osien priorisointi pilotti testiryhmälle yhteisön migraatio viestintä koulutus sisällön migraatio elinkaaren hallinta tietohierarkian määrittely 28.11.2014 www.ambientia.net 19

Toimivan sosiaalisen intranetin tärkein rakennusaine ovat kuitenkin käyttäjät

Kertaus: Muista tasapaino! Ihmiset Sisältö Kulttuuri Prosessit Teknologia 28.11.2014 www.ambientia.net 21

Sosiaalinen intra aktivoi ja syventää kanssakäymistä http://www.oscarberg.net/2014/11/the-collaboration-pyramid-revisited.html 28.11.2014 www.ambientia.net 23

Sosiaalisen intranetin etuja Tutkittuja parannuksia saavutettavissa 28.11.2014 www.ambientia.net 24

Sosiaalisen intranetin etuja yhteisöllisyys sitouttaa ja mahdollistaa ketteryyden viestinnän ja ryhmätyöskentelyn kehittäminen ratkaisut ongelmiin uudelleen käytettävissä kokonaiskuva yrityksestä ja toiminnasta oppiminen, innovointi yhdessä selkeys, motivaatio ennen jälkeen 28.11.2014 www.ambientia.net 25

Sosiaalisen intranetin mahdollistamia muutoksia Tehokkaampi viestintä ja ryhmätyöskentely Palaverivalmistelu -> agenda -> muistio Tutustuminen ja toimiminen yhteisönä Kehitetään ja innovoidaan yhdessä Parviäly, hiljaisen tiedon aktivointi Tehtävävirtojen seuraaminen Etätyö, itseohjautuvuus Yhteisö oppii virheistä 28.11.2014 www.ambientia.net 26

Ketterä organisaatio Ei keskitettyä päätösvaltaa Ei kiinteitä rooleja ja vastuita, vaan ne kehittyvät yksilöiden itseohjautuessa Visio, tavoitteet ja vaatimukset syntyvät yhteistyössä Kollektiivinen luottamus, osaaminen ja motivaatio Ei pysyvää kilpailuetua tai yksilöiden syvää erikoistumista Keskeistä palkata oikeat ihmiset, antaa heidän itsehjautua ja tarjota kaaoksen estämiseen oikeat viitekehykset ja järjestelmät 28.11.2014 www.ambientia.net 27

Pelkkä intranetin tekninen toteutus ei riitä! Myös johtaminen, oikean ilmapiirin vaaliminen ja käyttäjien tukeminen ovat välttämättömiä palikoita

Tieto on valtaa Tiedon jakaminen on valtaa 28.11.2014 www.ambientia.net 29

Jos johto ei ole sosiaalisessa intranetissä aktiivisessa roolissa tai näe sen merkitystä, vika on todennäköisesti jossakin näistä: a) Intranet on liiketoiminnasta irrallinen keskustelufoorumi tai materiaaliarkisto b) Johtajia ei ole huomioitu suunnittelussa käyttäjäryhmänä c) Johto ei tiedä mitä ihmisten johtaminen on.. 28.11.2014 www.ambientia.net 30

(com.mgmt) 28.11.2014 www.ambientia.net 31

http://www.sosiaalinenintranet.fi 28.11.2014 www.ambientia.net 32

Ambientia pähkinänkuoressa Perustettu 1996 100 asiantuntijaa 6 toimistoa Liikevaihto 8 miljoonaa euroa Top 50 teknologiakasvuyritys Suomessa Helsinki Hämeenlinna Joensuu Tampere Turku Tukholma Suomen Vahvimmat ja Kauppalehden Menestyjä -yritys 28.11.2014 www.ambientia.net 33

Juha Krapinoja Social Intranet Expert juha.krapinoja@ambientia.fi +358 46 920 98 48 www.ambientia.net

Kiitos

Tavoitekartta Työtyytyväisyys Tehokkuus Ajankäytön tehostaminen Tieto helposti löydettävissä Yksinkertainen rakenne Ennakoiva haku Ohjeet ja käytännöt Yrityksen esittelymateriaalit Yhdistää ihmisten tietoja Työryhmät ja projektit Usein kysyttyä Hyvät ja huonot käytännöt Uusi Intranet Tiedonkulun parantaminen Saavuttaa kaikki 24/7 Tietoisuus Hätä ja virheilmoitukset RSS Out mobiiliin Lyncyhteiskäyttö Ajantasaisuus Tiedotteet, blogikirjoitukset Käynnissä olevat kampanjat RSSfeedit Yhteishengen parantaminen Lisää yhden- vertaisuutta Jokaisella lisäys / muokkaus ja kommentointioikeudet Tykkäystoiminto Tee aloitekanava GamiJikaatio Keskustelu- kulttuurin kehittäminen Avoimuus Kehu työkaveri päivässä Tee aloitekanava Vapaampi / kevyempi uutisointi Harrastuskerhot, kirpparipalstat 28.11.2014 www.ambientia.net 36

Konseptisuunnittelun vaiheet MIKSI? Selvitetään tavoitteet. Miksi tehdään? KENELLE? Tunnistetaan loppukäyttäjät ja tärkeimmät käyttötilanteet MITEN? Informaatioarkkitehtuuri / suunnitelma tiedon löydettävyyteen MILLAINEN? Paperiprotot / Suunnitellaan ja mallinnetaan käyttöliittymä MILLAINEN? Visualisoidaan lopputulos Loppukäyttäjätestaus 28.11.2014 www.ambientia.net 37

Toteutus kokonaisuutena Tavoitteet ja konseptointi Liiketoiminnan tarpeet ja tavoitteet Käyttäjien tarpeet, persoonat ja käyttötapaukset Palvelun konseptointi Sosiaalinen intranet Käyttöönotto Käyttäjien ja ylläpitäjien koulutus Sisäinen markkinointi Yhteisöjohtamisen käynnistys Tekninen toteutus Sovelluksen asennus, konjigurointi ja räätälöinti konseptin mukaiseksi Jatkuva kehittäminen Palvelun päivittäminen muuttuvien tarpeiden mukaisesti Asiakastuki ja palvelinylläpito Yhteisöjohtaminen 28.11.2014 www.ambientia.net 38