Poissaolorekisteri Visma Fivaldi 8.11.2018
1(16) Sisällysluettelo 1. Johdanto 2 2. Alkutoimet 4 3. Yrityskohtaiset arkipyhät ja lauantaiden poisto lomapäivälaskennasta 5 4. Poissaolosyykoodien linkitys palkkalajeihin 6 4.1. Palkkalajien ja poissaolosyykoodien linkitysten kopiointi -toiminto 8 5. Poissaolojen syöttö, tarkastelu, poisto, ja muokkaus 10 5.1. Poissaolojen syöttö 10 5.2. Poissaolojen tarkastelu 11 5.3. Poissaolojen poisto 12 5.4. Poissaolojen muokkaus 12 6. Poissaoloraportti 13 7. Poissaolojen käsittely palkanlaskennassa 14 7.1. Alkutoimet palkanlaskennassa 14 7.2. Poissaolojen tuonti ja laskelmien teko 15 7.3. Poissaolotietojen lähetys tulorekisteriin 1 6 Visma Software Oy pidättää itsellään oikeuden mahdollisiin parannuksiin ja/tai muutoksiin tässä oppaassa ja/tai ohjelmassa ilman eri ilmoitusta. Oppaan ja siihen liittyvän muun materiaalin kopiointi on kielletty ilman Visma Software Oy:n kirjallista lupaa. Visma Software Oy, 2018 www.visma.fi
2(16) 1. Johdanto Palkanlaskennan poissaolorekisterillä syötetään palkansaajien poissaolot Fivaldiin. Syötetyt poissaolot voidaan viedä Fivaldin palkanlaskentaan käsiteltäväksi ja sitä kautta ne nousevat myös tulorekisterin palkkatietoilmoitukselle, mikäli tiedon lähetystä ei erikseen estetä. Tulorekisterilähetyksen edellytyksenä on, että Fivaldin poissaoloissa käytetyt palkkalajit on linkitetty Tulorekisterin poissaolosyykoodeihin. Poissaolorekisteri koostuu kahdesta Visma Fivaldi Web -sovelluksesta ja yhdestä raportista: 1. Poissaolojen palkkalajit -sovellus ( Palkat > Poissaolojen palkkalajit ), jolla linkitetään Visma Fivaldin palkkalajit tulorekisterin syykoodeihin. 2. Poissaolot-sovellus ( Palkat > Poissaolot ), jolla poissaolot syötetään, muokataan ja poistetaan. 3. Poissaolorekisteri-raportti ( Palkat > Palkansaaja ), jolla poissaoloista muodostetaan raportti.. Poissaolorekisteri- raportti on Palkkaraportit -näkymän Palkansaaja -ryhmässä. Tässä dokumentissa ohjeistetaan tarvittavat alkutoimet ( luku 2 ); mahdollisten yrityskohtaisten arkipyhä- ja lauantaimääritysten tekeminen ( luku 3 ); poissaolosyykoodien linkitys palkkalajeihin ( luku 4 ); poissaolojen syöttö, tarkastelu, poisto, ja muokkaus ( luku 5 ); sekä poissaoloraportin luominen ( luku 6 ). Fivaldin palkanlaskentaan on myös toteutettu poissaolojen käsittelyä varten uusi toiminto Poissaolojen tuonti ja laskelmien teko, jolla poissaolot nostetaan käsiteltäväksi ja sitä kautta palkkalaskelmalle. Tämän toiminnan käyttöön liittyvät asiat on ohjeistettu luvussa 7.
3(16) 2. Alkutoimet Poissaolorekisterin käyttäjälle annetaan Visma Fivaldin palvelunhallinnassa täydet käyttöoikeudet seuraaviin sovelluksiin ja raportteihin: Web-sovellukset > Poissaolojen palkkalajit Web-sovellukset > Poissaolot Raportit > Poissaolorekisteri
4(16) 3. Yrityskohtaiset arkipyhät ja lauantaiden poisto lomapäivälaskennasta Visma Fivaldissa on mahdollista käyttää yrityskohtaisesti myös muita kuin valmiiksi määriteltyjä yleisiä arkipyhiä. Yrityskohtaiset arkipyhien määritykset tehdään Palkat > Palkanlaskennan perustiedot -sivun Ohjaustiedot -välilehdellä Arkipyhät -listaukseen. Samalla ruudulla valitaan, miten lauantait vaikuttavat lomapäivälaskentaan ko. yrityksessä. Oletusarvoisesti lauantait kuluttavat lomapäiviä. Jos halutaan, että lauantait eivät kuluta lomapäiviä tässä yrityksessä, ruksataan valinta Lauantait eivät kuluta lomapäiviä. Valinta vaikuttaa vain vuosilomapäivien laskentaan.
5(16) Jos yrityksessä halutaan käyttää muita kuin Visma Fivaldin valmiiksi syötettyjä yleisiä arkipyhiä, syötetään Arkipyhät -taulukkoon yrityskohtaiset arkipyhät. Arkipyhät eivät kuluta lomapäiviä. HUOMIOI: Jos Arkipyhät -taulukkoon on syötetty yksikin päivämäärä, yrityksen poissaolopäivälaskenta käyttää vain taulukossa määritettyjä päiviä arkipyhinä. Päivämäärän poistaminen Arkipyhät -taulukosta: valitse päivä ja käytä ylävalikon Tietue > Poista -valintaa. 4. Poissaolosyykoodien linkitys palkkalajeihin HUOMIOI: Tässä luvussa ohjeistettu linkitys on erityisen tärkeää tehdä, jos poissaolotietoja ilmoitetaan tulorekisteriin. Poissaolojen syötössä käytetään 1.1.2019 käyttöön tulevan Kansallisen tulorekisterin poissaolosyykoodeja. Poissaolojen ilmoittaminen tulorekisteriin on vapaaehtoista. Jos poissaoloja kuitenkin halutaan ilmoittaa Fivaldista tulorekisteriin (joko Poissaolot-sovelluksella tai perinteisesti Visma Fivaldi palkanlaskennasta), on tulorekisterin poissaolosyykoodit oltava linkitettynä Fivaldin palkkalajeihin. Tämä tehdään Palkat -valikosta avattavassa Poissaolojen palkkalajit -sovelluksessa. Linkitys tapahtuu lisäämällä poissaolosyykoodille poissaolokäsittelyn tarvitsemat palkkalajit. Syykoodille voi olla linkitetty useampia palkkalajeja kerrallaan. Jos palkkalajia ei ole lisätty poissaolosyykoodille, eivät syykoodilla syötetyt poissaolot nouse poissaolojen käsittelyssä palkkalaskelmalle eikä poissaoloa voi lähettää tulorekisteriin. Lähetys tulorekisteriin estyy siinäkin tapauksessa, että poissaolo syötetään palkkalaskelmalle perinteisesti omana rivinään.
6(16) Palkkalajien linkitys poissaolosyykoodeihin tehdään seuraavasti: 1. Valitse Poissaolojen palkkalajit -näkymän Yritys -alasvetovalikosta yritys, jonka poissaolosyykoodeihin palkkalajit linkitetään. Listassa näkyvät yritykset, joissa käyttäjällä on käyttöoikeus Poissaolojen palkkalajit - sovellukseen. 2. Voit halutessasi rajata näytettäviä poissaolosyykoodeja niiden tyypin mukaan valintapainikkeilla. 3. Napsauta poissaolosyykoodia, johon haluat linkittää palkkalajeja. Valittu alue laajenee. 4. Napsauta Kopioi poissaolojen palkkalajit -painiketta. Palkkalajien ja poissaolosyykoodien linkitysten kopiointi -ikkuna aukeaa. 5. Valitse ikkunan alasvetovalikosta kaikki valittuun poissaolosyykoodiin linkitettävät palkkalajit. 6. Hyväksy valinnat painamalla Lisää -painiketta. 7. Tallenna muutoksen painamalla sivun alaosan Tallenna -painiketta. Palkkalajin linkityksen poisto poissaolosyykoodilta tehdään seuraavasti: 1. Napsauta poissaolosyykoodia, josta haluat poistaa palkkalajien linkityksiä. Valittu alue laajenee. 2. Poista palkkalajin linkitys painamalla palkkalajin nimen perässä olevaa roskakorikuvaketta. 3. Tallenna muutokset painamalla sivun alaosan Tallenna -painiketta.
7(16) 4.1. Palkkalajien ja poissaolosyykoodien linkitysten kopiointi -toiminto Poissaolojen palkkalajit -näkymän vasemmassa alareunassa on Kopioi poissaolojen palkkalajit -painike, jolla toiminnon voi käynnistää. Palkkalajien ja poissaolosyykoodien linkitysten kopiointi -toiminnolla yritykseen saa kopioitua samassa ympäristössä olevan toisen yrityksen palkkalajilinkitykset. Tällöin palkkalajilinkitystä ei tarvitse suorittaa yksitellen jokaiseen yritykseen.
8(16) Kopioinnissa valitaan aluksi yritys, jolta linkitykset kopioidaan. Seuraavaksi valitaan palkkalajit, joiden linkitykset halutaan kopioida. Otsikkorivillä olevaa valintalaatikkoa napsauttamalla saa valittua kaikki kopioitavissa olevat palkkalajit kerralla. Mikäli kopioinnin lähde- ja kohdeyrityksen palkkalajit eivät ole yhteneväiset, toiminto kopioi ne linkitykset, joiden palkkalajit löytyvät molemmista yrityksistä. Puuttuvien palkkalajien linkityksiä ei kopioida. Puuttuvat palkkalajit kuitenkin näytetään kopioinnin esikatselussa. Kopiointi ei myöskään ota kantaa palkkalajin määrityksiin, vaan se vertaa vain palkkalajin numeroa. Esikatselussa kannattaa siis varmistaa, että palkkalajit ovat syykoodiin sopivia. Kopioinnin tekemiä linkityksiä voi käydä muuttamassa jälkikäteen. Mm. puuttuvat palkkalajit voi käydä lisäämässä poissaolosyykoodeille, kun palkkalajit on ensiksi luotu kohdeyritykseen.
9(16) 5. Poissaolojen syöttö, tarkastelu, poisto, ja muokkaus Palkat -valikosta avattavalla Poissaolot -sovelluksella syötetään palkansaajan poissaolotiedot poissaolorekisteriin. Käyttäjä voi syöttää työntekijöiden poissaoloja yrityksille, joihin hänellä on annettu Poissaolorekisterin käyttöoikeus. Sovelluksessa on tällä hetkellä tuettuna palkansaajan poissaolojen perustapausten käsittelyt, kuten vuosilomien ja sairauslomien käsittely palkanlaskennassa. Poissaoloja syötettäessä on huomioitava, että poissaolon käsittely useammalla palkkakaudella tai lomavuodella vaatii poissaolon kirjaamisen usealle riville. Samaa poissaoloriviä ei voi käsitellä usealla laskelmalla. Kun poissaolorivi on käsitelty ja palkkalaskelma on luotu Visma Fivaldi Palkanlaskennassa, poissaolosyötön poissaolorivi lukittuu eikä se nouse enää uudelleen palkanlaskentaan käsiteltäväksi. Poissaolorivin Käsitelty -ruksi muuttuu tällöin valituksi. Manuaalisesti Käsitelty -tilaan muutettuja poissaolorivejä ei viedä poissaolokäsittelyyn. Poissaolot siirretään uudelle palkkalaskelmalle rivi per poissaolorivi Visma Fivaldin Java-ikkunassa Poissaolojen tuonti ja laskelmien teko -toiminnolla. Poissaoloilla ei päivitetä olemassa olevaa laskelmaa. 5.1. Poissaolojen syöttö Poissaolojen syöttö tehdään seuraavasti: 1. Valitse Poissaolot -näkymän Yritys -alasvetovalikosta yritys, jonka palkansaajille poissaolotietoja syötetään. 2. Valitse Henkilö -alasvetovalikosta henkilö, jonka poissaoloja syötetään. 3. Paina Lisää uusi poissaolo -painiketta. Näkymään luodaan uusi poissaolorivi. 4. Määritä poissaolon tiedot. a. Valitse syykoodi poissaolorivin alun alasvetovalikosta. Vain Vuosiloma-syykoodi aktivoi Lomavuosi -valinnan.
10(16) b. Valitse poissaolon alku- ja loppupäivämäärä. Sovellus laskee poissaolopäivien lukumäärän automaattisesti. Vuosilomapäivien laskentaan voidaan määritellä yrityskohtaisesti, kuluttavatko lauantait vuosilomapäiviä vai ei. Asetus määritellään Palkanlaskennan perustiedot -näkymän Ohjaustiedot -välilehdellä. Oletuksena lauantait kuluttavat lomapäiviä. c. Jos valitsit syykoodiksi Vuosiloman, valitse Lomavuosi, jonka lomapäiviä poissaolorivin lomapalkkakäsittely vähentää. d. Jos tulorekisteriin lähetetään poissaoloon liittyvä KELA-hakemus, valitse Korvaushakemuksen tyyppi. Valittavissa ovat Kela, perhevapaakorvaus ja Kela, päivärahahakemus. Jos Korvaushakemuksen tyyppi -valinta tehdään, seuraavaan sarakkeeseen tulee näkyviin siihen liittyvän viitenumeron syöttökenttä. Viitenumero -kenttä hyväksyy arvot 0-9, a-z, A-Z ja erikoismerkit _ -. e. Jos poissaolo kerryttää lomaa, lisää ruksi Kerryttää lomaa -valintaruutuun. Tällä valinnalla on toistaiseksi vain informatiivinen merkitys, siihen ei liity vielä mitään toimintoa. f. Jos poissaolo on jo käsitelty eikä sitä haluta nostaa palkanlaskennan poissaolokäsittelyyn, lisää ruksi Käsitelty -valintaruutuun. Poissaolorivin käsittely palkkalaskelmalla muuttaa Käsitelty -kohdan valituksi automaattisesti. Samalla koko poissaolorivi muuttuu lukituksi eikä sitä voi enää muokata tai poistaa. Kommentointi on kuitenkin edelleen mahdollista. g. Voit halutessasi lisätä poissaoloa koskevan kommentin napsauttamalla Lisää kommentti -kuvaketta. h. Tallenna syötetyt tiedot painamalla Tallenna -painiketta. 5.2. Poissaolojen tarkastelu Poissaoloja voi tarkastella seuraavasti: 1. Valitse Poissaolot -näkymän Yritys -alasvetovalikosta yritys, jonka palkansaajien poissaolotietoja halutaan tarkastella. 2. Valitse Henkilö -alasvetovalikosta henkilö, jonka poissaolotiedot halutaan näyttää. 3. Voit halutessasi rajata Syykoodit -valinnoilla millaiset poissaolorivit näytetään. Poissaolot -näkymän yläosassa oikealla näkyvät Visma Fivaldi palkanlaskennan mukaiset henkilön lomapäivätiedot. Ruudun alaosassa valintojen alla näkyvät työntekijän poissaolorivit.
11(16) 5.3. Poissaolojen poisto Poissaolorivin voi poistaa napsauttamalla rivin lopussa olevaa roskakorikuvaketta. Poistaminen on mahdollista siihen asti, kunnes poissaolorivi on käsitelty ja palkkalaskelma on luotu Visma Fivaldi Palkanlaskennassa. Tämän jälkeen rivi lukitaan eikä sitä voi enää poistaa. Lukitun rivin lopussa on roskakorikuvakkeen sijasta lukittu lukko -kuvake. 5.4. Poissaolojen muokkaus Poissaoloriviä pääsee muokkaamaan napsauttamalla riviä hiirellä. Muokkaaminen on mahdollista siihen asti, kunnes poissaolorivi on käsitelty ja palkkalaskelma on luotu Visma Fivaldi Palkanlaskennassa. Tämän jälkeen rivi lukitaan eikä sitä voi enää muokata kommentti-kenttää lukuunottamatta. Lukitun rivin lopussa on roskakorikuvakkeen sijasta lukittu lukko -kuvake.
12(16) 6. Poissaoloraportti Raporttitulostimen Palkansaaja -osion Poissaolorekisteri -raportilla tulostetaan rekisteriin tallennetut palkansaajien poissaolot. Raportti voidaan muodostaa PDF-muotoiseksi tai tallentaa CSV-tiedostoksi, jolloin Excel osaa lukea sen tiedot. Hakua voi rajata valitsemalla Henkilö ja/tai poissaolon Syykoodi. Lisäksi hakua voi rajata ajallisesti Päivästä - ja Päivään -kentillä. Ilman hakukriteereitä raportille nousevat kaikki yrityksen poissaolot.
13(16) 7. Poissaolojen käsittely palkanlaskennassa 7.1. Alkutoimet palkanlaskennassa Poissaolorekisteriin syötettyjä poissaolorivejä tuodaan Visma Fivaldi Palkkojen palkanlaskentaan käsiteltäväksi Java-puolen Palkanlaskennan ( Palkat > Palkanlaskenta ) näkymästä Palkanlaskenta ylävalikon Poissaolojen tuonti ja laskelmien teko -valinnalla. Tämä ohjeistetaan tarkemmin luvussa 7.2. Avautuvassa ikkunassa valitun ajanjakson poissaolot nousevat palkkalaskelmalle, kun poissaolon palkkalaji on linkitetty poissaolorekisterin poissaolosyykoodiin Poissaolojen palkkalajit -sovelluksessa. Linkitysten teko on ohjeistettu luvussa 4. Lisäksi palkkalajille on oltava ruksattuna Poissaololaskelmaan -valintaruutu henkilön palkkalajeissa.
14(16) 7.2. Poissaolojen tuonti ja laskelmien teko Poissaolojen tuonti ja palkkalaskelmien teko -toiminto käynnistetään palkanlaskennan ylävalikosta. Toiminto tekee samat asiat kuin tavallinen palkkalaskelmien luonti sillä erotuksella, että se hakee käsiteltäväksi myös poissaoloja poissaolorekisteristä. Toimintoon tarvittavat parametrit syötetään toiminnon avaamassa erillisessä ikkunassa. Ikkunassa täytettävät tiedot: Valitaan henkilöryhmä tai aktiivisena oleva henkilö. Valitaan ajanjakso, jonka aikana alkaneet poissaolot halutaan käsitellä. Vuosiloma-tyyppisissä poissaoloriveissä on mukana tieto, minkä vuoden lomapäiviä käytetään. Valitaan palkkakausi, jolle palkkalaskelma poissaolokäsittelyineen luodaan. Kun valinnat on tehty, Esikatselu-painikkeella voidaan tarkastella vielä ennen palkkalaskelman tekoa ne poissaolot, jotka ollaan tuomassa palkanlaskentaan käsiteltäväksi. Tee palkkalaskelmat ja poissaolot -painike käynnistää palkkalaskelmien luonnin halutulle palkkakaudelle.
15(16) Jos tässä käsiteltiin henkilöryhmän tai kaikkien palkansaajien poissaoloja, saadaan ennen palkkalaskelmia tulostettua vielä näkymä, jossa näkyvät yrityksen kaikki tällä palkkakaudella käsitellyt poissaolot. Yksittäisen henkilön palkkalaskelmaluonnissa tätä raporttia ei tule. Palkkalaskelman luonti lukitsee käsitellyt poissaolot, jolloin poissaolorekisterissä poissaoloriveillä voidaan muokata vain käsitellyn poissaolorivin kommenttikenttää eikä poissaoloriviä voi enää poistaa. Poissaolo voidaan palauttaa käsittelemättömäksi poistamalla palkkalaskelmalta poissaolorivi tai poistamalla koko palkkalaskelma.
16(16) 7.3. Poissaolotietojen lähetys tulorekisteriin Tulorekisterin suhteen on huomioitava seuraavaa: Poissaolotietojen lähetys Tulorekisteriin on vapaaehtoista. Jos halutaan lähettää poissaolotietoja Visma Fivaldista Tulorekisteriin, on poissaolohin liittyvien Visma Fivaldin palkkalajien oltava linkitettynä Tulorekisterin poissaolosyykoodeihin. Tämä pätee sekä poissaolorekisteristä haettuihin poissaoloihin että palkkalaskelmalle manuaalisesti syötettyihin poissaoloihin. Jos poissaolorekisteriin tallennetut poissaolot on tuotu Visma Fivaldin palkanlaskentaan käsiteltäväksi, poissaolot ilmoitetaan automaattisesti Tulorekisteriin, ellei tiedon lähetystä erikseen estetä. Lähetys voidaan estää varmistamalla, että palkkalaskelmalla ruudun alaosan ansaintajaksokentissä ei ole poissaolon alkamis- ja loppumispäiviä, vaan ne ovat tyhjät.