Viite: 54/2018/CAR Lapin ammattikorkeakoulu Oy TARJOUSPYYNTÖ Ajoneuvojen vuokrauspalvelut Lapin ammattikorkeakoulu Oy Jokiväylä 11 C, 96300 Rovaniemi
Sisältö 1 Ajoneuvojen vuokrauspalvelut... 4 1.1 Hankinnan kohde... 4 1.2 Yleiset ja ehdottomat vaatimukset... 4 1.3 Hankintamenettely... 4 1.4 Hankinnan aikataulu... 4 1.5 Osatarjoukset... 4 1.6 Vaihtoehtoiset tarjoukset... 4 2 Tarjouksen sisältö... 5 2.1 Tarjoushinnan ilmoittaminen ja hinnanmuutokset... 5 2.2 Tarjousten käsittely... 5 2.2.1 Tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset... 6 2.2.2 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden toteaminen... 6 2.2.3 Tarjoajien valinta- ja tarjousten vertailuperusteet... 6 2.3 Muut palvelut... 7 3 Muut tiedot... 7 3.1 Tarjouksen voimassaoloaika... 7 3.2 Tarjouksen ja palveluiden kieli... 7 3.3 Toimitusaikataulu... 7 3.4 Toimitusehto... 7 3.5 Laskutus- ja maksuehdot... 7 3.6 Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys ja riitojen ratkaisu... 7 3.7 Hankintasopimuksen solmiminen... 7 2 (10)
3.8 Hankintakausi... 8 3.9 Tarjouksen jättäminen... 8 3.10 Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus... 8 3.11 Palautus- ja peruutusehto... 8 3.12 Vaihto- / sijaisauton saaminen teknisen vian tai liikennevahingon sattuessa... 8 3.13 Hankintasopimuksen purkaminen... 8 3.14 Hankintasopimuksen siirto ja toiminnan olennaiset muutokset... 9 3.15 Muut ehdot... 9 3.16 Lisätiedot ja kysymykset... 9 3 (10)
1 AJONEUVOJEN VUOKRAUSPALVELUT Lapin ammattikorkeakoulu Oy / hankintapalvelut pyytää tarjousta tämän tarjouspyynnön mukaisesti ajoneuvojen vuokrauspalveluista. Hankintalain tarkoittama hankintayksikkö on Lapin ammattikorkeakoulu Oy (Y-tunnus 2528792-5) ja tarjouspyynnön kohteena oleva hankinta koskettaa Lapin ammattikorkeakoulun ajoneuvojen vuokrauspalveluita. Hankinnan ulkopuolella ovat yli 30 päivän vuokrausajat, sekä mahdollisesti erikseen erityistarkoituksiin tarvittavat ajoneuvojen vuokrauspalvelut (esim. hankkeissa kehitetään ajoneuvoihin erityistoimintoja, jota varten ajoneuvolle joudutaan tekemään muutostöitä tai haetaan uusia ratkaisuja ajoneuvovuokraukseen / käytettävään kalustoon). 1.1 Hankinnan kohde Tarjouspyynnön kohteena ovat ajoneuvojen vuokrauspalvelut. Vertailukohteeksi on valittu nykyisen palvelusopimuksen mukainen vuokraushinnasto. Ajoneuvojen osalta hinta tullaan antamaan liitteen mukaisesti muutosprosentilla ryhmittäin siten, että ryhmän sisällä kaikki hinnat muuttuvat vastaavasti kyseisen muutosprosentin mukaisesti. Muut palvelut hinnoitellaan liitteen mukaisesti yksittäispalveluina. 1.2 Yleiset ja ehdottomat vaatimukset Palvelun tuottajalla tulee olla taloudelliset edellytykset toteuttaa palveluiden tuottaminen (Liite 1). Palvelun tuottamiselle asetettujen yleisten vaatimusten lisäksi on asetettu ehdottomia vaatimuksia, jotka palvelun tuottajan tulee hyväksyä palvelun tuottamiseen liittyen (Liite 4). 1.3 Hankintamenettely Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on kansallisen kynnysarvon yli oleva ja hankintailmoitus on julkaistu Lapin ammattikorkeakoulun kotisivulla (http://www.lapinamk.fi/fi/esittely/ajankohtaista/avoimet-kilpailutukset) ja www.hankintailmoitukset.fi - sivuilla. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (1397/2016) ja hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014, Palvelut / päivitysversio Huhtikuu 2017) ellei toisin ole ilmoitettu tässä tarjouspyynnössä tai tarjouspyynnön liitteissä. 1.4 Hankinnan aikataulu Hankinnan tavoitteellinen aikataulu on 28.2.2019 mennessä hankintailmoitus julkaistaan HILMAssa ja Lapin AMK -kotisivuilla 21.3.2019 tarjousten jättöaika päättyy klo 16:00 22.3.2019 tarjousten avaustilaisuus (ei avoin tilaisuus) 25.3.2019 arvioitu päätöksen tekopäivä 1.5 Osatarjoukset Osatarjouksia ei hyväksytä. 1.6 Vaihtoehtoiset tarjoukset Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 4 (10)
2 TARJOUKSEN SISÄLTÖ Tarjous kootaan alla olevan luettelon mukaisesti kansioon ja siihen tulee sisältyä seuraavat selvitykset: 1. Tarjoajan soveltuvuutta koskevat tiedot (Liite 1) - Rahoituksellisesta ja taloudellisesta tilanteesta - Tarjoajan riskiluokituksesta (Suomen Asiakastiedo Oy:n mukainen riskiluokitus) o Riskiluokitus 1-3, tarjoajan riskiluokka on hyväksyttävä o Riskiluokka 4, tarjoajan tulee antaa luotettava selvitys luottokelpoisuuden parantamistoimenpiteistä o Riskiluokka 5, tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta - Vastuuvakuutus ja vakuutusmaksut - Vakuutus muista vaadituista selvityksistä - Edellä mainitut asiakirjat toimitetaan tilaajalle niitä pyydettäessä (tarjouksen liitteenä niitä ei tarvitse erikseen toimittaa) kuitenkin viimeistään ennen hankintasopimuksen tekemistä - Selvitykset miten Henkilötietojen käsittely ja ehdot on otettu huomioon palveluntuottamisessa 2. Alihankkijoiden käyttäminen - Alihankkijan osalta tulee tarjoajan vakuuttaa, että alihankkija on merkattu sijoitusmaassaan ammatti- ja elinkeinorekisteriin, sekä on täyttänyt velvollisuutensa suorittaa Suomen tai sijoitusmaansa lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut (Liite 2) 3. Tarjouksen hintatiedot (Liite 3.1) - Tarjouksen hintatiedot tulee esittää arvonlisäverottomina (alv 0%) nettohintoina liitteen mukaisin erittelyin - Hinnat ovat kiinteät 30.4.2021 saakka - Hintojen tulee sisältää kaikki palvelun tuottamiseen liittyvät maksut (toimitus-, laskutus-, pienlisälaskut ja muut mahdolliset kuluerät) 4. Laatu ja ympäristö, sekä varausportaali (Liite 3.2) 5. Mahdollisten liike- ja ammattisalaisuuksien ilmoittaminen - Tarjouspyynnön kohdan 3.10 mukaisesti 6. Tarjouksen voimassaoloaika - Tarjouksen tulee olla voimassa 31.5.2019 saakka 7. Muut ehdot (Liite 4) - Ehdottomat vaatimukset 8. Muu mahdollinen informaatio 9. Sähköinen tiedoksiantaminen (Liite 5) 10. Tarjouksen päiväys ja allekirjoitus. 2.1 Tarjoushinnan ilmoittaminen ja hinnanmuutokset Tarjoushinta ilmoitetaan arvonlisäverottomana (alv 0%) tarjouslomakkeen liitteellä 4.1. Tarjottujen hintojen tulee olla kiinteitä 30.4.2021 saakka. Toimittajalla on oikeus esittää sopimushintoja tarkistettavaksi todellisten kustannusten kehityksen mukaisesti optiokausille. Hinnanmuutosesitys tulee esittää tilaajan yhteyshenkilölle vähintään kolme (3) kuukautta ennen aiottua hintojen tarkastusta. Mikäli hintamuutoksista ei päästä yhteisymmärrykseen, tilaaja varaa oikeuden irtisanoa sopimus päättymään siten, että hankinnan kohteesta ehditään järjestämään uusi tarjouskilpailu ja saadaan lainvoimainen hankintapäätös. Irtisanomisaikana noudatetaan ennen hinnantarkistamisehdotusta voimassa olleita hintoja. 2.2 Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan seuraavissa vaiheissa: 5 (10)
1. Tarjoajien soveltuvuuden toteaminen 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden toteaminen 3. Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu 2.2.1 Tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset Tarjoajan soveltuvuus määritellään tämän tarjouspyynnön kohdassa tarjouspyynnön sisältö kohdassa 1 pyydettyjen tietojen ja selvitysten sekä tarjouspyynnön liitteellä 1 esitettyjen yksilöintitietojen perusteella. 2.2.2 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden toteaminen Tarkistetaan, että tarjouksessa on esitetty kaikki tarjouspyynnössä edellytetyt tiedot. Tämä tarkoittaa sekä tarjouspyynnön liitteillä että itse tarjouspyynnössä yksilöityjä tietoja. 2.2.3 Tarjoajien valinta- ja tarjousten vertailuperusteet Arviointi suoritetaan hyväksyttyjen tarjousten kesken, jossa pisteytetään erikseen hintatiedot, sekä laatu ja ympäristöasiat, sekä varausportaali. Palveluntuottajia valitaan kaksi, joista suurimman pistemäärän (kokonaistaloudellisin) saanut on ensisijainen palveluntuottaja ja toiseksi eniten pisteitä saanut toissijainen palveluntuottaja. Vertailun päättyessä tasapisteiin on alla oleva järjestys myös luettelo missä järjestyksessä valinta tasapisteissä tehdään. Jos vielä tämänkin jälkeen on tasapisteet niin sitten suoritetaan arvonta toimittajan valinnasta. Painoarvopisteet ovat seuraavat (maks. 160 pts): Hinta Hinta, painoarvo 120 pts, Liite 3.1 - Edullisin saa maksimipisteet ja seuraavat suhteellisesti (edullisin tarjous / vertailtava tarjous * vertailupisteytys) - Hinnat verrataan liitteen mukaisin ryhmittäin kahden desimaalin tarkkuudella (Liite 3.1) - Painoarvopisteytys annetaan kahden desimaalin tarkkuudella - Hinnat annetaan kahdella desimaalilla (alv 0%). Laatu ja ympäristö, sekä varausportaali Laadusta ja ympäristö, painoarvo 30 pts, Liite 3.2 - Tarjouksen tekijä antaa selvityksen palveluntuottamiseen liittyvistä laatu- ja ympäristöasioista. Varausportaali, painoarvo 10 pts, Liite 3.2 Varausportaalin tulee toimia verkossa (organisaatiotasoinen käyttäjätunnus ja salasana) ja on oltava käytettävissä 2 kuukauden kuluessa sopimuskauden alusta lukien, sekä sisältää vähintään seuraavat ominaisuudet - Valitaan maksaja (2 vaihtoehtoa) hallinto tai hanke, esim. Lapin AMK tai Hanke - Ilmoitetaan laskuviite (Kustannuspaikkanumero), esim. KP012345 - Kommenttikenttä mahdollisia lisätietoja varten, esim. auton oltava manuaali- tai automaattivaihteinen - Valitaan toimitus-ja noutopaikka. Ennakkovalikossa Lapin ammattikorkeakoulun toimipisteet. Jos muu kuin valikossa oleva niin valitaan Muu paikka ja täytetään osoitetiedot (toimitus- ja noutopaikka) - Valitaan alkamis- ja päättymisaika (päivämäärät ja kellonajat) - Valitaan auto (valittavana perusautot) - Täytetään vuokraajan tiedot (etu-/sukunimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite). Varausvahvistus lähetetään sähköpostiosoitteeseen kun tilaus vahvistetaan - Lopuksi vahvistetaan varaus 6 (10)
2.3 Muut palvelut Muiden kuin vertailussa olevien palveluiden hankinta toteutetaan minikilpailutuksena kahden eniten vertailupisteitä saaneen toimittajan, sekä vähintään yhden hankintasopimuksen ulkopuolisen palveluntuottajan kesken. Vertailuun hyväksyttyjen palveluiden tulee täyttää palvelulle asetetut vaatimukset (esim. teknilliset määritteet), jotta palvelun tuottaja voidaan hyväksyä minikilpailutukseen. Minikilpailutus toteutetaan sähköpostikyselynä missä vertailukohtana on hinta. Hinta annetaan enintään kahdella desimaalilla. Hintojen ollessa samat suoritetaan arvonta palvelun tuottajasta. 3 MUUT TIEDOT 3.1 Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa 31.5.2019 saakka. 3.2 Tarjouksen ja palveluiden kieli Kaikissa tarjouksen asiakirjoissa tulee käyttää suomen kieltä (lukuun ottamatta esitteet). Mahdolliset sopimusneuvottelut käydään suomen kielellä. 3.3 Toimitusaikataulu Palvelun tilaukset tehdään 48 h tai sitä aikaisemmin halutusta ajoneuvon vuokrausajankohdasta. Palveluntuottaja sitoutuu mahdollisuuksien mukaan hankkimaan ajoneuvon toiselta toimittajalta, ellei itse voi tarjota pyydettyä ajoneuvoa tai käyttötarkoitukseen soveltuvaa saman tai ylemmän luokan ajoneuvoa. Pikatoimituksista sovitaan erikseen (48 h tai alle tehty ajoneuvovuokrauspyyntö). 3.4 Toimitusehto Tilaajan osoittamaan paikkaan (Huom. toimipaikkakuntien keskuspisteet: Kemi, Rovaniemi ja Tornio). 3.5 Laskutus- ja maksuehdot Hankinnan maksuehto on 21 pv netto. Viivästyskorko on kulloinkin voimassa oleva Suomen Pankin vahvistama viivästyskorko. Laskutus tulee tehdä verkkolaskutuksena. Toimitus-, pienlisä- tai muitakaan lisälaskuja ei hyväksytä vaan ne tulee sisältyä palvelun hintaan. 3.6 Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys ja riitojen ratkaisu Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys on 1. Hankintasopimus 2. Tarjouspyyntöasiakirjat 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoista (JYSE2014, Palvelut / päivitysversio Huhtikuu 2017) 4. Tarjousasiakirjat Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet, joita ei saada sovittua sopijaosapuolten kesken, ratkaisee ensiasteena Lapin käräjäoikeus. 3.7 Hankintasopimuksen solmiminen Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi. Tarjoajan katsotaan saaneen päätöksen tiedoksi, jollei muuta näytetä, seitsemän (7) päivän kuluessa kirjeen lähettämisestä. 7 (10)
Hankinnasta tehdään kirjallinen hankintasopimus valitun palvelutuottajan kanssa ja se astuu voimaan kummankin sopijaosapuolen allekirjoitettua sen. 3.8 Hankintakausi Alustava hankintakausi on 1.5.2019 30.4.2021. Tilaaja varaa mahdollisuuden option käyttämiseen hankinnan kohteista. Optiolla tarkoitetaan mahdollisuutta sopimuksen jatkamiseen alkuperäisin ehdoin kahdella (2) yhden (1) vuoden pituisella hankintakaudella. Optio voidaan toteuttaa tilaajan ja toimittajan välisellä sopimuksella ilman uutta tarjouskierrosta. Option käytöstä sovitaan erikseen osapuolten kesken kirjallisesti. 3.9 Tarjouksen jättäminen Tarjous liitteineen on toimitettava suljetussa kirjekuoressa viimeistään 21.3.2019 klo 16:00 mennessä osoitteeseen. Lapin ammattikorkeakoulu Oy Tarjous 54.2018.CAR / Petri Ronkainen Jokiväylä 11 C 96300 Rovaniemi Tai sähköpostitse osoitteeseen hankintapalvelut@lapinamk.fi (liitteet pdf-formaatissa) Kuoreen / viestikentän otsikkoon on merkittävä tunnus Tarjous: 54.2018.CAR. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei käsitellä. 3.10 Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Lainsäädännön mukaan hankinta-asiakirjat tulevat kaikille julkisiksi niiltä osin, kuin ne eivät ole salassa pidettäviä silloin, kun hankintaa koskeva sopimus tai tilaus on tehty. Siksi tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- ja ammattisalaisuuksia. Jos liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on kuitenkin välttämätöntä, pyydetään liike- ja ammattisalaisuuksiksi määritellyt tiedot ilmoittamaan erillisellä liitteellä, joka pyydetään merkitsemään selkeästi. Liitteessä pyydetään myös ilmoittaman lyhyt perustelu siitä, mihin perustuen kyse on liike- ja ammattisalaisuudesta. Tuotteen hintaa tai alennusprosenttia ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). 3.11 Palautus- ja peruutusehto Ilman ennakkoilmoitusta ajoneuvon myöhässä palauttamisesta tai jos ajoneuvo on toimitettu vuokraajalle ennen peruutuksen tapahtumista, saa palveluntuottaja laskuttaa myöhästymisestä / peruutuksesta yhden (1) vuorokauden vuokran. 3.12 Vaihto- / sijaisauton saaminen teknisen vian tai liikennevahingon sattuessa Ajoneuvon vuokralle ottajan (käyttäjä) tulee ottaa vian tai liikennevahingon sattuessa palveluntuottajaan yhteys. 3.13 Hankintasopimuksen purkaminen Tilaajalla on JYSE2014, Palvelut (päivitysversio Huhtikuu 2017) esitettyjen sopimusehtojen lisäksi oikeus purkaa hankintasopimus, jos: 1) tuottaja luopuu liiketoiminnasta tai liiketoimintansa osasta 2) tuottajan kyky vastata sopimusvelvoitteista vaarantuu tuottajan taloudenhoidosta johtuvasta syystä 3) tuottaja haetaan selvitystilaan 8 (10)
4) tuottaja haetaan konkurssiin 5) tuottaja asetetaan konkurssiin 6) tuottaja hakee liiketoimintansa saneerausta 7) käy ilmeiseksi, että tuottaja ei taloudellisista syistä johtuen kykene täyttämään vero-, palkka- tai eläkemaksuvelvoitteitaan. Palveluntuottaja on velvollinen ilmoittamaan tilaajalle palveluntuottajan tilassa tapahtuneista muutoksista. Purkamista ennen palveluntuottaja ja tilaaja käyvät purkamisneuvottelut, joissa todetaan mahdollisuudet palveluntuottamisen jatkamiseen tai hankintasopimuksen purkamiseen johtavat asiat. 3.14 Hankintasopimuksen siirto ja toiminnan olennaiset muutokset Hankintasopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toisen osapuolen etukäteistä kirjallista suostumusta. Sopimuskauden aikana tapahtuvista olennaisista toiminnan muutoksista osapuolet sitoutuvat ilmoittamaan toiselle osapuolelle. Muutosten vaikutuksista neuvotellaan tarvittaessa. 3.15 Muut ehdot Tilaajalla on oikeus hylätä tai rajata tarjoukset / hankinta tarpeisiinsa tai määräraharaameihinsa sopimattomina. Myös tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset, puutteelliset tarjoukset, sekä tarjoukset, joihin ei ole liitetty vaadittuja selvityksiä hylätään. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Tarjouksen antaja on sopimusoikeudellisten periaatteiden nojalla vastuussa siitä, että se kykenee toimimaan tarjouksen mukaisesti. 3.16 Lisätiedot ja kysymykset Hankinnan valmistelija on Petri Ronkainen, hankintapalvelut. Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä sähköpostitse osoitteeseen hankintapalvelut@lapinamk.fi viimeistään 14.3.2019. Sähköpostin otsikkona tulee ehdottomasti olla Lisätietopyyntö: 54.2018.CAR. Vastaukset ovat luettavissa verkko-osoitteessa: http://lapinamk.fi/fi/esittely/ajankohtaista/avoimet-kilpailutukset/kysymykset-ja-vastaukset viimeistään 18.3.2019. Tarjouspyynnön liitteet on saatavissa excel-formaatissa hankintapalvelut@lapinamk.fi sähköpostiosoitteesta, mainitse otsikkokentässä Liitteet: 54.2018.CAR. Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin tai tietopyyntöihin ei voida vastata, vaan tarjoajien tulee esittää kysymyksensä edellä esitetyllä tavalla. Tilaaja ei vastaa muille kuin edellä mainittuun osoitteeseen toimitettuihin kysymyksiin. Lapin ammattikorkeakoulu Oy Petri Ronkainen hankintakoordinaattori LIITTEET Tarjouslomakkeet 1 6 (palautettava tarjouksen mukana allekirjoitettuna) 1. Tarjoajan soveltuvuutta koskevat tiedot (Liite 1) 9 (10)
2. Alihankkijoiden käyttäminen (Liite 2) 3. Tarjouksen hintatiedot (Liite 3.1), sekä laatu ja ympäristöasiat ja varausportaali (Liite 3.2) 4. Ehdottomat vaatimukset (Liite 4) 5. Sähköinen tiedoksiantaminen (Liite 5) 6. Henkilötietojen käsittely ja ehdot (Liite 6, tarjoajan selvitys) 10 (10)