Vammaispalvelujen järjestäminen ja hankinta

TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 1

Mistä puhumme tänään? Vammaispalvelun järjestämisen vaihtoehdot Vammaispalvelu palvelusetelillä ja julkisena hankintana Vammaispalvelujen julkisessa hankinnassa sovellettavat säännökset ja kynnysarvot Palvelun käyttäjien huomioiminen vammaispalvelun hankinnassa Hankinnan toteutus ja hankintamenettelyt Vaatimusten asettaminen Miten teen laadukkaan hankinnan TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 3

Asiakas osallistuu palvelujensa järjestämiseen Asiakas ilmaisee tarpeensa Päätösten mukaisten palvelujen valinta ja toteutus Asiakas osallistuu Yhteistyöllä palvelutarpeen arvio Päätökset Suunnitelma siitä, miten palvelut toteutetaan TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 5 S

Palveluja voi järjestää eri tavoin PALVELUTUOTANTO OMA TUOTANTO yksikkö liikelaitos TOINEN KUNTA OSAKEYHTIÖ kunta kuntien yhteinen YLEISIIN TALOUDELLISIIN TARKOITUKSIIN LIITTYVÄT PALVELUT (SGEI) KUNTAYHTYMÄ normaali kuntayhtymä liikelaitoskuntayhtymä OSTO- PALVELUT yritykset yhteisöt PALVELU- SETELI- JÄRJESTELMÄT Järjestämisvastuu KUNTA / VASTUUKUNTA / KUNTAYHTYMÄ Henkilökohtainen apu työnantajamallilla Henkilökohtainen budjetti TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 6 K

Järjestäminen palvelusetelillä Kunta ottaa käyttöön palvelusetelin Palvelusetelituottajien hyväksyminen Asiakkaan palvelu Kunta tekee päätöksen palvelusetelin käyttöönotosta Kunta päättää palveluntuottajan hyväksymiskriteereistä eli laatii sääntökirjan Kunnan on varmistettava asiakkaan osallisuus kaikissa vaiheissa - Sääntökirjassa asetetaan vähimmäisvaatimukset palveluntuottajille - Sääntökirjan ehdoilla turvataan asiakkaan asemaa ja määritellään palvelun sisältö TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 8 S

Järjestäminen palvelusetelillä Kunta ottaa käyttöön palvelusetelin Palvelusetelituottajien hyväksyminen Asiakkaan palvelu Palveluntuottajat jättävät hakemuksensa Kunta tekee päätöksen sääntökirjan ehdot täyttävien palveluntuottajien hyväksymisestä Palvelutuotanto voi alkaa Kunta voi halutessaan myös kilpailuttaa palvelusetelituottajat TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 9 S

Järjestäminen palvelusetelillä Kunta ottaa käyttöön palvelusetelin Palvelusetelituottajien hyväksyminen Asiakkaan palvelu Kunta arvioi palvelutarpeen yhdessä asiakkaan kanssa Kunta tekee asiakaskohtaisen palvelupäätöksen - Asiakkaalla on oikeus kieltäytyä palvelusetelin avulla tuotetuista palveluista palvelut tuotettava muulla tavoin Kunta antaa asiakkaalle palvelutarpeen mukaisen palvelusetelin Palvelusetelin arvon on vastattava asiakkaan palvelutarvetta TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 10 S

Asiakkaan rooli palvelusetelillä järjestettäessä Kunta ottaa käyttöön palvelusetelin Palvelusetelituottajien hyväksyminen Asiakkaan palvelu Asiakas valitsee palveluntuottajan Asiakas voi tarvita omatyöntekijän tai muun henkilön apua valinnan tekemiseen ja sopimuksen solmimiseen Asiakas solmii sopimuksen palveluntuottajan kanssa Asiakkaan palvelu alkaa TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 11 S

Asiakkaan oikeusturva palvelusetelillä järjestettäessä Kunta ottaa käyttöön palvelusetelin Palvelusetelituottajien hyväksyminen Asiakkaan palvelu Palvelusetelin saaneen asiakkaan ja palvelun tuottajan väliseen sopimukseen sovelletaan kuluttajaoikeuden ja sopimusoikeuden säännöksiä ja periaatteita Jos palvelussa on virhe, asiakas voi mm. vaatia virheen oikaisua ja/tai hinnan alennusta ja viime kädessä purkaa sopimuksen Kuntaliiton palvelusetelikysely (Excel) TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 12 K

Miksi hankintalaki? Tarvitaan syrjimätön tapa, jolla valitaan palveluntuottajat Kaikissa julkisessa toiminnassa on noudatettava hyvää hallintoa Palvelusta on aina solmittava sopimus, jossa on määritelty palvelun sisältö, hinnat ja muut keskeiset ehdot Tarvitaan tapa, jolla varmistetaan, että uudetkin palveluntuottajat pääsevät mukaan - Valinnan mahdollisuudet - Uudet ideat HUOM! Asiakkaan asemasta huolehditaan hankintalain viisaalla ja asiakaslähtöisellä soveltamisella TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 14 K

Julkisia hankintoja koskevat periaatteet Avoimuus Avoimuuden ja läpinäkyvyyden vaatimus Hankintamenettelyä koskevia tietoja ei saa salata, hankinnasta on ilmoitettava julkisesti, tarjouskilpailun ratkaisemisesta on tiedotettava tarjoajille hankintaa koskevat asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia Tasapuolisuus ja syrjimättömyys Kaikkia tarjoajia on kohdeltava tasapuolisesti kaikissa hankinnan vaiheissa Palveluntuottajan kansallisuus tai sijoittautuminen johonkin jäsenvaltioon tai alueelle ei saa vaikuttaa Suhteellisuus Tarjouspyynnössä asetettavien vaatimusten tulee olla oikeassa suhteessa päämäärän kanssa Esim. hankintalaki kieltää asettamasta liian korkeita liikevaihtovaatimuksia tarjoajille Kilpailu Olemassa olevien kilpailuolosuhteiden hyödyntäminen Kilpailun mahdollistaminen TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 15 K

Hankintadirektiivi + vammaisten henkilöiden asema Hankintadirektiivissä kiinnitetään huomiota vammaisten henkilöiden asemaan Direktiivin johdanto-osa: - 3) Tätä direktiiviä täytäntöönpantaessa olisi otettava huomioon Yhdistyneiden kansakuntien yleissopimus vammaisten henkilöiden oikeuksista erityisesti viestintävälineiden valinnan, teknisten eritelmien, hankintasopimuksen tekoperusteiden ja sen toteuttamista koskevien ehtojen yhteydessä. Teknisillä eritelmillä tarkoitetaan hankinnan kohteen kuvausta Hankintasopimuksen tekoperusteilla tarkoitetaan hankinnan valinta- ja vertailuperusteita 76) Kaikissa hankinnoissa, jotka on tarkoitettu henkilöiden käyttöön riippumatta siitä, onko ne tarkoitettu suurelle yleisölle vai hankintaviranomaisen henkilöstölle, hankintaviranomaisten on laadittava tekniset eritelmät ottaen huomioon vammaiskäytön edellytykset tai kaikkien käyttäjien vaatimukset täyttävä suunnittelu, lukuun ottamatta asianmukaisesti perusteltuja tapauksia. TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 16

Julkisessa hankinnassa kunta ostaa palvelun Tuottaminen julkisena hankintana voi täydentää kunnan omaa tuotantoa tai toimia yhdistettynä palvelusetelituottamiseen Tuottaminen julkisena hankintana voi olla yksinomainen järjestämistapa Julkisessa hankinnassa kunta tekee sopimuksen palveluntuottajan kanssa HUOM! Ostopalvelut on toteutettava hankintalain mukaisesti kilpailuttamalla tai suorahankintana TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 17 K

Hankintapäätös ja asiakkaan palvelupäätös ovat eri asioita Hankintasopimus tilaajan ja palveluntuottajan välillä Sopimus, joka sisältää palvelun sisällön ja ehdot Hankintapäätös Hankintapäätös Suorahankintapäätös Palveluntuottajilla on valitusoikeus Asiakkaan palvelupäätös Perustuu palvelusuunnitelmaan Määrittää asiakkaan palvelujen sisältöä Asiakkaalla on valitusoikeus TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 18 K

Järjestämistavat pohdinnassa, palveluseteli vai hankinta? Keskeiset erot toteutuksessa asiakkaan kannalta? tilaajan kannalta? TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 19

Vammaispalvelujen hankinnassa noudatettavat säännökset Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016 = hankintalaki Hankintalaissa säädetään julkisista hankinnoista Hankintalain liitteen E mukaisia sosiaali- ja terveyspalveluja sekä muita erityisiä palveluhankintoja koskevat 1.1.2017 alkaen eri säännöt kuin muita hankintoja tarkoituksena on mahdollistaa joustavammat hankintamenettelyt hankintoihin, joilla on suurta merkitystä asiakkaan kannalta TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 21 K

Hankintalain kynnysarvot ja niihin sovellettavat menettelyt EU-hankinnat 221.000 / 5.548 M Kansalliset hankinnat 60.000 / 150.000 Sote-hankinnat 400.000 Muut erityiset palveluhankinnat 300.000 Käyttöoikeussopimukset 500.000 Pienhankinnat TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 22 K

Mikä on kynnysarvo? Kynnysarvolla tarkoitetaan sitä arvoa, jonka ylittävät hankintakokonaisuudet tulee kilpailuttaa hankintalain mukaisesti. Hankintalakia sovelletaan vain EUkynnysarvot ja kansalliset kynnysarvot ylittäviin hankintoihin. Liitteen E mukaisissa sote-palveluissa on vain yksi kynnysarvo. Kynnysarvojen alle jääviin, niin sanottuihin pienhankintoihin, ei sovelleta hankintalakia. Pienhankinnat toteutetaan hankintayksikön oman hankintaohjeen mukaisesti. Pienhankinnoissa on yleensä noudatettava hankintalain yleisiä periaatteita TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 23 K

Liitteen E mukaisiin palveluhankintoihin sovellettavat säännöt Hankintalain liitteen E mukaisten sosiaali- ja terveyspalveluihin ja muihin erityisiin palveluhankintoihin sovelletaan - Hankintalain 12 luvun säännöksiä - Lisäksi hankintalain I osaa (luvut 1 4) ja IV osaa (luvut 14 17) - Lisäksi 12 luvussa viittaussäännösten perusteella noudatettavia säännöksiä Sääntely koskee vain sosiaali- ja terveyspalveluja - Esimerkiksi henkilökuljetuspalveluja ei ole kilpailutettu sote-palveluina, vaikka niitä käyttäisivät sosiaalihuollon asiakkaat - Huom. Ks. MAO:483/18 vammaisten henkilöiden tulkkauspalveluista Hankinnan kuuluminen liitteen E mukaisiin hankintoihin on aina tarkastettava CPV-koodista Mikä on CPV-koodi? TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 24 K

Sote-palveluhankintojen kilpailuttamiseen sovellettavat hankintalain säännökset 12 luku Sosiaali- ja terveyspalvelut ja muut erityiset palveluhankinnat 1 luku Tarkoitus, periaatteet ja määritelmät 2 luku Soveltamisala ja sen rajaukset 3 luku Yhteishankinnat ja hankintojen varaaminen 4 luku Kynnysarvot ja hankinnan ennakoidun arvon laskeminen 40 41 Suorahankinta, suorahankinta lisätilauksissa 7 luku Hankinnasta ilmoittaminen 62 Sähköinen tietojenvaihto hankintamenettelyssä (jos tietoja vaihdetaan sähköisesti) 80 81 Pakolliset ja harkinnanvaraiset poissulkemisperusteet 82 86 Ehdokkaiden ja tarjoajien korjaavat toimenpiteet ja soveltuvuutta koskevien vaatimusten asettaminen (vapaaehtoinen) 14 luku Hankintaa koskevat päätökset ja hankintasopimus 15 luku Hankintojen valvonta 16 luku Oikeussuojakeinot 17 luku Erinäiset säännökset TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 25 K

Sote-palvelun käyttäjien tarpeiden huomioiminen hankinnassa ja sopimuskaudella Hankintalaki 108 Palvelujen käyttäjien tarpeiden huomioon ottamisesta säädetään hankintalain 108 :ssä Säännös on uusi ja sen tarkoituksena on muistuttaa hankintayksiköitä velvollisuudesta noudattaa palvelujen sisältöä koskevaa lainsäädäntöä Säännös on laadittu palvelun käyttäjien yksilöllisten ja pitkäaikaisten sekä toistuvien hoito- tai sosiaalipalvelujen turvaamiseksi Hankintayksikön otettava huomioon käyttäjien erityistarpeet ja kuuleminen siten kuin muualla laissa säädetään. TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 27 K

Hankintalaki 108 : Sote-palvelun käyttäjien tarpeiden huomioiminen hankinnassa ja sopimuskaudella Hankintayksikön on myös otettava huomioon seuraavat tekijät - palvelujen laatu - jatkuvuus - esteettömyys - kohtuuhintaisuus - saatavuus ja kattavuus - eri käyttäjäryhmien erityistarpeet - käyttäjien osallistumisen ja vaikutusmahdollisuuksien lisääminen - innovointi Pitkäkestoisia hoito- ja asiakassuhteita koskevan sosiaali- ja terveyspalvelun hankinnassa hankintayksikön on määritettävä sopimusten kesto ja muut ehdot siten, että sopimuksista ei muodostu kohtuuttomia tai epätarkoituksenmukaisia seurauksia palvelun käyttäjille TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 28 K

Keskeinen asiakasta koskeva lainsäädäntö, jota on noudatettava Sosiaalihuoltolaki (1301/2014) Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalaki (254/2015) Laki vammaisuuden perusteella annettavista palveluista ja tukitoimista (380/1987) Laki kehitysvammaisten erityishuollosta (519/1977) YK:n vammaissopimus TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 29 S

Käyttäjien osallisuus ja kuuleminen Hankintalaki edellyttää sote-palveluiden käyttäjien osallisuuden ja vaikutusmahdollisuuksien toteuttamista hankinnan kaikissa vaiheissa. Käyttäjien tehokas osallisuus on eräs keino toteuttaa hankintalain vaatimusta siitä, että hankinnoissa huomioidaan käyttäjäryhmien erityistarpeet Hankintaprosessin suunnittelussa on lisäksi huomioitava, että tapauskohtaisesti hallintolaki ja laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta voivat edellyttää yksittäisen asiakkaan kuulemista tai mielipiteen selvittämistä. Erityisesti asiakaskohtaisen palvelun muutostilanteet, luottamuksensuojan merkitys TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 30 S

Palvelujen jatkuvuuden tarve on huomioitava Kilpailuta pitkäkestoiset palvelut eteenpäin siten, että kunkin asiakkaan palvelut kilpailutetaan vain kerran Tee toistaiseksi voimassa oleva sopimus, kun kilpailutat asumispalvelut tiettyyn asumisyksikköön Asunto ja palvelut ovat eri asia Ota sopimuksiin mekanismit, joilla palvelu mukautuu asiakkaan elämäntilanteeseen ja erityistilanteisiin joustavasti Sosiaalihuoltolaki 38 Henkilöille, joiden tuen tarve on pysyvä tai pitkäaikainen, tuki on pyrittävä järjestämään siten, että turvataan palvelujen jatkuvuus, ellei palvelujen muuttaminen ole asiakkaan edun mukaista. TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 31 S

Vammaispalvelun käyttäjien tarpeiden huomioiminen hankinnassa ja sopimuskaudella Vammaispalvelujen hankinnat on järjestettävä käyttäjien tarpeet huomioiden: Palveluja koskevaa lainsäädäntöä noudatetaan kokonaisuudessaan Käyttäjäryhmien erityistarpeet ja kuuleminen huomioidaan kaikissa hankinnan vaiheissa: 1. Hankinnan valmisteluvaihe 2. Tarjouspyynnön ja sopimusehtojen laatiminen 3. Sopimuksen soveltaminen ja valvonta TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 32 S

YHTEENVETO Palvelun käyttäjien huomioiminen vammaispalvelun hankinnassa Tilaajalla on velvollisuus huomioida palvelun käyttäjät kaikissa hankinnan vaiheissa Erityisesti on huolehdittava niistä, joiden palvelut on tarkoitettu pitkäkestoisiksi ja niillä on vaikutusta itsemääräämisoikeuden toteutumiseen Pitkäkestoisiin palvelutarpeisiin on vastattava pitkäkestoisilla palveluilla Monipuoliset palvelujen järjestämistavat edesauttavat käyttäjien huomioimista Erikokoisten ja -laatuisten palveluntuottajien pääseminen mukaan edesauttaa käyttäjien huomioimista TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 33

Joustavat menettelyt ja hankintoihin sovellettavien yleisten periaatteiden noudattaminen Hankintayksikön on kuvattava käyttämänsä hankintamenettely hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä Hankintayksikön on noudatettava hankinnan kilpailuttamisessa menettelyä, joka on hankintalain 3 :n 1 momentissa tarkoitettujen periaatteiden mukainen Sote-hankinnassa hankintayksiköllä on laaja harkintavalta hankintamenettelyn valinnassa TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 35 K

Hankintamenettelyn vaihtoehtoja sote-hankinnoissa Hankkija voi yksinkertaistaa EU-menettelynä laissa olevaa menettelyä Tarjouskilpailun voi järjestää myös vanhan hankintalain mukaisella avoimella menettelyllä. Silloin menettelyn kulku mukailee vanhan lain sääntöjä Hankkija voi halutessaan käyttää yksinkertaistettuna EU-menettelyissä kuvattua puitejärjestelyä esim. siten, että asiakas tekee lopullisen valinnan palveluntuottajien välillä. HE 108/2016 HUOM! Hankkija voi luoda oman, asiakaslähtöisen hankintamenettelyn TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 36 K

Erilaiset hankinnat eri tarkoituksiin Peruspalvelua monille samanlaisiin tarpeisiin Hyvä peruspalvelu sopii useimmille, puitejärjestelytyyppinen menettely Asiakaskohtaisen palvelun valintaa helpottavia elementtejä: osia, osaamisluokkia jne. Asiakkaan lainsäädännön mukaisesti arvioitu palvelutarve valinnan taustana Asiakas valitsee palvelun Tarkennettua palvelua ei aivan peruspalvelua Tarkkarajaisempi palvelun kilpailutus, esim. toistaiseksi voimassa oleva sopimus asumisyksikköön, kumppanuussopimukset Yksittäiselle asiakkaalle Asiakaskohtaiset suorahankinnat Hankintalaki 110 TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 37 S

Tarjouspyynnön rakenne-esimerkki sote-palveluhankinnassa Tarjouspyyntö hankintajärjestelmässä Lyhyt kuvaus hankinnasta Soveltuvuusvaatimukset Hinnan ilmoittaminen / Laadun ilmoittaminen Ohjeet tarjouksen tekemiseen ja muut hankintamenettelyn ehdot Liite 1: Palvelukuvaus Liite 2: Laatu Liite 3 Muut liitteet Palvelun vähimmäisvaatimukset Asetettu laadun perustaso Henkilöstövaatimukset Laadun vertailuperusteet Lisälaatu Sopimus Hinta- ja maksuehdot Sopimusyhteistyö Asiakaskohtaisen palvelun tilaaminen ja valinta Kannustimet ja sanktiot Muutosehdot JYSE 2014 Palvelut-ehdot CV-lomakkeet Henkilöstölomake Kuvauslomakkeet Henkilötietojen käsittelyn ehdot TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 38 S

Vammaispalvelun hankinnan toteuttaminen yleisellä tasolla Yleinen taso Hankintojen suunnittelu, aikataulutus, strateginen pohdinta Riittävä resursointi Osaamisen hankkiminen Erikoistuminen Markkinoiden tuntemuksen hankkiminen ja ylläpitäminen TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 39 S

Vammaispalvelun hankinnan toteuttaminen yksittäisen hankinnan tasolla Yksittäisen hankinnan taso Valmistelu eri osaamisista koostuvalla tiimillä Projektinhallinta: Tavoitteet / aikataulu roolit / resurssit Asiakasosallisuuden suunnittelu YK:n vammaissopimus Pieni vastuutyöryhmä, jolla on riittävä päätösvalta Toisaalta riittävä ja laaja muiden osallisuus Liian isojen työryhmien ja yhteishankintojen ongelmat Kriittinen pohdinta: Riittävätkö omat resurssit? Jos ei, mistä voitaisiin saada lisää? Hankinnan merkitys: Arvo, vaihtoehtoinen järjestäminen, välttämättömyys yms. Mihin panostetaan? TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 40 S

Vammaispalvelun hankinnan toteuttamisen vaiheet Suunnittelu ja valmistelu Markkinakartoitus Käyttäjien osallisuus Hankintailmoitus ja tarjouspyynnön julkaiseminen Tarjousvertailu Hankintapäätös Tarjousten vastaanottaminen Hankintasopimuksen solmiminen Kumppanuuden hallinta ja sopimuksen valvonta Käyttäjien osallisuus TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 41 K

Palvelun käyttäjien huomioiminen käytännössä: Valmistelu ja tarjouspyynnön laatiminen Suunnittele asiakkaiden osallisuusmalli Infot ja esittelyt, työpajat Osallistuminen markkinavuoropuheluun Osallistuminen valmisteluryhmään Vammaisneuvoston ja järjestöjen hyödyntäminen Haastattelut Hyödynnä palvelusuunnitelmien laatimisen yhteydessä saatua tietoa Toteuta hankinta siten, että erikokoiset ja -lajiset palveluntuottajat voivat osallistua Kuvaa palvelun käyttäjän asema ja oikeudet tarjouspyynnössä Panosta vertailuperusteisiin, jotka tuovat palvelun käyttäjälle lisäarvoa Muista nämä: Hanki esteettömät tilat ja mieti tarvitaanko avustamista Toteuta monipuoliset osallistumisen mahdollisuudet, kuten striimaus Huomio kaikkein haavoittuvimmassa asemassa olevat asiakkaat Huomioi eri ikäryhmät Huomioi läheiset TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 42 S

Palvelun käyttäjien huomioiminen käytännössä: Sopimuskausi Mieti, miten asiakas osallistuu oman palvelunsa valintaan Kannusta pysyvää ja koulutettua henkilöstöä sopimusehdoilla ja kannustimilla Kuvaa palvelukuvauksessa, miten asiakkaiden osallisuus ja vaikutusmahdollisuudet toteutuvat Valvo sopimuksen toteutumista ja laatua ja panosta erityisesti sopimuksen alkuun Tee yhteistyötä palveluntuottajan kanssa ja hyödynnä yhteiskehittämistä, jossa asiakkaat ovat mukana TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 43 S

Vaativan sote-palveluhankinnan valmistelun askelmerkit Hinnoittelumalli tukemaan laatua Vertailuperusteet Keskeiset laatutekijät vähimmäisvaatimuksissa Keskeisten sopimusehtojen muodostaminen TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 44 S

Esimerkkejä hankintamenettelyistä Rajoitetun menettelyn kaltainen menettely Puitejärjestelyt Dynaaminen, täydentyvä toimittajarekisteri Asiakaskohtainen suorahankinta TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 45 K

Rajoitetun menettelyn kaltainen menettely ensimmäisessä vaiheessa Vaihe 1: Valitaan muutama soveltuva palveluntuottaja jatkoon Tilaaja julkaisee osallistumispyynnön Kaikki tarjoajat voivat osallistua Tilaaja valitsee jatkoon sopivan määrään asetetut soveltuvuusvaatimukset täyttäviä palveluntuottajia Tilaaja lähettää jatkoon valituille tarjouspyynnön Ehdot osallistumispyynnössä Soveltuu esimerkiksi yhden palveluntuottajan kilpailuttamiseen tiettyyn palveluyksikköön. Voidaan solmia toistaiseksi voimassa oleva sopimus. TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 46 K

Rajoitetun menettelyn kaltainen menettely toisessa vaiheessa Vaihe 2: Vertaillaan tarjouksia asetettujen perusteiden mukaisesti ja valitaan yksi tai muutama palveluntuottaja Jatkoon valitut palveluntuottajat jättävät tarjoukset Tilaaja vertailee tarjouksia asetettujen hinnan ja laadun vertailuperusteiden mukaisesti Tilaaja tekee hankintapäätöksen Palvelutuotanto alkaa kun sopimus on solmittu Soveltuu esimerkiksi yhden palveluntuottajan kilpailuttamiseen tiettyyn palveluyksikköön. Voidaan solmia toistaiseksi voimassa oleva sopimus. TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 47 K

Puitejärjestely sote-palveluhankinnoissa Puitejärjestely ei ole varsinainen hankintamenettely, vaan hankinnoissa tyypillisesti käytettävä menettelytekniikka ja sopimustyyppi. Mukana voi olla yksi tai useampi palveluntuottaja Asiakkaan palvelu valitaan puitejärjestelyssä olevien palveluntuottajien joukosta joko suoraan tilaamalla taikka kevennetyllä kilpailutuksella (minikilpailutus). Puitejärjestelyä koskevassa sopimuksessa on määriteltävä asiakaskohtaisen palvelun valinnan perusteet ja tapa. Hankintayksikkö valitsee palveluntuottajat puitejärjestelyyn kilpailuttamalla liitteen E mukaisia sote-palveluja koskevien sääntöjen mukaan TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 48 K

Puitejärjestely TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 49 S

Puitejärjestelyn kesto sotepalveluhankinnassa Hankintalain 42 :n mukaan puitejärjestely voi olla voimassa enintään neljä vuotta. Hankinnan kohteen sitä perustellusti edellyttäessä puitejärjestely voi poikkeuksellisesti olla kestoltaan pidempi. Säännöstä ei sellaisenaan sovelleta liitteen E mukaisiin sote-palvelunhankintoihin Sote-hankinnassa puitejärjestely voi siis palvelun luonteen edellyttäessä olla pidempikin Hankintojen yleiset periaatteet voivat rajoittaa Pitkän puitejärjestelyn tarkoituksenmukaisuus kannattaa perustella tarjouspyynnössä tai hankintapäätöksessä Muut, kuin puitejärjestelyä koskevat hankintasopimukset voivat olla voimassa toistaiseksi TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 50 K

Puitejärjestelyn kesto ja asiakkaan pitkäkestoinen palveluntarve Puitejärjestelyn kesto Asiakaskohtainen palvelu Asiakaskohtainen palvelu Mitä tapahtuu kun puitejärjestely päättyy? Asiakaskohtainen palvelu TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 51 S

Mitä tapahtuu, kun puitesopimus päättyy? Sopimuksessa voidaan määritellä, että... Asiakaskohtainen palvelu jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Hankinnan kohteena on tällöin pitkäkestoiseksi tai pysyväksi määritelty palvelu. Asiakkaan palveluun sovelletaan puitesopimuksen mukaisia ehtoja sopimuksen päättymisen jälkeenkin. Mikäli palveluntuottaja menestyy uudessa kilpailutuksessa, sovelletaan tämän jälkeen uuden kilpailutuksen ehtoja. TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 52 S

ESIMERKKI Palvelutuotanto Dynaaminen, täydentyvä toimittajarekisteri Rekisteri jakaantuu asiakkaiden palvelutarpeen mukaisiin osiin, jotka toimivat apuna asiakaskohtaisen palvelun valinnassa Toimittajarekisteri täydentyy uusilla palveluntuottajilla riittävän usein Asiakkaan oma valinta osana palvelutarpeen arviota Omatyöntekijä tukemassa asiakkaan valintaa Minikilpailutus asiakkaan tarpeen perusteella Uudet palvelutuottajat pääsevät mukaan esim. vuosittain Aiemmat voivat täydentää tarjottua hintaa ja laatua Menettelyn etusijajärjestys päivittyy Uusien osien tai osaamisten perustaminen asiakastarpeiden mukaisesti Tilaaja perustaa toimittajarekisterin Tarjouspyynnön julkaiseminen Tarjoukset Tarjouskäsittely ja hankintapäätös TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 53 S

Asiakaskohtaisen palvelun valintaperuste puitejärjestelyssä tai toimittajarekisterissä Puitejärjestelyä tai toimittajarekisteriä koskevassa sopimuksessa on oltava ehto siitä, miten kunkin asiakkaan palvelu valitaan Suora valinta tai valinta minikilpailutuksella Valintaperuste on aina muokattava vastaamaan kyseistä palvelua koskevaa lainsäädäntöä Pelkän hinta-laatusuhteeseen tai kilpailutuksen mukaiseen etusijajärjestykseen perustuva valintaperuste ei yleensä sovellu sote-palvelua koskevaan sopimukseen Asiakaskohtaisen palvelun valintaperusteena voi olla asiakkaan oma valinta (esityöt) Lähtökohta kaikissa sote-palveluissa: palvelut perustuvat asiakkaan tarpeeseen ja laadittuun palveluntarpeen arviointiin ja asiakassuunnitelmaan Palvelun tarve ohjaa valintaa Huomioitava asiakkaan itsemääräämisoikeus ja oikeus osallistua palvelujensa suunnitteluun Asiakkaan ja lapsen edun ensisijaisuuden periaate ja muut sosiaalihuollon periaatteet TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 54 S

Hankintakäytännöt tarkastelussa TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 55

Asiakaskohtainen suorahankinta sote-hankinnassa Sote-palveluiden suorahankinnoissa noudatetaan lähtökohtaisesti hankintalain suorahankintasääntöjä - Hankintalaki 40 ja 41 Tämän lisäksi hankintalain 110 sisältää asiakaskohtaisen suorahankinnan perusteet sote-palveluissa Hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan yksittäisissä tapauksissa, jos tarjouskilpailun järjestäminen tai palvelun tuottajan vaihtaminen olisi ilmeisen kohtuutonta tai erityisen epätarkoituksenmukaista asiakkaan kannalta merkittävän hoito- tai asiakassuhteen turvaamiseksi Suorahankinnasta tehdään asiakaskohtainen ja perusteltu hankintapäätös - Hankintalaki 110 TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 56 K

Asiakaskohtaisen suorahankinnan perusteleminen Asiakkaan kannalta tärkeä erityisosaaminen tai erityisosaamisen kokonaisuus Asiakkaan kommunikaation tai vuorovaikutuksen osaaminen Asiakkaan omien näkemysten huomioiminen lainsäädännön edellyttämällä tavalla Asiakkaan tarpeen tai tahdon mukainen sijainti tai palvelutyyppi Läheisten osallistuminen hoitoon Yhteydenpito Kulttuuri- tai kielitausta TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 57 S

Suorahankintailmoitus yksilöllisessä suorahankinnassa Hankintayksikkö voi halutessaan julkaista aiotusta suorahankinnasta ilmoituksen Hilma-ilmoituskanavassa ennen sopimuksen tekemistä Tähän tarkoitukseen on olemassa oma ilmoituslomakkeensa Mikäli suorahankinnasta ei valiteta 14 päivän kuluessa, suorahankinnasta tulee lainvoimainen, eikä hankintasopimuksen sitovuuteen voida enää muutoksenhaulla puuttua Puutteellisen suorahankinnan perustelujen merkitys HUOM! Ilmoituksen julkaisemisessa on huomioitava, että asiakas ei ole tunnistettavissa suorahankintailmoituksesta TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 58 K

YHTEENVETO Keskeistä vammaispalvelun hankintamenettelyissä Joustavat hankintamenettelyt ovat mahdollisia sote-hankinnoissa Niiden käyttämisellä voidaan vaikuttaa asiakkaan asemaan, palvelun laatuun ja vaikuttavuuteen Erilaisiin hankintoihin sopivat erilaiset menettelyt Myös toistaiseksi voimassa olevat sopimukset ovat mahdollisia (pois lukien puitejärjestelyt) Asiakaskohtaisia suorahankintoja tarvitaan muiden menettelyjen rinnalla Joustavien menettelyjen käyttäminen vaatii työtä ja panostamista, mutta kannattaa TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 59

Eri tyyppisten palvelun käyttäjien asema eri järjestämistavoissa Käyttäjien asema? TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 60

Soveltuvuusvaatimukset liitteen E mukaisissa hankinnoissa Mitä ovat soveltuvuusvaatimukset? Erilaisia palveluntuottajan perusedellytyksiä mittaavia vaatimuksia, kuten - Verot ja maksut - Tietyn tasoiset luottotiedot tai taloudelliset näkymät - Tietty vaadittu suorituskyky, eli käytössä olevat resurssit, liikevaihto - Maksetut verot ja muut maksut tai ainakin suunnitelma - Tietty aiempi kokemus, joka pitää olla - Tietty ammattitaito, jota edellytetään esim. henkilöstöltä tai vastuuhenkilöltä Yleensä riittää, että palveluntuottaja täyttää vaatimukset viimeistään kun sopimus solmitaan Monessa hankinnassa kannattaa sallia palvelun aloittaminen myöhemmin sopimuskaudella, jolloin vaatimusten on täytyttävä viimeistään tuolloin TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 62 S

Soveltuvuusvaatimusten merkitys Sote-hankinnassa pitää soveltaa hankintalain pakollisia poissulkemisperusteita (80 ) Lue 80 Sote-hankinnassa voidaan soveltaa hankintalain harkinnanvaraisia poissulkemisperusteita (81 ) Lue 81 HUOM! Aikaisempia huonoja kokemuksia palveluntuottajasta on mahdollista hyödyntää Poissulkemisperusteesta huolimatta palveluntuottaja voi esittää näyttöä luotettavuudestaan - Jos näyttö on riittävä, ei palveluntuottajaa saa sulkea tarjouskilpailusta TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 63 K

Soveltuvuusvaatimusten merkitys Palveluntuottaja, joka ei täytä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia on suljettava tarjouskilpailusta Tarjouspyynnössä voidaan vaatia, että tarjoajat antavat tarjouksensa osana vakuutuksen, että ne täyttävät asetetut soveltuvuusvaatimukset Vakuutuksessa annettujen tietojen paikkansapitävyys tarkastetaan tarjouskilpailun voittajalta ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista HUOM! ESPD-lomaketta ei tarvitse käyttää TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 64 K

Referenssi-, koulutus- ja kokemusvaatimukset ja niiden vaikutus hankinnan lopputulokseen Sopiva vaatimusten taso turvaa palvelun jatkuvuutta ja laatua Soveltuvuutta koskevien vaatimusten tulee olla oikeassa suhteessa hankinnan kohteeseen Pohdi soveltuvuusvaatimukset jokaisen hankinnan kohdalla erikseen Pohjauduttava tietoon palvelusta ja markkinoista Varo liian korkeaa vaatimusten kokonaisuutta - Monialaisessa valmistelussa kaikki esittävät toiveita - Yhdistelmä voi estää tarjoamisen hyviltäkin tuottajilta - Erikoistuneet tuottajat eivät täytä laaja-alaisia vaatimuksia Pohdi soveltuvuusvaatimukset hankintakohtaisesti TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 65 S

Palvelua koskevat vähimmäisvaatimukset Asetetaan yleensä palvelukuvauksessa Hankinnan kohde eli hankittavan palvelun sisältö, joka kaikkien palveluntuottajien pitää toteuttaa Palveluntuottajan tehtävät ja velvollisuudet Rajapinnat tilaajan tehtäviin Rajapinnat muihin palveluihin Palvelun tarkoitus ja tavoitteet Palvelun hyvä lopputulos Palvelun aloitus Palvelun päättyminen Asiakas- ja palvelusuunnitelma Palveluntuottajan suunnitelma Asiakkaan saama ohjaus ja tuki Asiakkaan itsemääräämisoikeuden toteutuminen Esteettömyys Tilat Toiminta jos tavoitteet eivät toteudu Toiminta asiakkaan palveluntarpeen muuttuessa Raportointi TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 66 S

Henkilöstön osaamista ja koulutusta koskevien vaatimusten vaikutus hankinnan lopputulokseen? TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 67

Millä perusteella voittaja valitaan kilpailutuksessa? Kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka peruste voi olla: Halvin hinta Edullisimmat kustannukset Paras hinta-laatusuhde Paras hinta-laatusuhde Hinnan painoarvo Laadun painoarvo Käänteinen kilpailutus Kilpailu vain laatutekijöillä Sote-palveluhankinnat Jos hankintayksikkö käyttää kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena ainoastaan halvinta hintaa, sen on esitettävä tätä koskevat perustelut hankinta-asiakirjoissa, hankintapäätöksessä tai hankintamenettelyä koskevassa erillisessä kertomuksessa. TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 69 K

Laadun vähimmäisvaatimukset ja vertailtavat laatuvaatimukset Laadun vähimmäisvaatimukset Vähimmäisvaatimukset ovat pakollisia vaatimuksia, jotka jokaisen tarjouksen on täytettävä Vähimmäisvaatimukset muodostavat sen tason, joka hankinnan kohteelta aina vaaditaan Vaatimukset asetetaan yleensä palvelukuvauksessa Vertailtavat laatuvaatimukset Vertailtavat laatuvaatimukset eli vertailuperusteet tuovat vähimmäisvaatimukset ylittävää lisälaatua, jonka suuruus ratkeaa tarjoajien tarjousten perusteella Samaa vaatimusta ei voi käyttää sekä vähimmäis- että vertailtavana vaatimuksena Vähimmäisvaatimukset ylittävä lisälaatu Liian matalat vähimmäisvaatimukset Huono laatu Matalat vaatimukset Kaikki tarjoajat täyttävät ne, jolloin hinta ratkaisee Liian korkeat vähimmäisvaatimukset Ei tarjouksia TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 70 K

Kokonaislaatu riippuu ennen kaikkea vähimmäisvaatimusten tasosta ja kilpailuolosuhteista Laadun vertailuperusteet Melko korkeat vähimmäisvaatimukset Korkeimmat vähimmäisvaatimukset Laadun vertailuperusteet Matalat vähimmäisvaatimukset TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 71 K

Laadun painotus vertailuperusteissa ei aina takaa laatua Pelkän laadullisen vertailuperusteen painottaminen voi johtaa epätoivottuun lopputulokseen Esimerkki 1 Hankintayksikkö asettaa pakolliset vähimmäisvaatimukset alhaisiksi, mutta painottaa laatua 70 % ja hintaa 30 % On mahdollista, että laadulliset vertailuperusteet jäävät osittain tai kokonaan täyttymättä, jos tarjoaja tarjoaa vain tarpeeksi alhaista hintaa ja voittaa sillä kokonaistaloudellisen vertailun. Tällöin hankinta jää heikkolaatuiseksi. Esimerkki 2 Hankintayksikkö asettaa pakolliset vähimmäisvaatimukset korkeaksi laatutasoltaan. Tällöin kaikkien tarjoajien on sitouduttava niihin tarjouksissaan eikä hinta-laatusuhteen vertailua tarvitse tehdä. Hankintayksikkö saa laadukkaan hankinnan ja voi ratkaista kilpailutuksen pelkän hintavertailun perusteella. TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 72 K

Vertailuperusteet ja niiden painottaminen Vertailuperusteiden on liityttävä hankinnan kohteeseen Vertailuperusteet on ilmoitettava hankintailmoituksessa, tarjouspyynnössä tai neuvottelukutsussa Vertailuperusteiden suhteellinen painotus on yksilöitävä tarjouspyynnössä - Myös kohtuullinen vaihteluväli on mahdollinen Mikäli tarjouskilpailuun on tulossa paljon tarjouksia, toimivia ovat kyllä/ei -vertailuperusteet Sanallisetkin vertailuperusteet toimivat, mikäli tarjouksia on vähän On kuvattava pisteytys ja miten sitä sovelletaan Kaikkia asetettuja perusteita on käytettävä uusia ei saa asettaa Vertailuperusteiden toteutuminen on pystyttävä todentamaan TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 73 K

Vaativan, yksilöllisen sote-palveluhankinnan mahdollisia vertailuperusteita Työntekijöillä on hyödyllisiä lisäkoulutuksia Palveluntuottajilla on paljon pysyviä työntekijöitä Asiakkaalle tärkeät palvelut (kaupat, kahvilat, kirjasto jne.) ovat lähellä ja niihin pääsee kulkemaan itse tai avustajan kanssa Palveluntuottaja toimii yhteistyössä muiden kanssa ja järjestää toimintaa (vertaistuki, liikunta tms.) Palveluntuottaja pystyy joustavasti järjestämään perheasunnon Palveluntuottaja järjestää asumisyksikössä yhteisöllistä toimintaa Asiakkaille on tarjolla monipuolisia tapoja osallistua oman arjen toimintoihin, päättää niistä ja saada tukea Palvelun voidaan toteuttaa riittävän pienellä tiimillä (asiakkaalla ei ole liikaa työntekijöitä) Palveluntuottajan aiemmille tilaajille/asiakkaille lähetetään hyvin muotoiltu asiakastyytyväisyyskysely TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 74 S

Asiakas- ja työntekijäraadin hyödyntäminen Palveluntuottajan valinnassa Palveluntuottajan valinta tiettyyn palveluyksikköön; asiakastahon, johdon ja työntekijöiden edustajat voivat olla mukana raadissa, jolle tarjoajat esittelevät ratkaisuja pyydetyistä aiheista Rajoitettua menettelyä mukaileva kaksivaiheinen menettely rajaamassa laatuvertailuun valittavien tarjoajien määrää Hinta voi olla kiinteä, jos hintatasosta on hyvä käsitys Palautteen merkitys palvelun kehittämisessä Palautteen antajana ja kehittämässä palvelua sopimuskauden aikana Palaute asiakkailta, läheisiltä ja omatyöntekijöiltä Palautteen pyytämisen systemaattisuus ja määrämuotoisuus; muokkaaminen yhdessä palveluntuottajan ja niiden tahojen kanssa, joilta palautetta pyydetään Palautteen merkitys hinnan tietyn osan perusteena; esim. vuosittainen lisähinta Palautteen merkitys palveluntuottajan laatupalkitsemisessa Mahdollisuus kuvattava jo tarjouspyynnössä TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 75 S

YHTEENVETO Mistä palvelun laatu koostuu? Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset Onko tarjoajan taloudellinen asema riittävä? Onko tarjoajalla riittävä ammattiosaaminen? Onko tarjoajalla tarvittava aiempi kokemus? Hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset (vähimmäislaatu) Palvelun laadun sopiva ja riittävä taso ja hyvä palvelun kuvaaminen Asiakaskohtaisen palvelun tavoitteiden asettaminen Mitä tehdään, jos tavoitteet eivät toteudu? Myös elementtejä, joita voidaan mitata tai valvoa TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 76

YHTEENVETO Mistä palvelun laatu koostuu? Laadun vertailuperusteet Tarjousten mukainen lisälaatu niissä asioissa, joita päätettiin vertailla Laatua koskevat sopimusehdot Kannustimet ja sanktiot Yhteistyötä ja yhteiskehittämistä koskevat ehdot Raportointi, joka mahdollistaa oikeiden asioiden valvonnan Palveluntuottajan auditointi ja valvonta Laatua ei saada ilman sopimuksen valvontaa ja yhteistyötä TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 77

Miten laadun varmistaminen onnistuu käytännössä? TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 78

YHTEENVETO Palvelun kohtuuhintaisuus, saatavuus ja kattavuus yksittäisessä hankinnassa Laadi tarjouspyyntö siten, että erikokoiset ja erilaisia oikeudellisia muotoja edustavat palveluntuottajat voivat menestyä Toteuta palvelua eri järjestämistavoilla Vältä suuria hankintakokonaisuuksia, joita ei ole jaettu osiin Tee eri osille tarvittaessa erilaiset soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset Älä tee tiukkoja ja monialaisia vaatimuksia, jos ei ole pakko Aseta kiinteä hinta ja kilpailuta laadulla Pitkällä tähtäimellä: Älä suosi markkinoita sulkevia järjestelyjä Huolehdi uusien yritysten mahdollisuudesta tarjota Aseta tavoitteita vaikuttavuudelle ja tuloksille mieti, miten niitä voisi mitata VALVO, ETTÄ LAATU TOTEUTUU! TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 79

Mitä, jos palvelua ei valvo? Hyvät palveluntuottajat jatkavat laadun tuottamista (ainakin jonkin aikaa) Osa alkaa lipsua Valvomattomuus mahdollistaa halvemman hinnan tarjoamisen Hyvät palveluntuottajat eivät enää pärjää hintakilpailussa Hyvät palveluntuottajat ja monipuolinen tarjonta kärsivät Jos ei valvota, ei virheistä voida reklamoida (tehdä virheilmoitusta) Virheisiin vetoamisen mahdollisuus menetetään Sopimussakkoja ei saada perittyä Huonoista palveluntuottajista ei päästä eroon TERVEYDEN J A HYVINVOINNIN LAITOS 80