Winres-käyttäjän käsikirja 5.3.2014 Asiakashallinta (CRM) 1 (25)



Samankaltaiset tiedostot
10. ASIAKASHALLINTA CRM; Osoitetarrat, ryhmäsähköposti ja export

Comgate Oy. Winres- ja Intres asiakaspäivät Asiakashallinnan työkalut Winresissä ja Intresissä

Visma Fivaldi -käsikirja Tehtävienhallinta- ohje käyttäjälle

TIMMI-TILAVARAUSOHJELMISTO

Asiakashallinta. TaikaTapahtumat -käyttöohje

Visma Fivaldi -käsikirja MiniCRM

LIIKEMATKATOIMISTOJÄRJESTELMÄN OHJE

OpeOodi Opiskelijalistojen tulostaminen, opiskelijoiden hallinta ja sähköpostin lähettäminen

Lukkarikone Pikaohjeet v. 1.0

STS Uuden Tapahtuma-dokumentin teko

OpeOodi Opiskelijalistojen tulostaminen, opiskelijoiden hallinta ja sähköpostin lähettäminen

Kennelliiton Omakoira-jäsenpalvelu Ohje Kennelpiireille, osoitelistat

Comgate Oy. Winres-ohjelmien uudet ominaisuudet

Lukkarikoneen käyttöohje

Kun valitset Raportit, Lisää uusi, voit ryhtyä rakentamaan uutta raporttia alusta alkaen itse.

UUDEN NETTIJÄSENREKISTERIN OHJEET. Kirjaudu sisään antamalla käyttäjätunnus ja salasana

Uutiskirjesovelluksen käyttöohje

Winres-käyttäjän käsikirja Omistaja- ja huoltajaliittymä 1 (21) OMISTAJA- JA HUOLTAJALIITTYMÄ INTERNETISSÄ 1. LIITTYMÄN TARKOITUS

Opiskelijalistojen tulostaminen, opiskelijoiden hallinta ja sähköpostin lähettäminen

Vaasan kaupungin nuorten kesätyöt haetaan Kuntarekry.fi työnhakuportaalin kautta.

LeadDesk Soittajan käsikirja

Kennelliiton Omakoira-jäsenpalvelu Ohje Kennelpiireille, osoitelistat

Seutudokumenttien pä ivittä misohje

2017/11/21 17:28 1/2 Tilitapahtumat. Tilitapahtumat... 1 Käyttö:... 1 Asiakirjan kentät:... 1

Visma Fivaldi -käsikirja Asiakaskohtaiset hinnat

CRM ominaisuudet, käyttö ja uudet piirteet

Tiedonsiirto helposti navetta-automaation ja tuotosseurannan välillä

MARKKINAMIES KÄYTTÖOHJE

RAPORTIT. 1. Yleistä. Sisällysluettelo:

Opettajan ohje kypsyysnäytteen toteuttamiseen ja arvioimiseen sähköisenä tenttinä

Copyright Basware Corporation. All rights reserved. Pikaopas toimittajille Supplier Portal (Toukokuu 2013)

Drupal-sivuston hallintaopas

Suomen Paras Hankkija Käyttöohje hankintayksiköille

Lukujärjestysten haku... 3 Yleistä... 4 Lukujärjestyksen haku opiskelijaryhmän perusteella... 5 Lukujärjestyksen haku toteutuksen perusteella...

Asukastiedotus Visma Fivaldi

Ostolaskujen haku Netvisorista

VIS Online 2.0 version uudistukset

Larppa-laskutusohjelma v1.1 Ohje

Microsoft Outlook Web Access. Pikaohje sähköpostin peruskäyttöön

Porin yliopistokeskuksen tilavarausjärjestelmä. htila.ucpori.fi/ KÄYTTÖOHJE

SISÄLLYS KIRJAUTUMINEN... 2 YLEISESITTELY... 2 JÄSENHALLINTAAN LIITTYVIÄ RAPORTTEJA... 3 RAPORTTI MAKSAMATTOMISTA JÄSENISTÄ... 4 RAPORTIT...

KYMP Webmail -palvelu

Sensen perusraportit ratsastusseuroille. Jäsenten tiedot ja kilpailuluvat

Pelaajan tietojen lisääminen

SMS -viestien lähettämisen ohjeet CAB Planohjelmassa

Sähköposti ja uutisryhmät

KÄYTTÖOHJE SISÄLLYSLUETTELO KIRJAUTUMINEN JÄRJESTELMÄÄN...2 JÄLKITOIMITUSKÄSITTELY...8 TUOTTEEN ETSIMINEN TILAUSTA TEHDESSÄ...9

Varaustilanne Varaaminen Raportit Tilitysajo Kohteet Tuotteet Hinnastot ja kapasiteetit

Tiedonsiirto helposti navetta-automaation ja tuotosseurannan välillä

Kortinhaltijat joilla on maksukeskeytys Maksuryhmään liitettyjen kortinhaltijoiden lukumäärä, joiden maksut ovat tilapäisesti keskeytetty.

Sähköpostitilin määrittäminen Outlook 2016, kun ohjelma käynnistetään ensimmäistä kertaa.

Sähköinen tilaustenhallinta

Aivoliitto ry:n jäsenrekisteri Ohjeita yhdistyksille

KÄYTTÖVALTUUSHALLINTA (KVH) 1 (14) Käyttöohje rekisterinpidon yhteyshenkilölle

3. VARAUS 3.1. ESIMERKKI. Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 1 (36)

Comgate Oy. Winres- ja Intres käyttäjäpäivät Winres- ja Intres4 ohjelmien uudet ominaisuudet

Basware toimittajaportaali

LIITTEIDEN lisääminen laskulle. Pikaohje (1.1)

Visma Approval Center. Versiosaate 1.3

Octo käyttöohje 1. Sisältö

Moodlen lohkon käyttöohje

Jos yritys tekee EU tavarakauppaa, käy tekemässä ennen käyttöönottoa myynnin perustiedoissa kerran seuraava toimenpide:

Lähettäjä ja vastaanottaja

TELIA VIESTINTÄPALVELU VIP

Hops-ohjaajan ohje Opiskelijan hopsit.

Visma Nova Pro ja Visma Nova C/S Pro Suomen Asiakastieto. Käyttäjän käsikirja

CABAS. Perusominaisuuksien käyttö

CV-kannan käyttöohje 2017

2013 -merkistä tunnistat uudet ominaisuudet

Sähköpostitilin määrittäminen Outlook 2013, kun ohjelma käynnistetään ensimmäistä kertaa.

Aivoliitto ry:n jäsenrekisteri - Ohjeita yhdistyksille

Kuksa -jäsenrekisterin käyttöohje ryhmänjohtajille

LUKKARIKONE KÄYTTÖOHJE

Visma Business Visma AddOn Tilitoimistoaineisto. Käsikirja

Ambientia Content Manager TM

Webmailin käyttöohje. Ohjeen sisältö. Sähköpostin peruskäyttö. Lomavastaajan asettaminen sähköpostiin. Sähköpostin salasanan vaihtaminen

Kirjautuminen ja oma tili

Kuva: Ilpo Okkonen

Internet Explorer 7 & 8 pop-up asetukset

EXAM Kypsyysnäytteen laatiminen ja arviointi

Ohjeet psykoterapeuteille

Lähettäjä ja vastaanottaja

Raporttiarkiston (RATKI) käyttöohjeet Ohjeet

Fixcom Webmail ohje. Allekirjoitus. Voit lisätä yhden tai useamman allekirjoituksen.

RATKI 1.0 Käyttäjän ohje

Ajoneuvotietopalvelun käyttöohje Päivitetty

Sähköpostitilin määrittäminen Outlook 2010, kun ohjelma käynnistetään ensimmäistä kertaa.

Procountor laskutusliittymä

Opetuksen suunnittelu

NAVIGAATTORIN ASENNUS JA MUOKKAUS

Aimo-ohjauspaneelin käyttöohje Sisällys

Visma Business AddOn Konsernikäsittely. Käsikirja

Pipfrog AS Tilausten hallinta

Nettiposti. Nettiposti käyttöohje

Poissaolorekisteri. Visma Fivaldi

Maksumuistutuksen lähettäminen Merit Aktivasta

ORGANISAATION KIRJAUTUMINEN TURVASIRU.FI-PALVELUUN

Transkriptio:

17. ASIAKASHALLINTA (CRM) 17.1. PERIAATE 17.2. ASIAKKAAN TIEDOT 17.2.1. Profiilit 17.2.2. Kontaktit 17.2.3. Oheisdokumentit 17.2.4. Varaushistoria 17.2.5. Yritys ja osasto 17.3. ASIAKASTIEDOT VARAUS- JA PERUSTIEDOT-OHJELMISSA 17.4. ASIAKASREKISTERIN HALLINTA JA KÄYTTÖ 17.4.1. Osoitetarrat 17.4.2. Ryhmäviestit 17.4.3. Listat 17.4.4. Luokittelut 17.4.5. Export (siirrot muihin sovelluksiin) 17.4.6. Kontaktilla haku 17.4.7. Asiakkaiden automaattiluokittelu 17.5. CRM-JÄRJESTELMÄN PARAMETROINTI Winres-käyttäjän käsikirja 5.3.2014 Asiakashallinta (CRM) 1 (25)

17. ASIAKASHALLINTA (CRM) 17.1. PERIAATE Winres-järjestelmän asiakashallinta (Customer Relationship Management, CRM) on toteutettu kiinteäksi osaksi Winres-järjestelmää. Tässä suhteessa se eroaa muista CRMjärjestelmistä, jotka ovat yleensä erillään yrityksen tuotantojärjestelmästä. Tämä ominaisuus tuo mukanaan sen edun, että kaikki yrityksen reaaliaikainen asiakas- ja myyntitieto automaattisesti käytössä myös asiakashallinnan mukana, esimerkiksi markkinointikampanjoita tehtäessä. CRM-järjestelmä sisältää asiakashallinnan perustiedot ja toiminnot: asiakasprofiilit, - kontaktit, oheisdokumentit, varaushistoriat. Toiminnot on suunniteltu yhdessä asiakkaidemme kanssa; toisin sanoen Winresin CRM-järjestelmän toiminnot on toteutettu nimenomaan matkatoimiston tarpeita varten. Winres-käyttäjän käsikirja 5.3.2014 Asiakashallinta (CRM) 2 (25)

17.2. ASIAKKAAN TIEDOT CRM-toiminnot tuovat asiakastietoon kuusi uutta tietokokonaisuutta: profiilit, kontaktit, oheisdokumentit, varaushistoriatiedot sekä yritys/osasto-tiedot. 17.2.1. Profiilit Varaus-, Perustieto- ja CRM-ohjelmista päästään käsittelemään yksittäisen asiakkaan profiilitietoja. Profiileja voidaan lisätä myös asiakasryhmälle CRM-ohjelmassa. Profiilien avulla asiakasrekisterin asiakkaille voidaan kirjata erilaisia luokittelutietoja. Profiilit voidaan määritellä matkatoimiston tarpeiden mukaan vapaasti. Järjestelmä sisältää viisi erilaista profiilitietotyyppiä: luokitukset (14 kpl), multiluokitukset (6 kpl), memo-tiedot (4 kpl), päivämäärätiedot (6 kpl) sekä otsikkotiedot (5 kpl). Luokitukset (yksi arvo/luokka) Memot (otsikoita vapaamuotoiselle tekstille) Multiluokitukset (monta arvoa/luokka) Muut tiedot (sisältää päivämääräkenttiä, yksi pvm/laji, sekä otsikoita vapaamuotoisille rivitekstikentille). Winres-käyttäjän käsikirja 5.3.2014 Asiakashallinta (CRM) 3 (25)

17.2.2. Kontaktit Kontaktien avulla asiakkaille voidaan lisätä tietoja erilaisista yhteydenotoista, kuten esimerkiksi lähetetyistä mainoskirjeistä tai tarjouksista. Myöhemmin näitä tietoja voidaan käyttää hyväksi esimerkiksi uusissa mainoskampanjoissa. Varaus-, Perustieto- ja CRM-ohjelmista päästään käsittelemään yksittäisen asiakkaan kontaktitietoja. Kontakteja voidaan lisätä myös asiakasryhmälle CRM-ohjelmassa. Lisättäessä kontaktia ohjelma täyttää kontaktin numeron, luontiajan, luojan sekä asiakkaan. Kontaktin tyyppi valitaan pudotusvalikosta, ja Lisäinfo-kenttään voidaan kirjoittaa vapaamuotoista tarkennetta. -painikkeella kontaktiin voidaan lisätä oheisdokumentti, enemmän seuraavassa luvussa 17.2.3. Raportit kontakteista, kts. Liite 1 Winres-käyttäjän käsikirja 5.3.2014 Asiakashallinta (CRM) 4 (25)

Kontaktiin voidaan määrittää myös hälytys. Klikkaamalla -painketta aukeaa Hälytys-ikkuna: Tässä määritetään päivä, milloin hälytys aktivoituu, sekä näytetäänkö se vain hälytyksen asettajalle (=Oma hälytys), kaikille vai pudotusvalikosta valitulle virkailijalle. Viestiin alustuu teksti, joka kontaktiin on kirjattu. Tätä voidaan kuitenkin vapaasti muokata. Hälytykset näkyvät ohjelman ylälaidassa: josta sinistä riviä klikkaamalla pääsee näkemään aktiiviset, kuittaamattomat hälytykset. Winres-käyttäjän käsikirja 5.3.2014 Asiakashallinta (CRM) 5 (25)

17.2.3. Oheisdokumentit Asiakkaan oheisdokumenttitietoihin voidaan tallentaa tiedot kaikista asiakasta koskevista dokumenteista, kuten esimerkiksi mainoskirjeet. Varaus-, Perustieto- ja CRM-ohjelmista päästään käsittelemään yksittäisen asiakkaan oheisdokumenttitietoja. Oheisdokumentteja voidaan lisätä myös asiakasryhmälle CRM-ohjelmassa. Oheisdokumentit-ikkunassa voidaan valita listattavaksi kaikki ko. asiakkaalle lähetetyt asiakirjat, tai pudotusvalikosta valita tiettyyn kontaktiin liitetyt dokumentit. (Edellisessä luvussa 17.2.2. mainitussa kontaktissa näytetään pelkästään kyseiseen kontaktiin liitetyt oheisdokumentit.) Valintapainikkeilla voidaan hallita dokumentteja. Lisää> -painikkeella voidaan - tehdä uusi Word- tai Excel-dokumentti - liittää esim. olemassa oleva PDF-muotoinen mainoskirje - kopioida olemassa oleva alkuperäinen muutettavaksi - avata pohja, mikäli dokumenttipohjia on ennalta määritelty (luku 17.5. Parametrointi) Winres-käyttäjän käsikirja 5.3.2014 Asiakashallinta (CRM) 6 (25)

17.2.4. Varaushistoria Varaushistoriasta näet asiakkaan ostot kuluvana vuonna, edellisen vuonna, näitä edeltävinä vuosina sekä yhteensä-summan, kappalemäärän ja mahdolliset erääntyneet. Pudotusvalikosta saa tarkemmat tiedot varauksittain sekä niiden historiatiedot. Winres-käyttäjän käsikirja 5.3.2014 Asiakashallinta (CRM) 7 (25)

17.2.5. Yritys ja osasto Asiakasrekisteriin on lisätty Yritys- ja Osasto-tiedot omaksi kokonaisuudekseen. Uuden tietokantarakenteen myötä asiakas (henkilö) voi kuulua yritykseen ja yrityksen osastoon. Yritys- ja osastotiedot voidaan hakea tai perustaa joko Varaus-ohjelman asiakkaan tiedoissa, tai Perustietojen Asiakkaat-välilehdellä (luku 17.3.). Winres-käyttäjän käsikirja 5.3.2014 Asiakashallinta (CRM) 8 (25)

17.3. ASIAKASTIEDOT VARAUS- JA PERUSTIEDOT-OHJELMISSA Varausohjelmassa profiili-, kontakti-, oheisdokumentti- ja varaushistoriatiedot näkyvät asiakastietojen yhteydessä omilla välilehdillään. Perustiedoissa tiedot näkyvät samalla lailla asiakkaan perustietojen yhteydessä. Profiili-, kontakti- ja oheisdokumenttitiedot on perustiedoissa jaettu omiksi kokonaisuuksiksi. Winres-käyttäjän käsikirja 5.3.2014 Asiakashallinta (CRM) 9 (25)

17.4. ASIAKASREKISTERIN HALLINTA JA KÄYTTÖ CRM-sovellus CRM-sovelluksella käsitellään asiakasrekisterin tietoja aineistoittain. Toisin sanoen sen avulla voidaan muodostaa erilaisia asiakasryhmiä ja toteuttaa niille erilaisia toimintoja. CRM-sovelluksen toiminnot on jaettu viiteen ryhmään: Osoitetarrat, Ryhmäsähköpostit, Listat, Luokittelut sekä Export-toiminto. CRM-sovellus käynnistetään Winres-kansion -pikakuvakkeesta. Ohjelman toimintalogiikka CRM-sovelluksen toimintalogiikka perustuu listoihin, joita muodostetaan asiakasrekisteriin tehdyillä hauilla. Jokaisen sovelluksen päätoiminnon käyttölogiikka on samanlainen: rekisteristä kootaan asiakaslista Löydetyt tietueet-listaan ja tämän jälkeen lista siirretään halutun toiminnon Valitut-listalle. Tämän jälkeen voidaan suorittaa kyseisen toiminnon mahdollistamat operaatiot Valitut-listalla oleville asiakkaille. Asiakkaiden lisäksi listoilla voidaan käsitellä myös matkatoimistojen ja virkailijoiden tietoja sekä omistaja/huoltaja-tietoja. Uusi asiakasrekisterihaku toteutetaan valitsemalla -ikoni, josta siirrytään hakukriteereihin. Hakukriteereissä määritellään ne asiakkaat, asiakasyritykset, toimistot (agentit), virkailijat tai omistajat/huoltajat jotka halutaan käsiteltäviksi. Huom! Yhdellä kertaa voidaan käsitellä vain yhdenlaista henkilöryhmää; esim. samanaikaisesti listalla ei voida käsitellä asiakkaita sekä toimistoja, vaan asiakkaat ja toimistot pitää käsitellä erikseen. Alla olevassa esimerkissä haetaan Tampereella (postinumeroväli 33 33) asuvat vuoden 2011 aikana Formula 1 matkoilla olleet asiakkaat. Winres-käyttäjän käsikirja 5.3.2014 Asiakashallinta (CRM) 10 (25)

Asiakkaat profiili kysely on erittäin monipuolinen hyvinkin tarkkoja hakuja mahdollistava toiminto. Ehdollisia hakukriteereitä voidaan yhdistellä valitsemalla - merkki, tässä esimerkissä haetaan yli 250 työntekijän lääketeollisuuden alan yritysten sihteerit. Huomioi, että tulosjoukkoon tulevilla asiakkailla kaikkien listaan valittujen kriteerien tulee täyttyä. Jos halutaan sekä toimitusjohtajat että sihteerit, tehdään kaksi eri hakua. Kun hakukriteerit on rajattu, painetaan OK-nappia ja sovellus suorittaa määritellyn haun rekisteriin. Hakutulos listataan Löydetyt tietueet -listaan. Tämän jälkeen listaa voidaan käsitellä poistamalla siitä tietueita tai toteuttamalla uusia hakuja; toisin sanoen muodostettavaan listaan voidaan vapaasti suorittaa useita hakuja. Kun lista on valmis, sen tiedot voidaan siirtää halutulle toiminnolle: lista voidaan siirtää joko kokonaisuudessaan tai tietueita voidaan siirtää yksittäin. Alla on listattu Löydetyt tietueet -listalla käytettävät toiminnot. uusi asiakasrekisterihaku siirtää korostettuna olevan rivin valittuihin tietueisiin siirtää kaikki rivit valittuihin tietueisiin poistaa korostettuna olevan rivin hakutuloksista poistaa kaikki rivit hakutuloksista Esimerkki asiakasrekisterihaun tuloksesta: Winres-käyttäjän käsikirja 5.3.2014 Asiakashallinta (CRM) 11 (25)

17.4.1. Osoitetarrat Kun otos on siirretty Valitut osoitetarrat välilehdelle sitä klikkaamalla, voidaan listamuodossa näkyviä tietueita vielä tarkastella ja tehdä mahdollisia muutoksia. siirtää korostettuna olevan rivin takaisin Löydetyt tietueet -puolelle siirtää kaikki rivit takaisin Löydetyt tietueet -puolelle Kun tietueet on tarkistettu ja kaikki on valmiina tulostusta varten, klikataan esikatseluikonia. Tämän jälkeen ohjelma kysyy Lisätäänkö osoitetarrat kontakteihin? Vastattaessa myöntävästi, aukeaa kohdassa 17.2.2. käsitelty Kontaktin tiedot ikkuna, johon voidaan täyttää tarkemmat tiedot kampanjasta tms. Ennen tulostusta valitaan vielä käytettävän tarra-arkin koko ja asettelu, eli 3 tietuetta vaakasuoraan ja 7 tai 8 pystysuoraan. Tyhjiä tarroja valinnalla voidaan hyötykäyttää edellisestä postituksesta jäänyt osin käytetty tarra-arkki. - painikkeella voidaan monistaa yhdestä osoitetietueesta arkillinen. Winres-käyttäjän käsikirja 5.3.2014 Asiakashallinta (CRM) 12 (25)

17.4.2. Ryhmäviestit Ryhmäsähköpostit Aineiston valmistelu kuten edellä. Painamalla Lähetä ryhmäsähköposti - kuvaketta, ohjelma poimii kaikki asiakkaat, joille on asiakkaan tiedoissa annettu sähköpostiosoite, ja avaa Ryhmäsähköpostit-ikkunan. Kuten muissakin Winres-sähköpostisovelluksissa, täytetään Aihe- ja Viesti-kentät tarpeen mukaan, sekä liitetään myyntikirjeet tai muut dokumentit. Winres-käyttäjän käsikirja 5.3.2014 Asiakashallinta (CRM) 13 (25)

SMS-viestit (lisäominaisuus) Käytettäessa -valintaa aukeaa sms-lähetysikkuna, jonka Vastaanottajatkenttään on poimittu kaikki matkapuhelinnumerot, jotka ovat tulosjoukosta löytyneet. Järjestelmä lisää suomalaisen asiakkaan numeron eteen automaattisesti 358-etuliitteen. Kirjoita viesti-kenttään haluamasi viesti asiakkaalle. Oikean yläkulman numero kertoo viestin merkkimäärän. Yksi viesti on 160 mrk, ohjelma osaa yhdistää tämän ylittävät merkkimäärät samaan viestiin. Oikealla olevista valinnoista voit lisätä tai poistaa numeroita. Voit myös hakea numeron asiakkaan, agentin, virkailijan tai tuottajan tiedoista. Leikepöydällepainike kopioi haetut numerot leikepöydälle. Tarkista numerot -painikkeella voit tarkistaa numerot uusien numeroiden lisäämisen jälkeen. Lähetä sms-viestit OK-painikkeella. Lähetyksen jälkeen ohjelma kysyy Haluatko lisätä sähköpostin kontakteihin? Vastattaessa myöntävästi, aukeaa kohdassa 17.2.2. käsitelty Kontaktin tiedot ikkuna, johon voidaan täyttää tarkemmat tiedot kampanjasta tms. Winres-käyttäjän käsikirja 5.3.2014 Asiakashallinta (CRM) 14 (25)

17.4.3. Listat Aineiston valmistelu kuten edellä. Valitse listattavat kentät -ikonilla aukeaa valintaikkuna josta poimitaan listattaviksi haluttavat tiedot sekä niiden järjestys. Winres-käyttäjän käsikirja 5.3.2014 Asiakashallinta (CRM) 15 (25)

17.4.4. Luokittelut Luokittelut-työkalun avulla voidaan toteuttaa erilaisia luokittelumäärityksiä muodostetuille listoille. HUOM! Luokittelut-työkalun käytössä tulee kiinnittää erityisestä huomiota asiakasryhmän rajauksen tarkkuuteen, jotta epähuomiossa ei tule määrittäneeksi luokitusta liian suurelle tai muuten virheelliselle ryhmälle. Esimerkki: Lisätään luokituksiin harrastukseksi golf kaikille, jotka ovat varanneet kohdetyypin Golf -mukaisen matkan. Avataan kysely, valitaan Kohdetyypiksi GF ja jätetään kaikki muut kriteerit tyhjiksi, jolloin saamme kaikki asiakkaat koko maasta. Siirretään kaikki valituiksi, klikataan Valitut luokitukset ja Luokittele valitut -ikonia. Valitse alustettavat kentät ja kenttien arvot ikkuna aukeaa, valitaan kenttään Harrastukset, ruksataan arvoksi GO, Golf, lisätään rivi -merkillä ja vahvistetaan OK:lla. Valitut arvot lisätään asiakkaille, ellei ole ruksittu Tällöin kenttien arvot nollataan ja korvataan uusilla arvoilla. Winres-käyttäjän käsikirja 5.3.2014 Asiakashallinta (CRM) 16 (25)

Samalla olisi mahdollista lisätä muitakin kyseistä asiakasryhmää yhdistäviä luokitteluja valitsemalla Kenttä- ja Arvo-valikoihin uudet tiedot ja lisäämällä ne -merkillä. 17.4.5. Export (siirrot muihin sovelluksiin) Aineiston valmistelu kuten edellä. Exporttaa valitut -ikonilla aukeaa valintaikkuna josta poimitaan siirrettäviksi haluttavat tiedot sekä niiden järjestys. OK:lla hyväksymisen jälkeen aukeaa Export-ikkuna, jossa valitaan tiedostomuoto, kuten Excel, Word, Rich Text Format (RTF) tms. Winres-käyttäjän käsikirja 5.3.2014 Asiakashallinta (CRM) 17 (25)

ja tieto minne siirretään; Application avaa tiedoston kyseisessä sovelluksessa, Disk file tallentaa tiedoston levylle. 17.4.6. Kontakteilla haku Erillinen ohje liitteenä (Liite 1) 17.4.7. Asiakkaiden automaattiluokittelu Erillinnen ohje liitteenä (Liite 2). Winres-käyttäjän käsikirja 5.3.2014 Asiakashallinta (CRM) 18 (25)

17.5. CRM-JÄRJESTELMÄN PARAMETROINTI Järjestelmän käyttöönoton yhteydessä Comgate tekee asiakasyrityksen perustietoihin toiminnan kannalta tarvittavat muutokset. Itse päivitettävät ja ylläpidettävät parametrit alla: Parametrin AP, Asiakasprofiilit alle määritellään luokituksissa käytettävät arvot. Päivämääräkenttiä [Dn] voidaan määritellä 6 kpl. Nimi kenttään kirjoitetaan otsikko tarkenteeksi. Luokituksia [Ln] varten on varattu 14 kenttää, Nimi-kenttään tulee otsikko. Alempaan tunnukseen annetaan suluissa yksilöivä tunnus (max 5 merkkiä), ja Profiilin nimi kenttään näytettävä luokitus. Memoja [Mn], vapaita tekstikenttiä, voi olla max 4 kpl. Alempaan tunnukseen annetaan suluissa yksilöivä tunnus (max 5 merkkiä), ja Profiilin nimi kenttään näytettävä otsikko. Multiluokituksia [MLn] on max 6 ryhmää, jokaisessa määriteltäviä luokituksia n kpl. Alempaan tunnukseen annetaan suluissa yksilöivä tunnus (max 5 merkkiä), ja Profiilin nimi kenttään näytettävä luokitus. Rivitekstejä [Tn] voidaan määritellä 5 kpl. Alempaan tunnukseen annetaan suluissa yksilöivä tunnus (max 5 merkkiä), ja Profiilin nimi kenttään näytettävä otsikko. Mikäli automaattinen profilointi on käytössä, kohtaan AUTO, Profiiliin autom.kirj. määritellään kaikki kohdetyypit, jotka saavat aikaan automaattikirjauksen, sekä luokituksen, jonka asiakas varatessaan tämän kohdetyypin saa. Winres-käyttäjän käsikirja 5.3.2014 Asiakashallinta (CRM) 19 (25)

Parametrin AS, Asiakashallinta alle määritellään kohtaan DP, Dokumenttipolku yhteisen verkkolevyn polku, jonne tallennetaan asiakkaaseen liitetyt oheisdokumentit. Näin jokainen käyttäjä pääsee näkemään materiaalin, joka koskee CRM:n liitettyjä asiakkaita. PP, Pohjien polku:n alle samoin verkkopolku, jossa säilytetään yhteisiä materiaalipohjia. KT, Kontaktityyppi:en alle listataan valittaviksi halutut tyypit, kuten [LS], Lähetetty sähköposti, [ME], Messutarjous, erotettuna #:lla. Winres-käyttäjän käsikirja 5.3.2014 Asiakashallinta (CRM) 20 (25)

Kontaktilla haku Liite 1 Yleistä CRM:n toimenpiteissä asiakkaaseen on voitu liittää kontakti, joko kertaluonteisesti asiakaskohtaisesti, tai valitulle ryhmälle esimerkiksi ryhmäsähköpostituksen yhteydessä. Näistä kontakteista saadaan listaukset joko kontaktin luojan, kontaktin tyypin tai niiden yhdistelmän mukaan. Hakuun voidaan myös liittää muita hakukriteereitä asiakaan osoitetietojen, ostohistorian ja/tai profiloinnin mukaan. Haku Kontaktilistaa ajettaessa valitaan ensin -painike. Sen jälkeen tehdään varsinainen haku, joka aloitetaan Asiakkaat kontaktit -välilehdeltä. Jotta hakutulokseen saadaan vain asiakkaat, joille on merkitty kontakti, ruksitaan Käytä kontaktia asiakkaan hakukriteerinä -kohta. Sen jälkeen tarpeen mukaan valitaan rajaukset, eli haetaanko kontaktit tallentajan, tyypin, niiden ydistelmän mukaan tai kokonaan ilman niitä, sekä voidaan valita kontaktin tallennuspäiväväli. Näihin valintoihin voidaan lisätä muilta välilehdiltä lisää hakukriteereitä. Hae asiakkaat -painike tuottaa hakutuloksen, jota käsitellään kuten muissakin CRM-osioissa. Valitut kontaktit -välilehdellä -painike (Valitse raportti) avaa ikkunan, josta valitaan raportin tyyppi: Kontaktit asiakkaittain tai Kontaktit tyypeittäin. Winres-käyttäjän käsikirja 5.3.2014 Asiakashallinta (CRM) 21 (25)

Tässä voidaan vielä tarpeen mukaan tehdä rajoituksia itse raporttiin. Winres-käyttäjän käsikirja 5.3.2014 Asiakashallinta (CRM) 22 (25)

Asiakkaiden automaattiluokittelu Liite 2 Yleistä Automaattiluokittelulla toteutetaan CRM:stä puuttunut ominaisuus, jolla asiakaslistauksia muodostetaan myynnin perusteella. Ominaisuuden ideana on tallentaa asiakasprofiileihin asiakkaan tekemiä ostoja vastaava luokitus, jonka jälkeen listaus onnistuu CRM:ssä jo olemassa olevilla luokitushauilla. Käytännössä automaattiluokittelu on tyypiltään ns. ajo, joka käy varaustilanteen asiakaskohtaisesti läpi ja tallentaa kullekin asiakkaalle saamiensa tulosten mukaan luokituksen. Ajo käynnistetään CRM:stä. Automaattiluokittelun käyttämiä erilaisia luokituksia voi olla n kappaletta, kuitenkin niin, että jokaisen luokituksen arvona käytetään 1-5 vuoden varaustilannetta. Varaustilanteella tarkoitetaan varausten luku- ja euromääriä. Vuosia tarkastellaan siten, että 1 vuosi tarkoittaa kuluvaa vuotta, 2 vuotta kuluvaa ja edellistä vuotta jne. Käytännössä luokituksia tehdään esimerkiksi 6 kappaletta, alla olevan esimerkin mukaisesti. Esimerkki 1. Tarkastelujakso on 5 vuotta. Tärkeä Kanta-asiakas Kehittyvä Satunnainen Lähes menetetty Menetetty tai uusi Ostanut vähintään 5 kertaa yhteensä vähintään 5000 eurolla Ostanut vähintään 5 kertaa Ostanut 3-4 kertaa Ostanut 1-2 kertaa Ei ostanut viimeiseen kahteen vuoteen Ei ostanut tarkastelujaksolla kertaakaan Parametrointi Automaattiluokittelulle varataan yksi vapaana oleva asiakasprofiiliin luokituksista. Arvoja pääsee halutessaan muuttamaan asiakkaan profiiliin aivan normaalisti, mutta tiedot muuttuvat automaattiluokitteluajon myötä myynnin mukaisiksi. Luokittelun perustana olevat myyntimäärät tulevat ASL-parametrien alle. Parametroinnin tekee Comgate. Kuva1. Neljäs luokitus on valittu automaattiluokittelulle. Winres-käyttäjän käsikirja 5.3.2014 Asiakashallinta (CRM) 23 (25)

Kuva 2. Luokitus näkyy normaalisti asiakkaan profiilitiedoissa. Kuva 3. Luokittelussa käytettävät myyntimäärät ilmoitetaan erillisissä ASL-parametreissa. Winres-käyttäjän käsikirja 5.3.2014 Asiakashallinta (CRM) 24 (25)

Käyttö Automaattiluokittelu käynnistetään CRM-ohjelmasta, Luokitusajo-painikkeesta. Ajon jälkeen asiakkaiden listaus tehdään normaalisti CRM:n profiilihaun avulla. Kuva 4. Luokitusajo-painike. Kuva 5. CRM:n profiilihaku. Winres-käyttäjän käsikirja 5.3.2014 Asiakashallinta (CRM) 25 (25)