Varaustilanne Varaaminen Raportit Tilitysajo Kohteet Tuotteet Hinnastot ja kapasiteetit

Transkriptio

1 13. KESKUSVARAAMO SISÄLTÖ VARAAMINEN Varaustilanne Varaaminen TILITYKSET Raportit Tilitysajo OMISTAJA- JA HUOLTAJARAPORTIT MAJOITUSKOHTEEN PERUSTAMINEN Kohteet Tuotteet Hinnastot ja kapasiteetit

2 13.1. VARAAMINEN Varaustilanne Päiväkapasiteettituotteen varaaminen aloitetaan Tuoterivit-lomakkeelta valitsemalla [Lisää] ja sitten [Päiväkapasiteettituote]. Winres-käyttäjän käsikirja (23)

3 Hakulomakkeen päivämääräväliin täytetään haluttu varausajankohta. Päivämääräväli voi myös olla pidempi kuin varattavaksi tarkoitettu aika, sitä voidaan rajata vielä tulevassa hakutuloksessa. Kohteita voidaan hakea joko tunnuksella tai nimellä. Päivämäärään voidaan määritellä joko tuloja lähtöpäiväväli, tai viikkonumero. Tällöin haku antaa tuloksen, jossa tulopäivä on annettua viikkonumeroa edeltävä lauantai ja lähtöpäivä on ko viikon lauantai. Esimerkissä haetaan mökkejä (mökkien kohdetunnukset alkavat tässä M:llä) aikavälille Kohteita voidaan hakea myös tyypin (matkan kohdealue tai tyyppi) tai ominaisuuksien (luku Majoituskohteen perustaminen) perusteella. Myös Internet-myyntiä varten määritettyjä lisäkriteerejä voidaan käyttää. Kun hakukriteerit on valittu, klikataan [OK]. Hakutulos listaa kaikki haun kriteerit täyttävät tuotteet, myös ne, jotka ovat varatut. Winres-käyttäjän käsikirja (23)

4 Hakutulos näytetään kohteen nimen tai tunnuksen mukaisessa nousevassa aakkosjärjestyksessä. Ensimmäisessä sarakkeessa on kohteen tunnus ja nimi (näyttää max 15 merkkiä), sekä kohteen alla olevan tuotteen tunnus (parametroitavissa myös toisin). Ikkunaan mahtuu 14 vrk varaustilanne, mutta ikkunaa suurentamalla näyttöä rajoittaa vain monitorin koko. Tällöin on siis mahdollista saada ruudulle jopa kuukauden varaustilannenäkymä. Ensimmäisen päivän kohdalla kerrotaan mille viikolle ko päivä osuu. Varaustilanne-haussa valitulta päivämääräväliltä näytetään kahdella luvulla [paikkoja jäljellä/koko kapasiteetti]. Jos tuote on varattu/loppu, on varaustilanne-kohta punaisella. valinnalla päästään selaamaan kohteen tietoja ja mahdollisesti linkitettyjä nettisivuja valinnalla palataan hakulomakkeelle valinnalla voidaan avata Intresissä näytettävä kohdekuvaus (vaatii Intres-liittymän) Vain avaintuotteet valinnalla hakutuloksessa näytetään pelkät majoituskohteet. Muuten mukana ovat myös hakutuloksiin osuvat lisäpalvelut. Oletusvalinta voidaan parametroida. Vain vapaat valinnalla näytetään ne kohteet, jotka ovat koko valitulle aikavälille vapaana. Varattavaksi haluttu tuote kyseiselle aikavälille valitaan klikkaamalla ko tuotteen harmaata nimipalkkia. Tällöin ikkunan alalaidassa näytetään hinnoittelu mahdollisine kommentteineen. Mikäli halutaan tarkistaa hinta tai tehdä varaus lyhyemmälle aikavälille kuin mitä kalenterinäytössä on, voidaan haluttu aikaväli maalata suoraan kapasiteettiruudukosta. Tässä tapauksessa hinnan saa näkyville klikkaamalla maalattua aikaväliä hiiren oikealla painikkeella, ja valitsemalla Näytä hinta. Kun haluttu tuote on valittu, eli oikea ajanjakso näkyy sinisenä, edetään varauksessa klikkaamalla [Valitse]. Winres-käyttäjän käsikirja (23)

5 Varaaminen Kun kohde on valittu, näyttää järjestelmä sen alle määritellyt tuotteet sekä linkitetyt lisäpalvelut, kuten siivoukset ja oheispalvelut. Päätuote on esivalittu, muut samalla kertaa varattaviksi haluttavat valitaan kaksoisklikkaamalla tuoteriviä. Mikäli tuote on hinnoiteltu P1/P2/P3-hinnoittelulla (Päivähinnoittelu), ohjelma laskee automaattisesti oikean hinnan varatulle aikavälille ja palaa Tuoterivit-ikkunaan. Jos on käytetty K1-hinnoittelua (Kertahinnoittelu), valitaan aukeavasta Hinnasto-ikkunasta oikea hintaotsikko ja kappalemäärä sekä hyväksytään [OK]:lla. Winres-käyttäjän käsikirja (23)

6 Käsittelyssä oleva tuote tallennetaan [Tallenna]-napilla. Jos jotain unohtui, voidaan valita [Lisää] ja varata uusia tuotteita. Jos halutaan muuttaa tuotetta, klikataan tuoteriviä kaksi kertaa tai kerran, ja sitten [Muokkaa]. Jos halutaan poistaa tuote, klikataan tuotetta kerran, ja sitten [Poista]. Lisättäessä uutta tuotetta, ohjelma avaa Kohteet & tuotteet ikkunaan edellisen haun tuloksen, jolloin voidaan valita saman kohteen alla olevia tuotteita. Mikäli haluttu tuote on eri kohteen alla, Winres-käyttäjän käsikirja (23)

7 -painikkeen kautta Hakukriteerit- täytyy palata Kapasiteettituotteet-välilehden ja Uusi haku lomakkeelle. Jos tuote on hinnoiteltu K1 Kertahinnoittelulla, sen hinnoittelua ja varattua kapasiteettia päästään muuttamaan ottamalla rivi käsittelyyn ja klikkaamalla [Hinnasto]. [Kohdeinfo] valinnalla päästää selaamaan kohteen tietoja ja mahdollisesti linkitettyjä nettisivuja [Erittely] valinnalla asetetaan hälytys [Sulje] valinnalla poistutaan Tuoterivit lomakkeelta. Winres-käyttäjän käsikirja (23)

8 13.2. TILITYKSET Raportit Keskusvaraamon ja tuottajien sopimuksen mukaisin välein ajetaan tilitysraportit, joilla saadaan automaattisesti provisioilla vähennetyt, veroeritellyt raportit valitulta aikaväliltä. Tilitysraportit-ohjelmassa klikataan, jonka jälkeen valitaan Tilitettävät kohteet ja ajetaanko raportti kaikille vai yhdelle kohteelle, tai yhdelle omistajalle. Päivämääräksi valitaan tilitettävän jakson viimeinen päivä, ja raportille tulevat kaikki varatut tilittämättömät kohteet, joiden lähtöpäivä on ennen ko päivää. Jo tilitetyistä kohteista voidaan jälkikäteen ajaa raportti valitulle aikavälille, esim. omistajan pyytäessä tilitysyhteenvetoa liitteeksi veroilmoitukseen. Winres-käyttäjän käsikirja (23)

9 Tilitysajo Mikäli raportti näyttää olevan kunnossa (tässä vaiheessa voidaan vielä tehdä korjauksia tilityksiin, mikäli varaus ei vielä ole mennyt kirjanpitoon), voidaan tehdä lopullinen tilitysajo. [Tilitysajo]-valinnalla aukeaa ikkuna, joka näyttää minne tilitysaineisto muodostetaan. Tehtävä valinnat ovat: - päivämäärä, johon asti olevat varaukset tilitetään - mikäli tuottajalla tuottajalla/huoltajalla on tilitettävällä kaudella useampia tapahtumia, eritelläänkö ne - näytetäänkö raportilla varaamon omat ulosmyyntihinnat - tilitetäänkö kaikki tilitettäviksi määritellyt kohteet vai yksittäinen kohde Parametereihin voidaan määritellä automaattisesti tilityksestä vähennettävä kulu, esim. tarkastusmaksu tms. Winres-käyttäjän käsikirja (23)

10 13.3. OMISTAJA- JA HUOLTAJARAPORTIT Omistajalle ja huoltajalle määritellään kuinka heille raportoidaan heidän kohteisiin tehdyistä varauksista: uudet tapahtumat, kaikki tapahtumat tai ei raportointia (käsitellään tarkemmin luvussa 13.4.). Raportit ajetaan sovituin aikavälein. Omistajaraportin hakukriteereissä valitaan ajetaanko raportit kaikille vai yhdelle omistajalle, ja jälkimmäisessä tapauksessa kaikille omistajan kohteille vai tietylle valitulle. Tuoterivin selitteet ja myyntihinnan näyttäminen ovat valinnaisia. Huoltajaraportti on muuten vastaava, mutta sillä ei koskaan näytetä myyntihintoja. Mikäli käytössä on internet-liittymä, lisäpalveluna voidaan ottaa käyttöön Omistaja- ja huoltajaraportit internetissä ominaisuus, jolloin varaamo ei tulosta eikä lähetä ko raportteja, vaan tuottajat ottavat raportit itse internetliittymän kautta. Winres-käyttäjän käsikirja (23)

11 13.4. MAJOITUSKOHTEEN PERUSTAMINEN Kohteet Valitun kohdetyypin alle luodaan uusi kohde, jonka luokaksi valitaan P, Päivakapasiteetti. Kohteen tunnus saa olla max 7 merkkiä (kirjaimia ja/tai numeroja) pitkä, tunnus kannattaa valita siten, että ensimmäinen kirjain on samantyyppisillä kohteilla sama (M-mökit, P-paritalot jne ), jolloin helpottaa varaustilanteessa hakua. Lisätiedot-välilehdelle täytetään kohteen vieraskieliset nimet, mikäli ne halutaan näkyviin ko kielivalinnan mukaan laskulle näkyviin. Kohteen lisänimi kentät eivät ole käytössä. (Netissä näytetään joko kohteen nimi tai tuotteen lisänimi, parametroitavissa.) Kohteeseen voidaan kiinnittää Tuottajat/Huoltajat kohdassa perustettu tuottaja (=omistaja) ja/tai huoltaja, ja samalla määrittää kuinka heille raportoidaan. Winres-käyttäjän käsikirja (23)

12 Tuottajan veroprosentti pitää täyttää. Jos käytetään Omistaja- ja huoltajaraportointia internetissä, määritetään etäkäyttöoikeus, omistajalle mahdollinen varausoikeus omiin tuotteisiin ja salasana. Ko henkilö perustetaan asiakkaaksi, ja AsNroon täytetään saatu asiakasnumero. Winres-käyttäjän käsikirja (23)

13 Kohdekuvaus-välilehdelle voidaan kirjoittaa varauksen liitteenä tulostuva kohdekuvaus, huom. valintanapilla muut kielet. Headline-kohtaan kirjoitetaan max 255-merkkinen teaseri, joka näkyy Intres7:n puolella hakutuloksessa. Ominaisuuksiin pystyy määrittelemään arvoja, joita voi käyttää kriteereinä kohdetta varaustilanteessa haettaessa. Nämä toimivat Winres-puolella, Intresiä varten vastaavat sekä mahdollisuus useampaan on tuotteen puolella. Winres-käyttäjän käsikirja (23)

14 Lisäkuvaukset-välilehdelle voidaan määritellä linkki nettisivulle, jossa ko kohde esitellään (huom. kieliversiot). Winres-käyttäjän käsikirja (23)

15 Kulkuohje-välilehdelle voidaan kirjoittaa vapaamuotoista tekstiä, joka saadaan tulostumaan laskulle; esim. varaus- tai eritysehdot tai nimensä mukaisesti kulkuohjeen. Winres-käyttäjän käsikirja (23)

16 Kuvat-välilehdelle voidaan tallentaa URL kuvista. Ensimmäiseksi syötetty näytetään hakutuloksessa 80 * 60 px kokoon pienennettynä. Muille kuville on varattu 400 * 350 px tila, johon kuvat kutistetaan mittasuhteet säilyttäen. Kuvat näytetään syöttöjärjestyksessä. Järjestystä voidaan jälkikäteen muuttaa sinisillä nuolilla. Winres-käyttäjän käsikirja (23)

17 Linkitetyt tuotteet välilehdellä voidaan määritellä näkymään kyseisen tai toisen kohteen alle luodut tuotteet, kuten esim. liinavaatteet ja muut lisäpalvelut. Ominaisuus on käytössä sekä Winresissä että Intresissä. Winres-käyttäjän käsikirja (23)

18 Tuotteet Kun kohde on saatu valmiiksi, määritellään seuraavaksi tuote/tuotteet sen alle. Tuotteen tunnus saa olla max 4 merkkiä (kirjaimia ja/tai numeroja) pitkä. Mikäli lisänimi on parametroitu näytettäväksi netissä (luku ), täytettään se. Tyypiksi valitaan MÖ, mikäli tuote on majoitustuote, ja MU, jos kyseessä on lisäpalvelu. Kirjanpitotili täytetään tilikartan mukaan ja mikäli tuote on marginaaliverollinen (Winres-verolaji 3), niin myös komissiotili. Vuodelukumäärään määritellään maksimi petimäärä, ja mikäli käytetään automaattitilitystä, ruksitaan Tilitys-kohta. Ruudun yläosassa oleva Avaintuote-kohtaan pannan ruksi, mikäli tuotetta tullaan myymään netissä. Kohde ja tuote kannattaa tehdä valmiiksi, ja vasta viimeisenä määritellä nettimyyntiin. Lisätiedot-välilehdelle määritellään tuotteen vieraskieliset nimet ja lisänimet kuten yllä mainittu. Huom! Tälle välilehdelle ei määritellä tuottajatietoja, kohta on käytössä valmismatkapuolella. Winres-käyttäjän käsikirja (23)

19 Lisäkriteerit-välilehdellä annetaan majoituksen sijaintikoordinaatit, joiden perusteella Intresin hakutuloksessa kohteet näytetään kartalla. Samassa määritellään kyseisen tuotteen tarkemmat, Intresissä näytettävät lisäkriteerit. Comgate avustaa näiden luomisessa parametreihin. Winres-käyttäjän käsikirja (23)

20 Hinnastot ja kapasiteetit Tuotteelle pitää luoda hinnastot ja kapasiteetit, jotta niitä voidaan myydä. Hinnastoja voidaan tehdä neljää tyyppiä: P1 päivähinnoittelu, P2 rajoitettu päivähinnoittelu, P3 laajennettu päivähinnoittelu ja K1 kertahinnoittelu. Pääsääntöisesti suosittelemme majoituksissa aina käytettävän P3-hinnoittelua. Lisäpalvelut hinnoitellaan K1:llä. Hinnoittelua ja hintaotsikoita voidaan käyttää melko vapaasti, mikäli käytössä on Winres pelkästään ns. Back Office sovelluksena. Jos tuotteet halutaan saada myyntiin myös netissä, tällöin hintaotsikot ja niiden järjestys on tarkasti määrätty. Seuraavissa esimerkeissä on lähtökohtana myös netissä toimivat hinnastot. Kaikissa hinnastoissa määritellään hintakausi, hinnaston tyyppi ja otsikot. Tuotteen vero-% on marginaaliverollisissa 24, välitysmyynnissä (Winres-verolaji 2) tuotteen mukaan (10/14/24 %). Mikäli tuotteen tilitettävä hinta on kiinteä prosenttimäärä myyntihinnasta, Komissio-% -kohtaan voidaan antaa ostohinnan prosentuaalinen osuus myyntihinnasta (jos provisio = 20 %, merkitään ko kohtaan 80 %). Tilitysmäärän (=ostohinta) voidaan aina myös antaa käsin hinnastoon. Erikoisprovisio-%:iin merkittävä määrä antaa kaikille agenteille (jälleenmyyjille) tästä tuotteesta ko myyntipalkkion riippumatta mikä provisiotaso agentille on määritelty. Tilityksen vero-%:iin merkitään mikä on omistajan/huoltajan verokanta. P1 päivähinnoittelussa käytetään P1 päiväveloitus hintaotsikkoa. Hinnastoon määritellään viikko-, päivä- ja viikonloppuhinnat (pe-su, 2 vrk), ja ohjelma osaa laskea näillä eväillä oikean hinnan annetulle päivämäärävälille. Jokainen näistä hinnoista pitää antaa, vaikka hinta olisi aina esim. 100 /vrk. Winres-käyttäjän käsikirja (23)

21 P2 rajoitetussa päivähinnoittelussa voidaan hintaotsikoilla määritellä viikonpäivävälit, joita hinnoittelussa halutaan käyttää. Kannattaa huomioida, että hinnoittelu ei onnistu, jos hintaotsikoista ei löydy sitä viikonpäiväväliä, jota tarvitaan. Lisäksi on huomioitavaa, että hinnoittelu etenee ensimmäisestä viimeiseen hintaan (1-12), eli on suositeltavaa, että viikonpäivävälit määritellään pituuden suhteen suuremmasta pienempään. Näin varmistutaan siitä, että hinnoittelu onnistuu aina kuin sen on tarkoituskin. Seuraavassa on määritelty P2-hinnoittelu jossa hinnoittelu ei onnistu esimerkiksi yksittäisille viikolla yöpymisille. Winres-käyttäjän käsikirja (23)

22 P3 laajennetussa päivähinnoittelussa on yhdistetty ominaisuuksia P1-, P2- ja K1 hinnoitteluista. P3-hinnoittelua voidaan käyttää kuten P1:stä lisättynä minimivrk-rajoituksella (rajoittaa vain internet-varauksia) sekä erillisellä lisäpäivähinnalla (viikon yhteyteen tuleville lisäpäiville) tai siten, että 2 6 vrk:n hinnat voidaan määritellä erikseen kuten K1-hinnoittelussa. Huom. Jos lisäpäivä menee viikonlopulle, (la tai su) otetaan tällöin puolikas viikonloppuhinta, kuten P1:ssäkin. Molemmissa vaihtoehdoissa voidaan päivätasolla rajata sallitut varattavat päivät kuten P2:ssa, mutta joustavammalla logiikalla. Tässä hinnoittelussa käytetään P3, Päiväveloitus P3 hintaotsikkoa, jossa hinnat annetaan alla olevan kuvan mukaisesti: Viikko-, päivä- ja viikonloppuhinnat tulee aina antaa, vaikka hintakausi ei kattaisi kuin esim. viikonlopun. Mikäli käytetään päiväkohtaisia hintoja (oikeanpuoleiset hinnat), täytyy jokaiselle yölle antaa hinta. Viikonloppupäiviksi käsiteltävät voidaan valita, tai ottaa viikonloppukäsittely pois. Klikkaamalla hintaotsikkorivin perässä olevaa päivälyhennettä aukeaa uusi ikkuna, jossa määritellään ko hinnalle sallittu varauksen alkupäivä. Kuvassa alla la-valinnalla määritellään viikkovaraukselle sallittu alkupäivä lauantaiksi (vrt. P2 LA-LA#) Winres-käyttäjän käsikirja (23)

23 Lopuksi määritellään kapasiteettikausi ja kapasiteetti, joka majoitustuotteella on yleensä 1, ja lisäpalveluille, kuten siivoukselle ja liinavaatteilla, kannattaa määritellä riittävä, esim Winres-käyttäjän käsikirja (23)