Maakuntahallitus 11 12.02.2018 Maakuntahallitus 123 04.06.2018 Uudenmaan maakuntauudistuksen ICT- hankkeen tilannekatsaus 510/04.00.02/2016, 15/00.00.00/2018 MHS 12.02.2018 11 Tiivistelmä Tulevan Uudenmaan maakunnan tietohallintotoiminnon selvittäminen on aloitettu maaliskuussa 2017 käynnistetyllä esiselvitysvaiheella, jonka loppuraportti luovutettiin toimeksiannon mukaisesti maakuntajohtajalle 30.6.2017. Esiselvityksessä kuvattiin ICT-palvelujen nykytila ja hahmoteltiin tiekartta vuoteen 2022 saakka. Suunnitteluvaihe, heinäkuusta vuoden 2017 loppuun, jatkoi ja täsmensi esiselvitysvaiheessa tehtyä työtä. Asian yksityiskohtainen selostus Suunnitteluvaiheen tehtäväksi annettiin maakuntajohtajan päätöksessä 18.8.2017 edellä mainitun lisäksi valmistella toteutussuunnitelma hankkeittain maakunnan käynnistämiseksi tarvittavien ICT-toimenpiteiden osalta ja valmistella ICT-arkkitehtuurin ja tietoturvan kuvaukset ja toteutussuunnitelmat. Lisäksi tuli suunnitella ja toteuttaa väliaikaishallinnon tarvitsema asianhallinnan, projektinhallinnan ja sopimushallinnan ICT-palvelut ja niiden käyttäjätuki. Uusimaa sai muista maakunnista poiketen suunnitteluvaihetta varten valtionavustuksen jo 1.7.2017 tehdyllä päätöksellä, mikä mahdollisti rekrytoinnin käynnistämisen jo heinäkuussa. ICT-hanke toimi maakuntajohtajan asettamana maakunnan muutosjohtajan alaisuudessa ja hankkeen toimintaa suunnitteluvaiheessa ohjasi, kuten esiselvitysvaiheessakin, maakuntajohtajan päätöksellä asetettu ICT-ryhmä, joka toimi hankkeen ohjausryhmänä. Lisäksi laajennettu ohjausryhmä, johon kutsuttiin kaikkien Uudenmaan kuntien ja kuntayhtymien edustajat. ICT-hankkeen laajennettu ohjausryhmä hyväksyi omalta osaltaan 6.2.2018 ICT-hankkeen suunnitteluvaiheen loppuraportin liitteineen. Loppuraportti käsitellään 8.2.2018 Uusimaa2019 hankkeen operatiivisessa johtoryhmässä. Valtiovarainministeriö päätti 1.7.2017 (VM/256/02.06.09/2017) myöntää Uudenmaan liitolle valtionavustusta ICT-suunnitteluvaiheen toteuttamiseen 3,580 miljoonaa euroa. Päätös on oheismateriaalina 1. Uudenmaan maakuntajohtaja asetti 18.8.2017 ( 263) maakuntauudistuksen ICT-suunnitteluvaiheen työryhmän ajalle 1.9.-31.12.2017 ja päätti rekrytoida ICT-hankejohtajat 1.8.2017 lukien tehtävää toteuttamaan.
ICT-suunnitteluvaiheen työryhmässä on edustajat kustakin pääkaupunkiseudun suuresta kunnasta, Länsi-, Keski- ja Itä-Uudeltamaalta, kuntayhtymä Etevasta ja pelastuslaitosten edustaja sekä muutosjohtaja Markus Sovala Uudenmaan liitosta. Lisäksi ryhmän vakituisina asiantuntijajäseninä ovat tietohallintojohtaja Heikki Heikkilä ja lakimies Janne Kesälahti Keha-keskuksesta, erityissuunnittelija Vesa Lipponen ja budjettineuvos Tomi Hytönen valtiovarainministeriöstä. Työryhmän kokouksiin on lisäksi ollut osallistumisoikeus sote-muutosjohtaja Timo Aronkydöllä. Työryhmä on voinut kutsua muita asiantuntijoita. Työryhmän tehtäviksi annettiin seuraavat: Päivittää esiselvitysvaiheen tiekartta 1.1.2019 vastaamaan hallituksen heinäkuussa 2017 tekemiä linjauksia tiekartaksi 1.1.2020 Valmistella toteutussuunnitelma hankkeittain maakunnan käynnistämiseksi tarvittavien ICT-toimenpiteiden osalta. Hankkeet ovat toimiala-sidonnaisten järjestelmien hanke, toimialariippumattomien järjestelmien hanke, tietotekniikka hanke, tietoteknisten tukipalvelujen hanke. Valmistella ICT-arkkitehtuurin ja tietoturvan kuvaukset ja toteutussuunnitelmat Suunnitella ja toteuttaa väliaikaishallinnon tarvitsema asianhallinnan, projektihallinnan ja sopimushallinnan ICT-palvelut ja niiden käyttäjätuki Osallistua erikseen sovittaviin maakunnallisiin ja valtakunnallisiin asiantuntijaryhmien ja perustettavien osakeyhtiöiden työskentelyyn ja edunvalvontaan Laatia suunnitelma maakunnan ICT-tavoitetilaksi (aikajänne 2020-luvun puoliväli), ottaen huomioon valtakunnallisen valmistelun reunaehdot. Muut uudistuksen toimeenpanon kannalta välttämättömät tehtävät. Tässä asiakohdassa esiteltävä ICT-suunnitteluvaiheen loppuraportti oheismateriaaleineen on tämän toimeksiannon tulos. Loppuraportti on oheismateriaalina 2. Loppuraportissa on kuvattu toimialasidonnaisten järjestelmien (TOSI), toimialariippumattomien järjestelmien (TORI), ICT-tekniikan ja ICT-tukipalvelujen toteutussuunnitelmat ja tiekartta maakunnan käynnistymiseen 1.1.2020 sekä tiekartta 2020 2025+. Lisäksi loppuraportissa on kuvattu maakunnan kokonaisarkkitehtuuri ja tietoturvatoiminto ja niiden tiekartat vuosille 2020 2025+. Raportissa on myös Uudenmaan tietohallintotoiminnon kehittämiseen liittyvä eri tekijöiden tarkastelu ja ICT-hankkeen riskitarkastelu. Suunnitteluvaiheen jälkeen käynnistyy toteutusvaihe, johon haetaan vuoden 2018 valtionavustusta Valtiovarainministeriöltä 5.2.2018 saadun ohjeistuksen mukaisesti. Siihen saakka kun vuoden 2018 ensimmäinen valtionapu on myönnetty käytetään edellä mainittua suunnitteluvaiheen valtionapua ministeriön ohjeistuksen mukaisesti. Maakuntajohtajan ehdotus:
toimiva Uudenmaan maakuntahallitus päättää merkitä tiedoksi asian selostuksen ja sen oheismateriaalit. Vastuujohtaja: Valmistelija: Ossi Savolainen 040 589 8415 Mikko Rotonen 0500 474944 Helena Ylisipola 050 3509968 Päätös: Uudenmaan maakuntahallitus Uusimaa 2019 -hankkeen poliittisena ohjausryhmänä päätti merkitä tiedoksi asian selostuksen ja sen oheismateriaalit. Täytäntöönpano: MHS 04.06.2018 123 Tiivistelmä Muutoksenhakukielto (Kuntalaki 410/2015 136 ); päätös koskee valmistelua Uudenmaan maakunnan tietohallintotoiminnon selvittäminen on aloitettu maaliskuussa 2017 esiselvitysvaiheella, jonka loppuraportti luovutettiin toimeksiannon mukaisesti maakuntajohtajalle 30.6.2017. Esiselvityksessä kuvattiin ICT-palvelujen nykytila ja hahmoteltiin tiekartta vuoteen 2022 saakka. Tätä seuranneessa suunnitteluvaiheessa jatkettiin ja täsmennettiin esiselvitysvaiheessa tehtyä työtä. Asian yksityiskohtainen selostus Suunnitteluvaiheen tehtäväksi annettiin maakuntajohtajan päätöksessä 18.8.2017 edellä mainitun lisäksi valmistella toteutussuunnitelma hankkeittain maakunnan käynnistämiseksi tarvittavien ICT-toimenpiteiden osalta ja valmistella ICT-arkkitehtuurin ja tietoturvan kuvaukset ja toteutussuunnitelmat. Lisäksi tuli suunnitella ja toteuttaa väliaikaishallinnon tarvitsema asianhallinnan, projektinhallinnan ja sopimushallinnan ICT-palvelut ja niiden käyttäjätuki. Uusimaa sai suunnitteluvaihetta varten valtionavustuksen 1.7.2017 tehdyllä päätöksellä. Suunnitteluvaiheen loppuraportti on käsitelty Uudenmaan maakuntahallituksessa 12.2.2018. Suunnitteluvaiheen lopputulokseen perustuen toteutettiin muutossuunnitelma, jonka perusteella hanke sai valtionavustusta 4.4.2018 tehdyllä päätöksellä ICT valmisteluavustukseen. Muutossuunnitelma sisältää kaikki Uudenmaan maakunnan perustamiseksi ja käynnistämiseksi toteutettavat ja käyttöönotettavat ICTpalvelut ja tähän liittyvät tehtävät vuosien 2018 2019 aikana. Hankkeen projektit ovat edenneet tehtyjen suunnitelmien mukaisesti.
Valtiovarainministeriö päätti 1.7.2017 (VM/256/02.06.09/2017) myöntää Uudenmaan liitolle valtionavustusta ICT-suunnitteluvaiheen toteuttamiseen 3,580 miljoonaa euroa. Päätös on liitteenä 1. Valtiovarainministeriö päätti 4.4.2018 (VM/256/02.06.09/2017) myöntää Uudenmaan liitolle valtionavustusta ICT-muutossuunnitelman mukaisiin kustannuksiin esivalmisteluvaiheen loppuun saakka niin, että rahoitus jakautuu vuoden 2018 osalta kahteen osaan: 1.4. 30.6.2018: 6 780 000 euroa (maksetaan Uudenmaan liitolle) ja 1.7. 31.12.2018: 27 110 000 euroa (maksetaan Maakunnalle). Päätös on liitteenä 2. Mikäli esivalmisteluvaihe jatkuu pidempään, nykyiselle valmistelijalle osoitetaan rahoitusta tuon siirtymäkauden kattamiseen kesäkuussa 2018. ICT valmisteluhankkeen keskeinen sisältö: ICT-hankkeessa suunnitellaan ja määritellään maakunnan tietohallinnon strategiset tavoitteet, tietohallinnon ohjausrakenne ja sen yhteensovittaminen maakunnan johtamisjärjestelmään ICT-muutossuunnitelman 2018-2019 toteutus Väliaikaishallinnon tarvitsemien ICT-palvelujen toteutus muutossuunnitelman linjausten mukaisesti Maakunnan tiehallinnon organisointi, eri ICT-toimijoiden roolien määrittely ja uudet palvelut ja digitalisoinnin toteuttaminen Laadittujen kokonaisarkkitehtuurikuvausten täydentäminen, jalkauttaminen ja ylläpito yhteistyössä yleishankkeessa kehitettyjen toimintamallien kanssa. Valmisteilla olevan maakunnan strategiasuunnitelman linjausten mukaisen pidemmän tähtäimen ICT-palvelujen tiekartan täsmentäminen. Maakunnan vuosien 2019 ja 2020 talousarvioiden ja julkisen talouden suunnitelman ja investointisuunnitelman laatiminen. Valmistelut ja hankkeen projektit etenevät suunnitelmien mukaisesti. Hankkeen projektien tilanne raportoidaan viikottain operatiiviselle johtoryhmälle. Hankkeesta on tehty riskiarviointi, jota päivitetään kuukausittain. VM:lle hankkeesta raportoidaan kuukausittain. Hankkeen tilannekatsaus on liitteenä 3. Maakuntajohtajan ehdotus: toimiva Uudenmaan maakuntahallitus päättää merkitä tiedoksi asian selostuksen ja sen liitteet. Vastuujohtaja: Valmistelija: Ossi Savolainen 040 589 8415 Mikko Rotonen 0500 474 944 Arja Rantanen 050 380 9635 Päätös:
toimiva Uudenmaan maakuntahallitus päätti merkitä tiedoksi asian selostuksen ja sen liitteet. Täytäntöönpano: Muutoksenhakukielto (Kuntalaki 410/2015 136 ); päätös koskee valmistelua