Uudenmaan maakuntauudistuksen esivalmisteluvaiheen laajennetun ICT-ryhmän kokous

Transkriptio

1 Muistio 1 (5) Mikko Rotonen Helena Ylisipola Uudenmaan maakuntauudistuksen esivalmisteluvaiheen laajennetun ICT-ryhmän kokous Aika Maanantai , kello Paikka Uudenmaanliitto, Esterinportti 2, 4. kerros, Maakuntasali 1-2 Liitteet Läsnä Poissa Liite 1: Tekniikkaryhmän tilannekatsaus Liite 2: Tori-ryhmän tilannekatsaus Liite 3: Tosi-ryhmän tilannekatsaus Liite 4: Maakunta Active Directory Pertti Mäkelä, johtaja, HUS-Tietohallinto, ICT-ryhmän puheenjohtaja Petri Otranen, ICT-palvelupäällikkö, Helsinki, kaupunginkanslia Maarit Waskilampi-Kuikka, tietohallintojohtaja,espoo Pentti Laari, tietojärjestelmäasiantuntija, Järvenpää, KUUMAn edustaja Antti Ylä-Jarkko, tietohallintojohtaja, Vantaa Marko Perttilä, tietohallintopäällikkö, Loviisan kaupunki, Itäisen Uudenmaan edustaja, skype Saku Salonen, tietohallintopäällikkö, Etevan kuntayhtymä Pasi Perämäki, tietohallintojohtaja, Lohja Läntisen Uudenmaan edustaja Tomi Hytönen, budjettineuvos, Valtiovarainministeriö asiantuntijajäsen Heikki Heikkilä, tietohallintojohtaja, KEHA-keskus, asiantuntijajäsen Markus Sovala, Uusimaa 2019-projekti, Uudenmaanliitto Timo Aronkytö, Uusimaa 2019-projekti, Uudenmaanliitto Tuija Saloranta, hallintojohtaja, Askola, skype Pertti Kiiski, atk-suunnittelija, Hanko, skype Niko Lindberg, tietohallintopäällikkö, Hyvinkää, skype Peter Kankaanpää, IT-suunnittelija, Inkoo Jarmo Salminen, ICT-manager, Järvenpää, skype Sari Laine, talousjohtaja, Karkkila Lars Forsell, hallinto- ja talouspäällikkö, Karviainen kuntayhtymä Seppo Rusama, tietohallintopäällikkö, Kauniainen, skype Risto Carlson, tietohallintopäällikkö, Kerava Lea Blomberg, tietohallintopäällikkö, Kirkkonummi, skype Ari Sainio, toimitusjohtaja, Kuuma ICT, skype Sinikka Mickos, ICT-manager, Lapinjärvi, skype Erja Heikkinen, kehittämispäällikkö, Mäntsälä, skype Arja Toivonen, tietotekniikan päällikkö, Nurmijärjvi Timo Kaikkonen, talousjohtaja, Pornainen Axel Ek, tietohallintopäällikkö, Porvoo, skype Juha Myyryläinen, kunnanjohtaja, Pukkila Sebastian Laxell, tietohallintojohtaja, Raseborg

2 2 (5) Sam Allen, tietohallintopäällikkö, Sipoo, skype Tom Holmroos, kehittämispäällikkö, Siuntio Risto Mansikkamäki, ympäristökeskuksen johtajan, Tuusula Niko Kinnunen, tietohallintopäällikkö, Tuusula Jukka Hynninen, tietohallintopäällikkö, Uudenmaanliitto Hannu Nummela,kunnanjohtaja, Vihti Harri Lehto, tietohallintopäällikkö, Pelastuslaitos, Helsinki Ilkka Nenonen, TOSI-alatyöryhmän puheenjohtaja, Vantaa Risto Laakkonen, Tekniikka-alatyöryhmän puheenjohtaja, HUS, Into Laine, HUS, skype Marius Brunberg, IT-palnerare, Kårkulla Samkommun, skype Olli Nykänen, Kuntien Tiera Sami Tikkanen, Vihti Markku Anttila, Mäntsälä Ethel Eriksson, Sipoo Mikko Autere, Pornainen Helena Ylisipola, osastopäällikkö, sosiaali- ja terveysvirasto Helsinki, ICT-ryhmän sihteeri Mikko Rotonen, IT-Kehitysjohtaja, HUS-Tietohallinto, ICT-ryhmän sihteeri Kutsuttuna Mika Koskinen, Ely-keskus, asia 4 Timo Hakala, Microsoft, asia 5 Aleksi Kuitunen, Microsoft, asia 5 Juha Karppinen, Microsoft, asia 5 Tiedoksi Rolf Paqvalin, Uudenmaanliitto Inka Tikkanen-Pietikäinen, Uudenmaanliitto Inka Kanerva, Uudenmaanliitto Vesa Lipponen, Valtiovarainministeriö Tiina Öhman, Uudenmaanliitto Asiat 1. Kokouksen avaus ja kokoukseen osallistujien toteaminen Puheenjohtaja avasi kokouksen ja todettiin osallistujat. Sovittiin myös, että kutsutut asiiantuntijat voivat olla kokouksessa läsnä koko kokouksen ajan eikä vain oman asiansa käsittelyn ajan. 2. Esiselvitysvaiheen ICT-selvityksen tilannekatsaus ICT-projektijohtajat Mikko Rotonen ja Helena Ylisipola esittelevät tilannekatsauksen asialistan liitteen 1 avulla. Päätökset - Tilannekatsaus merkittiin tiedoksi ja todettiin sen osalta seuraavaa: o Kelan kanssa käydyssä neuvottelussa yhdeksi keskeiseksi asiaksi nousi terveys- ja hyvinvointisuunnitelma ja mikä taho sen osalta on valtakunnallisesti keskeinen toimija. Sovittiin, että edellä mainitun terveys- ja hyvinvointisuunnnitelman, sote prosessien ja ICT ratkaisujen osalta keskustelua Kelan ja STM:n kanssa jatketaan mm. muutosjohtajien ja ICT-projektijohtajien toimesta. o Esiselvityksen kokonaisaikataulu on hieman myöhässä, mutta aikataulu saadaan kiinni, kun alatyöryhmien työ on nyt käynnistynyyt. Lisäksi todettiin, että ICTsopimusten osalta ict-projektijohtajat selvittävät maakunnan sopimusryhmän vetäjien kanssa vastaako sopimusryhmä myös ICT-sopimuksista ja missä laajussa sopimusryhmä kerää tiedot, jotta ei tehdä päällekkäistä työtä.

3 3 (5) o Sopimuksiin liittyen todettiin, että EA-sopimuksen osalta on käyty neuvotteluja Microsoftin kanssa. HUSin EA-sopimus on nyt tehty siten, että sitä on mahdollista skaalata ylöspäin jo ennen kuin maakunta on olemassa, eli niiden kuntien joiden Microsoft sopimus on umpeutummassa, on mahdollista liittyä HUSin sopimukseen. Todettiin, että asia on selvitettävä kunkin mahdollisesti HUSin sopimukseen liittymistä suunnittelevan kunnan kanssa erikseen. Muuttuvassa tilanteessa on hyvä käyttää myös SPE -lisenssointimallilla riippumatta siitä käyttääkö pilvepalveluja vai ei, jolloin voidaan sopimuskauden aikana siirtää käyttöoikeudet toiselle organisaatiolle. Tarvittaessa Microsoftin yhdyshenkilö tässä asiassa on Aleksi Kuitunen. Käydyssä keskustelussa nostettiin esiin milloin pitää viimeistään käytännön tehtävät käynnistää, jotta aikataulu on mahdollinen ja keskusteltiin varasuunnitelman (Plan B) laatimisesta: o Puheenjohtaja totesi, että mennessä on saatava valmiiksi realistinen suunnitelma A ja sen pohjalta on mietittävä mitä varasuunnitelma (Plan B) voisi olla, jotta myös resurssit olisivat optimaalisesti käytössä. o Uudenmaanliiton edustaja totesi vielä, että kun maakuntahallinto aloittaa työskentelyn maaliskuussa 2018 on sen vuoden 2018 huhti- toukokuun aikana tehtävä kaikki olennaiset ratkaisut maakunnan palvelujen käynnistämiseksi. Tästä seuraa, että väliaikaishallinnon on valmisteltava päätettäväksi tulevat asiat mahdollisimman hyvin. Viimeistään elokuun 2017 aikana on oltava jonkinlainen tieto siitä miten edetään ja varasuunnitelma (Plan B) on laadittava. 3. Alatyöryhmien tilannekatsaukset Alatyöryhmien puheenjohtajat esittelivät tilannekatsaukset. Tekniikkaryhmän tilannekatsaus, esitteli ryhmän puheenjohtaja Risto Laakkonen, muistion liite 1. Tilannekatsaus merkittiin tiedoksi ja linjattiin, että - service desk palvelut kuuluvat tekniikkaryhmän vastuulle - työryhmän työssä on otettava huomioon valtakunnallisen ICT-palvelukeskuksen perustamisen suunnitelmat - valtakunnalliseen tilakeskukseen ollaan perustamassa oma ICT-palveluyksikkö, jonka vastuulle tulee kiinteistöautomaatioon liittyvät tekniset ratkaisut. Keskustelussa tuotiin esiin, että esiselvitysvaiheessa on keskityttävä isoihin linjauksiin ja perusperiaatteisiin, jotta kunnat pystyvät käymään tarvittavat keskustelut omien toimittajiensa kanssa. Ryhmän puheenjohtaja totesi lähtökohtana olevan perustaa selvitys HUSin järjestelmiin. TORI-järjestelmien tilannekatsaus, esitteli Into Laine, muistion liite 2. Tilannekatsaus merkittiin tiedoksi ja linjattiin, että - TORI ja TOSI järjestelmäryhmien on tehtävä yhteistyötä; erityisen tärkeää on esiselvitysvaiheessa listata näiden järjestelmien väliset liittymät. Lisäksi todettiin, että JHS 175 suosituksen osalta on luvattu valtakunnallista ohjeistusta ja että dokumenttia täydennetään työn edetessä. TOSI-järjestelmien tilannekatsaus, esitteli puheenjohtaja Ilkka Nenonen, muistion liite 3. Tilannekatsaus merkittiin tiedoksi ja linjattiin, että - tärkeimpiä selviettäviä kokonaisuuksia on integraatiot, niiden tarve, vaatimat resurssit ja osaaminen Keskustelussa tuotiin esiin mm. seuraavaa: - selviettävä vanhojen tietojen arkistointi jälkeen - valinnanvapauslain tarkoittama yhtiöittämisvelvoite suun terveydenhuollon osalta ja tähän liittyvä siirtymäaika. Yhtiöittäminen tulee olemaan iso haaste, koska vasta tuleva maakuntahallinto pystyy siitä päättämään ja aikataulu sen jälkeen on tiukka. - huomioitava kuntien tehtäväksi jäävä koulukuraattori- ja kolupsykologitoiminto ja niiden tarvitsema hyvinvointi- ja terveystietojen tarve

4 4 (5) - yhteinen suunnitelma. 4. Maakunnan tehtäväksi siirtyvien muiden kuin sote-palvelujen ICT- palvelut Ely-keskuksen edustaja Mika Koskinen esitteli asialistan liitteen 2 avulla tilanteen maakuntaan siirtyvien muiden kuin sote-palvelujen ICT-ratkaisujen osalta. Merkittiin tilannekastaus tiedoksi ja sovittiin, että Koskinen toimittaa työryhmälle alustavat tiedot Uudenmaan osalta ja alustavan siirtymäsuunnitelman. 5. Microsoftin esitys maakunnan AD-vaihtoehdoiksi Microsoftin myynnillinen konslutti Timo Hakala esitteli Microsoftin selvityksen ja esityksen maakunnan AD tiekartaksi ja ratkaisuksi, esitys on muistion liitteenä 4. Käydyssä keskustelussa nostettiin esiin, että - esitetty vaihtoehto 1, jossa siirtymäkauden aikana olisi työntkeijöillä 2 tunnusta (maakunnan uusi ja kunnan vanha TOSI-järjestelmiä varten) on hyvä ratkaisu maakunnan näkökulmasta, mutta kunnille kallis - vaihtoehto 2, jossa migroidaan tunnkset heti, on työläämpi ratkaisu ja tietoliikenteen näkökulmasta vaikeampi toteuttaa. LIsäksi riskinä se, että vaatii paljon tukiresurssia, on tehtävä liittymä jokaisen kunnan AD-järjestelmään. Tilannekatsaus merkittiin tiedoksi ja päätettiin, että nyt esitettyjä vaihtoehtoja ei voida vielä hyväksyä vaan selvitystä tulee jatkaa ja pyrkiä löytämään kustannustehokas toteutettavissa oleva vaihtoehto. Lisäksi todettiin, että toteutettavissa oleva vaihtoehto on läydettävä niin, että tarkempi suunnittelu voi käynnistyä syksyllä 2017, jotta toteutus voidaan käynnistää keväällä Ajankohtaiset asiat Kansallisten ICT-palvelujen etenemisestä Puheenjohtaja totesi lyhyesti asialistan liitteenä olevan ohjekirjeen ja että Uudenmaan maakunnan on oltava tietoinen valtakunnallisen ICT-palvleukeskuksen valmistelun etenemisestä ja tehtävä yhteistyötä valmistelussa. Merkittiin asia tiedoksi. 7. Muut asiat Puheenjohtaja totesi, että HUSin hallitus on käsitellyt esitystä talous- ja henkilöstöyhtiön sekä ICT-yhtiön perustamiseksi HUSiin. Hallituksen esityksen mukaisesti asia menee HUSin valtuuston käsiteltäväksi kesäkuussa Tavoitteena on yhtiöiden perustaminen mahdollisesti jo vuoden 2018 alusta. Käytiin keskustelu riskien arvioimisesta. Todettiin, että riskien arviointi tehdään esiselvityksen loppuraporttiin. Sovittiin, että työryhmälle perustetaan oma työtila ekstranetiin. 8. Seuraavat kokoukset Laajennetun ICT-ryhmän seuraava kokous on , klo

5 5 (5) 9. Kokouksen päätös Puheenjohtaja päätti kokouksen kello