Kaupunginosien kotisivutoiminta - vinkkejä ja ohjeita kaupunginosasivujen ylläpitoon Päivitetty: kesä 2012 1
Sisällys 1. Johdanto 3 2. Tärkeitä termejä kaupunginosasivujen ylläpidossa 3 3. Paikallisylläpitäjän tehtävät 4 3.1. Verkkoviestinnän tekninen hallitseminen 5 3.2. Sisällön moderointi ja arvottaminen 6 3.3. Kouluttaminen ja tekninen tuki 6 3.4. Kaupunginosasivuston hahmottaminen kokonaisuutena 6 3.5. Kaupunginosasivuston käyttäjien tarpeiden 7 kartoittaminen ja ymmärtäminen 3.6. Yhteydenpito toimituskuntaan, Helkaan ja muihin sidosryhmiin 7 4. Kotisivutoiminta kaupunginosissa 7 5. Paikallisylläpitäjän työ käytännössä 8 LIITE 1 Muistilista kaupunginosan kotisivujen ylläpitäjälle 10 LIITE 2 Esimerkki kaupunginosasivuston toiminnasta: 11 Herttoniemen kotisivutoiminta 2006-2009 2
1. Johdanto Tämän raportin tarkoituksena on antaa tietoa kaupunginosasivujen paikallisylläpitäjän tehtävästä. Tavoitteena on esitellä tapoja, joilla paikallisylläpitäjä voi toimia osana kaupunginosasivujen toimituskuntaa sekä antaa vinkkejä ja ohjeita sivujen ylläpitoon. Vuosien 2008-2009 aikana laaditun raportin sisältö perustuu Herttoniemen Herttoniemi.fikaupunginosasivun silloisen paikallisylläpitäjän Panu Kuuluvaisen omakohtaisiin kokemuksiin kaupunginosasivuston paikallisylläpitäjänä. Aineistona on käytetty myös Kuuluvaisen marras-joulukuussa 2008 toteuttamaa, kaupunginosasivujen paikallisylläpitäjille suunnattua ylläpitokyselyä, johon osallistui 33 eri kaupunginosasivujen paikallisylläpitäjää. Raporttia on päivitetty viimeksi kesällä 2012 Helsingin kaupunginosayhdistykset ry Helkan toimesta. Raportissa käsitellään kaupunginosasivuston paikallisylläpitäjän toimenkuvaa, tehtäviä ja vastuita eri näkökulmista, määritellään ylläpidon kannalta keskeisiä termejä ja annetaan käytännön vinkkejä kaupunginosasivuston ylläpitoon. Raportin liitteenä on muistilista kaupunginosan kotisivun ylläpitäjälle (liite 1.). Toisena liitteenä löytyy Panu Kuuluvaisen laatima esimerkinomainen tapauskertomus Herttoniemen kaupunginosasivutoiminnasta vuosina 2006-2009 (liite 2.). Raportti on tarkoitettu ensisijaisesti Helka ry:n ohjeistukseksi Helkan Kotikatujärjestelmään kuuluvien kaupunginosasivujen ylläpitäjille. 2. Tärkeitä termejä kaupunginosasivujen ylläpidossa Oheiset termit auttavat hahmottamaan kaupunginosasivujen ylläpitokokonaisuutta. Toimituskunta/ylläpitotiimi: Henkilöt, esim. kaupunginosayhdistyksen kokoamat aktiivit, jotka vastaavat suurimmasta osasta kaupunginosasivun päivityksistä. Henkilöt voivat olla keitä tahansa asiasta innostuneita, esim. asukkaita, viranomaisia, luottamushenkilöitä jne. Päätoimittaja: Kaupunginosayhdistyksen nimeämä henkilö tai taho, joka tekee strategisia päätöksiä koskien kaupunginosasivun tiedotuksellista linjaa ja on päävastuussa sivustosta. Päätoimittajan päätökset ovat yleisiä linjavetoja liittyen sivuston arvoihin ja käyttötarkoitukseen. Päätoimittaja voi olla joko yhdistyksen toimija tai kuka tahansa muu toimeen sopivaksi katsottu, kaupunginosayhdistyksen nimeämä henkilö. Jos alueella toimii useampi kaupunginosayhdistys, sopivat yhdistykset päätoimittajan nimeämisestä keskenään. Yhtenä vaihtoehtona on jaettu päätoimittajuus. Tämä kuitenkin edellyttää ennakkoon sovittuja pelisääntöjä. Mikäli Helkan jäsenyhdistys ei itse halua osallistua kaupunginosasivutoimintaan, Helka voi antaa kaupunginosasivujen ylläpidon jonkin muun paikallisen toimijan/paikallisyhdistyksen tehtäväksi. Päätoimittajan nimen tulee olla näkyvissä kotisivuilla. Paikallisylläpitäjä: Henkilö, henkilöt tai taho, jolla voidaan katsoa olevan suurin vastuu kaupunginosasivujen käytännön toiminnasta. Monesti sama henkilö toimii kaupunginosasivuston paikallisylläpitäjänä ja päätoimittajana. Paikallisylläpitäjän rooli eroaa päätoimittajan 3
roolista lähinnä siten, että työ on käytännönläheisempää ja huomattavasti teknisempää päätoimittaja on enemmän arvo- yms. valintojen tekijä. Helka ja Kotikatu: Helsingin kaupunginosayhdistykset ry Helka on helsinkiläisten kaupunginosayhdistysten keskusjärjestö, joka tarjoaa jäsenkaupunginosilleen ilmaisen kotisivupohjan Joomlajulkaisujärjestelmässä sekä koulutusta kotisivujen päivittämiseen ja ylläpitämiseen. Helkan koordinoimaa kaupunginosien kotisivuverkostoa kutsutaan Kotikaduksi (helka.net/kotikatu). Helka kehittää kaupunginosasivuja eteenpäin kokonaisuutena ja muokkaa sivuja teknisessä mielessä toimivammiksi. Paikallisylläpitäjän näkökulmasta Helka on tietynlainen turvaverkko, joka auttaa silloin kun apu on tarpeen. Helkan IT-asiantuntija ja Kotikatu-palvelun ylläpitäjä järjestää koulutuksia kaupunginosasivutoiminnasta sekä tukee ylläpitäjiä ja päivittäjiä koulutusten lisäksi myös sähköpostitse ja puhelimitse (ks. liite 1). Kaupunginosasivun paikallisylläpitäjä toimii linkkinä Helkan pääylläpitäjän ja toimituskunnan välillä ja tiedottaa Kotikatu-järjestelmän ajankohtaisista kuulumisista toimituskunnalle. 3. Paikallisylläpitäjän tehtävät Kaupunginosasivujen paikallisylläpitäjän tärkeimpinä tehtävinä on toimia kotisivutoiminnan teknisenä mahdollistajana ja luoda edellytykset toimituskunnan aktiivien toiminnalle paikallistasolla. Paikallisylläpitäjä suunnittelee ja toteuttaa sivustoa yhdessä aktiivien kanssa ja kouluttaa tarvittaessa toimituskunnan jäseniä julkaisujärjestelmän käyttöön. Käytännössä paikallisylläpitäjän on omattava jonkin verran teknistä osaamista ja pystyttävä kertomaan toimituskunnan jäsenille mikä on teknisesti mahdollista ja mikä ei. Keskeisimmät paikallisylläpitäjälle kuuluvat tehtävät ovat usein: Verkkoviestinnän tekninen hallitseminen Sisällön moderointi ja arvottaminen Kouluttaminen ja tekninen tuki Kaupunginosasivuston hahmottaminen kokonaisuutena Kaupunginosasivuston käyttäjien tarpeiden kartoittaminen ja ymmärtäminen Yhteydenpito toimituskuntaan, Helkaan ja muihin sidosryhmiin Keskeisimmät paikallisylläpitäjälle kuuluvat vastuualueet ovat yleensä: Vastuu siitä, että kaikki linjausten mukainen, sivustolle tarjolla oleva julkaisukelpoinen tieto päätyy sivuille osaksi mielekästä kokonaisuutta ja että julkaisukelvoton sisältö moderoidaan pois sivuilta. Vastuu siitä, että päätoimittajan, toimituskunnan ja esimerkiksi kaupunginosayhdistyksen tekemät toimitukselliset linjaukset toteutuvat sivuilla. 4
Vastuu siitä, että sivujen ulkoasu ja rakenne ovat toimivia. Vastuu sivuston kehittämisestä käyttäjiään palvelevana kokonaisuutena. Paikallisylläpitäjän rooli muokkautuu kuitenkin aina tilanteen ja toimituskunnan työnjaon mukaan. Kaupunginosasivuston ylläpitokokonaisuudessa paikallisylläpitäjä tukee toimituskunnan toimintaa. Koska toiminta perustuu vapaaehtoisuuteen, ei paikallisylläpitäjää juurikaan voida pitää vastuullisena kaupunginosasivuston tiedon laadusta tai määrästä. Paikallisylläpitäjä vastaa kuitenkin siitä, että kaikki tarjolla oleva materiaali päätyy sivuille siistissä muodossa, järkevänä kokonaisuutena sekä oikeaan paikkaan. Paikallisylläpitäjä toteuttaa käytännössä niitä toimituksellisia linjauksia, joita päätoimittaja, toimituskunta ja esim. kaupunginosayhdistys ovat tehneet. Hän moderoi julkaisukelvotonta sisältöä sekä nostaa tärkeitä artikkeleita etusivulle tehden näin käytännön ratkaisuja siitä, mikä tieto on sivuilla tärkeää ja mikä ei. Paikallisylläpitäjä vastaa siitä, että toimituskunnan tuottamien materiaalien määrä ja laatu sekä muu sivun sisältö, ovat linjauksia tehneiden tahojen ja toimituskunnan asettamisen tavoitteiden mukaisia. Paikallisylläpitäjä vastaa myös jossain määrin siitä, että sivusto on kaupunginosan toimintaan tarkoituksenmukainen ja Helkan määrittämien kaupunginosasivustojen linjausten mukainen. Sivustopohjaa koskevista ratkaisuista ylläpitäjä voi keskustella Helkan kotisivuverkoston pääylläpitäjän kanssa. 3.1. Verkkoviestinnän tekninen hallitseminen Paikallisylläpitäjä on toimija, joka kuuntelee toimituskunnan jäseniä, kannustaa aktiiveja toteuttamaan ideoitaan ja arvioi heidän ideoidensa toteutuskelpoisuutta. Paikallisylläpitäjä joutuu torjumaan ideat, joiden toteuttaminen ei joko ole teknisesti mahdollista tai jotka eivät palvele kaupunginosasivujen tarkoitusta. Paikallisylläpitäjä ei kuitenkaan tee päätöksiä yksin, vaan päätoimittajaa sekä muuta toimituskuntaa kuunnellen. Sisällöllisistä linjauksista vastaa päätoimittaja. Paikallisylläpitäjän on hallittava verkkoviestinnän perusasiat, sillä sivuston sisällön rakenteiden (kuten päävalikko) suunnittelu on olennainen osa hänen tehtäväänsä. Paikallisylläpitäjä ja toimituskunta päättävät yhdessä sivuston visuaalisesta ilmeestä, valikkojen rakenteista, nostojen käytöstä sekä monesta muusta seikasta, jotka vaikuttavat siihen, miten tieto on tarjolla kaupunginosasivulla. Paikallisylläpitäjän roolina on tarjota toimituskunnalle erilaisia näkökulmia sivuston rakenteeseen ja tiedon esittämiseen. Kokemus verkkoviestinnästä on avuksi, sillä paikallisylläpitäjältä helposti odotetaan eräänlaista "spesialistin" näkökulmaa. Käytännössä verkkoviestinnän perusasioiden tekninen hallitseminen tarkoittaa näkemystä siitä, minkälaisia ovat hyvät ja toimivat verkkopalvelut. Joomla-julkaisujärjestelmän osaaminen, tai ainakin halu oppia Joomla-järjestelmän käyttö, on välttämätöntä. Kuvankäsittelyn perusasioiden on hyvä olla hallussa. Mikäli HTML ja CSS -koodikielet ovat jo entuudestaan tuttuja niistä on hyötyä, mutta ilman koodikielten tuntemistakin pärjää kyllä mainiosti. 5
Paikallisylläpitäjän tekninen osaaminen määrittää sitä, miten paljon kaupunginosasivujen toimituskunta voi tehdä oma-aloitteista kehittämistyötä ilman Helkan apua. Jos esimerkiksi halutaan lähteä luomaan persoonallista ulkoasua muokkaamalla kaupunginosasivuston pohjaa, se edellyttää paikallisylläpitäjältä jo Joomlan HTML/CSS-pohjaisten templaattirakenteen tuntemusta. Tällaiset ovat kuitenkin vain lisämahdollisuuksia - perusylläpitoon ja kaupunginosasivun toiminnan pyörittämiseen riittää vähäisempikin osaaminen. 3.2. Sisällön moderointi ja arvottaminen Vaikka päätoimittaja sivuston sisällön linjauksista päättääkin, jää silti usein paikallisylläpitäjän harkintavaltaan se, mitkä asiat nousevat kaupunginosan sivuilla etusivun uutisiksi ja mitkä nousevat muiden nostojen avulla esiin. Uutisia arvottaessaan paikallisylläpitäjän on pohdittava, mikä on kaupunginosasivujen lukijoille olennaista tietoa. Tähän liittyvät myös sivuille tulevan materiaalin moderointi ja toimittaminen. Julkaisukelvoton ja asiaton materiaali on seulottava pois sivuilta. Toisaalta, tyylivirheitä lukuun ottamatta kelvollinen materiaali kannattaa muokata sellaiseen kuntoon, että se voidaan julkaista. Sisällön muokkaamisessa ja moderoimisessa on hyvä muistaa, että kaupunginosasivuston on tarkoitus olla mahdollisimman vapaan viestinnän kanava. Keskusteluviestien tai uutisten poistaminen mielivaltaisesti ei edistä tätä ajatusta, joten paikallisylläpitäjän tulee yhdessä yhdistyksen ja toimituskunnan kanssa määritellä selkeä linja sen suhteen, minkälaista materiaalia sivuilla julkaistaan. Kaupunginosasivuston sisällön laadulle ei kannata asettaa liian tiukkoja tai korkeita standardeja, sillä sivujen sisällön kotikutoisuus saattaa madaltaa uusien aktiivien osallistumiskynnystä. Jos esim. keskustelupalstalla kuitenkin on henkilöihin tai tahoihin kohdistuvaa herjaavaa tekstiä, tulee ylläpitäjien siistiä keskustelupalstaa joko poistamalla asiaton viesti kokonaan tai leikkaamalla asiattomat kohdat tekstistä pois. Tämän lisäksi kannattaa lisätä viesti ylläpidolta, jossa mainitaan lyhyesti tapahtuneesta muokkauksesta, ja kannustetaan keskusteluun kehottaen pitämään se asiallisena. 3.3. Kouluttaminen ja tekninen tuki Kouluttaminen ja teknisenä tukena toimiminen saattaa viedä paikallisylläpitäjältä paljon aikaa etenkin sivuston alkuvaiheessa. Paikallisylläpitäjän tehtävänä on tukea ja neuvoa kaupunginosan sivuille kirjoittavia, erillisissä koulutustilaisuuksissa tai tarvittaessa suoralla yhteydenpidolla (puhelimitse, sähköpostitse). Paikallisylläpitäjä auttaa näin muita julkaisijoita selviämään artikkelien kirjoittamisen teknisestä osuudesta. Koulutus täydentää Helkan järjestämiä, kaupunginosasivujen päivittäjille ja ylläpitäjille tarkoitettuja koulutuksia (lisätietoa: www.helka.net/kotikatu/kurssit). 3.4. Kaupunginosasivuston hahmottaminen kokonaisuutena Paikallisylläpitäjän tärkeänä tehtävänä on hahmottaa kaupunginosasivusto kokonaisuutena. Paikallisylläpitäjän on ymmärrettävä sivuston lähtökohdat ja mahdollisuudet sekä huomioitava ja kartoitettava käyttäjien tarpeet. Paikallisylläpitäjä visioi ja ideoi sivuston kehittämistä, mutta myös sivuston puutteiden hahmottaminen ja paikkaaminen kuuluvat tehtävänkuvaan. Kokonaisuuden hahmottamisen lisäksi 6
paikallisylläpitäjä voi myös itse tuottaa sivuille sisältöä. Kaupunginosan kotisivusto tulee nähdä osana kaupunginosan viestintäkokonaisuutta, jonka rooliin vaikuttavat olennaisesti kaupunginosan muut kommunikaatiokanavat, kuten kaupunginosalehdet. On arvioitava, onko kaupunginosasivujen tarkoitus korvata vai täydentää muita viestimiä. Tämä määrittää myös sivuston toimituksen ja paikallisylläpitäjän roolin osana kaupunginosan viestintää. Mahdollisimman monipuolinen viestintä on kaupunginosan etu, joten kannattaa tehdä yhteistyötä muiden paikallisviestimien kanssa. 3.5. Kaupunginosasivuston käyttäjien tarpeiden kartoittaminen ja ymmärtäminen Jotta sivuja voitaisiin kehittää eteenpäin kävijöitä palvelevana kokonaisuutena, on tärkeää, että paikallisylläpitäjä hahmottaa miten sivut toimivat tällä hetkellä. Paikallisylläpitäjän on hyvä ymmärtää mitä kautta ihmiset sivuille tulevat, mitä he sivuilta hakevat, ja miten he löytävät etsimänsä. Paikallisylläpitäjän on hyvä pystyä (taitojensa ja kiinnostuksensa mukaan) arvioimaan erilaisten hakukoneiden osuutta sivujen kävijämääriin. Hänen on myös hyvä osata arvioida sivuston nykyisen sisällön suosiota ja mahdollista tarvetta uudelle sisällölle. Kaupunginosasivuston kävijämäärien tarkkaileminen tarjoaa olennaista tietoa sivuston kokonaisvaltaiseen kehittämiseen. Kotisivujen käyttäjien tarpeiden ymmärtäminen ei ole kuitenkaan mahdollista ilman oikeita välineitä tiedon keräämiseen ja analysointiin. Esimerkiksi Google Analytics tarjoaa tietoa sivuston kävijöiden laadusta ja käyttäytymisestä (ks. liite 1). Helkan IT-asiantuntija voi tarvittaessa auttaa Google Analyticsin käyttöönotossa. 3.6. Yhteydenpito toimituskuntaan, Helkaan ja muihin sidosryhmiin Kaupunginosasivuston ylläpidossa viestintä on keskeisessä asemassa. Paikallisylläpitäjän on pidettävä aktiivisesti yhteyttä toimituskuntaan, Helkaan ja muihin kaupunginosasivuston kannalta keskeisiin toimijoihin sekä varmistettava, että myös muu toimikunta kommunikoi keskenään sivuston ylläpitoon liittyvissä asioissa. Tiivis yhteydenpito verkostoi toimijoita ja antaa laajempaa näkemystä kaupunginosasivuston ylläpitoon. 4. Kotisivutoiminta kaupunginosissa Kaupunginosasivujen paikallisylläpitäjille marras-joulukuussa 2008 suunnatun ylläpitokyselyn perusteella suurimmassa osassa kaupunginosia toimituskunnan jäsenet kuuluvat paikalliseen asukas/kaupunginosayhdistykseen ja toimituskuntaan kuulumattomat tuottavat materiaalia vähän, jos lainkaan. Useimmissa kaupunginosissa kotisivujen toimituskuntaan kuuluu 1-3 ihmistä. Useissa kaupunginosassa päätoimittaja ja paikallisylläpitäjä ovat sama henkilö tai taho, joka ylläpitää kaupunginosan kotisivuja yksin. Yleisin ongelma toimituskunnilla vaikuttaakin olevan aktiivien vähäisyys. Paikallisylläpitäjä tuntuu useimmiten olevan monitoimija, jonka tehtäviä paikallisylläpitäjät itse kuvailivat kyselyssä mm. sivujen strategisena ja käytännöllisenä päivittämisenä ja 7
sivujen valvontana sekä sivulle tulleiden päivityskyselyiden tarkastamisena. 5. Paikallisylläpitäjän työ käytännössä Kaupunginosasivustosta vastaa viime kädessä yleensä paikallinen kaupunginosayhdistys. Sivustosta vastaavan tahon rooli muokkaa myös paikallisylläpitäjän ja toimituskunnan roolia. Paikallisylläpitäjän rooli vaihtelee olennaisesti myös sen mukaan, minkälaisessa toimituskunnassa hän työskentelee. Kaupunginosasta riippuen joko paikallisylläpitäjä tai kaupunginosayhdistys on vastuussa sivuston sisällön ideoimisesta ja toteuttamisesta jne. Kaupunginosissa, joissa kaupunginosayhdistys vastaa sivuston sisällöstä ja toteuttamisesta, on paikallisylläpitäjän roolina suuremmassa määrin toimia lähinnä teknisenä asiantuntijana, vaikka hänen onkin tarvittaessa pystyttävä vastaamaan myös muista asioista. Suurimmat vaihtelut toimituskunnittain syntyvät sen mukaan, toimiiko paikallisylläpitäjä lähinnä toiminnan koordinoijana, mahdollistajana ja tiedon kokoajana vai aktiivisena sisällöntuottajana tai ainakin sisällöntuotantoon kantaaottavana tahona. Useimmiten paikallisylläpitäjä on sekä toiminnan koordinoija että sisällöntuottaja, mutta näiden roolien painotus vaihtelee suuresti kaupunginosittain. Päätoimittajan lisäksi myös paikallisylläpitäjän on hyvä hahmottaa toimituskunnan vahvuudet ja heikkoudet ja huomioitava kirjoittajien lähtötaso. Kaupunginosasivustoa perustettaessa ja uusien päivittäjien aloittaessa paikallisylläpitäjällä on oltava aikaa uusien ihmisten kouluttamiseen, uuden sisällön ideoimiseen sekä sivuston perustoiminnallisuuksien suunnitteluun ja toteuttamiseen. Kun sivuston toiminta vakiintuu, alkaa painopiste siirtyä moderointiin ja artikkelien tuottamiseen, ja ylläpitäjän aikaa kuluu alkuvaihetta vähemmän. Paikallisylläpitäjän tulee olla tietoinen toimituskunnan toiminnasta ja jossain määrin vastattava toiminnan kehittämisestä. Paikallisylläpitäjän on hyvä raportoida päätoimittajalle oman käytännön kautta tuleva näkemyksensä sivustoa koskevista asioista. Esimerkiksi: Onko sivustolla jokin hyvin laaja ryhmä josta päivityksiä tulee tasaisesti, vai vain muutama aktiivinen ihminen? Tekevätkö toimituskunnan jäsenet paljon yhteistyötä keskenään vai esimerkiksi vain paikallisylläpitäjän kanssa? Kaipaako sivuston toimiva päivittäminen tiiviimpiä tapaamisia, ja miten aktiivisesti muuten pidetään yhteyttä? Joskus paikallisylläpitäjä voi myös joutua ottamaan päätoimittajan roolia aktivoiden, innostaen ja motivoiden tehtävään soveltuvia henkilöitä. On huomioitava, että vapaaehtoistyössä ihmiset tulevat ja menevät hyvinkin vaihtelevasti sen mukaan, miten aikataulut ja mielenkiinnon kohteet milloinkin asettuvat. Sivuston toimintaan kannattaa yrittää houkutella yhdistystoimijoiden lisäksi myös muita aktiivisia paikallistoimijoita. Laajalla toimituskunnalla sivut muotoutuvat helpommin koko kaupunginosan äänitorveksi. Jos aktiivisia kirjoittajia ei vapaaehtoisten joukosta löydy, voivat kaupunginosayhdistys ja toimitus myös tarvittaessa palkata toimituskuntaan henkilöitä kirjoittamaan tiedotuksellisesti tärkeitä artikkeleita. Paikallisylläpitäjän vastuulle jää tällöin varmistaa että artikkelit saadaan päätymään sivustolle teknisesti oikein. Yhdistysten kannattaa hyödyntää kaupunginosasivuja tiedottamisessaan ja jäsenhankinnassaan. Kaupunginosasivut voivat toimia avoimena keskustelukanavana 8
yhdistyksen johtokunnan, jäsenten ja muiden asukkaiden välillä. Paikallisten asukkaiden ja muiden toimijoiden on hyvä olla tietoinen siitä, että sivut on tarkoitettu kaikille kaupunginosan toimijoille ja että kuka tahansa voi halutessaan osallistua sivujen työstämiseen. Kaupunginosasivuja ei saakaan markkinoida ainoastaan kaupunginosayhdistyksen sivuina, vaan koko kaupunginosan sivustona. Koska kaupunginosasivujen tarkoituksena on toimia alueen asukkaiden tiedottamisen kanavana, kannattaa panostaa siihen, että toimituskunnan toiminta on avointa ja helposti lähestyttävää. Tiedottamalla toimituskunnan tapaamisista ja sivujen ylläpitotavoista avoimesti, on mahdollista houkutella uusia ihmisiä mukaan toimintaan. Kaiken kaikkiaan toiminnan tulee tapahtua hyvin myönteisessä ja ennen kaikkea vapaaehtoisessa hengessä. Toimituskunnassa täytyy voida toteuttaa omia aikataulujaan ja mieltymyksiään, onhan kyseessä vapaaehtoistoiminta. On erittäin tärkeää, että toimituskunnan jäsenet saavat itse valita osallistumisensa ja sitoutumisensa asteen. Kaikki ovat tervetulleita mukaan toimintaan, vaikka sitten vain seuraamaan ja kommentoimaan! 9
Muistilista kaupunginosan kotisivujen ylläpitäjälle LIITE 1 1) Helka tarjoaa jäsenyhdistyksilleen tai valtuutetuille kaupunginosien aktiiveille Helsingissä ilmaisen kaupunginosien kotisivupohjan ja koulutusta kaupunginosasivujen päivittämiseen ja ylläpitoon. Tarjolla on myös sähköposti- ja puhelintukea (Helkan ITasiantuntija on tavoitettavissa parhaiten arkisin klo 10-15, sp. kotikatu[at]helka.net, p. 0440 641 045). 2) Kun Helkan jäsenyhdistys haluaa saada kaupunginosalle kotisivut, tulee ottaa yhteyttä Helkan IT-asiantuntijaan. Ensin Helka järjestää koulutuksen toimituskunnalle, ja sivut rakennetaan valmiiksi tilapäisessä osoitteessa. Kun ne ovat valmiita julkaistavaksi, ilmoitetaan tästä Helkalle joka suorittaa teknisen julkaisun. Sivut kannattaa julkaista mahdollisimman näkyvästi, esimerkiksi kaupunginosapäivänä ja niistä kannattaa tiedottaa kaikissa paikallistiedotuskanavissa, esim. lehdet, ilmoitustaulut, aluefoorumi. 3) Kaupunginosan kotisivuilla tulee olla päätoimittaja, paikallisylläpitäjä ja toimituskunta. Sama henkilö voi edustaa useampaa edellä mainitusta tahoista, mutta suositeltavaa olisi, etteivät sivut olisi ainoastaan yhden henkilön vastuulla. Päätoimittaja on päävastuussa sivuista sekä toimituksen aktiivisuudesta. 4) Sivujen toimituskunnan toiminnasta ja perusperiaatteista kannattaa tiedottaa mahdollisimman laajasti ja näkyvästi alueella. Toimituskunnan kokouksista kannattaa tehdä uutinen sivuille jne. Asukkaiden on hyvä tietää, miten ylläpito tapahtuu ja ketkä sivuja ylläpitävät. 5) Paikallisia toimijoita kannattaa kannustaa käyttämään sivuja omassa tiedotuksessaan sekä käymään sisäiset keskustelut sivuilla (esim. keskustelupalstalla), mikäli vain mahdollista. Myös toimituskuntaa kannattaa kannustaa käyttämään keskustelupalstaa. Mikäli jonkin tahon sisäinen keskustelu on erittäin aktiivista, voidaan Helkalta tarvittaessa pyytää sivustolle toinen, näille asioille varattu keskustelupalsta. 6) Laajoissa toimituskunnissa olisi hyvä olla selkeä työnjako ja toimituskunnan jäsenillä omat selkeät vastuualueet. 7) Helkan laatimat kaupunginosasivustojen viestintäperiaatteet (ks. kohta Helkan syksyn 2008 jäseniltojen materiaali > Kaupunginosien kotisivujen viestintäperiaatteet): www.helka.net/vinkkejayhdistystoimintaan 8) Hyödyllisiä linkkejä: Helkan ylläpitämä helsinkiläisten kaupunginosien kotisivuportaali: www.kaupunginosat.net Helkan Kotikatu-sivusto (tietoa mm. Helkan kaupunginosasivukoulutuksista): www.helka.net/kotikatu Kotikatu-sivulle koottuja ohjeita ylläpitäjille: www.helka.net/kotikatu/ohjeet HTML / CSS perusteet & ohjeet: www.w3schools.com/css/css_intro.asp Google Drive: www.google.com/drive Google Analytics tarjoaa tietoa sivuston kävijämääristä ja käyttäytymisestä: www.google.com/analytics 10
Esimerkki kaupunginosasivuston toiminnasta: LIITE 2 Herttoniemen kotisivutoiminta 2006-2009 Paikallisylläpitäjille marras-joulukuussa 2008 toteutetun ylläpitokyselyn sekä Herttoniemen silloisen paikallisylläpitäjä Panu Kuuluvaisen tuntuman perusteella vuonna 2009 Herttoniemi omasi tavallista suuremman toimituskunnan. Herttoniemessä toimituskunnasta vain osa oli Herttoniemi-seuran jäseniä ja noin puolet sivujen materiaalista tuli tahoilta jotka eivät kuuluneet varsinaiseen toimituskuntaan (tapahtumailmoitusten, palautelomakkeen ja keskustelupalstan kautta). Herttoniemessä paikallisylläpitäjän vastuulla olivat esimerkiksi ulkoisen avun palkkaaminen, sivuston sisällön ideoiminen ja toteuttaminen jne. Herttoniemi-seura vastasi kaupunginosasivusta. Herttoniemen kaupunginosasivustolla sisällöntuotannossa oli vuonna 2009 mukana laaja joukko jäseniä alueen toimijoista. Osittain tämä vaikutti niin, että "päävastuu" sivuista oli pienen joukon käsissä, osittain taas loi sivuista yhdistyksen lisäksi myös muiden herttoniemeläisten äänitorven. Herttoniemessä onnistuttiin säilyttämään toiminnassa myönteinen ja vapaaehtoinen ilmapiiri. Toimituskunnassa tultiin ja mentiin omien mieltymysten mukaan, mikä on vapaaehtoistoiminnassa tärkeää. Herttoniemen kotisivutoiminnassa saatiin vuosina 2006-2009 aikaan seuraavia asioita: Tavoitteena oli luoda tiedotus- ja vuorovaikutusfoorumi herttoniemeläisille, kaupunginosan kotisivut luotiin toteuttamaan tätä tavoitetta. Herttoniemen kotisivut toimivat hyvin. Sivujen kävijämäärät nousivat vuoden 2006 kevään kymmenistä viikoittaisista kävijöistä noin 1000 kävijään viikossa (saavutettiin vuonna 2008). Herttoniemessä syntyi verkosto sivuja päivittäviä henkilöitä, eli sivujen toimituskunta. Toimituskunnan rooli ja työskentelytapa toimi hyvin, mutta toimituskuntaan kaivattiin lisää aktiivisuutta ja nuorempia asukkaita. Herttoniemi-seura sai kanavan avoimeen keskusteluun ja tiedottamiseen. Vuoden 2009 alusta seuralle nimettiin tiedottaja, vastuullaan ulkoinen tiedottaminen lähinnä Herttoniemi.fi -sivustolla. Herttoniemi-seuran hallintoa varten oltiin kehittämässä Herttoniemi.fi -sivuston yhteyteen intranetiä, joka antaisi mahdollisuuden rationalisoida hallintoa. Sivustolle saatiin kaksi pysyvää yritystukijaa joiden avulla sivuston toiminta pystyttiin turvaamaan. Herttoniemi.fi -sivuston suosituinta sisältöä olivat keskusjärjestö Helkan mahdollistama palvelutiski, keskustelupalsta sekä ajankohtaiset osiot. Palvelutiskillä haluttiin tuoda sivustolle uutta kävijämassaa, josta sitten osa löytäisi tiensä vakituisiksi käyttäjiksi. Keskustelupalstan toivottiin luovan vanhoille käyttäjille syyn palata sivustolle uudestaan. Sivusto toimi hyvänä tiedotusvälineenä kunnallis- ja eduskuntavaaleissa (Paikallispolitiikka-osio) sekä muissa herttoniemeläisiä laajasti koskevissa asioissa,. 11